إدارة المشاريع يمكن أن تكون مهمة شاقة حتى عندما يبدو كل شيء "صحيحًا" في العالم.
يرغب كل فريق في الوفاء بالمواعيد النهائية بنجاح والحفاظ على سير مشاريعه بسلاسة. ولكن، حتى مع وجود خطة أكثر تفصيلاً، غالبًا ما تكون هناك مشاكل غير متوقعة يمكن أن تضعك وراء الجدول الزمني.
وهنا يأتي دور التعويم في إدارة المشاريع.
من خلال تحسين الكفاءة وتحديد المهام التي يجب تحديد أولوياتها، يمكنك التعامل مع أي تأخيرات أو انتكاسات قد تعترض طريقك. باختصار، يمكنك أن تطمئن إلى أن مشروعك سيفي بموعده النهائي.
سنوضح في هذه المقالة ما هو بالضبط تعويم إدارة المشروع وفوائده العديدة وكيفية استخدامه للحفاظ على مشاريعك في الموعد المحدد. 🎯
ما هو تعويم إدارة المشاريع؟
عوامة إدارة المشاريع، والمعروفة أيضًا باسم "الركود"، هي مقدار الوقت الذي يمكن أن يتأخر فيه المشروع قبل الفشل في الوفاء بالموعد النهائي. وعادةً ما يعتمد هذا الوقت على المهام التي ينطوي عليها المشروع ومقدار التعويم المسموح به لكل منها.
ومع ذلك، قد لا تسمح بعض المهام المحددة بالمرونة وتؤثر بشكل مباشر على تاريخ اكتمال المشروع. يتم وضع المهام التي لا يمكن البدء بها قبل الانتهاء من مهمة أخرى على ما يعرف باسم المسار الحرج للمشروع .
يجب إكمال هذه المهام بترتيب معين قبل أن يتم الانتهاء من المشروع. المسار الحرج لا يمكن أن تتحمل المهام التأخير دون التأثير بشكل مباشر على الموعد النهائي للمشروع.
يمكن رؤية مثال على ذلك في الصورة أدناه. يجب إكمال المهام الأربع باللون الرمادي: الحوائط الجافة والخزائن والسباكة والكهرباء وتركيب الأرضيات بالترتيب الذي تظهر به، ولا مجال للتأخير. فهي على المسار الحرج. المهام الأخرى المدرجة (الطلاء والديكور) تتمتع بمرونة أكبر بكثير ويمكن إكمالها في أوقات مختلفة. ونتيجة لذلك، يكون لها تعويم أعلى.
المسار الحرج عبر projectmanager.com
أهمية التعويم في إدارة المشروع ### أهمية التعويم في إدارة المشروع
مديرو المشاريع هم نجوم الروك المطلقون. فهم يقومون بالتوفيق بين العديد من المتغيرات والفرق والمهام و القوى العاملة عن بُعد في البيئات الرشيقة.
يمنح التعويم مديري المشاريع فسحة من الوقت للسماح بالتقاط الأنفاس للسماح بحدوث اضطرابات وتأخيرات في العالم الحقيقي. يساعد التعويم في إدارة المشاريع مديري المشاريع على مراقبة الجدول الزمني الحالي للمشروع وتحديد أولويات المهام الأكثر أهمية.
ويمكنهم إدارة الموارد بشكل أفضل وإعادة تخصيصها للمهام الحساسة من حيث الوقت لضمان اكتمال المشروع في الوقت المحدد.
## فوائد التعويم في إدارة المشاريع
يقوم التعويم في إدارة المشاريع بأكثر من مجرد الحفاظ على عملك عائمًا. إنه يجلب العديد من الفوائد، بدءًا من مساعدتك على عدم تفويت أي موعد نهائي إلى الحفاظ على تركيز فريقك على ما يجب القيام به.
دعنا نلقي نظرة على أهم أربع فوائد لإدخال التعويم في إدارة مشروعك.
1. يساعد في مراقبة التقدم المحرز
يمكن لمديري المشاريع استخدام التعويم لتتبع كيفية تقدم المشروع بدقة. يمكنهم تحديد المهام المتأخرة أو تلك التي سيؤثر عليها أي تأخير بشكل مباشر. يتيح لهم ذلك تعديل التوقعات والمواعيد النهائية وفقًا لذلك.
2. يحسن الكفاءة والإنتاجية
يعمل التعويم كخارطة طريق لمرحلة التخطيط لأي مشروع. يمكن لمديري المشاريع استخدام أي تراخٍ أو عدمه لضمان بقاء المهام الأكثر حساسية للوقت في الموعد المحدد. كما أنه يساعد على تجنب أي سهو عند وضع ترتيب المهام.
3. يحدد ما يجب تحديد أولوياته
يعمل التعويم في إدارة المشاريع أيضًا كأداة لتحديد الأولويات. يمكن إرجاء المشاريع ذات المرونة الزمنية بحيث يمكن إكمال المهام القصيرة أو غير العائمة أولاً. يمكن للمديرين نقل هذه المعلومات من خلال ميزات الاتصال المدمجة في الفريق مثل عرض الدردشة في ClickUp أو منصة مثل مايكروسوفت تيمز فويس .
تقوم طريقة عرض الدردشة بتخزين جميع تعليقاتك في ClickUp للعثور بسرعة على أي محادثة استكشف قائمة ميزات ClickUp
4. يعزز الروح المعنوية في مكان العمل
نواجه جميعًا حالة من "أيام الاثنين" (أو أيام الثلاثاء والأربعاء وما إلى ذلك). يمكن أن يساعد استخدام الأدوات المناسبة للوظيفة في رفع الحالة المزاجية للجميع وجعل حياتهم العملية أسهل. يمنح تعويم إدارة المشروع المديرين وأعضاء الفريق رؤية أفضل للمهام المهمة وغير المهمة.
على سبيل المثال، يمكن لمدير المشروع إعادة تخصيص الموارد للمهام المتأخرة لضمان بقاء المشروع في الوقت المحدد. وفي حالة أخرى، يمكنهم إبلاغ أي فريق يتأثر بأي تأخير قبل وقت كافٍ.
اختيار النوع المناسب من التعويم لإدارة المشروع بشكل أفضل
هناك أنواع مختلفة من التعويم في إدارة المشاريع. سيكون لكل منها قوته وهدفه. قد يسمح أحدها لفريق فردي بمعرفة مقدار الوقت المتاح له للقيام بمهمة ما، بينما سيبقي نوع آخر مدير المشروع على علم بوقت التعويم الحالي الذي لا يزال متاحًا.
الأنواع الخمسة المختلفة للتعويم
يندرج التعويم في إدارة المشاريع تحت عدة فئات، ولكن إليك الأنواع الخمسة المختلفة التي ستراها:
1. التعويم الكلي
إجمالي الوقت الذي يمكن فيه تأخير أو تمديد مهمة مجدولة قبل التأثير على تاريخ إنجاز المشروع
كيفية الحساب
لحساب إجمالي التعويم، يجب عليك طرح "الأقرب" من "الأحدث" يمكن أن يكون هذا إما من تاريخ البدء أو تاريخ الانتهاء، ولكن يجب أن يكون كلاهما من نفس الجانب الزمني للمهمة. لا تخلط بين المبكر والمتأخر، لأنك ستواجه مشكلة خطيرة بين يديك!
لذا إما
مجموع التعويم الإجمالي = (آخر بداية) - (البداية المبكرة أو إجمالي التعويم) إجمالي التعويم \= (آخر بداية) - (آخر نهاية) - (أول نهاية)
2. تعويم حر
يشبه التعويم الحر التعويم الكلي فيما يتعلق بالحسابات. الفرق هو أن العوامة الإجمالية تتعلق بإكمال المشروع، في حين أن العوامة الحرة هي مقدار الوقت الذي يمكن أن تتأخر فيه مهمة ما دون التأثير على المهمة اللاحقة في المسار.
أي تأخير أو تمديد بعد العوامة الحرة للمهمة سيؤدي مباشرة إلى تأخير تاريخ البدء المبكر للمهمة التالية.
على سبيل المثال، لننظر إلى مطور يعمل على برنامج إدارة جهات الاتصال . يجب إكمال ترميز الواجهة الخلفية قبل أن يتمكن الفريق المعني من البدء في تصميم واجهة المستخدم الرسومية (GUI).
كيفية الحساب
لحساب العوّم الحر، خذ تاريخ الانتهاء المبكر للمهمة الحالية واطرحه من تاريخ البدء المبكر للمهمة التابعة التالية.
العوّم الحر = (تاريخ البدء المبكر للمهمة التابعة) - (تاريخ الانتهاء المبكر للمهمة الحالية)
3. تعويم المشروع
يُعرف المبلغ الإجمالي للوقت الذي يمكن أن يتأخر فيه المشروع بأكمله أو يتم تمديده قبل التأخر عن الموعد النهائي للعميل أو العميل باسم تعويم المشروع. بالنسبة للشركات، من المرجح أن يكون هذا هو الرقم الأكثر أهمية الذي يجب تتبعه، ولكنه سيتطلب استخدام لوحة تحكم خاصة بالمنصة لمراقبة جميع المهام المتعلقة بالمشروع.
عرض مهام سير عمل متعددة في طريقة عرض واحدة عبر عرض نظيف لوحة كانبان مع عرض اللوحة وكل شيء في ClickUp
قد يفرض العميل قيدًا زمنيًا كجزء من الشروط أو أن الموعد النهائي هو ببساطة الموعد الذي وافقت عليه الشركة. في كلتا الحالتين، لا يمكن لشركات مثل شركتك تحمل تفويت موعد انتهاء المشروع.
كيفية الحساب
يتم حساب تعويم المشروع بنفس طريقة حساب إجمالي التعويم. غالبًا ما تستخدم الشركات المصطلحين بالتبادل، ولكننا اليوم سنقوم بالتفريق البسيط بينهما: يتعلق إجمالي التعويم الإجمالي بنشاط أو مهمة واحدة، بينما يرتبط تعويم المشروع بإجمالي إنجاز المشروع.
لحساب تعويم المشروع، سنتبع عملية مماثلة، ولكننا سنحتاج أولاً إلى معرفة أقرب وقت يمكن أن ينتهي فيه المشروع. لذلك يعتمد هذا الرقم على التخطيط الفعال لكل من المسارات الحرجة وغير الحرجة.
في هذه المرة، نأخذ أقرب تاريخ انتهاء أو مخطط له للمشروع ونطرحه من آخر موعد نهائي أو مفروض أو ملتزم به.
تعويم المشروع = (آخر موعد نهائي) - (أقرب موعد نهائي)
4. العوامة المتداخلة
مقدار الوقت الذي يمكن أن تتأخر فيه مهمة ما دون دفع المشروع إلى ما بعد الموعد النهائي الملتزم به هو العوامة المتداخلة. وبعبارة أخرى، فإن تجاوز هذا الوقت المخصص سيتداخل مع المشروع.
عندما تتأخر مهمة ما، يمكن أن يؤدي ذلك إلى أمرين. أولاً، يأكل من إجمالي التعويم، مما يعني أن المهام الأخرى تتمتع بمرونة زمنية أقل.
سيؤثر ذلك على المهام غير الحرجة والحرجة على حد سواء. قد تكون أيضًا القشة التي تقصم ظهر البعير، حيث تستهلك تعويم مشروعك بحيث تصبح جميع المهام المتبقية حرجة الآن - لم يعد لديها أي تعويم حر.
ثانيًا، يمكن أن يؤدي ذلك إلى تأخير مهمة حرجة لاحقة. سيؤدي ذلك إلى تأخير إنجاز المشروع. يحدد مقدار تعويم المشروع المتبقي ما إذا كان لا يزال من الممكن إكمال المشروع في الوقت المحدد.
كيفية الحساب
لحساب العوامة المتداخلة، نأخذ إجمالي العوامة ونطرح العوامة الحرة.
العوامة المتداخلة = (العوامة الكلية) - (العوامة الحرة)
5. العوامة المستقلة
على الرغم من اسمه، فإن العوامة المستقلة تهتم بكل من الأنشطة السابقة واللاحقة. يتم تعريفه على أنه مقدار الوقت الذي يمكن أن يتأخر فيه وقت بدء النشاط دون التأثير على أقرب وقت لبدء أي نشاط لاحق.
لذا فإن العوامة المستقلة هي التأخير في أي مهام مشروع ليس لها تأثير على تاريخ الانتهاء المبكر للمشروع. وبهذه الطريقة، تكون هذه الفئة من العوامة مستقلة حقًا.
كيفية الحساب
لحساب العوامة المستقلة، نأخذ النهاية المتأخرة للمهام السابقة ونطرح البداية المبكرة للمهام اللاحقة. ثم نطرح المدة الفعلية للمهمة.
التعويم المستقل = (البداية المبكرة للمهمة اللاحقة) - (النهاية المتأخرة للمهمة السابقة) - (إجمالي مدة المهمة السابقة)
كيف يساعد التعويم في إدارة المشاريع في كفاءة وإنتاجية عمل فريقك
قد يبدو التعويم في إدارة المشاريع نهجًا مناسبًا للشركات الكبيرة والصناعات التقنية مثل الهندسة و الخدمات المصغرة للمؤسسات . هذا ببساطة ليس هو الحال.
يعمل تعويم إدارة المشاريع أيضًا للشركات الصغيرة والمتوسطة (SMBs) و صناعات مثل البناء أو أي شيء آخر. التعويم هو تكتيك يمكن استخدامه جنبًا إلى جنب مع استراتيجيات إدارة مشروعك الحالية. وهو سهل الاستخدام مع حلول سير العمل وإدارة المشاريع مثل ClickUp.
استخدم طريقة عرض مخطط جانت البياني في ClickUp لـ جدولة المهام ومواكبة تقدم المشروع، وإدارة المواعيد النهائية والمعالم الرئيسية
هذا يعني أنه يعمل بشكل جيد مع أدوات رشيقة وأساليب مثل لوحات كانبان, مخططات جانت ولوحات سكروم وأنواع أخرى من إدارة سير العمل الحلول إن استخدام التعويم في إدارة المشاريع سيمنح مديري المشاريع خارطة طريق سهلة لـ تخصيص الموارد وتحديد الأولويات.
هذا صحيح بشكل خاص عند مراعاة التبعيات. التبعيات هي المهام التي لا يمكن إكمالها قبل إكمال مهمة سابقة أو يجب إكمالها قبل بدء مهمة أخرى.
باستخدام ClickUp، يمكنك إنشاء روابط بين المهام وتعيين التبعيات، بحيث يعرف فريقك بالضبط ما يجب القيام به بعد ذلك. إنه مفهوم سهل التطبيق في عملك! ستشعر إدارة مشروعك بالتأثيرات المهدئة الناتجة عن معرفة مقدار التراخي في المشروع في جميع الأوقات. وسيكون فريقك قادرًا على التعاون بسهولة أكبر لالتقاط أي تأخير والحفاظ على مشروعك في الوقت المحدد. جرب قالب مخطط جانت البياني من ClickUp مجانًا
استخدم العوامة لإدارة أفضل للمشروعات
من منا لا يريد إدارة أفضل للمشروع؟ اصعد على متن قطار تعويم المشروع واستمتع برحلة سلسة وثابتة، سواء كنت تعمل على مشروع استحواذ أو تتعلم كيفية استضافة موقع إلكتروني .
بمجرد تنفيذ الأمور، سيكون لديك نظام تصحيح ذاتي يوجه جميع قرارات المشروع الرئيسية. سيحب أعضاء الفريق التوجيه و شفافية المشروع الركود
في حالة حدوث الأسوأ أو ما هو غير متوقع، يمكن لمديري المشاريع إبلاغ أعضاء الفريق والعملاء بالأخبار السيئة في أقرب وقت ممكن. وهذا يعني أنه يمكن التخفيف من خيبة الأمل، ويمكن لفرق خدمة العملاء وفرق النجاح أن تكون لها السبق في إصلاح أي ضرر.
ابدأ في تنفيذ استراتيجية الآن، وقبل أن تعرف ذلك، ستحتفل أنت وفريقك بمشروع ناجح آخر مع جولة من مشروبات الجعة بعد العمل.
G كاتبالمقال:
ريتشارد كون
هو مدير أول لتوليد الطلب في
8×8
_، منصة اتصالات رائدة مع حلول مراكز الاتصال القائمة على السحابة ووظائف الصوت والفيديو والدردشة