بصفتك مديراً وقائداً، فأنت لست غريباً عن تحسين مهارات موظفيك. ولكن ماذا عن مهاراتك؟

إذا كان الوقت قد حان لتجاوز الوظائف الأساسية لوظائفك الوظيفية، فلا تنظر أبعد من الوظائف الأربع للإدارة. يوفر هذا الإطار المفيد للمديرين المجالات الرئيسية لتحسين جودة العمل، وتحقيق الأهداف طويلة الأجل، وبناء بيئة عمل مزدهرة. 🤝

إذا لم تكن قد سمعت من قبل بالوظائف الأربع للإدارة، فقد قمنا بتغطيتك. سنشرح لك في هذا الدليل كيفية عمل كل وظيفة، ونشاركك أمثلة مفيدة، ونعلمك كيفية تطبيق الوظائف الأربع بغض النظر عن مجال عملك.

ما هي الوظائف الأربع للإدارة؟

كان هنري فايول، وهو مهندس ومدير تنفيذي من القرن التاسع عشر، أول من حدد الوظائف الأربع للإدارة: التخطيط والتنظيم والقيادة والسيطرة. وعلى الرغم من أن هذا المفهوم ليس جديدًا، إلا أن وظيفة المدير هي التطرق إلى الوظائف الأربع في عمله اليومي.

التخطيط

أهم مرحلة في إدارة المشاريع هي التخطيط. بالنسبة لوظيفة التخطيط، سيقوم المدير الناجح بأنواع مختلفة من التخطيط، بما في ذلك:

• تحديد الأهداف (قصيرة الأجل وطويلة الأجل على حد سواء)
• بناء خرائط طريق لتحقيق الأهداف التنظيمية
• إنشاءالخطط الاستراتيجية يتطلب التخطيط الاستراتيجي الكثير من السياق والمعرفة المؤسسية. بصفتك مديرًا، فأنت مسؤول عن تقييم الوضع الحالي، وتحديد الأهداف، ووضع خطة مفصلة للانتقال من النقطة (أ) إلى النقطة (ب).

تصوّر خارطة طريق منتجك وإدارتها في عرض الجدول الزمني لـ ClickUp Timeline View

يتطلب التخطيط التنبؤ والتنبؤ بالاتجاهات المستقبلية، لذا من الضروري أن تكون لديك خلفية قوية في البيانات أو في مجال عملك. سيخدمك التركيز على البيانات بشكل جيد في التخطيط التكتيكي، ولكنك تحتاج أيضًا إلى الإبداع.

يكون التفكير خارج الصندوق مفيدًا عند تخطيط خرائط طريق المشروع ومعالمه الرئيسية، لذلك لا تخف من تبني طرق جديدة للقيام بالأشياء. 💡

التنظيم

بمجرد أن تكون لديك خطة، فقد حان الوقت لترتيب كل شيء. تتطلب مرحلة التنظيم في الإدارة:

• بناء فريق عمل
• التخطيط التشغيلي
• توزيع الموارد
• تحديد علاقات المهام
• تعيين المهام

بدلاً من إدارة كل شيء في البريد الإلكتروني أو الملاحظات اللاصقة، يقوم معظم المديرين بتوصيل خطط مشاريعهم في برنامج إدارة المشاريع مثل ClickUp . يوضح هذا البرنامج تلقائيًا من هو المسؤول عن ماذا، ويبسط سير العمل، ويجمع البيانات حول استخدام الموارد. 📌

استخدم ClickUp لإدارة مشاريعك مع أكثر من 15 طريقة عرض، وقوالب مصممة مسبقًا، والعديد من ميزات التعاون بكفاءة

في حين أن برنامج PM سوف يقوم بالكثير من العمل الشاق نيابةً عنك، لا تزال مهمتك كمدير هي بناء سير عمل فعال ورؤية الصورة الكبيرة. أنت من يقرر إيقاع التسليمات وتواريخ الاستحقاق والمهام وغير ذلك لإبقاء الفريق على نفس الصفحة.

أنت أيضًا مسؤول عن توضيح الأدوار والمسؤوليات، وهو أمر بالغ الأهمية لتجنب إعادة العمل وسوء التواصل والتأخير.

القيادة

تُسمى وظيفة القيادة أحيانًا بوظيفة التوجيه، وهي عندما تقوم بتوجيه وتحفيز الموظفين للعمل على تحقيق أهداف المشروع. وينطوي ذلك على الكثير من المهام، بما في ذلك:

• التواصل
• بناء الفريق
• ضبطأسلوب القيادة لتناسب الفريق أو الموقف
• تحفيز فريقك
• حل النزاعات

يتطلب أي دور إداري مهارات شخصية قوية. يحتاج المديرون إلى خبرة كافية ورأس مال اجتماعي كافٍ لإلهام الناس والتأثير عليهم في مختلف الأقسام.

يتطلب أسلوب القيادة الفعال الاستثمار في العلاقات الدافئة مع فريقك، وتقبل أفكار الموظفين المبتكرة، ومكافأة الجميع على العمل الجيد. 🏆

السيطرة

قد تبدو الوظيفة الأخيرة، وهي التحكم، أشبه بالإدارة التفصيلية، ولكنها في الواقع تتعلق بالتأكد من أن كل شيء يسير وفقًا للخطة. تتضمن هذه الوظيفة:

• وضع معايير الأداء
• إدارة أداء الفريق
• اتخاذ إجراءات تصحيحية عند الضرورة

في النهاية، وضع الأهداف ثم التخلي عنها لا معنى له. تضمن وظيفة التحكم الجودة وتكييف خطط مشروعك إذا تغيرت الأمور.

من المؤكد أن إدارة أداء الموظفين هي جزء من وظيفة التحكم في الإدارة. لكن القادة الأقوياء يعرفون أن الأمر يتعلق أكثر بإعادة التوجيه وتقديم الدعم - وليس الإدارة التفصيلية. 🙌

كيفية تطبيق الوظائف الأربع للإدارة في العمل

كيف يمكنك تطبيق هذه الوظائف في مكان العمل؟ إليك كيفية تطبيق القادة الفعالين لوظائف الإدارة كل يوم.

نصائح التخطيط

التخطيط هو مهارة مفيدة لأي وظيفة، ولكنه مهم بشكل خاص للمديرين. اتبع هذه النصائح السريعة لمرحلة تخطيط أكثر فعالية:

• ضع أهداف واقعية: اتبع دائمًاإطار عمل تحديد الأهداف الذكية. يحدد هذا الإطار أهدافًا واضحة وقابلة للتنفيذ تتماشى مع أهدافك المؤسسية الأكبر - دون أن يربك فريقك
• إجراء تحليل SWOT: تحليل SWOT يحلل نقاط القوة والضعف الداخلية والفرص والتهديدات الخارجية. هذا التمرين رائع لتحديد اتجاهات السوق، والمنافسة، وتخصيص الموارد المشكلات التي يمكن أن يكون لها تأثير كبير على مشروعك أو فريقك
• قم ببناء احتياطات الفشل في خطتك: لا يوجد شيء اسمه خطة مثالية. قد يطلب عميلك تغييرات، أو قد تفقد التمويل، أو قد تتغير متطلبات المستخدم النهائي. هذا يحدث. وبدلاً من الذعر عند حدوث التغيير، قم بإنشاء مسار عمل يتكيف مع التغييرات. حاول النظر إلى الأمام بضع خطوات في جميع الأوقات لمعرفة ما إذا كانت الخطة بحاجة إلى التغيير 👀

إنشاء أهداف SMART Goals في ClickUp بطرق متعددة لتتبع التقدم المحرز وتحقيق أهدافك

نصائح التنظيم

تنظيم قائمة المهام والموارد وأعضاء الفريق أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع. ولكن حتى أكثر المشاريع تنظيماً يمكن أن تخرج عن مسارها إذا لم تكن حذراً. اتبع هذه النصائح التنظيمية لإبقاء مشاريعك على المسار الصحيح:

• إنشاء تسلسل هرمي: التسلسل الهرمي هو أذكى طريقة للتفويض والإدارة الفعالة. قم بإنشاء هيكل واضح يحدد الأدوار الفردية والفرق. تأكد من توثيق ذلك كتابيًا ومشاركته مع الجميع في المؤسسة. يسهّل التسلسل الهرمي المكتوب على الجميع معرفة من يجب أن يتواصلوا معه إذا كانت لديهم مشكلة، مما يسمح لك باتباع نهج أكثر عدم التدخل
• موازنة أعباء العمل: راقب توزيع العمل. فأنت لا تريد أن يكون فريقك غير مستهلك أو مثقلاً بأعباء العمل. فعبء العمل المتوازن يمنع الإرهاق ويعزز جودة العمل، لذلكاستخدم طريقة عرض عبء العمل في ClickUp للبقاء على اطلاع على قائمة مهام فريقك
• قم بتوحيد العمليات: قم بإنشاء إجراءات تشغيل قياسية (SOPs) لمهام المشروع أو النواتج. يزيل التوثيق الغموض ويوفر لفريقك الموارد إذا كانت لديهم أسئلة. إنها الطريقة المثلى لتجنب رسائل البريد الإلكتروني وإعادة العمل غير الضرورية

استخدم طريقة عرض عبء العمل إلى جانب الجداول الزمنية لتصور جدولك الزمني في ClickUp دون عناء

نصائح رئيسية

بصفتك القائد، أنت الشخص الذي يقود السفينة. في إطار وظيفة القيادة، فإن وظيفتك هي الحفاظ على إنتاجية الجميع وتعاونهم ورضاهم. اتبع هذه النصائح لتعزيز مهاراتك القيادية:

• قدم ملاحظات بناءة: قدم ملاحظات إيجابية ونقدًا بنّاءً لفريقك بانتظام. حاول تقديم الملاحظات في الوقت المناسب بحيث تكون ذات صلة وقابلة للتنفيذ بالنسبة للموظفين. لا تراوغ إذا كنت بحاجة إلى تقديم ملاحظات نقدية. كن واضحًا ومباشرًا ولطيفًا 🌻
• عزز بيئة العمل الإيجابية: قد يكون لفريقك أجواء أو بيئة عمل إيجابية، ولكنك كمدير لديك الكثير من التأثير على الثقافة السائدة. اعترفي بالعمل الجيد وقدريه، وعززي التوازن الصحي بين العمل والحياة، واجعلي نفسك ودودة
• حل النزاعات: من الصعب معالجة النزاعات بشكل مباشر، ولكن لا يمكنك السماح للمشاعر السلبية بالتفاقم مع مرور الوقت. سواء كان النزاع بين أعضاء الفريق أو خلافًا مع العميل، عليك أن تتدخل في أسرع وقت ممكن وتقوم بدور الوسيط

وضع الأفكار وإنشاء هيكل تنظيمي على لوحة معلومات ClickUp البيضاء

نصائح التحكم

تتطلب الإدارة توازنًا دقيقًا بين التفويض وتقديم المساعدة العملية. استخدم نصائح وظيفة التحكم هذه لتحقيق توازن أفضل:

• ضع معايير واضحة: يريد الموظفون أهدافًا وتوقعات محددة. امنح الجميع مؤشرات أداء واضحة لمهامهم وأهدافهم
• أنشئ أنظمة لمراقبة الأهداف: يمكن أن يشمل ذلك جدولة مراجعات منتظمة للأداء، أو إنشاء تقارير عن التقدم المحرز، أو استخدامبرنامج مراقبة الموظفين
  • الموازنة بين السيطرة والتمكين: في حين أنه من المهم مراقبة الأمور، يحتاج فريقك إلى حرية اتخاذ قراراته الخاصة. طالما أن الجميع يحققون أهدافهم ومؤشرات الأداء الرئيسية، امنحهم الاستقلالية حتى يشعروا بالتمكين في العمل 💪

سجل الوقت أثناء التنقل أو أدخله يدويًا باستخدام تتبع الوقت في ClickUp

طور مهاراتك باستخدام أدوات إدارة المشاريع المفيدة

يتطلب التخطيط، والتنظيم، والقيادة، والتحكم مهارات ناعمة تتعزز كلما اكتسبت المزيد من الخبرة القيادية. أدوات الإدارة هي طريقة رائعة أخرى لتعزيز مجموعة متنوعة من المهارات الإدارية. 🤹

يساعد ClickUp الآلاف من المديرين على تنظيم المهام والجداول والاتصالات والوثائق وغيرها. إذا كنت تحاول إتقان جميع الوظائف الأربع للإدارة، فإن أفضل ميزات الإدارة في ClickUp ضرورية.

ميزات إدارة المشاريع والمهام الموفرة للجنون

ClickUp هو أداة رائعة للتخطيط والتنظيم، حيث يساعد المديرين على وضع خطط محكمة تحقق النتائج. وباعتباره الكل في واحد حل إدارة المشاريع ، يأتي ClickUp مليئًا بالأتمتة والقوالب وإدارة المعرفة وإدارة المهام. 🛠️

هل تفضل تنظيم عملك بطريقة معينة؟ يمكنك التنقل بين طريقة عرض القائمة وطريقة عرض مخطط جانت، وغيرها من انقر فوق طرق العرض .

استخدم السبورات البيضاء والخرائط الذهنية لتصور المشاريع ووظائف الفريق

إذا كنت ترغب في رسم خريطة ذهنية لمشروع معقد قبل الالتزام به، فقم بالعصف الذهني في خريطة ذهنية ClickUp . هذه الأداة التي تعمل بالسحب والإفلات في الوقت الفعلي تتحول بسرعة إلى مشاريع أو مهام بنقرة زر واحدة، مما يسهل وظائف التخطيط والتنظيم.

أدوات القيادة القائمة على البيانات

البيانات هي كل شيء، خاصةً إذا كنت تدير فريق عمل عن بُعد. قم بزيارة انقر فوق الأهداف لإنشاء مصدر واحد للحقيقة لأهدافك، بما في ذلك الأطر الزمنية والتقدم ومؤشرات الأداء الرئيسية. يمكنك التعمق في المقاييس الخاصة بمشروع واحد أو عرض كل شيء على مستوى عالٍ. أنت في مقعد السائق. 🚘

إعداد مهام سير عمل مخصصة ومتعقبات رشيقة لفرق مشروعك

يتخصص ClickUp أيضًا في إدارة المشاريع الرشيقة، مما يمنحك حرية تتبع نقاط العدو السريع بناءً على المهام الفرعية والمكلفين. يمكنك حتى إدارة الأصول والوقت والموارد الأخرى مع النماذج الرقمية . إنها أسهل طريقة للجمع بين تحديد الأهداف والمساءلة وموازنة عبء العمل دون تبديل المنصات.

تقارير آلية وقابلة للتخصيص

يحتوي ClickUp على بعض من أقوى تقارير المشاريع. تجعل وظائف التحكم من السهل إنشاء تقارير عن حالات المهام، وتتبع الوقت، ومقاييس الموظفين، والمعالم، وغير ذلك الكثير. 🎯

قم بإعداد التقارير التي تحتاج إليها، كل ذلك في مكان واحد، على ClickUp

استخدم ميزة تتبع الوقت لمراقبة مساهمات الموظفين أو إنشاء تقديرات العملاء. تقارير ClickUp مثالية أيضًا لمعرفة العمل الذي أنجزه فريقك، وما هو قادم، ومن الذي يتخلف عن الركب.

## وظائف الإدارة الأربع أمثلة

تعد الوظائف الأربع للإدارة أساسية للقيادة القوية بغض النظر عن المجال الذي تعمل فيه. من المفيد أن نرى بعض الأمثلة على هذه الوظائف في الممارسة العملية، لذا دعنا نلقي نظرة. 🔎

عملية التخطيط مثال

مدير تسويق مسؤول عن وضع استراتيجية لإطلاق منتج جديد. قبل تشكيل فريق عمل، يقوم بإجراء أبحاث السوق، وتحديد أهداف المبيعات والتواصل مع العملاء، واختيار القنوات الإعلانية، وتحديد الميزانية والجدول الزمني لإطلاق المنتج.

وظيفة التنظيم مثال

يُعد مديرو الإنشاءات مثالاً رائعًا على وظيفة التنظيم. يقوم مديرو المشاريع المشغولون هؤلاء بتخصيص الموارد للعمالة والمعدات والمواد. كما أنهم مسؤولون أيضًا عن وضع الجداول الزمنية وتنسيق العمل بين الموظفين والمقاولين من الباطن والموردين.

الوظيفة القيادية مثال على ذلك

يعمل مدير المدرسة الثانوية على تحفيز وتوجيه المعلمين والموظفين. فهم يؤثرون بشكل كبير على ثقافة المدرسة ويشرفون على المعايير التعليمية. يتعامل المديرون مع النزاعات بين أولياء الأمور والمعلمين ويعززون ثقافة إيجابية وشاملة تدعم سلامة الطلاب وتعلمهم.

وظيفة الضبط مثال

يتعين على مديري المطاعم الموازنة بين الإدارة الفعالة لكل من موظفيهم والشؤون المالية للمطعم. فهم يراقبون مقاييس مثل المبيعات والمصروفات اليومية، ويضمنون سلامة الطعام، ويراجعون ملاحظات العملاء، ويضبطون الموظفين أو عناصر القائمة للحفاظ على الربحية أو الجودة.

## حقق أهداف شركتك أهداف شركتك أسرع مع Clickup

سواء كنت تشرف على فريق برمجيات، أو تقود حملة تسويقية، أو تقود مشاريع إبداعية، فإن هذه الوظائف هي بوصلة مفيدة في التعامل مع تعقيدات الإدارة. 🧭

يستخدم القادة الجدد والمتمرسون الوظائف الأربع للإدارة لتحديد الأهداف وقيادة فرقهم إلى النجاح.

المهارات الشخصية مهمة هنا، ولكن الأدوات المناسبة مهمة أيضًا. ClickUp هي منصة بديهية وفعالة تجمع الوظائف الأربع في مكان واحد. إنها أفضل طريقة لإنشاء خطط قابلة للتنفيذ، وتنظيم عملك، وقيادة فريقك والتعاون معه، ومراقبة النتائج. 🤩

لماذا تدير كل شيء يدويًا؟ اجمع كل أعمالك في مكان واحد مع ClickUp. شاهد الفرق بنفسك: أنشئ مساحة عمل ClickUp المجانية الآن .