كيفية التخطيط لفعالية مؤتمر افتراضي

إذن، أنت تريد استضافة مؤتمر افتراضي. _عظيم!

تشهد الفعاليات الافتراضية توهجًا كبيرًا، وربما تكون قد حضرت بنفسك ما لا يقل عن اثني عشر منها على الأقل - نعم، لا تزال ساعات العمل من المنزل السعيدة ودروس اليوغا المباشرة تحتسب.

تخلق الأحداث عبر الإنترنت حلاً فعالاً من حيث التكلفة وشاملاً لأولئك الذين يواجهون قيود السفر، و ستبقى على الأرجح لفترة طويلة بعد عودة العالم إلى العصور "السابقة".

ولكن من أين تبدأ ? وكيف تجعل اجتماع افتراضي ناجح ?

نحن نسمعك، وقد مررنا بذلك أيضًا! انقر فوق مؤخرًا مؤتمرًا واسع النطاق على شبكة الإنترنت, LevelUp مُدار بالكامل في ClickUp نفسه! ولكن سواء كنت تخطط لمؤتمر الإنتاجية النهائي أو حفل زووم لأختك في حفل زووم لطفلها الرضيع، فهناك خمس خطوات أساسية للتخطيط للحدث الافتراضي لـ أحلامك_ الافتراضية

5 خطوات للنجاح الافتراضي

عندما تقوم بتلخيص قائمة التحقق لأي حدث افتراضي، هناك بعض الخطوات التي تشترك فيها العديد من الخطط الناجحة.

لذا اربط حزام الأمان واحصل على ملحق كروم ClickUp Chrome استعدوا لبعض الملاحظات، لأننا هنا لمشاركة هذه الخطوات معكم الآن... _الآن!

NBA/ تينور

الخطوة 1: اختر الحدث الخاص بك

قبل التخطيط، تحتاج إلى تحديد نوع الحدث الافتراضي الذي ستستضيفه. ربما يكون مؤتمراً، أم ندوة عبر الإنترنت؟ وما الفرق بينهما؟ هناك أربعة أنواع أساسية من الفعاليات الافتراضية التي من المحتمل أن تندرج فعاليتك ضمنها.

يعد المؤتمر الافتراضي مثاليًا لحدث افتراضي طويل وواسع النطاق مع جدول أعمال المؤتمر يمكن لكل حاضر أن ينتقي ويختار من بينها لبناء يومه. عادةً ما يُعقد المؤتمر الافتراضي في الوقت الفعلي وهو النوع المثالي من الفعاليات لتوليد العملاء المحتملين والتواصل عبر الإنترنت.

الندوة عبر الإنترنت هي أقصر من المؤتمر وهي فعالية افتراضية قائمة بذاتها تخدم غرض الدرس أو "كيفية التدريب" لا تقدم الندوة عبر الإنترنت الكثير من فرص التواصل لأن هذا النوع من الفعاليات غالباً ما يتم تسجيله ليتم تشغيله وقتما يختار الحضور، ولكنها عادةً ما تتضمن جلسة أسئلة وأجوبة إذا كان الحدث قد عُقد في الوقت الفعلي.

الفعاليات المختلطة الداخلية والخارجية هي الفعاليات التي تُعقد عبر الإنترنت وشخصياً في نفس الوقت.

_إلى جانب: حفلات الزفاف وحفلات الخطوبة الافتراضية

تحدث العديد من الاجتماعات وحفلات الأعياد وفعاليات الفريق بهذا الشكل أيضًا! إذا اقتصر الحدث على أعضاء الفريق داخل الشركة فقط، فهو حدث داخلي مختلط. ولكن إذا تمت دعوة العملاء المحتملين أو المستخدمين أو الشركات الأخرى إلى الحفلة، فإنها تعتبر حدثًا مختلطًا خارجيًا وفرصة رائعة للتواصل!

الخطوة 2: اختر منصة المؤتمرات الافتراضية الخاصة بك

بمجرد أن تقرر نوع الحدث الافتراضي الذي يخدم غرضك على أفضل وجه، فكر في كيفية بث الحدث.

هناك الكثير من من منصات البث التي تناسب جميع الميزانيات، لذا قبل أن تلتزم بخيار ما بناءً على السعر وحده، فكر أولاً في هدف الحدث الخاص بك ونطاقه.

اسأل نفسك:

• ما هو الغرض من فعاليتك؟ ارجع إلى نوع الفعالية الافتراضية ولاحظ الصفات التي جعلتك تختار الشكل الأفضل بالنسبة لك ولماذا
• كم عدد الحاضرين الذين تتوقع حضورهم؟ هل سيكون هناك آلاف الضيوف أم عشرة من أصدقائك المقربين؟
• ما هي الميزات التي تحتاجها بالتأكيد؟ إذا كانت مشاركة الجمهور جزءًا كبيرًا من فعاليتك، فابحث عن المنصات التي تسمح للأعضاء بالدردشة أو رفع أيديهم أو التحدث إلى أقرانهم. إذا كانت فعاليتك عبارة عن برنامج تعليمي مدته عشر دقائق حول كيفية تقليب وتلميع حاجبيك في المنزل، فربما عليك التركيز على منصة تتيح لك البث المباشر والتسجيل لوقت لاحق

قد يثير طرح هذه الأسئلة على نفسك بعض الأسئلة الجديدة غير المدرجة هنا. وهذا أمر جيد! على أقل تقدير، ستجعل هذه الأسئلة الثلاثة عقلك يعمل في الاتجاه الصحيح لاختيار منصة البث التي تناسبك تماماً.

ديزني/ GIPHY

بعض أفضل اختياراتنا لمنصات البث:

مع نمو عالم الفعاليات الافتراضية، يزداد عدد منصات البث لتختار من بينها! اختر بعناية، فسيكون هذا هو مكانك الافتراضي بشكل أساسي - وتذكر، لا داعي للاختيار! تتضمن بعض منصاتنا المفضلة ما يلي:

• براند لايف : تنفرد Brandlive بأنها تقدم ثلاثة منتجات مختلفة للبث المباشر اعتمادًا على نوع حدث المؤتمر الافتراضي الذي تخطط له. وتشمل منتجاتها كل من Allhands، والبث المباشر، وصالات العرض، مما يسمح لك باختيار التجربة المصممة خصيصًا لفئة الحدث الافتراضي الخاص بك - كل شيء بدءًا من اجتماعات العمل اليومية إلى إطلاق المنتجات الفيروتية. وهذا يضمن حصولك على الميزات التي تحتاجها!
• هاي سوميت : ستساعدك منصة البث هذه أيضًا على إنشاء صفحة مقصودة لموقعك الإلكتروني الخاص بالمؤتمر قبل الحدث لتتبع التسجيل والبدء في تسويق مؤتمرك. إذا كنت تخطط لسلسلة من المحاضرات أو جلسات متعددة للمتحدثين، فقد يكون HeySummit جديراً بالتفكير.
• AirMeet : منصة مماثلة مصممة لعقد مؤتمرات القمة وورش العمل الافتراضية. وهي تؤكد على الجانب الاجتماعي لعقد حدث أو ندوة عبر الإنترنت وتعد بتجربة تواصل ثرية.
• زووم : آه، المجرب والحقيقي. لقد ازدهر Zoom ليصبح اسمًا مألوفًا في العام الماضي، ومن المحتمل أن تكون قد وصلت إلى حد الـ 40 دقيقة مرة أو مرتين، ولكن مع خياراته المدفوعة، يمكن لـ Zoom استضافة أحداث من جميع الأحجام. توفر ميزة الجلسات الجانبية فرص التواصل للحاضرين والمنظمين، وتتيح إمكانية استخدام الأجهزة المحمولة للمستخدمين الانضمام من أي مكان.

الخطوة 3: حافظ على تفاعل جمهورك

يتمثل أحد التحديات الرئيسية للمؤتمر الافتراضي في أن الحدث في الواقع افتراضي.

هناك طاقة معينة تتراكم في القاعة خلال مؤتمر شخصي جيد التنظيم - عندما يسير اليوم بالطريقة التي تصوّرتها بالضبط ويكون الجميع في حالة من الحماس والإثارة.

ولكن لا تقلق، هذا الشعور لا يزال ممكناً مع الفعاليات عبر الإنترنت

تحتاج فقط إلى أن تكون أكثر إبداعًا في كيفية إبقاء الحاضرين ملتصقين بالمحتوى الخاص بك.

عند تنظيم فعاليتك، قسّم طريقة تقديمك للمعلومات وفكر في استخدام مزيج من المحتوى المباشر والمسجل مسبقًا.

خاصةً في الفعاليات الأطول مثل المؤتمرات أو مؤتمرات القمة، يمنح المحتوى المختلط مقدمي العروض التقديمية استراحة قصيرة من التحدث ويمكن أن بمثابة خطة طوارئ n في حالة حدوث خطأ تكنولوجي أو خطأ في التوقيت.

يعمل المحتوى المختلط أيضًا على تغيير الطريقة التي يستوعب بها الحاضرون المعلومات ويمكن أن يساعدهم على تذكر الأفكار المهمة واللحظات الرئيسية من اليوم!

قد يعني هذا دمج مقاطع الفيديو التي أعدتها شركتك، والتي لها صلة بموضوع الفعالية، أو حتى صورة متحركة رائعة. ومن لا يحب الصور المتحركة الجيدة؟

بوب تي في/ GIPHY نصيحة: شارك أفكار المحتوى وناقشها مع فريقك خلال عملية التخطيط من خلال تخزينها في ClickUp! تضمين مقاطع فيديو يوتيوب، وعناوين URL لفيديو، وملفات Google Drive، و تسجيلات الشاشة مباشرة داخل أوصاف المهام و التعليقات بحيث لا يفصلك أكثر من ثوانٍ عن المحتوى الذي تحتاج إليه.

طريقة أخرى لإبقاء الناس منتبهين؟ اختر مضيفًا أو متحدثًا ذا صلة يمكنه أن يحافظ على استمرارية جدول الأعمال.

يمكن أن يساعد المتحدث القوي في جذب المزيد من مبيعات التذاكر إلى فعاليتك وإبقاء ضيوفك في حالة تأهب! لا سيما الشخصيات الضيوف المتخصصين في موضوع فعاليتك أو خبراء الصناعة، أو من الأسماء المألوفة في الشركة، أو من المتحدثين المحترفين الذين يعرفون كيفية ملء أي مساحة ميتة غير متوقعة.

تماماً مثلما فعلت إيمي بوهلر وتينا فاي استضافتا حفل توزيع جوائز غولدن غلوب أربع مرات، وكيف أحضرت ClickUp عالم النفس التنظيمي المشهور عالمياً، آدم غرانت، بصفته المتحدث الرئيسي في مؤتمر LevelUp 2021. 😉

حتى مع وجود متحدث أو مضيف رائع، ضع في اعتبارك هذه الخيارات لملء جدول أعمالك بفرص مفيدة لاستعراض معرفتك:

• قدم جلسات جانبية أو حلقات نقاش خلال اليوم للحاضرين للتعلم من أحد المنسقين والمناقشة معًا. هذه طريقة رائعة لضيوفك للتعرف على بعضهم البعض والتواصل من كلا الجانبين
• إذا كان ذلك ممكناً، قم بتمكين إمكانيات الدردشة على منصتك حتى يتمكن الحاضرون من التفاعل والتواصل فيما بينهم في أي وقت. _عش قليلاً
• اترك وقتًا للأسئلة والأجوبة المباشرة للجلسة في نهاية كل قسم. سيبدو المؤتمر الافتراضي أكثر خصوصية وسيشعر ضيوفك بمزيد من التفاعل إذا علموا أنهم جزء من المحادثة. اجعل عضوًا آخر من فريقك يراقب دردشة الفعالية الخاصة بك حتى لا يبقى أي سؤال دون إجابة

الخطوة 4: إدارة جميع الأجزاء المتحركة في مكان واحد

من نافلة القول أن الكثير من التخطيط يدخل في مؤتمر افتراضي من أي حجم، وإذا كنت قد وصلت إلى هذه المرحلة من اللعبة، فمن المحتمل أنك تشعر بذلك بالفعل. تتبع التقدم الذي تحرزه في الجدول الزمني لفعاليتك الافتراضية من خلال تنظيم مهامك في مكان واحد على الإنترنت منصة إدارة المشروع .

AKA، يجب عليك استخدام انقر فوق .

انقر فوق هو الصمغ الذي سيجمع تخطيط الحدث الافتراضي الخاص بك معًا وأحد أصوله الرئيسية هو قدراته على التخصيص. بمعنى، يمكن لكل فرد في الفريق العمل بالطريقة التي يريدها.

كيف استخدمنا منصتنا الخاصة لتخطيط LevelUp؟ إليك بعض الأمور الصغيرة التي يجب القيام بها والتي لها تأثير كبير:

• إنشاءقائمة لجميع الأشياء المتعلقة بمؤتمرك القادم وإضافة حقول مخصصة إلىالمهام لكل قسم لإظهار أصحاب المصلحة والمنظمين الذين تتعلق بهم المهمة
• ابحث بسرعة عن المهام الموكلة إليك في كل قائمة باستخدامالفلاتر ووضعي. ابحث عن مهامك الفورية والأكثر إلحاحًا من خلال التخلص من أي مشتتات والنظر إلى المهام التي تتعلق بمنظمي أحداث معينة أو بك فقط
• استخدملوحة التحكم للاطلاع بسهولة على ملخص غير مصفى لمدى قربك من إكمال مشروعك. في الأساس، هذه هي النظرة الشاملة لكيفية سير الأمور. استخدم لوحة المعلومات في الاجتماعات عند تقديم التقارير إلى أصحاب المصلحة أومديري المشاريع
  • استضف اجتماعاتك مباشرة في ClickUp! اجعل أي اجتماع اجتماع على Zoom باستخدامتكامل Zoom في مهمة ClickUp الخاصة بك

الخطوة 5: قم بالتسويق

لقد أوشكت على الانتهاء! لقد حصلت على

✅ نوع الحدث

✅ خدمة البث

✅ جدول الأعمال

✅ الأداة المثلى لإدارة المشاريع Cough, cough, ClickUp.

والآن، حان الوقت للحصول على مقاعد افتراضية في تلك المقاعد الافتراضية من خلال تنفيذ استراتيجية تسويق شاملة للوصول إلى الأهداف .

تمنحك المؤتمرات الافتراضية مرونة جذب الجماهير من جميع أنحاء العالم، طالما أنك تعرف كيفية الوصول إليهم! يمكن أن تساعدك ClickUp في إدارة منشوراتك على وسائل التواصل الاجتماعي، ومقاطع الفيديو على قناة شركتك على YouTube، والتسويق عبر البريد الإلكتروني، واستراتيجيات العلاقات العامة, والمزيد .

استخدم الحقول المخصصة للوصول السريع إلى المنشورات، والنماذج، والمستندات، وعناوين URL، وحتى المعلومات الأساسية للمراجعة أو الرجوع إليها. تبقى هذه مع مهامك و المهام الفرعية في كل مرحلة من مراحل عملية التخطيط الخاصة بك، والسماء هي الحد الأقصى عندما يتعلق الأمر بكل ما يمكن أن تحمله الحقول المخصصة! لذا استمتع بها. 🤓

إذا كانت إستراتيجيتك التسويقية تتضمن إضافة حالة كبار الشخصيات إلى قائمة ضيوفك, صفقات المؤثرين للترويج للحدث الخاص بك، أو الرعاية، فقد حان الوقت لاستخدام مركز القوالب في ClickUp .

إنشاء أو تطبيق أحد القوالب سابقة الإنشاء قالب تخطيط الحدث من مركز القوالب الخاص ب ClickUp

اختر من بين أحد قوالب ClickUp المعدة مسبقًا قوالب مصممة لتخطيط الفعاليات أو قم بإنشاء نموذج خاص بك لتغطية جميع القواعد اللازمة للمهام المتكررة بسرعة.

استعد، استعد، انطلق!

تذكر، هذه هي البداية فقط!

قد تكون هذه هي الخطوات الخمس الأساسية ل التخطيط لمؤتمرك الافتراضي القادم ولكن الاحتمالات لا حصر لها وسوق الفعاليات عبر الإنترنت آخذ في الازدياد! لذا دعنا انقر فوق قم بالأعباء الثقيلة على الجانب التنظيمي، ثم أطلق العنان لإبداعك!

فوكس/ GIPHY