مطاردة الإنتاجية: سعي وكالة تسويق رقمية للعثور على برنامج إدارة المشاريع المناسب

هذا المنشور من إيريكا ماريت، مديرة مشروع مع Adhere Creative . إليكم قصتها حول العثور على الصحيح برامج إدارة المشاريع لوكالتهم الرقمية! انتقل هنا للتعرف على كيفية مساعدة ClickUp لـ وكالة التسويق الرقمي ._

أي شخص اختبر حياة الوكالة يعرف أن الوكالة الجيدة التسويقنظام إدارة المشاريع يمكن أن ينجح المشروع أو يفسد المشروع. وعلى الرغم من أن المشكلات التي تواجهها الوكالات عند إدارة العملاء قد تكون متشابهة، إلا أن الحل المثالي سيعتمد على احتياجاتهم الفريدة.

على مر السنين، تطورت احتياجاتنا على مر السنين، مما أدى إلى إحباطنا من بعض القيود التي واجهناها مع ما كنا نستخدمه دائمًا. لذا، بدأنا مسعانا: تراجعنا خطوة إلى الوراء وشمرنا عن سواعدنا و برنامج إدارة المشاريع بدأ البحث

## بدء رحلتنا

وكالتنا الالتزام الإبداعي ، استخدمنا Basecamp لمدة 8 سنوات تقريبًا، وأحببناه لفترة طويلة! فقد أتاح لنا التواصل بسهولة مع العملاء، والعمل على المشاريع كفريق واحد، والحفاظ على مواعيد الاستحقاق بالترتيب. ومع ذلك، ببطء ولكن بثبات تجاوزناه. على الرغم من أننا كنا نتجه نحو التغيير منذ فترة، إلا أن نقطة التحول الحقيقية جاءت عندما طبقنا إدارة المشاريع الرشيقة .

لقد أغلقنا العمل لمدة أسبوع تقريبًا وتعمّقنا في سباقات السرعة ولوحات كانبان واستعراضات الأثر الرجعي وغير ذلك الكثير. في نهاية أسبوع مكثف لقد أصبحنا آلة قتالية رشيقة ورائعة بقيادة سيد سكرم (أدخل ضحكة شريرة.) على الرغم من أننا شهدنا زيادة كبيرة في كفاءتنا بعد تطبيق أجايل، إلا أننا سرعان ما أدركنا لم يستطع Basecamp استيعاب عملياتنا الجديدة.

كان العلم الأحمر الأول هو كانبان~مصطلحالبحث~'sort'sort'sort'sfalsesortDirection'asc'asc'الصفحة1)) . إذا لم تكن معتادًا على كانبان، تخيل لوحة طباشير مقسمة إلى عدة أعمدة تمثل مراحل المشروع، مثل قيد التنفيذ، ومراجعة العميل، والمكتمل. يتم نقل جميع المشاريع عبر هذه اللوحة لتمثيل تقدم الوكالة بأكملها بشكل مرئي.

لسوء الحظ المخيم الأساسي لا يمكن أن يستوعب هذا النوع من الهياكل، لذلك بينما كنا نعمل على المشاريع في Basecamp كنا "ننقل" المشاريع على كانبان مؤقت قمنا ببنائه في Excel. وكما يمكنك أن تتخيل، كانت فوضى عارمة.

ببساطة، لقد تجاوزنا Basecamp. كانت المنصة سهلة الاستخدام وفعالة من حيث التكلفة بالنسبة لوكالة ناشئة، ولكن مع تطورنا، لم يكن ذلك إلا عائقاً أمامنا. نظرًا لأن Basecamp خلق مشاكل أكثر مما حل، أصبح من الواضح للجميع في الفريق أننا بحاجة إلى منصة جديدة لإدارة المشاريع وبسرعة.

## إعداد قائمة، والتحقق منها مرتين

هناك المئات من من منصات إدارة المشاريع المتاحة، وكان التفكير في غربلتها جميعًا للعثور على المنصة المثالية المناسبة أمرًا شاقًا. لذا، كأي مدير مشروع جيد، بدأتُ المهمة بإعداد قائمة مرجعية.

لبضعة أسابيع، راقبت الوكالة وأعددت قائمة بجميع المشاكل المتعلقة بإدارة المشروع التي لاحظتها. ومع مرور الوقت، ظهر نمط معين. حددت حوالي 15 مشكلة أساسية وقمت بمطابقتها مع حلول إدارة المشروع. وبالنظر إلى الوراء، تبدو البنود التي أدرجتها في القائمة واضحة، ولكننا لم نرَ لأشهر سوى المشاكل وليس الحلول التي يمكن أن تصلحها. وفيما يلي عرض للقائمة

• إظهار حالة المهمة بصريًا (كانبان)
• إنشاء مهام فرعية وتعيينها بشكل مشترك
• تكامل Slack وDropbox وGoogle Suite
• @ إشارات ضمن مهمة
• تواريخ بدء المهمة وانتهائها
• تخزين الملفات داخل المنصة
• إشعارات البريد الإلكتروني
• تكامل العميل
• سهولة البحث في جميع المشاريع والتواصل
• البحث عن المهام حسب العميل والمكلف والتاريخ
• بيانات سعة العمل
• إمكانيات مخطط جانت
• تكامل تتبع الوقت

المواعدة السريعة

بعد إنشاء القائمة والاتفاق عليها، مضيت قدماً في البحث عن برامج إدارة المشاريع المرشحة - أو كما أحب أن أسميها المواعدة السريعة. مع وجود مئات الخيارات للاختيار من بينها، لم يكن أمام هذه المنصات سوى بضع دقائق فقط للحفاظ على اهتمامي قبل أن أنقلها إلى كومة الرفض.

بدأت العملية بالبحث عن " منصات إدارة مشاريع الوكالات ." الرفض السريع كان لأي برنامج يتطلب عملية تخصيص طويلة ومكلفة، مثل JIRA و Kantata (Mavenlink سابقاً). بعد ذلك، استبعدت المنصات من القائمة إذا كانت أقل من الميزات التي يقدمها Basecamp لأن ذلك بدا لي وكأنه خطوة إلى الوراء.

بعد بضعة أيام، أصبحت لدي قائمة من حوالي 10 منصات، والتي كانت لا تزال كبيرة جدًا. ومن هناك، قمت بالبحث في الإنترنت عن كل مدونة وبودكاست وهيروغليفية يمكنني العثور عليها تتعلق بوكالات أخرى تناقش تجاربها في منصات إدارة المشاريع.

ليس من المستغرب أنني وجدت الكثير من الأشخاص الآخرين الذين خاب أملهم في Basecamp، لكنني تمكنت من تضييق القائمة إلى مجموعة واعدة من خمسة: ClickUp, أسانا ، DoInbound, فريق العمل و التدفق .

الخمسة الأخيرة

مع قائمتي في يد وقهوتي في اليد الأخرى، بدأت في جدولة العروض التوضيحية . قدمت لي كل المنصات عروضها، ولكن في نهاية المطاف كان الأمر يتعلق بمزود الخدمة الذي يلبي قائمتي الأصلية المكونة من 15 متطلبًا.

كان DoInbound اختياراً سريعاً. في البداية، بدت المنصة مناسبة تماماً. لقد أنشأوا منصة لإدارة المشاريع خصيصًا لمسار التسويق الداخلي في HubSpot، وكوكالة تسويق داخلي، تم بيعنا. ولكن من دون المرونة اللازمة لدمج مكونات Agile في المنصة، لم يكن الأمر ممكناً.

كنت متحمساً لمعرفة المزيد عن Asana لأن لديهم تقييمات رائعة. ما لم أكن متحمسًا له هو أنني لم أكن متحمسًا بشأنه. بعد مراسلتي عبر البريد الإلكتروني والاتصال عدة مرات دون إجابة، أبلغوني في النهاية أن وكالتنا صغيرة جدًا على إجراء عرض تجريبي مباشر، ودفعوني إلى مركز الموارد الخاص بهم بدلاً من ذلك. إذا كانت تجربة العرض التوضيحي مؤشراً على ما سيكون عليه دعم العملاء، فقد كنت خارج الخدمة.

كانت TeamWork وFlow خيارين رائعين. لقد استوفوا معظم العناصر الموجودة في قائمتي، ولكن كان هناك منافس واحد تفوق على الآخرين: ClickUp.

مكافأة:_ برامج وكالة التسويق

## لماذا انقر فوق؟

لو كان ClickUp شخصًا، لكنا أعز الأصدقاء. يمكنني أن أكتب صفحات وصفحات عن ClickUp، ولكن بما أنك على الأرجح لست مهووساً بإدارة المشاريع مثلي، فسأوفر عليك الملل. أنصحك بشدة باستخدام ClickUp إذا كنت وكالة، أو إذا كنت تتخطى نظامك الأساسي الحالي، أو إذا كنت تدير مشروعك باستخدام Agile. وإليك السبب:

1. أحد أكبر الأسباب التي تجعلنا نحب ClickUp هو القدرة غير المحدودة على الفرز والتصفية والتجميع. لدينا قائمة عملاء تتطور باستمرار، وكل عميل لديه قائمة كبيرة من المشاريع ذات المهام التي يبلغ طولها ميلًا. يتيح لك ClickUp إمكانية الفرز حسب العميل، والمشروع، والمهام، والمهام الفرعية، والمُعيَّن، وتاريخ الاستحقاق، والحالة.

2. لدينا أخيرًا أ لوحة كانبان ! يحتوي ClickUp على طريقة عرض "اللوحة"، والتي قمنا بتعديلها لتعكس حالات المهام. يمكننا الآن نقل المهام بشكل مرئي على طول لوحة كانبان كل صباح في اجتماعات تسجيل الدخول. لقد نقلنا إدارة مشروعنا إلى مستوى جديد تمامًا.

3. يتم تحديث ClickUp أكثر من خوارزمية Google. وهو أمر جيد لمرة واحدة. أثناء عملية العرض التوضيحي، قيل لي أن ClickUp لديها مطورون في كل منطقة زمنية تقريبًا حتى يتمكنوا من إصلاح المنصة وتحديثها وتحسينها بسرعة. إذا كان هناك شيء تريد إضافته إلى ClickUp، فهم أكثر من سعداء بإضافته إلى القائمة.

4. داخل مهام ClickUp هو حلم مدير المشروع. تعليمات المهام، والملفات، والمحادثات، وتواريخ البدء والانتهاء، والتقديرات الزمنية، وتتبع الوقت، والتبعيات، كل ذلك له مكانه الخاص، مما يجعل إدارة المشروع أكثر كفاءة.

## البدء

إذا كنت تبحث عن نظام أساسي جديد لإدارة المشاريع، أقترح بشدة أن تبدأ بنفس الطريقة التي بدأت بها: من خلال إعداد قائمة بالرغبات. بعد إنشاء القائمة الأولية، قم بتصنيف هذه العناصر حسب الأشياء الضرورية والأشياء التي يجب اقتناؤها. في صناعة مزدحمة، ستساعدك الأشياء الضرورية في التخلص بسرعة من منصات إدارة المشاريع من القائمة.

ولكن، في نهاية المطاف، لن يساعدك أي شيء في اتخاذ قرار أفضل من التعمق في الأمر وتعميقه. حاول الحصول على نسخة تجريبية مجانية قبل الالتزام بعقد لمدة عام واختبار المنصة. وأثناء بحثك، اطرح على نفسك بعض الأسئلة:

• هل تناسب هذه المنصة عمليتنا الحالية؟ أم أنها تحتاج إلى تغيير؟
• هل ستخلق هذه المنصة مشاكل أكثر مما تحل؟
• ما مدى السرعة التي يمكن لفريقي بأكمله أن يعمل بها؟
• هل المنصة بديهية أم أننا سنحتاج إلى دليل مستخدم طويل؟
• ما مدى سرعة استجابة دعم العملاء؟
• هل تناسب هذه المنصة احتياجات وكالتي بأكملها أم قسم واحد فقط؟
• كم مرة يتم تحديث أو تحسين هذه المنصة؟

يمكن أن تكون الإجابات على هذه الأسئلة مفيدة للغاية. أوصي أيضًا باختبار عميل واحد قبل نقل جميع المشاريع إلى منصتك الجديدة. يمكن أن يساعدك اختبار عملية التسليم بين فرق إدارة المشروع والتصميم والمحتوى ومدير الحساب أيضًا في تحديد ما إذا كان الاستخدام اليومي للمنصة يناسب احتياجاتك.

-

إيريكا لويس ماريت

بصفتي مدير المشروع لـ الالتزام الإبداعي تقود إريكا ماريت عملاءها وفريقها نحو نجاح التسويق الداخلي. عندما لا تقوم بوضع خطط المشاريع، يمكن أن تجدها تعيد ابتكار ماستر شيف في مطبخها.