المساعد التنفيذي مقابل رئيس الموظفين: أيهما مناسب لك؟

يكمن وراء كل مدير تنفيذي عالي الأداء طاقم عمل قوي - أولئك الذين يسمحون لهم بالتركيز على 20% من المهام التي تشكل 80% من التأثير.

ويقع المساعدون التنفيذيون (EAs) ورؤساء الموظفين (CoS) في مقدمة هذا الطاقم. إنهما دوران قويان يحافظان على سير أماكن العمل مثل الآلات المجهزة جيدًا.

ولكن ما هي الاختلافات الرئيسية بين هذين الدورين، وأيهما تحتاج إليه مؤسستك؟

سنستكشف هذه الأسئلة ونقدم لك رؤى من الداخل من هذه الأدوار في ClickUp - حتى تتمكن من اتخاذ قرار متوازن عند تقييم وظائف المساعد التنفيذي مقابل وظائف رئيس الموظفين لفريقك.

ما هو رئيس الموظفين؟

رئيس الموظفين هو شريك استراتيجي موثوق به للقيادة العليا، وغالبًا ما يُنظر إليه على أنه "اليد اليمنى" للمديرين التنفيذيين مثل الرئيس التنفيذي والمدير المالي ومدير العمليات. يتجاوز هذا الدور الدعم التقليدي، ويركز على اتخاذ القرارات رفيعة المستوى، وإدارة المشاريع، والمواءمة بين الإدارات.

أهمية الدور

هل تعلم أن دور رئيس الأركان له جذور تمتد إلى الاستراتيجية العسكرية والعمليات الحكومية؟ ويرجع ذلك لأن الجنرال رفيع المستوى في ساحة المعركة، المحاط بالفوضى، عادةً ما يحتاج إلى شخص ما للتعامل مع تدفق المعلومات، وفهم الأولويات، والتأكد من أن كل قطعة متحركة في مكانها الصحيح.

وفي العصر الحديث، تطور هذا الدور من الساحة السياسية، وأشهرها في أماكن مثل البيت الأبيض، حيث أصبح رئيس الأركان هو الشخص الذي يتوجه إليه الرئيس.

وبالانتقال سريعًا إلى يومنا هذا، أصبح رئيس الموظفين أساسيًا بنفس القدر من الأهمية في عالم الشركات.

👀 حقيقة ممتعة

يعمل معظم رؤساء الأركان (25.7%) في مجال التكنولوجيا - وهي نسبة أعلى بكثير من أي مجال آخر. تأتي البنوك والاستثمار في المرتبة التالية بنسبة 17.6٪، مما يعكس الحاجة إلى أشخاص يمكنهم الحفاظ على تزامن المؤسسات الكبيرة.

عبر شبكة رئيس الأركان هذا يخبرنا بشيء أساسي عن هذا الدور: يزدهر رؤساء الأركان في بيئات سريعة الحركة حيث يحتاج الرؤساء التنفيذيون إلى شخص يساعد في تحويل الرؤية إلى عمل بينما يعمل كوكيل موثوق به من قبل المدير التنفيذي.

ما هو المساعد التنفيذي؟

المساعد التنفيذي هو سيد الخدمات اللوجستية وإدارة الوقت، حيث يقدم الدعم الإداري للمديرين التنفيذيين. وتشمل مسؤولياتهم إدارة الجداول الزمنية، والتعامل مع الاتصالات، وسد الفجوة في إدارة المشاريع من أجل العمليات اليومية السلسة .

أهمية الدور

👀 حقيقة ممتعة

نشأ دور المساعد التنفيذي (EA) في أوائل القرن العشرين بعد الثورة الصناعية مع توسع الأعمال التجارية. وقد تطورت من مجرد أعمال كتابية بسيطة ومهام إدارية إلى وظائف متخصصة للغاية شملت الإشراف على الخدمات اللوجستية والعمل كحراس للتواصل.

أما اليوم فمسؤولو الخبرة الإدارية ضروريون للعمل اليومي، وإدارة الجداول الزمنية المعقدة، والتعامل مع المعلومات الحساسة. وفي حين أنهم ليسوا مسؤولين عادةً عن الخطط الاستراتيجية الأوسع نطاقًا، إلا أنهم يخلقون نطاقًا تردديًا للمديرين التنفيذيين للتركيز على المسؤوليات ذات المستوى الأعلى، مما يجعلهم لا غنى عنهم لكفاءة الأعمال بشكل عام.

الأدوار والمسؤوليات

بينما يقدم كل من رئيس الموظفين والمساعد التنفيذي دعماً حيوياً للمديرين التنفيذيين، إلا أن مسؤولياتهما تختلف اختلافاً كبيراً من حيث النطاق والتركيز.

رئيس الموظفين

التخطيط الاستراتيجي

يشارك رئيس الأركان بشكل كبير في تشكيل مستقبل الشركة . يساعدون في تطوير وتنفيذ استراتيجيات رفيعة المستوى مع فريق القيادة. وقد يشمل ذلك:

• تطوير والإشراف على تنفيذ المبادرات على مستوى الشركة والإشراف عليها
• قيادة جلسات التخطيط السنوية والمراجعات الاستراتيجية ربع السنوية
• ترجمة الرؤية التنفيذية إلى خرائط طريق قابلة للتنفيذ

على سبيل المثال، قد يعمل رئيس الموظفين جنباً إلى جنب مع الرئيس التنفيذي أثناء عملية الاندماج بين الشركات، وإدارة الخدمات اللوجستية المعقدة ومواءمة الفرق المختلفة لتحقيق انتقال سلس.

التنسيق بين الإدارات

من خلال العمل كجسر بين الأقسام، يعمل رئيس الموظفين على حل التحديات والاختناقات متعددة الوظائف، ويساعد على منع الانعزال، ويضمن أن كل قسم يعمل على تحقيق أهداف مشتركة.

دعم اتخاذ القرار على مستوى الإدارة العليا

يعمل رؤساء الأركان في كثير من الأحيان كمستشارين موثوقين، حيث يقدمون رؤى وتحليلات لمساعدة المديرين التنفيذيين على اتخاذ قرارات مستنيرة. فهم يحضرون الاجتماعات رفيعة المستوى، ويقومون بتجميع المعلومات وتقديم توصيات مستندة إلى البيانات وقابلة للتنفيذ إلى القيادة.

على الرغم من اختلاف كل دور عن الآخر، إلا أن المهام الأساسية لرئيس الأركان تندرج عمومًا ضمن ثلاث فئات، تتيح كل منها لرئيس الأركان زيادة فعالية المنظمة بشكل فريد: 1. العملية: تقييم العمليات المؤسسية الرئيسية في المؤسسة وإعادة تصميمها وإدارتها 2. الأفراد: جس نبض الفرق الداخلية ومعالجة المشكلات أو تقديم المشورة بشأنها 3. محفظة الأعمال: امتلاك محفظة من المشاريع التي تدفع الأعمال إلى الأمام

بول كوهين، رئيس الموظفين في شركة وان ميديكال

مساعد تنفيذي

الدعم الإداري

يركز المساعد التنفيذي على التعامل مع كل شيء بدءًا من إعداد الوثائق وأنظمة حفظ الملفات إلى ترتيب السفر. ويعد دورهم أساسيًا للحفاظ على تنظيم جدول أعمال المدير التنفيذي وخالٍ من المشتتات.

اقرأ أيضًا: أفضل أدوات الذكاء الاصطناعي للمساعدين التنفيذيين

الجدولة وإدارة الوقت

من المسؤوليات الرئيسية التي تقع على عاتق المساعدين التنفيذيين ضمان استغلال وقت المدير التنفيذي على أفضل وجه. على سبيل المثال، قد يعيدون ترتيب الاجتماعات لخلق وقت تركيز غير متقطع أو تحديد أولويات الأمور العاجلة التي تحتاج إلى اهتمام فوري.

يحدث المساعد التنفيذي فرقًا من خلال زيادة وقت المدير التنفيذي إلى أقصى حد، وتحسين التواصل، وتنظيم المهام، مما يعزز الكفاءة ويساعد الفريق بأكمله على الحفاظ على تركيزه. نحن نتوقع الاحتياجات ونحل المشاكل بشكل استباقي ونبني علاقات قوية، مما يجعل العمل أكثر سلاسة للجميع. بالإضافة إلى ذلك، نحن ندعم التوازن الصحي بين العمل والحياة، و(نحاول) تقليل الضغط على المدير التنفيذي، ونساهم في خلق ثقافة إيجابية وتعاونية للفريق.

فاي إنكارناسيون باوتيستا، مساعدة تنفيذية في ClickUp

التواصل والمراسلات

غالبًا ما يدير المساعدون التنفيذيون أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين نيابةً عن المدير التنفيذي. وسواء كان الأمر يتعلق بصياغة رسائل البريد الإلكتروني أو الرد على المكالمات أو تنظيم الإحاطات الإعلامية، فإنهم يضمنون توصيل الرسائل المهمة بوضوح وفي الوقت المحدد.

✨ فكر في الأمر بهذه الطريقة: في حين يركز رئيس الموظفين على "ما هو قادم" للمنظمة، يعمل المساعد التنفيذي على ضمان سير "ما هو الآن" بسلاسة. ويشكلان معًا نظام دعم قوي يمكّن القادة التنفيذيين من العمل بأعلى إمكاناتهم.

المهارات والمؤهلات

المهارات الأساسية لرئيس الموظفين

يجب أن يكون رئيس الموظفين مفكرًا استراتيجيًا يتمتع بقدرات قيادية قوية.

فهو بحاجة إلى رؤية الصورة الأكبر، وتوقع التحديات، ووضع خطط للتصدي لها باستخدام:

• قدرات عالية المستوى على حل المشكلات
• الحنكة السياسية والإدارة الاستثنائية لأصحاب المصلحة
• خبرة في إدارة المشاريع على مستوى المؤسسة
• مهارات قوية في التحليل وتفسير البيانات
• قدرات قيادية للتأثير دون سلطة مباشرة
• تواصل ممتاز متعدد الوظائف

عادةً ما يكون رئيس الأركان حاصلاً على ماجستير في إدارة الأعمال أو درجة الماجستير ذات الصلة، مع خبرة في مجال الأعمال تتراوح بين 8 و10 سنوات من الخبرة في مجال الأعمال. يتراوح الراتب بين 160,000 دولار إلى 390,000 دولار سنويًا في الولايات المتحدة، مع مكافآت إضافية في المستويات العليا.

المهارات الأساسية للمساعد التنفيذي

بصفته حارس البوابة إلى المدير التنفيذي، يجب أن يتمتع المساعد التنفيذي بمهارات تنظيمية وشخصية متميزة للتعامل مع التفاعلات الداخلية والخارجية. فهم يضمنون حصول الأشخاص المناسبين على الوصول إلى المدير التنفيذي في الوقت المناسب.

يمتلك أنجح الخبراء التنفيذيين أيضًا

• قدرات استثنائية في إدارة الوقت، بما في ذلك القدرة على القيام بمهام متعددة وترتيب الأولويات
• الكفاءة المتقدمة في التواصل التجاري
• التقدير والحكمة في التعامل مع المعلومات السرية
• الاهتمام بالتفاصيل
• الكفاءة في الحديثأدوات وتقنيات الإنتاجية لوكلاء الخبراء عادةً ما يكون المساعدون التنفيذيون حاصلين على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة، مع خبرة تتراوح بين 3 و5 سنوات من الخبرة في دعم كبار المسؤولين التنفيذيين. تتراوح رواتب كبار المساعدين التنفيذيين عادةً من من 60,000 دولار إلى 110,000 دولار في الولايات المتحدة، اعتمادًا على الموقع ومستوى الخبرة.

العمليات اليومية

هل تساءلت يومًا ما الذي يحدث حقًا خلف الكواليس عندما يبدو أن المديرين التنفيذيين في كل مكان في وقت واحد، يتخذون القرارات ويدفعون المبادرات إلى الأمام؟

دعنا نزيح الستار عن يوم نموذجي لكلا المنصبين في ClickUp - قد تتفاجأ بمدى اختلافهما!

يوم في حياة رئيس الموظفين

يمكن أن يختلف اليوم النموذجي لرئيس الموظفين اختلافًا كبيرًا.

خذ على سبيل المثال أرجون ناسكر، رئيس موظفي مدير العمليات في ClickUp، على سبيل المثال.

فهو يفضل أن يبدأ يوم عمله بالتحقق من رسائله ومراجعة حالة المشاريع الجارية. ويحتفظ بمنتصف الصباح للعمل العميق الذي يتطلب تفكيراً استراتيجياً أو تحليلات. أما الاجتماعات ومراجعات الفريق فتُعقد في منتصف النهار تقريباً، بينما يخصص فترة ما بعد الظهر عادةً للاجتماعات التي تتم في الساعة الواحدة بعد الظهر. وينتهي يومه بمراجعة إشعاراته ومسحها.

أما بالنسبة لماندي مخائيل، رئيسة موظفي قسم الأفراد في ClickUp، فيبدو الأمر مختلفاً بعض الشيء.

• الصباح (08:00-10:00): مراجعة رسائل البريد الإلكتروني والرسائل لتحديد أولويات المهام. التحقق من ClickUp بحثاً عن أي تحديثات على المشاريع والمهام الجارية. وضع جدول أعمال اليوم والتحضير لأي اجتماعات
• منتصف الصباح (10:00-12:00): اجتماعات مع الفريق التنفيذي ورؤساء الأقسام. مناقشة المبادرات الاستراتيجية، ومعالجة أي عقبات تعترض طريقها، والتوافق على الأولويات
• بعد الظهر (13:00-15:00): إدارة المشاريع وتنفيذها - التنسيق مع مختلف الفرق، وضمان سير المشاريع على المسار الصحيح، واستخدام ميزات إدارة المهام في ClickUp لتحديث الحالات والمواعيد النهائية
• وقت متأخر بعد الظهر (15:00 - 17:00): التخطيط والتحليل الاستراتيجي، ومراجعة التقارير، وتحليل البيانات، واستخدام لوحات معلومات ClickUp لتصور المقاييس الرئيسية ومؤشرات الأداء
• المساء (17:00-18:00): مراجعة إنجازات اليوم والتخطيط لليوم التالي. تأكد من تحديث جميع المهام والمشاريع في ClickUp وتدوين أي بنود معلقة للمتابعة.

وتستمر في التوضيح:

_لا يوجد يوم نموذجي حقيقي كرئيس للموظفين - فأنت في حالة تأهب دائم لتلبية الاحتياجات الأكثر أهمية التي تظهر. إذا لم تكن حريصًا، فقد يجعلك هذا الأمر في كثير من الأحيان مجرد رد فعل وليس استباقيًا. يكمن سر نجاحك كرئيس أركان في تنظيم أسبوعك مسبقًا لفهم ما هي المهام أو المشاريع الاستباقية الحاسمة التي يجب مراقبتها أو العمل عليها بغض النظر عن الحرائق التي تظهر في ذلك الأسبوع. وفي حين أن توقيت العناصر الاستباقية قد يتغير، إلا أنه لا ينبغي أن تتغير المنجزات

ماندي ميخائيل، رئيس موظفي قسم الأفراد في ClickUp

يوم في حياة المساعد التنفيذي ### يوم في حياة المساعد التنفيذي

غالبًا ما يبدأ صباح المساعد التنفيذي في وقت مبكر للتحضير لليوم. فهم يراجعون رسائل البريد الإلكتروني العاجلة وينظمون جدول أعمال المدير التنفيذي مع إفساح المجال لإدارة طلبات الاجتماعات المرتجلة وإعادة تنظيم الالتزامات لاستيعاب التغييرات في اللحظة الأخيرة.

وقد يقومون بتنسيق ترتيبات الفعاليات، ومسارات السفر، والميزانيات، والنفقات، مع إدارة الاتصالات الواردة على مدار اليوم في نفس الوقت.

تشاركنا فاي ملخصاً لمسؤولياتها العديدة كخبيرة تنفيذية في ClickUp.

الروتين الصباحي:

• مراجعة رسائل البريد الإلكتروني والتقويم:
  • مراجعة البريد الوارد للرسائل العاجلة
  • تحديث التقويم الخاص بالمدير التنفيذي بأي مواعيد أو اجتماعات جديدة
  • إرسال رسائل التذكير باجتماعات اليوم إلى جميع المشاركين
• إعداد الموجز اليومي:
  • تجميع قائمة بالنقاط الرئيسية التي يجب أن يطلع عليها المدير التنفيذي، بما في ذلك أبرز النقاط في الجدول الزمني ورسائل البريد الإلكتروني المهمة والمواعيد النهائية المعلقة
• التحضير للاجتماعات:
  • التأكد من حجز قاعات الاجتماعات وتجهيزها للاجتماعات اليومية
  • التأكد من تجهيز جميع المواد والمعدات اللازمة

طوال اليوم:

• إدارة الاتصالات:
  • فحص المكالمات الهاتفية وتلقي الرسائل
  • إدارة المراسلات وصياغة رسائل البريد الإلكتروني والرسائل نيابة عن المدير التنفيذي
• إدارة المواعيد:
  • تنسيق المواعيد، وإعادة جدولة المواعيد حسب الحاجة، و تحديث تقويم المدير التنفيذي على الفور
  • ترتيب مسارات السفر وأماكن الإقامة إذا لزم الأمر
• التعامل مع الوثائق:
  • إعداد المستندات والتقارير والعروض التقديمية وتحريرها
  • تنظيم الملفات والسجلات والحفاظ عليها وفقًا لسياسة الشركة
• المساعدة في المشاريع:
  • المساعدة في مهام إدارة المشروع حسب التعيين
  • متابعة الجداول الزمنية للمشروع وإبلاغ المدير التنفيذي بالتحديثات

روتين ما بعد الظهيرة

• ترتيبات الغداء
  • تنسيق اجتماعات الغداء أو طلب الغداء للمدير التنفيذي حسب الحاجة
• تقارير النفقات
  • تتبع النفقات وتسويتها، وتقديم التقارير للموافقة عليها
• تخطيط الفعاليات (إذا لزم الأمر أو خلال فترة محددة)
  • المساعدة في التخطيط لفعاليات الشركة أو الارتباطات أو المؤتمرات
• الاتصال الداخلي
  • العمل كنقطة اتصال بين المدير التنفيذي والموظفين الآخرين
  • نقل التوجيهات والتعليمات والتكليفات من المدير التنفيذي

نهاية اليوم

• ملخص نهاية اليوم
  • مراجعة إنجازات اليوم والمهام غير المكتملة
  • إعداد موجز لجدول أعمال اليوم التالي
• التحقق النهائي من البريد الإلكتروني
  • التأكد من معالجة جميع رسائل البريد الإلكتروني المهمة
  • وضع علامة على البنود المهمة لليوم التالي
• إعداد المدير التنفيذي لليوم التالي
  • مناقشة الجدول الزمني لليوم التالي وأي تحضيرات مطلوبة
  • توفير أي مواد أو مستندات للمراجعة

اقرأ أيضًا: استراتيجيات إدارة المشاريع للمساعدين التنفيذيين

استخدام التكنولوجيا في كلا الدورين

يعتمد كل من المساعدين التنفيذيين والمساعدين التنفيذيين اعتمادًا كبيرًا على التكنولوجيا لتبسيط عملياتهم اليومية، وهنا يأتي دور أدوات الإنتاجية وإدارة المشاريع مثل ClickUp تدخل حيز التنفيذ.

يوفر ClickUp منصة مركزية لإدارة التقويمات التنفيذية، وتتبع المخرجات الرئيسية عبر المشاريع والوظائف، وأتمتة المهام الإدارية المتكررة.

إدارة المهام باستخدام ClickUp

كثيرًا ما يدير رؤساء الأركان مشاريع معقدة ومتعددة الفرق.

باستخدام ميزات إدارة المهام في ClickUp ، يمكنهم تعيين المهام، وتحديد تواريخ الاستحقاق، وتتبع التقدم المحرز عبر الأقسام.

قم بإنشاء وتعيين وإدارة وتتبع التقدم المحرز في المشاريع الكبيرة أو الصغيرة باستخدام ميزات إدارة المهام في ClickUp

على سبيل المثال، عند تنسيق مبادرة على مستوى الشركة مثل الإصلاح الاستراتيجي، يمكن لفريق العمل استخدام ClickUp لتقسيم المشروع إلى مهام ومهام فرعية قابلة للتنفيذ والتأكد من أن كل فريق يحقق أهدافه.

الجدولة باستخدام طرق عرض التقويم ومخطط جانتت في ClickUp

_ نظرًا لأن إحدى مسؤولياتي الأساسية في ClickUp هي التأكد من أن تقويمات فريقنا متزامنة، فإنني عادةً ما أقوم بمراجعة التقويمات المخصصة لي للتأكد من عدم تداخل أي اجتماعات أو أي طوارئ ناشئة عن التطورات الأخيرة يمكن معالجتها واتخاذ إجراءات بشأنها في أقرب وقت ممكن

إيمانويل جيمس سيليس، المساعد التنفيذي للتكنولوجيا في شركة ClickUp

تعد الجدولة جزءًا أساسيًا من دور المساعد التنفيذي، و عرض التقويم في ClickUp وعرض مخطط جانت البياني Gantt البياني نظرة شاملة للاجتماعات والمواعيد النهائية للمشروع والالتزامات التنفيذية.

مع الميزة الإضافية للقوالب القابلة للتخصيص، مثل قالب حظر الجدول الزمني في ClickUp ، يمكن للمديرين التنفيذيين تخطيط أيام عملهم بشكل أكثر كفاءة.

تنزيل هذا القالب

قالب حظر الجدول الزمني ClickUp

يساعدهم هذا القالب على تخصيص فترات محددة للاجتماعات، والعمل العميق، والاستراحات، مما يضمن تلبية الأولويات، وتخصيص فترات توقف عن العمل. من خلال رسم خريطة مرئية لكل مجموعة، وتتبع الإنجاز باستخدام حالات المهام المخصصة في ClickUp يمكن للمساعدين

• موازنة عبء العمل التنفيذي بشكل أفضل
• تقليل المقاطعات
• إنشاء يوم أكثر تنظيماً وإنتاجية مصمم خصيصاً لأهدافهم ومستويات طاقتهم

التواصل باستخدام مستندات ClickUp والدردشة

يزدهر كلا الدورين على التواصل السلس.

تقسم ماندي بـ ميزة مستندات ClickUp لتدوين الملاحظات وتتبع بنود العمل خلال اجتماعاتها مع الفرق التنفيذية.

ربط مستندات ClickUp Docs بسير عملك - تسجيل ملاحظات الاجتماع وتحويلها إلى مهام قابلة للتتبع - وغير ذلك الكثير

ويعتمد أرجون بشكل كبير على انقر فوق الدردشة . يجمع ClickUp Chat العمل والمحادثات معًا على منصة واحدة، مما يلغي ضريبة التبديل بين أدوات متعددة لإنجاز المهام.

استخدم ClickUp Chat للمحادثات السياقية في الوقت الفعلي-@إشارة إلى أعضاء الفريق في الوقت الفعلي، وتعيين تعليقات للمتابعة السريعة، ونقل الملاحظات الفورية تعليقات ClickUp المعينة من ClickUp وميزة @mention تسمح أيضًا لمنسق العمليات ونائب الرئيس التنفيذي بتقديم تحديثات في الوقت الفعلي لفرقهم ومديريهم التنفيذيين مباشرةً داخل المناقشات المترابطة داخل مهمة ClickUp - مع الحفاظ على مركزية السياق.

وسواء كان الأمر يتعلق بوضع علامة على رئيس التسويق على تحديث مشروع أو الإبلاغ عن شكوى عاجلة للعملاء للمدير التنفيذي، فإن هذه الميزات تضمن عدم وقوع أي شيء في الثغرات.

إدارة المعرفة باستخدام ClickUp Brain و Connected Search ClickUp Brain هو ClickUp الأصلي ل ClickUp

مساعد الذكاء الاصطناعي الذي يفهم أسئلة اللغة الطبيعية حول محتوى ClickUp الخاص بك، ويُنشئ تقارير جاهزة، ويساعد في تلخيص بيانات مساحة العمل وتحليلها. يمكن أن يستخدمه مساعدو خدمة العملاء ووكلاء التشغيل لطرح الأسئلة بشكل محادثة والحصول على إجابات ذات صلة على الفور.

باستخدام ClickUp Brain، احصل على إجابات فورية على الاستفسارات وتحديثات الحالة على المهام، وتذكيرك بالمواعيد النهائية، وتلخيص الملاحظات، والمزيد البحث المتصل في ClickUp يوفر بحثًا موحدًا، مما يسمح للفرق بالعثور على المعلومات عبر المهام والمستندات والتعليقات والمرفقات داخل ClickUp وعبر التطبيقات الخارجية المتصلة مثل Google Drive وSlack وغير ذلك.

وتساعد هذه الأدوات معًا المستشارين التنفيذيين ومنسقي المهام على تحديد موقع المعلومات ذات الصلة بسرعة والحفاظ على معرفة تنظيمية أفضل.

_أنا بالتأكيد أعيش في ClickUp وأستفيد من صندوق الوارد والقوائم والتذكيرات لضمان البقاء على اطلاع على "الحاجة إلى المعرفة" و"الحاجة إلى العمل". في بعض الأحيان، قد تفوتني بعض التفاصيل في بعض الأحيان، والأدوات التي أعتمد عليها عادةً في [كذا] هي ClickUp Brain وميزة البحث المتصل لدينا. وهذا يوفر عليَّ الكثير من الوقت في البحث في جميع الموارد المتاحة أو قراءة كل تعليق في مهمة ما. ومن خلال استخدام الذكاء الاصطناعي الأصلي لدينا، يمكن أن يولد ملخصات مفيدة لك، مما يوفر الوقت ويزيد من الإنتاجية

إيمانويل جيمس سيليس، المساعد التنفيذي للتكنولوجيا في ClickUp

المسار الوظيفي والتقدم

تقدم المسارات الوظيفية لرؤساء الموظفين والمساعدين التنفيذيين مسارات رائعة للقيادة والتخصص. ستندهش من كيفية تطور هذه الأدوار وتقاطعها.

التدرج الوظيفي لرئيس الأركان

تحليل ماكنزي للبيانات المتاحة للجمهور حول 250 من رؤساء الأركان أن ثلثيهم حصلوا على ترقية، بينما استخدم 18% منهم خبرتهم في الانتقال الأفقي.

img/

عبر شبكة رؤساء الموظفين

عادةً ما يبقى معظم رؤساء الموظفين في منصب مساعد الرئيس التنفيذي لمدة متوسطها 2.3 سنة، ويستخدمون هذا المنصب كنقطة انطلاق إلى مناصب تنفيذية مثل مدير العمليات والمدير المالي والرئيس التنفيذي.

وقد يؤسس العديد من رؤساء الأركان أيضًا شركاتهم الخاصة، متسلحين برؤى لا تقدر بثمن في القيادة التنفيذية.

التطور الوظيفي للمساعد التنفيذي

يكسر المساعدون التنفيذيون الحديثون القالب التقليدي، ويخلقون مسارات مهنية متنوعة بناءً على فهمهم الشامل للأعمال. وتشمل المسارات المحتملة ما يلي:

• مساعد تنفيذي مبتدئ ← مساعد تنفيذي أول ← شريك أعمال تنفيذي ← مدير عمليات
• مسارات التخصص: رئيس الموظفين، أو إدارة المشاريع، أو قيادة العمليات
• يصبح العديد منهم استشاريين أو مدربين مرغوبين للغاية في مجال الخبراء الاستشاريين

إطلاق العنان للنمو الوظيفي وتتبعه مع ClickUp

يتطلب التطور الوظيفي الحديث أدوات حديثة. إليك كيف يستخدم المحترفون في كلا الدورين ClickUp للتقدم:

• إنشاء لوحات معلومات التطور الشخصي لتتبع المشاريع الرئيسية والإنجازات
• استخدم ClickUp Docs للحفاظ على محفظة ديناميكية للإنجازات
• قم بتعيين ومراقبة مراحل التطور الوظيفي باستخدامميزة أهداف ClickUp Goals أو استخدم قوالب قابلة للتخصيص مثلقالب تحديد أهداف التطوير الوظيفي في ClickUpمثالي لوضع خارطة طريق للترقيات، أو بناء المهارات، أو الإنجازات الخاصة بالدور الوظيفي

حدد أهدافًا مهنية طموحة، وقم بتقسيمها إلى خطة عمل يمكن التحكم فيها، وتتبع تقدمك باستخدام ClickUp Goals

إن مفتاح التقدم في أي من الدورين هو التعلم المستمر والتفكير الاستراتيجي والتوثيق الواضح لتأثيرك. مع العقلية والأدوات المناسبة، يوفر كلا المسارين فرصًا رائعة للنمو.

دراسة حالة: سد الفجوة - من مساعد مدير عام إلى رئيس الموظفين

أصبح الانتقال من منصب المستشار التنفيذي إلى رئيس الموظفين أمرًا شائعًا بشكل متزايد، خاصة في شركات التكنولوجيا.

لماذا؟ لأن المستشارين الخبراء يمتلكون معرفة وعلاقات مؤسسية لا تقدر بثمن تجعلهم مؤهلين بشكل فريد لتولي الأدوار الاستراتيجية.

رحلة آن هيات من مساعد تنفيذي في شركة أمازون إلى رئيس الموظفين في جوجل ✈️

تخرجت هيات من جامعة واشنطن في عام 2002 وحصلت على شهادتين في الدراسات الدولية والدراسات الإسكندنافية، وحصلت على منصب شريك الأعمال التنفيذي للرئيس التنفيذي جيف بيزوس في شركة أمازون بعد عملية مقابلة مرهقة استمرت تسعة أشهر في فترة ما بعد انهيار شركة دوت كوم.

في أمازون، برعت هيات في إدارة الخدمات اللوجستية، وتنسيق الفرق متعددة الوظائف، وإعداد الاتصالات العامة مع اكتساب رؤى لا تقدر بثمن حول أسلوب بيزوس القيادي واستراتيجيات بيزوس التشغيلية. وقد أثبتت هذه الرؤى أنها لا تقدر بثمن في أدوارها المستقبلية.

بعد ثلاث سنوات من العمل في أمازون، انتقلت هيات إلى جوجل، حيث عملت في البداية تحت قيادة ماريسا ماير. وشمل دورها إدارة دورات إطلاق المنتجات ودعم فريق موزع دوليًا. وقد لفت أداؤها انتباه إريك شميدت، الرئيس التنفيذي لشركة Google آنذاك، الذي قام بتعيينها في منصب رئيس الموظفين.

وباعتبارها أول رئيسة لموظفي Google على الإطلاق، فقد ابتكرت إطار عمل هذا المنصب، والذي أصبح منذ ذلك الحين معيارًا ذهبيًا في مختلف الصناعات. أدارت الاتصالات الداخلية والخارجية لشميدت والتخطيط الاستراتيجي ومبادرات السياسة العامة. وقد أدى نهجها المبتكر إلى تفعيل "التفكير في العمل" ووضع معايير جديدة لأدوار الدعم التنفيذي في شركات التكنولوجيا.

بعد مغادرة جوجل في عام 2018، واصلت هيات التأثير في المشهد التكنولوجي من خلال كتابها الأكثر مبيعًا "_راهن على نفسك"، حيث شاركت رؤى من تجاربها مع بيزوس وشميت. وهي الآن تتشاور مع الرؤساء التنفيذيين على مستوى العالم بشأن تحديات القيادة واستراتيجيات الابتكار، ودعم المسارات المهنية الطموحة.

تأثير نظام المنسقين والخبراء الاستشاريين على النجاح المؤسسي

عندما يحقق المديرون التنفيذيون نتائج رائعة، فغالبًا ما يكون الدعم السلس الذي يقدمه رئيس الموظفين والمساعد التنفيذي الذي يعمل بتناغم هو ما يجعل ذلك ممكنًا. دعونا نستكشف كيف تقود هذه الأدوار التميز المؤسسي.

التأثير الاستراتيجي لرئيس الموظفين

رئيس الموظفين يعمل كرئيس تنفيذي (أو غيره من المديرين التنفيذيين الآخرين) كمضاعف للقوة الاستراتيجية. وباعتباره وكيلًا موثوقًا به، فهو

• تنسيق تنفيذ السياسات المعقدة عبر وحدات العمل
• إنشاء حلقات تغذية راجعة لقياس فعالية السياسة وقيادة التكرارات
• العمل كنظام إنذار مبكر لنقاط الاحتكاك
• فك شفرة الفروق الثقافية وديناميكيات السلطة غير المكتوبة
• التوسط لإيجاد حلول للتحديات الحساسة متعددة الوظائف قبل أن تتفاقم
• حماية المسؤولين التنفيذيين من الاضطرابات السياسية غير الضرورية أثناء تسليط الضوء على القضايا الحرجة

يفهم رؤساء الأركان الأكثر فعالية أن قوتهم تتدفق من تضخيم تأثير مديرهم.

التفوق التشغيلي من خلال المساعدين التنفيذيين

يساهم المساعدون التنفيذيون بشكل مباشر في المحصلة النهائية من خلال توفير ما لا يقل عن ثماني ساعات أسبوعيًا، أي ما يعادل 46 يومًا من الوقت التنفيذي المسترد سنويًا.

وهي تعمل كمركز عصبي تشغيلي بالغ الأهمية للمهام، مما يزيد من فعالية القيادة. هم:

• تحويل المطالب الفوضوية إلى أولويات منظمة
• تصميم تركيز القيادة والدفاع عنه لتحقيق أقصى قدر من التأثير التنظيمي
• تصفية المعلومات بذكاء لمساعدة مديريهم التنفيذيين على اتخاذ قرارات أفضل
• التأكد من أن المخرجات عالية المخاطر تتحرك بدقة وهدف
• العمل كمركز اتصالات متطور، وفرز المعلومات الهامة وتوجيهها
• الحفاظ على الذاكرة التنظيمية والسياق التنظيمي عبر المشاريع والمبادرات
• التنقل في الديناميكيات الشخصية الحساسة بدبلوماسية وحصافة

الاستفادة من ClickUp لتحقيق أقصى قدر من التأثير

يعتمد رؤساء الأركان والمساعدون التنفيذيون الحديثون على لوحات معلومات ClickUp وميزات الأهداف لتعزيز تعاون الفريق والمواءمة الاستراتيجية.

تعمل لوحات المعلومات القابلة للتخصيص كمراكز قيادة حيث يمكنهم مراقبة مسارات العمل المتعددة وأولويات الفريق والمبادرات التنفيذية في الوقت الفعلي. ومن خلال دمج المقاييس الاستراتيجية والتشغيلية وحالات المشاريع وأنشطة الفريق في واجهة مرئية واحدة، فإنهم يحافظون على نظرة عامة شاملة للتقدم المؤسسي.

احصل على نظرة عامة على المقاييس الاستراتيجية والتشغيلية، وحالات المشاريع، وأنشطة الفريق في واجهة مرئية واحدة مع لوحات معلومات ClickUp Dashboards

وبالمثل، تمكّنهم أهداف ClickUp Goals من تقسيم الأهداف عالية المستوى إلى أهداف قابلة للقياس ومراحل رئيسية قابلة للتتبع. وهذا يتيح لهم ذلك توزيع الأولويات التنفيذية بفعالية في جميع أنحاء المؤسسة مع الحفاظ على رؤية واضحة للتقدم المحرز. يمكنهم تحديد الاختناقات بسرعة، وإعادة تخصيص الموارد، وضمان استمرار تركيز الفرق على الأولويات الاستراتيجية.

الجزء الأفضل؟ من خلال لوحات المعلومات المشتركة، تكتسب الفرق الشفافية في أوجه الترابط والمواعيد النهائية، بينما يقلل التتبع الآلي للتقدم المحرز من الحاجة إلى اجتماعات تحديث الحالة، مما يتيح تعاوناً أكثر كفاءة بين الأقسام. وهذا يجعل التعاون يبدو طبيعياً أكثر وأقل روتيناً.

التحديات والحلول

حتى أكثر المهنيين المتمرسين في هذه الأدوار يواجهون عقبات فريدة من نوعها.

دعونا نستكشف ما هي هذه العقبات وكيفية التغلب عليها، متسلحين بالنصائح التي يقدمها خبراء الخبرة ومنسقو الخدمة في ClickUp.

تحديات وحلول لرؤساء الأركان

التنقل في السلطة بدون تقارير مباشرة

أحد أكبر المشاكل التي تواجه رؤساء الأركان؟ فهم غالباً ما يحتاجون إلى إنجاز الأمور في مختلف الأقسام دون أن يكون لديهم أي سلطة مباشرة.

وكما يقول أرجون من واقع خبرته:

_إن الحفاظ على الأولويات والأولويات على مستوى الفريق يمثل تحديًا. فبالإضافة إلى فريقي فقط، فإن الفرق الأخرى لديها أولويات يجب أن نتأكد من أنها تسير في الاتجاه الصحيح

أرجون ناسكر، كبير موظفي مدير العمليات في ClickUp

وهنا يأتي دور أداة التعاون المرئي في إحداث فرق كبير. استخدام سبورة ClickUp's Whiteboards والمستندات الخاصة بجلسات الاستراتيجية تساعد في الحصول على موافقة الجميع وتضمن أنهم على نفس الصفحة.

إدارة الأولويات المتنافسة

بصفتك مديراً تنفيذياً، لديك مشاريع استراتيجية طويلة الأجل تتنافس مع تلك الطلبات التنفيذية "التي تحتاجها بالأمس".

ما الحل؟ تطبيق أنظمة واضحة لتحديد الأولويات. ليس كل شيء مهم يحتاج إلى الاهتمام على الفور. وليس كل ما يحتاج إلى الاهتمام على الفور قد يكون مهماً بما فيه الكفاية.

استخدم أولويات مهام ClickUp للإبلاغ عن العناصر ذات الأولوية العاجلة والعالية والعادية والمنخفضة الأولوية حتى يعرف الجميع ما يجب معالجته أولاً.

قم بتعيين مستويات أولوية دقيقة لعملك باستخدام أولويات المهام في ClickUp

إدارة الأفراد وتنفيذ التغيير

يمثل الجانب المتعلق بالأشخاص تحدياً آخر مثيراً للاهتمام.

يمكن أن يواجه تنفيذ الاستراتيجيات الجديدة وقيادة التغيير مقاومة. أعالج هذا الأمر من خلال تعزيز ثقافة التعاون واستخدام الرؤى المستندة إلى البيانات من لوحات معلومات ClickUp Dashboards وWorkday وغيرها من الموارد لإظهار فوائد التغييرات المقترحة

ماندي ميخائيل، رئيسة موظفي قسم الأفراد في ClickUp

يضيف أرجون

_فريقي يزداد عدد أفراد فريقي وأنا أثق بهم للعمل بشكل مستقل. أنا أعتمد على ملخصات الذكاء الاصطناعي للمستندات والمهام والمحادثات [في ClickUp] لمتابعة اليوم

أرجون ناسكر، رئيس موظفي مدير العمليات في ClickUp

التحديات والحلول للمساعدين التنفيذيين ### التحديات والحلول للمساعدين التنفيذيين

المعلومات الزائدة

بالنسبة للمساعدين التنفيذيين، فإن الحمل الزائد للمعلومات أمر حقيقي! تخيل محاولة إدارة سيل لا ينتهي من رسائل البريد الإلكتروني والطلبات ودعوات التقويم كل يوم.

يشاركنا إيمانويل منظورًا عمليًا حول استخدام أتمتة ClickUp للتعامل مع الأعمال المشغولة. يمكنك استخدام شروط "إذا-ثم" لتشغيل إجراءات محددة (على سبيل المثال، إذا تغيرت حالة المهمة إلى "تم"، قم بتغيير المُعيَّن للمهمة إلى "كلارا") أو إنشاء تسلسلات أتمتة مخصصة باستخدام أوامر اللغة الطبيعية عبر ClickUp Brain!

_ إن الحفاظ على الإنتاجية والفعالية في عملي الروتيني يمثل تحديًا يوميًا وهنا تكون الأتمتة والتذكيرات مفيدة جدًا! من خلال بناء الأتمتة لدينا، يصبح الجهد اليدوي شيئًا من الماضي ويمكنك التركيز على معالجة "لماذا" بدلاً من قضاء الوقت في اكتشاف "ماذا"

إيمانويل جيمس سيليس، المساعد التنفيذي للتكنولوجيا في ClickUp

الحفاظ على الحدود بين العمل والحياة

قد تكون الطبيعة "الدائمة" لأدوار المساعد التنفيذي متطلبة بشكل خاص. ولتحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة، قم بإعداد أنظمة واضحة وبروتوكولات تفويض في ClickUp Docs تحافظ على توثيق وتنظيم كل شيء.

فكّر:

• قوالب الردود أو استجابات الذكاء الاصطناعي للطلبات الشائعة
• عمليات موحدة للمسائل العاجلة
• إجراءات تصعيد واضحة

التواصل الفعال بين الفرق

تعترف فاي بأن ضمان توصيل الرسائل والتحديثات والتعليمات بدقة عبر الأقسام قد يكون أمراً صعباً، خاصةً مع وجود جداول زمنية مزدحمة.

ما هو اقتراحها؟

- إنشاء قنوات اتصال واضحة واستخدام أدوات مركزية (مثل المستندات المشتركة أو لوحات المهام) للحفاظ على إمكانية الوصول إلى المعلومات وتنظيمها. تساعد المتابعات المنتظمة والملخصات الواضحة في الرسائل على ضمان فهم الجميع للتحديثات والمسؤوليات

فاي إنكارناسيون باوتيستا، مساعدة تنفيذية في ClickUp

يضيف إيمانويل

_ مع تعدد الأدوات التي نستخدمها لإنجاز الأمور، يمكن أن يشكل التواصل الفعال تحدياً كبيراً. والشيء الرائع في ClickUp هو أننا عندما قمنا ببناء وإطلاق ClickUp Chat، أصبح بإمكاني الآن العمل في مساحة عمل واحدة وأصبح تبادل المعلومات أكثر سلاسةً

إيمانويل جيمس سيليس، مساعد تنفيذي للتكنولوجيا في ClickUp

اختيار المناسب

إن التمييز بين منصبي رئيس الموظفين والمساعد التنفيذي لا يتعلق فقط بالألقاب، بل يتعلق بكيفية مساهمة كل منصب بشكل فريد في التميز المؤسسي.

يعتمد الاختيار بين هذه الأدوار على الاحتياجات المحددة لمؤسستك:

• بالنسبة للمؤسسات الكبيرة (مثل مؤسستنا)، غالبًا ما يوفر كلا الدورين اللذين يعملان جنبًا إلى جنب هيكل الدعم الأمثل
• هل تحتاج إلى دعم استراتيجي وتنسيق بين الأقسام؟ قد يكون رئيس الموظفين هو الحل المناسب لك
• هل تبحث عن التميز التشغيلي والتنفيذ اليومي السلس؟ قد يكون المساعد التنفيذي هو الحل الأمثل

يمكن للتكنولوجيا المناسبة أن تزيد من تأثير هذه الأدوار المهمة، بدءاً من أتمتة المهام الروتينية إلى تتبع المبادرات الاستراتيجية. تدعم مجموعة الميزات الشاملة التي توفرها ClickUp التخطيط الاستراتيجي والعمليات اليومية، مما يجعلها منصة مثالية لرؤساء الأركان والمساعدين التنفيذيين.

لماذا الانتظار حتى توظف أفضل ما يناسبك؟ جرّب ClickUp اليوم وخطط مسبقًا للنجاح!