سواء كنت مسافرًا لحضور اجتماع مهم مع عميل مهم أو رحالة رقمي العمل عن بُعد في مدن جديدة، فإن توقع استكشاف أماكن جديدة وفرص عمل جديدة أمر مثير.
ومع ذلك، فإن إرهاق السفر، وتأخر الرحلات الجوية، والأجواء غير المألوفة، واختلاف المناطق الزمنية يمكن أن يثبط هذه الإثارة، ويعطل حتى أفضل الخطط الموضوعة.
ولكن ماذا لو كان بإمكانك معالجة هذه المشاكل وجعل سفر العمل سلساً وخالياً من التوتر؟ في هذه المدونة، سنستكشف في هذه المدونة كيفية السفر من أجل العمل - ومعالجة تلك التحديات المزعجة وجهاً لوجه/.
استمر في القراءة للاطلاع على مجموعة أدوات النجاة من السفر للعمل.
8 تحديات السفر للعمل الشائعة
تعد نيويورك وطوكيو ولندن من أهم مراكز الأعمال ووجهات السفر في العالم. ومع ذلك، يجد الكثير منا الأمر شاقاً عندما يتم إرسالنا إلى هناك، أو إلى أي مدينة أخرى في هذا الشأن، لحضور مؤتمر أو اجتماع مع عميل. يبدو السفر من أجل العمل أمراً مثيراً ولكنه ينطوي على بعض التحديات.
دعنا نفهم السبب.
1. معلومات متفرقة عن السفر
يمكن أن يكون التوفيق بين تفاصيل السفر كابوساً عند السفر للعمل. معلومات رحلة الطيران في تطبيق، وحجوزات الفنادق في تطبيق آخر، والاجتماعات في التقويم أو البريد الإلكتروني - من السهل أن تفقد المسار الصحيح وتفوتك تفاصيل مهمة، مما يتسبب في تأخيرات وتوتر لا داعي له.
2. المشكلات اللوجستية
قد يكون حجز الرحلات الجوية والفنادق لرحلات العمل وتصفح مواقع إلكترونية متعددة للحصول على السعر والجدول الزمني الأمثل مستهلكاً للوقت ومرهقاً. وبمجرد وصولك إلى وجهتك، قد يكون معرفة الاتجاهات وخيارات النقل إلى المواقع الجديدة آخر شيء تريد أن تنفق عليه جهدك الذهني، خاصةً عندما تفضل التركيز على الاجتماع أو المؤتمر الذي سافرت من أجله في المقام الأول. ليلة الجمعة
3. التكيف مع اختلافات المناطق الزمنية
في الوقت الذي تنهي فيه ليلة الجمعة في سيدني، من المحتمل أن يكون فريقك في الوطن في سان فرانسيسكو في منتصف دورة نوم عميقة بعد يوم خميس طويل. هذا الاختلاف في المنطقة الزمنية يعقّد جدولة الاجتماعات، والبقاء على اطلاع على الأمور العاجلة، ومشاركة التحديثات الهامة، واتخاذ القرارات في الوقت الحقيقي. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لاضطراب الرحلات الجوية الطويلة أن يمنعك من الحفاظ على تركيزك والإنتاجية عبر القارات في الأيام القليلة الأولى من السفر للعمل.
4. الامتثال لسياسة السفر الخاصة بالشركة
يمكن أن تكون قراءة وثائق سياسة السفر الخاصة بالشركة عملاً روتينياً، خاصةً إذا كانت السياسات خاصة بكل منطقة أو إذا كنت بحاجة إلى تحويل البدلات إلى عملات مختلفة. تميل وثائق السياسة أيضاً إلى أن تكون طويلة ومعقدة ومليئة بالمصطلحات القانونية، مما يؤدي إلى الارتباك أو يجعلك ترغب في التخلص منها تماماً.
5. مخاوف تتعلق بالسلامة
يصاحب سفر العمل بعض الشكوك، مثل المخاطر الصحية وحالات الطوارئ والتهديدات الأمنية. بالإضافة إلى ذلك، فإن استيعاب القوانين المحلية وتحديد موقع الخدمات الطبية الموثوقة يمكن أن يزيد من التوتر.
وترتفع المخاطر أكثر بالنسبة للنساء، مع 71% من المسافرات من سيدات الأعمال يواجهن مخاوف تتعلق بالسلامة في رحلاتهن.
6. تخطيط التكاليف والميزانية
الرحلات الجوية والفنادق والوجبات وغيرها من النفقات تتراكم بسرعة. أضف إلى ذلك أن تتبع الإيصالات ومعرفة ما تغطيه الشركة يمكن أن يكون أمراً شاقاً. يمكن للإيصالات المفقودة أو النفقات غير المشمولة في البوليصة أو المواعيد النهائية المنقضية للتقديم أن تفسد ميزانيتك.
7. الاختلافات الثقافية
لكل بلد توقعاته الدقيقة لما يشكل سلوكاً مهنياً. فما يُعتبر مهذباً ومحترماً يمكن أن يختلف بشكل كبير من بلد إلى آخر. فالتحية غير الرسمية في مكان ما قد تبدو غير مهذبة أو مألوفة بشكل مفرط في مكان آخر. هذه الاختلافات الثقافية يمكن أن تجعلك تشعر بأنك في غير مكانك إذا لم تكن مستعداً أو على دراية جيدة.
8. عملية السداد المرهقة
تخيل أنك تنفق أموالك التي كسبتها بشق الأنفس على نفقات السفر في العمل، فقط لتواجه عملية سداد بطيئة مليئة بالأوراق المربكة والمواعيد النهائية. يمكن أن تحدث تأخيرات في السداد على الرغم من التخطيط المالي الدقيق، مما يؤدي إلى إفساد ميزانيتك، وزيادة الإحباط، وتقليل الإنتاجية.
كما نرى أعلاه، يمكن أن يصبح سفر العمل مرهقاً. والخبر السار هو أن هناك طرقاً للتغلب على هذه الفوضى.
20 نصيحة حول كيفية السفر للعمل
1. قم بأبحاثك
حتى إذا كنت مسافرًا إلى الخارج في رحلات قصيرة، فمن الجيد أن تبحث عن الثقافة والعادات وآداب العمل المحلية. على سبيل المثال، يعتبر إحضار هدية إلى اجتماع مع عميل أمراً مهذباً في بعض البلدان، في حين أن تبادل بطاقات العمل بكلتا اليدين أمر مناسب في بلدان أخرى.
تعلّم عبارات مثل "مرحباً" و"شكراً" و"معذرةً" باللغة المحلية لسد الفجوات الثقافية وتسهيل التفاعلات الأكثر سلاسة. ابحث عن أفضل الطرق وأساليب السفر، مثل نظام المترو المترامي الأطراف في طوكيو أو خدمات سيارات الأجرة في لندن، لتجنب الضياع أو التأخير في الطريق إلى الاجتماعات المهمة.
وبدلاً من جمع كل هذه المعلومات عبر دفاتر الملاحظات الرقمية المختلفة والملاحظات اللاصقة، قم بتخزينها في مستندات ClickUp يمكن أن يساعدك في الوصول إلى كل شيء في مكان مركزي واحد، في أي وقت.
أنشئ مستندًا لرحلتك. استخدم العناوين الرئيسية والعناوين الفرعية والصفحات المتداخلة واللافتات الملونة ووسائل الشرح لتنظيم المعلومات مثل:
- تفاصيل الرحلة
- حجوزات الإقامة
- مسارات الرحلة اليومية
- خطط المواصلات
- الخرائط والاتجاهات
- توصيات المطاعم
أضف الصور، والروابط، والملفات، وقوائم المراجعة إلى إدخالاتك للحصول على جميع المعلومات منظمة بدقة في مكان واحد.
تخزين معلومات السفر الرئيسية والوصول إليها باستخدام مستندات ClickUp Docs
2. إنشاء مسار رحلة مفصّل
قد يكون التخطيط لرحلة عمل أثناء قيامك بمسؤوليات وظيفتك بدوام كامل أمراً مربكاً. لإبقاء كل شيء على المسار الصحيح، يمكنك إنشاء خط سير مفصّل بما في ذلك
- جداول الاجتماعات والمواقع والتحضيرات اللازمة
- وقت التنقل بين أماكن العمل المختلفة - كيف ستصل إلى هناك وأي تأخيرات محتملة
- الأنشطة الشخصية مثل فعاليات التواصل أو مقابلة الأصدقاء
- وقت الفراغ لمشاهدة المعالم السياحية واستكشاف أماكن جديدة
يمكن أن يساعدك التخطيط المسبق على تجنب التوتر والتأخير في اللحظة الأخيرة. يمكنك حتى استخدام تطبيقات تدوين الملاحظات الرقمية أو تطبيقات التقويم لتتبع كل شيء.
ومع ذلك، إذا كنت لا تريد البدء من الصفر، فإن قالب مخطط السفر ClickUp خيار رائع.
قالب مخطط السفر الخاص بـ ClickUp
بفضل واجهته سهلة الاستخدام، يمكنك بسهولة إضافة جدولك الزمني وتعديله ومشاركته مع الزملاء أو العملاء، مع الاحتفاظ بكل شيء في السجلات والجميع على نفس الصفحة.
💡 نصيحة احترافية: استخدام أداة تخطيط السفر بالذكاء الاصطناعي لإنشاء مسارات رحلات مخصصة ومتكاملة تساعدك على استيعاب المعالم السياحية والتجارب الثقافية في رحلة عملك
3. احجز إقامات ذكية
مع الجداول الزمنية الضيقة والاجتماعات المتعددة، يمكن أن يوفر لك اختيار أماكن الإقامة ذات الموقع المناسب الوقت والتوتر. حجز إقامتك بالقرب من مكتب عميلك أو مركز المؤتمرات الخاص بمؤتمرك يعني تقليل القلق من حركة المرور أو التأخير في التنقل، والهدوء الذي يأتي من معرفة أنك ستحضر الاجتماعات في الوقت المحدد وبشعور بالانتعاش.
بالإضافة إلى ذلك، ضع في اعتبارك الفنادق التي تركز على رجال الأعمال مع وسائل الراحة مثل خدمة الواي فاي المجانية وقاعات المؤتمرات وخيارات الإفطار المبكر. حيث يمكنها تعزيز إنتاجيتك وتجربة رحلتك بشكل عام.
4. احزم أمتعتك بكفاءة
يمكن أن يكون نسيان الضروريات في رحلات العمل كابوساً مزعجاً. لتجنب مثل هذه الانتكاسات، قم بإعداد قائمة مرجعية لحزم الأمتعة تتضمن مستندات العمل والأدوات الإلكترونية وملابس العمل المناسبة والأغراض الشخصية.
يُنصح بتوضيب الحد الأدنى من الملابس البسيطة والمتعددة الاستعمالات في نفس الوقت، والمعروفة أيضاً باسم خزانة الملابس الكبسولية، وذلك للمزج بين الملابس وتنسيقها وتقليل الأمتعة. تذكّر أن تحضر معك شاحناً محمولاً ومحولات خاصة ببلدك لأجهزتك الإلكترونية.
بالإضافة إلى ذلك، ضع في اعتبارك توقعات الطقس وقواعد اللباس لتظهر بمظهر احترافي وتتجنب رحلات التسوق في اللحظة الأخيرة. يمكنك أيضاً استخدام مهام ClickUp ل إنشاء قائمة حزم الأمتعة وإدارتها، مما يتيح لك التحقق من العناصر أثناء التنقل.
لإنشاء قائمة حزم باستخدام مهام ClickUp Tasks:
- أنشئ قائمة جديدة بعنوان "قائمة حزم الأمتعة"
- يصبح كل عنصر تحتاج إلى حزمه مهمة منفصلة
- استخدم المهام الفرعية لفئات قائمة حزم الأمتعة مثل "الملابس" و"أدوات الزينة" و"الإلكترونيات" وغيرها.
- تعيين تواريخ استحقاق أو مستويات أولوية للعناصر بناءً على الأهمية
- عندما تحزم كل عنصر، ضع علامة على المهمة على أنها مكتملة
للتنظيم المرئي، استخدم لوحة كانبان الخاصة ب ClickUp لتصنيف العناصر على أنها "للتعبئة" أو "معبأة" أو "للشراء" يضمن هذا النهج عملية تعبئة شاملة ومنظمة، مما يقلل من خطر نسيان العناصر الأساسية.
استخدام قوائم مهام ClickUp لإنشاء قوائم مهام ببضع خطوات بسيطة
5. استخدام وكالات سفر الشركات
هل تريد تأمين أفضل أسعار سفر الشركات ومساعدة الخبراء في السفر؟ يمكن لوكالات سفر الشركات مساعدتك.
تستفيد هذه الوكالات من علاقاتها مع شركات الطيران، والفنادق، ومقدمي الخدمات الآخرين وتتفاوض على أسعار أقل لتأمين صفقات أفضل لك ولشركتك. كما أنها تتأكد أيضاً من أن حجوزاتك تتوافق مع سياسات السفر الخاصة بالشركة، مما يوفر عليك المشاكل المحتملة في المستقبل.
في حالة حدوث اضطرابات في السفر مثل إلغاء الرحلات أو تغييرها، تتولى هذه الوكالات إعادة حجز الرحلات وترتيب أماكن إقامة بديلة. مع وكالة سفر الشركات التي تتولى إدارة احتياجات سفرك، يمكنك التركيز على تحقيق أهداف العمل الخاصة بسفريات العمل بدلاً من الخدمات اللوجستية.
اقرأ المزيد:_ أفضل 10 تطبيقات تركيز لمساعدتك في الحفاظ على إنتاجيتك في عام 2024
6. حمل كل من النقود والبطاقات
واحدة من أكثر نصائح السفر للعمل فعالية هي تنويع خيارات الدفع الخاصة بك لإجراء معاملات سلسة.
في حين أن بطاقات الائتمان مقبولة على نطاق واسع في العديد من الأماكن وتوفر الأمان، فإن وجود بعض العملات المحلية في متناول اليد مفيد للمشتريات الصغيرة أو الإكراميات أو المواقف التي لا تُقبل فيها البطاقات.
علاوة على ذلك، قم بإخطار البنك الذي تتعامل معه بخططك للسفر لتجنب أي مشاكل مع بطاقاتك التي يتم الإبلاغ عنها بسبب نشاط مشبوه في حسابك المصرفي. أيضاً، اختر بطاقة ائتمان مناسبة للسفر بدون رسوم معاملات أجنبية لتوفير التكاليف.
7. استفد من مكافآت السفر
الانضمام إلى برامج المكافآت أو برامج الولاء الخاصة بشركات الطيران والفنادق يعزز بشكل كبير من تجربة سفرك في العمل من خلال توفير فرص لكسب النقاط للحصول على ترقيات الغرف أو الإقامات المجانية أو تذاكر الطيران المخفضة. يتيح لك الانضمام إلى نفس شركة الطيران أو سلسلة الفنادق في رحلات عملك مزايا حصرية وإمكانية الوصول إلى وسائل الراحة أو الخدمات الخاصة.
كما تقدم بعض البرامج أيضاً مزايا مثل أولوية الصعود إلى الطائرة أو الدخول المجاني إلى صالات المطار لجعل رحلتك أكثر سلاسة.
8. تتبع النفقات
يبدأ السداد السريع والفعال من خلال تتبع النفقات بدقة.
لذا، استخدم برنامج السفر والمصروفات لتسجيل النفقات أثناء التنقل ومسح الإيصالات ضوئيًا لسهولة حفظ السجلات. تتكامل بعض التطبيقات أيضاً مع برنامج المحاسبة الخاص بشركتك، مما يجعل عملية السداد سهلة للغاية. كن على دراية بسياسة النفقات الخاصة بشركتك للحفاظ على امتثال المطالبات وخالية من المتاعب. قالب تقرير النفقات الخاص ب ClickUp يمكن أن يساعدك هنا. إنها أداة فعالة للإدارة المالية تتيح لك تسجيل النفقات وتصنيفها، ووضع حدود للميزانية، وتحليل أنماط الإنفاق من خلال تقارير شاملة.
قالب تقرير النفقات ClickUp
يمكن أن يساعدك:
- تسجيل بيانات النفقات بتنسيق موحد
- تجنب تتبع النفقات يدويًا عن طريق إضافة نسخ ممسوحة ضوئيًا إلى إدخالاتك
- مراجعة أنماط الإنفاق في نهاية الرحلة وتكرارها للرحلة التالية
9. استخدام تطبيقات إدارة السفر تطبيقات إدارة السفر تدمج جميع معلومات سفرك في مكان واحد، وتوفر تحديثات في الوقت الفعلي عن حالة الرحلات وتغييرات البوابات والطقس المحلي. يُعدّ الوصول إلى مسار رحلتك في وضع عدم الاتصال بالإنترنت ميزة أخرى لا تُقدّر بثمن، مما يضمن لك البقاء على اطلاع حتى في المناطق التي تعاني من ضعف الاتصال بالإنترنت.
تساعدك هذه التطبيقات أيضاً من خلال تخزين المستندات الأساسية رقمياً - مثل جوازات السفر والتأشيرات وتفاصيل التأمين - مما يضيف مستوى أمان إضافي وراحة إضافية لرحلتك.
يمكنك استخدام عرض تقويم ClickUp لتخطيط كل يوم من أيام رحلتك بشكل مرئي، بدءاً من الرحلات الجوية إلى الاجتماعات، مما يضمن لك خط سير منظم بشكل جيد. يمكنك أيضاً التعاون بسلاسة مع الزملاء للبقاء متزامناً مع الاجتماعات والفعاليات.
إعادة جدولة اجتماعاتك في لحظة من خلال ميزة السحب والإفلات في عرض تقويم ClickUp Calendar View
بالإضافة إلى ذلك، استخدم تذكير النقر فوق تذكير للحصول على إشعارات بتواريخ سفرك، بما في ذلك مواعيد تسجيل الوصول وتنبيهات المغادرة والاجتماعات القادمة.
اقرأ المزيد:% أفضل 15 أداة لإدارة الوقت متاحة في عام 2024
10. تحقق في وقت مبكر
يمكن أن تتسبب الطوابير الطويلة عند منافذ تسجيل الوصول خلال ساعة الذروة في حدوث تأخيرات، مما يؤدي إلى تعطيل مواعيدك واجتماعاتك. وللتغلب على الذروة، توفر معظم شركات الطيران تسجيل الوصول عبر الإنترنت قبل 24 ساعة من الإقلاع على موقعها الإلكتروني أو تطبيقها، مما يتيح لك الذهاب مباشرةً إلى الأمن باستخدام بطاقة الصعود إلى الطائرة الرقمية.
كما توفر بعض شركات الطيران أيضاً أولوية الصعود إلى الطائرة لأولئك الذين يقومون بتسجيل الوصول قبل بضع ساعات، مما يضمن لك بداية أكثر راحة لرحلتك.
11. فهم سياسات السفر الخاصة بالشركات
تسمح لك مراجعة سياسات السفر الخاصة بالشركة والالتزام بها، بدءاً من طرق الحجز وحدود النفقات إلى إجراء التوقعات، بالتخطيط لرحلة عملك وفقاً لذلك، مما يوفر عليك الوقت والتعارضات المحتملة أثناء عملية السداد.
💡 نصيحة احترافية: _يمكنك تخزين تفاصيل البوليصة في قالب ClickUp Travel Planner Template أو ClickUp Docs لسهولة الوصول إليها أثناء التنقل. إذا كان أي جزء من السياسة غير واضح، فلا تتردد في الاتصال بقسم الموارد البشرية أو قسم السفر لديك للحصول على توضيح وتخطيط سلس
12. كن قابلاً للتكيف
على الرغم من التخطيط الدقيق، فإن التأخيرات غير المتوقعة في الرحلات الجوية أو الإلغاء المفاجئ للاجتماعات يمكن أن يعطل سفر العمل.
لذا، كن جاهزاً لخطط الطوارئ، مثل طرق السفر البديلة أو جهات الاتصال المحلية للنقل. حافظ على مرونة جدولك الزمني لاستيعاب التأخير في حركة المرور أو سوء الأحوال الجوية.
بالإضافة إلى ذلك، يساعد حجز الرحلات في الصباح الباكر أو الرحلات المباشرة على تجنب التأخير الناجم عن جداول السفر المترابطة. تذكّر أيضاً أن تطلع زملاءك وعملاءك على خط سير الرحلة (وأي تغييرات تطرأ عليه) وتعديل الاجتماعات حسب الضرورة.
13. ابقَ آمناً أثناء التنقل
الاعتناء بأمنك الشخصي والرقمي يحافظ على رحلتك خالية من التوتر وممتعة.
لتجنب الحوادث المؤسفة، احتفظ بمتعلقاتك في مكان قريب وابقَ متيقظاً، خاصةً في الأماكن المزدحمة أو غير المألوفة. عند استخدام شبكات Wi-Fi العامة، والتي غالباً ما تكون غير آمنة، حاول استخدام VPN (الشبكة الافتراضية الخاصة) لـ حماية بياناتك، خاصةً عند التعامل مع معلومات حساسة مثل بيانات الشركة أو العميل أو المعلومات المالية.
علاوةً على ذلك، استخدم محفظة سفر أو حزام نقود للحفاظ على مستنداتك المهمة وأشياءك الثمينة آمنة.
14. تغلب على اضطراب الرحلات الجوية الطويلة
حاول أن تصل إلى وجهتك قبل يوم أو حتى يومين من الاجتماعات أو الأحداث المهمة لتستقر وتقلل من إجهاد اضطراب الرحلات الجوية الطويلة. قضاء بعض الوقت في التأقلم مع البيئة الجديدة والمنطقة الزمنية الجديدة.
هذا النهج الاستباقي يعيد ضبط ساعة جسمك بشكل أسرع، مما يضمن لك الانتعاش واليقظة في ارتباطات العمل.
15. ضع حدوداً
قد يشعرك التنقل في رحلات العمل وكأنك تتوازن على حبل مشدود، ولكن وضع الحدود يمكن أن يحافظ على إنتاجيتها وتوازنها. عرض التقويم الخاص بـ ClickUp يمكن أن يساعدك في تحديد ساعات عملك ومشاركة أوقات تواجدك مع زملائك. بالإضافة إلى ذلك، يساعدك إيقاف تشغيل الإشعارات غير الضرورية والفصل بين العمل والأجهزة الشخصية في الحفاظ على تركيزك والتوازن الصحي بين العمل والحياة الشخصية.
تنظيم المشاريع، وتخطيط الجداول الزمنية، وتصور عملك على طريقة عرض التقويم المرنة في ClickUp
يمكنك أيضًا تخصيص مساحة عمل مخصصة لرسم خط واضح بين العمل والاسترخاء. بمجرد أن تغادر مساحة العمل تلك، حاول أن تبتعد عن العمل وقضاء بعض الوقت في الأنشطة التي تمنحك الهدوء والمتعة.
وأخيراً، لا تنسَ إعطاء الأولوية للرعاية الذاتية في رحلة العمل. تأكد من الحصول على قسط كافٍ من النوم، وممارسة الرياضة، وأخذ فترات راحة منتظمة لتجنب الإرهاق.
16. تعزيز الإنتاجية في وقت السفر
قبل التوجه إلى الخارج، حدد أهم مهامك وخطط لإنجازها بكفاءة في رحلة عملك. لا تنسَ أيضاً الضروريات، مثل الكمبيوتر المحمول والشاحن المحمول ونقطة اتصال Wi-Fi للاتصال بالإنترنت بشكل موثوق.
بالإضافة إلى ذلك، استغل وقت السفر - مثل الرحلات الجوية أو ركوب القطار - لمتابعة رسائل البريد الإلكتروني أو مراجعة المستندات أو التخطيط لخطواتك التالية. ضع في اعتبارك تطبيقات الإنتاجية التي تعمل دون اتصال بالإنترنت للبقاء على اطلاع على كل شيء حتى بدون الإنترنت.
اقرأ المزيد:_ 15 أسلوبًا لإدارة الوقت لزيادة إنتاجية فريقك
17. حافظ على صحتك
إن الحفاظ على صحتك أثناء رحلة العمل أمر بالغ الأهمية لرفاهيتك وإنتاجيتك.
ولتحقيق ذلك، التزم بنظام غذائي متوازن لتجنب المشاكل الصحية واحزم حقيبة إسعافات أولية تحتوي على الأدوية الأساسية والفيتامينات وطارد الحشرات. اشرب كمية كافية من الماء لتجنب الجفاف وتناول وجبات مغذية ومشبعة في المطارات والفنادق.
حاول ألا تتخطى وجبات الطعام حتى لو كان جدولك مزدحماً، وإذا كانت معدتك حساسة، فالتزم بالأطعمة المألوفة في رحلة العمل.
يمكنك أيضاً استخدام صالة الألعاب الرياضية في الفندق أو المشي السريع بين الاجتماعات أو ممارسة تمارين سريعة في غرفتك للحفاظ على نشاطك.
18. ابق على اتصال
إن البقاء على اتصال مع الزملاء والعملاء أثناء تواجدك بعيداً عن المكتب المنزلي أمر بالغ الأهمية. استخدم أدوات مثل Slack أو Zoom أو Microsoft Teams للمراسلة في الوقت الفعلي ومكالمات الفيديو ومشاركة الملفات للبقاء على اتصال رغم بُعد المسافة.
بالإضافة إلى ذلك، ضع في اعتبارك اختلاف المناطق الزمنية عند جدولة الاجتماعات. أرسل تحديثات منتظمة حول التقدم المحرز للحفاظ على الشفافية وضمان سير العمل بسلاسة.
في العمل، استخدم عرض دردشة ClickUp للتواصل المتسق. إنه يجعل مناقشات مشروعك مركزية و الاتصالات غير المتزامنة وتبسيط التنسيق عبر المناطق الزمنية وضمان بقاء فريقك عن بُعد على المسار الصحيح.
حافظ على جميع الاتصالات من طلبات التعاون إلى تحديثات الحالة تحت سقف واحد مع ClickUp Chat
19. خصص وقتاً للمرح
لا شيء أسوأ من زيارة مكان جميل ورؤية ما بداخل قاعات المؤتمرات فقط.
بدلاً من ذلك، حاول أن تستغل أوقات فراغك في استكشاف المعالم السياحية المحلية، أو تذوق المأكولات المحلية أو التنزه في حديقة قريبة أو سوق صاخب. هذه التجارب الثقافية تجدد نشاطك وتوفر لك بداية رائعة للمحادثات مع العملاء أو الزملاء.
خطط لهذه الأنشطة وفقاً لمقدار الوقت المتاح لك في الإجازة أو من خلال الاستفادة من عطلات نهاية الأسبوع الطويلة حتى لا تتعارض مع مسؤوليات عملك.
💡 نصيحة احترافية: _للعثور على مراجع للأنشطة الممتعة في مكان جديد، يمكنك استخدام تطبيقات مثل Tripadvisor وGetYourGuide وKlook وغيرها. ويمكنك البحث عن الجولات والتجارب المحسّنة وجداول الفعاليات والمهرجانات المحلية أو اللقاءات المحلية خلال أيام إجازتك
20. وثّق تجاربك
هل تعبت من التعرض لنفس المطبات في كل رحلة عمل؟ ابدأ بتوثيق رحلاتك وحوّل تلك المطبات إلى دروس مستفادة في المرة القادمة.
احتفظ بدفتر يوميات السفر لتتبع ملاحظات الاجتماعات، والعقبات اللوجستية، والنصائح المحلية، وجهات الاتصال الرئيسية. دوّن ما نجح وما لم ينجح - سواء كانت قائمة حزم الأمتعة التي قمت بتسميرها أو الفندق الذي ستتجنبه في المرة القادمة. يمكنك حتى مشاركة هذا الدليل مع الأعضاء الجدد في فريقك أو المسافرين من رجال الأعمال عديمي الخبرة.
💡 نصيحة احترافية: _استخدم مستندات ClickUp Docs لتجميع تفاصيل سفرك بشكل مركزي. أضف نتائجك في شكل إدخالات دفتر يوميات السفر أو نقاط نقط نقطية وخزنها في مجلد السفر الخاص بالرحلة
قم برحلات العمل الخاصة بك مع ClickUp
سواء أكنت مسافراً إلى الخارج، أو تحضر اجتماعاً مع عميل في ولاية أخرى، أو تعمل عن بُعد في مدينة جديدة، يمكن أن يساعدك ClickUp في تحقيق أقصى استفادة من رحلات العمل وإيجاد طرق لتحقيق الإنتاجية أثناء السفر.
فهو يساعدك على تبسيط عملية سفرك، بدءاً من إنشاء مسارات سفر مفصلة باستخدام قالب مخطط السفر إلى تتبع النفقات باستخدام قالب تقرير النفقات.
علاوة على ذلك، تُبقي ميزة ClickUp Calendar View زملاءك على اطلاع دائم بتوافرك، كما أن ClickUp Docs وTasks تنظم المعلومات المهمة وتضعها في مكان مركزي، حتى لا تفوتك أي خطوة في رحلتك.
هل تريد التحكم في تخطيط رحلات العمل الخاصة بك؟ اشترك في ClickUp مجاناً اليوم