_"الاجتماعات هي المكان الذي يموت فيه العمل الحقيقي"
اعتدت أن أقول أشياء كهذه طوال الوقت - ولسبب وجيه.
فكر في الأمر: اجتماع لمدة ساعة واحدة مع ثمانية أشخاص ليس مجرد ساعة واحدة - بل ثماني ساعات. هذا يوم عمل كامل ينقضي في ستين دقيقة. نحن لا ننفق ما يساوي ثماني ساعات من المال بلا مبالاة، ومع ذلك فإننا نحرق ثماني ساعات من الوقت الجماعي دون تفكير.
كنت أعتقد أن العمل غير المتزامن هو الحل. استبدلت الاجتماعات بوثائق مفصّلة، مما سمح للجميع بالمراجعة والمساهمة بالسرعة التي تناسبهم. كان هذا شعورًا تحرريًا للغاية! كان كل شخص يعمل بالسرعة التي تناسبه، دون أن يقاطعه الأزيز المستمر لإشعارات الاجتماعات. لقد كنت متحمسًا جدًا لهذا النهج، لدرجة أن الناس بدأوا يطلقون عليّ لقب _"العميد غير المتزامن"
لكن شيئًا ما لم يكن صحيحًا تمامًا.
فقد ازدهر بعض أعضاء الفريق بينما انجرف آخرون. وازداد عدم التوافق. وتوقفت القرارات. ولاحظت شيئًا مفاجئًا: بعض أفضل أعمالنا لم تحدث إلا عندما كنا نتلقى مكالمة هاتفية. بدأت المشاكل التي حاولنا إصلاحها تنهار بطرق جديدة.
إليك ما تعلمته: إن الاجتماعات ليست سيئة بطبيعتها إنما هي فقط سيئة التصميم
لماذا تفشل معظم الاجتماعات
صُممت معظم الاجتماعات لتفشل قبل أن تبدأ. فهي اجتماعات متسرعة ومتضخمة وغير موجهة.
وإليك السبب:
مشكلة السياق
لا تبدأ الاجتماعات الرائعة عندما ينضم الأشخاص إلى المكالمة - بل تبدأ قبل ذلك بوقت طويل. فبدون السياق المشترك، تصبح الاجتماعات جلسات مكلفة للحاق بالاجتماعات. لا أحد يريد قضاء 20 دقيقة في تعلم ما كان بإمكانه قراءته مسبقاً.
فخ جدول الأعمال الغامض
"مناقشة مستجدات المشروع" ليس جدول أعمال - إنه اعتراف بسوء التخطيط. جدول الأعمال الحقيقي يجيب على أسئلة مثل: _ما هو القرار الذي نتخذه؟ ما المشكلة التي نقوم بحلها؟
بدون هذه الإجابات، أنت فقط تحجز مساحة في التقويم.
تأثير الاكتظاظ
تزدهر الاجتماعات بالتركيز، والتركيز يموت في الزحام. كل مشارك غير ضروري يضعف المحادثة. وينتهي بك الأمر بمتفرجين بدلاً من مساهمين، يتساءل كل منهم بصمت عن سبب وجوده هناك.
القرارات المتلاشية
قد يكون القرار الذي يتم اتخاذه دون توثيقه كما لو أنه لم يحدث أبدًا. بدون تسجيل ومتابعة واضحة، تصبح الاجتماعات حلقة لا نهاية لها من نفس المناقشات أسبوعًا بعد أسبوع. أنت لا تتحرك إلى الأمام - أنت تدور في دوائر.
طريقة أفضل
لا ينبغي للاجتماعات أن تستغرق وقتاً طويلاً، بل يجب أن تحقق تقدماً. ومع ذلك، كم مرة تؤدي هذه الاجتماعات إلى ملاحظات مبعثرة أو قرارات منسية أو بنود عمل لا يتم العمل عليها أبدًا؟ فالأدوات المصممة لمساعدتنا على التعاون غالباً ما تتركنا في حالة من الفوضى.
وهذا ما شرعنا في إصلاحه. لقد فكر فريقنا بعمق في كيفية تحويل الاجتماعات من مصدر للإحباط إلى مصدر للزخم.
وإحدى الطرق التي نفعل بها ذلك هي من خلال مدوّن الملاحظات*AI -أداة مصممة لتحويل الفوضى التي تعقب الاجتماعات إلى رؤى واضحة وقابلة للتنفيذ.
إليكم الفكرة...
التقاط القرارات، وليس فقط الكلمات
الاجتماعات مليئة بالقرارات والرؤى القيّمة، ولكن غالبًا ما يتم دفنها في كومة من الملاحظات. يضمن مدوّن الملاحظات بالذكاء الاصطناعي تسجيل كل قرار يتم اتخاذه ومشاركته بسهولة مع أي شخص - سواء كان في الغرفة أم لا.
تحويل المحادثات إلى إجراءات
تسجيل ما قيل لا يكفي. يجب أن تدفع الاجتماعات العمل إلى الأمام. يلتقط مدوِّن الملاحظات بالذكاء الاصطناعي عناصر الإجراءات، ويُسندها إلى الأشخاص المناسبين، ويضمن عدم إغفال أي شيء.
حفظ السياق
يحدث كل اجتماع ضمن مشروع أوسع. من خلال ربط المناقشات بالمهام والملفات والقرارات السابقة، يوفر مدون الملاحظات بالذكاء الاصطناعي سياقًا كاملاً - حتى يتمكن فريقك من المضي قدمًا دون الحاجة إلى إعادة صياغة الماضي.
الأمر أكثر من مجرد ملخص، إنه يتعلق بالوضوح والزخم
عندما تتصل الاجتماعات بسلاسة مع العمل نفسه، فإنها تتوقف عن كونها استنزافًا وتبدأ في إعادة الوقت:
لا مزيد من ملاحقة الملاحظات، لا مزيد من التساؤل عما تقرر.
_أفضل جزء؟
الأمر لا يتعلق فقط بتسجيل ما قيل - بل يتعلق بربطه بالعمل الذي يحدث قبل الاجتماع وبعده.
كل نقاش له سياقه، وكل قرار له متابعته.
السؤال الحقيقي
يجب أن يبدأ كل اجتماع من نقطة وضوح: _"ما هو الغرض من هذا الاجتماع؟ هل نحن نحل مشكلة، أم نتخذ قرارًا، أم نحدد اتجاهًا واضحًا؟
إذا لم تتمكن من الإجابة على هذه الأسئلة، فأنت لست بحاجة إلى اجتماع، بل تحتاج إلى إعادة التفكير.
الهدف ليس عقد اجتماعات أكثر أو أقل. بل عقد اجتماعات أفضل اجتماعات. اجتماعات تحترم وقتك وتعطي أكثر مما تأخذ. الاجتماعات التي تحول المحادثات إلى تقدم.
لأنه عندما تتم الاجتماعات بشكل صحيح، فإن الاجتماعات ليست المكان الذي يموت فيه العمل. بل هي المكان الذي ينبض فيه العمل بالحياة.
هل أنت مستعد لتحويل اجتماعاتك؟
توقّف عن السماح للاجتماعات بسرقة وقتك وطاقتك - حوّلها إلى سلاحك السري لتحقيق التقدم.
باستخدام أداة تدوين الملاحظات بالذكاء الاصطناعي من ClickUp، يمكنك تسجيل كل قرار وبند إجراء وسياق دون عناء، مما يضمن استمرار تركيز فريقك أثناء الاجتماع - والتوافق مع الخطوات التالية بعد ذلك.