عندما يتحول متسوقو النوافذ في عملك أخيرًا إلى عملاء مخلصين، يزداد الطلب على منتجاتك. وبصفتك مديراً للمخزون، فإن مهمتك هي الحفاظ على سير كل شيء بسلاسة، والتأكد من أنك تقوم بتتبع المخزون وتسجيله ومراقبته لتلبية هذا الطلب المتزايد.

لكن السؤال الحقيقي هو، كيف يمكنك تتبع مخزونك بدقة؟ كيف تعرف ما الذي ينخفض أو يكلفك المزيد من المخزون؟

في هذا الدليل، سنقوم بتفصيل قوائم المخزون، بما في ذلك ماهيتها، وسبب أهميتها، والأنواع المختلفة التي يمكنك استخدامها.

كما سنشارك أيضًا الأداة المثالية ونموذج قائمة جرد المخزون لتسريع العملية، مما يجعل إدارة المخزون أمرًا سهلاً للغاية. هيا بنا! 🚀

## ⏰ ملخص 60 ثانية

🏁 قوائم الجرد تتبع المخزون الخاص بك، بما في ذلك الأصناف والكميات ووحدات حفظ المخزون

🏁 تساعد قوائم الجرد على إدارة مستويات المخزون، مما يمنع التخزين الزائد أو النقص

🏁 لإنشاء قائمة جرد، ابدأ بتقييم احتياجاتك واختيار الأداة المناسبة واستخدام القوالب مثل هذا النموذج لتنظيم قائمتك بكفاءة وتعيين الأدوار لإدارة أسرع

🏁 لتتبع أسرع، اتبع نصائحنا وأفضل الممارسات حول تخصيص القوالب واستخدام أدوار محددة

🏁 استخدم انقر فوق لتبسيط عملية إدارة المخزون من البداية إلى النهاية. وبفضل ميزات مثل القوالب والحالة المخصصة ولوحة المعلومات وطريقة عرض الجدول، يمكنك مراقبة مستويات المخزون الحالية وتحديد الاتجاهات وتحسين تخصيص الموارد

ما هي قائمة المخزون؟

قائمة المخزون هي لقطة لكل ما لدى شركتك في المخزون. إنها قائمة مفصلة لجميع منتجاتك أو موادك، من المستلزمات الخام إلى البضائع الجاهزة. إنها تساعدك على تتبع كل ما لديك حتى لا تفرط في التخزين أو ينفد أي شيء مهم.

عادةً ما يعرض كل إدخال وصف الصنف، والكمية المتوفرة لديك، ورقم SKU للصنف، وأحيانًا تفاصيل إضافية مثل مكان وجوده أو اسم المورد.

هذه القائمة هي المفتاح لإدارة مستويات المخزون وضمان تلبية طلب العملاء دون خسارة المال على المخزون الزائد.

فوائد قائمة المخزون

دعنا نلقي نظرة على الطرق العديدة التي تجعل قائمة المخزون عملك أكثر كفاءة:

👩‍💼 تلبية طلب العملاء في الوقت المحدد

عندما تتدافع لإعادة ترتيب المواد في اللحظة الأخيرة، تفوتك الصفقات والخصومات والأرباح. مع قائمة المخزون، ستعرف دائمًا ما هو متوفر في المخزون لتلبية طلبات العملاء في الوقت المحدد دون ضغوط. وبهذه الطريقة، ستبقى متقدماً على الطلب وتحقق أقصى استفادة من مخزونك دون عوائق.

📈 رؤى قائمة على البيانات

يمكّنك استخدام البرمجيات الحديثة لإدارة المخزون من اكتشاف الاتجاهات في أنماط شراء العملاء، ومعرفة المنتجات التي تتطاير من على الرفوف ولماذا، والتنبؤ بالطلب الموسمي. يساعدك تحليل البيانات في الوقت الفعلي على تحديد ما يجب طلبه ومتى.

💸 تحسين وضع الميزانية والتخطيط المالي

تتبع قوائم المخزون يجعل وضع الميزانية والتخطيط المالي أسهل بكثير. يمكنك تعديل ميزانيتك لتحسين الربحية (مع تجنب نفاد المخزون أو الإفراط في التخزين) فقط من خلال تحديد المنتجات التي تحقق أداءً جيدًا والمنتجات التي لا تحقق أداءً جيدًا.

أنواع قائمة المخزون

هناك أنواع مختلفة من قوائم المخزون لاحتياجات مختلفة. دعونا نلقي نظرة على ثلاثة من أكثرها شيوعًا التي يستخدمها مديرو المخزون 👇

1. المواد الخام

تساعدك قوائم جرد المواد الخام على تتبع المواد المتوفرة لديك لصنع المنتجات النهائية. من خلال الرؤية الكاملة لاحتياجاتك من المواد الخام ومدى توافرها، يمكنك الحفاظ على سير خطوط الإنتاج بسلاسة.

2. العمل قيد المعالجة

تقوم قوائم المخزون قيد التشغيل بتتبع العناصر التي يتم العمل عليها أو استخدامها حاليًا في الإنتاج. هذا السجل التفصيلي مفيد عندما تحتاج إلى التحقق بسرعة من المواد أو إعادة طلبها إذا لم تسر الأمور كما هو مخطط لها في اللحظة الأخيرة.

3. السلع تامة الصنع

هذا هو أبسط أنواع قوائم الجرد - مجرد سجل لجميع البضائع الجاهزة الجاهزة للبيع. من خلال تحديثها بانتظام، سيكون لديك رؤية واضحة لما هو جاهز للشحن، مما يساعد في تخطيط استراتيجيات التسويق وخلق الطلب على منتجاتك.

مكونات قائمة الجرد الفعالة ## قائمة الجرد الفعالة

قم بإنشاء قائمة جرد شاملة وفعالة للحفاظ على تتبع المخزون الخاص بك في الوقت المناسب.

فيما يلي المكونات الرئيسية التي يجب أن تتضمنها قائمة مخزون الشركة:

• أسماء المنتجات: قم بإدراج كل منتج بالاسم، ولكن لا تتردد في استخدام إصدارات أقصر أو مألوفة أكثر طالما يمكن للجميع التعرف على المنتجات دون التباس
• الأوصاف الفريدة: بالنسبة للمنتجات من نفس الفئة (مثل السترات)، أضف سمة مثل اللون أو الحجم أو الموديل لتسهيل التمييز بينها. على سبيل المثال، "جاكيت مقاس 10 بني اللون
• وحدة حفظ المخزون (SKU): وحدات حفظ المخزون هي رموز أبجدية رقمية فريدة لكل منتج، مثل "AKSNA01" وهي تسهل عملية التتبع والتعرف على المنتجات، لذا احرص على أن يكون لكل منتج وحدة حفظ مخزون خاصة به
• الكميات: هذا هو المفتاح! تتبع عدد الوحدات المتوفرة لديك من كل صنف. تساعدك الأرقام الدقيقة على تجنب الإفراط في التخزين أو نفاد المخزون
• المواقع: إذا كانت منتجاتك موزعة على مستودعات مختلفة، فقم بتدوين مكان تخزين كل صنف، سواء كان ذلك مستودعاً أو رفاً أو صندوق تخزين محدداً. هذا يجعل العثور على المنتجات واسترجاعها أسرع بكثير
• عتبات إعادة الطلب: قم بتعيين حد أدنى لمستوى المخزون لكل صنف؛ وبهذه الطريقة، ستحصل على تنبيه عندما يحين وقت إعادة الطلب قبل نفاد المخزون
• تفاصيل الموردين: احتفظ بمعلومات الاتصال بالمورد الخاص بك، مثل الاسم ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني، حتى تتمكن من الاتصال بسرعة عندما يحين وقت تقديم الطلب
• تاريخ انتهاء الصلاحية: إذا كانت المنتجات لها تواريخ انتهاء صلاحية (مثل المواد الغذائية أو منتجات التجميل)، أضف هذه المعلومات إلى قائمة المخزون لديك

في حين أن هذه هي المكونات التي يجب أن تكون ضرورية، يمكنك إضافة المزيد أو تعديلها بناءً على مجال عملك.

اقرأ أيضًا: ما هي مذكرة استلام البضائع (GRN)؟

إنشاء قائمة جرد: دليل خطوة بخطوة

الخطوة 1: تقييم احتياجاتك

قبل البدء في إنشاء قائمة الجرد، قم بإجراء تقييم أولي للأصناف التي تحتاج إلى جردها. استخدم طريقة ABC لتصنيف الأصناف على أساس قيمتها، والطلب عليها، وقيمة مبيعاتها، وتكرار استخدامها، وما إلى ذلك

هذا أيضًا هو المكان الذي تقرر فيه مدى تفصيل قائمة الجرد الخاصة بك. يمكنك تضمين التفاصيل الأساسية، مثل وحدة حفظ المخزون والفئة ومستوى المخزون وموقع التخزين، أو إضافة تفاصيل مثل احتياجات التخزين الخاصة وتفاصيل الموردين ومهلة إعادة التخزين.

بناءً على هذا التقييم الأولي، يمكنك تحديد الأداة التي ستساعدك على تحسين تكاليف إدارة المخزون وكفاءته.

الخطوة 2: اختر الأدوات المناسبة

هناك عدة طرق لإنشاء قائمة الجرد، اعتمادًا على احتياجاتك:

• العمليات اليدوية: إذا كنت تبدأ بشكل بسيط، يمكنك الاعتماد على قائمة جرد يدوية. إنها اقتصادية ولكنها تستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء، خاصةً عند تتبع عدة مستويات للمخزون
• مايكروسوفت إكسل أو جداول بيانات جوجل: يقوم Microsoft Excel أو جداول بيانات Google بتنظيم قائمة المخزون في صفوف وأعمدة حيث يمكنك إعداد صيغ تلقائية لتحديث الأرقام عند تغيير كمية المخزون. يساعد هذا في تقليل الأخطاء وتبسيط عملية التتبع، ولكن هذا لا يزال يتطلب إدخال البيانات يدويًا
• برنامج إدارة المخزون: معبرنامج إدارة المخزون، يمكنك إدارة معدل دوران المخزون، وتعيين نقاط إعادة الطلب، وحتى إجراء تحليل للبيانات لتتبع كمية المخزون وتحسينها

الخطوة 3: استخدم قوالب معدة مسبقًا

يقدم برنامج إدارة المخزون المتقدم قوالب جرد مجانية التي تحافظ على تنظيم كل شيء وتتبع المخزون في الوقت الفعلي وأتمتة العملية بأكملها.

يمكن تخصيص هذه الأطر المصممة مسبقًا لتلبية احتياجات العمل الفريدة ودمجها مع أنظمة المبيعات والمحاسبة وإدارة سلسلة التوريد.

⌛ موفرة للوقت: استخدم قالب جرد ClickUp's Inventory Template لتتبع مخزونك. أضف جميع المكونات - مثل وحدات SKU، وعتبات إعادة الطلب، وإجمالي قيمة المخزون - وعدِّله بما يتناسب مع مجال عملك.

مكافأة: 10 قوالب مجانية لقوائم البائعين لإدارة العقود

استخدام ClickUp لإدارة المخزون ## استخدام ClickUp لإدارة المخزون ClickUp عبارة عن منصة شاملة تتخلص من الصداع الناتج عن إدارة مخزونك.

فبدلاً من التنقل بين أدوات متعددة لاحتياجات مختلفة، تتيح لك ClickUp القيام بكل شيء، بدءًا من إنشاء قوائم المخزون إلى تتبع مستويات المخزون في مكان واحد.

ClickUp عرض الجدول

للمبتدئين عرض الجدول الخاص بـ ClickUp يجعل تتبع المخزون أكثر سهولة. فكر فيه مثل جدول بيانات المخزون ولكن بقوة أكبر بكثير.

يتيح لك إنشاء قوائم المخزون وتحديثها وتنظيمها بسهولة، مع الحفاظ على ترابط كل شيء.

تنظيم بيانات المخزون في جداول البيانات باستخدام طريقة عرض جدول ClickUp Table View

مع حالات المهام المخصصة لـ ClickUp والتسميات، يمكنك الحصول على نظرة عامة شاملة عن مخزونك وإنشاء علاقات لتبسيط إدارة المخزون.

لتحسين قائمة مخزونك بشكل أكبر، يمكنك:

• تخصيص جدول البيانات باستخدام خيارات تصفية وتجميع قوية
• تثبيت الأعمدة لفرز واسترجاع معلومات المخزون بسهولة
• سحب وإسقاط الأعمدة لتنظيم بيانات المخزون وفقًا لاحتياجاتك

لوحة تحكم ClickUp

قم بتخصيص وتنظيم مخزونك باستخدام الفلاتر والأعمدة المثبتة ووظيفة السحب والإفلات باستخدام طريقة عرض الجدول في ClickUp لوحات معلومات ClickUp توفر عرضًا بزاوية 360 درجة عبر مخزونك وتتيح لك مشاركة الرؤى مع صانعي القرار الرئيسيين.

لوحات المعلومات قابلة للتخصيص أيضاً. سواء كنت تتتبع معدل دوران المخزون أو أداء الفريق أو المبيعات، يمكنك إضافة مخططات ورسوم بيانية وبطاقات تجعل من السهل استيعاب البيانات والتصرف بناءً عليها. هذا ليس كل شيء! مع أتمتة ClickUp, يمكنك أتمتة المهام الروتينية مثل تنبيهات انخفاض المخزون وأنشطة تجديد المخزون.

تصوَّر بيانات المخزون واحصل على رؤى قوية باستخدام لوحات معلومات ClickUp Dashboards

علاوة على ذلك، فإن مكتبة ClickUp للمخزون المجاني و قوالب تتبع الطلبات يوفر أطر عمل جاهزة للاستخدام لتتبع مستويات المخزون وحالات الطلبات والبائعين والتكاليف والمزيد.

قالب إدارة المخزون ClickUp

على سبيل المثال قالب إدارة المخزون في ClickUp يجعل من السهل إدارة المخزونات الكبيرة أو المعقدة عبر مواقع وقنوات بيع متعددة.

تحميل هذا القالب

قالب إدارة المخزون من ClickUp

إليك كيفية وضع هذا القالب المجاني للعمل من أجلك →

• تنظيم بيانات المخزون وتتبع الرؤى مثل مستويات المخزون، وتوافر المخزون، وحركات المخزون، وتغيرات التكلفة
• أنشئ مهام باستخدام حالات مخصصة مثل "في المخزون" و"لم يعد مستخدماً" و"نفاد المخزون" لتتبع عناصر المخزون
• قم بإعداد المهام المتكررة باستخدامانقر فوق التشغيل التلقائي لمراجعة تدفق المخزون الخاص بك، وتبسيط العمليات اليومية وعمليات التدقيق

مكافأة: 10 قوالب مجانية لنماذج الطلبات في Excel و ClickUp

أفضل الممارسات لإدارة قائمة الجرد ## أفضل الممارسات لإدارة قائمة الجرد

لتحقيق أقصى استفادة من قائمة الجرد الخاصة بك، إليك بعض أفضل الممارسات التي يجب اتباعها:

1. المراجعة المنتظمة للمخزون وتسوية المخزون

قائمة الجرد ليست مجرد مهمة واحدة فقط؛ إنها وثيقة حية. تضمن عمليات التدقيق والتحقق من الامتثال المنتظمة توافق كل عملية من عمليات إدارة المخزون مع القواعد واللوائح الخاصة بالصناعة.

✅ مراجعة مخزونك بانتظام ومطابقته مع عمليات الجرد الفعلي

✅ توثيق التناقضات وتحليل الأسباب واتخاذ الإجراءات التصحيحية

✅ إنشاء إجراءات تشغيل موحدة (SOPs) لأفضل ممارسات إدارة المخزون

2. استراتيجيات الحفاظ على الدقة وتقليل الأخطاء

الدقة هي كل شيء عندما يتعلق الأمر بإدارة المخزون. ومن الطرق السريعة لقياس مدى دقة أدائك هي حساب معدل الدقة لديك:

معدل دقة المخزون = الوحدات المعدودة / الوحدات المسجلة × 100

✅ استخدام برنامج إدارة المخزون لأتمتة العمليات وتقليل الأخطاء

✅ تحليل البيانات التاريخية وأدوات التنبؤ بالطلب للتنبؤ بالاحتياجات بدقة

✅ توحيد وضع الملصقات وأوصاف الأصناف ووحدات القياس وما إلى ذلك لمنع الالتباس

3. الاستفادة من التكنولوجيا في إدارة المخزون في الوقت الفعلي

يمكن لبرمجيات إدارة المخزون أن تحقق الكثير تحسين تخطيط المخزون الخاص بك . بمساعدة الذكاء الاصطناعي والأتمتة، توفر هذه الأدوات رؤية فورية لمستويات المخزون في الوقت الفعلي وتضمن تنفيذ الطلبات بسلاسة دون الإفراط في التخزين.

✅ تتبع حركة المخزون وتقليل أخطاء المناولة باستخدام أنظمة المسح الضوئي للرموز الشريطية والتعرف على الترددات الراديوية (RFID)

✅ استخدام حل إدارة المشاريع لمركزية بيانات المخزون وتعزيز التعاون

✅ تمكين تتبع الشحنة في الوقت الفعلي أثناء النقل باستخدام نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) ووضع العلامات الجغرافية

## التحديات الشائعة في إنشاء قائمة الجرد

تواجه كل شركة عقبات خاصة بها في إنشاء قائمة المخزون، لكن بعض التحديات تبدو عالمية في مختلف الصناعات.

دعونا نفصلها:

1. مشاكل معالجة البيانات

قد تنجح إدارة قائمة الجرد باستخدام برنامج قديم عندما تتعامل مع مخزون صغير أو مستودع واحد.

ولكن مع نمو عملك، يصبح التعامل مع أطنان من المخزون عبر مواقع تخزين متعددة أمراً شاقاً. وغالباً ما تستغرق العملية وقتاً طويلاً، مما يتطلب عمالة إضافية لجمع البيانات وإدخالها.

2. عدم الدقة والتكرار

غالبًا ما يؤدي الاعتماد على الطرق اليدوية أو جداول البيانات المتعددة لإدارة قوائم المخزون إلى حدوث أخطاء وتكرار وتناقضات. يمكن أن تؤدي هذه الأخطاء إلى الإفراط في التخزين أو الإجهاد المالي أو تسليم منتجات خاطئة - وهي مشاكل لا يمكن لأي شركة تحملها.

👀 هل تعلم؟ دراسة أجراها نيتستوك كشفت أن ما يقرب من 80% من الشركات الصغيرة والمتوسطة تعاني من فائض المخزون، حيث يمثل المخزون الزائد 38% من مخزونها. وهذا يسلط الضوء على مدى تأثير ضعف تتبع المخزون والعمليات غير الفعالة على الشركات في جميع أنحاء العالم.

3. المخزونات كبيرة الحجم

غالبًا ما تحتاج الأنظمة القديمة وجداول البيانات لإنشاء قوائم المخزون إلى التكامل مع أدوات العمل الحالية مثل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات, برامج إدارة مخزون التجارة الإلكترونية أو برنامج إدارة المشتريات .

وهذا يخلق صوامع، مما يجعل من الصعب إدارة سير العمل.

## فوائد استخدام التكنولوجيا في إدارة المخزون

تعمل التكنولوجيا على تبسيط عملية إدارة المخزون، مما يجعلها أسرع وأكثر ذكاءً وسلاسة. وإليك الطريقة:

1. الأتمتة والكفاءة في عمليات الجرد

باستخدام أدوات إدارة المخزون المتقدمة، يمكنك أتمتة المهام المتكررة مثل تتبع كمية المخزون وإنشاء التقارير وإنشاء أوامر الشراء. وهذا يحرر فريقك للتركيز على المزيد من العمليات التجارية الاستراتيجية.

2. بيانات وتحليلات في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات مستنيرة

يتيح لك التتبع في الوقت الفعلي مراقبة مستويات المخزون و حساب المهلة الزمنية بسهولة. وهذا يمكّن الشركات من الاستجابة بسرعة لتقلبات الطلب وضمان أن يجد العملاء دائمًا ما يريدونه.

👀 هل تعلم؟ وفقًا لدراسة تساعد الاستفادة من تقنيات الذكاء الاصطناعي لإدارة مستويات المخزون على تقليل آثار الخطأ الفادح بنسبة 60% ومخزون الأمان بنسبة 40-50%.

3. توفير التكاليف وتحسين الموارد

تتحقق وفورات في التكاليف بشكل طبيعي عند أتمتة سير العمل من خلال أدوات إدارة المخزون و البرامج اللوجستية . ونتيجة لذلك، يمكنك التخلص من الأخطاء وتقليل التكاليف المرتبطة بالمخزون الزائد أو المبيعات المفقودة. والنتيجة؟ عملية إدارة مخزون أصغر حجماً وأكثر ربحية لشركتك.

4. زيادة المرونة وقابلية التوسع

قائمة على السحابة أنظمة إدارة المخزون تتيح لك ضبط إعداداتك أثناء التنقل، سواء كان ذلك بإضافة وحدات جديدة أو إدارة كمية المخزون عبر المواقع. فهي مصممة لتنمية أعمالك حتى تحافظ على قدرتك التنافسية دون عناء.

قم بتبسيط عمليات إدارة المخزون الخاص بك مع ClickUp

يعد إنشاء قوائم مخزون دقيقة أمرًا حيويًا لمنع نفاد المخزون ونقص المخزون، وتلبية طلبات العملاء، وتحسين التدفق النقدي لديك.

توفر قائمة المخزون الجيدة رؤية شاملة للمخزون لديك، مما يؤدي إلى اتخاذ قرارات تجارية دقيقة وتبسيط عمليات تجديد المخزون.

تقدم ClickUp حلاً شاملاً لتبسيط إدارة المخزون. مع مجموعة واسعة من الميزات وقوالب المخزون المجانية، يمكنك مراقبة مستويات المخزون الحالية، وتحديد الاتجاهات، واتخاذ قرارات أفضل، وتحسين تخصيص الموارد. اشترك في ClickUp مجانًا وتحكم في نظام المخزون الخاص بك اليوم.