هو رئيس مجلس إدارة ومؤسس شركة معهد إدارة المشاريع ، نائب الرئيس السابق للجمعية الدولية لإدارة المشاريع (IPMA)، وخبير محترم دوليًا في هذا المجال
قم بزيارة مكتبة PM العالمية و الرابطة الدولية لإدارة المشاريع _لأعماله المنشورة
هل تعلم أن تصل إلى 35% من المشاريع تفشل في تحقيق أهداف العمل الخاصة برضا أصحاب المصلحة؟
يعتمد نجاح المشروع في كثير من الأحيان على نهجك في إدارة المخاطر بشكل أساسي كيفية التعامل مع مخاطر تكلفة المشروع.
من بين جميع المشاريع الناجحة فقط 62% تمكنت من البقاء في حدود الميزانية. تجاوز الميزانية المخططة للمشروع والمعروفة باسم تجاوز التكلفة، هي واحدة من أكثر المخاطر شيوعًا.
لتجنب حدوث ذلك، يجب أن يكون لكل مشروع إدارة المخاطر الخطة. يعد تحليل المخاطر وإدارتها أمرًا ضروريًا لضمان سير مشروعك بسلاسة مع أقل قدر ممكن من المفاجآت.
على الرغم من أن المخاطر ليست شيئًا يمكن إدارته بالكامل، إلا أن وجود خطة مناسبة لحدوثها أمر بالغ الأهمية إذا كنت ترغب في تجنب فشل مشروعك.
مالكولم برايت عبر GIPHY
ما هي مخاطر التكلفة في إدارة المشاريع؟
مخاطر التكلفة هي واحدة من أكثر مخاطر المشروع شيوعًا. ويمكن أن تنشأ من سوء تخطيط الميزانية وعدم دقة تقدير التكلفة. مخاطر التكلفة هي مخاطر تجاوز ميزانية المشروع أو الفشل في تقديم قيمة عادلة لتعويض التكاليف. بالإضافة إلى ذلك، قد تواجه تكاليف أعلى بسبب عوامل داخلية أو خارجية. ولكن ما هي هذه العوامل بالضبط؟
مخاطر التكلفة الداخلية
تحدث المخاطر الداخلية بسبب الإجراءات الداخلية داخل الشركة. على سبيل المثال، من المحتمل أن يؤدي التقليل من تقدير حجم العمل اللازم لمشروع ما إلى تمديد الجدول الزمني للمشروع، مما يزيد من تكلفة المشروع. كلما طالت مدة المشروع، زادت تكلفته. هذا واضح! وهذا يعني أيضًا أن هذه المخاطرة لا تتعلق بالجدول الزمني فحسب، بل بالأداء والجودة أيضًا.
الشيء الجيد في المخاطر الداخلية هو أنه يمكنك تجنبها بالتخطيط المناسب وإدارة المشروع. من ناحية أخرى، غالبًا ما تكون مخاطر التكلفة الخارجية خارجة عن سيطرتك.
مخاطر التكلفة الخارجية
تشمل مخاطر التكلفة الخارجية المخاطر التي تحدث خارج نطاق العمل. قد يشمل ذلك التغييرات في اللوائح أو معايير الصناعة، أو الرسوم المصرفية. على الرغم من أن لا يمكنك التحكم في هذه المشكلات يمكنك التخفيف من تأثيرها على مشروعك.
المشكلة الأكبر في هذه المخاطر هي أنه لا يمكنك التنبؤ باحتمالية حدوثها. تشمل المجموعات الفرعية لمخاطر التكلفة الخارجية المخاطر الاقتصادية والسياسية والطبيعية.
لماذا تعتبر إدارة مخاطر التكلفة مهمة؟
هناك مجموعة متنوعة من أسباب الفشل ولكن معظم المشاكل مرتبطة بسوء إدارة التكاليف. ببساطة، إذا فشلت في إبقاء التكاليف تحت السيطرة، يفشل مشروعك. مع إدارة مخاطر التكلفة، يمكنك التنبؤ بالنفقات المستقبلية . هذه الرؤية للميزانية هي شيء رائع لأنها تتيح لك اتخاذ قرارات من شأنها أن تبعدك عن الديون. وفقًا لدراسة مؤشر مديري المشتريات لعام 2021 ، فإن 38% من المشاريع لا تبقى ضمن نطاق ميزانيتها المخطط لها و35% من المشاريع تفشل بسبب خسارة الميزانية.
تعد إدارة مخاطر التكلفة جزءًا مهمًا من إدارة المشروع حيث يعتمد نجاح المشروع أو فشله في كثير من الأحيان على ذلك.
استخدم النصائح التالية لإدارة مخاطر تكلفة المشروع بشكل أفضل وزيادة فرص نجاح المشروع.
10 نصائح فعالة لإدارة مخاطر تكاليف المشروع ## 10 نصائح فعالة لإدارة مخاطر تكاليف المشروع
على الرغم من أنك قد لا تكون قادرًا على التحكم في جميع المخاطر التي ينطوي عليها مشروعك، إلا أنه يجب عليك الاستعداد لها قدر المستطاع، خاصة تلك التي يمكنك التحكم فيها. إليك بعض الأمور التي يجب وضعها في الاعتبار عند محاولة إدارة مخاطر تكلفة المشروع:
1. انتبه إلى المجالات التي قد تزيد فيها التكاليف
تنقسم تكاليف المشروع عادةً إلى ثلاث مجموعات أساسية:
- التكاليف المباشرة/* هي التكاليف اللازمة مباشرة لدعم مشروعك. ويشمل ذلك العمالة والمعدات والمواد.
- التكاليف غير المباشرة* تغطي التكاليف الإدارية والجوانب التشغيلية للمشروعمثل تكلفة مراجعة الوثائق أو إجراء التقييمات أو توظيف مفتشين للمشروع.
- تشمل النفقات العامة تكاليف الأنشطة التي لا يمكن ربطها بشكل مباشر أو غير مباشر بالمشروع. تكاليف العمل الأساسية، مثل الإيجار والمرافق، والمصاريف القانونية، والتدريب، والتأمين، هي أيضاً جزء من نفقاتك العامة.
\ * غالباً ما تكون التكاليف المباشرة هي مصدر مخاطر التكلفة من هذه الفئات. لذلك، من الضروري الانتباه إلى تكلفة العمالة والمعدات والمواد للمساعدة في تقليل مخاطر تضخم التكاليف.
2. قم بتضمين الطوارئ في ميزانية مشروعك
الطوارئ هي ظرف مستقبلي لا يمكنك ضمان حدوثه أو عدم حدوثه. على سبيل المثال، لا يمكنك ضمان انتهاء مشروعك في الوقت المحدد، مما يزيد من تكلفة العمالة والنفقات العامة.
إن تضمين الطوارئ في ميزانية مشروعك يقلل من تأثير هذه الأحداث على أرباحك النهائية. بالإضافة إلى ذلك، يساعدك تخصيص جزء من الميزانية على التعامل مع التكاليف غير المتوقعة.
فكر في تخصيص جزء أكبر من ميزانيتك للمشاريع ذات المخاطر المتزايدة.
عبر Broadleaf.com
3. وضع خطة شاملة لإدارة المخاطر
A يحتاج المشروع الناجح إلى خارطة طريق مفصلة . توفر خارطة الطريق لمحة عامة عن الجداول الزمنية للمشروع وأهدافه . كجزء من خارطة الطريق، ستحتاج إلى تحديد المخاطر المحتملة.
يساعدك تخطيط إدارة المخاطر على تحديد المخاطر المحتملة وتقييمها والتخفيف من حدتها. كما يتطلب منك تحديد مدى تحملك للمخاطر، حيث يمكنك تحديد عتبات لمستوى المخاطر التي ترغب في تحملها.
يسهل عليك تحمل المخاطر تحديد أولويات المخاطر. يمكنك تحديد القضايا التي تتطلب اهتمامًا فوريًا وأيها يمكن أن يؤدي إلى اتخاذ قرارات أفضل وتكاليف أقل على المدى الطويل.
يجب أن تتضمن خطة إدارة المخاطر أيضاً خطة استجابة. أولاً، حدد كيفية التعامل مع أحداث معينة، مثل تجاوز ميزانية العمالة أو إنفاق المزيد من المواد أكثر مما كان متوقعاً.
4. ابدأ سجل مخاطر المشروع لتتبع المخاطر
كجزء من خطة إدارة المخاطر الخاصة بك, إنشاء سجل للمخاطر . يوفر سجل المخاطر قائمة بجميع المخاطر التي تحددها أثناء تقييم المشروع. ويمنحك مخططًا لتوقع المشكلات وحلها بسرعة.
قم بتضمين مجموعة متنوعة من الحقول لتسجيل كل خطر. على سبيل المثال، وصف الخطر، والتأثير المتوقع على المشروع، وكيف تخطط للاستجابة له في حال حدوثه. قد ترغب أيضًا في تعيين شخص ما لكل خطر بدلاً من جعل تتبع المخاطر مسؤولية عضو وحيد في الفريق.
استمر في مراقبة المخاطر طوال كل مرحلة من مراحل المشروع. تتبع حالة المخاطر، حتى تعرف متى تبدأ خطة الاستجابة الخاصة بك.
5. تحديد احتمالية وتأثير كل خطر من المخاطر
يجب أن يتضمن سجل المخاطر الخاص بك احتمالية وتأثير كل خطر. احتمال حدوث خطر معين هو احتمال حدوثه في مرحلة ما أثناء المشروع.
على سبيل المثال، قد تزداد مخاطر التأخير بسبب نقص المواد من البائعين أو الموردين أثناء مشاكل سلسلة التوريد. قد تواجه أيضًا احتمالًا أكبر للتباطؤ عند التعامل مع نقص العمالة أو الموارد.
بعد تحليل احتمالية وقوع حدث ما، ستحتاج إلى التفكير في تأثيره. فكر في كيفية تعطيل الحدث لخططك، مما يتطلب منك إيقاف أعمال أخرى أو تأخير مرحلة من مراحل المشروع.
يمكنك أيضًا تقييم احتمال وقوع كل حدث وتأثيره على مقياس عددي من واحد إلى خمسة أو من واحد إلى عشرة. تساعدك التقييمات على تحديد أولويات مواردك عند التعامل مع المخاطر.
مكافأة: استخدم
_/مرجع/ https://clickup.com/blog/raid-log-templates// قوالبالمساعدة_ %/%href/_
لإدارة المخاطر
6. حدد الخطوط العريضة لـ هيكل تقسيم العمل (
WBS )
تقدير التكلفة هو عملية التنبؤ بتكلفة المشروع لتحقيق أهداف محددة. وينبغي أن يأخذ تقدير التكلفة في الحسبان كل عنصر مطلوب للمشروع، بما في ذلك العمالة والمواد.
A هيكل تقسيم العمل (WBS) يساعدك على إنشاء تقدير أكثر دقة للتكلفة. يتطلب منك تقسيم مشروعك إلى مهام أصغر وأكثر قابلية للإدارة.
تعد WBS أيضًا أداة شائعة للمشاريع القائمة على النواتج. يمكنك تقسيم المشروع إلى حزم عمل أصغر (WPs). يجب أن يكون لكل حزمة عمل تكاليفها ومخاطرها وأعضاء الفريق المعينين. تجعل حزمة العمل من السهل اكتشاف تجاوز التكاليف في مهمة معينة قبل أن تبدأ في التأثير على مجالات أخرى من المشروع.
7. قياس الأداء باستخدام إدارة القيمة المكتسبة (EVM)
تساعدك إدارة القيمة المكتسبة (EVM) على قياس أداء كل مهمة أو حزمة عمل. وتتضمن تقييم الأداء الحالي مقابل الأداء المخطط له.
يمكن أن تساعدك هذه التقنية في إدارة مشروعك والتحكم فيه، ولكن لا يمكنك الاعتماد فقط على إدارة القيمة المكتسبة لأنها يمكن أن تتغير بسرعة.
إذا قمت بقياس جميع المخاطر الخاصة بك باستخدام إدارة التكلفة الافتراضية، يمكنك تغطية تأثير حدوث خطر واحد أو أكثر من المخاطر بميزانية الطوارئ.
القيمة المكتسبة هي مقدار الميزانية التي كسبتها بناءً على مقدار العمل المنجز.
عبر Planningengineer.net
لنضرب مثالاً: ميزانية المشروع 20,000 دولار مع جدول زمني مدته ستة أشهر. بعد ثلاثة أشهر، تكون قد أكملت 50% من العمل. القيمة المكتسبة الحالية هي 10,000 دولار. في هذه المرحلة من المشروع، يجب أن تكون قد أنفقت حوالي نصف الميزانية.
عندما تبدأ التكاليف الفعلية في تجاوز القيمة المكتسبة، يجب عليك التوقف وتقييم سبب تجاوز التكاليف.
8. قارن بين البائعين والموردين للمشروع
يمكن أن يساعد العثور على البائعين والموردين المناسبين للمشروع في التخفيف من مخاطر تكلفة المشروع. يمكن أن يؤثر التأخير وزيادة الرسوم من البائعين والموردين على تكلفة مشروعك بطرق متعددة.
عند مقارنة البائعين والموردين، انتبه إلى أكثر من مجرد الأسعار. تحتاج أيضًا إلى التأكد من أن شركاءك موثوقون وقادرون على تسليم السلع أو الخدمات في الوقت المحدد.
على سبيل المثال، إذا لم يتمكن أحد البائعين من تلبية طلب ما، فقد تحتاج إلى استخدام معدات أو مواد أو برامج مختلفة لإكمال المهمة. يمكن أن تضيف هذه التغييرات إلى تكاليفك وجدولك الزمني.
9. تجنب زيادة نطاق المشروع
تغيير نطاق المشروع غالبًا ما يؤدي إلى زيادة التكاليف. يمكن للعملاء وأصحاب المصلحة اقتراح تغييرات على المشروع في أي وقت. ومع ذلك، قد تضيف بعض التغييرات بشكل كبير إلى التكاليف أو الجدول الزمني للإنجاز.
يحتاج مديرو المشاريع إلى معرفة التغييرات التي يصعب تنفيذها دون أموال إضافية. يساعد الالتزام بالنطاق المخطط للمشروع في الحفاظ على الميزانية والجدول الزمني على المسار الصحيح.
تعرف على الـ
_/مرجع/ https://clickup.com/blog/project-management-triangle// مثلث إدارة المشاريع *%/href/_
ومعرفة كيف تؤثر التكاليف والنطاق والوقت على جودة المشاريع._
تحقق من هذه
_مراجع/ https://clickup.com/blog/budget-proposal-templates// نماذج مقترحات الميزانية *%/href/_
!
10. استخدام برنامج إدارة المشروع لرصد التكاليف
لا تتوقف أبدًا عن البحث عن التكاليف غير المتوقعة. بدلاً من ذلك، راقب تقدمك بشكل متكرر باستخدام أفضل الأدوات المتاحة، مثل برنامج إدارة المشاريع . منصات إدارة المشاريع مثل انقر فوق توفر حلاً قابلاً للتخصيص لتتبع كل مجال من مجالات مشروعك. على سبيل المثال، إذا كنت تشعر بالإرهاق في إدارة مخاطر المشروع, قالب الميزانية الخاص بـ ClickUp مفيدًا لتتبع ميزانية مشروعك ومساعدتك في مراقبة مخاطر التكلفة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك بسهولة إدارة مهام سير العمل وتحديد الأهداف وعرض الإحصائيات في الوقت الفعلي باستخدام لوحة معلومات ClickUp المرئية .
هذه ليست سوى عدد قليل من مزايا برامج إدارة المشاريع . يمكنك أيضًا توفير الوقت, تحسين التواصل وغير ذلك الكثير.
إنشاء تقارير الميزانية باستخدام لوحات المعلومات في ClickUp
أبقِ تكاليف مشروعك تحت السيطرة
إدارة مخاطر التكلفة أمر ضروري لنجاح مشروعك القادم. انتبه جيدًا لجميع التكاليف ذات الصلة في كل مرحلة من مراحل المشروع.
لديك أكبر قدر من التحكم في التكاليف المباشرة، بما في ذلك تكاليف المعدات والمواد والعمالة. للاستعداد بشكل أفضل لأحداث المخاطر واكتساب سيطرة أكبر على مخاطر تكلفة المشروع، ضع في اعتبارك استخدام برنامج إدارة المشروع .
يمكن للحل الفعال لإدارة المشاريع مثل ClickUp أن يمنع الإفراط في الجدولة ويخفف من عوامل الخطر الأخرى المرتبطة بزيادة التكاليف. استخدمه للبقاء منظمًا وإدارة ميزانياتك والحصول على تقارير في الوقت الفعلي, التواصل مع فريقك وغير ذلك الكثير.