هل سبق لك أن وجدت نفسك تقوم بتنسيق نفس أنواع المستندات بشكل متكرر في مستندات Google Docs؟

سواء كنت تقوم بصياغة تقرير مشروع شهري، أو إعداد منهج دراسي، أو إعداد جدول أعمال اجتماع قياسي، فإن البدء من الصفر في كل مرة قد يكون مرهقاً.

_ماذا لو كان بإمكانك تخطي هذا الإعداد المتكرر؟

قوالب مستندات Google هي الحل!

👋 قل وداعًا لتعديل الهوامش والعناوين مرارًا وتكرارًا مع هذا الدليل. سنوضح لك كيفية إنشاء قالب في محرّر مستندات Google. سنغطي أيضًا كيفية إدارة مستودع القوالب الخاص بك وسنقدم لك طريقة أفضل لتوفير الوقت وضمان الاتساق بين مستنداتك.

كيفية إنشاء قالب في محرّر مستندات جوجل؟

لبدء إنشاء قالبك في محرّر مستندات Google، قم بزيارة موقع محرّر مستندات Google. افتح ملفًا جديدًا في محرّر مستندات Google مباشرةً أو انتقل من خلال Google Drive للعثور على المستند الذي ترغب في تحويله إلى قالب في محرّر مستندات Google.

إليك طريقة خطوة بخطوة لـ كيفية إنشاء قالب بحسابك الشخصي على Google:

### الخطوة 1: بدء مستند جديد

افتح حسابك على Google Workspace. انتقل إلى الصفحة الرئيسية لمحرر مستندات Google الخاص بك.

ضمن "بدء مستند جديد"، اختر قالب "مستند فارغ" للبدء من جديد.

بدلاً من ذلك، إذا كنت تريد تحويل مستند موجود إلى ملف قالب، افتحه وقم بإجراء أي تعديلات ضرورية، ثم احفظه تحت عنوان فريد لتمييزه عن المستند الأصلي.

الخطوة 2: تخصيص القالب الخاص بك

بمجرد فتح مستندات Google Docs والوصول إلى المستند الذي تحتاجه، قم بتخصيصه حسب احتياجاتك. قد يتضمن ذلك إضافة نص معين أو تنسيق الرؤوس أو إدراج عناصر نائبة للمحتوى الذي يتم تغييره بشكل متكرر.

بالنسبة للعناصر النائبة ، ضع في اعتبارك استخدام علامات مثل [اسم الكلب ] أو [تاريخ ]، والتي يسهل البحث عنها واستبدالها لاحقًا.

الخطوة 3: احفظ المستند

بعد إعداد المستند الخاص بك مع جميع العناصر النائبة والمحتوى اللازم:

1. انقر فوق ملف في القائمة العلوية
2. اختر حفظ أو حفظ باسم
3. تأكد من إعطائه عنوانًا فريدًا يسهل عليك التعرف عليه كقالب خاص بك

ملاحظة: إذا كنت تستخدم Google Workspace، فسيتم حفظ مستند القالب الخاص بك تلقائيًا أثناء إجراء التغييرات.

الخطوة 4: أرسل قالبك إلى معرض القوالب

لجعل القالب الخاص بك متاحًا للآخرين في مؤسستك:

1. انتقل مرة أخرى إلى شاشة مستندات Google الرئيسية
2. انقر على "معرض القوالب" الموجود في الأعلى
3. حدد [اسم مؤسستك]
4. انقر على "إرسال القالب"
5. انقر على "تحديد مستند"، ابحث عن المستند الذي قمت بحفظه، وانقر على "فتح" في النافذة التي تظهر
6. اختر فئة للقالب الخاص بك وانقر على "إرسال".

الخطوة 5: الوصول إلى القالب الخاص بك

للعثور على القالب الذي أنشأته حديثاً واستخدامه:

1. انتقل إلى معرض القوالب
2. انقر على [اسم مؤسستك]
3. سيتم إدراج القالب الخاص بك هناك لاستخدامه في المستقبل

📖 مكافأة القراءة: قوالب قاعدة المعرفة المجانية في Word و ClickUp

## قيود إنشاء قالب في مستندات Google

يمكن أن يؤدي إنشاء قوالب في محرر مستندات Google إلى تبسيط المهام المتكررة بشكل كبير، ولكن توجد بعض القيود. فيما يلي بعض منها:

• الافتقار إلى الميزات المتقدمة: قوالب مستندات جوجل سهلة الاستخدام ولكنها تفتقر إلى بعض الميزات المتقدمة المتوفرة في أنظمة إدارة المستندات الأكثر قوة أو البرامج المتخصصة. على سبيل المثال، هناك خيارات محدودة للحقول الديناميكية التي يتم ملؤها تلقائيًا استنادًا إلى بيانات أخرى أو التنسيق الشرطي المعقد
• مشاكل في التوحيد القياسي: بينما تضمن القوالب الاتساق، لا يفرض محرر مستندات Google الالتزام الصارم بالقالب بمجرد استخدامه. يمكن للمستخدمين تغيير التنسيق أو حذف العناصر بسهولة، مما يؤدي إلى تناقضات في المستندات التي من المفترض أن تكون موحدة
• تكامل محدود مع قواعد البيانات الخارجية: لا يمكن لمحرّر مستندات Google أن يتكامل مباشرةً مع قواعد البيانات أو الأنظمة الخارجية مثل CRM أو أداة إدارة المشاريع، مما يحد من قدرته على الملء التلقائي لمعلومات محددة مثل بيانات العميل أو تفاصيل المشروع مباشرةً في المستند
• القيود المفروضة على العناصر النائبة: على عكس أدوات إنشاء المستندات الأخرى، لا يوفر محرر مستندات Google دعمًا مدمجًا للعناصر النائبة الذكية التي تجلب البيانات وتملأها تلقائيًا. يجب على المستخدمين البحث يدويًا عن العناصر النائبة واستبدالها مثل TK أو XX، وهو ما قد يكون عرضة للأخطاء ويستغرق وقتًا طويلاً ⏱️
• قيود مشاركة القوالب: بالنسبة للمؤسسات التي تستخدم Google Workspace، فإن مشاركة القوالب وإدارة الوصول إليها أمر مرهق. قد تحتاج إلى أذونات إدارية لإرسال قالب إلى معرض المؤسسة والتحكم في من يمكنه التعديل مقابل من يمكنه استخدام القالب ليس دائمًا أمرًا مباشرًا

📖 مكافأة القراءة: أفضل قوالب خطابات التقديم في مستندات جوجل لعام 2024

## قم بإنشاء قالب باستخدام ClickUp

ClickUp هو النموذج المثالي بديل مستندات جوجل البديل للتغلب على القيود التي تواجهها عادةً أدوات المحتوى. قوالب ClickUp يوفر أيضًا حلاً قويًا وجاهزًا للاستخدام لإنشاء القوالب ونشرها.

انتق واختر قالبك من مركز القوالب الواسع والمتعدد الاستخدامات في ClickUp

بفضل الميزات المتقدمة مثل الحقول الديناميكية والتنسيق الشرطي، تتكيف قوالب ClickUp وتستجيب لمدخلات بيانات محددة، مما يعزز وظائف المستند وتفاعليته. تفرض منصتنا توحيد القوالب لضمان اتساق التنسيق في جميع المستندات.

تدعم ClickUp القوالب المخصصة مع توفير خيارات واسعة لمشاركة القوالب والتحكم فيها. هكذا يمكنك ضمان الاستخدام الآمن داخل المؤسسة وخارجها.

باستخدام قوالب ClickUp، يمكنك:

• حفظ المهام والمستندات وطرق العرض كقوالب للاستخدام المتكرر
• الوصول إلى مجموعة واسعة منأفضل قوالب Clickup المعدة مسبقًا في مركز القوالب
• تصور أفكار المشروع بفعالية مع قوالب متعددة الاستخدامات قوالب السبورة
  • إضافة صور معاينة إلى القوالب لتمثيل الغرض منها بصريًا
• تعيين قوالب مهام افتراضية للقوائم لأتمتة إعدادات المهام الجديدة
• إعادة تعيين التواريخ في المهام داخل القوالب لتتماشى مع الجداول الزمنية الجديدة للمشروع
• عزز الإشراف على مشروعك من خلال القوالب الجاهزة للاستخدامقوالب إدارة المشاريع، والتي توفر أطر عمل منظمة لتتبع المشروع بشكل شامل
• مشاركة القوالب داخليًا أو خارجيًا لتبسيط التعاون بين الفرق
• تحسين إدارة الوقت باستخدام نماذج قابلة للتخصيصقوالب جدول مستندات Google Docs
  • تتبع تعديلات القوالب واستخدامها وإدارتها باستخدام سجل نشاط مركز القوالب

💡 نصيحة احترافية: تنظيم المعلومات المعقدة وتبسيط تخطيط المشروع من خلال دمج قوالب الخريطة الذهنية في سير عملك

### كيفية إنشاء القالب الخاص بك في ClickUp

إليك كيفية إنشاء القالب المخصص الخاص بك باستخدام قوالب ClickUp:

الخطوة 1: افتح عنصر مساحة العمل الخاصة بك

ابدأ بالانتقال إلى العنصر داخل مساحة عمل ClickUp الذي تريد تحويله إلى قالب. قد يكون هذا أي شيء من إعداد مهمة إلى خطة مشروع أو مستند.

الخطوة 2: الوصول إلى إعدادات القالب

انقر على علامة الحذف (...) لفتح قائمة الإعدادات للعنصر الذي حددته. من هنا، اختر "قوالب"، ثم "حفظ كقالب".

كيفية إنشاء قالب جديد في مساحة عمل ClickUp

يؤدي هذا إلى إنشاء قالب من أي عنصر موجود في مساحة العمل، مما يوفر قاعدة تتضمن الجداول الزمنية والمكلفين والتفاصيل المهمة.

الخطوة 3: تخصيص القالب الخاص بك

يتجاوز تخصيص القالب الخاص بك مجرد التسمية ووضع العلامات.

بمجرد أن تختار قالباً من مركز القوالب، يمكنك تخصيصه وفقاً لاحتياجاتك. ضمن "تحديث القالب الموجود"، يمكنك تحديد عناصر القالب التي تريد تطبيقها بالضبط.

• استيراد انتقائي: اختر استيراد كل شيء أو تخصيص العناصر التي تحتاجها. تتيح لك هذه الميزة تطبيق الإعدادات بشكل انتقائي، مما يضمن تضمين الجوانب ذات الصلة فقط من القالب في مساحة العمل الخاصة بك

استيراد العناصر التي تحتاج إليها باستخدام ميزة الاستيراد الانتقائي في ClickUp

• إعدادات متقدمة: اضبط تواريخ المشروع واختر ما إذا كنت تريد تخطي عطلات نهاية الأسبوع، مع ضمان وقوع المواعيد النهائية للمهام في أيام العمل. لديك أيضًا خيار استيراد المهام كمهام مفتوحة أو مغلقة وتحديد ما إذا كان يجب تضمين المهام المؤرشفة أو تبقى مؤرشفة

الخطوة 4: تنظيم القوالب وإدارتها

استخدم مركز القوالب ل تنظيم قوالبك. قم بتطبيق العلامات، والتصفية حسب القسم أو المنشئ، وحتى إضافة صور معاينة للإشارة إلى الغرض من القالب.

تضمن هذه الإمكانية سهولة الوصول إلى قوالبك وإدارتها عبر فريقك أو مؤسستك.

الخطوة 5: الميزات المتقدمة

يسمح ClickUp ب إعادة تعيين التواريخ عند تطبيق القوالب، وهي ترقية مهمة مقارنةً بالطبيعة الثابتة ل قوالب مستندات جوجل .

عندما تطبق قالب مساحة أو مجلد أو قائمة، يمكنك الاحتفاظ بتواريخ البدء والاستحقاق الأصلية أو تعديلها لتناسب الجدول الزمني الجديد للمشروع.

هذه الميزة مفيدة بشكل خاص لإدارة المشاريع، مما يضمن أن تكون المواعيد النهائية ذات صلة دائمًا بالجدول الزمني للمشروع.

الخطوة 6: المشاركة والتعاون

يمكن إبقاء القوالب في ClickUp خاصة أو مشاركتها مع الآخرين داخل أو خارج مساحة العمل الخاصة بك. تتناقض هذه المرونة بشكل صارخ مع مستندات Google، حيث يمكن أن تكون المشاركة والأذونات محدودة.

تحسين عملية إنشاء القوالب باستخدام ClickUp

تقدم ClickUp Workspace العديد من الميزات لتحسين عملية إنشاء القوالب الخاصة بك. لنلقِ نظرة على بعضها:

1. ClickUp Docs

تعاون مع أعضاء فريقك على مستند في نفس الوقت باستخدام ClickUp Docs ClickUp Docs يوفر بيئة سلسة لإنشاء المستندات وإدارتها ومشاركتها، وكلها مترابطة مع مهام سير العمل الخاصة بك.

قم بإنشاء وإدارة جميع مستنداتك ومواقع الويكي وغيرها في مكان واحد. ادمج مستنداتك بسلاسة في مهام سير العمل لتنفيذ الأفكار بكفاءة. باستخدام ClickUp Docs، يمكنك:

• الاستفادة من خيارات التصميم الواسعة، بما في ذلك الصفحات المتداخلة والجداول والإشارات المرجعية، لإنشاء مستندات متعددة الاستخدامات لأي احتياجات، مثل خرائط الطريق أو الويكي أو قواعد المعرفة
• العمل في الوقت الحقيقي مع فريقك، باستخدام التعليقات، ووضع العلامات، وتحويل النص إلى مهام قابلة للتتبع لتعزيزتعاون الفريق وتنفيذ الأفكار
• نظّم مستنداتك بفعالية باستخدام مواقع الويكي التي تم التحقق منها، والقوالب القابلة للبحث، و خيارات فرز قابلة للتخصيص لإدارة المعرفة عبر مؤسستك
• قم بتأمين مستنداتك باستخدام عناصر تحكم شاملة في الخصوصية ومشاركتها مع أعضاء فريق محددين وضيوف محددين أو بشكل عام باستخدام إعدادات وصول محكومة

2. ClickUp Brain

استخدم ClickUp Brain لإنشاء مسوداتك وتحريرها ClickUp Brain عبارة عن تكامل قوي للذكاء الاصطناعي مصمم لأتمتة إدارة المهام والقوالب وتحسينها.

يستفيد ClickUp Brain من خوارزميات التعلُّم الآلي المتقدمة لفهم مهام سير العمل لديك وتقديم تحليلات تنبؤية، واقتراح وقت إنشاء قوالب جديدة أو تعديلها للحفاظ على كفاءة عملياتك. وهو يساعدك:

• طرح الأسئلة والحصول على إجابات فورية من المهام والمستندات وحتى اتصالات الفريق، مما يسهّل عليك الوصول إلى المعلومات والاستفادة منها
• أتمتة المهام المتكررة، مثل ملخصات المشاريع وتحديثات التقدم، وحتى عمليات الاستعداد، مما يوفر الوقت لمزيد من الأنشطة الاستراتيجية
• عزِّز إنشاء مستنداتك من خلال المساعدة في الكتابة المدعومة بالذكاء الاصطناعي، مما يضمن أن يكون المحتوى الخاص بك موجزاً وواضحاً ومناسباً للسياق
• إنشاء قوالب مفصّلة للمهام والمستندات المصممة خصيصاً لتلبية الاحتياجات المحددة لمشاريعك وسير العمل
• قم بإنشاء البيانات وتعبئتها وتحديثها عبر المستندات والمهام، مما يضمن أن تكون قوالبك ذات صلة ومحدثة دائماً

ارتقِ بلعبة إنشاء القوالب باستخدام ClickUp

من الضروري مراعاة تعدد استخدامات أداة إنشاء القوالب وقدرات التكامل وسهولة الاستخدام. تتفوق ClickUp في جميع هذه المجالات، حيث توفر مساحة عمل شاملة تدمج بسلاسة بين المستندات والمهام والبيانات الخارجية.

على عكس المنصات الأخرى، مثل قوالب مستندات Google Docs، تتصل أداة ClickUp مع أدوات إدارة علاقات العملاء وغيرها من الأدوات، مما يضمن مزامنة جميع مكونات المشروع وسهولة الوصول إليها داخل مساحة عمل واحدة.

يتجاوز ClickUp مجرد إنشاء القوالب البسيطة من خلال توفير ميزات متقدمة مثل الحقول الديناميكية والعناصر النائبة الذكية وخيارات إدارة القوالب القوية، والتي تعتبر ضرورية للحفاظ على الاتساق والدقة في مستنداتك.

_هل أنت مستعد لإحداث ثورة في كيفية إنشاء القوالب واستخدامها؟

جرّب ClickUp وجرّب طريقة أكثر اتصالاً وفعالية لإدارة مشاريعك وسير عملك. اشترك في ClickUp اليوم .