15 فكرة لتنظيم مكتب العمل لزيادة الإنتاجية

لطالما كان تنظيم المكتب أمرًا صعبًا بالنسبة للكثيرين منا الذين يعملون من المنزل أو في المكتب.

على سبيل المثال، عندما كنتُ أعمل صحفياً كنتُ أراكم الجرائد القديمة والصفحات المطبوعة والتصاميم التخطيطية على مكتبي الكبير وطاولة الاجتماعات.

كانت طريقتي المفضلة هي تكديس جميع الأوراق والكتيبات والملاحظات القديمة في خزانة ملفات بجوار مكتبي ثم لا أنظر إليها لفترة طويلة جدًا.

حظًا موفقًا في العثور على قائمة مهامي أو العثور على ملف في أي لحظة

إليك الخبر السار: هناك طريقة أفضل للحفاظ على مكتبك منظمًا (15 ملفًا على وجه الدقة)!

فيما يلي 15 نصيحة وحيلة لتنظيم مكتبك لمساعدتك في الحفاظ على تنظيم عملك والعثور على أي شيء في أي لحظة.

لنبدأ.

15 فكرة ونصائح لتنظيم المكتب

1. احتفظ بمساحة مكتب مفتوحة

حافظ على المنطقة المجاورة لجهاز الكمبيوتر الخاص بك مباشرة، خالية من أي فوضى. بهذه الطريقة، يمكنك مراجعة الأوراق أو المستندات على الفور دون إخلاء أي مكتب أو مساحة مكتبية.

ولا تحتفظ بالأشياء هنا لفترة طويلة.

قم بمراجعتها وتعديلها والموافقة عليها ونقلها.

نوعًا ما مثل سير عمل كانبان!

هذا مجال آخر حيث تطبيقات المؤسسة وبرامج إدارة المشاريع من الموارد الرائعة التي يمكنك الحصول عليها. في العديد من الأدوات مثل ClickUp، يمكنك مراجعة المستندات وإرفاقها هناك, الحفاظ على تنظيم مساحتك الرقمية كذلك.

هل أنت مهتم بتجربة سير العمل بأسلوب كانبان؟ اطّلع على قالب لوحة كانبان البسيطة من ClickUp !

اجمع كل مهامك ومواعيدك النهائية وتفاصيل مشروعك في مكان واحد باستخدام قالب مخطط جانت البسيط من ClickUp

قم بتنزيل هذا القالب

2. احتفظ بحاسوبك المكتبي أمامك

يساعدك الاحتفاظ بجهاز الكمبيوتر المكتبي أو الكمبيوتر المحمول أمامك في الحفاظ على تركيزك.

ومع ذلك، يجب أن يكون مريحًا أيضًا، لذا احرص على أن تكون الشاشة أمامك بحيث يمكنك الجلوس في مواجهتها وظهرك مستقيمًا. امنح نفسك مساحة كافية، حوالي 1.5 قدم أمامك.

_ وماذا عن أسلاك الكمبيوتر؟

احتفظ بها خلف مكتبك وجرّب أربطة أسلاك الكمبيوتر لإبعاد تلك الأسلاك والشواحن.

يمكنك دائماً وضع منظم لسطح المكتب أيضاً إذا أردت.

3. ضع الأشياء التي تستخدمها أكثر من غيرها بالقرب من يدك المهيمنة

يمكن أن يساعد وجود أغراضك الأكثر استخدامًا بالقرب منك في منع الحركات غير الضرورية التي قد تؤدي إلى الشعور بعدم الراحة أو التعب. على سبيل المثال، يمكن أن يؤدي الوصول المتكرر إلى عنصر ما عبر المكتب إلى الشعور بألم في الكتف والرقبة بمرور الوقت، مما يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية وعدم الراحة.

نصيحة سريعة: استخدم مساحة الحائط الخاصة بك. إذا لم يكن لديك مساحة تخزين كبيرة في منطقة مكتبك أو مكتب صغير، فقد يكون الحل هو الرف العائم. ومع ذلك، إذا لم يكن لديك أي مساحة خالية على الحائط، فقم بشراء صينية مكتب قابلة للتكديس.

4. احتفظ فقط بما تحتاجه على مكتبك

يعد الاحتفاظ بما تحتاجه فقط على مكتبك طريقة ممتازة للحفاظ على التنظيم والإنتاجية. يمكن أن تكون مساحة العمل المزدحمة مشتتة للانتباه وتجعل من الصعب التركيز على المهمة التي بين يديك. من خلال الاحتفاظ بالأشياء الأساسية فقط في متناول يدك، ستحصل على مساحة عمل أنظف وأكثر انسيابية تسمح لك بالتركيز بشكل أفضل.

5. قم بترميز ملفاتك بالألوان

نعم، احتفظ بالأشياء العاجلة والضرورية.

ولكن يمكنك اتخاذ خطوة إضافية وفصلها إلى أقسام مختلفة باستخدام حاملات الملفات الملونة أو منظمات الملفات أو الفواصل. 📂

دعنا نقول

• الأحمر للتسويق
• الأخضر للمبيعات
• الأزرق للإبداع/التصميم
• الأصفر للتقارير، وهكذا.

بهذه الطريقة، ستتعرف بسرعة على اللون عندما تحتاج إلى عنصر معين.

طبّق هذا المستوى نفسه من تنسيق الألوان على مكتبك الافتراضي باستخدام ClickUp! جرّب استخدام قالب مصفوفة أولويات ClickUp لتنظيم مهامك بألوان وأولويات مختلفة.

استخدم قالب مصفوفة أولويات ClickUp هذا لتحديد المهام الحرجة التي تم رسمها حسب الحاجة الملحة والتأثير والأهمية

قم بتنزيل هذا القالب

6. تجميع العناصر المتشابهة معًا

ما لم تكن فنانًا يستخدم دهانات الأكريليك والفرش والكثير من المستلزمات الأخرى، فغالبًا ما تتسع جميع مستلزمات مكتبك في درج واحد.

فقط احتفظ بدرج مكتب واحد لمستلزمات مكتبك متعددة الوظائف.

ولا بأس إذا كان المقص الخاص بك يوضع هناك، إلى جانب الملاحظات اللاصقة والدبابيس اللاصقة وشريط الواشي المفضل.

والآن، يمكنك استخدام أدراجك الأخرى لأشياء أخرى، مثل تلك الأسلاك التي لم تنسى رميها أو ربما حتى درج مخصص للوجبات السريعة 😉

في انقر فوق ، يمكنك دمج التجميع في مكتبك الافتراضي الافتراضي أيضًا!

استخدم التسلسل الهرمي للمشروع المنظم لتجميع المهام ذات الصلة ووضع الأشياء في المكان الذي تنتمي إليه.

مكافأة:

/مرجع/ https://clickup.com/blog/space-planning-software//** برنامج تخطيط الفضاء /%/href/_

!

7. تخلص من الملاحظات اللاصقة

هل أنت الشخص الذي يملأ شاشته بأكملها بـ الملاحظات اللاصقة_ ثم يسمي كل شيء "مهم"؟

فيما يتعلق بأفكار تنظيم المكتب، ربما لا يكون هذا هو أفضل طريق يمكن اتباعه.

لا يقتصر الأمر على إمكانية سقوط إحدى هذه الملاحظات وسقوطها في سلة المهملات فحسب، بل إن تعليق الكثير من الملاحظات على شاشتك يبدو مبتذلًا وفوضويًا.

سيكون من الأفضل لك الحصول على إشعارات في إدارة المشروع أو منصة الإنتاجية حيث سيكونون في مأمن من مخاطر الفراغ المكتبي.

احتفظ بتلك الملاحظات اللاصقة للمهام الأكثر إلحاحًا فقط أو تلك الفكرة المجنونة الأخيرة التي لا تريد أن تنساها أثناء تناول الغداء.

تذكر أن الملاحظات اللاصقة مخصصة للتذكيرات العاجلة فقط. فهي ليست قائمة المهام .

تريد معرفة المزيد تنظيم المكاتب خيارات؟ اطّلع على أفضل 30 أداة لمساعدتك على الفور .

8. الحد من العناصر الشخصية

يمكن أن يكون الحد من الأغراض الشخصية مثل الصور والتحف على مكتبك مفيدًا للغاية في الحفاظ على التنظيم والإنتاجية. في حين أنه قد يكون من المغري تزيين مساحة عملك بالأغراض الشخصية، إلا أن الفوضى المفرطة يمكن أن تصبح مصدر إلهاء سريعًا وتقلل من وظائف مكتبك.

9. تحكم في إشعاراتك الحمل الزائد للإشعارات هو أمر حقيقي. على الرغم من أنه قد يحدث رقميًا فقط، إلا أنه لا يزال بإمكانه التأثير على طريقة تفكيرك في مكتبك.

إذا وضعت هاتفك الخلوي في درج أو جانبًا في حامل الهاتف، فلن تكون مشتتًا بنفس القدر.

أو بدلاً من ذلك، اختر أدوات مثل ClickUp التي تتيح لك تخصيص إشعاراتك !

تسمح لك الإشعارات الذكية بتحديد نوع الإجراءات التي تؤدي إلى تشغيل الإشعارات. سواء كان تعليقًا جديدًا، أو مهمة تم إنشاؤها، أو تغيير الحالة، يمكن لـ ClickUp إرسال إشعارات لأي شيء تريده.

10. احتفظ بالمستندات ذات الصلة والعاجلة فقط على مكتبك

هل تذكر كيف بدأت هذا المقال بالحديث عن كل تلك الأوراق؟

كم كان ذلك ضروريًا؟

كم من ذلك كان ضرورياً للغاية؟

ليس كله، هذا أمر مؤكد.

فبمجرد مراجعتي لوثيقة ما، كان يجب أن أتخلص منها أو أضعها في ملف لحفظها في مكان آمن على المدى الطويل.

هل تحلمين بـ مكتبلا ورقي ؟ ألقِ نظرة على هذه 11 نصيحة لجعلها حقيقة واقعة .

11. استخدم كتبك أو خذها معك إلى المنزل

في أحد الأماكن التي كنت أعمل بها، كان لدينا نادٍ للكتاب حيث يقرأ أعضاء الفريق كتبًا مختلفة كل شهر ثم يتشاركونها.

كما كنا نتبادل الكتب في كثير من الأحيان، حتى أنني أحضرت بعض الكتب من المنزل.

كان هذا رائعًا من الناحية النظرية إلى أن بدأت في تكديسها على الرفوف. 📚

كنت أستخدمها كمرجع فقط في بعض الأحيان وليس بشكل متكرر بما يكفي للاحتفاظ بها.

إذا كنت لا تريد أن تتخلى عن كتبك، فاحصل لنفسك على رف للكتب أو وحدة رفوف لها بدلاً من نثرها على مكتبك.

هل تشعر بالإبداع؟ جرب مساند الكتب بنفسك لإبقاء الكتب في مكانها الصحيح.

12. نظف قبل أن تذهب

إحدى العادات الرائعة هي تنظيف مساحة عملك قبل أن تذهب.

حاول التنظيف كل يوم، حتى تحصل على بداية جديدة في اليوم التالي. وأزل الفوضى من مساحة العمل أو المكتب المنزلي بالكامل كل أسبوع أو شهر.

أما بالنسبة لمساحة مكتبك الافتراضية في ClickUp، فيمكنك أن تكون بنفس الإنتاجية! تأكد من تنظيف الإشعارات في صندوق الوارد قبل تسجيل الخروج

بهذه الطريقة تحصل على بداية جديدة كل يوم!

13. قم بإنشاء جدول زمني لإعادة التقييم وقت الجدول الزمني في يومك لتدوين تلك الملاحظات اللاصقة التي لا معنى لها الآن والتفكير مرة أخرى في كيفية استخدامك الفعلي لنظامك.

A مهمة متكررة لتذكيرك بهذا مثالي لهذا الأمر!

يمكنك أيضًا قالب جدول ClickUp لجدولة أحداثك وتتبع كل شيء.

قم بتخطيط مهامك الأسبوعية في تقويم ClickUp

تنزيل هذا القالب

14. انقل الفوضى إلى خزانة منظمة

يمكن أن تؤدي مساحات العمل الفوضوية إلى تشتيت الانتباه والتوتر وانخفاض الإنتاجية. من خلال نقل الأغراض غير الضرورية من مكتبك إلى خزانة أو مساحة تخزين، ستحصل على مساحة عمل أكثر نظافة وتركيزًا مما يساعدك على الاستمرار في أداء مهامك وإنجاز المزيد من الأعمال.

قد تجد أن مجرد وجود مساحة مخصصة لتخزين الأغراض يساعدك على تقليل الشعور بالإرهاق بسبب الفوضى، مما يؤدي إلى شعور أكبر بالهدوء والتحكم في بيئة عملك.

15. إخفاء الأسلاك الكهربائية

يعد إخفاء الأسلاك الكهربائية استراتيجية مفيدة للبقاء منظمًا في مكتبك وزيادة إنتاجيتك. يمكن أن تؤدي الأسلاك والأسلاك المكشوفة إلى خلق مساحة عمل مشوشة بصريًا، مما يؤدي إلى تشتيت الانتباه والشعور بعدم التنظيم.

بالإضافة إلى ذلك، فإن وجود أسلاك متشابكة ومكشوفة يمكن أن يشكل خطرًا على السلامة، حيث يزيد من احتمال تعثرها أو تشابكها.

انظر كيف يمكن لتنظيم المكتب أن يزيد من إنتاجيتك إلى أقصى حد

يمكنك استخدام هذه الأفكار التنظيمية للحفاظ على تركيزك وإنتاجيتك وتجنب الفوضى في مكتبك وعقلك.

ناهيك عن أن تنظيم مكتبك يؤثر على قدرتك على المساهمة في العمل. فبيئة عملك لها تأثير تدريجي على مشاريعك ومهامك وتعاون فريقك.

وعندما تكون خاليًا من الفوضى، تكون حرًا في الإبداع.

يساعدك ذلك على إبعاد المشتتات وخلق بيئة رائعة للكتابة أو العمل على الفكرة الكبيرة التالية أو بناء شيء جديد.

يمكن أن يكون تنظيف مكتبك أفضل شيء تفعله على الإطلاق. سواءً كنت طالبًا أو محترفًا، استخدم هذه النصائح لرفع مستوى

لذا ذات يوم، عندما تجد نفسك تشعر بالملل في العمل ، تأكد من تنظيف مكتبك!