هل سبق لك أن نظرت إلى قائمة مهامك وفكرت _هل يمكننا تسريع تخطيط البرنامج والانتقال مباشرة إلى الجزء الذي نحتفل فيه؟
نحن نسمعك ونفهم لماذا تبدو إدارة البرامج وكأنها تأخذ من يوم عملك أكثر مما تعطيك. إذا كنت تنفق الوقت والمال والموارد بطرق خاطئة، فهذا احتمال يلوح في الأفق. لكننا لن نسمح بحدوث ذلك.
بدلاً من ذلك، سنوضح لك كيفية إعادة صياغة نهجك لتوسيع نطاق برامجك وإدارتها.
غالبًا ما يُساء فهم إدارة المشاريع ، إدارة البرامج لها تميز استراتيجي وتستحق لحظتها! إذن كيف يمكننا التمييز بين البرنامج والمشروع؟ ما هي البرامج التي من المنطقي متابعتها؟ ما هي قيمة البرامج للمؤسسة وموظفيها وعملائها؟
لديك أسئلة، ونحن لدينا الإجابات! دعونا نتعرف على كيفية اختلاف البرامج عن المشاريع، ودور مدير البرنامج، وأساسيات حزمة التكنولوجيا لنجاح إدارة البرامج!
ما هي إدارة البرامج؟
*إدارة البرامج هي وضع الاستراتيجيات وتنسيق البرامج لتحقيق المبادرات وإحداث التغيير في المؤسسة. البرنامج عبارة عن مجموعة من المشاريع والعمليات والأنشطة ذات الصلة التي تتم إدارتها كمجموعة لتحقيق هدف مشترك.
أنت تتساءل، "_إذا استبدلت كلمة برنامج بالمشروع في تعريفك، فهذا يعني أيضًا نفس الشيء... خطوتك."
إذا عاملنا البرامج بنفس معاملة المشاريع، نكون قد خلقنا بالفعل العقبة الأولى. وإليك السبب:
أنت (مدير المشروع) قبطان القارب (المشروع) الذي يشرف على العمليات والوصول إلى الوجهة في الموعد المحدد. يحيط بك قوارب أخرى (مشاريع) مع قباطنتها (مديري المشاريع). هل سيكون من المجدي بالنسبة لك إدارة جميع السفن وعملياتها وجداولها الزمنية؟ غير محتمل.
_جرب لدينا
href/ https://clickup.com/blog/program-management-templates// قوالب إدارة البرامج *%! لتثقيف مديري المبيعات
- برنامج تهيئة العملاء لتوجيهنظام تصميم المنتج
- برنامج النمو لبناء وتدريب فرق العمل الدولية
غير قابل للتطوير لهذه مبادرات الأعمال في مشروع واحد. هل تتذكر تشبيهنا للقارب؟
ينطوي البرنامج في جوهره على وظائف أكثر خارج نطاق المشروع الواحد، وبالتالي يتطلب أشخاصًا متخصصين لامتلاك التطوير والإدارة المستمرة للبرنامج.
ـ دخل مديرو البرامج في الدردشة
ماذا يفعل مدير البرنامج؟
إن قلب كل منظومة برامج هو مدير البرنامج. وتشمل أولوياتهم اليومية ما يلي:
- طرح أسئلة توضيحية لتحديد نطاق مشاكل العمل وتحديد شكل النجاح
- توفير توجيه رفيع المستوى لمساعدة فرق المشروع على اتخاذ قرارات مستنيرة
- إدارة وتيرة البرنامج، بحيث يتم تسليم مخرجات قابلة للقياس بانتظام
- التركيز على الصحة العامة للبرنامج
في كثير من الأحيان، لا يتمتع مدير البرنامج بسلطة مباشرة على مديري المشاريع والمساهمين في البرنامج. إذا فكرت في الأمر، فإن البرنامج يشمل جميع أنواع الفرق المختلفة: التسويق، والمبيعات، والتوظيف، وتمكين العملاء، وتكنولوجيا المعلومات، والموارد البشرية، إلخ. تتخصص هذه الفرق في مجال عملها، ويوفر مدير البرنامج الاستراتيجية طويلة الأجل للحفاظ على توافق جميع الفرق على أهداف البرنامج وإنجازاته.
المشكلة هي أن مدير البرنامج قد لا يكون لديه جميع الإجابات على الفور. إذا كنت تتعامل مع شيء لم يسبق له مثيل في مجال عملك أو مؤسستك، فهناك مستويات استثنائية من الغموض. والبرامج غامضة في المقام الأول في البداية. إليك مثال حقيقي لبرنامج:
صُمم برنامج SparkShorts لاكتشاف رواة قصص جدد، واستكشاف تقنيات جديدة في سرد القصص، وتجربة سير عمل إنتاجي جديد. هذه الأفلام لا تشبه أي شيء قمنا به في بيكسار على الإطلاق، حيث توفر فرصة لإطلاق العنان لإمكانات الفنانين الأفراد وأساليبهم المبتكرة في صناعة الأفلام على نطاق أصغر من أعمالنا العادية.
جيم موريس، رئيس استوديوهات بيكسار للرسوم المتحركة
الجملة الأولى وحدها مليئة بالأسئلة. لا، كل الأسئلة: كيف نكتشف رواة القصص؟ ما هي معاييرنا لرواة القصص؟ ما هو النطاق لهذه التجارب؟ هل ستتطلب عمليات سير العمل الجديدة هذه مساعدة من فريقنا الأساسي؟
يبدأ مديرو البرامج بما يعرفونه ويشكلون صورة عن البقية أثناء عملهم. وبما أنهم ليسوا في الأعشاب في كل مشروع (فكر مرة أخرى في تشبيهنا للقارب)، فإنهم يعتمدون على مديري المشاريع لتقديم الدعم التكتيكي. وعلى مستوى عالٍ، فإن مديري البرامج
- الممارسةالمنهجيات الرشيقة داخل النظام البيئي للبرنامج للوصول إلى أهداف العمل
- تطبيق المبادئ والعمليات والخبرة الموضوعية لتحقيق النتائج
- كن قائدًا فكريًا لحل الاستفسارات المعقدة وتخفيف المخاطر
- إنشاء ميزانية البرنامج ونطاقه ومعايير الجودة
- المواءمة أو إعادة المواءمةنواتج المشروع إلى نتائج البرنامج
- استخدام المقاييس لإعلام أصحاب المصلحة وإشراكهم بانتظام
- إدارة أوجه الترابط بين المشاريع
- التخلص من الجهود المكررة أو غير الضرورية
- فحص مقترحات البرامج الواردة
- الحفاظ على وثائق البرنامج
ماذا عن بعض الأمثلة الأخرى للبرامج؟ ⬇️
نصائح لإدارة البرامج الناجحة
من الشركات الناشئة إلى الشركات المخضرمة، تبدو الخطوات اللازمة لتحويل الأفكار إلى نتائج تنظيمية فعلية مربكة. كم من الوقت ومتى و كيف تجعل البرنامج ناجحًا؟ إليك ثلاث نصائح لتطبيقها اليوم من أجل برامج ناجحة ومؤثرة.
النصيحة 1: شجع الفرق على التعبير عن آرائهم مبكرًا وفي كثير من الأحيان
إن جودة مهاراتنا البشرية تجعلنا أفضل أداءً وقادة أفضل.
اقرأ هذه الجملة مرة أخرى.
لقد أثبتنا سابقًا أن بعض مدراء البرامج ليس لديهم سلطة مباشرة على الفرق. لكنهم يتحملون المسؤولية عن تقدم البرنامج ونتائجه. هناك الكثير من الأشياء الجيدة التي تنتج عن تشجيع الفرق على التعبير عن رأيها في وقت مبكر وفي كثير من الأحيان:
- يتم لفت الانتباه إلى الاختناقات الوشيكة وحلها بفعالية
- وجهات النظر المتنوعة تثير حلولاً إبداعية للمشاكل المعقدة
- يتم إعطاء الأعضاء ملاحظات قابلة للتنفيذ من أجل التحسين
- بناء الثقة بشكل طبيعي
يعتمد نجاح البرنامج على العمل الجماعي. من الضروري التواصل مع هذا الأمر منذ اليوم الأول من دورة حياة البرنامج، ولكن لم يفت الأوان بعد للبدء في ذلك. لذلك إذا كنت تبحث عن نصيحة لبناء عمل جماعي فعال فقد قمنا بتغطيتك!
نصيحة 2: تقييم فكرة البرنامج بالكامل
لا تأخذ بضع كلمات متبادلة لفكرة البرنامج على أنها الضوء الأخضر! إن تحديد البرنامج هو المرحلة الأكثر أهمية في دورة حياة البرنامج لأن مؤسستك ستستنزف طاقتها وأموالها ومواردها في هذا المسعى الكبير. لذا، قبل أن تقوم بصياغة رسالة بريد إلكتروني مع فريق الأحلام الخاص بك، خذ بعض الوقت للتفكير فيما سيأتي من هذا البرنامج.
- ما هي مجالات العمل التي سيؤثر عليها البرنامج؟ (الموارد البشرية,التميز في الجودة,التسويقإلخ)
- ما هي التهديدات والعواقب المحتملة؟ (تعطيل الخدمات التنظيمية,زحف النطاقوالتضليل، وما إلى ذلك)
- ما الذي سيؤثر على أنظمتنا وخدماتنا وأدواتنا وتقنياتنا؟
- من هو الجمهور المستهدف؟
نصيحة 3: استخدم الأفضل في فئته برنامج إدارة البرامج كيف تبدو أفضل البرامج في فئتها؟ خطط تسعير تنافسية وموثوقية النظام الأساسي؟ بالتأكيد، ولكن من أجل إدارة ناجحة للبرامج، ستحتاج أيضاً إلى
- قويةالتكامل مع الأدوات الأخرى لجلب البيانات تحت غطاء واحد
- وظيفة تبعية المهام والمشروعات القوية
- رؤية شاملة لجميع الأعمال عبر الشركة
دعنا نفكك رقم 3: عرض 360 عرضًا لجميع الأعمال في جميع أنحاء الشركة. هل تعرف عدد الساعات التي نفقدها أسبوعيًا التبديل في السياق والتنقل بين أدوات متعددة ? قطالوج وباحثون في مختبر إليس للأفكار بجامعة كورنيل قاموا بالحسابات، وإليك ما وجدوه في مكان العمل الحديث:
5
عدد الساعات التي نضيعها أسبوعياً في محاولة العثور على معلومات عالقة في التطبيقات.
7 من 10
نسبة الأشخاص الذين أفادوا بأنهم يجدون أن العثور على المعلومات اللازمة للقيام بعملهم يستغرق وقتاً طويلاً.
⅔
عدد الأشخاص الذين أفادوا بأنهم ليسوا متأكدين من أن جميع الإدارات تستخدم نفس التطبيقات عبر الإنترنت.
هل يمكنك معرفة ذلك؟
إذا كنت تشعر بأن كتفيك ثقيلة بعض الشيء، دعنا نقلب الأمور رأساً على عقب!
أتفهم إذا كنت تعاني من إرهاق البرامج بعد تجربة الاثنين وأسانا وجيرا وغيرها . كانت الأسابيع القليلة الأولى رائعة؛ ثم فجأة, الفرق في مواجهة أولويات متنافسة وتتعثر المشاريع.
## 3 ميزات ClickUp تحتاجها لإدارة البرنامج
ClickUp هو برنامج إدارة البرامج الذي سترغب فرقك في استخدامه كل يوم. فباستخدام ClickUp، يمكنهم التحكم في تحسين إنتاجيتهم أثناء العمل بشكل تعاوني لتحقيق مبادرات البرنامج. إليك ثلاث ميزات لا غنى عنها في ClickUp لإدارة برنامجك:
1. ClickUp Goals لربط كل مهمة بمخرجات البرنامج
" أهداف النقر تساعد في الحفاظ على تركيز كل عضو من أعضاء القسم على ما هو مهم حقًا، وهو أمر بالغ الأهمية عندما يتم إطلاق منتج جديد ." داريا
HYPERVSN
ابقَ على المسار الصحيح لتحقيق أهدافك من خلال جداول زمنية واضحة وأهداف قابلة للقياس وتتبع التقدم التلقائي
2. لوحات معلومات ClickUp لإظهار قصة البيانات
إدارة كل شيء في برنامجك باستخدام مركز تحكم قابل للتخصيص
"لقد ساعدنا استخدام Clickup كثيراً، خاصةً في توفير الوقت. فقد اعتدنا استخدام نظام يقوم فيه كل عضو من أعضاء الفريق في نهاية الأسبوع بإرسال تقارير أسبوعية عبر البريد الإلكتروني، والتي يتم تحليلها خلال عطلة نهاية الأسبوع. ولكن مع Clickup، بدأنا نتخلص تدريجياً من التقارير الزائدة عن الحاجة، وبالتالي توفير الوقت الذي يتم توجيهه الآن إلى أنشطة أكثر إنتاجية." دراسة حالة eHealth4Everyone
3. أكثر من 15 طريقة عرض قابلة للتخصيص لتصور المهام وسير العمل
"على الرغم من أن هذه الميزات تبدو دقيقة للغاية ظاهريًا، إلا أنها تلعب دورًا كبيرًا في سد الفجوة بالنسبة لنا، نظرًا لأن فرقنا تعمل عن بُعد. مع وجود ثلاثة المشاهدات في ClickUp فإن عملاءنا ومدراءنا لديهم رؤية شاملة لما يحدث على أرض الواقع، مما يسمح لهم بالتركيز أكثر على الاستراتيجية والتفكير الإبداعي مقارنةً بمستنقع إدارة المهام وفريق العمل ." جوشوا روزاريو
مايندشير ديجيتال
أمثلة على إدارة البرامج في ClickUp
كثيراً ما يُسألوننا في ClickUp عما إذا كنا في ClickUp نستخدم ClickUp لإدارة برامجنا. وبصراحة، إنه سؤال مفضل لأنه يذكرنا بمدى قوة المنصة في التعامل مع كل من المهام العادية والتعقيدات حتى نكون في وضع يسمح لنا بالتوسع.
جميع أعمالنا مترابطة. نحن نعمل من نفس قوائم المشاريع ونتخذ قرارات مستنيرة كفريق واحد. يتمتع الجميع بإمكانية الوصول إلى معلومات مركزية لإنجاز أعمالهم.
فيما يلي نظرة على بعض برامج ClickUp التي تم إطلاقها والتي استغرقت العديد من مديري البرامج وكل ما هو متاح من معلومات لإنجاحها. _فريق، هل يمكنك مساعدتي هنا؟
ClickUp توسع فريق كبار المسؤولين في أوروبا والشرق الأوسط وأفريقيا مع ارتفاع الطلب الأوروبي بنسبة 233%
لم نهدر أي وقت في إعداد فريقنا القيادي الأساسي في أوروبا والشرق الأوسط وأفريقيا، حيث قمنا بتعيين مواهب استثنائية تقود النتائج مع الحفاظ على التركيز على قيمنا الأساسية المتمثلة في "استمتع وابحث عن المتعة وكن أنت"
لدينا بالفعل قاعدة صلبة من الموظفين في المنطقة، مع انتشار أعضاء الفريق في جميع أنحاء أوروبا. نحن نقوم بتوظيف أفضل الأشخاص المناسبين للعمل والاستفادة من ClickUp لضمان أن تكون فرقنا منتجة للغاية عندما لا تكون في موقع واحد. نحن ملتزمون التزاماً عميقاً ببناء الأعمال مع وضع التعاون والثقافة والمجتمع في صميم عملنا."
أمبر كوستر، نائب رئيس عمليات ClickUp في أوروبا والشرق الأوسط وأفريقيا
جامعة ClickUp، منصة تعليمية مجانية عبر الإنترنت
جامعة ClickUp
هدفنا مع جامعة ClickUp (CUU) بسيط: مساعدة مجتمعنا على تحقيق أهدافهم بشكل أسرع، وتوفير الوقت، ومواصلة النمو بنسبة 1% في مجال عملهم كل يوم، والتخلص من الإحباطات غير الضرورية الناجمة عن عدم كفاءة العمل.
سواء كنت جديدًا على ClickUp أو كنت معنا لسنوات، ستساعدك جامعة CUUp على اكتساب المعرفة والخبرة العملية التي ستحتاجها لإنشاء سير العمل المثالي وزيادة إنتاجيتك.
ستتعلم كيفية استخدام ClickUp، وكيفية تخصيصها لتناسب احتياجات مشروعك وتفضيلات سير العمل الخاصة بك، وستصبح خبيرًا في ClickUp موفرًا للوقت ومنتجًا للغاية.
ليلى كروز، منسقة التحرير في ClickUp
LevelUp بواسطة ClickUp (إصدار 2021)
بالنسبة لـ LevelUp، بينما كان كل شيء يتم داخل الشركة، كنا بحاجة إلى دمج عملية الاستعانة بأطراف خارجية مثل شركات الإنتاج وخدمات البث المباشر. لذلك أنشأنا قوائم مخصصة - وهي مفتاح تنظيم هذا الحدث بالكامل.
لقد أنشأنا قائمة رئيسية وجعلنا بعض المهام عامة لشركائنا. وقمنا بدعوة الضيوف وسمحنا لشركائنا في المكان بالتنسيق في المهام. سمح لنا ذلك بالتحرك بشكل أسرع من استخدام أدوات متعددة، بما في ذلك البريد الإلكتروني. هل يمكنك تخيل المرور عبر آلاف الرسائل الإلكترونية؟ لقد حلّ ClickUp كل ذلك بالنسبة لنا.
ميليسا روزنتال، رئيسة قسم الإبداع في ClickUp
إن نجاح برامجنا لم يكن ليتحقق لولا وجود مجموعة متنوعة من مديري البرامج وفرق العمل لتوصيل الطلبات ومشاركة الملاحظات بسرعة وكفاءة. ونحن نريد لك نفس الشيء. 🤝
حقق أهدافك المؤسسية الكبرى مع ClickUp
ClickUp هو برنامج قوي للغاية لتنسيق أفكارك الكبيرة، ورؤية التقدم المحرز في الوقت الفعلي، وإدارة مشاريعك برؤية كاملة. مع تطبيق ClickUp وإدارة البرامج، ستتمكن من تنشئة فريق عمل سليم وعالي الأداء منذ اليوم الأول!
فريقنا هنا للمساعدة إذا كانت لديك حالة استخدام محددة وتحتاج إلى الدعم من خلالها. بصراحة، يمكننا التحدث عن البرامج طوال اليوم ونحب أن نلتقي بالآخرين الذين يفعلون ذلك أيضًا! 👋 ابدأ