كيفية تنظيم Google Drive

_هل شعرت يومًا ما بالفوضى في حسابك على Google Drive؟

عبّر عدد لا يحصى من المستخدمين عن مثل هذه الإحباطات في منتديات الإنترنت مثل Reddit وQuora ومنتدى مساعدة Google Drive، مع حتى أن البعض فكّر في مسح حساباتهم والبدء من الصفر .

على عكس الفوضى المادية، التي تكون مرئية بسهولة، فإن الفوضى الرقمية غالبًا ما تظل مخفية عن الأنظار، كامنة في أعماق جهاز الكمبيوتر أو التخزين السحابي.

من السهل تجاهلها إلى أن يأتي اليوم الذي تغرق فيه بالعدد الهائل من المجلدات والملفات والملفات المكررة، مما يجعل من المستحيل تقريبًا العثور على ما تحتاجه.

إذا كنت تعمل مع فريق أو تشارك Google Drive مع عائلتك، فمن المحتمل جدًا أن تكون مساحة العمل فوضوية، خاصةً إذا لم يكن هناك نظام متبع. لذا، دعنا نناقش كيفية تطبيق نظام يضمن لك تنظيم Google Drive بشكل جيد، بغض النظر عن عدد المستخدمين.

كيفية تنظيم محرك جوجل درايف الخاص بك

لقد رأينا كيف يمكن أن يصبح Google Drive مزدحمًا بسرعة. إليك بعض الاستراتيجيات لـ تنظيف محرك جوجل درايف الخاص بك والأهم من ذلك، التأكد من بقائه على هذا النحو.

1. إنشاء مجلدات (ومجلدات فرعية) للملفات المختلفة

المجلدات والمجلدات الفرعية هي أساس Google Drive المنظم جيدًا. من خلال إنشاء هياكل منطقية وهرمية لـ تنظيم ملفاتك ومجلداتك فهي توفر طريقة واضحة ومنظمة لفرز الملفات.

يمكنك البدء بإنشاء بنية ذات مستوى أعلى لمجلدات Google Drive تعكس احتياجاتك التنظيمية أو احتياجات مشروعك بشكل عام. يمكن أن يستند ذلك إلى فئات مثل العمل والشخصي والوظائف الجانبية وما شابه ذلك. بعد ذلك، قم بتقسيم المجلدات الأكبر إلى مجلدات فرعية لتنظيم ملفاتك بشكل أكبر.

📌مثال

يمكن أن يحتوي مجلد عملك على مجلدات فرعية مثل "المشاريع" و"المستندات" و"التقارير" و"العروض التقديمية" وبالمثل، قد يحتوي مجلدك الشخصي على مجلدات فرعية مثل "الصور" و"المستندات" و"الموسيقى" و"مقاطع الفيديو"

عبر جوجل درايف إذا لم تكن متأكدًا من مكان وضع مستند Google، فأنشئ مجلد "غير مصنف" أو "متنوع" كمكان مؤقت للاحتفاظ به. بمجرد تحديد الموقع المناسب، يمكنك بعد ذلك نقل الملف إليه.

اقرأ أيضًا: أفضل 10 برامج لتنظيم الملفات

2. تنفيذ اصطلاحات تسمية متسقة

يمكن أن تساعدك بنية التسمية الموحدة ليس فقط في تنظيم ملفاتك بشكل أكثر فعالية ولكن أيضًا في تجنب الالتباس إذا كنت تعمل مع فريق. لا عجب أن معظم الجامعات مثل هارفارد و بوردو لها اصطلاحات صارمة لتسمية الملفات.

تحدد هذه الاصطلاحات كل شيء بدءًا من عدد الأحرف المسموح بها إلى المعلومات التي يجب تضمينها، مما يسهل على الطلاب وأعضاء هيئة التدريس الوصول إلى الملفات حتى لو تم نقلها من مجلدها الأصلي.

على الرغم من أنك قد لا تحتاج إلى مثل هذه البروتوكولات الصارمة، فإليك بعض النصائح التي يجب وضعها في الاعتبار عند تسمية الملفات:

• ابدأ بسؤال نفسك عما يخطر ببالك (الكلمات المفتاحية التي تتبادر إلى ذهنك) عندما تنظر إلى ملف ما، وقم بتضمينها في الاسم
• انتقل من العام إلى الخاص عند تسمية شيء ما. على سبيل المثال، خطة التسويق/الميزانية/ الربع/السنة/الإصدار (حدد الربع والسنة والإصدار)
• إذا كنت تقوم بتحديث الملفات بشكل متكرر، قم بتضمين رقم إصدار أو تاريخ في الاسم لتتبع التغييرات

3. تسهيل البحث باستخدام أوصاف الملفات والمجلدات

بالإضافة إلى أسماء الملفات والمجلدات، تستفيد وظيفة البحث في Google Drive من الأوصاف لتقديم نتائج دقيقة. من خلال دمج الكلمات المفتاحية ذات الصلة، يمكنك تحسين فرص ظهور ملفاتك في نتائج البحث عند البحث عن مصطلحات محددة.

لا يمكنك تضمين كل التفاصيل في اسم الملف، لذا فإن الأوصاف هي المكان المناسب لتوفير سياق إضافي. وهذا يضمن أيضًا امتثالك لمعايير إمكانية الوصول. تُعدّ الأوصاف طريقة رائعة لتزويد مستخدمي قارئ الشاشة بمزيد من المعلومات حول محتويات ملفاتك ومجلداتك، مما يجعل Google Drive أكثر شمولاً للجميع.

إليك كيفية إضافة الأوصاف:

1. انقر بزر الماوس الأيمن على الملف أو المجلد
2. انتقل إلى معلومات الملف > التفاصيل
3. أضف وصفاً مفصلاً (حتى 25,000 حرف)

عبر جوجل درايف 💡 نصيحة احترافية: قم بإنشاء قالب لكتابة الأوصاف التي تتضمن معلومات أساسية مثل الغرض والأطراف المعنية والكلمات الرئيسية ذات الصلة. بهذه الطريقة، يمكنك تضمين جميع المعلومات ذات الصلة وضمان ظهور الملفات الصحيحة في نتائج البحث.

4. ضع نجمة لملفاتك المهمة للوصول السريع

تُعد ميزة Star طريقة رائعة لتحديد أولويات المستندات المهمة والوصول السريع إليها. من خلال وضع نجمة لملف ما، يمكنك تحديد موقعه بسهولة في قسم Starred، حتى لو كان مدفوناً في عمق بنية مجلدك.

عبر جوجل درايف انقر بزر الماوس الأيمن على مجلد أو ملف، وانتقل إلى Organize، واختر أضف إلى المميز بنجمة. إذا كنت ممن يفضلون اختصارات لوحة المفاتيح، فانقر بزر الماوس الأيمن على الملف/المجلد واكتب:

• Option + Command + S لنظام التشغيل Mac أو,
• Ctrl + Alt + S لنظام ويندوز

تذكّر، تجنب تجميع الكثير من الملفات! فهذا قد يجعل من الصعب العثور على الملفات المهمة حقًا.

💡 نصيحة احترافية: بالنسبة لأولئك الذين يعملون في مساحات عمل الفريق، استخدم التسميات مع الملفات المميزة بنجمة لتصنيف أفضل. اطلب من مسؤول مؤسستك تمكين التسميات. يمكن لمسؤولك إنشاء ما يصل إلى 150 تصنيفًا، ويمكنك تطبيق ما يصل إلى 5 تصنيفات لكل ملف. يسمح ذلك بتصنيف أكثر دقة.

بالإضافة إلى ذلك، تقترح ميزة التصنيف بالذكاء الاصطناعي من Google التسميات تلقائيًا، مما يجعل العملية أكثر بساطة.

عبر جوجل

5. قم بترميز مجلداتك بالألوان لسهولة التصنيف

على الرغم من أن تصنيف الملفات ذات الأولوية أمر مفيد، إلا أن ترميز مجلداتك بالألوان يوفر نهجًا واسع النطاق لـ "التنظيم المرئي" فمن خلال استخدام ألوان مختلفة لمختلف المجلدات، يمكنك التمييز بينها بسهولة، وتوفير الوقت في تحديد موقع الملفات، والاستمتاع بـ Google Drive جذاب بصريًا.

لترميز مجلد ما بالألوان، انقر بزر الماوس الأيمن عليه، وانتقل إلى تنظيم، واختر لونًا من قسم لون المجلد.

عبر جوجل درايف إليك بعض النصائح عند ترميز مجلداتك بالألوان:

• قم بتعيين ألوان لفئات محددة: حدد الفئات التي تريد ترميزها بالألوان وقم بتعيين لون فريد لكل منها. على سبيل المثال، قد تستخدم اللون الأزرق للمجلدات المتعلقة بالعمل والأخضر للمجلدات الشخصية
• تطبيق الألوان بشكل متسق: تأكد من تطبيق نفس الألوان باستمرار على الملفات والمجلدات داخل كل فئة. سيساعد ذلك في الحفاظ على بنية واضحة ومنظمة

6. قم بمراجعة محرك الأقراص الخاص بك وإزالة الفوضى

النصيحة الأخيرة لتنظيم Google Drive هي مراجعة ملفاتك بانتظام وحذف أي شيء لم تعد بحاجة إليه. سيساعدك هذا في العثور على الأشياء بسهولة ويضمن لك عدم نفاد المساحة.

وتتمثل إحدى طرق القيام بذلك في تخصيص فترات زمنية محددة لتفريغ محرك جوجل درايف الخاص بك. يمكن أن يكون ذلك أسبوعياً أو شهرياً أو ربع سنوي، حسب استخدامك ومعدل تراكم الملفات الجديدة.

عبر جوجل درايف إليك بعض النصائح لمساعدتك على البدء:

• ضع علامة على الملفات غير الضرورية: عندما تحدد ملفًا لم تعد هناك حاجة إليه، أضف علامة مثل <قديم> أو أو <لحذف> إلى اسمه. أثناء جلسات إزالة الفوضى، ابحث عن علامات الأسماء هذه واحذف الملفات التي تم وضع علامة عليها بكفاءة
• راجع سجل الملفات: تحقق من تاريخ آخر تعديل للملفات لتقييم نشاطها الأخير. إذا لم يتم الوصول إلى ملف ما أو تحديثه خلال فترة زمنية طويلة، فمن المحتمل أن يكون مرشحًا للحذف

وإذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تقوم فيها بالتخلص من الفوضى، فإننا نقترح عليك البدء بقسم صغير. ابدأ بقسم يمكن التحكم فيه من Google Drive، مثل مجلد معين أو نوع ملف معين. سيساعدك هذا على تجنب الشعور بالإرهاق ويجعل المهمة أقل صعوبة.

💡 نصيحة احترافية: إذا لم تكن متأكدًا من حذف ملف ما، ففكر في إنشاء مجلد "أرشيف". هذا يشبه نهج الحد الأدنى من الاحتفاظ بالعناصر المادية في التخزين لفترة محددة. انقل الملف إلى مجلد الأرشيف وراجعه بعد بضعة أشهر.

إذا لم تكن بحاجة إليه خلال تلك الفترة، فمن المحتمل أنه غير ضروري ويمكن حذفه. تساعدك هذه الطريقة على التخلص من الفوضى وتنظيم ملفاتك على Google Drive مع تقليل مخاطر حذف الملفات المهمة عن طريق الخطأ.

اقرأ أيضًا: 15 حيلة من حيل جوجل درايف للتنظيم

قيود استخدام Google Drive

أصبح Google Drive أداة منتشرة في كل مكان للأفراد والشركات والمؤسسات الأكاديمية. ومع ذلك، على الرغم من شعبيته، إلا أنه لا يخلو من أوجه القصور.

• بنية تخزين الملفات التقليدية: قد لا يكون اعتماد Google Drive على بنية الملفات والمجلدات المألوفة هو الأمثل لعادات العمل الحديثة، والتي غالبًا ما تتطلب تنظيمًا أكثر مرونة وديناميكية
• قيود التخزين الخفية: لا توجد مساحة تخزين غير محدودة. يحتوي Google Drive على حدود لحجم الملفات وتحميلها، وقد تؤدي الملفات الكبيرة أو التحميلات المفرطة إلى فرض قيود
• محدودية التخصيص: قد لا تكون واجهة Google Drive وميزاته قابلة للتخصيص بالكامل، مما يحد من قدرته على التكيف مع التفضيلات الفردية أو متطلبات العمل المحددة
• قيود التسمية: تقتصر ميزة التسميات، التي يمكن أن تكون أداة تنظيمية قيّمة، على مساحات العمل وتتطلب موافقة المسؤول، مما يحد من إمكانية الوصول إليها من قبل المستخدمين الأفراد
• تحديات التعاون: لا يأتي Google Drive مزودًا بأداة تعاون "شاملة". حيث يتم عزل المناقشات في كل ملف، وهذا يزيد من فرص سوء التواصل

أخيرًا، على الرغم من أن Google لديه سياسات خصوصية قوية، إلا أنه يحلل أيضًا المحتوى الخاص بك (بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني) لتقديم إعلانات ذات صلة واقتراح ميزات - لذا عندما تفكر في الأمر، فإن بياناتك ليست في الحقيقة خاصة.

عبر جوجل اقرأ أيضًا: أفضل 10 برامج لمشاركة الملفات للمستندات عبر الإنترنت

إنشاء ملفاتك وإدارتها باستخدام ClickUp

إذا كنت تبحث عن منصة تسمح لك ليس فقط بتخزين الملفات، ولكن أيضًا إنشاء نظام وعمليات للطريقة التي تعمل بها، فإن ClickUp خيار رائع.

صُمم لمستقبل العمل, انقر فوق عبارة عن منصة إنتاجية شاملة تتيح لك إنشاء الملفات وإدارتها، وتتبع المشاريع، والتعاون مع الزملاء (أو العائلة) من واجهة واحدة باستخدام ميزات مثل الدردشات المباشرة والتعليقات داخل المستندات، وحتى مقاطع الفيديو.

_ClickUp ساعدني في القضاء على الفوضى وتنظيم عمليات وكالتي حتى أتمكن من التركيز على استراتيجية نمو وكالتي

جيرمانو ماتا، شريك تنفيذي في وكالة V4

لنلقِ نظرة على كيفية مساعدة ClickUp لك في تنظيم عملك.

تنظيم المعلومات في مستندات ومواقع الويكي المتداخلة

على عكس Google Drive الذي يعد مساحة افتراضية لحفظ ملفاتك, مستندات ClickUp هي أداة لإدارة المعرفة مدمجة بإحكام داخل المنصة.

وهذا يعني أنه يمكنك إنشاء مستندات فردية، ولكن يمكنك أيضًا إنشاء صفحات متداخلة ومواقع ويكي شاملة لتنظيم معلوماتك بشكل أكثر منطقية كأقسام وفصول - مما يجعلها بديل أفضل لمستندات جوجل و Google Drive.

إنشاء صفحات متداخلة ومواقع ويكي متداخلة والتعاون عليها في الوقت الفعلي باستخدام ClickUp Docs

باستخدام ClickUp Docs، يمكنك:

• إنشاء مجموعة متنوعة من "كتل المحتوى" - من القوائم والجداول إلى كتل التعليمات البرمجية
• التعاون مع الآخرين باستخدام التعليقات والتحرير في الوقت الحقيقي والمحادثات المباشرة
• إضافة علامات إلى المستندات لتصنيفها
• تصفية المستندات حسب العنوان، وتاريخ العرض أو التحديث، والمساهمين، وموقع مساحة العمل
• أرشفة المستندات التي لم تعد تستخدمها ولكنك تفضل عدم حذفها

تصور باستخدام اللوحات البيضاء ClickUp Whiteboard -أداة السبورة البيضاء الرقمية المجانية- يمكن أن تساعدك على تصور أفكارك، وصياغة الاستراتيجيات، وتخطيط سير العمل بشكل تعاوني.

اجعل التعاون مرئيًا وجذابًا وسهلًا مع ClickUp Whiteboard

وعلاوة على ذلك، يمكنك إضافة مستنداتك ومهامك إلى السبورة البيضاء، أو إنشاء مهمة مباشرةً من السبورة البيضاء - مما يؤدي إلى تجربة مستخدم شاملة وسلسة لا تعيق تدفقك.

اربط مستنداتك بعملياتك

باستخدام ClickUp، أنت لا تنشئ مستندات فحسب، بل يمكنك أيضًا مطابقتها مع سير عملك التشغيلي. على سبيل المثال، لنفترض أنك تقوم بتتبع مشروع ما؛ يمكنك إضافة روابط إلى المستندات المهمة لكل مهمة ومهمة فرعية.

وبالمثل، يمكنك تضمين مشروع ClickUp في مستندك حتى تتمكن من عرض كل شيء من نفس المكان.

أدخل قوائم مراجعة المهام الخاصة بك في مستندك لسهولة الوصول إلى مشروع ClickUp الخاص بك

ميزة أخرى مفيدة هي أتمتة ClickUp . هنا، يمكنك استخدام أتمتة سير العمل لأتمتة المهام الروتينية مثل مزامنة المعلومات أو إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو حتى تعيين المهام.

يمكنك تسريع العمليات مثل إضافة المُعيَّنين وجدولة تحديثات الحالة والمزيد باستخدام عمليات ClickUp التلقائية المدعومة بالذكاء الاصطناعي

ابحث عن أي شيء باستخدام بحث شامل

لقد رأينا كيف يمكن أن يساعدك ClickUp في إنشاء وإدارة المستندات والمشاريع واللوحات البيضاء من مكان واحد. كما تأتي هذه الواجهة المتكاملة بإحكام مع ميزة أخرى وهي ClickUp البحث المتصل .

يمكن لميزة البحث المدعومة بالذكاء الاصطناعي هذه العثور على أي شيء لك طالما أنه موجود في ClickUp. لا يهم ما إذا كان مستنداً أو مهمة أو دردشة مباشرة أو سلسلة تعليقات.

ابحث عن أي شيء - مستند أو ملف أو مهمة - باستخدام ClickUp Connected Search

أفضل ما في الأمر أنه يمكنك توسيع إمكانيات ClickUp Connected Search من خلال الاتصال بتطبيقاتك الأخرى. وهذا يجمع كل المعلومات تحت مساحة واحدة ويساعدك على تجنب صوامع البيانات - سواء كان ذلك ملف GitHub أو تسجيل Zoom أو حتى ملف Google Drive.

وسِّع نطاق بحثك ليشمل مجموعة تقنياتك بأكملها من خلال دمجها باستخدام تكاملات ClickUp

التكامل مع مجموعتك التقنية بالكامل

أخيراً، تتكامل ClickUp مع أكثر من 1000 منصة بدءاً من أدوات إدارة علاقات العملاء إلى أدوات التصميم إلى أدوات الأتمتة وحتى منصات تخزين الملفات - حتى تتمكن من إعداد نظام متكامل يعمل على تبسيط سير عملك والتخلص من مزامنة البيانات يدوياً.

والخبر السار: إذا لم تكن مستعدًا للابتعاد عن Google Drive ولكنك ترغب في إعداد نظام عمل في ClickUp، فيمكنك استخدام تكامل ClickUp- Google Drive للحصول على أفضل ما في العالمين.

قم بإحضار مستنداتك وملفاتك على Google Drive إلى ClickUp

مع هذا تكامل Google Drive يمكنك

• إضافة ملفات جوجل درايف إلى مهام ClickUp Tasks
• تصفح Google Drive من ClickUp
• إنشاء مستندات Google والشرائح والمزيد من مستندات Google من ClickUp

هذا يعني أنك لست مضطرًا للتبديل بين التطبيقات المختلفة - مما يؤدي إلى تبسيط سير العمل وتوفير الوقت.

العمل بشكل أفضل مع ClickUp وGoogle Drive

يمكن أن يكمل ClickUp وGoogle Drive بعضهما البعض لتعزيز إنتاجيتك وتبسيط سير عملك - بحيث لا تكتفي بتخزين ملفاتك فحسب، بل تعمل أيضًا بشكل أكثر فعالية.

إن الإدارة المركزية للمشروع، والتعاون السلس، وأتمتة سير العمل المدعومة بالذكاء الاصطناعي ليست سوى عدد قليل من المزايا.

كما أنك (وفريقك) لست بحاجة إلى التبديل بين أدوات متعددة. كل شيء يمكن أن يحدث داخل ClickUp.

هل تريد معرفة المزيد حول كيف يساعدك ClickUp على العمل بشكل أفضل؟ اشترك في ClickUp مجانًا وانظر بنفسك.