التواصل الرسمي مقابل التواصل غير الرسمي: الاختلافات وأوجه التشابه ونصائح للتحسين

إذا سألت الموظفين ما الذي يجعلهم يعملون بشكل أفضل، فقد يقولون التسلسلات الهرمية المسطحة، أو الإدارة الداعمة، أو حتى ثقافة المكتب. ولكن ما يقترحونه حقاً هو التواصل الفعال.

من التفاعلات الودية والعمل الجماعي إلى القنوات والأشكال المنظمة - يضمن التواصل الواضح مشاركة الأفكار والملاحظات بشكل فعال، مما يجعل عمل الجميع أسهل وأكثر تأثيرًا.

وفقًا لـ Grammarly حالة الاتصالات التجارية في التقرير، يعتقد 93% من قادة الأعمال أن قدرتهم على العمل بفعالية تتوقف على الطريقة التي يتواصل بها الأشخاص من حولهم.

الاتصالات في المؤسسة إما رسمية أو غير رسمية. وكلاهما مهم في سياقاته، لكن الأمور تصبح مشبوهة عندما يخلط الناس بين الاثنين

في هذه المقالة، سنناقش التواصل الرسمي مقابل التواصل غير الرسمي، وسنشرح لك متى تستخدم أيًا منهما، وسنساعدك على تحسين مهاراتك في التواصل بشكل عام في إطار مؤسسي.

فهم التواصل الرسمي

تحتوي معظم أماكن العمل على بروتوكولات تواصل رسمية تعزز صورة الشركة وثقافتها، وهي مصممة لتقليل الأخطاء والتشتت في تفاعلات الموظفين.

يشير التواصل الرسمي إلى طريقة منظمة لتبادل المعلومات من خلال القنوات الرسمية. وتتم مراقبة هذه المحادثات وتتبعها وتتبع تسلسل هرمي محدد مسبقًا. ومن الأمثلة البارزة على ذلك سلاسل البريد الإلكتروني، وطلبات المهام، ومؤتمرات الفيديو، والأوراق البيضاء، وتحديثات المشاريع، وقنوات الدردشة التي تنظمها الشركة.

إنها عملية تمامًا وتهدف إلى إضفاء الطابع الرسمي على التواصل لمشاركة المعلومات كما تريد الشركة.

أنواع التواصل الرسمي

اعتمادًا على كيفية مشاركة الأفكار، يمكن أن يكون التواصل الرسمي ثلاثة أنواع:

• عمودي: عندما يتم التواصل الرسمي عبر المستويات التنظيمية في سلسلة هرمية. يمكن للرؤساء التحدث إلى مرؤوسيهم (من أعلى إلى أسفل)، ويمكن للمرؤوسين مشاركة الأفكار مع رؤسائهم (من أسفل إلى أعلى)
• أفقياً أو أفقياً: عندما يتواصل الموظفون من أقسام مختلفة يعملون في نفس المستوى مع بعضهم البعض. على سبيل المثال، يشارك أعضاء فريق تطوير المنتجات فيالتواصل التعاوني مع زملائهم في التسويق لتنسيق عملية إطلاق المنتج
• تواصل قطري أو متقاطع: هذا يعني أن الموظفين من مختلف الأقسام الذين يعملون على مستويات مختلفة يمكنهم التواصل قطرياً. ومن الأمثلة على ذلك أن يتحدث قائد فريق المنتج مع ممثل تطوير المبيعات (SDR) لتحديد طلبات الميزات التي يجب تحديد أولوياتها في السباق التالي

خصائص التواصل الرسمي

يمكنك تحديد التواصل الرسمي من خلال تحديد بعض السمات المميزة:

• الاتساق حول البروتوكولات والمفردات المهنية
• الطبيعة غير المتزامنة والقائمة على الموافقة، مما يجعلها بطيئة وشاقة في كثير من الأحيان
• الشكل المكتوب للتنفيذ، مما يجعله مفصلاً وموجهاً نحو المهام، ويمكن الرجوع إليه بسهولة
• التركيز على الخصوصية، مما يجعل التواصل الرسمي خيارًا مثاليًا لنهج الحاجة إلى المعرفة على أساس سرية المشروع

أمثلة على التواصل الرسمي

من الطرق الجيدة لتحديد التواصل الرسمي هو معرفة ما إذا كان يتم توثيقه رسميًا. قد تتضمن الوثائق الداعمة ضمن مصفوفة التواصل الداخلي ما يلي

• سلاسل البريد الإلكتروني
• الطلبات وتحديثات المخزون
• طلبات المهام
• اتصالات الفيديو غير المتزامنة والندوات المباشرة عبر الإنترنت

تعمل الاتصالات الرسمية على تسهيل العمليات الداخلية بين الأقسام والزملاء والتسلسلات الهرمية بشكل فعال.

نظرًا لأن تدفق الاتصالات هذا يتعلق بالأنظمة والمبادئ التوجيهية، يمكن أن تساعدك استراتيجية الاتصال المبسطة على دفع المعلومات بشكل أكثر كفاءة. كمنصة شاملة لإدارة الإنتاجية, ClickUp يركز بشكل كبير على التواصل الجماعي وطرق تحسين التفاعل في مكان العمل.

على سبيل المثال، فإن قالب الاتصال الداخلي لـ ClickUp مصمم خصيصًا للأشخاص الذين يرغبون في تأسيس ثقافة قوية للشركة داخليًا.

قم بتنزيل هذا القالب

قم بإعداد استراتيجية التواصل الداخلي الخاصة بك من الألف إلى الياء من خلال تعديل الأهداف، وأصحاب المصلحة، وقوائم العرض، والتقويم باستخدام قالب ClickUp للاتصالات الداخلية

باستخدام هذا القالب، يمكنك تنفيذ كيفية تمرير المعلومات، وتوسيع نطاق نقاط التواصل لمواكبة التعقيدات، والامتثال لقوانين خصوصية البيانات المختلفة - كل ذلك دون البدء من الصفر.

إليك كيفية القيام بذلك:

• حدد أهداف التواصل والمهام والمهام الفرعية باستخدامانقر فوق الأهداف ومهام النقر فوق المهاموتفويض المهام لأصحاب المصلحة، وتحديد الجداول الزمنية والمواعيد النهائية باستخدامتقويم ClickUp ### دور التواصل الرسمي في المؤسسات

من الصعب تخيل وجود شركة بدون تواصل رسمي في المؤسسات استراتيجية تواصل . يعني الالتزام بهذه القواعد أن المعلومات يتم مشاركتها بشفافية ودون تشويه وبطرق يمكن تتبعها للرجوع إليها.

وفي المؤسسات ذات التسلسلات الهرمية الداخلية المعقدة، فإنها ترسخ السلطة وتعزز انضباط الموظفين.

فهم التواصل غير الرسمي

لا تحتاج جميع المحادثات إلى المرور عبر القنوات الرسمية. فبعض المحادثات الشخصية والفورية تنجز المهمة من خلال توفير الوقت.

لا بد أنك سمعت عن التواصل عبر الإنترنت -الطرق غير الرسمية التي يتبادل بها الزملاء المعلومات فيما بينهم.

التواصل غير الرسمي هو التدفق غير الرسمي للمعلومات بناءً على العلاقات الاجتماعية التي يتشاركها الموظفون. وهو يتسم بالعفوية والتدفق الحر والسريع. التواصل اللفظي حول المهام، أو مساعدة زميل في العمل، أو إجراء محادثات خالية من التوتر بلغة غير رسمية أثناء استراحة الغداء - أي شيء لا يتبع قنوات التواصل المنظمة من قبل الشركة، هو جزء من التواصل غير الرسمي.

أنواع التواصل غير الرسمي

لا يتبع التواصل غير الرسمي قواعد أو هياكل صارمة، مما يجعله مرنًا وديناميكيًا للغاية. ويمكن أن يتخذ أشكالاً عديدة، يخدم كل منها أغراضاً وسياقات مختلفة داخل مكان العمل.

فيما يلي أنواعه الأربعة الرئيسية:

• السلسلة أحادية السلسلة: عندما يقول شخص ما شيئًا ما لشخص آخر، وينقل هذا الشخص نفس الرسالة إلى شخص آخر، تستمر السلسلة. وهو النوع الأكثر طبيعية من التواصل غير الرسمي
• السلسلة المتسلسلة المترابطة: عندما يثق شخص ما بنظيره الموثوق به، ويشارك هذا النظير المعلومات مع أشخاص آخرين يثق بهم. يعتمد هذا النوع من التحويل على الثقة ولكن يتم تمريرها بين مجموعات مختارة من الأشخاص. مثال على ذلك أن يقوم المدير بمناقشة تغييرات العميل بشكل منفصل مع فريق المنتج، ويقوم أعضاء فريق المنتج بمناقشة الأمر نفسه مع فريق التصميم
• سلسلة النميمة: أكثر أنواع التواصل غير الرسمي شيوعًا - سلسلة النميمة - تتضمن أشخاصًا يتحدثون إلى مجموعات من الأشخاص وتتشارك تلك المجموعات نفس الشيء مع مجموعات أخرى من الأشخاص. إنها أسرع طريقة لنشر المعلومات بشكل غير رسمي
• سلسلة النميمة: في بعض الأحيان، يمكن للموظف أن يختار عشوائيًا بعض الزملاء لمشاركة المعلومات، ويواصل هؤلاء الزملاء هذا الاتجاه من خلال نقل المحتوى بشكل عشوائي إلى الآخرين. مثال على ذلك أن يذكر شخص ما سياسات الموارد البشرية الجديدة لزميل جلس على نفس الطاولة على الغداء

خصائص التواصل غير الرسمي

يحدث التواصل غير الرسمي خارج نطاق رسائل البريد الإلكتروني ولوحات المعلومات، وله بعض السمات الرئيسية لسهولة التعرف عليه:

• إنه فوري، وشخصي، وخالي من الهموم
• كوسيلة غير متزامنة للتواصل، فهي تقلل من الوقت اللازم للذهاب إلى المسار الرسمي، مما يجعل الموظفين أكثر إنتاجية
• التواصل غير الرسمي جيد للروح المعنوية للموظفين حيث يكون لديهم أصدقاء يشاركونهم مشاعرهم
• على الرغم من الراحة التي توفرها المحادثات غير الرسمية، إلا أنها قد تكون غير دقيقة لأن المحتوى غير موثق أو يمكن التحقق منه أو تتبعه
• غالبًا ما ينشئ الموظفون الساخطونتحديات التواصل عن طريق نشر معلومات مضللة من خلال قنوات غير رسمية

أمثلة على التواصل غير الرسمي

أي محادثة غير رسمية غير مطلوب تسجيلها في النظام هي جزء من التواصل غير الرسمي. قد يشمل ذلك

• تحديثات شفهية حول المهام والمشاريع
• محادثات المياه الباردة وتحية الردهة
• الغداء الجماعي وخلوات الشركة

قد تجد الزملاء يتحدثون بشكل غير رسمي عن كيفية قضاء عطلة نهاية الأسبوع، أو المباراة التي شاهدوها الليلة الماضية، أو سياسة قسم الموارد البشرية الجديدة.

مزايا ومساوئ التواصل غير الرسمي

يمكن أن يكون التواصل غير الرسمي فعالاً بشكل لا يصدق، ولكن نجاحه يعتمد إلى حد كبير على السياق الذي يُستخدم فيه. يمكن أن يساعدك فهم المواضع التي يتفوق فيها التواصل غير الرسمي والمواضع التي قد يقصر فيها على الاستفادة من نقاط قوته والتخفيف من عيوبه.

مزايا التواصل غير الرسمي

يكمّل التواصل غير الرسمي حدود التواصل الرسمي.

• فهو يجعل تجربة المكتب أكثر طبيعية ومحادثة
• إنه يساعد الموظفين على الانفتاح على زملائهم ويخلق روابط تساعد في العمل الجماعي
• التواصل غير الرسمي يبني الثقة والشعور بالانتماء، وهما أمران أساسيان تجدهما في الموظفين ذوي الإنتاجية العالية.

عيوب التواصل غير الرسمي

ومع ذلك، فإن التواصل غير الرسمي لا يخلو من العيوب.

• فهو غير منظم ويمكن أن يتسبب في انتشار المعلومات الخاطئة بسرعة
• إذا كان الموظفون منغمسين في الثرثرة والثرثرة أكثر من اللازم، فقد يؤثر ذلك سلباً على ثقافة الفريق والإنتاجية
• لا يمكن للقيادة تتبع المحادثات غير الرسمية، لذلك لا توجد مساءلة

تنبع الكثير من العيوب في التواصل غير الرسمي من عدم وجود هيكلية في التواصل الداخلي، حيث يتم تمرير التحديثات شفهياً. ومن أفضل الطرق للتخفيف من ذلك هو استخدام قالب اتصالات خطة المشروع مثل قالب التواصل مع الموظف ClickUp . إنها طريقة بسيطة وشاملة في نفس الوقت لنشر المعلومات حتى يظل الأشخاص المعنيون على اطلاع دائم بالتفاصيل الحقيقية.

كما قد تكون خمنت، تجد فرق الموارد البشرية هذه الطريقة مفيدة بشكل خاص.

تنزيل هذا القالب

استخدم قالب التواصل مع الموظفين ClickUp لإنشاء طريقة قياسية لمشاركة المعلومات مع الموظفين

إليك كيفية الاستفادة منه على أفضل وجه:

• قم بتخطيط وتنفيذ استراتيجية التواصل الخاصة بك باستخدام طريقة عرض استراتيجية خطة التواصل
• استخدم عرض "دليل البدء" لشرح مصفوفة التواصل والقواعد الأساسية لتجنب سوء التواصل
• استخدم طريقة عرض "تحديثات التواصل" لتتبع التحديثات القديمة والقادمة
• تقليل الحاجة إلى التواصل غير الرسمي من خلال مراقبة التفاعلات فيلوحات معلومات ClickUp
  • قم بإنشاء تخطيط مرئي سهل المتابعة عن طريق إضافة حالات مخصصة لمراقبة تقدم المهام والمهام الفرعية في خطة الاتصال الخاصة بك

يدمج هذا القالب إدارة المشروع مع إدارة الموظفين من أجل تواصل سلس.

دور التواصل غير الرسمي في المنظمات ### دور التواصل غير الرسمي في المنظمات

يعمل التواصل غير الرسمي في أفضل حالاته على بناء العلاقات مع الموظفين الآخرين. فهو يكسر التسلسل الهرمي، ويسهل التدفق الحر للمعلومات، ويعزز التعاطف. فالتربيت اللطيف على الظهر على العمل الجيد، أو مساعدة موظف مبتدئ في حل مشكلة، أو الإصغاء إلى الأقران لجعلهم يشعرون بأنهم مسموعون هي إيماءات غير ممكنة تمامًا في بيئة رسمية.

أظهرت دراسات هوثورن، التي أجراها إلتون مايو، أن التواصل غير الرسمي يؤثر على تطوير وتعزيز معايير الأداء وتوقعات الأعضاء داخل مجموعات العمل. وهذا يشير إلى أن يمكن أن تشكل التفاعلات غير الرسمية الثقافة التنظيمية والمعايير بشكل أكثر فعالية من التواصل الرسمي

التواصل الرسمي مقابل التواصل غير الرسمي

لا يمكن لأماكن العمل أن تختار قناة افتراضية على الأخرى حيث أن كلا النوعين من التواصل مهمان في السياقات. دعونا نفهم أوجه الاختلاف بينهما وكيفية التبديل بينهما.

الاختلافات الرئيسية بين التواصل الرسمي وغير الرسمي

فيما يلي نظرة عامة على الاختلافات الرئيسية بين التواصل الرسمي وغير الرسمي:

أوجه التشابه بين التواصل الرسمي وغير الرسمي

على الرغم من اختلاف نهجيهما بشكل ملحوظ، إلا أن التواصل الرسمي وغير الرسمي يعملان معًا لتأسيس ثقافة إيجابية للشركة.

• فهما يمنحان الأشخاص حرية مشاركة الأفكار والسياقات من خلال قنوات وأشكال مختلفة
• التواصل الرسمي وغير الرسمي على حد سواء يساعد في اتخاذ القرارات والإنتاجية
• الأشخاص يستوعب الناس المعلومات بشكل أسرع عندما تجمع بين قنوات مختلفة للنشر

تحقيق التوازن بين التواصل الرسمي وغير الرسمي في البيئات الداخلية

يكمن سر الإنتاجية العالية في مكان العمل في تحقيق التوازن بين الاتصالات الرسمية وغير الرسمية. إذا كنت تواجه صعوبة في فهم متى تستخدم أي شكل من أشكال التواصل، فابحث عن سياسات الشركة بشأن التواصل الرسمي. غالباً ما تكون استراتيجيات التواصل الرسمي موثقة جيداً من قبل الموارد البشرية وقادة الفرق. ستجد فيها القنوات والجداول الزمنية والعمليات والقواعد المعتمدة.

كقاعدة عامة، إذا كان هناك شيء ما متعلق بالعمل بشكل صارم ويتطلب معرفة الآخرين ويتسم بالسرية، فإنه يمر عبر القناة الرسمية.

يكمن الفرق الرئيسي بين قنوات التواصل الرسمية وغير الرسمية في مجال تفكيرك. يجب عليك استخدام التواصل غير الرسمي عندما تأخذ قسطًا من الراحة أو عندما تتواصل بسرعة مع زميل في العمل. ولكن تذكر ألا تبالغ في المشاركة من خلال القنوات غير الرسمية أو التصرف بناءً على معلومات لا يمكنك التحقق منها. من خلال مراقبة متى وكيف يستخدم الآخرون التواصل الرسمي وغير الرسمي، يمكنك أن تتعلم كيف توازن بينهما.

أمثلة تتداخل فيها الاتصالات الرسمية وغير الرسمية

تخيل سارة، وهي مديرة مشروع، تقوم بالتوفيق بين التواصل الرسمي وغير الرسمي في عملها اليومي. فهي تبدأ يومها باجتماع منظم للفريق، وتتبع جدول أعمال صارم وتوثق بنود العمل. وفي وقت لاحق، تلتقي بوب من قسم التسويق في غرفة الاستراحة، ويتبادلان الأفكار حول فكرة حملة رائعة أثناء تناول القهوة. هذا المزيج من الهيكلية الرسمية والتفاعل غير الرسمي يحافظ على انسجام فريقها مع تحفيز الابتكار.

وفي الوقت نفسه، يختبر أليكس، الموظف الجديد، قوة أساليب التواصل المختلطة بشكل مباشر. فهو يحضر جلسة تعريفية رسمية، ويستوعب سياسات الشركة وإجراءاتها. لكن الغداء غير الرسمي مع مرشده خافيير هو ما يجعله يتعلم حقاً القواعد غير المكتوبة لثقافة المكتب. بينما يتنقل أليكس في أول مراجعة أداء له - وهي عملية رسمية - يشعر بالامتنان للملاحظات غير الرسمية التي قدمها له خافيير طوال الوقت، مما ساعده على الشعور بالاستعداد والدعم في دوره الجديد.

اقرأ أيضًا: أفضل 10 أدوات وبرامج تواصل في مكان العمل في عام 2024

أدوات للتواصل الفعال

من الصعب وضع مبادئ توجيهية للتواصل، والأكثر صعوبة الحفاظ عليها بمرور الوقت. فمع نمو الشركة من حيث العمليات والقوى العاملة والشركاء والعملاء، تبدأ الثغرات الصغيرة في الظهور والتي تؤدي إلى سوء التواصل والمعلومات الخاطئة وعدم الوضوح.

استخدام أداة التواصل الداخلي مثل ClickUp ستعمل على تبسيط تدفق المعلومات. إليك الطريقة:

• استخدممستندات ClickUp لوضع استراتيجية لخطط التواصل، ودعوة الأشخاص للتعاون على ويكي التواصل، وإضافة الروابط والملفات ذات الصلة، واستخدام محرر النص المنسق لتحسين التصفح
• قم بإجراء عملية إنشاء المحتوى وتوزيعه باستخدامClickUp Brain. اطلب من أداة الذكاء الاصطناعي تحليل خطط التواصل الرسمية وتسليط الضوء على مجالات التحسين، وإنشاء مخططات عامة للمحتوى، بل واطلب منها اقتراح الخطوات التالية. إنه مساعد الذكاء الاصطناعي الخاص بك الذي يعيش في مساحة ClickUp الخاصة بك، وهو جاهز لتقديم المحتوى المناسب لك

استخدم أدوات الذكاء الاصطناعي في ClickUp Brain لكتابة وتحرير وتلخيص وتدقيق وترجمة أي نوع من النصوص في مستندات ClickUp

• استخدمدردشة ClickUp لجلب جميع المحادثات في الوقت الفعلي في مكان واحد. يمكنك تعيين المهام ومشاركة المحتوى المتعلق بالمشروع وإنشاء طرق عرض فردية للدردشة وإدارة امتيازات الوصول. هذا يحسن بشكل كبير من سرعة التواصل الرسمي

التعاون والتواصل ونقل الملاحظات ومشاركة الأهداف بسلاسة في طريقة عرض ClickUp Chat View

• بالنسبة للمحادثات التي لا تلتقط فيها الرسائل النصية السياق الكامل، جرِّبمقاطع ClickUp. قم بتسجيل شاشتك وتوجيه فريقك من خلال التعليمات ووحدات التدريب وميزات البرامج وخطط التسويق وسير عمل المشروع والملاحظات والمزيد، مع دعم التعليقات الصوتية

بدلًا من الكتابة، انقر على أيقونة الفيديو وشارك أفكارك بوضوح لتحريك أي محادثة إلى الأمام في ClickUp Clips

• التبديل بين لوحة كانبان والقائمة والجدول وطريقة عرض جانت لمساعدة أصحاب المصلحة على فهم العمل الجاري وكيفية التواصل مع أصحاب المصلحة الآخرين
• تصوّر المبادرات الاستراتيجية باستخدامClickUp Whiteboards حتى يحصل أصحاب المصلحة على المعلومات الصحيحة من البداية. أضف الأفكار ورتّبها باستخدام ميزة السحب والإفلات وحوّلها إلى مهام فردية. إنها سهلة المتابعة وتقلل من الوقت الضائع في سلاسل البريد الإلكتروني

بدلاً من البدء من الصفر، جرِّب قالب خطة التواصل ClickUp . يمكنك تعديل وتطوير هذه الوثيقة القابلة للتخصيص بالكامل لتناسب حالات الاستخدام الخاصة بك.

على سبيل المثال، لنفترض أن مدير المبيعات يقوم بتنفيذ برنامج لمجموعة سكانية جديدة. في هذه الحالة، يمكنهم أن يشرحوا لمخترقي البرمجيات كيفية التواصل واتباع البروتوكولات وتحديث حالة الصفقة. وبهذه الطريقة، سيعرف مسؤولو تسجيل بيانات العملاء ما الذي يستلزم اتصالات رسمية وما الذي يمكنهم مناقشته بشكل غير رسمي.

تنزيل هذا النموذج

طرح استراتيجية تواصل متسقة في جميع أنحاء المؤسسة من خلال توثيق أصحاب المصلحة والأدوار والقنوات باستخدام نموذج خطة التواصل من ClickUp

من خلال خطة العمل الموثقة هذه، يمكنك

• إنشاء إطار عمل في ClickUp Docs للفرق لاتباع استراتيجية تواصل متسقة مع
• تحديد الأدوار وأصحاب المصلحة من خلال مهام ClickUp Tasks حتى يعرف الأشخاص ما يجب مناقشته ومع من
• تحديد قنوات الاتصال الرسمية وتعديل طرق العرض والحقول المخصصة من أجل رؤية أفضل
• استخداممعالم ClickUp Milestones لتتبع الأداء وقياسه

أفضل ما في النموذج هو أنه يمكن للشركات استخدامه لتنظيم التواصل الداخلي وإصلاح رسائلها للعملاء والبائعين.

تحسين التواصل الداخلي باستخدام ClickUp

تبني التحويلات الصادقة والشفافة وفي الوقت الحقيقي ثقافة الشركة وتساعد الموظفين على أن يصبحوا أكثر إنتاجية. تشجع كل من القنوات الرسمية وغير الرسمية الموظفين على أن يكونوا في أفضل حالاتهم الإنتاجية.

كما أن أداة تعاون مؤسسي ، تساعد ClickUp المديرين والموظفين في التواصل بكفاءة دون التبديل بين العديد من المنصات. وهي تحتوي على سلسلة من الأدوات الرقمية المصممة للتواصل أثناء التنقل. اشترك في ClickUp اليوم وقم بتعزيز اتصالاتك الداخلية.