كيفية استخدام مخططات التحكم في إدارة المشاريع

في القرن العشرين، كانت طيور الكناري تستخدم كحراس في مناجم الفحم. عندما وصل أول أكسيد الكربون - الذي لا يمكن للبشر اكتشافه - إلى مستويات عالية بشكل خطير، توقفت الطيور عن الغناء. كان هذا بمثابة تحذير في الوقت المناسب، مما يمنح عمال المناجم وقتاً كافياً للهروب.

مخططات التحكم مثل طيور الكناري. عندما يكون كل شيء تحت السيطرة، فإن مخطط التحكم، وهو عبارة عن رسم بياني يرسم المقاييس الكمية مقابل الزمن، سيقدم صورة غير مهددة. ستؤدي الاختلافات غير المتوقعة أو الانحرافات غير العادية التي تهدد مشروعك إلى إطلاق أجراس الإنذار. تم تطويره لأول مرة في عام 1924 من قبل والتر أ. شيهارت استُخدمت مخططات التحكم للتمييز بين التباين العشوائي - وهو أمر طبيعي - والتباين التخريبي في عملية تصنيع معدات الاتصالات السلكية واللاسلكية في مختبرات بيل. واليوم، تُستخدم هذه المخططات في مراقبة الجودة والرعاية الصحية والبحث والتطوير وصناعات الخدمات.

يستخدمها أخصائيو إدارة المشاريع (PMPs) لإدارة الجودة ومراقبة العمليات. فهي تساعد في مراقبة الأداء، وتحديد الاختلافات ذات الأسباب الخاصة، وضمان قدرة مديري المشاريع على اتخاذ إجراءات تصحيحية لإبقاء الاختلاف ضمن الحدود المحددة مسبقًا. أما على المدى الطويل، فهي بمثابة أداة لدفع عجلة التحسين المستمر واتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات.

تشرح هذه المقالة استخدام مخططات التحكم في إدارة المشاريع مع أمثلة تصف سيناريوهات العالم الحقيقي. دعنا نرى كيف يمكن أن تساعدك هذه المخططات على بناء استراتيجيات استباقية بدلاً من استراتيجيات إدارة المشاريع القائمة على رد الفعل والبقاء متقدمًا بخطوة إلى الأمام.

فهم مخططات التحكم

مخطط التحكم، الذي يُطلق عليه أيضًا مخطط التحكم في العمليات الإحصائية (SPC) أو مخطط شيهارت، هو أداة رسومية قوية مصممة لمراقبة جودة العملية والحفاظ على التحكم في جودة العملية و تنفيذ المشروع . يضمن سير العمليات في ظل ظروف مستقرة ومتسقة، مما يساعد على زيادة الكفاءة والحفاظ على التدفق العام لأعمالك.

_مثال 1: لنفترض أن الحافلة المدرسية من المفترض أن تصل إلى عتبة بابك في الساعة 7:00 صباحًا كل صباح. في بعض الأيام تتأخر قليلاً، وفي أيام أخرى تكون مبكرة قليلاً. وفي كلتا الحالتين، تصل الحافلة إلى المدرسة قبل أن يدق جرس الصباح، لذا لا تقلق كثيراً

مخطط تحكم يوضح أوقات وصول الحافلات المدرسية. هناك بعض التباين، ولكن ليس كثيراً

الآن، ماذا يحدث إذا وصلت الحافلة في أحد الأيام قبل 20 دقيقة من الموعد المحدد؟ أو تأخرت 20 دقيقة؟ يعد هذا اختلافاً كبيراً عن الروتين المعتاد وسيؤدي ذلك إلى تعطيل جدولك الصباحي بشدة.

لذا، فإن الفكرة الأساسية وراء مخططات التحكم هي أن كل عملية تنطوي على اختلافات، ولكن بعض هذه الاختلافات فقط تؤدي إلى فشل كارثي. من خلال التتبع البصري لجميع اختلافات العملية، يمكن أن يساعد مخطط التحكم في تحديد الاختلافات ومعالجة المشكلات في المشاريع في وقت مبكر. ويدعم هذا النهج الاستباقي عملية تجارية أكثر سلاسة وموثوقية.

يحتوي كل مخطط تحكم على خمسة عناصر.

• نقاط البيانات: هذه هي القياسات أو القيم الفردية، ويمثل كل منها لقطة للعملية في وقت محدد. في مخطط التحكم أعلاه، أوقات وصول الحافلة المدرسية هي نقاط البيانات الخاصة بك
• المحور الزمني (المحور السيني): يمثل المحور الأفقي عادةً الوقت، ويوضح متى تم جمع كل نقطة بيانات. يساعدك هذا في معرفة كيف تتغير العملية بمرور الوقت
• محور القياس (المحور الصادي): يمثل المحور الرأسي المتغير الذي تقوم بتتبعه، مثل عدد العيوب أو التأخير في مغادرة الرحلة أو الانحرافات في الوزن أو الحجم أو أي مقياس آخر ذي صلة بالعملية الخاصة بك
• خط الوسط (الخط المركزي): يمثل هذا الخط الأفقي متوسط جميع نقاط بياناتك الفردية. إنه خط الأساس الخاص بك لفهم سلوك العملية العادي
• حد التحكم العلوي وحد التحكم السفلي: حد التحكم العلوي (UCL) هو خط يتم تعيينه فوق المتوسط، وحد التحكم السفلي (LCL) هو خط أسفل المتوسط. عادةً ما يتم تعيين كلا حدي التحكم عند ثلاثة انحرافات معيارية. ويشكل حد التحكم الموحد وحد التحكم الأدنى معًا نطاقًا حول خط المتوسط. تكون عمليتك تحت السيطرة طالما بقيت نقاط بياناتك ضمن هذا النطاق. عندما تقع النقاط خارج النطاق الذي تم إنشاؤه بواسطة حدود التحكم، فهذا يشير إلى وجود مشكلة محتملة

كيف تنشئ مخطط تحكم؟

إنشاء مخطط تحكم بسيط. إليك ما تفعله:

• اجمع بياناتك: أولاً، اجمع البيانات التي تريد مراقبتها. يمكن أن يكون ذلك أي شيء بدءًا من أرقام المبيعات اليومية إلى الوقت المستغرق لإكمال المهام
• قم برسم البيانات: على رسم بياني، ارسم نقاط بياناتك على طول خط زمني. يمثل المحور السيني عادةً الوقت، بينما يمثل المحور الصادي المتغير الذي تقيسه. يمنحك رسم نقاط البيانات مقابل الزمن رسمًا بيانيًا لسلسلة زمنية - المرحلة الأولى من مخطط التحكم
• احسب المتوسط: أوجد متوسط نقاط بياناتك وارسم خطًا أفقيًا عبر المخطط عند هذه القيمة. يمثل هذا الخط النزعة المركزية لعمليتك
• تعيين حدود التحكم: احسب حدود التحكم العليا والسفلى لمساعدتك في تحديد متى تخرج العملية عن مسارها الصحيح. ارسم خطوطًا عند هذه القيم أعلى وأسفل خط المتوسط
• قم بتفسير المخطط البياني: لاحظ كيف يتصرف مخطط التحكم الخاص بك بالرجوع إلى حدود التحكم المحددة أثناء إضافة البيانات. تكون عمليتك مستقرة إذا بقيت نقاط بياناتك ضمن هذه الحدود. إذا تجاوزت هذه الحدود، اتخذ إجراءً لتصحيح العملية قبل أن تخرج عن السيطرة

مقاييس وبيانات مخطط التحكم الرئيسية

بمجرد إنشاء التحكم في المشروع المخطط، لقد قطعت نصف الطريق. حان الوقت الآن لتحليل النتائج. استخدم هذه المقاييس لتقييم أدائك:

• النطاق (R): النطاق هو الفرق بين أعلى وأدنى نقاط بيانات العينة الخاصة بك. يمكنك استخدامه للحصول على فكرة سريعة عن مدى التباين داخل كل مجموعة بيانات فرعية
• الانحراف (س - س ـ س ـ س): يشير الانحراف إلى الفرق بين نقطة بيانات واحدة ومتوسط القيمة (المتوسط). وهو يخبرك مدى بُعد تلك النقطة المحددة عن المتوسط
• الانحراف المعياري (σ): يقيس هذا المقياس مدى انتشار جميع نقاط البيانات حول المتوسط. ويحسب متوسط المقدار الذي تنحرف به كل نقطة بيانات عن المتوسط، ما يعطيك فكرة عن التباين الكلي في البيانات
• التباين (σ2): يقيس التباين مقدار اختلاف نقاط البيانات عن المتوسط (الوسط الحسابي). يتم حسابه عن طريق تربيع الفروق بين كل نقطة والمتوسط وحساب متوسط هذه الفروق المربعة. وبعبارة أبسط، يوضح لك التباين مقدار التباين في عمليتك

يمكنك أيضًا استخدام قاعدة السبعة في PMP، وهي مقياس بسيط ولكنه قوي لتحديد أنماط العمليات الخارجة عن السيطرة.

وتنص قاعدة السبعة على أنه إذا كانت سبع نقاط بيانات متتالية تقع على جانب واحد من خط الوسط - إما أن تكون جميعها أعلى أو جميعها أسفل - فقد تكون العملية تعاني من مشكلة تتطلب التحقيق.

خلال الأيام السبعة الماضية، كانت الحافلة المدرسية تصل متأخرة قليلاً دائماً. ما سبب هذا التأخير؟ عليك أن تجد السبب - "سبب يمكن تعيينه

قاعدة السبعة مهمة لأن

• غالبًا ما يشير هذا النمط إلى وجود تحول طفيف حتى داخل حدود التحكم يمكن أن يؤدي في النهاية إلى مشكلة أكثر أهمية
• يساعد في تحديد ما إذا كانت هناك عوامل خارجية تؤثر على العملية أو إذا كان هناك تحول ثابت في الطريقة التي تتصرف بها العملية

والآن، دعنا نستكشف مخططات التحكم التي يمكنك استخدامها لإدارة نطاق مشاريعك والتكلفة والجدول الزمني والجودة والموارد والمخاطر.

أنواع مخططات التحكم مع أمثلة عليها

هناك العديد من أنواع مخططات التحكم، كل منها يلبي نوعًا فريدًا من متطلبات التحكم.

1. المخططات المتغيرة

هل تتطلع إلى استخدام قياسات دقيقة للتحكم في جوانب محددة من عمليتك، مثل الوزن أو درجة الحرارة أو الوقت؟ مخطط التحكم المتغير هو بالضبط الأداة الإحصائية التي تحتاج إليها.

يساعدك هذا النوع من المخططات على مراقبة العمليات التي تقيس فيها شيئًا يمكن أن يأخذ أي قيمة ضمن نطاق، مثل وزن المنتج أو الوقت المستغرق لإكمال مهمة ما.

_مثال 2: ينتج مصنع التصنيع الخاص بك أجزاء صفائح معدنية مخصصة للعملاء الصناعيين بمواصفات دقيقة، خاصة من حيث السُمك. ولضمان الجودة، تستخدم مخطط تحكم متغير لمراقبة سماكة الأجزاء

_كل ساعة، تقيس عينة من الأجزاء وترسم متوسط السماكة على الرسم البياني. إذا بقيت القياسات ضمن النطاق المحدد، تكون العملية تحت السيطرة، مما يضمن جودة ثابتة. ولكن إذا أظهر الرسم البياني انجرافًا، فهذا يشير إلى الحاجة إلى ضبط الماكينة لتجنب إنتاج أجزاء معيبة

مخطط متغير يعرض بيانات سُمك المعدن كل ساعة. هل نقاط البيانات الثلاثة الأخيرة ذات أهمية؟

2. مخططات السمات

هل تتعامل مع نتائج النجاح/الإخفاق أو حساب العيوب في عمليتك؟ هنا يأتي دور مخطط التحكم في السمات. على عكس المخططات المتغيرة التي تقيس قيمًا محددة، تركز مخططات السمات على الصفات الحاضرة أو الغائبة، مثل ما إذا كان المنتج يفي بالمعايير أو عدد العيوب التي تظهر في دفعة ما.

_مثال 3: تنتج شركتك مكونات إلكترونية للشركات. تقوم بفحص كل دفعة بحثًا عن العيوب، مثل الأسلاك المعيبة أو الأجزاء المفقودة. باستخدام مخطط مراقبة السمات، يمكنك تتبع عدد المكونات التي تجتاز الفحص في مخطط المراقبة مقابل عدد المكونات المعيبة

_إذا ظل عدد العيوب ضمن نطاق مقبول، فإن العملية تحت السيطرة. ولكن إذا ارتفع عدد العيوب، فسوف يسلط الرسم البياني الضوء على ذلك، مما يدفعك إلى التحقيق في المشكلة وإصلاحها قبل أن تؤثر على عمليات التسليم الخاصة بك

يوضح مخطط السمة عدد العينات المعيبة لكل دفعة. يظل العدد ثابتًا إلى حد ما - يبدو أن العملية تسير بسلاسة

3. مخططات بيانية إضافية

مخططات التحكم المحددة، مثل المجموع التراكمي (CUSUM) ومخططات المتوسط المتحرك المرجح أسيًا (EWMA)، هي مثالية لاكتشاف التحولات والاتجاهات الصغيرة.

عبر بوابة البحث

_مثال 4: تنتج شركتك لقاحات لشركات الأدوية. وحتى الاختلافات الطفيفة في تركيز المكونات يمكن أن تؤدي إلى فشل المنتج أو مشاكل تنظيمية

_باستخدام مخطط CUSUM، يمكنك مراقبة المجموع التراكمي للانحرافات عن مستوى التركيز المستهدف بشكل مستمر. يسمح لك هذا المخطط باكتشاف حتى أصغر التحولات في مكونات اللقاح بمرور الوقت. إذا أظهر الرسم البياني انحرافًا عن الهدف، يمكنك اتخاذ إجراء فوري لتصحيح المشكلة قبل أن تؤثر على دفعة كاملة

مثال 5: تريد التنبؤ بتقلبات أسعار الأسهم كجزء من إدارة المخاطر المالية. من خلال جمع العوائد اليومية لـ 100 شركة مدرجة في البورصة على مدار 5 سنوات، يمكنك استخدام البيانات لبناء نموذج EWMA وعرض النتائج باستخدام مخطط EWMA.

يمكن أن يوفر مخطط EWMA الخاص بك رؤى حول اتجاه أسعار الأسهم ويوجهك نحو فترات التقلبات المحتملة بناءً على التقلبات التاريخية.

يمكن أن يساعدك استخدام المخطط الصحيح في تتبع أداء العملية وتحليلها، وتحديد مجالات التحسين، واتخاذ قرارات مدعومة بالبيانات في إدارة مشروعك.

استخدام مخططات التحكم في إدارة المشاريع

تسمح لك مخططات التحكم بمراقبة كل عملية تلقائيًا، مما يضمن الانتباه الفوري لأي تغييرات مقلقة تتجاوز نقاط التحكم. هذا النهج يحررك من الحاجة إلى الإدارة الدقيقة.

إليك كيفية استخدام مخططات التحكم بفعالية في عمليات إدارة المشاريع:

• حدد المقاييس الرئيسية وحدد جوانب مشروعك التي تحتاج إلى مراقبتها
• اجمع البيانات باستمرار لتغذية مخطط التحكم الخاص بك، حيث يساعدك ذلك في تقييم اتجاهات الأداء بدقة وإجراء التعديلات في الوقت المناسب
• البحث عن الأنماط أو التحولات في مخطط التحكم الخاص بك لتحديد المشاكل المحتملة في وقت مبكر واتخاذ الإجراءات التصحيحية قبل تفاقم المشاكل

دعنا نرشدك إلى كيفية استخدام مخططات التحكم في إدارة المشاريع من خلال أمثلة عملية:

1. تتبع الجداول الزمنية للمشروع: لنفترض أنك تدير مشروع تطوير برمجيات. يمكنك استخدام مخططات التحكم ل مراقبة المدة التي تستغرقها كل مرحلة من مراحل التطوير مقارنة بالجدول الزمني المخطط له. إذا لاحظت أن المدد الفعلية تتجاوز باستمرار حدود التحكم، فهذا يشير إلى ضرورة إجراء تعديلات في التخطيط أو الموارد
2. مراقبة الميزانية: في مشروع إنشائي، يعمل مخطط التحكم على المساعدة في تتبع نفقات الميزانية مقابل الميزانية المخطط لها. إذا بدأ الإنفاق في تجاوز حدود التحكم، فقد يشير ذلك إلى تجاوز الإنفاق أو التكاليف الخفية، مما يستدعي مراجعة استراتيجيات إدارة ميزانيتك

تتبّع التقدم المحرز في السباق في لمحة سريعة باستخدام مخطط التدفق التراكمي على ClickUp

لاحظ أن كل مخطط تحكم له وظيفة محددة: مراقبة استقرار العملية وتغيرها لعملية واحدة. إذا كنت ترغب في فحص أداء العملية باستخدام البيانات التاريخية وتحديد الاختناقات، فإن مخطط التدفق التراكمي الذي يصور سير عمل مشروعك من حيث تراكم المهام مع مرور الوقت سيكون أكثر فائدة.

إنشاء مخططات تحكم باستخدام ClickUp

على الرغم من أن مخططات التحكم لا تقدر بثمن لإدارة المشروع، إلا أن إنشاءها قد يكون مملاً في كثير من الأحيان. وهنا يأتي دور برنامج التحكم في المشروع مثل انقر فوق يأتي في. يمكنك أيضًا استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي لتصور البيانات لإنشاء مخططات التحكم وتصورها.

ClickUp Whiteboards ClickUp Whiteboards هي

أداة لتصور البيانات التي تتيح لك تصميم وتخصيص أي مخطط تحكم من البداية. يمكنك رسم وترتيب الرسوم البيانية والمخططات لتتناسب مع مقاييس واحتياجات مشروعك المحددة.

ليس هذا فحسب، بل يمكنك أيضًا استخدام السبورات البيضاء لتبادل الأفكار والتعاون مع فريقك في تصميم مخطط التحكم وتصور نقاط البيانات المختلفة ومناقشة المشكلات المحتملة وتعديل مخططاتك في الوقت الفعلي.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك دمج البيانات من مصادر مختلفة في لوحات التحكم الخاصة بك، وإنشاء مخططات تحكم شاملة تعكس بدقة أداء مشروعك.

تعاون مع فريقك وأنشئ مخططات تحكم ديناميكية باستخدام ClickUp Whiteboards

ClickUp Dashboards

إذا كنت تجد صعوبة في إدارة المقاييس ومخططات التحكم المختلفة والتنقل بينها في وقت واحد, ClickUp Dashboards هي الأداة المناسبة لك. فهي توفر عرضًا شاملًا للبيانات المجمعة من مصادر متعددة وتوحدها من أجل الحصول على بيانات أسرع تنسيق المشروع .

يمكنك تخصيص لوحات التحكم الخاصة بك لعرض مخططات التحكم بطريقة تناسب تفضيلاتك. اختر من بين مختلف أنواع المخططات وخيارات التخطيط لإبراز المعلومات الأكثر أهمية.

بالإضافة إلى ذلك، فهي تعكس البيانات في الوقت الفعلي. وهذا يعني أن لديك رؤية شاملة لمخططات التحكم المحدثة التي تعكس أحدث بيانات المشروع، مما يساعدك على مراقبة الاتجاهات والتغيرات فور حدوثها.

نظّم البيانات، وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية، واحصل على عرض شامل لتقدم المشروع باستخدام لوحات معلومات ClickUp Dashboards

عرض مخطط جانت البياني ClickUp Gantt البياني طريقة عرض مخطط جانت البياني ل ClickUp يساعدك على تتبع الجداول الزمنية للمشروع ومراحله الرئيسية. يساعدك دمج مخططات التحكم مع مخططات جانت في

مراقبة المشروع كيفية مقارنة مدد المهام ومعدلات الإنجاز بالجداول الزمنية المخططة.

يتمثل الدور الرئيسي لمخططات جانت في إظهار تبعيات المهام وكيفية تأثير التأخير في إحدى المهام على المهام الأخرى. يمكنك أيضًا استخدامها لمقارنة ذلك ببيانات مخطط التحكم لمعرفة أي اختلافات بين الأداء المخطط له والأداء الفعلي.

تقييم تبعيات المهام وتتبع المراحل الرئيسية للمشروع باستخدام ClickUp Gantt Chart View

يمكن أن يساعدك استخدام ClickUp لإنشاء مخطط التحكم:

• الحصول على عرض شامل لأداء مشروعك من خلال الجمع بين اللوحات البيضاء ولوحات المعلومات ومخططات جانت
• اكتشاف الاتجاهات والانحرافات والمشكلات المحتملة قبل أن تعيق المشروع بأكمله
• تبسيط سير عملك، مما يسهل إنشاء مخططات التحكم وتتبعها وتحليلها

اقرأ أيضًا: 10 قوالب مجانية لقائمة مراجعة مراقبة الجودة في Excel و ClickUp

مزايا وعيوب مخططات التحكم في إدارة المشاريع ## مزايا وعيوب مخططات التحكم في إدارة المشاريع

استخدام مخططات إدارة المشاريع للتحكم في العمليات المختلفة لها مزايا وعيوب.

تتضمن بعض المزايا التي يمكنك الاستفادة منها ما يلي:

• مراقبة الأداء: يوفر كل مخطط تحكم مرئيًا واضحًا، مما يساعدك على فهم كيفية أداء المشروع بمرور الوقت وتحديد الاتجاهات والانحرافات
• مراقبة الجودة: تساعدك على ضمان أن جودة مخرجاتك تفي بالمعايير المطلوبة من خلال تسليط الضوء على أي اختلافات قد تؤثر على المخرجات النهائية
• تحسين العملية: من خلال تحليل البيانات من مخططات التحكم، يمكنك تحديد المجالات التي يمكن تحسين العمليات فيها. تعزز حلقة التغذية الراجعة المستمرة هذه التحسينات المستمرة
• القرارات المستندة إلى البيانات: توفر مخططات التحكم رؤى موضوعية قائمة على البيانات، مما يقلل من الاعتماد على التخمين. وهذا يساعد في اتخاذ قرارات مستنيرة مدعومة ببيانات الأداء الفعلية

مع هذه المزايا، هناك أيضًا بعض القيود التي يجب مراعاتها قبل إنشاء مخطط التحكم، مثل:

| يمكنك الجمع بين الأدوات والتقنيات مثل مخططات جانت ولوحات المعلومات للحصول على عرض شامل للمشروع. | ابق على اطلاع دائم بالتغييرات في مخططات التحكم للسماح بالتدخلات في الوقت المناسب.

تحسين أداء المشروع باستخدام مخططات التحكم في ClickUp

تساعدك مخططات التحكم في إبقاء مشاريعك ومهامك الفردية تحت السيطرة. وهي تُصنف اليوم من بين أدوات الجودة الأساسية التي يستخدمها أي متخصص في إدارة المشاريع. يمكنك بسهولة تحليل متى يخرج جانب معين من جوانب إدارة المشروع عن السيطرة واتخاذ إجراءات فورية لضمان عدم تأثر المواعيد النهائية للمشروع. يمكنك استخدام مخططات تحكم مختلفة لأغراض متنوعة وحتى الجمع بينها عند الضرورة.

الاستفادة من من منصات إدارة المشاريع مثل ClickUp يجعل إنشاء مخططات التحكم ودمجها أمرًا سهلاً. مع ميزات مثل لوحات المعلومات واللوحات البيضاء ومخططات جانت، يمكنك الحفاظ على تمثيل مرئي شامل وفي الوقت الفعلي لجميع عمليات المشروع.

يمكّنك هذا التكامل من اتخاذ قرارات استباقية بسرعة، مما يضمن تقدم مشاريعك بسلاسة وتحقيق أهدافها المنشودة في الوقت المحدد. اشترك في ClickUp اليوم وحسِّن أداء المشروع في أسرع وقت.