يتعين على المؤسسات الآن أن تسعى باستمرار لتحقيق أهدافها وغاياتها السنوية في عالم المنافسة الحالي. ولحسن الحظ، هناك طريقة للقيام بذلك دون الشعور بالذعر وقضم أظافرك كل يوم.
ويبدأ الأمر بفهم إدارة العمل.
إدارة العمل هي عملية تساعد على إدارة سير العمل وأعباء العمل على حد سواء في وقت واحد.
_إنه بمثابة قوة خارقة للشركات يمكن أن تترك حتى المنتقمين مذهولين!
سنغطي في هذه المقالة كل ما تحتاج إلى معرفته عن إدارة العمل بما في ذلك فوائده الرئيسية وعمليته. سنسلط الضوء أيضًا على أفضل أداة لإدارة العمل يمكنك استخدامها اليوم.
دعنا نتعمق في الأمر. 🏊
ما هي إدارة العمل؟
إدارة العمل هو نظام يساعد الشركات على إنشاء هيكل فعال لسير العمل يعمل على كل مستوى في المؤسسة. ويهدف إلى تبسيط العديد من العمليات التجارية بحيث يتم ذلك داخل الشركة و الفرق الافتراضية يمكن أن تعمل بكفاءة لـ تعظيم الأرباح.
ولهذا، فإنك تقيّم بعناية العمل التشغيلي لتحديد أوجه القصور في الهيكل الحالي.
تتضمن إدارة العمل أيضًا الإجراءات التي تساعد المؤسسات على مواءمة أعمالها وتنفيذها بإتقان.
وفي نهاية المطاف، يساهم كل ذلك في (قرع الطبول من فضلك...)
- تعزيز الأداء المؤسسي
- التخلص من التكرار داخل النظام
- تحقيق توقعات العميل (والظهور بمظهر رائع أثناء القيام بذلك 😎) _
- استخدام الموارد بكفاءة
- تعاون الفريق بشكل ممتاز
والآن، يخلط معظم الناس بين إدارة العمل وإدارة المشاريع لأن كلا الممارستين تشتركان في بعض القواسم المشتركة.
ومع ذلك، فهما ليستا متشابهتين.
لذلك دعونا نوضح الحقائق ونفهم بسرعة الاختلافات بينهما.
## إدارة العمل مقابل إدارة المشروع
من المؤكد أن إدارة العمل تنطوي على تبسيط المهام، وتحسين استخدام الموارد إلخ.
إنها في الأساس أشياء تقوم بها من خلال عملية إدارة المشروع الخاصة بك أيضًا.
ولكن هناك فرق كبير بين الاثنين عندما يتعلق الأمر بنطاقهما.
إليك كيف أن إدارة العمل وإدارة المشروع مفهومان مختلفان:
مقارنة إدارة العمل بإدارة المشاريع
| إدارة العمل | إدارة المشاريع |
|---|---|
| تساعدك على تنظيم وتنفيذ الواجبات المتعلقة بالمشاريع المتعددة والمهام المخصصة | تساعدك على تخطيط وتنفيذ الواجبات الخاصة بمشروع فردي |
| يتيح لك تحقيق الأهداف طويلة الأجل التي تركز على كفاءة الأعمال ونجاحها | يتيح لك تحقيق الأهداف قصيرة الأجل المتعلقة بمشروع ما |
| إنها عملية متكررة ذات هيكلية متطورة ومرنة | عادةً ما يكون لها هيكلية صارمة مع جدول زمني وميزانية محددة |
| تشمل جميع الفرق داخل المنظمة | تشمل فقط أعضاء فريق المشروع المرتبطين بمشروع معين |
| يساعدك على تحقيق أهداف العمل | يساعدك على تلبية توقعات المشروع |
بعد الانتهاء من ذلك، دعنا نستكشف المراحل المختلفة لعملية إدارة العمل.
عملية إدارة العمل
تتألف عملية إدارة العمل من ست خطوات تساعدك على اتخاذ نهج متماسك ومنظم نحو إدارة العمل:
- تحديد العمل
- تخطيط العمل
- جدولة العمل
- تنفيذ العمل
- متابعة العمل
- تحليل العمل
الهدف النهائي من كل هذه الخطوات هو تقديم جودة عالية المخرجات التي تلبي احتياجات أصحاب المصلحة وتتماشى مع الميزانية المعتمدة.
لحسن الحظ، باستخدام أداة إدارة العمل مثل ClickUp، ستتمكن من أتمتة وتعميم جميع الخطوات الست.
ولكن قبل أن نرى كيف تجعل ClickUp إدارة العمل المؤسسي أمراً سهلاً، إليك ما يحدث خلال كل مرحلة من مراحل عملية إدارة العمل:
1. تحديد العمل
تتضمن هذه الخطوة تحديد المهمة المطلوبة.
تقوم بتحديد ماهية العمل بالضبط، وكيفية القيام به، ومتى يتم إنجازه.
من الضروري أيضًا توثيق هذه المعلومات لضمان أن يكون الجميع على نفس الصفحة.
2. تخطيط العمل
يتضمن تخطيط العمل تحديد الموارد اللازمة وإنشاء تقديرات زمنية لضمان إنجاز المهام في الوقت المحدد. بمجرد أن تجمع كل البيانات ذات الصلة، تحتاج إلى وضع خطة عمل.
خطة قابلة للتنفيذ، على عكس كل خطط إجازتك لعام 2020... 😐
لحسن الحظ، بما أن تطبيقات إدارة العمل مخططات جانت المدمجة ، لن تضطر إلى الاعتماد على جداول البيانات لتخطيط العمل!
3. جدولة العمل
في هذه الخطوة، يقوم قائد الفريق أو مدير المشروع بتخطيط العمل على مدار أيام أو أسابيع أو حتى أشهر.
وبهذه الجداول الزمنية لإدارة المشروع في متناول اليد، تقوم بإبلاغ الفريق بمسؤولياتهم بالتفصيل.
4. تنفيذ العمل
بعد جدولة كل شيء وتخطيطه، حان وقت تنفيذ العمل.
يبدأ أعضاء الفريق في العمل على المهمة باتباع خطة العمل المحددة مسبقًا التي تمت مناقشتها في المراحل الأولية. يمكنك أيضًا تحديد أولويات أي عمل عاجل (واستراحات إعادة ملء القهوة) لضمان تحقيق أهدافك في الوقت المحدد. ☕
5. متابعة العمل
نعلم جميعًا كم يمكن أن يكون الأمر محبطًا عندما يفوتك موعد نهائي مهم..
لكن الخطط لا تسير دائمًا كما هو مخطط لها، ولا بأس بذلك.
لهذا السبب من الضروري متابعة العمل والتحقق مما إذا كان جميع أعضاء الفريق يعملون وفقًا للجدول الزمني.
إذا كان هناك شيء ما لا يبدو صحيحًا، يمكنكما تبادل الأفكار معًا وإنشاء خطط احتياطية لمساعدتكما على الاقتراب من تحقيق أهدافكما.
6. تحليل العمل
ما هي العقبات التي اعترضت طريقك؟ ما الذي كان بإمكانك القيام به بشكل أفضل؟
في هذه المرحلة، يمكنك الرجوع إلى البيانات والوثائق المجمعة لتقييم جودة العمل. من المفيد تدوين جميع النتائج الرئيسية لتحسين عملياتك.
كيفية التبسيط باستخدام برنامج إدارة العمل
لإدارة العمل بنجاح، يجب عليك تخطيط وجدولة وتتبع وتنظيم العديد من الجوانب المختلفة لتحسين كفاءة فريقك.
القيام بذلك من أجل مشروع واحد متعب كما هو.
فكر في القيام بذلك على المستوى التنظيمي!
لا تقلق. مع برنامج إدارة العمل الصحيح، يمكن أن يكون هذا الأمر سهلاً للغاية.
بغض النظر عن المجال الذي تعمل فيه، يمكن أن يساعدك البرنامج في بعض هذه المجالات، إن لم يكن كلها:
- إدارة العمليات (راجع هذهبرنامج إدارة عمليات الأعمال!)
- إدارة الموارد
- إدارة الوقت
- ذكاء الأعمال
دعنا نلقي نظرة فاحصة على ثلاثة أسباب رئيسية تجعل أنت بحاجة إلى استخدام برنامج إدارة العمل.
1. قم بالتفويض كالرئيس!
إن إدارة المهام والتفويضات أصعب بكثير مما تبدو عليه (نحن متأكدون أن أي مدير_ سيتفق معنا)
لحسن الحظ، يصبح تفويض المهام أمراً سهلاً مع حل إدارة العمل. يمكن للمديرين تعيين المهام ببضع نقرات والبقاء على اطلاع على التقدم المحرز في الوقت الفعلي. كما أنه يساعدك على تحديد الأولويات وإدارة المواعيد النهائية في لمح البصر!
2. تعاون بكل سهولة
هل سبق لك أن ضللت الطريق في البحث عن معلومات ذات صلة في سلسلة رسائل بريد إلكتروني طويلة؟
هل شعرت يومًا بالرغبة في التغيب عن العمل يوم الاثنين؟ نعم بالطبع! #كآبةالاثنينالمزرية 😰
حسنًا، هذا لن يحدث عندما تستخدم برنامج إدارة العمل. تتيح لك منصة إدارة العمل تخزين ومشاركة جميع الملفات ذات الصلة بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة من قبل أعضاء الفريق.
3. الإدارة الفعالة لأعباء العمل
مع برنامج إدارة سير العمل تصبح إدارة عبء عمل فريقك سهلة للغاية. يمكنك الحصول على ملخص سريع لما هو على عاتق الجميع! 🍽 الإدارة الفعالة للموارد تتيح لك أيضًا تحديد من هو مثقل بالأعباء وإعادة تخصيص تلك الموارد لموظف لديه مهام أقل.
كيفية اختيار أداة إدارة العمل المناسبة
برنامج إدارة العمل مفيد جداً، أليس كذلك؟
ولكن اختيارالأداةالصحيحةالمناسبةقديكون صعباً مثل صعوبة فهم حبكة فيلم لكريستوفر نولان
يجب أن تتوافق أداة إدارة العمل التي تختارها مع سير العمل الحالي لمؤسستك وأهداف العمل.
لذا إليك بعض الأشياء التي يجب أن تنتبه إليها:
- قم بتحليل عملياتك الحالية ومعرفة الأقسام التي تساهم بشكل كبير أو التي تحتاج إلى دفعة إضافية (وربما حديث تشجيعي!)
- بناءً على هيكلك التنظيمي، حدد الميزات التي تحتاجها لتبسيط إدارة العمل
- كلما كان حجم الفريق وحجم العمل أكبر، كلما كان الحل البرمجي الذي يجب أن تبحث عنه المؤسسة أكثر تطوراً. يمكن لفريقك حتى استخدام حل إدارة العمل المؤسسي القائم على السحابة
- إذا كان سير عملك الحالي يتطلب عمالة مكثفة، يجب على المؤسسات التفكير فيعملية إدارة العمل المؤتمتة مع المزامنة التلقائية للبيانات والتحديثات والتنبيهات
- هل الهدف الأساسي هو زيادة كفاءة الموظفين؟ أم توسيع نطاق نمو الأعمال؟ تحديد أهداف العمل الرئيسية يمكن أن يساعد الشركات على تحديد البرنامج الذي سوفتمكين القوى العاملة لديهم لتحقيق تلك الأهداف
_ملاحظة: 😁 كلما كان إنجازك أكبر، كلما كان حفل العمل السنوي أكبر 😁
ناقش هذه الجوانب مع فريقك وستتمكن من تحديد برنامج إدارة العمل الأنسب لاحتياجاتك.
ولمساعدتك في اتخاذ هذا القرار الآن، دعنا نقدم لك رسمياً ClickUp.
أفضل أداة لإدارة العمل في 2022
إذن كيف يمكنك أنت وفريقك أن تحققوا مستويات إنتاجية عالية وتخلقوا سير عمل_ لا مثيل له؟
من خلال الشراكة مع أفضل برنامج لإدارة العمل، ClickUp!
_ClickUp مثل يودا، حيث يمنح فرق العمل الافتراضية القوة التي تشتد الحاجة إليها لإطلاق العنان لإمكاناتهم الكاملة
