تقليدياً، كان يتم شراء البرمجيات من قبل فرق المشتريات، التي كانت تشتري أيضاً كل شيء آخر للشركة، من آلات القهوة إلى المناديل اليدوية.

وكان ذلك ممكناً لأن شراء البرمجيات لم يكن يحتاج إلى معرفة متخصصة. لم يكن هناك سوى عدد قليل من المنتجات في كل فئة، وكانت الأسعار بسيطة.

وقد أدى وصول التقنيات السحابية ونماذج البرمجيات كخدمة (SaaS) إلى تغيير ذلك بشكل كبير.

• كل فئة مزدحمة؛ على سبيل المثال، يسرد G2 قائمة ضخمة تضم 712 منتجًا لبرامج تتبع الوقت
• في حين أن البرمجيات كخدمة تعتمد بشكل عام على الاشتراك، إلا أن التسعير يمكن أن يكون على أساس المستخدم أو على أساس الاستخدام أو على أساس المستوى أو مزيج من هذه الفئات
• يمكن أن تكون عقود البرمجيات كخدمة معقدة؛ على سبيل المثال، قد يحدد مزود البيانات حدود "الاستخدام" بمصطلحات تقنية غير مألوفة لفرق المشتريات
• قد يحتاج التفاوض على البرمجيات كخدمة إلى إجراء مفاوضات شهرية أو ربع سنوية أو سنوية، مما يجعل فرق المشتريات في حالة تأهب دائم

لذلك، تحتاج الشركات إلى استراتيجية المشتريات التي تتغلب على التحديات التشغيلية، وتوفر التكاليف، وتحسن كفاءة العمليات في مجال الشراء باستخدام البرمجيات كخدمة. إليك الطريقة.

عملية الشراء SaaS ## عملية الشراء SaaS

إن اختيار منتج SaaS المناسب لا يتعلق فقط باختيار الحل. بل يتعلق الأمر بضمان شراء حل SaaS المناسب بالسعر المناسب، للأشخاص المناسبين، وبشروط العقد المناسبة.

ولتحقيق ذلك، أنت بحاجة إلى عملية شراء شاملة للبرمجيات كخدمة عملية الشراء . من المفيد أيضًا استخدام برنامج إدارة المشتريات على أداة مثل ClickUp، للحصول على رؤية وتحكم كاملين. لنرى كيف.

1. تحديد احتياجات العمل

قبل الذهاب للتسوق لشراء أدوات SaaS، حدد ما تحتاج إليه. فيما يلي عدد من الأسئلة التي يجب طرحها على فرقك.

ما الذي تحتاجه؟

ما هو المنتج الذي تبحث عنه؟ على سبيل المثال، قد يكون حلاً SaaS لإدارة المشاريع، أو فهرسة البيانات، أو إدارة الرواتب، وما إلى ذلك. تذكر أن تحدد ذلك بوضوح.

على سبيل المثال، قد تطلق على الأداة اسم برنامج إدارة المهام، بينما قد يفضل البائع اسم مساحة العمل الافتراضية. إن معرفة الفرق مفيد في توضيح الفرق.

ما هي الميزات المهمة بالنسبة لك؟

ليست كل أدوات إدارة المشاريع متساوية. لاختيار الأداة المناسبة لك، قم بإدراج جميع الميزات التي تحتاجها. قد تكون هذه الميزات

• إدارة المهام
• تتبع الوقت
• التحكم في الوصول
• التوافر دون اتصال بالإنترنت، إلخ.

أثناء إعداد قائمة، تأكد أيضًا من إعطائها ترتيبًا للأولويات.

لأي غرض تحتاج الأداة؟

قد تكون بعض الأدوات مثل إدارة المشاريع مستمرة. بينما قد تكون أدوات أخرى مثل أداة فهرسة البيانات خاصة بأحد المشاريع التي تقوم بتنفيذها. تساعدك معرفة المدة التي ستحتاج فيها إلى حل SaaS والغرض منه على تبسيط القرارات.

من هم المستخدمون؟

معرفة الفريق الذي سيستخدم البرنامج يساعد أيضاً في التفكير في الميزات التي تحتاجها. على سبيل المثال، إذا كان البرنامج أداة لفريق المبيعات، فسيكون تطبيق الهاتف المحمول ضروريًا. قد تحتاج فرق المالية إلى عرض جدول بيانات.

لذا، اسأل من سيستخدمه. قم أيضًا بحساب عدد التراخيص التي تحتاجها، والتي يمكن أن تكون رافعة تفاوضية رئيسية لاحقًا.

ما هي الأهداف التي ستحققها هذه الأداة؟

على الرغم من أن نقطة الألم التي تعالجها قد تكون بسيطة، إلا أن كل أداة تشتريها يجب أن يكون لها هدف تجاري. على سبيل المثال، تحتاج الشركة إلى أداة لإدارة علاقات العملاء (CRM) SaaS نظام لتتبع تفاعلات العملاء بشكل أفضل وتبسيط العمليات.

لذلك، يمكن تحديد الأهداف من حيث:

• دقة التنبؤ بالمبيعات
• زيادة اكتساب العملاء أو الاحتفاظ بهم
• تحسين فعالية الحملات التسويقية

اعتمادًا على الأداة التي تشتريها، حدد أهدافك. التقط كل هذه المعلومات ووثقها. نماذج ClickUp أداة رائعة لاستخدام استبيان موحد لجمع كل المعلومات التي تحتاجها.

قم بإنشاء استبيانات موحدة باستخدام نماذج ClickUp

في كل مرة يحتاج فيها شخص ما إلى برنامج، يمكن لفريق المشتريات ببساطة إرسال الاستبيان والحصول على جميع البيانات في مكان واحد.

بمجرد الحصول على المعلومات الأولية، قم بتوثيقها على مستندات ClickUp ومشاركتها مع جميع أصحاب المصلحة. يمكنك أيضًا إجراء مقابلات لإضافة المزيد من البيانات النوعية.

قالب المشتريات القابل للتخصيص بالكامل من ClickUp

إذا كنت جديدًا في مجال الشراء باستخدام SaaS، فابدأ بشكل أسهل وأسرع مع قالب المشتريات الخاص ب ClickUp . يتيح لك هذا القالب القابل للتخصيص بالكامل إدارة مشروعك للمشتريات وتتبعه ومراقبته واتخاذ قرارات قائمة على البيانات. وحتى بعد التنفيذ، يمكنك استخدام هذا القالب لتتبع علاقات البائعين! تنزيل هذا القالب

2. البحث عن الخيارات ومقارنتها

إن برنامج B2B SaaS للمؤسسات السوق مزدحم بشدة. هناك العشرات، إن لم يكن المئات، من الأدوات لكل فئة. كل منها يستخدم كل منها استراتيجيات تسويق SaaS لجذب العملاء والاحتفاظ بهم. لذا، فإن البحث عن الخيارات ومقارنتها أمر بالغ الأهمية.

• ضع قائمة مختصرة من 3-5 أدوات: بناءً على بحثك الخاص على الإنترنت، ضع قائمة مختصرة بأفضل 3-5 أدوات تلبي احتياجاتك
• قارن: قم بإعداد جدول بجميع الأدوات المختصرةأدوات SaaS كصفوف ومعلمات كأعمدة للمقارنة بفعالية
• رتّب: قم بفرزها بناءً على المعلمات الأكثر أهمية بالنسبة لك

أثناء استخدام ClickUp لإدارة عملية الشراء الخاصة بك، يمكنك استخدام طريقة عرض الجدول لتنظيم البيانات وفرزها تلقائيًا بالطرق التي تحتاجها.

يمكنك أيضًا استخدام الحقول المخصصة لتقديم المقارنة بالطريقة التي تريدها بالضبط.

نظّم البيانات بطريقة بسيطة وسهلة القراءة باستخدام طريقة عرض الجدول في ClickUp

3. طلب العروض

والآن بعد أن تعرفت على الأدوات التي تفضلها، حان الوقت لطلب العروض وتقييمها.

تواصل مع مقدمي الخدمات من خلال طلب واضح لتقديم العروض (RFP) يحدد متطلباتك وتوقعاتك. قالب طلب المشروع والموافقة عليه من ClickUp بمثابة نقطة البداية المثالية.

في هذه المرحلة، عليك التأكد من أن العروض قابلة للمقارنة. قد يكون لكل بائع مصطلح مختلف لميزة مماثلة، مما يجعل من الصعب المقارنة. لذا، قم بتوحيد المعايير من جانبك.

• قم بتضمين قائمة الميزات التي تريدها في الأداة (في التسمية الخاصة بك) واطلب منهم التحقق من الميزات القابلة للتطبيق
• اطلب التسعير حسب الشروط الخاصة بك - بعملتك وبناءً على استخدامك المتوقع، إلخ.
• اطلب عروضًا تجريبية بالإضافة إلى فترات تجريبية لفريقك لتجربة الأداة بأنفسهم
• اذكر موعدًا نهائيًا يجب على جميع بائعي SaaS المدرجين في القائمة المختصرة تقديم عروضهم قبل الموعد النهائي
• إذا أمكن، ادعهم لملء استبيان مثل نماذج ClickUp لالتقاط البيانات تلقائيًا في جدول قابل للمقارنة

4. تقييم المقترحات

قبل البدء في تقييم العروض، قم بمراجعتها للتأكد من اكتمالها وتوافقها مع احتياجات عملك. إذا كانت هناك جوانب ناقصة، مثل معايير الأمان أو سياسة إنهاء الخدمة، فاطلب منهم ذلك.

مع كل هذه البيانات، قارن من أجل ما يلي.

التكلفة الإجمالية للملكية (TCO): السعر لكل مستخدم ليس مقياسًا جيدًا لأنه لا يُظهر لك المبلغ الذي ستدفعه مجتمعًا. لذا، احسب تكاليف الأداة والتنفيذ والإعداد والصيانة وما إلى ذلك. قارن المجاميع.

القيمة مقابل المال: ليس بالضرورة أن تكون الأداة التي تقدم أقل تكلفة إجمالية للملكية هي الأفضل. لذا، تأكد من أن الأداة التي تقدم أفضل قيمة من حيث الميزات ودعم العملاء وما إلى ذلك.

التخصيص: معظم أدوات SaaS مخصصة للاستخدام خارج الصندوق. ومع ذلك، إذا كنت بحاجة إلى تخصيصات، تحقق مما إذا كان ذلك ممكنًا.

تجربة المستخدم: هذا الأمر أكثر أهمية بكثير مما تدركه فرق المشتريات. ستؤثر تجربة المستخدم السيئة على التبني والاستخدام، وفي النهاية على عائد استثمارك. تأكد من أن لديك مجموعة صغيرة من المستخدمين التجريبيين الذين يمكنهم تقديم ملاحظات حول تجربة المستخدم للمنتج.

دعم العملاء: تتوقع معظم أدوات البرمجيات كخدمة أن يساعد المستخدمون أنفسهم استنادًا إلى أدلة المستخدم وقواعد المعرفة. إذا لم يكن ذلك كافيًا بالنسبة لك، استكشف خيارات دعم العملاء التي تحصل عليها من كل بائع. قم بتقييم ما إذا كان الأمر يستحق أن تدفع مبلغًا إضافيًا للحصول على دعم إضافي.

5. التفاوض على الشروط

استناداً إلى الخطوة 4، اختر البائع الأفضل وتفاوض على الشروط التي تحمي مصالحك. اعرض كل ما هو مهم بالنسبة لك، مثل الأسعار، ومستويات الخدمة، والدعم، وسياسات الإلغاء، وما إلى ذلك، وتفاوض على الشروط.

اعرف ما هي الأمور غير القابلة للتفاوض. على سبيل المثال، تحتاج صناعات مثل التمويل أو الرعاية الصحية إلى ضوابط أمنية صارمة. إذا لم يستطع البائع تقديم هذا المستوى من الامتثال، فقد حان الوقت للانتقال إلى التفضيل الثاني في قائمتك.

عندما تتفق على الشروط، وقّع العقد وابدأ العمل.

6. تنفيذ البرنامج

عندما تقوم بتنفيذ البرمجيات كخدمة للمؤسسات، عليك أن تقوم بذلك بدقة، مع مراعاة عدد من العوامل. العمل عن كثب مع البائع لتنفيذ البرنامج داخل مؤسستك. ركز على فعالية ما يلي:

• إعداد البرمجيات المخصصة لاحتياجات مؤسستك
• عملية التأهيل للمستخدمين الجدد
• عملية التهيئة للموظفين الذين يغادرون المؤسسة/الفريق
• تدريب المستخدمين
• التكامل مع الأنظمة الحالية
• القيود المفروضة على الاستخدام/الميزات/الوصول وما إلى ذلك حسب ما تتطلبه مؤسستك
• مصفوفة التصعيد للمشاكل والشكاوى

7. مراقبة الاستخدام

لا تنتهي مهمة المشتريات بمجرد تنفيذ البرنامج. في الواقع، لضمان استفادة فرق العمل من الأدوات المتاحة لهم إلى أقصى حد ممكن، تحتاج إلى مواصلة مراقبة الاستخدام والمشاعر مع أدوات تحليلات SaaS .

• تحقق مما إذا كان المستخدمون يستخدمون البرنامج على النحو المنشود
• قياس التأثير على الوفورات والكفاءة والأداء وما إلى ذلك.
• مراقبة الشكاوى/المشاكل التي يتم طرحها على الأداة
• إجراء استطلاعات رأي المستخدمين لفهم ما إذا كانت الفرق تستمتع بالأداة

الجلوس مع الفرق بين الحين والآخر وإجراء تحليل نوعي لفهم الاستخدام بعمق.

لوحة تحكم ClickUp Dashboard لتتبع تحليلات SaaS

أثناء تنفيذ هذه العملية، من المحتمل أن تواجه بعض التحديات وترتكب بعض الأخطاء. دعنا نرى كيف يمكنك تجنب ذلك.

الأخطاء التي يجب تجنبها في مشتريات SaaS

بالنسبة لفرق المشتريات التي اعتادت على شراء البرمجيات بالطريقة التقليدية، قد يكون الشراء باستخدام البرمجيات كخدمة أمراً جديداً. ونتيجة لذلك، قد تواجه تحديات المشتريات وارتكاب الأخطاء الأساسية التي يمكن تجنبها بسهولة.

فيما يلي الأخطاء الأكثر شيوعًا في مجال المشتريات SaaS.

تجاهل التكاليف الخفية: غالباً ما لا يكون السعر المدرج على الموقع الإلكتروني هو السعر الإجمالي. قد يتضمن العقد تكاليف التكامل، وترحيل البيانات، والدعم المتميز، وما إلى ذلك، والتي يمكن أن تضخم التكلفة الإجمالية للملكية. ويمكن أن يؤدي تجاهل هذه التكاليف إلى تضخيم نفقاتك.

تجاهل حسابات عائد الاستثمار: يجب أن تُظهر كل نفقة بعض نتائج الأعمال. قد يؤدي عدم إجراء حسابات العائد على الاستثمار حول الفوائد المباشرة مثل نمو الإيرادات أو التوفير في التكاليف، بالإضافة إلى الفوائد غير المباشرة مثل شعور الموظفين بالتقدير، إلى ندم المشتري.

إجراء عمليات شراء منعزلة: يعد شراء حلول البرمجيات كخدمة دون النظر في كيفية تكاملها مع أنظمتك الحالية خطأ فادحًا آخر. قد لا تكون عملية الشراء المعزولة متوافقة مع الأدوات الأخرى التي تستخدمها شركتك، مما يؤدي إلى عدم الكفاءة والتكاليف الإضافية لسد هذه الفجوات.

إغفال قابلية التوسع: تؤدي النظرة قصيرة المدى لمشتريات SaaS إلى اختناقات مع نمو شركتك. يعني التغاضي عن قابلية التوسع عدم قدرتك على استيعاب أعباء العمل المتزايدة والمستخدمين الإضافيين دون الحاجة إلى إصلاح شامل.

التقليل من أهمية دعم البائعين: من السهل أن تعتقد أن الأدوات الحديثة سهلة الاستخدام وبالتالي لا تحتاج إلى دعم العملاء. ومع ذلك، فهو ضروري لحل المشكلات الفنية والمساعدة في التحديثات وعمليات التكامل المستقبلية. لا تقلل من أهمية وجود شخص يمكنك الاتصال به عندما تواجهك مشاكل.

تخطي التقييمات الأمنية: قد تكون الثقة في البائع للاهتمام بالأمان سهوًا كبيرًا. في عصر تنتشر فيه خروقات البيانات، فأنت مسؤول عن التقييم الأمني لمزود البرمجيات كخدمة بنفس القدر من المسؤولية.

التسرع في عملية اتخاذ القرار: أخيراً، يمكن أن يؤدي التسرع في عملية شراء البرمجيات كخدمة إلى سوء اتخاذ القرار. قد يعني اختيار أول أداة تقع عليها عيناك عدم الرضا المتكرر على المدى الطويل.

يمكنك تجنب هذه الأخطاء من خلال اتباع العديد من أفضل ممارسات شراء SaaS. دعنا نرى.

أفضل الممارسات في مشتريات SaaS

لتجنب الأخطاء والتأخير وتجاوزات التكلفة وعدم الكفاءة، إليك أفضل الممارسات التي يجب اتباعها عند الحصول على حلول SaaS.

السعر المعياري

قم بمقارنة السعر المعياري على جبهتين. الأول هو كيفية مقارنة المنتج الذي اخترته مع البرامج الأخرى في الفئة. على سبيل المثال، إذا كنت قد اخترت Asana كأداة لإدارة مشروعك، قارن الأسعار مع أمثلة على SaaS مثل Jira، و Zoho Projects، و ClickUp.

ثم قارن مع ما تدفعه الشركات المشابهة لشركتك مقابل الأداة التي تختارها. قد لا تكون هذه المعلومات متاحة للجمهور، لذا من المفيد أن تسأل الأصدقاء والأقران بشكل خاص لمعرفة نبض السوق.

قم بإجراء مراجعات قانونية وأمنية

تقع على عاتقك مسؤولية التأكد من أن أداة SaaS الخاصة بك متوافقة مع جميع القوانين واللوائح المطبقة عليك، ليس فقط في الوقت الحاضر، ولكن أيضًا في المستقبل. قم بإجراء تقييمات شاملة لسياسات البائع القانونية والأمنية.

قم أيضاً بإجراء مراجعات دورية للتأكد من تحديثها.

استخدم برنامج إدارة SaaS

بمجرد شراء الأداة، قم بإعداد نظام لإدارتها بشكل صحيح. A برنامج إدارة SaaS :

• يوفر رؤية واضحة حول اشتراكات SaaS واستخدام البرمجيات
• يتحكم مركزيًا في تراخيص التحكم
• أتمتة تتبع الإنفاق، بما في ذلك الوظائف الإضافية أو مستويات الخدمة المتميزة
• تبسيط عملية التأهيل وإلغاء التأهيل

تتبع تواريخ التجديد

سيتم تجديد معظم عقود SaaS تلقائيًا، مما قد يؤدي إلى نفقات غير ضرورية. يضمن لك تتبع تواريخ التجديد وتعيين تذكيرات تلقائية ما يلي:

• تجنب تجديد التراخيص للموظفين الذين تركوا المؤسسة
• إنشاء مساحة لإعادة التفاوض
• إعادة تقييم ما إذا كان المنتج يعمل حقًا أم لا
• تقديم ملاحظات للبائع حول احتياجاتك

إدارة بيانات العقد

مثل تواريخ التجديد، من المهم أيضًا مراقبة بيانات العقد، مثل مدة الاتفاقية، ومسؤوليات كلا الطرفين، واتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs)، والعقوبات، والتزامات التجديد، وما إلى ذلك.

يمكن أن تساعد منصة مشتريات SaaS الجيدة في ذلك. وجود أداة منظمة ويمكن الوصول إليها لإدارة عقود المشتريات يساعد في الامتثال والتدقيق ومفاوضات التجديد.

تقييم أداء البائعين

جدولة التقييمات الدورية لأداء البائعين. المراجعة:

• مدى امتثال المورد لاتفاقيات مستوى الخدمة
• الاستجابة والرضا عن الخدمة
• نتائج الأعمال والعائد على الاستثمار للبرنامج
• التحسينات والتحسينات المستمرة

من المفيد أيضاً مراقبة الأدوات الأخرى في السوق ومقارنة أداء البائع الحالي بأداء البائع الحالي.

تنفيذ عملية شراء قياسية للبرمجيات كخدمة

عندما تمر بهذه العملية مرة واحدة، فأنت تعرف كيف يجب القيام بها. استنادًا إلى خبراتك والدروس المستفادة، قم بتنفيذ عملية شراء استراتيجية للبرمجيات كخدمة.

تتضمن عملية الشراء النموذجية للبرمجيات كخدمة خطوات وأطر عمل لجمع المتطلبات، وتقييم البائعين، وموافقة أصحاب المصلحة، ومراجعة ما بعد التنفيذ، وبرنامج شراء البرمجيات كخدمة اللازم.

# #تألق في عملية شراء البرمجيات كخدمة مع ClickUp

لقد كان التغيير من شراء البرمجيات التقليدية إلى مشتريات البرمجيات كخدمة SaaS جذرياً. فقد اضطرت الفرق التي تدربت على النموذج التقليدي إلى تعلم حيل جديدة في وقت قصير.

ولتسهيل هذا التحول وجعل العملية سلسة، فأنت بحاجة إلى أفضل حلول المشتريات SaaS. صُممت منصة ClickUp الشاملة لإدارة المشاريع لتكون قابلة للتخصيص وقابلة للتكيف مع أي عملية تحتاج إليها، بما في ذلك مشتريات SaaS.

يمكنك إدارة المهام وتتبع التقدم المحرز والبقاء منظمًا مع حلول ClickUp للمشتريات SaaS من ClickUp. جرّب ClickUp مجانًا اليوم .