تستخدم أتمتة سير العمل التكنولوجيا للتعامل مع المهام المتكررة وتبسيط العمليات، مما يسمح لفريقك بالتركيز على المزيد من الأعمال الاستراتيجية.
على سبيل المثال، عادةً ما ينطوي إنشاء عقد لعميل جديد على صياغة عقد، وإدخال التفاصيل ذات الصلة، وتعديل الشروط، وتحويله إلى ملف PDF أو أي تنسيق آخر، وإرساله للحصول على الموافقات والتوقيعات.
العديد من هذه الخطوات عرضة للخطأ البشري. ولكن مع أتمتة سير العمل، ما عليك سوى ملء نموذج، ويتولى النظام بقية الخطوات، وإنشاء العقد، وإرساله للتوقيع الإلكتروني، وتتبع كل شيء.
وفقًا لاستطلاع أجرته شركة ماكنزي, 66% من المؤسسات تقوم بالفعل بتجريب الأتمتة في وحدات الأعمال المختلفة. تعد أتمتة سير العمل جزءًا مهمًا من هذا الاتجاه. على عكس أتمتة سير الأعمال الذي يغطي عمليات أوسع نطاقًا، بينما تركز أتمتة سير العمل على تبسيط المهام الفردية ضمن تلك العمليات.
لتحرير المواهب البشرية للتركيز على مهام أكثر قيمة، دعنا نفهم الأدوات والأمثلة التي يمكن أن تساعد في أتمتة سير العمل لديك.
أساسيات أتمتة سير العمل
يمكن لأتمتة سير العمل أن تحوّل الخطوات اليدوية المملة إلى عمليات سلسة ومؤتمتة، مما يزيد من الإنتاجية ويجعل حياتك أسهل. ولكن مع وجود العديد من الطرق لهيكلة سير العمل، فإن اكتشاف أفضل نهج يمكن أن يكون أمرًا صعبًا للغاية.
ثلاثة أنواع من سير العمل
- سير العمل المتسلسل: في سير العمل المتسلسل، ينتقل العمل من خطوة إلى أخرى في خط مستقيم. على سبيل المثال، تتضمن معالجة طلب عبر الإنترنت التحقق من الدفع وتعبئة البضائع وشحنها. إنها مباشرة ومثالية للمهام الروتينية. تُعد عمليات سير العمل هذه مثالية للمهام الروتينية مثل معالجة الطلبات أو الموافقة على الفواتير أو تأهيل الموظفين، حيث تكون الخطوات ثابتة والنتيجة متوقعة بشكل عام
- مهام سير عمل آلة الحالة: تتغير حالة العمل بناءً على شروط محددة في سير عمل آلة الحالة. على سبيل المثال، يمكن أن تبدأ تذكرة دعم العملاء على أنها "جديدة" ثم تصبح "جديدة" ثم تصبح "مخصصة" أو "قيد التقدم" أو "تم حلها" أو حتى "أعيد فتحها" إنه مرن ويمكنه التعامل مع سيناريوهات أكثر تعقيدًا
- سير العمل المستند إلى القواعد: يتم توجيه العمل بناءً على معايير محددة مسبقًا في سير العمل المستند إلى القواعد. على سبيل المثال، قد تتم الموافقة على طلب القرض أو رفضه بناءً على درجة الائتمان والدخل وعوامل أخرى. نظرًا لأن تدفقات سير العمل هذه قابلة للتكيف بدرجة كبيرة، فهي مناسبة للتعامل مع السيناريوهات المعقدة ذات نقاط القرار المتعددة، مثل الكشف عن الاحتيال أو معالجة مطالبات التأمين أو استراتيجيات التسعير الديناميكية
ثلاثة مكونات لسير العمل
يتألف سير العمل عادةً من ثلاثة مكونات أساسية تضمن سلاسة وكفاءة العمليات. هذه المكونات هي:
- المدخلات: تتكون من جميع البيانات والمعلومات والموارد اللازمة لبدء سير العمل. قد يشمل ذلك طلبات العملاء أو ملخصات المحتوى أو المواد الخام. تؤثر جودة هذه المدخلات بشكل مباشر على النتيجة النهائية. تتطلب مصادر المدخلات المختلفة طرق معالجة محددة. على سبيل المثال، يمكن معالجة المدخلات الرقمية بسرعة، بينما قد تحتاج المدخلات المادية إلى المسح الضوئي أو الإدخال اليدوي
- العملية: يشير هذا إلى سلسلة الخطوات أو الإجراءات اللازمة لتحويل المدخلات إلى المخرجات المطلوبة. حدد الهدف، وقم بتقسيمه إلى مهام، وقم بتسلسلها، وقم بتعيين المسؤوليات، وحدد المواعيد النهائية، وراقب التقدم المحرز. تتطلب المهام المختلفة أساليب مختلفة، لذا فإن التخصيص أمر بالغ الأهمية. يمكن أن تساعد منهجيات إدارة العمليات الراسخة مثل منهجيات اللين وستة سيجما في تحسين سير العمل لتحقيق الكفاءة والجودة
- المخرجات: المخرجات هي النواتج النهائية لسير العمل؛ وقد تكون مستندًا أو منتجًا أو مشروعًا مكتملًا. تأكد من أن المخرجات تفي بالمواصفات من خلال تحديدها بوضوح، ومراجعتها بانتظام، والحفاظ على التواصل والتعاون القوي بين أعضاء الفريق لتحقيق نتائج عالية الجودة
لتوضيح كيفية عمل مهام سير العمل، دعنا نلقي نظرة على مخطط سير العمل لعملية طلب النفقات الرأسمالية (CapEx) النموذجية. يبدأ كل شيء عندما يقدم الموظف نموذجًا يوضح بالتفصيل طلبه. يذهب هذا النموذج أولاً إلى مدير إدارته للحصول على الموافقة المبدئية.
عبر التكامل بمجرد الموافقة على الطلب، يتم تقييم الطلب بناءً على الأموال المطلوبة لتحديد جهة الاعتماد المالي المناسبة. بعد الحصول على الموافقة النهائية، يتم نقل المعلومات المطلوبة إلى نظام المحاسبة. قد يؤدي ذلك إلى إجراءات إضافية، مثل الشراء أو تتبع النفقات.
تضمن هذه العملية التدريجية التعامل مع كل طلب من طلبات النفقات الرأسمالية بكفاءة، وتتوافق مع الضوابط المالية، وتحافظ على وضوح الرؤية طوال دورة الموافقة.
10 أمثلة على أتمتة سير العمل
يمكن لسير العمل الآلي أن يعزز الكفاءة والإنتاجية بشكل كبير عبر مختلف الأقسام. 66% من العاملين في مجال المعرفة يقولون إن الأتمتة تحررهم للتركيز على مشاريع أكثر إثارة.
دعنا نستكشف عشرة أمور ملموسة أمثلة على أتمتة سير العمل في مجالات العمل المختلفة.
1. سير عمل دورة حياة المنتج
دورة حياة المنتج هي الرحلة التي يستغرقها المنتج من البداية إلى التقادم. وتتضمن هذه الرحلة عادةً أربع مراحل: مرحلة البدء، ومرحلة النمو، ومرحلة النضج، ومرحلة التقادم. يمكن للأتمتة، التي تؤدي المهام بأقل تدخل بشري، أن تبسط هذه المراحل بشكل كبير.
يمكن للأتمتة تسريع عملية الاختبار عند إصدار منتج جديد، مما يضمن وظيفته وتوافقه. كما يمكنها أيضًا إدارة الطلبات والمخزون واستفسارات العملاء بكفاءة مع تزايد الطلب.
2. سير عمل دعم العملاء
ربما تكون فوائد أتمتة سير العمل أكثر وضوحًا في دعم العملاء. فمن خلال أتمتة مهام مثل توجيه التذاكر، وتتبع الحل، وتوليد الاستجابات، يمكن للشركات معالجة مشاكل العملاء بسرعة وتحرير الموظفين لمشاكل أكثر تعقيدًا.
يمكنك إنشاء نظام آلي لإصدار التذاكر. عندما يرسل العميل استفساراً، يتم تحويله على الفور إلى تذكرة رقمية، ويتم تعيينه إلى الوكيل المناسب، بل وإرسال إقرار تلقائي إلى العميل. يؤدي ذلك إلى تسريع أوقات الاستجابة ويضمن عدم وجود أي مشكلة دون حل.
3. سير عمل الحسابات المستحقة الدفع
الحسابات الدائنة هي القسم المسؤول عن إدارة المدفوعات الصادرة للشركة. ويتضمن ذلك استلام الفواتير والتحقق من دقتها والحصول على الموافقات والدفع للموردين. وعادةً ما تكون هذه العمليات ورقية ومعرضة للأخطاء يدوياً، مما يؤدي إلى التأخير والإحباط.
مع الأتمتة، يتم مسحها ضوئيًا وتحويلها إلى بيانات رقمية ومقارنتها تلقائيًا بأمر الشراء الأصلي. إذا تطابق كل شيء، يقوم النظام بتوجيهه للموافقة عليه. وبمجرد الموافقة، يتم إنشاء الدفع وإرساله إلكترونيًا، مما يلغي الحاجة إلى الشيكات اليدوية والمظاريف.
4. سير عمل الموافقة على النفقات
عادةً ما كانت عملية تمشيط تقرير النفقات تستغرق وقتًا طويلاً وتتعرض للخطأ البشري بدرجة كبيرة، وغالبًا ما تتضمن إدخال البيانات يدويًا وسير العمل الورقي. وهذا يثقل كاهل فرق الشؤون المالية ويؤخر عمليات السداد ويعيق الرؤية المالية.
يمكن للمؤسسات تحسين الكفاءة والدقة بشكل كبير من خلال سير عمل الموافقة على النفقات تلقائياً. على سبيل المثال، يمكن أن يؤدي تنفيذ قواعد التشغيل التلقائي مثل "الموافقة تلقائيًا على النفقات التي تقل عن 50 دولارًا وتوجيه النفقات التي تتراوح قيمتها بين 50 دولارًا و200 دولار إلى قادة الفرق، وطلب موافقة المدير على المبالغ التي تتجاوز 200 دولار" إلى تبسيط العملية. يؤدي ذلك إلى تحرير فرق الشؤون المالية للتركيز على المهام ذات القيمة الأعلى ويضمن سداد نفقات الموظفين في الوقت المناسب.
5. سير العمل لإعداد الموظفين الجدد
يتضمن تأهيل الموظفين الجدد جمع المعلومات المهمة وتعيين المهام وضمان ترك انطباع أول إيجابي. عادةً ما تكون هذه العملية يدوية وتستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء.
على سبيل المثال، عندما يقبل الموظف الجديد عرض عمل، يمكن للأتمتة أن تملأ معلوماته مباشرةً في أنظمة الموارد البشرية والشؤون المالية وتكنولوجيا المعلومات دون تدخل بشري. يتم إنشاء وإرسال رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية، بما في ذلك الخطوات التالية والأعمال الورقية اللازمة، وإرسالها تلقائياً. حتى جدولة الاجتماعات التوجيهية وتعيين مرشد يمكن أتمتتها، مما يتيح للموارد البشرية التركيز على إثراء تجربة الموظف، وجذب أفضل المواهب، وتعزيز ثقافة الشركة المرحبة.
6. سير عمل كشوف المرتبات
لنفترض أن الشركة لديها 500 موظف. تقليديًا، قد يتضمن حساب كشوف المرتبات إدخال ساعات العمل يدويًا وحساب الوقت الإضافي وتطبيق معدلات الضرائب وإنشاء كشوف مرتبات لكل موظف. وهذا يستغرق وقتاً طويلاً وعرضة للأخطاء.
بالنسبة لكشوف الرواتب، يمكن للشركة استخدام برنامج أتمتة سير العمل من أجل:
- استيراد بيانات وقت الموظفين مباشرةً من أنظمة ضبط الوقت
- حساب الأجور والعمل الإضافي والخصومات تلقائياً بناءً على قواعد وجداول ضريبية محددة مسبقاً
- إنشاء كشوف المرتبات وملفات الإيداع المباشر بنقرة زر واحدة
- إنشاء تقارير عن تكاليف العمالة والالتزامات الضريبية ومقاييس الرواتب الأخرى لتحليلها
توفر هذه الأتمتة ساعات لا حصر لها من العمل اليدوي، وتقلل من الأخطاء، وتوفر رؤى قيمة في بيانات كشوف المرتبات.
7. سير عمل إدارة الرواتب
تتضمن إدارة العملاء المحتملين التقاط العملاء المحتملين وتسجيلهم ورعايتهم من نقطة الاتصال الأولية إلى التحويل. يمكن أن تستغرق الإدارة اليدوية للعملاء المحتملين وقتًا طويلاً، مما يعيق الكفاءة وربما يضيع فرصًا قيّمة. تعمل الأتمتة على تحسين هذه العملية من خلال التعامل مع المهام اليدوية المتكررة والمكثفة التي تتطلب جهداً كبيراً. هل تعلم أن الشركات التي تتفوق في تولد عملاء محتملين أكثر بنسبة 50% من العملاء المحتملين الجاهزين للمبيعات بتكلفة أقل بنسبة 33% ?
لنأخذ مثالاً على شركة SaaS تبيع برامج إدارة المشاريع. يمكن لهذه الشركة استخدام الأتمتة لتبسيط عملية توليد العملاء المحتملين. على سبيل المثال، عندما يقوم شخص ما بتنزيل برنامجها المجاني قالب تخطيط العملية يتم تسجيل معلوماتهم تلقائيًا وإضافتها إلى نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بهم.
بناءً على نوع القالب الذي تم تنزيله، قد يتم تعيين درجة محددة للعميل المحتمل تشير إلى اهتمامه المحتمل. إذا كانت درجاتهم عالية، يتم توجيههم على الفور إلى مندوب مبيعات للمتابعة والتحويل. وهذا يوفر الوقت ويضمن عدم إهمال أي عميل محتمل ويساعد المبيعات على التركيز على تحويل العملاء المحتملين والتفاعل مع العملاء المحتملين الواعدين.
8. سير العمل لتقسيم المشتركين
يمكن للتسويق استخدام الأتمتة لتصنيف جمهوره إلى مجموعات وفقًا للاهتمامات أو التفضيلات أو السلوكيات. يضمن هذا التكتيك المخصص وصول رسائلك إلى الأفراد في الوقت المناسب، مما يعزز أهميتها وفعاليتها.
على سبيل المثال، قد تقوم علامة تجارية للعناية بالبشرة بتصنيف مشتركيها حسب نوع البشرة. فالأفراد ذوي البشرة الدهنية قد يتلقون رسائل بريد إلكتروني تحتوي على منتجات مصممة خصيصًا للتحكم في دهون البشرة، بينما يوصى أصحاب البشرة الجافة باستخدام مرطبات مرطبة. تعمل الأتمتة على تبسيط هذه العملية من خلال تخصيص المشتركين في الفئة ذات الصلة بناءً على معلوماتهم، مثل نوع البشرة أو المشتريات السابقة. من خلال القيام بذلك، يمكن للشركة تقديم رسائل بريد إلكتروني مستهدفة دون إغراق الجميع بعروض ترويجية غير ذات صلة.
9. سير عمل خط أنابيب المبيعات
يعد الحفاظ على خط أنابيب المبيعات محدثًا ودقيقًا أمرًا بالغ الأهمية لمندوبي المبيعات للتركيز على الصفقات المناسبة في الوقت المناسب. يمكن أن يكون تتبع وتحديث خط أنابيب المبيعات يدويًا أمرًا شاقًا؛ مثل رعي القطط، فمن السهل فقدان مسار الأمور.
يمكن لسير العمل الآلي أن يحول هذه العملية الفوضوية إلى آلة مجهزة بشكل جيد. على سبيل المثال، تخيل أن يقوم مندوب مبيعات بإغلاق صفقة. فبدلاً من تحديث حقول مرحلة الصفقة يدويًا في نظام إدارة علاقات العملاء، يمكن للنظام نقل الصفقة تلقائيًا إلى فئة "الصفقة التي تم إبرامها" بمجرد توقيع العقد إلكترونيًا. وهذا يضمن الدقة ويوفر الوقت ويمنع المعلومات المهمة من الانزلاق عبر الشقوق.
10. سير عمل إدارة دورة حياة العميل (CLM)
تتمحور إدارة دورة حياة العميل حول فهم رحلة العميل، بدءًا من اكتشاف علامتك التجارية إلى أن يصبح عميلاً مخلصًا. وتساعدك إدارة دورة حياة العميل على رسم خريطة لهذه الرحلة من خلال تقسيمها إلى مراحل مثل الوعي، والتعرف على منتجك، وإجراء عملية شراء، والاستمتاع بما اشتروه، وأخيرًا التوصية بك للآخرين.
ولتسهيل ذلك، يمكنك استخدام الأتمتة. على سبيل المثال، إذا قرأ شخص ما مدونتك واشترك في رسالتك الإخبارية، يمكن للأتمتة أن تصنفه على أنه "متعلم جديد" إذا اشتروا شيئًا ما لاحقًا، يمكن أن تنقلهم إلى مرحلة "العميل". من خلال تتبع هذه الخطوات، يمكنك تخصيص رسائلك وعروضك لكل عميل، وبناء علاقات أقوى وتحويلهم إلى معجبين متحمسين.
تنفيذ أتمتة سير العمل في مجالات العمل المختلفة 88% من الشركات الصغيرة والمتوسطة يقولون إن الأتمتة تساعدهم على منافسة الشركات الكبيرة من خلال التحرك بشكل أسرع. تساعد أتمتة المهام المتكررة على تعزيز الكفاءة، وضمان الاتساق، وتوفير الوقت لمزيد من الأنشطة الاستراتيجية. سيستكشف هذا القسم كيف يمكنك الاستفادة من الأدوات لأتمتة مهام سير العمل بفعالية.
ClickUp: محفز لإعداد أتمتة سير العمل ClickUp هي أداة شاملة لإدارة العمل من أجل
إدارة سير العمل والمشاريع والفرق والمهام وقوائم المراجعة والمستندات. ويكمن في جوهره محرك أتمتة قوي يسمح للمستخدمين بالتركيز على العمل الاستراتيجي عالي المستوى. أتمتة ClickUp يتبع مبدأ: "إذا حدث هذا، فافعل ذلك" وهي تتألف من ثلاثة عناصر أساسية:
- المشغلات: هي الأحداث أو الإجراءات التي تبدأ الأتمتة. على سبيل المثال، إنشاء مهمة، أو اقتراب موعد استحقاق أو تغيير حالة معينة
- الشروط: هذه معايير اختيارية يجب استيفاؤها قبل تنفيذ الأتمتة. على سبيل المثال، قد لا يتم تشغيل الأتمتة إلا إذا تم تعيين المهمة لشخص معين أو تنتمي إلى مشروع معين
- الإجراءات: يتم تنفيذ هذه المهام تلقائيًا عند استيفاء المشغّل والشروط. يمكن أن يشمل ذلك تعيين المهام أو تغيير تواريخ الاستحقاق أو إرسال الإشعارات أو تحديث الحقول المخصصة
قم بتعيين المشغلات والشروط والإجراءات لتبسيط مهامك وتعزيز الإنتاجية باستخدام أتمتة ClickUp ClickUp Brain هو مُنشئ أتمتة الذكاء الاصطناعي الذي ينشئ أتمتة مخصصة لسير العمل مع المشغلات والإجراءات على أي مساحة أو مجلد أو قائمة.
إليك كيفية استخدامه:
- افتح المساحة أو المجلد أو القائمة
- انقر على الأتمتة
- اكتب وصفًا للأتمتة التي تريدها. (مثال: عندما تكون المهمة نشطة، قم بتعيينها إلى أليكس)
- انقر فوق إنشاء أتمتة
- سيقترح الذكاء الاصطناعي الأتمتة بناءً على وصفك. إذا لم يكن مثاليًا، يمكنك تعديله حسب الحاجة
- بمجرد أن تشعر بالرضا، قم بتفعيل الأتمتة
مثال: إذا كانت لديك حالات نشطة متعددة، فقد يقترح الذكاء الاصطناعي إجراءً عامًا "تغيير المُعيَّنين إلى أليكس". يمكنك بعد ذلك تحديد الحالة الدقيقة التي تريدها لتشغيل الأتمتة.
حوّل المهام المتكررة والمستهلكة للوقت إلى عمليات مبسطة وفعالة باستخدام ClickUp Brain
يمكنك استخدام أكثر من 100 تطبيق جاهز للاستخدام من ClickUp قوالب أتمتة سير العمل لتنفيذ مهام سير العمل الشائعة.
كيفية استعراض القوالب
- يتم تخزين القوالب في قائمة الأتمتة ويتم تجميعها في فئات مثل النقل والحالات والإنشاء
- تطبيق الأتمتة على المساحات والمجلدات والقوائم
- انقر فوق إضافة أتمتة لفتح نموذج الأتمتة
كيف تقوم بإعداد قالب التشغيل التلقائي؟
- حدد فئة من القائمة اليسرى
- انقر فوق القالب
- أكمل المعلومات المطلوبة
- انقر فوق "إنشاء
قم بأتمتة المهام والتحديثات باستخدام أكثر من 100+ قالب أتمتة سير عمل ClickUp المُنشأة مسبقًا
باستخدام المعينين الديناميكيين في ClickUp، يمكنك تعيين المهام تلقائيًا استنادًا إلى من أنشأها أو يشاهدها أو يقوم بتشغيل إجراء ما.
كيفية استخدام المعينين الديناميكيين
- تمكين أو تعطيل: يمكن للمسؤولين تشغيل هذه الميزة أو إيقاف تشغيلها في إعدادات ClickApps
- إضافة مكلفين: انقر على الصورة الرمزية للمكلف في عرض المهام وحدد مكلفين إضافيين
- إزالة المكلفين: مرر مؤشر الماوس فوق الصورة الرمزية للمكلف وانقر على أيقونة x
- إعادة التعيين: مرر مؤشر الماوس فوق الصورة الرمزية للمكلف وانقر على أيقونة إعادة التعيين
- الفرز حسب المكلفين: فرز المهام حسب المكلفين المتعددين في طريقتي عرض القائمة واللوحة
- فرز حسب المكلفين: فرز المهام حسب المكلفين المتعددين في طرق عرض المهام
أفضل جزء من هذه الميزة هو أنها تُعلم الفرق تلقائيًا عند تغيير المسؤوليات.
قم دائمًا بتعيين المهام إلى الشخص المناسب تلقائيًا باستخدام المُعينين الديناميكيين في ClickUp
يمكنك تعيين المهام إلى الشخص المناسب وضمان مشاركة التحديثات على الفور من خلال التحديد المسبق للمكلفين والمراقبين للمهام داخل موقع معين من خلال اختصارات مشروع ClickUp.
تخلص من الجهد اليدوي، وقلل من الأخطاء، واضمن الاتساق، وحافظ على تركيز فريقك على تحقيق النتائج باستخدام اختصارات مشروع ClickUp
باستخدام أتمتة البريد الإلكتروني من ClickUp، يمكنك إرسال رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا بناءً على إجراءات محددة، وإبقاء العملاء على اطلاع، وإرسال تذكيرات بالمهام، وإبلاغ الشركاء بتقدم المشروع، والرد على ملاحظات العملاء على الفور.
كيف يمكنك إنشاء رسائل بريد إلكتروني آلية على ClickUp؟
- قم بتمكين الأتمتة والبريد الإلكتروني ClickUps: تأكد من تفعيلها في إعدادات مساحة العمل الخاصة بك
- انتقل إلى المساحة أو المجلد أو القائمة: حيث تريد تطبيق الأتمتة
- أنشئ عملية تلقائية جديدة: انتقل إلى الأتمتة>التصفح>البريد الإلكتروني
- حدد مشغلاً: اختر متى يجب إرسال البريد الإلكتروني (على سبيل المثال عند إنشاء مهمة)
- قم بتخصيص البريد الإلكتروني: قم بتعيين المرسل والمستلم والموضوع والنص. استخدم متغيرات مثل اسم المهمة، تاريخ الاستحقاق، إلخ
- قم بإنشاء الأتمتة: احفظ إعداداتك
تبسيط الاتصالات عن طريق أتمتة إرسال البريد الإلكتروني بناءً على إجراءات المهام أو عمليات إرسال النماذج أو غيرها من المشغلات
من خلال ميزة سجل التدقيق في ClickUp، يمكنك مراجعة إجراءات حالة الأتمتة المتخذة، وتحديد تغييرات معينة بمعلومات مفصلة عن الموقع، وإجراء التعديلات، والحفاظ على التحكم في مساحة العمل الخاصة بك.
ما هي الأحداث التي يتم تتبعها في سجلات التدقيق؟
- سجل المستخدم: عمليات تسجيل الدخول، وتغييرات الأدوار، ودعوات المستخدمين، وما إلى ذلك.
- سجل المهام: إنشاء المهام، والحذف، والتعديلات، وتغييرات المُعيَّنين، إلخ.
كيفية الوصول إلى سجلات التدقيق والبحث فيها
- انقر فوق الصورة الرمزية لمساحة العمل في الزاوية العلوية اليسرى
- حدد سجلات التدقيق
- اختر علامة تبويب المستخدم أو المهمة لعرض السجل المطلوب
- استخدم المرشحات الموجودة على اليمين للبحث حسب:
- التاريخ
- المستخدم
- الحالة (نجاح/فشل)
تُعد سجلات التدقيق في ClickUp مثالية للوصول إلى سجل شامل لجميع أنشطة الأتمتة في موقع مركزي واحد.
تتبع التغييرات واستكشاف المشكلات وإصلاحها بسهولة باستخدام سجلات التدقيق في ClickUp
ميزة أخرى مفيدة في ClickUp أتمتة سير العمل المدعومة بالذكاء الاصطناعي هو أنه يمكنك إضافة حقول مخصصة من إنشاء الذكاء الاصطناعي إلى مهامك ومشاريعك. قم بتشغيل تحديثات الحقول المخصصة بناءً على أحداث محددة ودع الذكاء الاصطناعي يملأها برؤى قيمة مثل ملخصات المهام وتحديثات المشروع وتحليل البيانات ومشاعر العملاء.
أنشئ تقارير عن مشاعر العملاء، أو لخص تحديثات المشاريع المعقدة، أو حلل تقدم المهام باستخدام إجراءات الذكاء الاصطناعي من ClickUp
وأخيراً، تقدم ClickUp عمليات تكامل وخطافات ويب لربط تطبيقاتك المفضلة. يمكنك إنشاء سير عمل موحد وأتمتة المهام عبر منصات مثل HubSpot وGitHub وTwilio. يمكنك أيضًا إنشاء خطافات ويب مخصصة للتكامل مع أي أداة أخرى.
اقرأ أيضًا: أفضل 18 برنامجًا لأتمتة المهام لعام 2024 (تعريف وأمثلة)
فوائد استخدام أتمتة سير العمل ClickUp
توفر إمكانات أتمتة سير العمل في ClickUp مزيجاً قوياً من البساطة والقوة. تتيح واجهته سهلة الاستخدام للفرق إنشاء عمليات مخصصة، بدءًا من تفويض المهام الأساسية إلى العمليات المعقدة متعددة المراحل.
- تعمل أتمتة ClickUp على تحرير فرق العمل من المهام العادية، مما يتيح لهم المزيد من الوقت للعمل الاستراتيجي عالي القيمة، وبالتالي تحسين الكفاءة
أتمتة سير عملك وزيادة الإنتاجية باستخدام ClickUp
- تقلل عمليات سير العمل المؤتمتة من الأخطاء وتضمن إنجاز المهام بشكل متسق
- من خلال التبعيات والتذكيرات التلقائية ل ClickUp، يمكن للفرق الحفاظ على نظرة عامة واضحة للمشروع، مما يمنع التأخير والاختناقات
- تُبقي رؤية ClickUp للمشروع في الوقت الفعلي، والإشعارات التلقائية، والتعليقات على اطلاع الجميع على المستجدات، مما يعزز بيئة عمل تعاونية ومنتجة
- تُنشئ خاصية ClickUp التلقائية لتعيين المهام وتتبع التقدم المحرز إطار عمل واضح للمسؤوليات الفردية، وبالتالي تعزيز الملكية داخل الفرق
إليك ما يلي ديريك كليمنتس، مدير تسويق من بنكجلوستر عن استخدام أتمتة سير العمل في ClickUp:
_ أنا قادر على إدخال كل مهمة ومشروع تم تعيينه لي بسرعة مع تواريخ البدء وتواريخ الاستحقاق والملاحظات. يمكنني بعد ذلك إعداد الأتمتة بحيث تتم إضافة هذه المهمة تلقائيًا إلى قائمة مشاريعي الحالية في كل مرة يأتي فيها تاريخ بدء المهمة ديريك كليمنتس , مدير التسويق من بنكجلوستر
الاختناقات الشائعة في أتمتة سير العمل وكيفية التخفيف من حدتها
يمكن أن تفيد أتمتة سير العمل الشركات بشكل كبير ولكن يمكن أن يكون من الصعب تنفيذها أيضًا. دعنا نتحقق من بعض التحديات الشائعة والنصائح للتغلب عليها.
1. قد يقاوم الموظفون لديك تنفيذ أتمتة سير العمل
قد يكون ذلك بسبب الخوف من فقدان الوظيفة، أو صعوبة التكيف مع التكنولوجيا الجديدة، أو تفضيل العمليات اليدوية المألوفة.
للتغلب على ذلك، يمكنك:
- التواصل حول كيفية استفادة الجميع من الأتمتة، بما في ذلك الأمن الوظيفي وزيادة الكفاءة
- إشراك الموظفين في عملية بناء الملكية
- التأكد من تجهيز الموظفين بشكل جيد لاستخدام النظام الجديد من خلال برامج تدريب مدروسة
2. قد يكون من الصعب دمج أتمتة سير العمل مع الأنظمة الحالية
ويرجع ذلك غالبًا إلى عدم توافق تنسيقات البيانات وبنى النظام وبروتوكولات الأمان.
للتغلب على هذا التحدي، يمكنك:
- البدء بالعمليات الأقل أهمية لتحديد المشكلات المحتملة
- إنشاء خرائط بيانات لضمان سلاسة عمليات نقل البيانات بين الأنظمة
- استخدام موصلات مسبقة الإنشاء مقدمة من قبلإدارة سير العمل البرامج
3. يمكن أن يؤدي عدم اتساق البيانات إلى إفساد الأتمتة
عندما تكون البيانات التي يتم إدخالها إلى الأنظمة الآلية غير متسقة أو غير صحيحة، فقد يؤدي ذلك إلى أخطاء في المخرجات والعمليات. على سبيل المثال، إذا كانت أداة أتمتة المبيعات تعتمد على بيانات غير دقيقة للعملاء، فقد تنشئ تقارير خاطئة أو ترسل اتصالات غير صحيحة أو تقدم توصيات خاطئة.
للتغلب على هذا التحدي، يمكنك:
- وضع قواعد لكيفية جمع البيانات وتخزينها واستخدامها
- إصلاح الأخطاء والتناقضات في بياناتك
- التأكد من دقة البيانات واكتمالها
- مراقبة جودة البيانات لاكتشاف المشاكل مبكرًا
4. قد تضطر إلى أتمتة عمليات سير العمل التي تستخدم بيانات حساسة
قد تؤدي خروقات البيانات والوصول غير المصرح به إلى تعريض البيانات الحساسة للخطر ضمن عمليات سير العمل المؤتمتة.
للتغلب على هذا التحدي، يمكنك:
- استخدام تدابير أمنية قوية مثل التشفير وضوابط الوصول
- تدريب الموظفين على أمن البيانات
- البقاء على اطلاع دائم بالتهديدات الأمنية واستخدام ميزات الأمان الخاصة بالمنصة
قم بتسريع سير عمل فريقك باستخدام ClickUp
لم تعد أتمتة سير العمل مفهوماً مستقبلياً، بل أصبحت أداة عملية يمكنها إحداث ثورة في عمليات شركتك. من تبسيط العمليات المالية إلى تحسين خطوط أنابيب المبيعات، فإن التطبيقات المحتملة كثيرة والفوائد لا يمكن إنكارها. إن زيادة الكفاءة، وتقليل الأخطاء، وتسريع أوقات التسليم، والرؤى المستندة إلى البيانات ليست سوى البداية.
ClickUp عبارة عن منصة بديهية لأتمتة سير العمل تُمكِّن الشركات من جميع الأحجام من تصميم وتنفيذ تدفقات عمل مصممة خصيصًا لتلبية احتياجاتها الفريدة.
تذكّر أن أتمتة سير العمل تُمكِّن فريقك من تحقيق أقصى إمكاناته.
هل أنت مستعد لتحويل عملك باستخدام أتمتة سير العمل؟ ابدأ مع ClickUp اليوم!