هل سبق لك أن حاولت تصدير البيانات من SharePoint إلى Excel، فقط لتواجه الإحباط الناتج عن مشاكل التنسيق والمعلومات المفقودة؟ لست وحدك.

يواجه العديد من المستخدمين هذه العقبة عند تحليل بياناتهم. يتطلب تصدير البيانات بسلاسة من SharePoint أكثر من مجرد الضغط على "تصدير"

دعنا نتعرف على كيفية تصدير قائمة SharePoint إلى Excel وكيف يمكنك التغلب على التحديات الشائعة للعملية. سنستكشف أيضًا كيف يمكن أن يؤدي اعتماد حلول بديلة إلى تحسين تجربة إدارة البيانات.

## متى يتم تصدير قوائم SharePoint إلى Excel

يعد Excel أداة شائعة لإدارة العمل بين الطلاب والمهنيين والمؤسسات. يُستخدم عادةً لإدارة البيانات وتحليلها بشكل بسيط، وقد أدى تعدد استخداماته وسهولة استخدامه إلى يُستخدم Excel حتى في إدارة المشاريع .

غالبًا ما يساعد تصدير البيانات إلى Excel من تطبيقات أخرى أقل مرونة المستخدمين على تنسيقها ومعالجتها وتحليلها بشكل أفضل.

فيما يلي بعض السيناريوهات التي يختار فيها المستخدمون عادةً تصدير البيانات. سيمكنك فهم هذه الحالات من اتخاذ قرارات مستنيرة لتلبية احتياجات إدارة البيانات الخاصة بك.

معالجة البيانات المتقدمة

يعد SharePoint أداة ممتازة لإدارة المهام الأساسية مثل مشاركة المستندات والتعاون والتحكم في الإصدار داخل الفريق. إن تكامله مع Microsoft 365 يجعله مثاليًا لتخزين المعلومات وتنظيمها عبر المشاريع، ولكن قدراته أكثر ملاءمة لهذه المهام المباشرة.

يتفوق برنامج Excel عندما يتعلق الأمر بالتعامل مع العمليات الحسابية المعقدة والتحليل التفصيلي للبيانات والمهام المعقدة إدارة قواعد البيانات . على سبيل المثال، إذا كنت تدير بيانات مالية أو تجري تحليلاً إحصائيًا، فإن Excel يوفر وظائف متقدمة مثل الجداول المحورية و VLOOKUP والصيغ المعقدة التي يمكنها التعامل مع مجموعات البيانات الكبيرة بسهولة.

أيضًا، في السيناريوهات التي تكون فيها بياناتك موزعة على عدة قوائم ومكتبات مستندات متعددة، فإن تصديرها إلى Excel يضمن لك مكانًا مركزيًا للتحليل وإعداد التقارير. استخدم ميزات مثل التنسيق الشرطي لتمييز نقاط البيانات المهمة في ملف Excel، مما يضمن إبراز المعلومات المهمة.

المشاركة مع مستخدمين خارجيين

في المشاريع التعاونية، قد تواجه في المشاريع التعاونية مواقف لا يستطيع فيها جميع أعضاء الفريق أو أصحاب المصلحة الخارجيين الوصول إلى SharePoint. على الرغم من أن SharePoint يدعم المشاركة الخارجية، إلا أنه غالبًا ما يتطلب إدارة الأذونات أو إعداد وصول إضافي، مما قد يؤدي إلى إبطاء الأمور، خاصةً إذا لم يكن لدى المستخدمين حسابات Microsoft أو واجهوا مشكلات في التوافق. وقد يمثل ذلك تحديًا عند مشاركة قوائم أو بيانات مهمة.

يوفر Excel مرونة أكبر في مشاركة البيانات. يمكنك إرسال الملفات عبر البريد الإلكتروني، أو الخدمات السحابية مثل OneDrive، أو أدوات الطرف الثالث دون القلق بشأن قيود SharePoint. يمكن للمستلمين التفاعل بسهولة مع البيانات، حتى لو لم يستخدموا SharePoint. كما يدعم Excel Online أيضًا التعاون في الوقت الفعلي، مما يوفر تجربة سلسة دون عقبات في الوصول، على الرغم من أهمية الموازنة بين المرونة والأمان في البيئات الحساسة.

النسخ الاحتياطي والأرشفة

هل تحتاج إلى لقطة سريعة لبياناتك في وقت معين؟ يعد تصديرها إلى Excel طريقة رائعة للنسخ الاحتياطي وإعادة النظر فيها. يمكنك تتبع التغييرات وإدارة الإصدارات المختلفة من تحليلاتك والعودة إلى الإصدارات السابقة إذا لزم الأمر. هذا مفيد بشكل خاص إذا كنت تعمل مع أصحاب المصلحة الخارجيين الذين قد يحتاجون إلى بيانات تاريخية أو يحتاجون إلى مراجعة كيفية تطور التحليلات. بينما يوفر SharePoint إمكانية التحكم في الإصدار، يوفر Excel تحكمًا أكثر دقة في مجموعات البيانات والحسابات الفردية.

عرض البيانات المخصصة

قد يتطلب كل مشروع وجهات نظر مختلفة حول نفس البيانات. من خلال التصدير إلى Microsoft Excel، يمكنك إنشاء طرق عرض مخصصة تركز على مؤشرات أداء رئيسية محددة أو مراحل المشروع. وهذا يضمن أن يرى أصحاب المصلحة المعلومات ذات الصلة فقط دون ضجيج البيانات غير ذات الصلة.

الوصول دون اتصال بالإنترنت

عندما تقوم بتصدير بيانات SharePoint الخاصة بك إلى Excel، فإنك تحصل على ميزة الوصول دون اتصال بالإنترنت. هذا مفيد بشكل خاص لأعضاء الفريق الذين قد لا يكون لديهم اتصالات موثوقة بالإنترنت أو يعملون في مواقع بعيدة. فلا يزال بإمكانهم معالجة البيانات وتحليلها دون الاعتماد على قائمة SharePoint عبر الإنترنت.

باختصار، يعد خيار التصدير هو أفضل رهان لك إذا كنت بحاجة إلى مزيد من التحكم في بياناتك أو تريد إتاحتها للآخرين خارج نظام SharePoint البيئي الخاص بك.

والآن، لننتقل مباشرةً إلى كيفية تصدير قائمة SharePoint إلى Excel.

اقرأ أيضًا: أفضل 10 بدائل ومنافسين لبرنامج SharePoint

## كيفية تصدير قوائم SharePoint إلى Excel

دعنا نجيب على السؤال الأكبر أولاً. لا، لن تحتاج إلى أي أدوات فاخرة أو برامج خارجية - فقط SharePoint و Excel.

إليك دليل تفصيلي خطوة بخطوة حول كيفية تصدير قوائم SharePoint إلى مصنف Excel:

1. حدد قائمة SharePoint: ابدأ بفتح موقع SharePoint وتحديد القائمة المحددة التي تريد تصديرها
2. التصدير إلى Excel: انقر فوق الخيار تصدير في شريط الأوامر في الأعلى. بعد ذلك، حدد الخيار تصدير إلى Excel في القائمة المنسدلة الناتجة

عبر مايكروسوفت

1. قم بتنزيل ملف IQY: احفظ الملف باستخدام الخيارات الموجودة في مربع الحوار تنزيل الملف. سيؤدي هذا الإجراء إلى تنزيل الملف على نظامك المحلي. الملف الذي تم تنزيله هو ملف استعلام ويب يستخدمه Excel لاسترداد البيانات من SharePoint

عبر MSSQLTips

1. استيراد بيانات SharePoint: افتح ملف IQY في Excel بعد تنزيله وانقر فوق تمكين في المطالبة الناتجة. سيسمح ذلك لبرنامج Excel بتعبئة بيانات قائمة SharePoint في مصنف Excel

1. احفظ ملف Excel: احفظ الملف كملف XLSX بمجرد تصدير البيانات بنجاح إلى Excel

أنت الآن حر في معالجة بياناتك وتحليلها ومشاركتها كيفما تشاء.

نقاط الألم الشائعة في SharePoint

فيما يلي بعض المشاكل الأكثر شيوعًا التي يواجهها المستخدمون عند استخدام SharePoint وتكامله مع Excel.

مشاكل تكامل البيانات

في بعض الأحيان، عند تصدير مجموعات بيانات أكبر، لاحظ أنك قد تواجه حقولاً مفقودة أو بيانات تالفة، خاصةً إذا كانت القائمة تتضمن بيانات وصفية معقدة أو أعمدة مخصصة. تحقق مرة أخرى من بياناتك بعد التصدير للتأكد من نقل كل شيء بشكل صحيح.

مشاكل تحديث Excel

إذا كنت تقوم بانتظام بتصدير بيانات ديناميكية يتم تحديثها بشكل متكرر في SharePoint، فقد تواجه مشكلات في قدرة Excel على تحديث البيانات. لا يكون الاتصال أحادي الاتجاه بين SharePoint وExcel مثاليًا دائمًا - قد يتطلب الحفاظ على مزامنة بياناتك تحديثات يدوية.

الأذونات المقيدة

ليس كل مستخدم SharePoint لديه نفس الأذونات. هذا يمكن أن يجعل التصدير صعبًا بالنسبة لأولئك الذين لديهم حق الوصول إلى الملفات ولكنهم ليسوا مسؤولي الموقع. تأكد من أن المستخدمين الذين يحتاجون إلى تصدير البيانات لديهم الأذونات المناسبة لتجنب الارتباك والعوائق.

تنسيق محدود

بينما يقوم SharePoint بتصدير البيانات إلى Excel، فإنه لا ينقل دائمًا التنسيقات مثل الترميز اللوني أو الفلاتر أو قواعد التنسيق الشرطي أو عرض الأعمدة المخصص. هذا النقص في النقل السلس يمكن أن يؤدي إلى تناقضات في العرض التقديمي. نتيجة لذلك، قد تحتاج إلى استثمار وقت إضافي في إعادة تنظيم وتنسيق البيانات يدويًا. وهذا يؤدي إلى إبطاء سير عملك.

تجربة مستخدم غير متسقة

قد يواجه المستخدمون مستويات أداء متفاوتة عند الوصول إلى SharePoint عبر متصفحات الويب المختلفة. يمكن أن يؤثر هذا التناقض على كيفية عرض البيانات أو الوظائف المتاحة. لتجنب المضاعفات غير المتوقعة، من الضروري توحيد استخدام المتصفح داخل الفرق.

على الرغم من أن نقاط الألم هذه قد تكون محبطة، إلا أن معرفة وتنفيذ اختراقات Excel يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا.

💡 نصيحة احترافية: يتيح لك Power Automate من Microsoft إعداد التدفقات التي تعمل على أتمتة عملية تصدير قوائم SharePoint إلى Excel.

لدينا بعض التوصيات البديلة أيضًا، إذا كنت ترغب في الحصول على جميع بياناتك في مكان واحد دون إجراءات تصدير واستيراد معقدة.

تعرف على ClickUp: بديل الكل في واحد لـ SharePoint وExcel

يتمتع كل من SharePoint وExcel بنقاط قوة: فبرنامج SharePoint رائع لإدارة المستندات والتعاون، وبرنامج Excel مناسب تمامًا لمعالجة البيانات وتحليلها.

ولكن ألن يكون من الأسهل الوصول إلى كلتا الإمكانيتين على منصة واحدة؟

إذا كنت تتساءل كيف يمكن ذلك، فالإجابة بسيطة. مع انقر فوق .

من خلال حل إدارة المشاريع المتكامل، يجعل ClickUp الحياة أسهل للعاملين في مجال المعرفة مثلك، مما يتيح لك إدارة المشاريع والتعاون مع فريقك وتحليل البيانات بسلاسة - كل ذلك في مكان واحد.

تابع القراءة لتعرف كيف تتفوق ClickUp (يقصد التورية) في تقديم أفضل ما في العالمين.

اقرأ أيضًا: أفضل 11 بديلاً ومنافسًا لبرنامج Excel (الميزات والإيجابيات والسلبيات والأسعار)

منصة إدارة المشاريع الخاصة بـ ### ClickUp's ClickUp منصة إدارة المشاريع الخاصة ب ClickUp تتيح لك إنشاء مهام سير عمل مخصصة مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات مشروعك الفريدة، تمامًا مثل القدرات التنظيمية ل SharePoint.

طرق عرض ClickUp

ومع ذلك، يذهب ClickUp إلى أبعد من ذلك من خلال تقديم طرق عرض قابلة للتخصيص مثل القائمة واللوحة والجدول ومخططات جانت، مما يسمح لك بتصور المهام والمواعيد النهائية والتبعيات بطريقة تناسب سير عمل فريقك - سواء كنت تدير مهام بسيطة أو مشاريع معقدة.

مع أكثر من 15 مشاهدات ClickUp ، يمكنك الحفاظ على تقدم مشاريعك إلى الأمام دون تشتيت الانتباه عن التنقل بين أدوات متعددة.

إنشاء قوائم وتحويلها إلى رؤى قابلة للتنفيذ في مكان واحد باستخدام ClickUp

ClickUp Dashboards

على عكس Excel، الذي يتطلب تصدير البيانات لإجراء تحليل عميق، توفر ميزات إعداد التقارير والتحليلات المدمجة في ClickUp رؤى في الوقت الفعلي دون عناء. يمكنك تتبع المقاييس الرئيسية ومراقبة أداء المشروع وإنشاء تقارير مفصلة مباشرةً من المنصة.

قم بإدارة ومراقبة أعباء العمل وأداء المهام ونتائج المشروع في مكان واحد باستخدام لوحات معلومات ClickUp المخصصة لوحات معلومات ClickUp تساعد على تصور التقدم الذي يحرزه الفريق، مما يضمن لك البقاء على اطلاع دائم واتخاذ قرارات مستندة إلى البيانات، سواء كنت تعمل على تحسين الموارد أو تحسين التعاون.

مهام ClickUp

بالإضافة إلى ذلك، يعمل ClickUp على تبسيط إدارة المهام من خلال ميزات تحوّل قوائمك إلى عناصر قابلة للتنفيذ داخل النظام الأساسي نفسه. مهام ClickUp طريقة قوية لتعيين المهام ومراقبتها والتعاون بشأنها، مما يضمن بقاء قائمة مهامك منظمة ومحددة السياق. يمكنك بسهولة تعيين المهام لأعضاء فريق محددين، وتعيين الأولويات، وتحديد تواريخ الاستحقاق لإبقاء الجميع مسؤولين وعلى المسار الصحيح. باستخدام تبعيات المهام، يمكنك حتى إدارة تدفق العمل لضمان إكمال المهام بالترتيب الصحيح.

استخدم مهام ClickUp Tasks لتحويل مهامك إلى عناصر قابلة للتنفيذ - كاملة مع تفاصيل مثل أنواع المهام والتبعيات والأولويات والوثائق السياقية

تعمل كل مهمة كمحور مركزي يحتوي على جميع التفاصيل ذات الصلة التي يحتاجها فريقك. يمكنك إضافة المرفقات مباشرةً إلى المهام - سواء كانت مستندات أو صور أو روابط - بحيث تكون الموارد المهمة في متناول اليد دائماً. يقلل هذا من الحاجة إلى البحث عن الملفات عبر منصات متعددة، مما يجعل كل شيء متصلاً ويمكن الوصول إليه.

_ لقد جعلنا جميع فرقنا يبحثون في مكان واحد عن جميع أعمالهم بفضل ClickUp. لا مزيد من التبديل بين الأدوات!

أليكس، كبير المسؤولين التقنيين في Liquid Barcodes

بفضل لوحات معلومات ClickUp القوية وإدارة المهام المرنة وطرق العرض القابلة للتخصيص، يمكنك الحصول على الوظائف الكاملة لبرنامج SharePoint للتعاون وExcel للتتبع والتحليل - مبسطة في منصة واحدة سهلة الاستخدام.

اقرأ أيضًا: 11 نموذجًا مجانيًا لإدارة المهام في ClickUp و Excel

قالب قائمة المهام اليومية في ClickUp ### قالب قائمة المهام اليومية

مع قالب قائمة المهام اليومية ل ClickUp ، لن تحتاج بعد الآن إلى قوائم SharePoint لإبقائك على المسار الصحيح أثناء ملاحقة أهدافك اليومية.

تحميل هذا القالب

قالب قائمة المهام اليومية في ClickUp

يساعدك هذا القالب على تحديد أولويات المهام المهمة في يومك، مما يضمن لك التركيز على ما هو أكثر أهمية ومتابعته.

يأتي القالب مع حالات مخصصة لتمييز المهام على أنها مهام يجب القيام بها أو قيد التنفيذ أو مكتملة. هناك عداد خطي مدمج للحصول على جرعة إضافية من التحفيز أثناء التحقق من مهامك باستمرار. يمكنك أيضًا تحسين تتبع مهامك اليومية من خلال التذكيرات التلقائية والملاحظات وتتبع التقدم والتسميات والمزيد داخل ClickUp مباشرةً.

اقرأ أيضًا: 20 نموذج مجاني لإدارة المشاريع

## تحويل قوائم Sharepoint إلى رؤى قابلة للتنفيذ

يعد تصدير قوائم SharePoint إلى Excel إحدى الطرق لترقية قدراتك في إدارة البيانات.

باستخدام ميزات Excel المتقدمة لمعالجة البيانات وتصورها ومشاركتها، يمكنك التغلب على بعض التحديات المرتبطة ب SharePoint. ومع ذلك، يمكن أن يؤدي التبديل المستمر بين الأدوات إلى إبطائك. وللعمل بكفاءة أكبر حقًا، تحتاج إلى نظام أساسي متكامل حيث يجتمع كل شيء معًا بسلاسة.

تم تصميم ClickUp للقيام بذلك. مع هذه الأداة الإنتاجية الشاملة، يمكنك دمج المهام وإدارة البيانات والتعاون مع فريقك. وأفضل ما في الأمر أنه يمكنك القيام بكل ذلك دون التنقل بين منصات متعددة. إن وجود جميع أعمالك في مكان واحد يتيح لك التركيز على ما يهم - إنجاز المهمة بشكل أسرع وأكثر فعالية.

ارفع مستوى طريقة عملك من خلال بدء تشغيل نسخة تجريبية مجانية من ClickUp اليوم!