هل تعلم أن التغذية الراجعة الفعالة يمكن أن تعزز أداء الموظفين بشكل كبير؟ سواء كنت بحاجة إلى مشاركة التحسينات أو الاحتفال بمكاسب العمل، فإن الملاحظات الهادفة والقابلة للتنفيذ مهمة.

إن نموذج التغذية الراجعة SBI (الموقف-السلوك-التأثير) هو إطار عمل يمكن أن يكون مفيدًا للغاية في مكان العمل، خاصةً بالنسبة لمحترفي الموارد البشرية أو قادة الأعمال.

سيمنحك هذا الإطار الفعال الأدوات اللازمة لتقديم الملاحظات البناءة بثقة وذكاء عاطفي مع ضمان أن تؤدي إلى تغيير حقيقي.

دعنا نطلعك على كيفية جعل نموذج SBI يعمل من أجلك حتى تتمكن من تقديم ملاحظاتك التي تحقق الهدف في كل مرة. لنبدأ! 🚀

ما هو نموذج ملاحظات SBI؟

نموذج التغذية الراجعة SBI هو نهج منظم لإعطاء التغذية الراجعة يركز على ثلاثة عناصر رئيسية: الموقف والسلوك والأثر. ومن بين نماذج التغذية الراجعة الأخرى، توفر هذه الطريقة إطارًا واضحًا لتقديم تغذية راجعة محددة وموضوعية تقلل من الانفعال وتعزز التغيير الإيجابي.

إن تقسيم عملية تقديم التغذية الراجعة إلى هذه العناصر الثلاثة الواضحة يزيل الغموض والشحن العاطفي الذي يمكن أن يعرقل أحيانًا محادثة التغذية الراجعة. وعوضًا عن ذلك، تصبح التغذية الراجعة مستندة إلى حقائق موضوعية، مما يساعد كلاً من مقدم التغذية الراجعة ومتلقيها على البقاء على نفس الصفحة.

على عكس طريقة الساندويتش والتي توصي بأن يجمع المديرون بين التغذية الراجعة السلبية والإطراءات، طريقة SBI أكثر مباشرة ومحددة الموقف وموجهة نحو العمل.

دعونا نحلل كل عنصر من عناصر طريقة التغذية الراجعة الخاصة بالهيئة الفرعية للتنفيذ:

الموقف

يتعلق "الموقف" بتهيئة المسرح. من المهم وصف السياق الذي حدث فيه السلوك. فكر في الأمر على أنه تأطير للتغذية الراجعة بتفاصيل حول وقت ومكان ملاحظة السلوك. وهذا يلغي الحاجة إلى التخمين من جانب الشخص الذي يتلقى الملاحظات؛ حيث يمكنه على الفور تصور السيناريو الذي تشير إليه.

مثال: "خلال اجتماع حالة المشروع بالأمس، لاحظت أن..."

ابدأ بالموقف لتأسيس ملاحظاتك على حدث محدد. يتجنب هذا النهج التعميمات الغامضة وهو أمر بالغ الأهمية لإجراء محادثة بناءة حول الملاحظات.

السلوك

يركز عنصر "السلوك" على تصرفات الموظف. من المهم الالتزام بالحقائق - ماذا قال أو فعل بالضبط؟ وهذا يحافظ على موضوعية الملاحظات ويشجعك على تجنب إصدار افتراضات أو أحكام حول نوايا الشخص أو شخصيته.

مثال: "لقد قاطعت المتحدث عدة مرات قبل أن يتمكن من إنهاء أفكاره."

الهدف هو وصف السلوك دون ربط أي انفعال أو تحيز به. كلما كنت أكثر وضوحًا وتحديدًا بشأن السلوك، كان من الأسهل على المتلقي فهم ما تتحدث عنه بالضبط.

التأثير

"التأثير" هو المكان الذي تشرح فيه عواقب السلوك. هذا هو المكان الذي غالبًا ما تقصر فيه التغذية الراجعة في معظم المحادثات، ولكنه الجزء الأكثر أهمية في نموذج التغذية الراجعة للهيئة الفرعية للتنفيذ. لا يكفي أن تشير إلى ما فعله شخص ما؛ إن شرح كيفية تأثير هذا السلوك على الآخرين أو الفريق أو المشروع هو ما يوصل الرسالة إلى المنزل.

مثال: "بسبب ذلك، لم نتمكن من سماع تحديثهم الكامل، مما أدى إلى حدوث ارتباك حول الجداول الزمنية للمشروع."

عندما تقوم بتوضيح تأثير السلوك، فإنك تساعد المتلقي على فهم سبب أهمية التغيير وتعطي الملاحظات غرضًا يتجاوز مجرد التصحيح.

إليك كيف ستبدو التغذية الراجعة الكاملة حول هذا الموقف:

"خلال اجتماع حالة المشروع بالأمس، لاحظت أنك قاطعت المتحدث عدة مرات قبل أن يتمكن من إنهاء أفكاره. وبسبب ذلك، لم نتمكن من سماع تحديثاتهم كاملة، مما أدى إلى حدوث ارتباك حول الجداول الزمنية للمشروع."

والآن بعد أن فهمت ما ترمز إليه الهيئة الفرعية للتنفيذ، دعنا نتفحص لماذا تفيد القادة.

اقرأ أيضًا: كيف يؤثر الذكاء العاطفي في العمل على مكان العمل

لماذا يعتبر الذكاء العاطفي في العمل فعالاً؟

يكمن جمال نموذج التغذية الراجعة SBI في بساطته وتركيزه على الحقائق. إنه فعال للغاية لعدة أسباب:

• الموضوعية: يقلل النموذج من التفسيرات الذاتية والتحيزات من خلال التركيز على مواقف محددة وسلوكيات يمكن ملاحظتها. عندما تركز التغذية الراجعة على الحقائق فقط، يسهل على المتلقي قبولها والتصرف بناءً عليها
• الوضوح: يضمن النهج المنظم أن تكون الملاحظات واضحة وموجزة وسهلة الفهم. من خلال تجنب التعميمات والتحدث مباشرة إلى السلوكيات التي يمكن ملاحظتها، فإنك تقلل من الغموض. ويؤدي ذلك إلى نتائج أكثر إنتاجية لأن الموظف الذي يتلقى الملاحظات يمكنه أن يفهم بوضوح ما يجب تغييره
• تقليل الدفاعية: يساعد التركيز على الحقائق القابلة للملاحظة بدلاً من الأحكام الشخصية على خلق جو أكثر انفتاحًا وتقبلاً للتغذية الراجعة. كما أنه يزيل الشحنة العاطفية المرتبطة غالبًا بالتغذية الراجعة، مما يقلل من احتمالية إثارة ردود فعل دفاعية. فبدلاً من جعل التغذية الراجعة تبدو وكأنها هجوم، تشجع مبادرة SBI على إجراء محادثة تعاونية قائمة على الوضوح
• الحوار المفتوح والقابلية للتنفيذ: يفتح نموذج SBI الباب أمام محادثات صريحة ومفتوحة لأنه يتمحور حول وصف موقف معين وتأثيره. يشجع هذا النموذج مانح الملاحظات ومتلقيها على الانخراط في حوار بدلاً من النقد من جانب واحد

يؤدي النموذج بشكل طبيعي إلى مناقشات حول التحسين والتغيير من خلال تسليط الضوء على تأثير السلوكيات. إذن، كيف يمكنك تطبيق نموذج SBI في سير عملك اليومي؟

## دليل خطوة بخطوة لتقديم الملاحظات باستخدام نموذج SBI

الآن بعد أن فهمت اللبنات الأساسية لنموذج التغذية الراجعة SBI، دعنا نطلعك على دليل تفصيلي خطوة بخطوة لاستخدامه بفعالية في جلسات التغذية الراجعة .

سنرى أيضًا كيف يمكن لأداة إدارة المشروع الشاملة مثل ClickUp يمكن أن يساعدك في توثيق ومشاركة واستقبال ملاحظات بناءة .

كما تلاحظ مارثا كومي، الكاتبة التقنية في مختبرات أكاديان,

_ أصبح تبادل المعلومات والتعاون أمرًا سهلاً الآن بعد أن أصبحت جميع الفرق تعمل عن بُعد. من السهل مشاركة تحديثات المشروع وتقديم الملاحظات لأعضاء الفريق. نحن قادرون على تتبع المهام والمشاريع عبر الفرق وتقديم التحديثات في الوقت الفعلي

مارثا كومي، كاتبة تقنية في مختبرات أكاديان

إن توفير التعاون في الوقت الفعلي هو بالضبط ما يجعل أدوات مثل ClickUp ذات قيمة كبيرة في عملية تقديم الملاحظات.

من خلال دمج نموذج ملاحظات SBI مع ميزات ClickUp، يمكن للمديرين وأعضاء الفريق المشاركة في محادثات منظمة ومثمرة حول الملاحظات التي تترجم بسلاسة إلى تحسينات قابلة للتنفيذ.

دعنا نتحقق من كيفية عمل ذلك عملياً:

الخطوة 1: قم بإعداد ملاحظاتك

قبل الدخول في جلسة الملاحظات، خذ بعض الوقت لتنظيم أفكارك وجمع المعلومات ذات الصلة. سيساعدك هذا الإعداد على تقديم ملاحظات أكثر تركيزًا وتأثيرًا.

قم بإعداد جدول أعمال شامل للاجتماع في مستندات ClickUp ، والتي يمكن أن تكون مفيدة عند مناقشة خطط التحسين أو توثيق المحادثة للرجوع إليها في المستقبل.

الخطوة 2: بدء المحادثة

تواصل مع الشخص الذي يتلقى الملاحظات. اسأل عما إذا كان الوقت مناسبًا للمناقشة. إذا لم يكن كذلك، حدد موعدًا مناسبًا.

اختر موقعًا خاصًا للملاحظات الشخصية لتقليل التشتت وضمان السرية. بالنسبة للمحادثات عن بُعد، يمكنك استخدام تكامل مؤتمرات الفيديو للحصول على تجربة وجهاً لوجه.

الخطوة 3: وصف الموقف

ابدأ بوصف الموقف أو السياق المحدد الذي حدث فيه السلوك بوضوح. كن دقيقاً قدر الإمكان فيما يتعلق بالزمان والمكان والظروف.

تذكر أن تلتزم بأحداث أو اجتماعات محددة - تجنب العبارات العامة مثل _"أنت تفعل هذا دائمًا"

إذا كنت تتعامل مع أعضاء الفريق الذين يعملون عن بعد، يمكنك الاستفادة من ميزات الدردشة مثل ClickUp Chat . إنها طريقة سريعة ومباشرة للتواصل مع أعضاء الفريق توفر لك السرعة والخصوصية.

استخدم ClickUp Chat للتواصل مع أعضاء الفريق عن بُعد للحصول على جلسات إبداء الرأي

الخطوة 4: وصف السلوك

بعد ذلك، ركز على السلوك الملاحظ. اجعلها واقعية وتجنب التفسيرات الشخصية أو الافتراضات حول نواياهم. من المفيد ملاحظة أفعال أو كلمات أو أنماط سلوكية محددة من المهم معالجتها.

عند وصف سلوك محدد يمكن ملاحظته، من المهم أن تكون موضوعيًا وأن تقدم أمثلة ملموسة. إدارة المهام في ClickUp تساعد في ذلك، حيث تقدم ثروة من السلوكيات والإجراءات المحددة الموثقة.

مثال: "لم تقم بتحديث حالة المهمة في الوقت المحدد، مما أدى إلى عدم تأكد الفريق من تقدم المشروع وعمليات التحقق غير الضرورية."

يوفر نظام إدارة المهام في ClickUp سجلاً مفصلاً للسلوكيات المتعلقة بالعمل.

زيادة الوضوح حول المخرجات المتوقعة من كل عضو من أعضاء الفريق باستخدام مهام ClickUp Tasks

إليك كيفية الاستفادة منها في جلسات الملاحظات الخاصة بك:

• سجل المهام: راجع سجل المهام التي تم تعيينها أو التي أنجزها الفرد. يمنحك هذا أمثلة محددة عن أنماط العمل والالتزام بالمواعيد وجودة المخرجات
• التعليقات والتحديثات: غالبًا ما تلتقط تعليقات المهام السلوكيات في الوقت الفعلي، مثل كيفية تواصل الشخص مع التقدم أو التعامل مع التحديات
• تتبع الوقت: يمكن أن توفر ميزة تتبع الوقت في ClickUp رؤى حول عادات العمل والكفاءة، مما يوفر بيانات ملموسة للمناقشة
• المهام الفرعية وقوائم المراجعة: يمكن أن تُظهر هذه المهام الفرعية وقوائم المراجعة الاهتمام بالتفاصيل أو الدقة أو أي ميول للتغاضي عن خطوات العملية

الخطوة 5: شرح التأثير

هذه الخطوة بالغة الأهمية.

اشرح كيف أثر سلوك الشخص على الفريق أو المشروع أو حتى على الفرد نفسه. وسواء كان التأثير إيجابيًا أو سلبيًا، فإن التأثير هو ما يجعل الملاحظات قابلة للتنفيذ حقًا. مثال: "نتيجة لذلك، فوتنا الموعد النهائي لتحديث المشروع، وأربك ذلك العميل."

من خلال شرح التأثير، فإنك لا تُظهر العواقب فحسب، بل تمنح الموظف فرصة للتفكير في سلوكه.

إليك كيفية استخدام إدارة المهام في ClickUp لشرح التأثير:

• عرض عبء العمل: استخدم هذا لإظهار كيف يؤثر سلوك الفرد على توازن الفريق والإنتاجية الإجمالية.
• مخططات جانت: توضيح كيفية تأثير إجراءات محددة على الجداول الزمنية للمشروع أو التبعيات.
• لوحات المعلومات: استخدم لوحات المعلومات المخصصة لعرض مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) التي تأثرت بالسلوك المعني.
• الأهداف: أهداف ClickUp تتيح لك ميزة ربط السلوكيات مباشرةً بالتقدم (أو عدمه) في أهداف الفريق أو الشركة.

الخطوة 6: توثيق الملاحظات

بعد تقديم الملاحظات، من المهم أن يكون لديك سجل لها، خاصة في إعدادات الفريق. نماذج ClickUp مساعدتك في التقاط الردود على الفور وتحويلها إلى مهام قابلة للتتبع.

حوّل استجابات نموذج ClickUp إلى مهام تندمج بسلاسة في مهام سير العمل لديك

يمكنك تخصيص نموذج الملاحظات حسب متطلباتك. أو حتى أفضل من ذلك - يمكنك الاستفادة من قوالب نماذج ClickUp الجاهزة للاستخدام لجمع الملاحظات.

قالب نموذج الملاحظات ClickUp

نموذج قالب نموذج ملاحظات ClickUp أداة أساسية لهيكلة الملاحظات بطريقة واضحة ومنظمة. وسواء كنت تدير فريقاً كبيراً أو تجري مراجعات فردية أو تقوم بإجراء مراجعات فردية، فإن هذا القالب يوفر لك شكلاً مبسطاً للحصول على الملاحظات بفعالية.

قم بتنزيل هذا النموذج

جرّب قالب نموذج ملاحظات ClickUp لتسجيل وتتبع جميع الملاحظات لفريقك

فيما يلي بعض فوائده الرئيسية:

• يتماشى مع نموذج التغذية الراجعة SBI للتغذية الراجعة المنظمة (الموقف، السلوك، التأثير)
• يجعل التغذية الراجعة قابلة للتنفيذ وسهلة المتابعة للتحسين أو التقدير الواضح
• متعدد الاستخدامات لمراجعات الأداءأو الملاحظات في الوقت الحقيقي، أو ملاحظات العميل
• يتكامل مع مهام سير العمل، مما يتيح توثيق الملاحظات وتتبعها
• يسهل متابعة عناصر العمل، مما يضمن التقدم المستمر

الخطوة 7: ### الخطوة 7: تشجيع الحوار

بعد تقديم ملاحظاتك باستخدام نموذج ملاحظات الهيئة الفرعية للتنفيذ، من المهم تشجيع الحوار المفتوح. اسمح للمتلقي بالرد أو طرح الأسئلة أو طلب التوضيح.

استفد من الميزات التعاونية مثل تعليقات وإشارات ClickUp للحفاظ على ملاحظات منظمة وواضحة

بمجرد توثيق الملاحظات، يمكن لأعضاء الفريق مناقشتها بشكل مفتوح باستخدام ميزات ClickUp التعاونية، مثل التعليقات والإشارات. وهذا يحافظ على استمرار المحادثة ويشجع على التحسين المستمر.

الخطوة 8: خطة المتابعة

الملاحظات ليست حدثًا واحدًا فقط. من المهم المتابعة للتحقق مما إذا كان السلوك قد تغير أو إذا كانت هناك حاجة إلى أي دعم.

إن نموذج استراتيجية الاتصال الداخلي وخطة عمل ClickUp للاتصالات الداخلية طريقة رائعة لإعداد التواصل المستمر وتتبع التقدم المحرز بعد تلقي الملاحظات. وهذا يحافظ على مساءلة الجميع ويضمن أن تؤدي التعليقات إلى تحسينات ملموسة.

قم بتنزيل هذا النموذج

استخدم نموذج استراتيجية التواصل الداخلي ونموذج خطة عمل ClickUp للاتصالات الداخلية لتخطيط عمليات متابعة منظمة حول ملاحظاتك

اطلع على بعض مزايا نموذج استراتيجية وخطة عمل ClickUp للاتصالات الداخلية:

• يعزز الوضوح والتنظيمتواصل الفريق لتحسين المواءمة
• يوفر نهجًا استراتيجيًا لـالاتصالات الداخلية مع تحديد الأهداف والرسائل الرئيسية
• يضمن ردود فعل متسقة ومثمرة عبر الأقسام
• يدمج أهداف التواصل ضمن سير عمل الفريق
• ينظم التغذية الراجعة للعمليات الجديدة، ومراجعات المشاريع، والتعاون بين الإدارات
• يقوم بوضع خطط عمل رسمية مع جداول زمنية ومراحل أساسية للحصول على الملاحظات في الوقت المناسب وبشكل عملي

أفضل الممارسات لإبداء الملاحظات

عند تقديم الملاحظات باستخدام نموذج ملاحظات الهيئة الفرعية للتنفيذ، هناك بعض أفضل الممارسات الرئيسية التي يجب وضعها في الاعتبار لضمان فعاليتها وحسن استقبالها.

✅ كن في الوقت المناسب

لا تنتظر طويلاً لتقديم الملاحظات. فكلما أسرعت في معالجة السلوك بعد حدوثه، كلما كانت الملاحظات أكثر ملاءمة وتأثيرًا.

✅ ركز على سلوك الشخص، وليس على الشخص نفسه

من السهل إلقاء اللوم أو جعل الملاحظات شخصية، لكن نموذج ملاحظات الهيئة الفرعية للتنفيذ يشجعك على التركيز على السلوك فقط. وهذا يساعد على ضبط الانفعالات وتجنب الانفعالات الدفاعية.

✅ استخدم نبرة إيجابية

حتى عند تقديم النقد البناء، حافظ على نبرة إيجابية وداعمة. فالهدف هو مساعدة الموظف على التحسن، وليس جعله يشعر بأنه يتعرض للهجوم.

✅ شجع على إجراء محادثة ثنائية الاتجاه

أظهر استطلاع للرأي أن 41% من الموظفين من المرجح أن يتركوا العمل عندما لا يشعرون بأنه يتم الاستماع إليهم .

يجب أن تكون الملاحظات حوارًا وليس مناجاة. شجع الموظف على مشاركة وجهة نظره وطرح الأسئلة والمساهمة في المناقشة.

أمثلة على ملاحظات الهيئة الفرعية للتنفيذ في سيناريوهات مختلفة

دعونا نلقي نظرة على كيفية عمل نموذج التغذية الراجعة للهيئة الفرعية للتنفيذ في مواقف العالم الحقيقي:

مثال 1: اجتماعات فردية

💡 الموقف: "في اجتماعنا الفردي الأسبوع الماضي..." ➡️ السلوك: "لقد وصلت متأخرًا 15 دقيقة ولم تكن قد جهزت تحديثاتك."
🎯 التأثير: "هذا قلل من الوقت الذي كان لدينا لمناقشة تقدمك، ولم نتمكن من مناقشة بعض القضايا الرئيسية."

مثال 2: مشاريع الفريق

💡الموقف: "أثناء مراجعة مشروعنا الأخير..." ➡️ السلوك: "لقد قدمت ملاحظات مفصلة ساعدت في توضيح الخطوات التالية."
🎯 التأثير: "لقد سهّل ذلك العملية حقًا، وتمكن الفريق من المضي قدمًا بثقة."

مثال 3: مراجعات الأداء

💡 الموقف: "في مراجعة أدائك السنوي الأسبوع الماضي..." ➡️ السلوك: "لقد قدمت تقييمًا ذاتيًا مدروسًا ووضعت أهدافًا واقعية للتحسين."
🎯 التأثير: "أتاح لنا هذا النهج الاستباقي وضع خطة عمل واضحة لتطورك، وأنا واثق من أنها ستساعدك على الوصول إلى المستوى التالي في حياتك المهنية."

مثال 4: العروض التقديمية للعملاء

💡 الموقف: "في العرض التقديمي للعميل يوم الثلاثاء الماضي..." ➡️ السلوك: "لقد استخدمت الكثير من المصطلحات التقنية التي لم يفهمها العميل تمامًا."
🎯 التأثير: "ونتيجة لذلك، بدا العميل مرتبكًا، واضطررنا إلى قضاء وقت إضافي في توضيح النقاط بعد الاجتماع."

مثال 5: التعاون بين الأقسام المختلفة

💡 الموقف: "في الاجتماع الأخير المشترك بين الأقسام..." ➡️ السلوك: "لقد قاطعت باستمرار رؤساء الأقسام الأخرى عندما كانوا يتحدثون."
🎯 التأثير: "أدى ذلك إلى تعطيل سير الاجتماع وجعل من الصعب على الفريق التوصل إلى قرارات بكفاءة."

من خلال تطبيق هذه أمثلة على الملاحظات واتباع الخطوات المذكورة أعلاه، ستتمكن من مشاركة الرؤى التي تحسن الأداء وتعزز التواصل والثقة داخل فريقك.

ومع أدوات مثل ClickUp، أصبح دمج الملاحظات في سير عملك أسهل من أي وقت مضى.

حسِّن آلية التغذية الراجعة لديك باستخدام ClickUp

يُعد إتقان فن التغذية الراجعة من أكثر المهارات قيمة التي يمكن لأي أخصائي موارد بشرية أو مدير أو قائد فريق تطويرها. يقدم نموذج ملاحظات SBI طريقة مباشرة وفعالة لتقديم ملاحظات واضحة وقابلة للتنفيذ تعمل على تحسين الأداء وتقوية ديناميكيات الفريق .

يمكن أن يؤدي التركيز على مواقف وسلوكيات محددة وتأثيرها إلى تعزيز التواصل المفتوح والتحسين المستمر داخل مؤسستك. ولكن لماذا التوقف عند هذا الحد؟ يمكن أن يؤدي إقران نموذج التغذية الراجعة SBI مع ClickUp إلى تحويل عملية التغذية الراجعة لديك من جيدة إلى استثنائية.

فمع ميزات مثل الدردشة التعاونية والتعليقات والإشارات والقوالب القابلة للتخصيص، يمكّنك ClickUp من تبسيط الملاحظات وتتبع التقدم المحرز وخلق ثقافة الشفافية والنمو.

هل أنت مستعد لجعل عملية تقديم الملاحظات أكثر كفاءة وتأثيراً؟ قم بتجربة ClickUp اليوم وابدأ في بناء فرق عمل أقوى وأكثر اتساقاً مع قوة الملاحظات المنظمة. اشترك في حساب ClickUp المجاني الخاص بك الآن! 🙌