كيفية إنشاء مخطط راسيك واستخدامه لنجاح المشروع

يتوقف المال هنا

اللافتة على مكتب الرئيس هاري ترومان

في أي مشروع جماعي، يجب أن يعرف الجميع ما هي مسؤوليتهم بالضبط - ومسؤولية الآخرين - عن ذلك. في إدارة المشاريع، يعد وضوح الأدوار والمسؤوليات أمرًا ضروريًا. إن فهم من هو المسؤول عن ماذا يمكن أن يحدث الفرق بين نجاح المشروع والفوضى الكاملة. تذكّرنا لافتة الرئيس ترومان الشهيرة على المكتب بأن المساءلة غير قابلة للتفاوض.

إذا كنت قد شاركت في أي وقت مضى في مشروع حيث تم تفويت المهام أو تم تجاوز المواعيد النهائية، فربما تساءلت: "انتظر، من المسؤول عن هذه المهام؟

اعتقد (أ) أنها مسؤولية (ب)، في حين افترض (ب) أن (ج) كان من المفترض أن يقوم بها. 🤔

بينما تكافح الفرق لتحديد الأدوار والمسؤوليات، من الشركات الناشئة إلى الشركات الكبيرة، يمكن أن يساعدك مخطط RASIC. سواء كنت مدير مشروع، أو قائد فريق، أو محلل أعمال، يمكن لهذا المخطط تبسيط التواصل وتحسين حوكمة المشروع .

دعونا نرى ما هو مخطط RASIC، وكيفية إنشاء واحد، وكيفية استخدامه بفعالية. 🚀

ما هو مخطط راسيك؟

مخطط RASIC هو مصفوفة إسناد المسؤولية التي تساعد فرق المشروع على توضيح وتوصيل الدور المسؤول للأفراد في مختلف المهام. وهو يرمز إلى المسؤول، والمسؤول، والمساءل، والداعم، والمطلع، والمستشار.

يوفر هذا المخطط طريقة منظمة لتخطيط هذه الأدوار فيما يتعلق بمهام أو قرارات محددة، مما يضمن الوضوح ويقلل من أي تداخل أو التباس. 🤝

تعتمد مخططات RASIC على مخططات RASIC الشهيرة تخطيط RACI إضافة بُعد جديد من خلال تضمين "داعم" للمساعدة في إدارة المشاريع المعقدة بشكل أفضل. من خلال تحديد من يقوم بماذا، يعزز مخطط RASIC الكفاءة والمساءلة والتعاون السلس - وجميعها مكونات أساسية للنجاح.

اقرأ أيضًا: تأثير زيغارنيك: السيطرة على المهام غير المكتملة من أجل إنتاجية أفضل

مكونات مخطط RASIC البياني

لفهم كيفية عمل مخطط RASIC بشكل كامل من أجل بناء القدرات دعونا نحلل المكونات الرئيسية:

مسؤول (R)

الشخص المسؤول (أو الفريق المسؤول) المكلف بإنجاز العمل هو المنفذ الرئيسي للمهمة وهو المسؤول عن إنجازها. في العديد من الحالات، قد يكون أكثر من شخص واحد مسؤولاً عن أجزاء مختلفة من المهمة.

📌على سبيل المثال، في حالة إطلاق منتج، من المرجح أن يكون مدير المنتج هو الشخص المسؤول عن تنسيق الإصدار.

مسؤول (أ)

الشخص الذي يضمن إنجاز المهمة. وهو الشخص الذي يتحمل المسؤولية النهائية ويكون مسؤولاً عن النتائج. ولمنع الالتباس، عادةً ما يكون شخص واحد فقط مسؤولاً عن كل مهمة.

📌قد يكون رئيس المنتج مسؤولاً عن النجاح الكلي للإطلاق، مما يضمن أن المنتج يفي بمعايير الشركة والمواعيد النهائية.

داعم (ق)

الأفراد الذين يشاركون بنشاط في إنجاز المهمة. في حين أنهم لا يمتلكون المهمة أو القرار بشكل مباشر، فإن دورهم هو تقديم الدعم وضمان نجاح المهمة.

📌مصمم جرافيك يدعم حملة فريق التسويق بالأصول المرئية.

مستنير (I)

يحتاج هؤلاء الأشخاص إلى البقاء على اطلاع دائم بتقدم المهام والنتائج. لا يتعين عليهم اتخاذ إجراءات، ولكن يتم إطلاعهم على الحالة.

📌يحتاج فريق المبيعات إلى إطلاعهم على إطلاق المنتج الجديد لإعداد عرضهم الترويجي.

مستشار (ج)

الأشخاص الذين يقدمون المدخلات أو المشورة قبل إنجاز مهمة ما. يقدمون رؤى أو خبرات ولكنهم ليسوا مسؤولين عن تنفيذ المهمة.

📌قد تتم استشارة الفريق القانوني لضمان الامتثال للوائح.

💡 📌نصيحة احترافية: "مسؤول" و "مسؤول قد تبدو متشابهة، لكنها ليست كذلك. فالمسؤولية تتعلق بإنجاز المهام الموكلة؛ أما المساءلة فتتعلق بامتلاك نتائج تلك المهام. يخضع الفرد للمساءلة عن المهام التي هي من مسؤوليات أعضاء فريقه.

تجتمع هذه المكونات معًا لتوفير صورة واضحة لمن يلعب أي دور في المشروع، مما يضمن عدم وجود ثغرات أو تداخل في المسؤولية طوال دورة حياة المشروع.

RASIC مقابل RACI

قبل أن نفهم كيفية إنشاء مخطط RASIC، دعنا نتناول سؤالاً شائعاً: ما هو الفرق بين مخطط RASIC ومخطط RASIC و نموذج RACI ? 📝

يستخدم مخطط RACI على نطاق واسع في إدارة وقت المشروع . يأخذ RASIC الأمور خطوة إلى الأمام بإضافة الدور الداعم. هذا العنصر الإضافي مفيد بشكل خاص للمشاريع الكبيرة التي تكون فيها المهام معقدة وقد تتطلب مساعدة إضافية تتجاوز المنفذ وصانع القرار.

يمكن أن توضح إضافة دور "داعم" من يجب أن يقدم يد المساعدة. وهذا يجنبك المأزق الشائع المتمثل في ازدواجية الجهود أو ترك مهام الدعم الضرورية دون إنجاز.

في الأساس، يمنح نظام RASIC فرق المشروع مرونة ووضوحاً أكبر عند توزيع المسؤوليات.

اقرأ أيضًا: 15 أسلوباً لإدارة الوقت لزيادة إنتاجية فريقك

كيفية إنشاء مخططات راسيك ## كيفية إنشاء مخططات راسيك

الآن بعد أن عرفنا ما هو مخطط RASIC، دعنا نستكشف كيفية إنشاء واحد. 🛠️.

في هذا الدليل، سنتعرف على كيفية إنشاء مخطط RASIC في أداة لإدارة المشاريع مثل انقر فوق . تتيح لك هذه الأداة تنظيم وتتبع مسؤوليات فريقك بشكل مرئي.

الخطوة 1: قم بإنشاء مساحة وقائمة جديدة

عبر انقر فوق ابدأ بإنشاء مساحة جديدة لمشروعك. ثم قم بإنشاء قائمة مخصصة لمخطط RASIC الخاص بك. للتوضيح، أطلق عليه اسم "مشروع مخطط راسيك".

الخطوة 2: أضف الأعمدة ذات الصلة

بمجرد إنشاء قائمتك، ستحتاج إلى إعداد الأعمدة لمخطط RASIC الخاص بك.

قم بتخصيص حقول الأعمدة لتشمل:

• المسؤول: الشخص أو الفريق الذي سيقوم بالعمل الفعلي
• المسؤول: الشخص المسؤول عن المهمة في نهاية المطاف
• الداعم: الأشخاص الذين يقدمون المساعدة أو الموارد الإضافية
• المطلعين: الأفراد الذين سيحتاجون إلى إطلاعهم على آخر المستجدات
• المستشارون: الخبراء أو أصحاب المصلحة الذين يحتاجون إلى مدخلات لاتخاذ القرار

الخطوة 3: تحديد الأدوار والمسؤوليات

بمجرد وضع الأعمدة الخاصة بك، حان الوقت لتحديد الأدوار المحددة لكل مهمة. ابدأ بتحديد المهام أو القرارات الرئيسية في مشروعك. لكل مهمة، قم بتعيين الأفراد في أعمدة المسؤول، والمسؤول، والمساءل، والداعم، والمطلع، والمستشار.

تضمن هذه العملية أن يكون لكل مهمة ملكية واضحة وأن لا يتم التغاضي عن أي خطوات.

📌📌مثال: إذا كان مشروعك عبارة عن إنشاء موقع إلكتروني جديد للشركة، فقم بتعيين "مسؤول" لمطوّر الموقع، و"مسؤول" لمدير المشروع، و"داعم" لمصمم الجرافيك، و"استشاري" لأخصائي تحسين محركات البحث، و"مطلع" لفريق التسويق. بهذه الطريقة، يعرف كل شخص دوره منذ البداية.

الخطوة 4: أضف أهداف المهمة

استخدم الحقول المخصصة لتتبع تفاصيل إضافية، مثل المواعيد النهائية أو مستويات الأولوية أو مراحل المشروع. تساعدك إضافة هذه الحقول على مراقبة تقدم كل مهمة، مما يضمن عدم نسيان أي شيء.

اقرأ أيضًا: 11 قالب مجاني لتحديد الأهداف وقوالب تعقب الأهداف لبرنامج Excel و ClickUp

الخطوة 5: التصور باستخدام مخططات جانت وطرق العرض

استخدم ClickUp Gantt Charts لتصور الجداول الزمنية للمهام والتبعيات والملكية.

بالإضافة إلى ذلك، فإن انقر فوق عرض الجدول وعرض المجلس يمكن أن يساعد في تتبع المهام من وجهات نظر مختلفة، مما يضمن معرفة الجميع بمسؤولياتهم وتوقعات التسليم.

توفر طريقة عرض الجدول أيضًا:

• نظرة عامة واضحة: عرض مهامك في شكل جدول، مما يسهل رؤية تفاصيل كل مهمة في لمحة سريعة
• التخصيص: تخصيص الأعمدة لعرض المعلومات التي تحتاجها بالضبط لمخطط راسيك.
• التصفية والفرز: تصفية المهام وفرزها بناءً على معايير مختلفة، مثل المسؤول أو المسؤول أو تاريخ الاستحقاق أو الحالة. هذا يجعل من السهل تحديد المهام التي تتطلب اهتمامًا فوريًا أو تحليل عبء العمل لأعضاء الفريق المختلفين
• إدارة المهام: إنشاء مهام جديدة، وتعيينها لأعضاء الفريق، وتحديد تواريخ الاستحقاق، وتتبع تقدمها مباشرةً داخل طريقة العرض
• التكامل مع طرق العرض الأخرى: استخدم طريقة عرض الجدول بالتزامن مع طرق العرض الأخرىانقر فوق طرق العرضمثل طريقة عرض اللوحة وطريقة عرض مخطط جانت البياني

الخطوة 6: تتبع التقدم المحرز وتعديل الأدوار

يعد تتبع التقدم المحرز وإجراء التعديلات اللازمة أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على فعالية مخطط RASIC الخاص بك طوال دورة حياة المشروع.

رصد التقدم المحرز في المهام: استخدم أداة انقر فوق عرض المهام للحصول على تحديث تفصيلي لحالة كل مهمة، مما يضمن الوفاء بالمسؤوليات والالتزام بالمواعيد النهائية على المسار الصحيح. وتوفر أشرطة التقدم وحالات الإنجاز في المنصة مؤشرات مرئية لإبقاء الجميع على اطلاع. وبالإضافة إلى ذلك، يمكنك إضافة أشخاص محددين كـ "مراقبين" على مهمة ما في ClickUp، لأولئك الذين يحتاجون إلى إبقائهم على "اطلاع" أو "استشارة"

تعديل الأدوار حسب الحاجة: تتطور المشاريع، وقد تتغير مسؤوليات الفريق. راجع مخطط RASIC بانتظام وقم بتحديث الأدوار للتكيف مع التغييرات في متطلبات المشروع. على سبيل المثال، إذا أصبحت مهمة ما أكثر تعقيدًا وتتطلب مدخلات إضافية، قم بتحديث الأدوار الاستشارية أو الداعمة وفقًا لذلك للحفاظ على الوضوح والكفاءة.

استخدم الأتمتة: قم بتبسيط تعديلات الأدوار من خلال إعداد الأتمتة التي تُعلم أعضاء الفريق عند إجراء التغييرات. يقلل هذا من التواصل اليدوي ويضمن بقاء الجميع متوافقين.

الخطوة 7: التعاون والتواصل بشكل فعال

تقدم ClickUp العديد من الميزات لتعزيز التعاون والتواصل السلس بين أعضاء فريقك:

التعليقات ومناقشات المهام: أضف التعليقات مباشرةً إلى المهام لتقديم تحديثات أو تعليقات أو توضيحات في الوقت الفعلي. ضع علامة على أعضاء الفريق لإشراكهم في المناقشات، مما يضمن سرعة الردود وتقليل الحاجة إلى أدوات التواصل الخارجية.

التنبيهات والإشعارات: استخدم @الإشارات في التعليقات لإخطار الأفراد أو المجموعات على الفور، وتوجيه انتباههم إلى التحديثات المهمة.

مرفقات وروابط المهام: أرفق الملفات أو المستندات أو الروابط ذات الصلة مباشرةً بالمهام لتزويد أعضاء الفريق بجميع المعلومات الضرورية في مكان واحد، مما يقلل من عمليات البحث عن الموارد ذهابًا وإيابًا.

إشعارات مخصصة: قم بإعداد إشعارات مخصصة بحيث يعرف أصحاب الأدوار الاستشارية والمُطلعة متى تكون مدخلاتهم مطلوبة. أتمتة التنبيهات لضمان استمرار مشاركة أصحاب الأدوار الداعمة في المراحل الصحيحة من المشروع.

💡 نصيحة احترافية: قم بإنشاء تذكير متكرر داخل ClickUp لمراجعة مخطط RASIC أسبوعيًا أو كل أسبوعين، مما يضمن بقاء الجميع على دراية بمسؤولياتهم وأي تحديثات محتملة.

الخطوة 8: تحسين مخطط RASIC لتحقيق الكفاءة

يساعد تحسين مخطط RASIC الخاص بك في الحفاظ على الوضوح وتحسين سير العمل خلال المشروع.

تبعيات المهام: تحديد وتخطيط التبعيات بين المهام للإشارة إلى كيفية تفاعل الأدوار المختلفة (مثل الاستشاري أو الداعم). يمكن لهذا النهج الاستباقي أن يمنع الاختناقات ويحافظ على سير المشروع بسلاسة.

لوحات معلومات مخصصة لمؤشرات الأداء الرئيسية: صمم لوحات معلومات تعرض مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) ذات الصلة بمخطط RASIC الخاص بك. تضمين أدوات مثل:

مخططات الحرق والنزول: تتبع التقدم المحرز مقابل الجدول الزمني للمشروع.

أدوات تتبع الوقت: مراقبة مقدار الوقت المخصص للمهام وتحديد ما إذا كانت هناك حاجة إلى أي تعديلات.

تقدم المهام: تصور الأدوار التي تساهم بفعالية وتحديد مجالات التحسين.

أتمتة تذكيرات سير العمل: تنفيذ الأتمتة التي تُعلم أعضاء الفريق بالمواعيد النهائية القادمة أو عندما تكون هناك حاجة إلى مدخلاتهم. على سبيل المثال، قم بإعداد تنبيهات لأعضاء الفريق في دور المطلعين لضمان تلقيهم التحديثات في الوقت المناسب.

مراجعة وتنقيح: قم بمراجعة دورية للهيكل العام لمخطط RASIC الخاص بك لتحديد أي أوجه قصور. اضبط الأعمدة، أو طرق عرض المهام، أو الحقول المخصصة لجعل المخطط أكثر وضوحًا وفعالية.

انقر فوق قالب تخطيط RACI

إذا كنت تتطلع إلى توفير الوقت باستخدام مخطط RASIC مُعد مسبقًا، يمكنك استخدام مجموعة متنوعة من قوالب مخططات RACI البيانية المجانية . على سبيل المثال، تحقق من ClickUp RACI قالب تخطيط RACI الذي يمكن تخصيصه بسهولة ليناسب احتياجاتك.

تحميل هذا القالب

ClickUp نموذج تخطيط RACI

يساعد قالب مخطط RACI هذا على تحديد المشروع الأدوار والمسؤوليات ، والتي يمكن تكييفها أيضًا مع مخططات RASIC.

يسمح لك بإعداد حالات مخصصة تمثل الأدوار المختلفة في مخطط RASIC: المسؤول، والمسؤول، والمسؤول، والداعم، والمطلع، والمستشار.

وهذا يجعل تعيين وتتبع مسؤوليات كل شخص في أي مهمة أسهل.

💡 نصائح سريعة:

• استخدم حالات واضحة ومميزة لكل دور لتجنب الالتباس. تعيين المسؤوليات أثناء مرحلة تخطيط المشروع لضمان معرفة كل عضو في الفريق بدوره في كل مهمة
• قم بإنشاء حقول مخصصة مثل "استشاري" أو "داعم" أو "مُطّلع" لإضافة المزيد من التفصيل إلى مخططك. قم بتحديث هذه الحقول بانتظام مع تقدم المهام للحفاظ على مواءمة الفريق
• استخدم طريقة عرض القائمة للحصول على توزيع تفصيلي للمسؤوليات الفردية و طريقة عرض جانت لاكتشاف الاختناقات أو التداخلات في ملكية المهام. يمكن أن يساعد ذلك في تبسيط سير عملك من خلال تحديد الثغرات أو التجاوزات فيمساءلة الفريق
  • قم بتسليط الضوء على كيفية تفاعل الأدوار المختلفة (مثل الاستشاري أو الداعم) قبل أن تتحرك المهمة إلى الأمام باستخدام تبعيات المهمة. حدد هذه التبعيات في وقت مبكر من دورة حياة المشروع
• قم بتعيين الأتمتة التي تقوم بإخطار أعضاء فريق المشروع "الاستشاريين" أو "المطلعين" عند الحاجة إلى مدخلات لمنع التأخير. بالإضافة إلى ذلك، أتمتة التذكيرات للأشخاص الذين يقومون بدور داعم لإبقائهم مشاركين في المراحل الصحيحة من المشروع
• استخدم التعليقات لتقديم تحديثات في الوقت الفعلي أو ملاحظات لأعضاء الفريق المسؤول والداعم. بهذه الطريقة، لن تكون هناك حاجة لاجتماعات أو اتصالات إضافية خارج ClickUp، مع الاحتفاظ بجميع المعلومات ذات الصلة في مكان واحد
• قم بتخصيص لوحات المعلومات لتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) المرتبطة بالأدوار والمهام في مخطط RASIC الخاص بك

أفضل حالات الاستخدام لمخططات RASIC

يستخدم مخطط RASIC على نطاق واسع لإدارة المشاريع في مختلف الصناعات. فيما يلي بعض الأمثلة:

1. الإنشاءات

في مشاريع البناء، يعد التنسيق بين أصحاب المصلحة المتعددين (المعماريين والمهندسين والمقاولين والمسؤولين الحكوميين) أمراً بالغ الأهمية. لنفترض أنك تقوم ببناء مجمع تجاري.

قد يبدو الرسم البياني كالتالي

مخطط RASIC للإنشاءات

2. الرعاية الصحية

يتطلب تطبيق التقنيات الجديدة في مجال الرعاية الصحية تنسيقاً دقيقاً للوفاء بالمعايير التنظيمية والتقنية ومعايير رعاية المرضى.

على سبيل المثال، إليك مخطط RASIC إذا كنت ترغب في تطبيق نظام السجلات الصحية الإلكترونية:

مخطط RASIC للرعاية الصحية

3. تكنولوجيا المعلومات وتطوير البرمجيات

تتطلب مشاريع تطوير البرمجيات أن تقوم فرق العمل بتعيين كل مهمة محددة بشكل واضح لا لبس فيه لضمان تحقيق نتائج إيجابية للمشروع.

لنأخذ مثالاً على مشروع: تطوير البرمجيات لتطبيق مصرفي. يمكن أن يكون مخطط RASIC الخاص بك على النحو التالي:

مخطط RASIC لتكنولوجيا المعلومات

💡 نصيحة احترافية: قم بتمييز التفاعلات بين الأدوار باستخدام تبعيات المهام في ClickUp لتخطيط عمليات التسليم الحرجة. 🤝

4. التسويق والإعلان

بعد ذلك، لنأخذ مثالاً على كيفية التعامل مع RASIC لمشروع تسويقي. لنفترض أنك تطلق حملة تسويقية جديدة.

إليك مخطط RASIC الخاص بك:

مخطط RASIC للتسويق

بالنسبة للفرق المألوفة بالفعل مع نموذج RACI، يمكن أن يوفر التكيف مع مخطط RASIC المزيد من العمق من خلال تضمين الدور الداعم. في حين أن نموذج RACI هو إطار عمل ممتاز لتحديد الأدوار، فإن البعد الإضافي لمخطط RASIC يساعد الفرق على التنقل بشكل أفضل في المشاريع المعقدة وتخصيص الأدوار الداعمة بشكل فعال.

اقرأ أيضًا: 10 قوالب مجانية لتخطيط الموارد في Excel و ClickUp

إنشاء مخطط لنجاح المشروع باستخدام مخططات RASIC

يمكن أن يؤدي الغموض إلى إبطاء فرق العمل أو خلق توتر غير ضروري أو يؤدي إلى أخطاء مكلفة. يزيل مخطط RASIC هذه المخاطر من خلال تقديم نهج منظم ومرئي للأدوار والمسؤوليات.

من خلال تحديد من هو المسؤول، والخاضع للمساءلة، والداعم، والمطلع، والمستشار، يمكن لفريقك العمل بشكل أكثر دقة، مما يضمن إنجاز المهام في الوقت المحدد ويعرف الجميع مكانهم في عملية إدارة المشروع. 📋

كما يسمح أيضًا بتواصل أكثر سلاسة و تخطيط الإنتاجية حيث أن كل عضو في الفريق يعرف بالضبط من يتواصل معه للحصول على القرارات أو الملاحظات أو التحديثات.

ويؤدي استخدام أداة مثل ClickUp لإنشاء مخططات RASIC البيانية وإدارتها إلى تضخيم هذه الفوائد. حيث أن قوالبها القابلة للتخصيص، وميزات التعاون في الوقت الحقيقي، والتصورات البديهية (مثل مخططات جانت) تجعل من السهل تكييف مبادئ RASIC مع أي مشروع، بغض النظر عن حجمه أو تعقيده.

وباستخدام ClickUp، فإنك تضمن تطور مخطط RASIC الخاص بك مع مشروعك، مما يسمح لك بتعديل الأدوار ومراقبة التقدم المحرز وتحسين سير العمل. جرّب ClickUp اليوم واعمل بذكاء أكثر! ✨