تخيل هذا: أنت تجلس على مكتبك، تحدق في شاشة فارغة، وتحاول كتابة رسالة بريد إلكتروني مثالية. لكن العثور على الكلمات المناسبة يبدو مستحيلاً.
وهكذا... 🥁 🥁
تنظر إلى الذكاء الاصطناعي. 👀
يعمل الذكاء الاصطناعي (AI) على تغيير جذري في كيفية تنفيذ الوظائف الرقمية. كان هناك وقت كانت كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرائعة تعتبر مهارة نادرة. حسناً، لم تعد كذلك اليوم، بفضل أدوات الذكاء الاصطناعي!
دراسة استقصائية لعام 2023 عن المسوقين عبر البريد الإلكتروني في جميع أنحاء الولايات المتحدة والمملكة المتحدة وأوروبا أن أكثر من نصف المسوقين (51%) يجدون أن أكثر من نصف المسوقين (51%) يجدون أن التسويق عبر البريد الإلكتروني أكثر فعالية من الطرق التقليدية. وهذا يشمل كتابة البريد الإلكتروني أيضاً.
مدعومة بالذكاء الاصطناعي مساعدو كتابة البريد الإلكتروني صياغة رسائل بريد إلكتروني واضحة وموجزة واحترافية تحقق نتائج. والأهم من ذلك هو الوقت الذي توفره من خلال دمج الذكاء الاصطناعي في عملية كتابة البريد الإلكتروني.
لقد غطى دليل المبتدئين هذا حول كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي في كتابة رسائل البريد الإلكتروني كل شيء - من الفوائد إلى الاعتبارات الأخلاقية والأدوات والنصائح والحيل لتضمين الذكاء الاصطناعي بسلاسة في عملية كتابة بريدك الإلكتروني.
ولكن قبل ذلك، تحقق من بعض الفرص التي ربما تفوتك إذا لم تكن قد صادقت الذكاء الاصطناعي.
فوائد استخدام الذكاء الاصطناعي في كتابة البريد الإلكتروني
تعرّف كيف يمكن للذكاء الاصطناعي تحويل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى تواصل مقنع لا يمكن تجاهله.
استخدم مساعد الكتابة بالذكاء الاصطناعي في ClickUp لإنشاء منشورات المدونة، والعصف الذهني، وكتابة رسائل البريد الإلكتروني، والمزيد
وفر الوقت والجهد على رسائل البريد الإلكتروني المتكررة
تخيل أنك لن تضطر أبدًا إلى كتابة رسالة بريد إلكتروني أخرى للمتابعة أو للمتابعة مرة أخرى. أدوات كتابة الذكاء الاصطناعي يمكنها أتمتة رسائل البريد الإلكتروني الروتينية هذه من خلال تعلم أسلوبك في الكتابة وإنشاء مسودات بناءً على قوالب بريد إلكتروني محددة مسبقًا. قم بتخصيص هذه المسودات ببضع نقرات لتوفير وقت ثمين. مع كل الوقت الذي توفره، يمكنك الوصول إلى صندوق الوارد صفر قد يكون ممكنًا!
تعزيز الكفاءة من خلال التواصل المتسق والمخصص
يمكن أن يساعد الذكاء الاصطناعي في تحليل الردود والمحادثات السابقة عبر البريد الإلكتروني وتحديد الأنماط في أسلوبك في الكتابة، بما في ذلك النبرة والمفردات. لذا، في المرة التالية التي ينشئ فيها الذكاء الاصطناعي رداً، يمكنه إنشاء نص يبدو مثلك تماماً. ويتم كل ذلك مع الحفاظ على صوت متسق واحترافي في جميع مراحل التواصل.
تقليل الأخطاء النحوية
حتى أكثر المدققين اللغويين دقة يمكن أن يفوتهم خطأ مطبعي أو خطأ نحوي. استخدم الذكاء الاصطناعي ل تفحّص رسائلك الإلكترونية بحثًا عن الأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم وتركيب الجمل. تأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تترك انطباعًا مهنيًا ومهنيًا.
إضفاء الطابع الشخصي على التواصل لزيادة المشاركة
استخدم قدرة الذكاء الاصطناعي على تقسيم قائمة جهات الاتصال الخاصة بك. ثم اطلب من الذكاء الاصطناعي تخصيص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بتفاصيل محددة مثل اسم المستلم أو الشركة أو التفاعلات السابقة. اجعل رسائلك الإلكترونية تبدو وكأنها مصممة لكل مستلم.
صياغة سطور موضوع مقنعة
يعد سطر الموضوع المكتوب جيدًا أمرًا بالغ الأهمية لفتح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. يمكن للذكاء الاصطناعي تحليل رسائل البريد الإلكتروني عالية الأداء وتحديد العناصر التي تجعل الرسائل وسطور موضوعاتها فعالة للغاية.
والأفضل من ذلك، يمكن للذكاء الاصطناعي استخدام قاعدة بياناته الواسعة لاقتراح سطور موضوع البريد الإلكتروني القوية التي تجذب الانتباه وتغري المستلم بفتح البريد الإلكتروني، وفي النهاية توصيل رسالتك.
اقرأ أيضًا:_ أدوات الذكاء الاصطناعي للمسوقين
## كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني باستخدام الذكاء الاصطناعي
### التعريف بـ ClickUp Brain
ClickUp Brain عبارة عن مجموعة من الميزات المدعومة بالذكاء الاصطناعي داخل ClickUp. وهو يوفر إمكانات الذكاء الاصطناعي التحادثية والسياقية والقائمة على الأدوار التي يمكن الوصول إليها من أي مكان داخل ClickUp. يساعدك على العمل بشكل أسرع وزيادة الإنتاجية.
فهو لا يجيب على جميع أسئلتك حول العمل في ClickUp فحسب، بل يمكنه أيضًا أتمتة المهام وإنشاء جميع أنواع النصوص.
بصرف النظر عن إنشاء محتوى يعتمد على الذكاء الاصطناعي ، يمكن أن يساعدك ClickUp Brain في إنشاء رسائل البريد الإلكتروني. إليك الطريقة:
صياغة رسالة بريد إلكتروني جديدة باستخدام ClickUp Brain
- حدد موقع مهمة مفتوحة وانتقل إلى قسم التعليقات الخاص بها
- انقر على أيقونة البريد الإلكتروني
- اكتب أمر الشرطة المائلة "/كتابة بريد إلكتروني" واضغط على إرجاع أو إدخال في حقل التعليقات
- سيظهر نموذج ClickUp Brain. أدخل نقطة حديث تلخص بإيجاز الغرض من البريد الإلكتروني. سيقوم ClickUp Brain بتحليل نقطة الحديث هذه وإنشاء مسودة بريد إلكتروني بناءً على مدخلاتك.
اكتب رسائل بريد إلكتروني خالية من الأخطاء بسرعة باستخدام ClickUp AI
قم بتخصيص هذه المسودة التي تم إنشاؤها حسب رغبتك. يوفر ClickUp Brain أيضًا خيارات إضافية:
- انسخ نص البريد الإلكتروني الذي تم إنشاؤه.
- إذا لزم الأمر، انقر فوق حاول مرة أخرى لتوجيه ClickUp Brain لإنشاء نسخة بريد إلكتروني مختلفة بناءً على نفس نقطة الحديث.
الرد على بريد إلكتروني موجود باستخدام ClickUp Brain
داخل مساحة عمل ClickUp، حدد موقع سلسلة رسائل البريد الإلكتروني التي تريد الرد عليها. بعد ذلك، انقر على موضوع البريد الإلكتروني لفتحه.
في مربع الرد، اكتب الأمر المائل "/" متبوعًا بحرف reply واضغط على إدخال. سيوفر لك ClickUp Brain طريقتين لصياغة الرد:
- صياغة نقطة حديثك التي تلخص النقاط الرئيسية لردك في الحقل المخصص لذلك
- استخدم قوالب المطالبات الجاهزة كنقطة بداية لردك، مما قد يوفر عليك الوقت والجهد في صياغة الرد. إذا اخترت موجهًا مكتوبًا مسبقًا، فقد تحتاج إلى ملء تفاصيل محددة لتخصيصه لموضوع البريد الإلكتروني.
- بمجرد أن يكون لديك نقطة حديث، سيقوم ClickUp Brain بإنشاء مسودة بريد إلكتروني للرد بناءً على مدخلاتك. والآن، على غرار البريد الإلكتروني الذي تم إنشاؤه لرسائل البريد الإلكتروني الجديدة، يمكنك:
- نسخ نص الرد
- انقر حاول مرة أخرى لتوجيه تعليمات إلى ClickUp Brain لإنشاء نسخة رد مختلفة باستخدام نفس نقطة الحديث
قم بالرد باستخدام ClickUp AI عندما تتلقى ردًا على بريدك الإلكتروني
ملاحظة: يعمل ClickUp Brain أيضًا مع مستندات ClickUp لتحسين عملية إنشاء النص الخاص بك.
استخدم ClickUp Brain لـ
- العصف الذهني لأفكار المحتوى واستخدام أفضلها في المستندات
- إنشاء نسخة وتنويع العناوين لاختبار A/B
- تدقيق مستنداتك بحثًا عن الأخطاء النحوية والإملائية
- تلخيص المعلومات أو البيانات المعقدة داخل مستنداتك ومهامكتلخيص ملاحظات اجتماعك _ مع [الاسم (الأسماء) ] لمناقشة [موضوع الاجتماع]. اقترح بعض المواعيد المحتملة خلال الأسبوع القادم وأبدِ مرونة في تحديد موعد الاجتماع لتلبية تفرغهم
مخرجات دماغ النقر (مثال):
الموضوع: طلب اجتماع: مناقشة [موضوع الاجتماع ]
مرحباً [الاسم (الأسماء) ]،
_أرغب في تحديد موعد اجتماع لمناقشة [موضوع الاجتماع] بمزيد من التفصيل. ستكون هذه فرصة ثمينة لـ [شرح الغرض من الاجتماع]
_أنا متاح للاجتماع الأسبوع المقبل في [اقتراح بعض التواريخ والأوقات المحددة]. يرجى إعلامي بالوقت المناسب لك، أو إذا كانت لديك أوقات بديلة في ذهنك
_أتطلع إلى التواصل!
مع أطيب التحيات،
[اسمك]
6. تقديم نفسك
مقتطف: _قم بصياغة رسالة بريد إلكتروني تعريفية لنفسك إلى [اسمك] في دورك الجديد في [اسم الشركة]. اذكر بإيجاز خلفيتك وعبّر عن اهتمامك بالتواصل والتعاون
مخرجات الدماغ (مثال):
الموضوع: مقدمة: [اسمك ] - جديد [المسمى الوظيفي [المسمى الوظيفي ] في [اسم الشركة ]
عزيزتي [اسمك]،
أكتب إليكم لأقدم نفسي بصفتي [اسمك]، [المسمى الوظيفي الجديد] في [اسم الشركة]. أنا متحمس للانضمام إلى فريق التسويق _والمساهمة في [اذكر مجالًا محددًا من مجالات عمل الشركة]
_سابقًا، عملت سابقًا في [الشركة السابقة] حيث عملت في [اذكر بإيجاز خبراتك ذات الصلة]. لديّ خلفية قوية في [اذكر المهارات ذات الصلة] وشغف ب [اذكر مجال خبرتك]
_ لقد اطلعت على عملك في [اذكر شيئًا محددًا وجدته عن عملهم] وأعتقد أنه قد تكون هناك فرص للتعاون في المستقبل. سأكون ممتنًا لفرصة التواصل معكم في وقت قريب لمعرفة المزيد عن دوركم واستكشاف أوجه التعاون المحتملة
_ يُرجى إعلامي إذا كنت متاحًا لإجراء مكالمة قصيرة أو محادثة قهوة افتراضية في الوقت الذي يناسبك
_شكراً على وقتك وأتطلع إلى التواصل معك!
مع خالص التقدير،
[اسمك]
7. توصيل الأخبار السيئة
موجز: _قم بإرسال رسالة بريد إلكتروني إلى [اسمك] لإبلاغهم بـ [الأخبار السلبية]. عبّر عن تعاطفك مع وضعهم واعرض عليهم الدعم أو الموارد التي قد تكون متاحة
مخرجات النقر على الدماغ (مثال):
الموضوع: بخصوص \[وصف موجز للأخبار السيئة]
عزيزي [الاسم]،
_أكتب إليكم لأبلغكم بـ [شرح الأخبار السيئة بطريقة واضحة وموجزة]. أتفهم أن هذا الخبر قد يكون مخيبًا للآمال، وأعتذر بصدق عن أي إزعاج قد يسببه
_[إن أمكن، اشرح الأسباب الكامنة وراء القرار]. نحن نقدّر لك [اذكر ما تقدّره فيهم] ونود أن نؤكد لك أننا هنا لدعمك خلال هذه الفترة
_[تقديم اقتراحات لحلول أو موارد محددة يمكن أن تكون مفيدة]. يرجى عدم التردد في التواصل معنا إذا كان لديك أي أسئلة أو تحتاج إلى مزيد من المساعدة
مع تحياتي،
[اسمك]
8. طلب ملاحظات
مقتطف: _قم بصياغة رسالة بريد إلكتروني إلى [اسمك] تطلب فيها ملاحظاتهم على [اسم المشروع] أو [ناتج محدد]. حدد المجالات المحددة التي ترغب في الحصول على تعليقات بشأنها وعبّر عن تقديرك لمساهماتهم
مخرجات عقل النقر (مثال):
الموضوع: الملاحظات المطلوبة: [اسم المشروع ] أو [منجز محدد ]
عزيزي [اسم]،
_ أكتب إليكم لأطلب ملاحظاتكم القيّمة حول [اسم المشروع] أو [تسليم محدد]. ستكون آراؤكم وخبراتكم محل تقدير كبير
_على وجه التحديد، سأكون مهتمًا بملاحظاتك حول [اذكر المجالات المحددة التي ترغب في الحصول على ملاحظاتك بشأنها، مثل الوضوح والوظائف والتصميم]. ستكون وجهة نظرك حاسمة في مساعدتنا على [شرح كيف سيتم استخدام المحتوى الناتج عن التعليقات]
_لا تتردد في التحلي بالصراحة وتقديم أي نقد بنّاء قد يكون لديك. نحن نقدر ملاحظاتك الصادقة ونسعى جاهدين لتحسين عملنا باستمرار
نشكرك مقدمًا على وقتك واهتمامك
مع أطيب التحيات،
[اسمك]
9. تقديم المساعدة أو الدعم
مقتطف: _أنشئ رسالة بريد إلكتروني إلى [اسمك] تعرض فيها مساعدتك في [مهمة أو تحدٍ محدد]. اذكر بإيجاز خبراتك أو مهاراتك ذات الصلة وعبّر عن استعدادك للتعاون
مخرجات دماغ النقر (مثال):
الموضوع: عرض الدعم في [مهمة أو تحدٍ محدد]
مرحباً [الاسم]،
_ لقد صادفت منشورك/رسالتك الأخيرة بخصوص [اذكر المهمة أو التحدي المحدد]. لاحظت أنك تواجه [اذكر بإيجاز الصعوبة ] وأردت عرض مساعدتي
_لديّ خبرة في [اذكر خبرتك ذات الصلة] وأعتقد أنه يمكنني مساعدتك في [اشرح كيف يمكنك المساعدة]. يسعدني أن أناقش هذا الأمر بشكل أكبر وأرى ما إذا كانت هناك طريقة يمكنني المساهمة بها في نجاحك
_لا تترددوا في التواصل معي إذا كنتم مهتمين بالتعاون أو تحتاجون إلى أي مساعدة
مع أطيب التحيات،
[اسمك]
كتابة البريد الإلكتروني التطوعي مع ClickUp Brain
10. التفاوض بشأن الموعد النهائي
مقتطف: قم بكتابة رسالة بريد إلكتروني إلى [الاسم في نص البريد الإلكتروني_] لطلب تمديد الموعد النهائي لـ [اسم المهمة]. اشرح سبب التأخير واقترح موعدًا نهائيًا واقعيًا جديدًا. عبّر عن التزامك بإكمال المهمة بجودة عالية
مخرجات دماغ النقر (مثال):
الموضوع: طلب تمديد الموعد النهائي: [اسم المهمة ]
عزيزتي [الاسم]،
_أنا أكتب إليكم لطلب تمديد الموعد النهائي ل [اسم المهمة]، التي كان من المقرر تسليمها في الأصل في [الموعد النهائي الأصلي]. نظرًا ل [شرح سبب التأخير بطريقة مهنية وموجزة وفي الوقت المناسب]، أتوقع أنني بحاجة إلى وقت إضافي لضمان إنجازها بجودة عالية
_أقترح موعدًا نهائيًا جديدًا هو [موعد نهائي واقعي جديد]. وسيسمح لي هذا الإطار الزمني بـ [شرح كيفية استخدام الوقت الإضافي لتحقيق جودة عالية]. إنني أتفهم أهمية الالتزام بالمواعيد النهائية، وأعتذر عن أي إزعاج ناتج عن هذا التأخير
_ أنا ملتزم بتقديم عمل متميز في هذه المهمة. يرجى إعلامي إذا كان الموعد النهائي الجديد المقترح مناسبًا لك. ويسعدني مناقشة هذا الأمر بشكل أكبر أو الإجابة عن أي أسئلة قد تكون لديكم
شكراً لتفهمك ومرونتك
مع خالص التقدير،
[اسمك]
ذات صلة:_ أدوات مجربة ومختبرة لإنتاجية البريد الإلكتروني
## ابدأ باستخدام ClickUp Brain مجانًا اليوم
اختر من بين أكثر من 100 قدرة ذكاء اصطناعي لتبسيط أي نوع من العمل باستخدام ClickUp Brain
يساعد ClickUp Brain تدوين الملاحظات وتحليل البيانات، وصياغة رسائل بريد إلكتروني مقنعة، واستعادة الوقت الثمين. تذكر أن تتأكد من تمكين تطبيق ClickUp للبريد الإلكتروني في مساحة عملك إذا كنت ترغب في استخدام الميزات المتعلقة بالبريد الإلكتروني داخل ClickUp.
استخدم ClickUp Brain لتحرير نفسك من عائق الكاتب أو مهام كتابة البريد الإلكتروني المتكررة، ولكن قم بتخصيص المحتوى الذي تم إنشاؤه بصوتك الفريد ورؤيتك الفريدة. تكمن القوة الحقيقية في التآزر بين الإبداع البشري وكفاءة الذكاء الاصطناعي.
بصرف النظر عن ClickUp Brain، يوفر ClickUp Brain أيضًا إمكانات قوية لإدارة المهام والتعاون وتتبع الوقت التي يمكن أن تساعد الفرق على العمل معًا بشكل أفضل وأكثر إنتاجية. الاشتراك مجاناً