إن الاجتماعات مثل الثقوب السوداء للإنتاجية - فبمجرد أن تعقد اجتماعًا واحدًا، يختفي الوقت، خاصة عندما يتعلق الأمر بتتبع ما قيل.

لقد مررنا جميعًا بهذا الموقف: الاجتماع غير الرسمي الذي ينزلق من خلال الشقوق أو الاجتماع الرسمي الذي ينافس محضره رواية. تدوين الملاحظات يبدو وكأنه نصف المعركة، ولكن تنظيمها بعد ذلك؟ هذا مستوى آخر تماماً من المتعة (أو لا).

لحسن الحظ، مع ChatGPT، يمكنك التخلي عن الطريقة القديمة التي تستغرق وقتاً طويلاً والسماح للذكاء الاصطناعي بالتعامل مع العمل الشاق. لذا، لا مزيد من الخربشة أو التوتر أو مطاردة عناصر العمل.

دعنا نحول ChatGPT إلى مساعدك الجديد المفضل لمحاضر الاجتماعات والملاحظات. هل أنت مستعد لإنشاء ملاحظات الاجتماعات في ثوانٍ؟

📌هل تعلم؟ تقريبًا 200 مليون شخص يستخدمون روبوت الدردشة الآلي كل أسبوع.

ما هو ChatGPT؟

لذا، سألنا ChatGPT، "ما هو ChatGPT؟ وهذا ما أجابنا به.

via ChatGPT هي في الأساس أداة ذكاء اصطناعي تفهم النص وتولّده بناءً على ما تكتبه.

فكِّر في الأمر وكأنه مساعد اجتماعات فائق الذكاء الاصطناعي يساعدك:

• توليد مهام متابعة الاجتماع لضمان عدم حدوث أي شيء يفوتك
• إنشاء ملخصات للاجتماعات من خلال التقاط النقاط الرئيسية وعناصر الإجراءات
• صياغة رسائل البريد الإلكتروني أو التقارير بناءً على ملاحظاتك
• الإجابة على الأسئلة بسرعة بمعلومات واضحة وذات صلة بالموضوع
• تنظيم ملاحظات الاجتماع في فئات مثل جدول الأعمال والقرارات والمهام

أنت تعطيه السياق، وهو يستجيب بمعلومات مفيدة وواضحة - مما يجعل المهام مثل تدوين الملاحظات أسهل بكثير.

## فوائد استخدام ChatGPT لملاحظات الاجتماعات

استخدام ChatGPT لتدوين ملاحظات الاجتماعات يحرر يديك من الكتابة المحمومة ويُبسّط العملية بأكملها، بدءاً من التقاط التفاصيل الرئيسية إلى تنظيم المتابعة.

ولكن بخلاف ما هو واضح، إليك بعض الفوائد التي ربما لم تفكر فيها:

1. يوفر عليك الوقت والطاقة ⏳

ملاحظات الاجتماعات أكثر بكثير من مجرد تدوين الملاحظات في طبقات محضر الاجتماع .

إليك ما تبدو عليه العملية

• تدوين الملاحظات أثناء الاجتماع
• لخص المناقشة لالتقاط النقاط الرئيسية التي تم التوصل إليها
• استخلاص عناصر العمل وإسناد المهام إلى الأشخاص المعنيين
• ضع قائمة بالقرارات التي اتخذها الفريق للرجوع إليها في المستقبل

إن تسليم هذه المهمة بأكملها إلى ChatGPT مع مدخلات أساسية فقط من جانبك يوفر قدراً هائلاً من وقتك وطاقتك.

2. يمنعك من الإفراط في التفكير 🧘

يُنشئ ChatGPT ملخصات الاجتماعات دون التورط في تفاصيل غير ضرورية. بدلاً من القلق بشأن ما يجب تضمينه أو حذفه، يمكنك التركيز على التفاصيل الرئيسية. هذا يمنع التخمين الثاني لخياراتك في تدوين الملاحظات ويمنع الإرهاق الذهني.

3. يحافظ على الحالة المزاجية المهنية

لن يسيء الذكاء الاصطناعي تفسير النبرة أو النية، مما يضمن بقاء ملاحظاتك موضوعية ولا تنحرف إلى منطقة التحيز. ينشئ الذكاء الاصطناعي نصوصاً دقيقة للاجتماعات دون تفسيرات شخصية لما قيل، مما يمنع التضليل.

4. يتعامل مع التنسيقات المختلفة دون عناء 🗂️

تُنتج الاجتماعات جميع أنواع البيانات: بنود العمل والقرارات والأفكار والمهام المستقبلية. يتكيف ChatGPT بسلاسة مع هذه التنسيقات، ويصنفها في أقسام منظمة. سواءً كنت بحاجة إلى ملخص موجز للذكاء الاصطناعي، أو نقاط، أو قائمة بالمتابعة، فإن الأداة تُنظّم الملاحظات وفقًا لذلك.

5. تقضي على مشكلة "من قال هذا؟" 💭

تخلص من الارتباك الناتج عن محاولة تذكّر من أدلى بنقاط محددة في الاجتماعات. قم بتوجيه ChatGPT لإسناد العبارات الرئيسية إلى الأفراد المناسبين، مما يضمن عدم ضياع أي فكرة أو إسنادها بشكل خاطئ.

6. يحسّن الاتساق عبر الاجتماعات 📈

يضمن استخدام ChatGPT أن جميع ملاحظات الاجتماع تتبع تنسيقًا موحدًا، مما يسهل مقارنتها عبر الجلسات. يمكنك الحصول على وثائق منظمة وموثوقة في كل مرة، مما يضمن لك عدم إضاعة الوقت في تجميع الملاحظات غير المنظمة أو محاولة تذكر القرارات الحاسمة.

كيفية استخدام ChatGPT لملاحظات الاجتماعات: دليل خطوة بخطوة

إن فوائد استخدام ChatGPT لملاحظات الاجتماعات مثيرة، ولكن هناك منحنى تعليمي بسيط في هذا الأمر. دعنا نرى كيفية القيام بذلك:

الخطوة 1. قم بإعداد جدول أعمال اجتماعك

قبل أن تبدأ، قم بإنشاء جدول أعمال منظم جدول أعمال الاجتماع يحدد المواضيع الرئيسية. أدخل ذلك في ChatGPT للحصول على السياق اللازم لملاحظات الاجتماع. يساعد جدول الأعمال هذا في توجيه الأداة في تدوين الملاحظات، مما يضمن تركيزها على النقاط الأكثر أهمية.

الخطوة 2 . تسجيل أو تسجيل الصوت/النصوص الخاصة بالاجتماع

تأكد من استخدام أداة النسخ لتسجيل الاجتماعات ونسخها. يمكنك إدخال نص الاجتماع هذا في ChatGPT بعد الاجتماع لمعالجته أو استخدام أدوات تحويل الصوت إلى نص لإنشاء مدخلات نصية لـ ChatGPT.

إذا كان اجتماعك شخصيًا، يجب أن يكون لديك شخص ما يدون محضر الاجتماع المفصل.

➡️ اقرأ المزيد: استكشف أفضل 15 تطبيقًا وأدوات لتدوين الملاحظات بالذكاء الاصطناعي لتحسين إنتاجيتك وتبسيط عملية تدوين الملاحظات.

الخطوة 3: أدخل النقاط الرئيسية في ChatGPT

بعد الاجتماع، قم بإدخال النص أو النقاط الرئيسية من المناقشة في ChatGPT. لجعل المعالجة أكثر سلاسة، قم بذلك في أجزاء أو أقسام، مع التركيز على أجزاء محددة من الاجتماع (مثل بنود جدول الأعمال أو القرارات أو نقاط العمل).

الخطوة 4: اطلب من ChatGPT ملخصات الاجتماع

استخدم ChatGPT لإنشاء ملخصات للاجتماعات وتكثيف المواضيع الرئيسية التي تمت مناقشتها، أو لتسليط الضوء على الأفكار والقرارات المهمة التي تم اتخاذها. يمكنك توجيهه بمطالبات مثل "تلخيص النقاط الرئيسية التي تم التوصل إليها" أو "ما هي النتائج الرئيسية لهذا الاجتماع؟

الخطوة 5: استخراج عناصر العمل

بمجرد حصولك على ملخص الاجتماع، اطلب من ChatGPT تحديد عناصر الإجراءات. استخدم مطالبة مثل "اذكر المهام أو نقاط العمل من هذا الاجتماع" أو "ما هي إجراءات المتابعة المطلوبة؟ سيقدم ChatGPT المهام أو المسؤوليات الموكلة لأعضاء الفريق المختلفين.

الخطوة 6: تنظيم الملاحظات والمتابعة

أخيراً، اطلب من ChatGPT تنظيم ملاحظاتك بتنسيق منطقي، وتقسيمها إلى أقسام مثل بنود جدول الأعمال، والقرارات المتخذة، وعناصر الإجراءات، ومهام المتابعة، والعناصر التي يجب معالجتها في الاجتماع التالي. يمكنك أيضًا طلب نقاط نقطية لتحسين سهولة القراءة. من هنا مشاركة الملاحظات باستخدام أداتك المفضلة.

أمثلة على ChatGPT أثناء العمل

يحول ChatGPT نصوص الاجتماعات الفوضوية إلى ملخصات واضحة، ويحدد عناصر العمل الرئيسية، ويخصص المهام بناءً على المناقشة.

فيما يلي بعض الأمثلة على كيفية عمله في الوقت الفعلي:

1. اجتماع بدء المشروع

البداية الجيدة تضمن عمليات أكثر سلاسة. يساعد الاجتماع المبدئي على بدء المشروع، وتلخص ChatGPT بسهولة أهداف المشروع والتسليمات والجداول الزمنية للمشروع، بالإضافة إلى تعيين الأدوار.

يمكنك تعديله حسب رغبتك أو المضي قدماً فيه. هذه خطوة أقل خطوة واحدة عليك اتخاذها أثناء الغوص في مشروعك.

2. اجتماعات العملاء

يجب أن يكون التواصل مع العملاء دائمًا متسقًا وفي الوقت المناسب. استخدم ChatGPT لصياغة مسودة سريعة لرسائل البريد الإلكتروني التي تلخص كل ما ناقشته في رسائل البريد الإلكتروني التي تواجه العميل والحفاظ على التوثيق المناسب لها.

3. جلسات العصف الذهني

تولد جلسات العصف الذهني مجموعة كبيرة من الأفكار، ليست كلها قابلة للتنفيذ الفوري. يساعد ChatGPT في تنظيم الأفكار من خلال توليد خطوات قابلة للتنفيذ لكل منها. يتيح لك ذلك اختيار أفضل الخيارات لفريقك وعملك.

## قيود استخدام ChatGPT لتدوين ملاحظات الاجتماع

عندما استخدام الذكاء الاصطناعي لإنشاء ملاحظات الاجتماع عليك توفير الكثير من السياق. لا يختلف ChatGPT عن ذلك. فهو يتطلب منك توفير سياق مفصل ونسخ المخرجات ولصقها يدوياً في الأماكن الصحيحة. إذا قمت بلصق المسودة الخاطئة، فهذا يضيف إحباطًا لا داعي له.

فيما يلي بعض قيود استخدام ChatGPT لملاحظات اجتماعك:

1. ضياع في الترجمة

في حين أن ChatGPT يتعامل مع المناقشات المباشرة، إلا أنه قد يواجه صعوبة في استيعاب الموضوعات المعقدة أو الدقيقة بشكل كامل، خاصة تلك التي تتضمن مصطلحات خاصة بالصناعة أو اتخاذ القرارات الرئيسية المعقدة. فهو يلتقط الأفكار العامة بشكل جيد ولكن قد تفوته التفاصيل الدقيقة التي يلتقطها البشر بشكل طبيعي.

2. عدم وجود لمسة إنسانية

بغض النظر عن مدى تدريب الذكاء الاصطناعي، فإنه لن يكون دقيقاً إلا في سياق عملك ومجال عملك. قد تفوت ChatGPT بعض المصطلحات أو اللغة الخاصة بالصناعة، مما يجعل الإشراف البشري ضروريًا كخطوة إضافية في سير العمل.

3. مشاكل التكامل

الاجتماعات جزء مهم من إدارة المشاريع، وللأسف، لا يمكن لـ ChatGPT التكامل مع أدوات إدارة المشاريع الخاصة بك.

وبغض النظر عن مدى براعتك في المطالبة بالذكاء الاصطناعي، سترتكب أخطاءً في كثير من الأحيان لأنك ستحتاج إلى نسخ الملاحظات ولصقها يدوياً في أدوات إدارة مشروعك. قد تصبح هذه الخطوة الإضافية في سير عملك متعبة على المدى الطويل.

وهنا يأتي دور أداة مثل انقر فوق في الصورة. ClickUp هي عبارة عن منصة إنتاجية شاملة مزودة بميزات مدعومة بالذكاء الاصطناعي تجعل كل جانب من جوانب سير عملك أكثر سلاسة وسهولة.

دعنا نستكشف كيف يقارن ClickUp مع ChatGPT ولماذا هو أفضل لتبسيط عملية إدارة اجتماعاتك.

## كيف يرتقي ClickUp بإدارة ملاحظات الاجتماعات

ببساطة، ClickUp عبارة عن منصة لإدارة المشاريع تقوم بكل شيء بدءًا من إدارة المهام الموكلة والإشراف على المشاريع إلى تحسين إدارة الاجتماعات من خلال قوالب ملاحظات الاجتماعات .

نظرًا لأن ClickUp يعرف سياق عملك، فقد يوفر حلولاً مدركة للسياق. هذا التكامل يجعل تتبع المهام وتعيين المسؤوليات ومتابعة التقدم المحرز أبسط بكثير من مجرد تدوين الملاحظات.

فيما يلي تفصيل لبعض الميزات الرئيسية التي يوفرها ClickUp لإدارة ملاحظات الاجتماعات:

1. تبسيط سير العمل في اجتماعاتك باستخدام اجتماعات ClickUp ClickUp Meetings العديد من الميزات المصممة خصيصًا لسير عمل الاجتماعات. بفضل أدوات الاجتماعات المدمجة، يمكن للفرق تخطيط كل جانب من جوانب الاجتماع وتتبعه ومتابعته دون مغادرة المنصة.

إليك ما يمكنك القيام به مع ميزات ClickUp الخاصة بالاجتماعات:

تفصيل جداول الأعمال وتعيين المهام

تحويل جداول أعمال الاجتماعات إلى مهام قابلة للتنفيذ وتعيينها على الفور باستخدام ClickUp Tasks

مع مهام النقر فوق المهام حوّل جدول أعمال اجتماعك إلى مهام قابلة للتنفيذ. قم بتعيين المسؤوليات مباشرةً لأعضاء الفريق أثناء الاجتماع، مما يضمن المساءلة عن كل بند من بنود العمل. تتبع كل مهمة وقم بتحديثها ومراقبتها حتى لا يتم تجاهل أي شيء تمت مناقشته في الاجتماع.

حافظ على تنظيم ملاحظات الاجتماع باستخدام مستندات ClickUp Docs

حافظ على تنظيم ملاحظات الاجتماعات الخاصة بك وربطها مباشرةً بالمهام لسهولة الوصول إليها باستخدام ClickUp Docs ClickUp Docs يتيح لك إنشاء ملاحظات اجتماعات مفصلة ومنسقة بشكل جميل يمكنك ربطها مباشرةً بالمهام ذات الصلة. يمكنك بسهولة إنشاء مستندات الاجتماعات ومشاركتها والتعاون بشأنها مع زملائك.

يساعدك في الحفاظ على تنظيم المناقشات مع ضمان أن تكون الوثائق سلسة ومتاحة لجميع أصحاب المصلحة دون الحاجة إلى البحث عنها. كما تحافظ المستندات أيضاً على إمكانية الوصول إلى ملاحظاتك وسهولة التنقل فيها، بحيث يكون لدى جميع أعضاء الفريق مرجع للقرارات الرئيسية والمتابعة.

💡 نصيحة احترافية: لتعزيز جهود التوثيق بشكل أكبر, الاستفادة من أدوات الذكاء الاصطناعي لتوثيق وأتمتة سير عملك وتبسيطه.

تتبع التقدم المحرز باستخدام أهداف ClickUp

تتبع كيفية توافق نتائج اجتماعاتك مع أهداف العمل الأكبر باستخدام ClickUp Goals

استخدم أهداف النقر لربط نتائج اجتماعاتك بأهداف العمل الأوسع نطاقاً. أثناء مناقشة النقاط الرئيسية في الاجتماعات، تتبع على الفور كيفية مساهمة تلك المناقشات في تحقيق أهدافك، مما يضمن أن كل اجتماع يدفع الفريق إلى تحقيق النجاح.

تعاون بصريًا باستخدام اللوحات البيضاء الشاملة

العصف الذهني للأفكار وتحويلها إلى مهام قابلة للتنفيذ باستخدام لوحة المعلومات ClickUp Whiteboards ClickUp Whiteboards تتيح لك التعاون بصريًا أثناء الاجتماعات، مما يساعد الفرق على العصف الذهني وتنظيم الأفكار وتطوير الخطط في الوقت الفعلي. تحافظ هذه الوسائل البصرية على تفاعلية الاجتماعات وتضمن أن يكون الجميع على نفس الصفحة، بالمعنى الحرفي والمجازي.

ابقَ على المسار الصحيح مع المهام المتكررة وقوائم المراجعة

تسريع عملية التحضير للاجتماعات وتوفير الوقت والحفاظ على التركيز مع ميزة ClickUp Checklists

توقّف عن إنشاء جداول أعمال الاجتماعات من الصفر - قم بإعدادها تلقائيًا باستخدام مهام ClickUp المتكررة في ClickUp . قم بإنشاء قائمة مراجعة لكل اجتماع لتغطية كل نقطة نقاش مهمة. قوائم مراجعة ClickUp تساعدك في الحفاظ على تركيز الاجتماع وإنتاجيته.

تحويل المناقشات إلى أفعال

تحويل المناقشات إلى مهام قابلة للتنفيذ مباشرةً من ملاحظات اجتماعك باستخدام تعليقات ClickUp

مع انقر فوق التعليقات قم بتعيين المهام لأعضاء فريقك مباشرةً من ملاحظات الاجتماع. بدلاً من المتابعات الغامضة، يحصل فريقك على مهام واضحة وقابلة للتنفيذ مرتبطة بمناقشات محددة، مما يسهل تتبع التقدم المحرز وضمان المساءلة.

2. اجعل تدوين الملاحظات وتلخيصها أمرًا سهلاً مع ClickUp Brain

إنشاء ملاحظات دقيقة للاجتماعات، وربطها بالمهام والمستندات باستخدام ClickUp Brain ClickUp Brain وهو مساعد ذكاء اصطناعي، يتكامل بسلاسة مع سير عمل إدارة مشروعك. فهو يساعد في إنشاء ملاحظات اجتماعات مفصلة ودقيقة تتوافق تلقائياً مع مهامك أو مشاريعك أو مستنداتك. هذا أداة الذكاء الاصطناعي للاجتماعات يحافظ على كل شيء في مكان واحد - لا مزيد من البحث في سلاسل محادثاتGPT القديمة.

مع أداة شاملة كتابة الذكاء الاصطناعي يمكنك إنشاء ملاحظات اجتماعات دقيقة يسهل الرجوع إليها. اربط الملاحظات مباشرةً بالمهام أو المشاريع أو المستندات للوصول السريع.

قم بتحديث المهام أو المستندات تلقائيًا بمعلومات الاجتماع ذات الصلة للحفاظ على جميع المعلومات المتعلقة بمشروعك منظمة ويسهل العثور عليها.

هناك المزيد.

يمكنك أيضًا تبسيط الاجتماعات غير المتزامنة باستخدام ClickUp Clips ✨

إذا كان فريقك يعمل بشكل غير متزامن (غير متزامن)، مما يعني أن الأعضاء لا يحتاجون إلى الاجتماع في نفس الوقت, انقر فوق المقاطع هو الحل الأمثل.

تتيح لك هذه الميزة تسجيل تحديثات الفيديو أو الشروحات، وسيقوم الذكاء الاصطناعي بنسخها تلقائياً. وبهذه الطريقة، يمكن لكل عضو من أعضاء الفريق مراجعة ملاحظات أو تحديثات الاجتماع في الموعد المحدد له دون الحاجة إلى حضور جلسة مباشرة.

يمكنك البحث في النص المكتوب وحتى تحويل المقاطع إلى مهام، مما يضمن التقاط جميع النقاط الرئيسية وقابليتها للتنفيذ - حتى عندما يكون فريقك منتشراً في مناطق زمنية مختلفة.

3. قم بزيادة إنتاجية الاجتماعات إلى أقصى حد باستخدام قالب ClickUp Meeting Notes

تحميل هذا القالب

Meeting-notes-1-note-notes-tnotaking-template-google-docs

كقطعة كرز على رأس الكعكة، يأتي ClickUp مع قالب خاص به قابل للتخصيص قالب ملاحظات الاجتماع ClickUp . يساعدك هذا القالب على إعداد وثائق منظمة لأنواع مختلفة من الاجتماعات بسرعة. يمكنك إنشاء هياكل مخصصة لجلسات إحاطة العملاء، والاجتماعات الأسبوعية الرشيقة عبر الإنترنت، ومراجعات الأداء 1:1، وغيرها.

باستخدام هذا القالب:

• التقط جداول الأعمال التفصيلية وهيكلة الاجتماعات من أجل تركيز أفضل
• تسجيل نقاط المناقشة والقرارات الرئيسية في الوقت الفعلي
• تعيين عناصر العمل مباشرةً من ملاحظات الاجتماع للمساءلة
• تأكد من عدم تفويت أي متابعة من خلال ربط الملاحظات بالمهام والمواعيد النهائية

💡 أرشيف القوالب: قم بتعزيز اجتماعاتك باستخدام قوالب ClickUp المثمرة لإدارة اجتماعاتك. ⚡

الـ قالب نمط مذكرة اجتماع ClickUp يساعدك على تدوين النقاط الرئيسية والقرارات وعناصر الإجراءات خلال اجتماعاتك بسهولة. ويضمن لك تنسيقها القابل للتخصيص تنظيم جميع المعلومات المهمة وسهولة الوصول إليها.

بدلاً من ذلك، فإن قالب محضر الاجتماع مثالي لإنشاء سجلات مفصلة ومنظمة للاجتماعات. فهو يتيح لك توثيق المناقشات، وتتبع القرارات، وضمان المساءلة من خلال تعيين مهام المتابعة مباشرةً من محاضر اجتماعاتك.

من الرهبة إلى الإنجاز - قم بتحويل عملية تدوين ملاحظات الاجتماعات باستخدام ClickUp

في نهاية المطاف، قد نعود لنقول أن جميع الاجتماعات يجب أن تكون رسائل بريد إلكتروني - ليس حرفياً، ولكن رسائل بريد إلكتروني موثقة. لا يكون التوثيق مفيدًا إلا إذا كان مفصلاً ومفهومًا ومتاحًا لجميع أصحاب المصلحة.

بالتأكيد، يعد ChatGPT أداة جيدة لتسوية ملاحظات اجتماعك. ولكن مع ClickUp، يصبح سير عمل اجتماعك بأكمله أكثر سلاسة.

في المرة التالية التي تخرج فيها من اجتماع (أو تقفز من اجتماع افتراضي)، لن تُترك تفكر "ماذا الآن؟" - سيكون لديك بالفعل ملاحظاتك مرتبة ومهامك محددة وأهدافك متتبعة. من كان يعلم أن الاجتماعات يمكن أن تكون... مثمرة؟ جرّب عقد اجتماع مع ClickUp اليوم! اشترك مجانًا في ClickUp .