كيفية إنشاء سير عمل إدارة الأصول الرقمية

أنت تعمل على عرض تقديمي مهم للعميل وتحتاج إلى صور عالية الجودة لمنتجاتك لجعل عرضك التقديمي يتألق.

لكن مجلد الصور الخاص بك مليء بالملفات الرقمية العشوائية بدون أوصاف أو فئات أو علامات. 😞

هذا بالضبط هو الوقت الذي تحتاج فيه إلى سير عمل إدارة الأصول الرقمية (DAM). فهو يوفر عملية واضحة ومنظمة لتحميل الأصول الرقمية وتنظيمها والوصول إليها بكفاءة.

في منشور المدونة هذا، سنناقش في هذه المدونة ما هو سير عمل إدارة الأصول الرقمية وكيفية إنشاء واحد لمؤسستك. لنبدأ!

ما هو سير عمل إدارة الأصول الرقمية؟

سير عمل إدارة الأصول الرقمية هو تسلسل من الخطوات التي تنقل الأصل خلال دورة حياته - من الفكرة إلى الاكتمال. وهو يتضمن أنشطة إدارة الأصول مثل الإنشاء والتصنيف والتنظيم والمراجعة والموافقة والتخزين والاسترجاع والتوزيع

فكر في تدفقات عمل إدارة الأصول الرقمية على أنها قائمة من عناصر العمل لإدارة الأصول الرقمية. فهي تحدد هيكلية لإكمال مشاريعك بنجاح. إليك مثالاً على ذلك:

لنفترض أن فريق التسويق لديك يحتاج إلى رسومات لحملة جديدة. هذا ما يمكن أن يبدو عليه سير عمل إدارة الأصول الرقمية الخاصة بهم 👇

• إنشاء الأصول: يقوم مصممو الجرافيك بإنشاء صور لحملة المنتج
• تحميل: يقوم الفريق بتحميل الملفات الأولية إلى نظام إدارة الأصول الرقمية
• إنشاء البيانات الوصفية: يضيف الفريق علامات وأوصاف الصور ذات الصلة مثل أسماء المنتجات والحملة واستخداماتها (وسائل التواصل الاجتماعي، الطباعة، إلخ)
• التنظيم: يتم فرز الأصول استنادًا إلى معايير محددة مسبقًا - الحملة أو خط الإنتاج أو نوع المحتوى
• الموافقة: يقوم فريق التسويق بمراجعة المحتوى وتعديله والموافقة على التصميم
• التوزيع: يقوم فريق التصميم بمشاركة الملفات النهائية مع فريق التسويق
• الأرشفة: بمجرد انتهاء الحملة، تتم إزالة الصور من عمليات البحث النشطة وأرشفتها في قاعدة بيانات التسويق الخاصة بالشركة

ما هو الغرض من سير عمل DAM؟

يجعل سير عمل إدارة الأصول الرقمية DAM إدارة الأصول الرقمية أسهل.

فهي تحدد مسؤوليات وجداول زمنية واضحة لمديري الأصول وعملية استرجاع سريعة للفرق ذات الصلة مثل المبيعات أو التسويق التي تعمل مع الأصول. تعمل إدارة الأصول الرقمية أيضًا على تحسين التواصل بين الفرق وتضمن أن يكون جميع أعضاء الفريق المشاركين في المشروع على نفس الصفحة.

فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل إنشاء سير عمل إدارة الأصول الرقمية مهمًا لمؤسستك.

إدارة الأصول المنظمة

يوفر سير عمل إدارة الأصول الرقمية عملية منظمة لإدارة الأصول الرقمية لشركتك. فهي تركز على تخزين الأصول والحفاظ عليها منظمة بحيث يسهل الوصول إليها.

الوصول السريع

يساعدك سير عمل إدارة الأصول الرقمية الفعال في تحديد موقع الملف الصحيح بسرعة. بدلاً من تضييع الوقت في التمرير عبر الملفات العشوائية غير الموسومة، يمكنك التنقل بسهولة بين أحدث الملفات من خلال اتباع كل مرحلة من مراحل سير عمل إدارة الأصول الرقمية.

تُعد ذاكرة الوصول العشوائي مكان عمل نشط، مما يعني أنه عندما تذهب الأصول إلى هناك، ستتمكن دائمًا من البحث فيها وإعادة استخدامها وإعادة توظيفها.

إليزابيث كاثلي، إدارة الأصول الرقمية: بنية المحتوى، وإدارة المشاريع، وخلق النظام من فوضى الوسائطالإعلامية

الأمان للأصول الرقمية

تتضمن عمليات سير عمل DAM عناصر تحكم في الوصول على مستوى الشبكة تتيح لك تعيين أذونات لكل أصل. وهذا يضمن أن المستخدمين المصرح لهم فقط يمكنهم الوصول إلى الأصول. يضمن سير عمل إدارة الأصول الرقمية أيضًا الامتثال لقوانين الأمان وخصوصية البيانات، حيث يتم تتبع الأصول ومراجعتها قبل النشر. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تتبُّع أي تعديلات أو تغييرات على الملفات باستخدام ميزة التحكم في الإصدار.

المراحل الخمس لسير عمل إدارة الأصول الرقمية

تعتمد مراحل سير عمل إدارة الأصول الرقمية على نطاق وتعقيد المشروع المطروح. على سبيل المثال، قد يكون لحملة تسويقية حول إمكانية الوصول مراحل سير عمل مختلفة عن إدارة أصول العلامة التجارية .

بالنسبة لحملة تسويقية لإمكانية الوصول، سيتضمن سير العمل إنشاء الأصول (إضافة نص بديل للصور والتعليقات التوضيحية لمقاطع الفيديو)، والامتثال لإرشادات إمكانية الوصول، وإجراء اختبارات إمكانية الوصول.

على العكس من ذلك، يركّز سير عمل إدارة الأصول للعلامة التجارية على إنشاء الأصول البسيطة وإضافة البيانات الوصفية لسهولة البحث والتصنيف والتحكم في الوصول.

5 مراحل شائعة لإدارة الأصول الرقمية

1. إنشاء الأصل: الخطوة الأولى هي إنشاء الأصل. تتضمن هذه المرحلة التفكير أو الصياغة أو الحصول على الأصول مثل المستندات والصوت ومقاطع الفيديو. بشكل عام، تضع العلامات التجارية مبادئ توجيهية واضحة في هذه المرحلة لضمان الاتساق في إنشاء الأصول
2. تنظيم الأصول: في هذه المرحلة، يتم تصنيف الأصول الموجودة بناءً على النوع أو المشروع أو القسم ونقلها إلى المجلدات المناسبة داخل نظام إدارة الأصول الرقمية
3. تخزين الأصول: تتضمن هذه المرحلة تخزين الأصول بطريقة يسهل الوصول إليها. على سبيل المثال، يمكن أن يكون استخدام العلامات والأوصاف والبيانات الوصفية ذات الصلة مفيدًا لتصفية الأصول أو فرزها
4. توزيع الأصول: تتضمن هذه المرحلة توزيع الأصول على أصحاب المصلحة المعنيين للموافقة عليها واستخدام المشروع
5. أرشفة الأصول: في هذه المرحلة، تتم إزالة الأصل من النظام النشط. وبمجرد انتهاء دورة حياة الأصل الرقمي، يجب أرشفة الأصل حتى تتمكن من الحفاظ عليه وإعادة استخدامه، مما يجعل سير عمل إدارة الأصول الرقمية أكثر كفاءة

أنواع مهام سير عمل إدارة الأصول الرقمية

من الواضح الآن كيف يعمل سير عمل إدارة الأصول الرقمية. لذا، دعنا نناقش الأنواع المختلفة لسير عمل إدارة الأصول الرقمية. يمكنك تحديد نوع سير العمل بناءً على ما تعمل عليه، ونوع الأصل، ومرحلة دورة الحياة التي أنت فيها.

سير العمل القائم على المشروع

سير العمل المستند إلى المشروع هو الأفضل لإدارة المشاريع. فهي تتضمن إدارة أصول متعددة لمشروع واحد. على سبيل المثال، سيساعدك استخدام سير العمل المستند إلى مشروع لإطلاق منتج على إدارة أصول متعددة مثل صور المنتج ومقاطع الفيديو التجريبية والإعلانات وصور الصفحة المقصودة والمحتوى الرقمي الآخر.

يمكنك تصنيف الأصول بناءً على نوع المشروع أو اسم العميل أو الكلمات الرئيسية المتعلقة بالمشروع.

💡 نصيحة احترافية: حل إدارة المشاريع من ClickUp يمكن أن يساعدك على تحسين سير العمل القائم على المشروع. يمكنك تخطيط مشروعك وجدولة المهام وتتبع الجداول الزمنية وإدارة الأصول والموارد وتحسين التعاون.

تخطيط وإدارة المشاريع وتعيين المهام وتتبع التقدم المحرز باستخدام حل إدارة المشاريع من ClickUp

سير العمل التعاوني

كما يوحي الاسم، فإن سير عمل DAM هذا مخصص للمشاريع التي تتطلب تعاون الفريق . يمكّن الفرق من العمل على نفس الأصل في الوقت الفعلي، والتواصل وتعديل الأصل.

لنفترض أنك تعمل على إنشاء دليل تسويق. ستحتاج إلى فرق المنتج والتسويق والمبيعات ونجاح العملاء والفرق الإبداعية للتعاون وإضافة رؤاهم. سيتطلب ذلك تدفقات عمل تعاونية للفرق لمراجعة الأصول وتعديلها.

في سير العمل هذا:

• سيقوم فريق المنتج بتحميل المواصفات الفنية وصور المنتج
• سيضيف أعضاء التسويق المبادئ التوجيهية للعلامة التجارية والمحتوى الترويجي والنسخ
• يمكن للمبيعات المساهمة بدراسات الحالة ومجموعات المبيعات
• يشارك فريق نجاح العملاء ملاحظات العملاء وأفضل الممارسات

💡 نصيحة احترافية: يمكنك استخدام مستندات ClickUp لإنشاء دليل اللعب المثالي من خلال العصف الذهني للأفكار، والتعاون مع الفريق في الوقت الفعلي، وتعيين المهام.

تعاون في الوقت الفعلي ونفّذ الأفكار باستخدام ClickUp Docs

سير العمل القائم على الأصول

تركز عمليات سير العمل المستندة إلى الأصول على المهام المتضمنة في إدارة مدونات الأصول والصفحات المقصودة ومقاطع الفيديو وأصول الوسائط الأخرى. على سبيل المثال، تريد إنشاء إطلاق منتج جديد. يمكن أن يتضمن سير العمل:

• رفع فيديو إطلاق المنتج إلى نظام DAM مع اسم المنتج
• وضع علامة على الفيديو باسم "فيديو إطلاق المنتج" 2024 وتصنيفه كفيديو تسويقي
• سيقوم فريق التسويق بالموافقة على أسلوب الأصول، بينما يقوم الفريق القانوني بمراجعته للتأكد من توافقه مع المعايير

سير عمل المعاملات

يتم استخدام سير عمل المعاملات لإدارة بيع الأصول الرقمية. على سبيل المثال، يمكنك استخدام سير العمل هذا من أجل إدارة ترخيص الصور المخزنة أو المقطوعات الموسيقية. ويتضمن ذلك تتبع حقوق الاستخدام والحفاظ على الامتثال لاتفاقيات الترخيص.

سير عمل الموافقة

سير عمل الموافقة، كما يبدو، هو للموافقة على الأصول قبل التوزيع. الاستخدام الشائع لسير عمل الموافقة هو عملية مراجعة المحتوى. قبل نشر المحتوى الرقمي (مدونة أو منشور على مواقع التواصل الاجتماعي أو صورة حملة)، يمرّ المحتوى بعدة مراحل مراجعة وفحوصات للجودة لضمان توافقه مع أهداف العلامة التجارية وإرشاداتها.

سير عمل الأرشفة

يحفظ سير عمل DAM هذا الأصول عندما لا تكون قيد الاستخدام. يمكنك تخزين الأصول في أماكن مناسبة حيث يمكن الوصول إليها بسهولة. يعد إنشاء عملية استرداد أمرًا ضروريًا أيضًا لضمان استرجاع الأصول بسلاسة.

على سبيل المثال، قد تستخدم الشركات في الصناعات الخاضعة للتنظيم، مثل الخدمات المصرفية والرعاية الصحية، تدفقات عمل الأرشفة و إدارة المستندات برنامج لتخزين سجلات الأصول الرقمية.

مكوّنات سير عمل إدارة DAM

يحافظ سير عمل إدارة الأصول الرقمية على تنظيم الأصول، بحيث يجد فريقك ما يحتاج إليه في الوقت المناسب. ومع ذلك، وبغض النظر عن نوع سير العمل الذي تختاره، فإن المكونات التالية ضرورية لبناء سير عمل "جيد لإدارة الأصول الرقمية". 😉

مكتبة الوسائط

فكر في مكتبة الوسائط على أنها مستودع بيانات مستودع مركزي لتخزين الأصول. قم بتخزين جميع أصولك في مكتبة الوسائط، وتأكد من تنظيمها والحفاظ على عناصر التحكم في الوصول. بمجرد نقل أصولك إلى المكتبة، يمكنك مراجعة المكتبة، وإجراء تحديثات الأصول، وإزالة الأصول، وإعادة تنظيمها حسب الحاجة.

البيانات الوصفية

يُعد التصنيف ووضع علامات على البيانات الوصفية للأصول من الجوانب المهمة لسير عمل DAM لزيادة إمكانية البحث. التصنيف هو مثل فرز ملفاتك في مجلدات مصنفة، بينما يشبه وضع علامات البيانات الوصفية إضافة ملاحظات لاصقة إلى تلك الملفات بتفاصيل إضافية.

التحدي المستمر بالنسبة لنا هو وضع علامات على أصول الصور. في حين أن الوسم التلقائي يعمل بشكل جيد للمحتوى النصي، فإن التسميات التوضيحية والبيانات الوصفية الأخرى المضافة يدويًا مهمة لأصول الصور.

هيذر هيدن، مؤلفة كتاب المصنف العرضي

الموافقة على الأصول

أنشئ عملية مراجعة واعتماد قياسية قبل توزيع الأصول الرقمية. لتتبع مكان الأصول الخاصة بك في عملية الموافقة، يمكنك إنشاء علامات مثل "قيد المراجعة" و"في انتظار الموافقة" و"معلق" و"معتمد"

💡 نصيحة احترافية: حالات ClickUp المخصصة لـ ClickUp يتيح لك تخصيص الحالات بناءً على المشروع الذي تعمل عليه. على سبيل المثال، يمكنك استخدام حالات مثل "قيد التنفيذ" أو "قيد التنفيذ" أو "قيد المراجعة" أو "معلق" وما إلى ذلك عند العمل على أصول مثل الصور أو المدونات.

قم بتعيين حالات مخصصة لتتبع الأصول طوال دورة حياتها باستخدام ClickUp Custom Statuses

برنامج DAM

اختر برنامج إدارة الأصول الرقمية الذي يلبي الاحتياجات الخاصة بعلامتك التجارية. ابحث عن حل إدارة الأصول الرقمية مع الميزات التالية:

• يعمل كمصدر واحد للحقيقة لجميع الأصول الرقمية
• يحتوي على ميزات الوسم التلقائي والحالات المخصصة
• يوفر تتبع الأصول وتحليلات الاستخدام
• يتكامل مع منصات الأعمال الأخرى

التحكم في الوصول المستند إلى الدور

هذا المكون مهم للغاية لضمان أمن أصولك الرقمية. فهو يحد من الوصول ويمنع الانتهاكات المحتملة للبيانات. عند تنفيذ عناصر التحكم في الوصول، افهم الأدوار المختلفة في مؤسستك ومتطلباتها. بالإضافة إلى ذلك، قم بمراجعة الوصول وتحديثه بانتظام للحفاظ على الأمان مع ضمان سهولة الوصول.

💡 نصيحة احترافية: استخدم قالب مصفوفة التحكم في الوصول المستند إلى الدور ClickUp لضمان الوصول المناسب بسهولة. قم بتعيين الأدوار مع مستويات الأذونات التنظيمية، والتحكم في أنشطة المستخدم، وتتبع من يمكنه الوصول إلى الأصول.

تحميل هذا القالب

قالب مصفوفة التحكم في الوصول المستند إلى الأدوار ClickUp

تطوير سير عمل DAM والحفاظ عليه

فكر في مطبخ مطعم حيث ينشغل الطهاة بإعداد أطباق متعددة. 🍜

ماذا يحدث إذا لم يتم تصنيف المكونات وتنظيمها بشكل صحيح؟ تأخر في التسليم، وملح في كريم بروليه، وسكر في السباغيتي، وشكاوى لا تنتهي من الزبائن!

وبالمثل، بدون تدفقات عمل DAM المناسبة، قد ينتهي بك الأمر إلى فوضى - صور مفقودة، وقضاء المزيد من الوقت في عمليات البحث، وتأخر تسليم المشاريع.

الخطوات الرئيسية في إنشاء نظام سير عمل إدارة DAM

دعونا نناقش خطوات إنشاء نظام سير عمل متين لإدارة الأصول الرقمية.

الخطوة 1: تقييم متطلبات الأصول الرقمية

افهم نوع الأصول الرقمية التي لديك - الصور ومقاطع الفيديو والمستندات وموارد الوسائط المتعددة الأخرى. حدد أولويات إدارة الأصول بناءً على استخدامها وأهميتها.

الخطوة 2: تحديد الاحتياجات

تعاون مع أعضاء الفريق الآخرين واكتسب رؤى حول عمليات إدارة الأصول الحالية. اكتشف الحاجة إلى إنشاء سير عمل إدارة الأصول والمحفوظات، مثل تحسين تنظيم الأصول وعملية استرجاعها، وتعزيز تعاون الفريق، وضمان عملية موافقة فعالة.

قم بتوثيق نطاق مشروع سير عمل DAM الخاص بك وحدد الأهداف باستخدام ClickUp Docs

الخطوة 3: تحديد الهدف (الأهداف)

حدد أهداف إنشاء سير عمل DAM. يمكن أن تكون تسريع إنشاء المحتوى، أو تقليل وقت البحث، أو تسريع عملية المراجعة

يمكنك استخدام أهداف النقر لتحديد الأهداف بجداول زمنية واضحة. يساعدك على تتبع التقدم التلقائي للأهداف وإدارة جميع أهدافك في موقع مركزي واحد لتحقيق كفاءة أفضل.

استخدم أهداف ClickUp Goals لتعيين الأهداف وتتبعها لسير عمل إدارة الأصول الرقمية

الخطوة 4: إنشاء سير عمل إدارة الأصول الرقمية #### الخطوة 4: إنشاء سير عمل إدارة الأصول الرقمية

إنشاء إدارة الأصول الرقمية تصميم سير العمل وخطة لدمجها. تفاصيل المهام والمسؤوليات والجداول الزمنية المحددة لكل مرحلة من مراحل التنفيذ.

يمكنك بسهولة إنشاء تدفقات عمل DAM باستخدام ClickUp Whiteboards. يتيح لك الرسم مخططات سير العمل وبناء تدفقات العمليات وتعيين مسؤوليات أصحاب المصلحة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تبادل الأفكار حول عمليات سير العمل الفعالة مع أعضاء فريقك وتعيين عناصر الإجراءات لتعزيز المساءلة.

تخطيط سير عمل الأصول الرقمية وتخصيصه باستخدام ClickUp Whiteboards

الخطوة 5: احصل على الأداة المناسبة

القرار الأكثر أهمية هو دمج حل سير عمل إدارة الأصول الرقمية الذي يلبي احتياجاتك. عند الموازنة بين الخيارات، ضع في اعتبارك احتياجات العمل، والقدرة على التكيف، وقابلية التوسع، والتسعير، وقدرات التكامل.

يمكنك تجربة ClickUp لإنشاء سير عمل إدارة الأصول الرقمية. إن ClickUp للتسويق موقعًا مركزيًا لجميع عملياتك الإبداعية. ويمكنك إنشاء مساحة مخصصة لتخزين جميع الأصول الرقمية في مكان واحد، وتنفيذ الحملات ومشاريع المحتوى، وإنشاء خرائط طريق وسير عمل محدد مسبقًا.

استخدم حل التسويق الخاص بـ ClickUp لإدارة جميع الأصول الرقمية

الخطوة 6: تحديد أدوار ومسؤوليات أصحاب المصلحة

اذكر مسؤوليات أصحاب المصلحة في كل مرحلة من مراحل سير العمل لضمان المساءلة وسلاسة العمليات.

على سبيل المثال، يمكن لمنشئي المحتوى، مثل المصممين والكتّاب، تولي مسؤولية مرحلة إنشاء الأصل. يمكن لمدير التسويق أو مدير المشروع إعطاء الموافقة الأولى على الأصل، ويمكن للمدير الأعلى مشاركة ملاحظاته بشكل أكبر، ويمكن أن يكون منسق التسويق مسؤولاً عن توزيع المحتوى على وسائل التواصل الاجتماعي والمنصات الأخرى.

الخطوة 7: استخدام أدوات الأتمتة

قم بأتمتة المهام المتكررة مثل تغيير حالة أصول العلامة التجارية أثناء تحركها على طول سير العمل. بالإضافة إلى ذلك، قم بأتمتة العمليات مثل الموافقة.

يوفر ClickUp أكثر من 100 أتمتة سير العمل المخصص . يمكنك استخدام أتمتة النقر لأتمتة المهام الروتينية وعمليات الموافقة. على سبيل المثال، يمكنك إعداد أتمتة عملية الموافقة لنقل أحد الأصول تلقائياً من مرحلة "المراجعة" إلى مرحلة "فحص الجودة" بعد استيفاء شروط محددة.

_أتمتة مهام سير العمل والمهام المتكررة باستخدام أتمتة ClickUp

الخطوة 8: تنفيذ سير عمل إدارة الأصول الرقمية #### الخطوة 8: تنفيذ سير عمل إدارة الأصول الرقمية

قم بتنفيذ سير العمل وتتبع الاستخدام. احصل على رؤى قيمة حول ما يعمل وما لا يعمل.

الخطوة 9: العمل على التحسين والتطوير

تتبّع سير عمل DAM، واحصل على الملاحظات، وناقشها مع الفرق الداخلية والخارجية لاكتشاف الثغرات. التصرف بناءً على الملاحظات وضمان استمرار تحسين سير العمل .

من الطرق الممتازة لتحسين سير عمل DAM الخاص بك هو استخدام ClickUp Gantt Charts . فهي تساعد في تتبع الأولويات وتواريخ الاستحقاق لإكمال كل مرحلة من مراحل سير العمل وإدارة الاختناقات للحفاظ على سير الأمور.

مخططات سير عمل إدارة الأصول الرقمية باستخدام مخططات جانت ClickUp Gantt

أدوات وميزات سير العمل لأنظمة إدارة الأصول الرقمية ### أدوات وميزات سير العمل لأنظمة DAM

بدون أدوات سير العمل المناسبة، من المستحيل الحفاظ على سير عمل DAM. هذا هو المكان الذي تحتاج فيه إلى أدوات مثل ClickUp.

ClickUp عبارة عن منصة شاملة للإنتاجية والتعاون وإدارة سير العمل يمكن أن تساعدك على ضبط عمليات إدارة الأصول الرقمية وتحسينها بسهولة. دعنا نرى كيف يساعد ClickUp في إدارة سير عمل إدارة الأصول الرقمية.

تتبع سير العمل

تقدم ClickUp أكثر من 15 طريقة عرض قابلة للتخصيص مثل اللوحة والقائمة والتقويم، والتي تساعدك على تتبع سير العمل بأفضل طريقة ممكنة. على سبيل المثال عرض لوحة ClickUp Board يوفر لك رؤية شاملة لجميع مراحل سير العمل والمهام الخاصة بك. يمكنك عرض المهام في أعمدة مخصصة، وسحب الأصول وإفلاتها خلال مراحل سير العمل، وتتبعها بسهولة.

تصور مراحل ومهام سير عمل إدارة الأصول الرقمية باستخدام ClickUp Board View

استخدام قوالب سير العمل

يعمل ClickUp أيضًا على تسهيل عملك من خلال قوالب سير العمل القابلة للتخصيص والجاهزة للاستخدام قوالب سير العمل . على سبيل المثال، يمكنك استخدام قالب تدفق العمليات الخاص ب ClickUp لتصور سير عمل إدارة الأصول الرقمية من البداية إلى النهاية. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك التعاون بشكل أفضل، وتتبع التقدم المحرز للتأكد من أن كل شيء يسير كما هو مخطط له، وتحديد العوائق المحتملة بسهولة.

تحميل هذا القالب

قالب تدفق عملية ClickUp

دور إدارة المشروع في الحفاظ على سير عمل DAM

يعمل دمج إدارة المشروع مع منصات إدارة DAM على تبسيط سير العمل لديك.

ومهما كانت أهدافك - الوصول بسهولة إلى الأصول الرقمية، أو إدارة مراحل سير العمل بكفاءة، أو تقليل الوقت المستغرق في المهام الإدارية والمتكررة - فإن إدارة المشروع في إدارة DAM تضمن بقاء الجميع على نفس الصفحة.

بمعنى أوسع، يمكن لإدارة المشاريع في إدارة DAM:

• توفير نظام أساسي مركزي للفرق للتواصل ومشاركة الأصول وتتبع التقدم المحرز
• الحفاظ على نهج منظم ومنظم لإدارة الأصول
• تمكين تدفقات عمل أفضل من خلال إضافة عناصر مثل أتمتة المهام وتتبع الوقت وتخصيص الموارد
• تتبع دورة حياة الأصول بشكل أفضل، مما يضمن إدارتها وتخزينها وصيانتها بشكل صحيح، مما يقلل من مخاطر الفقدان أو التلف

ما هي فوائد سير عمل DAM؟

الآن بعد أن عرفنا ما هو سير عمل إدارة ذاكرة الوصول العشوائي وكيفية إنشائها، دعنا ندرس فوائدها.

تعزيز الإنتاجية

يحدد سير عمل DAM العمليات والخطوات، مما يزيل الاختناقات. على سبيل المثال، من خلال تحديد عملية الموافقة، يزيل سير عمل DAM اجتماعات المراجعة المخصصة التي تعطل سير العمل. ونتيجة لذلك، يتم إنجاز المزيد من المهام في وقت أقل.

يحافظ على اتساق العلامة التجارية

تأتي صورة العلامة التجارية القوية من الاتساق، ويضمن سير عمل DAM أن تتوافق الأصول مع إرشادات العلامة التجارية. يساعد ذلك في الحفاظ على صورة متسقة للعلامة التجارية عبر القنوات.

يزيد العائد على الاستثمار

بالإضافة إلى تحسين الإنتاجية واستخدام الأصول، تقلل تدفقات عمل إدارة DAM أيضًا من تكاليف الترخيص. فهي تزيد من وضوح الأصول المتاحة، والاستخدام العام للأصول، والأصول القابلة لإعادة الاستخدام، واتفاقيات الترخيص، مما يساعد على خفض نفقات الأصول غير الضرورية وتخصيص الموارد بفعالية.

ما هي التحديات التي تواجه سير عمل إدارة الأصول والمحفوظات؟

يعتبر سير عمل إدارة الأصول الرقمية مفيدًا، ولكن فقط عندما يتم تنفيذه واتباعه خطوة بخطوة. على الرغم من أن سير عمل إدارة الأصول الرقمية مفيد للغاية، إلا أنك قد تواجه التحديات التالية.

• الملكية: قد يؤدي سوء فهم المهام أو المسؤوليات إلى تعطيل سير العمل بأكمله. لذا، تأكد من تحديد أدوار ومسؤوليات أصحاب المصلحة في بداية إنشاء سير العمل
• سير العمل المنفصل: إذا اعتقدت الفرق أن سير العمل مخصص فقط للتسويق أو إدارة المنتجات، فسيصبح سير العمل منعزلاً. للتغلب على هذا التحدي، قم بدمج سير عمل DAM مع أدوات أخرى مثل إدارة المشاريع,برنامج مكان العمل الرقميوأنظمة إدارة المحتوى وغيرها
• الاعتماد المفرط على الأتمتة أو العمليات اليدوية: الأتمتة ضرورية في عمليات سير عمل DAM، ولكن الإفراط في الأتمتة يأتي مع تحديات غير متوقعة، مثل الموافقات غير المقصودة. لذا، اتبع نهجًا متوازنًا

إعادة تعريف إدارة الأصول باستخدام تدفقات عمل DAM

تحدد عمليات سير عمل DAM العملية خطوة بخطوة، بدءًا من إنشاء الأصول وحتى توزيعها. فهي تضمن الاتساق، والإجراءات الخاضعة للرقابة، وتعزيز التعاون، وتأسيس الملكية.

ومع ذلك، يجب اتباع مهام سير عمل إدارة DAM بشكل صحيح للحصول على أفضل النتائج. لذا، تأكد من أن عمليات سير العمل لا تعمل بشكل منعزل - عبر أدوات وعمليات متعددة. قم بدمج مهام سير العمل مع منصة إنتاجية شاملة مثل ClickUp.

تقدم ClickUp عددًا كبيرًا من الأدوات والقوالب التي يمكن أن تساعدك في إنشاء الأصول الرقمية ومشاركتها وإدارتها. ويضمن لك التعاون السلس ويجعل تنفيذ مهام سير عمل إدارة الأصول الرقمية أمرًا سهلاً للغاية.

هل تريد معرفة المزيد؟ اشترك في ClickUp اليوم !