لقد سمعنا جميعًا عن اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).
إنها تتعلق بخصوصية البيانات، أليس كذلك؟ من حيث الجوهر، نعم.
ولكن، بالنسبة للشركات، فإنها تشير إلى تحول أساسي في كيفية تفاعلها مع عملائها وجمهورها المستهدف والبقاء على اتصال معهم.
على سبيل المثال، تم فرض غرامة كبيرة على شركة Meta 1.3 مليارات دولار لعدم الالتزام بمعايير خصوصية البيانات المحددة في اللائحة العامة لحماية البيانات. 😲
لذا، إذا كان لديك عملاء في منطقة الاتحاد الأوروبي، فأنت بحاجة إلى تصحيح هذا الأمر وعليك القيام بذلك في أسرع وقت ممكن!
سيزودك منشور المدونة هذا بفهم واضح للامتثال للائحة العامة لحماية البيانات، وقائمة مراجعة مفيدة لتحقيق ذلك، وبعض الأدوات المفيدة لأتمتة العملية وتبسيطها.
ها نحن أولاء 🎢
## اللائحة العامة لحماية البيانات 101: فهم الأساسيات
### ما هو الناتج المحلي الإجمالي؟ اللائحة العامة لحماية البيانات هي لائحة يفرضها الاتحاد الأوروبي لحماية خصوصية بيانات الأفراد داخل المنطقة. وهي تفرض كيفية جمع البيانات الشخصية لمواطني الاتحاد الأوروبي وتخزينها واستخدامها وحمايتها في نهاية المطاف من قبل الشركات.
تم تطبيق القانون في مايو 2018 وقد أثر بشكل كبير على كيفية تفاعل الشركات مع العملاء. وقد وُضعت هذه المبادئ التوجيهية الشاملة لتنظيم ثلاثة جوانب واسعة النطاق لحماية البيانات:
- خصوصية البيانات: تمنح اللائحة العامة لحماية البيانات الأفراد قدرًا أكبر من التحكم في بياناتهم الشخصية، بما في ذلك الحق في الوصول إلى البيانات الشخصية وتصحيحها ومسحها وتقييد معالجتها وإمكانية نقل البيانات والاعتراض على معالجتها وإبلاغهم بأنشطة معالجة البيانات
- أمن البيانات: يتطلب من الشركات تنفيذ إجراءات تقنية وتنظيمية مناسبةتدابير لحماية البيانات الشخصيةمن الوصول أو التغيير أو الإفصاح أو التدمير غير المصرح به
- المساءلة: الشركات مسؤولة عن إثبات الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات. ويشمل ذلك إجراء تقييمات تأثير حماية البيانات (DPIAs) لأنشطة المعالجة عالية المخاطر، مثل الأعمال المصرفية، وتعيين مسؤول حماية البيانات (DPO) في بعض الحالات
🚦تذكر: يجب أن تكون أي مؤسسة تجمع أو تعالج البيانات الشخصية للمقيمين في الاتحاد الأوروبي، بغض النظر عن موقع الشركة، متوافقة مع اللائحة العامة لحماية البيانات. وهذا يشمل الشركات الصغيرة والشركات متعددة الجنسيات وحتى المنظمات غير الربحية.
ما هي البيانات التي نتحدث عنها؟
يركز النظام الأوروبي العام لحماية البيانات على معلومات التعريف الشخصية (PII)، وهي أي معلومات يمكن استخدامها لتحديد هوية الفرد، بشكل مباشر أو غير مباشر. وتشمل الأمثلة على ذلك:
- المعرّفات المباشرة: الاسم، العنوان، رقم الضمان الاجتماعي أو ما يعادله، رقم الهاتف، عنوان البريد الإلكتروني
- المعرّفات غير المباشرة: الجنس، العرق، تاريخ الميلاد، المؤشر الجغرافي، المهنة، البيانات الديموغرافية
- محددات الهوية الشخصية الحساسة: رقم رخصة القيادة، رقم جواز السفر، بيانات القياسات الحيوية، المعلومات المالية، السجلات الطبية، معلومات الحساب الإلكتروني والرقمي، سجلات الموظفين الشخصية، معلومات كلمة المرور، أرقام التعريف المدرسية
قراءة المزيد: أفضل 10 برامج لحوكمة البيانات في عام 2024 (المراجعات والتسعير )
ما الذي يعنيه ذلك بالنسبة للشركات؟
من من منظور اللائحة العامة لحماية البيانات، أنت إما مراقب بيانات أو معالج بيانات تتعامل مع بيانات مواطني الاتحاد الأوروبي. واعتمادًا على الفئة التي تندرج تحتها، قد تختلف التوقعات منك كشركة.
- مراقب البيانات: هذا هو الكيان الذي يحدد الغرض من معالجة البيانات الشخصية ووسائل معالجتها. وهي المسؤولة عن ضمان الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات
- معالج البيانات: هذا هو الكيان الذي يعالج البيانات الشخصية نيابةً عن مراقب البيانات. يجب عليهم اتباع تعليمات مراقب البيانات
في مثال واقعي، يمكن أن يكون المتحكم في البيانات مستشفى، ويمكن أن يكون معالج البيانات مزود تخزين سحابي حيث يخزن المستشفى سجلات المرضى. بصفتها المتحكم في البيانات، تقرر المستشفى المعلومات التي يجب تخزينها وكيفية استخدامها. يقوم موفر السحابة (معالج البيانات) ببساطة بتخزين البيانات بشكل آمن وفقًا لتعليمات المستشفى.
🚦تذكر: يضع النظام الأوروبي العام لحماية البيانات (GDPR) مزيدًا من المسؤولية على مراقبي البيانات لإنشاء وتنفيذ الخصوصية حسب التصميم في جميع عملياتهم التجارية.
اللائحة العامة لحماية البيانات: قانون للخصوصية أم قانون خصوصية المعلومات؟
غالبًا ما يُستخدم قانون الخصوصية وقانون خصوصية المعلومات بالتبادل، ولكن بينهما فروق دقيقة مختلفة. فبينما يهتم كلاهما بحماية بيانات الأفراد، يتناولان المسألة من زوايا مختلفة قليلاً.
يتعلق قانون الخصوصية، بمعناه الأوسع، بحماية الأفراد من التطفل على حياتهم الشخصية ومساحاتهم المادية، مثل المواعيد المنزلية غير المرغوب فيها. أما قانون خصوصية المعلومات، من ناحية أخرى، فيركز تحديدًا على حماية البيانات الشخصية، مثل عناوين بروتوكول الإنترنت أو رسائل البريد الإلكتروني.
من الناحية العملية، يمكن لخدمة اشتركت فيها أن تصل إلى موقعك عبر نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) الخاص بهاتفك وترسل لك تحديثات خاصة بمكانك، أو يمكن أن تقوم خدمة توصيل الطلبات بشحن أغراض إلى عنوان منزلك. إذا تعرض أي من هاتين الشركتين لخرق للبيانات، فإن موقعك الجغرافيّ يصبح فجأةً خارجاً ويمكن استغلاله.
في هذا السياق، بينما يحمي اللائحة العامة لحماية البيانات الشخصية في المقام الأول، إلا أنها تتطرق أيضًا إلى مخاوف الخصوصية الأوسع نطاقًا.
اللائحة العامة لحماية البيانات لا تتعلق فقط بحماية البيانات. إنه يتعلق بالحقوق الأساسية، بما في ذلك الحق في الخصوصية والحق في النسيان. ماكس شريمس ، ناشط في مجال الخصوصية
قائمة التحقق من الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات: خارطة طريقك لحماية البيانات
الآن بعد أن انتهينا من فك شفرة اللائحة العامة لحماية البيانات (حسنًا، على الأقل الأساسيات!)، دعنا نلقي نظرة على الخطوات العامة التي تحتاج إلى تضمينها في قائمة تدقيق اللائحة العامة لحماية البيانات لتصبح متوافقًا.
1. تحديد مصادر بياناتك
قبل أن تتمكن من حمايتها، تحتاج إلى فهم البيانات التي تجمعها. قم بإجراء تدقيق لتحديد جميع البيانات الشخصية التي تجمعها شركتك، ومن أين تأتي، وكيف يتم استخدامها.
للقيام بذلك بكفاءة، عليك أن تنظر إلى ما يلي:
- جرد البيانات: إنشاء جرد تفصيلي لجميع فئات البيانات الشخصية التي تم جمعها، بما في ذلك الأسماء والعناوين ومعلومات الاتصال والبيانات المالية والبيانات البيومترية وغيرها
- مصادر البيانات: تحديد مصادر هذه البيانات، مثل مواقع الويب أو النماذج أو مزودي الطرف الثالث أو التفاعلات المادية
- أنشطة معالجة البيانات: حدد كيفية استخدام البيانات، بما في ذلك التخزين والمعالجة والنقل والمشاركة
- الاحتفاظ بالبيانات: وضع سياسات الاحتفاظ بالبيانات (مدة بقاء البيانات في نظامك) التي تتماشى مع مبادئ اللائحة العامة لحماية البيانات وتقليل تخزين البيانات الشخصية
- تدفق البيانات: قم بتخطيط تدفق البيانات داخل مؤسستك وإلى الأطراف الخارجية. على سبيل المثال، قد تندرج خدمة التوصيل التابعة لجهة خارجية التي تقوم بتنفيذ طلب الشحن الخاص بك تحت هذه الفئة
💡 نصيحة احترافية: انقر فوق CRM يمكن أن يكون حل البيانات الشامل هنا لتعيين بيانات العملاء وتخزينها. بدءًا من التقاط عناوين البريد الإلكتروني في عملاء المبيعات المحتملين وحتى البقاء على اطلاع على رحلات العملاء وأي تفاعلات إضافية، سيساعدك على تنظيم جميع البيانات في مكان واحد.
إدارة حسابات العملاء، وتبسيط سير العمل، وأتمتة التواصل مع العملاء باستخدام ClickUp CRM
2. إحضار مسؤول حماية البيانات (DPO) على متن الطائرة
يعمل مسؤول حماية البيانات كنقطة اتصال واحدة لخصوصية البيانات داخل مؤسستك.
وباعتباره خبيرًا في خصوصية البيانات، يضمن مسؤول حماية البيانات توافق ممارسات البيانات في المؤسسة مع متطلبات اللائحة العامة لحماية البيانات. في دوره، يتعامل مسؤول حماية البيانات مع طلبات أصحاب البيانات، ويستجيب لانتهاكات البيانات، ويساعد في تقييم المخاطر، ويعمل كحلقة وصل مع سلطات حماية البيانات.
للتأهل لمنصب المسؤول المسؤول عن حماية البيانات، يجب أن يمتلك المرشح خبرة في قانون حماية البيانات وأن يكون من السهل الوصول إليه من قبل الموظفين وأصحاب البيانات. من خلال تعيين مسؤول حماية بيانات مؤهل، يمكنك إثبات التزامك بخصوصية البيانات، وتقليل مخاطر عدم الامتثال، وتعزيز مصداقيتك كشركة بين العملاء.
اقرأ المزيد: كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي لحوكمة البيانات (حالات الاستخدام والأدوات)
3. توثيق عملية اللائحة العامة لحماية البيانات الخاصة بك من البداية إلى النهاية
قم بتوثيق كل شيء! يتضمن وضع سياسة معالجة البيانات تحديد كل عملية على طول الطريق حتى تتمكن من تحديد مكان تخزين بيانات العميل أو مدة تخزينها بعد إلغاء اشتراكه، على سبيل المثال.
تأكد من أن النظرة العامة للعملية والتفاصيل الدقيقة محددة بوضوح ويمكن الوصول إليها لجميع الفرق التي ستحتاج إلى تحديثها أو الرجوع إليها بشكل دوري.
الاستفادة من مستندات ClickUp للاحتفاظ بسجل مركزي يسهل الوصول إليه لأنشطة معالجة البيانات الخاصة بك، بما في ذلك نوع البيانات والأساس القانوني لجمعها وفترة الاحتفاظ بها.
_لا يجب أن تكون وثائق الامتثال مملة؛ جرّب مستندات ClickUp Docs!
قم بإنشاء مستندات منفصلة لجوانب مختلفة من الامتثال، مثل تخطيط البيانات، وسياسات الاحتفاظ بالبيانات، وخطط الاستجابة لخرق البيانات، وتقييمات المخاطر.
يمكن تنظيم هذه المستندات في هيكل هرمي باستخدام صفحات متداخلة، مما يسهل التنقل فيها والرجوع إليها. يمكنك أيضًا استخدام ميزات التعاون في ClickUp مثل @الإشارات لإشراك الفرق والأفراد المعنيين في العملية، مما يضمن أن الجميع على اطلاع وتنسيق.
4. إعادة تقييم عمليات جمع البيانات الخاصة بك
هل تحتاج حقًا إلى كل هذه البيانات؟ يؤكد النظام الأوروبي العام لحماية البيانات على مبدأ تقليل البيانات إلى الحد الأدنى، والذي يتطلب من المؤسسات جمع ومعالجة البيانات الشخصية الضرورية فقط لأغراض محددة.
لضمان الامتثال، قم بتقييم ممارسات جمع البيانات بانتظام وتأكد من أنها تقتصر على ما هو ضروري ومتناسب مع أهداف عملك. إليك بعض الأمور التي يجب مراعاتها:
تحديد الغرض
تأكد من أن البيانات التي تجمعها مرتبطة مباشرةً بأهداف عملك ولا تُستخدم لأغراض غير مقصودة. لمعالجة الطلبات، قد يجمع موقع التجارة الإلكترونية أسماء العملاء وعناوينهم ومعلومات الدفع. لا ينبغي استخدام هذه البيانات للإعلانات المستهدفة دون موافقة العميل.
تقليل البيانات
حدد ما إذا كان يمكن إزالة أي حقول بيانات أو إخفاء هويتها دون المساس بالغرض من جمع البيانات. قد تقوم منصة التواصل الاجتماعي في البداية بجمع الأسماء الكاملة للمستخدمين وعناوين البريد الإلكتروني وتواريخ الميلاد. ومع ذلك، إذا كان بإمكان المنصة أن تعمل بشكل كافٍ باستخدام أسماء المستخدمين وعناوين البريد الإلكتروني فقط، فيجب أن تقلل من جمع البيانات الشخصية.
الاحتفاظ بالبيانات
وضع سياسات مناسبة للاحتفاظ بالبيانات لضمان عدم الاحتفاظ بالبيانات لفترة أطول من اللازم. لأغراض الامتثال التنظيمي، قد يحتفظ البنك بسجلات طلبات بطاقات الائتمان لفترة محددة. بعد الفترة المحددة، يمكن إخفاء هوية هذه البيانات أو حذفها.
موافقة
في حالة الاعتماد على الموافقة كأساس قانوني للمعالجة، تأكد من أنها ممنوحة بحرية، ومحددة، ومستنيرة، ولا لبس فيها. يطلب تطبيق الهاتف المحمول من المستخدمين الموافقة على جمع بيانات الموقع الجغرافي للتوصيات المخصصة. يجب أن تكون الموافقة ممنوحة بحرية ومحددة (على سبيل المثال، الوصول إلى الموقع الجغرافي فقط عند استخدام التطبيق).
المصالح المشروعة
إذا كان الاعتماد على المصالح المشروعة، عليك أن تقيّم بعناية ما إذا كانت تفوق مصالح الفرد وحقوقه وحرياته. قد تعالج مؤسسة إخبارية معلومات الاتصال بالصحفيين لتسهيل التواصل والتعاون. يمكن اعتبار ذلك مصلحة مشروعة للأنشطة الصحفية.
🌈 هل تعلمون؟ SOC 2 هو إطار عمل مكافئ للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) يرتبط ارتباطًا وثيقًا بالشركات الأمريكية. وهو معيار طوعي تستخدمه المؤسسات لإثبات التزامها بأمن البيانات والخصوصية.
في حين أن اللائحة العامة لحماية البيانات هي لائحة قانونية تركز على حماية البيانات الشخصية للأفراد داخل الاتحاد الأوروبي، يمكن اعتبار SOC 2 معيارًا تكميليًا. من خلال تحقيق الامتثال لمعيار SOC 2 ، يمكنك إثبات أنك كيان تجاري مسؤول عن البيانات والحفاظ على الالتزام بتدابير أمن البيانات المعترف بها عالميًا.
5. احترس من اختراقات البيانات وتصرف بسرعة
عند الإبلاغ عن خرق البيانات بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات، يجب على المؤسسات تقييم المخاطر المحتملة على حقوق الأفراد وحرياتهم. ويتضمن ذلك النظر في نوع البيانات المخترقة واحتمالية الوصول غير المصرح به والعواقب المحتملة على الأفراد المتضررين.
تنص اللائحة العامة لحماية البيانات على الإبلاغ عن انتهاكات البيانات في غضون 72 ساعة إذا كان هناك خطر كبير للتأثير سلبًا على حقوق الأفراد وحرياتهم
في العديد من الحالات، يجب على المؤسسات أيضًا إخطار الأفراد المتأثرين مباشرة، مع تقديم معلومات واضحة حول الاختراق والبيانات المعنية والخطوات التي يتم اتخاذها لمعالجتها.
بالإضافة إلى ذلك، من الضروري إجراء تحقيق شامل لفهم سبب الاختراق وتنفيذ التدابير الوقائية. من الضروري الاحتفاظ بسجلات مفصلة للعملية بأكملها، بما في ذلك الخطوات المتخذة للإبلاغ عن الاختراق والتخفيف من آثاره.
مثال على ذلك: اختراق بيانات الخطوط الجوية البريطانية
في عام 2018, الخطوط الجوية البريطانية اختراقًا كبيرًا للبيانات أثر على ما يقرب من 500,000 عميل. تمكّن القراصنة من الوصول غير المصرح به إلى نظام الحجز الخاص بشركة الطيران، وسرقوا معلومات شخصية مثل الأسماء والعناوين وتفاصيل بطاقات الدفع ومسارات السفر.
كان هذا الاختراق انتهاكًا واضحًا للائحة العامة لحماية البيانات، حيث تضمن معالجة غير مصرح بها للبيانات الشخصية على نطاق واسع. وقد تم تغريم الخطوط الجوية البريطانية مبلغ 20 مليون جنيه إسترليني من قِبل مكتب مفوض المعلومات في المملكة المتحدة (ICO) بسبب هذا الحادث.
6. إعطاء الأولوية للشفافية في جمع البيانات الخاصة بك
لعملائك الحق في معرفة البيانات التي تجمعها بدقة وكيفية استخدامها. إليك بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لضمان الشفافية في عمليات جمع البيانات الخاصة بك:
- سياسات خصوصية واضحة وموجزة: توفير سياسات خصوصية يسهل الوصول إليها ومفهومة تحدد بوضوح ممارسات البيانات الخاصة بهم. يجب كتابة هذه السياسات بلغة واضحة وتجنب المصطلحات القانونية
- الموافقة المستنيرة: توضيح أغراض جمع البيانات، وأنواع البيانات التي يتم جمعها، وحقوق العملاء فيما يتعلق بالبيانات أثناء عملية جمع الموافقة
- طلبات الوصول إلى البيانات: الاستجابة لطلبات الوصول إلى البيانات بشكل سريع وشامل. هذا يعني تزويد الأفراد بنسخة من بياناتهم الشخصية ومعلومات حول كيفية معالجتها
- مشاركة البيانات مع أطراف ثالثة: إذا تمت مشاركة البيانات الشخصية مع أطراف ثالثة، تأكد من وجود ضمانات مناسبة لحماية البيانات وأن الأطراف الثالثة متوافقة أيضًا مع اللائحة العامة لحماية البيانات
7. تأكد من موافقة الوالدين للعملاء دون السن القانونية
تتطلب اللائحة العامة لحماية البيانات من الشركات الحصول على موافقة الوالدين أو الوصي القانوني قبل معالجة البيانات الشخصية من الأطفال دون سن 16 عامًا في معظم دول الاتحاد الأوروبي.
للتحقق من عمر المستخدمين لديك، استخدم أساليب موثوقة مثل طلب موافقة الوالدين أو استخدام خدمات التحقق من العمر. إذا تم الحصول على موافقة الوالدين، فيجب أن تكون موافقة الوالدين معطاة بحرية ومحددة ومستنيرة ولا لبس فيها.
بالإضافة إلى ذلك، احتفظ بسجلات مفصلة لعملية الموافقة، بما في ذلك تاريخ وطريقة وهوية الطرف الموافق. إضافة خطوات إضافية لضمان عدم جمع أي معلومات حساسة من الأطفال وعدم الاحتفاظ ببياناتهم لفترة أطول من المطلوب.
مثال على ذلك: تيك توك ضد لجنة حماية البيانات الأيرلندية تم تغريم تيك توك 379 مليون دولار أمريكي من قِبل لجنة حماية البيانات الأيرلندية (DPC) لفشلها في حماية البيانات الشخصية للأطفال بشكل كافٍ. وجدت لجنة حماية البيانات أن TikTok لم تحصل على موافقة صالحة من الأطفال دون سن 13 عامًا، كما هو مطلوب بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات.
بالإضافة إلى ذلك، انتقدت لجنة حماية البيانات TikTok لعدم قيامها بما يكفي لمنع الأطفال من مشاهدة المحتوى الذي يحتمل أن يكون ضارًا. هذه واحدة من أكبر الغرامات المفروضة بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات، مما يسلط الضوء على أهمية حماية بيانات الأطفال على الإنترنت.
8. توظيف موافقة التقيد المزدوج
لتسهيل عملية موافقة مستنيرة حقًا، اجمع موافقة صريحة من العملاء قبل معالجة بياناتهم، بما في ذلك عناوين بريدهم الإلكتروني، لأغراض التسويق. تُعد عملية الاشتراك المزدوج طريقة قوية لضمان اشتراك الأفراد عن علم وطواعية في قائمة البريد الإلكتروني.
كيف تعمل عملية الاشتراك المزدوج؟
- الاشتراك المبدئي: عندما يقوم الفرد بإدخال عنوان بريده الإلكتروني للاشتراك في قائمة البريد الإلكتروني، يتلقى رسالة تأكيد عبر البريد الإلكتروني
- التأكيد: يجب على الفرد النقر على رابط أو زر في رسالة التأكيد الإلكترونية لإكمال عملية الاشتراك
عملية التحقق المكونة من خطوتين هذه تساعد على منع الرسائل غير المرغوب فيها وتضمن أن الأفراد قد وافقوا فعلياً على تلقي رسائل البريد الإلكتروني. من خلال تنفيذ عملية الاشتراك المزدوج، يمكنك تقليل خطر الإبلاغ عن التسويق عبر البريد الإلكتروني غير المرغوب فيه.
9. قم بتحديث سياسة الخصوصية الخاصة بك بشكل دوري
قم بمراجعة سياسة الخصوصية الخاصة بك وتحديثها بانتظام لتعكس أي تغييرات في ممارسات البيانات أو المتطلبات القانونية. ركز على المؤشرات التالية للحفاظ على سياسة الخصوصية الخاصة بك في أفضل شكل:
- الدقة: تأكد من أن المعلومات الواردة في سياسة الخصوصية الخاصة بك دقيقة ومحدثة
- إمكانية الوصول: اجعل سياسة الخصوصية الخاصة بك سهلة الوصول إليها على موقعك الإلكتروني ووفر رابطًا لها من الصفحات الأخرى ذات الصلة
- الاتساق: تأكد من اتساق سياسة الخصوصية الخاصة بك مع ممارسات البيانات الفعلية الخاصة بك
💈مكافأة: هل تبحث عن بعض الإلهام؟ انظر
سياسة الخصوصية الخاصة بـ ClickUp
مثال من سياسة خصوصية ClickUp
10. تقييم مخاطر الطرف الثالث
بصفتك كيانًا تجاريًا مسؤولاً عن البيانات، فأنت مسؤول عن التحقق مرة أخرى مما إذا كان شركاؤك من الجهات الخارجية متوافقين مع اللائحة العامة لحماية البيانات. نعلم أن القول أسهل من الفعل! ولكن فيما يلي نظرة عامة على العملية لمساعدتك في بناء سياسة لعمليات تدقيق الجهات الخارجية الخاصة بك:
- إنشاء اتفاقية معالجة بيانات واضحة تحدد نطاق العمل والبيانات المشتركة والتدابير الأمنية ومسؤوليات كلا الطرفين
- إجراء العناية الواجبة الشاملة على هذه الأطراف الثالثة، وتقييم سياسات الخصوصية والشهادات والمراجع الخاصة بهم
- تقييم المخاطر التي تنطوي عليها مشاركة البيانات معهم، مع مراعاة عوامل مثل حساسية البيانات، وأنشطة المعالجة، وموقعهم الجغرافي، سواء كانوا موجودين داخل الاتحاد الأوروبي أو خارجه
الحفاظ على الرقابة المنتظمة من خلال مراقبة امتثالهم وإجراء عمليات التدقيق
اقرأ المزيد: أفضل 10 أدوات للحوكمة والمخاطر والامتثال (GRC) في عام 2024
## التغلب على الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات باستخدام الأدوات الآلية
يا للعجب، هذه قائمة مرجعية لا بأس بها. لحسن الحظ، ليس عليك أن تخوض رحلة الامتثال هذه بمفردك.
العديد من أدوات GRC الرقمية يمكن أن تبسّط العملية وتجعل حياتك أسهل، وإحدى هذه الأدوات هي ClickUp. وباعتبارها منصة شاملة لإدارة المشاريع، يمكن أن تكون ClickUp بسهولة مقرًا رئيسيًا للامتثال للائحة العامة لحماية البيانات.
عند إعداد عملية شاقة مثل قائمة مراجعة الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات ، فأنت بحاجة إلى نهج خطوة بخطوة، ونحن هنا في ClickUp نهتم بالخطوات خطوة بخطوة. 🪜
ميزات مثل قوائم مراجعة مهام ClickUp مصممة لتقسيم وإدارة العمليات المعقدة مثل هذه. فكر فيها على أنها قوائم مهام داخل مهامك. من خلال إنشاء قوائم التدقيق، يمكنك تحديد الإجراءات المحددة المطلوبة لإكمال مهمة ما بوضوح، وتعيينها لأعضاء الفريق، وتتبع التقدم المحرز فيها.
img/
_إنشاء قوائم مراجعة بسهولة ضمن كل مهمة باستخدام قوائم مراجعة المهام في ClickUp
لاستخدام قوائم مراجعة المهام في ClickUp، ما عليك سوى إنشاء مهمة جديدة، والنقر فوق علامة التبويب "قوائم المراجعة" في مهمتك، وإضافة خطواتك الفردية. يمكنك بعد ذلك تنظيم قائمة التحقق من الامتثال الخاصة بك إلى مهام فرعية أصغر وأكثر قابلية للإدارة مثل هذه:
إنشاء مهام فرعية في قوائم التدقيق
بمجرد أن تكون جميع الخطوات جاهزة في قوائم المهام، قم بتعيين كل مهمة للفرق ذات الصلة، مثل الفريق القانوني، لتحريك العملية.
يمكنك أيضًا استخدام انقر فوق عرض مخطط جانت البياني لتصور هذه العملية على جدول زمني، ومعرفة كيفية تقدمك، و وضع تقديرات واضحة للجدول الزمني لإنجاز المشروع.
تصوّر أهم مهامك مع مخططات جانت الخاصة ب ClickUp
ولا ينتهي الأمر عند هذا الحد. بمجرد أن يكون لديك عملية، أحضر أتمتة النقر لإكمال إجراءات محددة بناءً على قواعدك المحددة. على سبيل المثال، يمكنك تعيين أتمتة مخصصة لإخطار الأشخاص لإضافة مدخلات ومراجعة وتحديث سياسة الخصوصية كل ثلاثة أشهر.
إنشاء أتمتة مخصصة لنقل مهام الامتثال الخاصة بك على طول العملية
وأخيرًا، يتضمن الامتثال لسياسة اللائحة العامة لحماية البيانات الكثير من التوثيق.
إذا شعرت أنك عالق في أي مرحلة من مراحل العملية، استخدم انقر فوق الدماغ مساعد الذكاء الاصطناعي المدمج في ClickUp، لمساعدتك في صياغة السياسات بلغة سهلة الفهم ومباشرة أو حتى إجراء بعض الأبحاث حول أفضل الممارسات في مجال اللائحة العامة لحماية البيانات.
يمكن أن يساعدك كاتب الذكاء الاصطناعي الخاص ب ClickUp Brain في إنشاء مسودات الوثائق بشكل أسرع
علاوة على ذلك، يحتوي ClickUp على قوالب مخصصة للمساعدة في جعل عملية تخطيط قائمة المراجعة أسهل بكثير.
قالب خطة مشروع الامتثال الخاص بـ ClickUp
يوفر قالب خطة مشروع الامتثال من ClickUp بداية قوية في عملية التخطيط الخاصة بك
قالب خطة مشروع الامتثال الخاص ب ClickUp يوفر حلاً شاملاً لإدارة جهود الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات الخاصة بك، حيث يتيح لك عرض متطلبات الامتثال سرد جميع اللوائح اللازمة، بينما يوفر عرض حالة الامتثال نظرة عامة واضحة للتقدم المحرز ويحدد المجالات غير المتوافقة. تضمن لك إضافة عرض المتطلبات إمكانية دمج اللوائح الجديدة بسهولة عند ظهورها. بشكل عام، هذا القالب تبسيط عملية الامتثال مما يساعدك على البقاء منظمًا وتتبع التقدم المحرز وضمان الالتزام بمعايير اللائحة العامة لحماية البيانات.
قالب قائمة التحقق من المشروع ClickUp's قالب قائمة التحقق من المشروع
نموذج قائمة مراجعة مشروع ClickUp's ClickUp's Project Checklist Template
قالب قائمة مراجعة مشروع ClickUp's ClickUp مساعدتك في تحديد الخطوات الأساسية لعملية الامتثال الخاصة بك. وهو يتضمن الخطوط العريضة للمهام الفرعية العامة التي تشكل أساس أي مشروع. استخدم هذا القالب من أجل:
- حدد التسلسل الصحيح للمهام لضمان أن كل خطوة تعتمد على الخطوة السابقة. سيساعد ذلك على منع الأخطاء والسهو
- توقّع التحديات والمخاطر المحتملة المتعلقة بالامتثال للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) ومعالجة هذه المشكلات بشكل استباقي
- تضمين المواعيد النهائية لكل مهمة، مما يضمن اكتمال المشروع ككل في الوقت المحدد
الامتثال أصبح سهلاً مع ClickUp
تُعد قائمة مراجعة الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) جيدة التنظيم أمرًا ضروريًا لضمان تلبية مؤسستك لمتطلبات هذه اللائحة المهمة.
توفر ميزات إدارة المشاريع في ClickUp منصة قوية لإنشاء قائمة مراجعة الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات وإدارتها. من خلال تقسيم هذه العملية التي تبدو معقدة إلى مهام أصغر يمكن إدارتها، يمكنك تتبع التقدم المحرز وتحديد المشكلات المحتملة وضمان الامتثال بفعالية.
من تحديد العملية إلى تعيين المسؤوليات ومراقبة التقدم المحرز والتعاون مع فريقك، يمكن أن تساعد ClickUp في الحفاظ على مشروع الامتثال الخاص بك على المسار الصحيح. اشترك للحصول على حساب ClickUp مجاناً وابدأ عملية تطبيق اللائحة العامة لحماية البيانات!