استراتيجيات وضع ميزانيات تكنولوجيا المعلومات لتحسين الإدارة المالية

تحتاج إلى إنفاق المال لكسب المال.

تنفق كل شركة على الأشخاص، والمساحة المكتبية، والأبحاث، والمبيعات، والتسويق، وتكنولوجيا المعلومات كل عام خلال المسار الطبيعي لأعمالها. ولكن ما مقدار ما تنفقه تحت أي دلو؟

تكنولوجيا المعلومات هي واحدة من أكبر النفقات في أي مؤسسة. تتوقع شركة Gartner أن ينمو الإنفاق على تكنولوجيا المعلومات في جميع أنحاء العالم إلى 5 تريليون دولار في عام 2024 . هذا النمو المطرد يجلب معه الحاجة إلى إدارة هذه الاستثمارات بكفاءة - وهي مهمة من شأن وضع ميزانية جيدة لتكنولوجيا المعلومات أن يحققها.

في منشور المدونة هذا، نناقش كيف يمكنك استخدام أفضل ممارسات إعداد ميزانية تكنولوجيا المعلومات لتحسين الإدارة المالية في مؤسستك.

ما هي ميزانية تكنولوجيا المعلومات؟

إعداد ميزانية تكنولوجيا المعلومات هي عملية تخصيص الأموال بشكل استراتيجي لمشاريع تكنولوجيا المعلومات والأدوات والأنظمة والبنية التحتية والتكاليف التشغيلية. ويشمل ذلك تحليل وتفسير وتوقع وتخصيص واعتماد والإشراف على الإنفاق على تكنولوجيا المعلومات.

المكونات الرئيسية لميزانية تكنولوجيا المعلومات

تشمل ميزانية تكنولوجيا المعلومات كل ما يحتاجه قسم تكنولوجيا المعلومات ويستخدمه. ويشمل ذلك ما يلي.

الأجهزة: النفقات المتعلقة بأصول التكنولوجيا المادية مثل الخوادم وأجهزة الكمبيوتر ومعدات الشبكات والأجهزة الطرفية.

البرمجيات والخدمات: تراخيص البرمجيات والتطبيقات والمنصات. يمكن أن يتراوح ذلك من البرمجيات الجاهزة إلى الحلول المؤسسية المتخصصة والاشتراكات في الخدمات السحابية.

نفقات موظفي تكنولوجيا المعلومات: في حين أن تكاليف الموظفين تأتي عادةً من ميزانية الموارد البشرية، فإن نفقات الاستشاريين والبائعين والتدريب وما إلى ذلك هي جزء من ميزانية تكنولوجيا المعلومات.

تكاليف الدعم الفني: تكاليف الصيانة والدعم المستمر، بما في ذلك تحديثات البرامج وإصلاح الأجهزة وخدمات الدعم الفني والضمانات.

أمن المعلومات: تأمين أنظمة تكنولوجيا المعلومات، بما في ذلك جدار الحماية وبرمجيات مكافحة الفيروسات وأنظمة كشف التسلل والتدقيق الأمني.

الحوسبة السحابية: خدمات الحوسبة السحابية ورسوم الاشتراك في التخزين السحابي وموارد الحوسبة وتطبيقات SaaS وعروض المنصة كخدمة (PaaS).

أساسيات ميزانية تكنولوجيا المعلومات

تعد ميزانية تكنولوجيا المعلومات جزءًا مهمًا من الإدارة المالية لتكنولوجيا المعلومات (ITFM)، وهو نهج شائع لتمكين احتياجات المؤسسة من الناحية المالية.

تركز إدارة تكنولوجيا المعلومات المالية على تقليل الهدر وتوفير التكاليف والتنبؤ بالمصروفات الرأسمالية والتشغيلية وتشجيع السلوكيات المالية المرغوبة، وكل ذلك يمكن تحقيقه من خلال وضع الميزانية.

ما أهمية إعداد ميزانية تكنولوجيا المعلومات؟

على المستوى الأساسي، فإن وضع ميزانية تكنولوجيا المعلومات ضروري لتجنب الأموال التي لا تملكها، أي الإفراط في الإنفاق. بالإضافة إلى ذلك، فإن وضع ميزانية تكنولوجيا المعلومات يفيد أكثر من ذلك بكثير.

العائد على الاستثمار

تضمن الميزانية الجيدة لتكنولوجيا المعلومات وجود عائد على كل قرش تنفقه المؤسسة. كما أنها تساعد مديري المشاريع والقادة على التركيز على المبادرات التي من المرجح أن تحقق نتائج.

على سبيل المثال، إذا كنت تستثمر في برنامج التذاكر ، فإن ميزانية جيدة لتكنولوجيا المعلومات ستحقق العائدات التي تتوقعها بالضبط، في شكل زيادة في درجات TAT أو CSAT.

المواءمة الاستراتيجية

تساعد ميزانيات تكنولوجيا المعلومات قادة الأقسام في الحفاظ على التوافق مع الاستراتيجية المؤسسية. على سبيل المثال، إذا كانت استراتيجية العمل هي النمو، فستخصص المزيد من الميزانيات لأدوات اكتساب العملاء، مثل إدارة علاقات العملاء، والتسويق عبر البريد الإلكتروني، وتحليلات المبيعات، وما إلى ذلك.

نظرة شاملة

عندما يتم تحديد ميزانيات تكنولوجيا المعلومات في بداية العام، فإن ذلك يأخذ نظرة شاملة لاحتياجات القسم بأكمله وأهدافه. وهذا يمكّن رؤساء تكنولوجيا المعلومات ومديري المشاريع من التخطيط لعامهم بفعالية.

التجربة

تضمن لك الميزانية الجيدة تخصيص أموال كافية للمشاريع التجريبية، والتي يمكن أن تساعد في توسيع نطاق ابتكاراتك. على سبيل المثال، يمكنك تخصيص 5% من ميزانيتك لتكنولوجيا المعلومات لبناء شيء جذري دون أن يؤثر ذلك على بقية عملك.

للحصول على كل هذه الفوائد، أنت بحاجة إلى الأشخاص المناسبين على طاولتك.

من يشارك في وضع ميزانية تكنولوجيا المعلومات؟

يجب أن تكون الموازنة الجيدة لتكنولوجيا المعلومات خطة تعاونية بين الشؤون المالية وتكنولوجيا المعلومات. ومن بين أصحاب المصلحة الرئيسيين المدير المالي (CFO) أو المدير التنفيذي للتكنولوجيا (CTO) أو المدير التنفيذي للمعلومات (CIO).

عادةً ما يكون المدير التنفيذي للتكنولوجيا/كبير مسؤولي المعلومات مسؤولاً عن التخطيط وطلب ميزانية تكنولوجيا المعلومات، والتي يقوم المدير المالي بتحليلها والموافقة عليها. لذا، يكون رئيس قسم المعلومات مسؤولاً عن:

• وضع استراتيجية تكنولوجيا المعلومات مع المشاريع المتوافقة مع أهداف العمل
• تحديد الاحتياجات، والتنبؤ بالتكاليف، وتحديد أولويات النفقات
• التعاون مع الإدارات الأخرى لفهم احتياجات تكنولوجيا المعلومات في المؤسسة
• إدارة تكاليف تقنية المعلومات، وتصميم تدابير توفير التكاليف، والتفاوض مع البائعين
• التخطيط السريع للقدرات وتسوية الموارد
  • تقييم المخاطر المتعلقة باستثمارات تكنولوجيا المعلومات والتخفيف من حدتها، بما في ذلك مخاطر الأمن/الامتثال وتجاوزات المشروع

في أجزاء من هذه العملية، قد تشارك أقسام أخرى أيضًا في أجزاء من هذه العملية. على سبيل المثال، قد يكون للموارد البشرية رأي في توظيف المتعاقدين أو الاستشاريين. مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات قد تشمل التفاوض على أفضل الأسعار مع البائعين.

كيف ترتبط ميزانية تكنولوجيا المعلومات بالإيرادات؟

تتعلق ميزانية تكنولوجيا المعلومات بتدفق الأموال، أي النفقات. إيرادات تكنولوجيا المعلومات هي الدخل، وتتبع مقدار الأموال التي تدرها خدمات أو منتجات تكنولوجيا المعلومات. تحتاج إلى توازن جيد بين إيرادات تكنولوجيا المعلومات والميزانيات للحفاظ على الربحية.

ويُعد متوسط ميزانيات تكنولوجيا المعلومات كنسبة مئوية من الإيرادات مقياس نجاح رئيسي في جميع المؤسسات. يمكن أن يتراوح بين 2-8% حسب الصناعة. على سبيل المثال، تنفق صناعة البناء والتشييد حوالي 1.68% من الإيرادات على تكنولوجيا المعلومات، بينما تنفق البنوك ما يقرب من 8%.

للحفاظ على هذا المعيار وضمان العائد على الاستثمار، تحتاج إلى عملية. لننظر في الأمر.

استكشاف عملية وضع ميزانية تكنولوجيا المعلومات: دليل مفصل خطوة بخطوة

إعداد الميزانية عملية تنطوي على إدارة أجزاء متحركة متعددة. تحتاج إلى عملية جيدة وقوية برنامج إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات مثل ClickUp للتخطيط بفعالية. في هذا القسم، نناقش كلا الأمرين.

1. تقييم الحالة الراهنة

قبل أن تقوم بتصور الحالة المستقبلية والتخطيط لها، تحتاج إلى فهم وضعك الحالي. راجع المشهد الحالي لتكنولوجيا المعلومات لديك، بما في ذلك:

• البنية التحتية الحالية لتكنولوجيا المعلومات، بما في ذلك الأجهزة والبرمجيات وأنظمة الشبكة والتدابير الأمنية
• مقاييس الأداء، مثل وقت تشغيل النظام، وأوقات الاستجابة للحوادث، ومستويات رضا المستخدمين

الهدف هو تحديد نقاط القوة والضعف والمجالات التي تحتاج إلى تحسين أو استثمار. على سبيل المثال، إذا كانت خوادمك تتجاوز سعتها بشكل متكرر، فهذا يشير إلى الحاجة إلى الاستثمار في خوادم إضافية أو خوادم أكثر قوة.

استخدام لوحات معلومات ClickUp لفهم حالتك الحالية. قم بتخصيصها بالتقارير التي تحتاجها وتقييم الثغرات.

التقارير في الوقت الحقيقي باستخدام ClickUp Dashboards

2. تحديد استراتيجية تكنولوجيا المعلومات وأهدافها

فهم أهداف العمل للسنوات القادمة وتحديد كيفية دعم تكنولوجيا المعلومات لها. استناداً إلى استراتيجية العمل، قم بإنشاء استراتيجية تسويق داعمة.

على سبيل المثال، إذا كانت الشركة تهدف إلى زيادة حصتها في السوق من خلال إطلاق منصة على الإنترنت، فإن استراتيجية تكنولوجيا المعلومات ستشمل بناء قدرات التجارة الإلكترونية. لذا، خطط لذلك. استخدام قالب تكنولوجيا المعلومات أو قالب خارطة طريق التكنولوجيا يمكن أن يسرّع رحلتك.

أو ابدأ من صفحة بيضاء وقم بتبادل الأفكار حول احتياجاتك بالتعاون مع فريقك باستخدام ClickUp Whiteboard . قم بدعوة التعليقات وتحويل العناصر إلى مهام مباشرة من السبورة البيضاء.

تصور المبادرات والمشاريع المتصلة على ClickUp Whiteboard

3. متطلبات التنبؤ

بناءً على استراتيجية تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك، قم بإجراء تحليل المتطلبات . تغطية ترقيات التكنولوجيا وتطبيقات الأنظمة الجديدة واحتياجات التوظيف وغيرها من موارد تكنولوجيا المعلومات المطلوبة.

على سبيل المثال، إذا كنت تتطلع إلى توسيع نطاق تطوير البرامج بسرعة، فقد تحتاج إلى برنامج توثيق تكنولوجيا المعلومات لدمج التكرار في عمليتك.

ClickUp Forms طريقة رائعة لجمع المتطلبات من قادة المشاريع أو القادة الوظيفيين. قم بإعداد نموذج وإرساله إلى رؤساء المنتجات، والأمن، والبنية التحتية، والبيانات، وما إلى ذلك، لالتقاط احتياجاتهم.

جمع متطلبات الميزانية من رؤساء أقسام تكنولوجيا المعلومات

4. تقدير التكاليف

قم بتقدير التكاليف المباشرة وغير المباشرة المرتبطة بمتطلباتك. احسب التكلفة الإجمالية للملكية. على سبيل المثال، قد يكلفك برنامج التحليلات الجديد الخاص بك مبلغ × دولار شهريًا في الاشتراك.

بالإضافة إلى ذلك، ستنفق على التنفيذ والتخصيص وتدريب المستخدم والصيانة وما إلى ذلك. تأكد من تغطية جميع التكاليف المرتبطة بكل عنصر في طلب ميزانيتك.

5. حدد أولويات الاستثمارات

من غير المحتمل أن تحصل على كل ما خططت له. لذلك، حدد الأولويات للتأكد من حصولك على الميزانيات المعتمدة للبرامج الأكثر أهمية.

على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى الاختيار بين ترقية نظام إدارة علاقات العملاء وتعزيز تدابير الأمن السيبراني، فقد تعطي الأولوية للأخير إذا كانت قد حددت تهديدات أمنية حديثة.

قبل أن تطلب الميزانية

• قم بتقييم تأثير كل بند من بنود الميزانية على الأعمال التجارية
• توثيق أهميته الاستراتيجية
• احسب العائد المتوقع على الاستثمار من حيث قيمة الأعمال، مثل الوفورات والكفاءة والإنتاجية وما إلى ذلك.

6. تطوير ميزانية تكنولوجيا المعلومات

مع توفر جميع المعلومات في متناول اليد، قم بإنشاء عرض شامل لميزانيتك. أي برنامج إعداد ميزانيات الأعمال الصغيرة يمكن أن يفي بالغرض من أجلك.

قم بإنشاء جدول يحتوي على بنود لكل فئة من فئات النفقات. قم بتضمين معلومات حول المشروع المرتبط، والمبلغ الذي تتطلع إلى إكماله، والميزانية التي تطلبها، والعائد المحتمل على الاستثمار، وأي موارد أخرى قد تحتاجها.

استخدم قوالب ميزانية المشروع الخاصة ب ClickUp للبدء على الفور.

7. الحصول على الموافقة

خذها إلى الإدارة المالية وقيادة الأعمال للحصول على الموافقات. في هذه المرحلة، كن مستعدًا للإجابة عن الأسئلة والتفاوض معهم. إذا كنت تستخدم برنامج ميزانية المشروع ، يمكن أن يحدث هذا بسهولة غير متزامن أيضًا.

8. تنفيذ ومراقبة

حان الوقت الآن لإنفاق الميزانيات التي حصلت عليها وتنفيذ استراتيجيتك. للتأكد من أنك تحقق أقصى استفادة من ميزانياتك، قم بإعداد مشاريعك على برنامج إدارة عمليات تكنولوجيا المعلومات ومراقبة التقدم المحرز. نموذج المحاسبة الخاص بـ ClickUp يساعد في إدارة هذه العملية دون عناء. من خلال طرق العرض التسعة المختلفة، يجعل هذا القالب المتطور مراقبة الحسابات الدائنة والمدينة أمراً سهلاً.

مراقبة الميزانية على ClickUp

9. المراجعة والتعديل

يجب أن تكون عملية وضع ميزانية تكنولوجيا المعلومات متكررة. قم بإعداد تقويم للميزانية ومراجعات منتظمة للإنفاق. قارن الإنفاق الفعلي بالميزانيات المخطط لها لإعادة ضبطها حسب احتياجات العمل المتغيرة أو التطورات التكنولوجية أو الانحرافات. تأكد من أن حوكمة تكنولوجيا المعلومات المبادرات تتماشى مع استخدام ميزانيتك.

أثناء اتباعك لعملية إعداد الميزانية المذكورة أعلاه، إليك بعض أفضل الممارسات التي يجب وضعها في الاعتبار.

أفضل الممارسات والنصائح المتعلقة بإعداد ميزانية تكنولوجيا المعلومات

يمكن أن يكون تدقيق البنية التحتية الحالية، وجمع المتطلبات، وتقدير التكاليف، والموازنة بين الطلبات المتضاربة، وتقديم مقترحات ميزانية مقنعة أمرًا صعبًا. لجعل ذلك أسهل قليلاً، إليك بعض النصائح من القادة في هذا المجال.

مواءمة ميزانية تكنولوجيا المعلومات مع أهداف العمل

إن أفضل طريقة للحصول على الموافقة على ميزانيتك هي الحفاظ على توافقها الوثيق مع أهداف العمل. إذا لم يبدو الارتباط واضحًا، فخذ الوقت الكافي لإثبات ذلك.

على سبيل المثال، قد ترغب في الاستثمار في التعلم الآلي، في حين أن استراتيجية العمل هي إعطاء الأولوية لتجربة العملاء (CX). وبصفتك قائدًا في مجال تكنولوجيا المعلومات، اشرح كيف يمكن لمبادرات التعلّم الآلي تحسين تجربة العملاء وأهداف العمل التي يمكن أن تساعد في تحقيقها.

استخدام البيانات والتحليلات

أثناء إجراء المراجعة الخاصة بك، انظر ما إذا كان بإمكانك العودة إلى الوراء بضع سنوات. اجمع البيانات لتحديد الأنماط والوفورات المحتملة واتخاذ قرارات مستنيرة.

إذا لم تكن لديك المعلومات، فقم بإعداد ClickUp's برنامج إدارة تكنولوجيا المعلومات لالتقاط نقاط البيانات للمستقبل.

باستخدام ClickUp، يمكنك جمع معلومات حول كفاءة مشروعك، بما في ذلك الوقت المقدر والوقت المستغرق وطول دورة حياة المشروع والنفقات والمدفوعات والعوائد وما إلى ذلك.

التواصل بشفافية

يحتاج إعداد ميزانية جيدة لتكنولوجيا المعلومات إلى مدخلات أعضاء فريقك ومديري المشاريع والنظراء في مجال الأعمال وفرق التمويل. تواصل معهم بانتظام لبناء الشفافية والثقة.

تتضمن مهام ClickUp تعليقات متداخلة للدردشة في السياق. استخدم عرض دردشة ClickUp لرؤية جميع رسائلك في مكان واحد والرد عليها عندما تكون مستعدًا.

تواصل بدون عناء مع دردشة ClickUp

بناء القدرة على التكيف

بينما يتم إعداد الميزانية سنوياً، لا يتم إنفاق الأموال المدرجة في الميزانية دفعة واحدة. لذا، كن قابلاً للتكيف مع ميزانيتك على مدار العام.

• قم بإجراء مراجعات منتظمة لمعرفة كيفية أداء التدفق الخارجي الخاص بك
• قم بعقد جلسات فصلية لمعرفة كيفية تقدم ميزانية مشروعك وأدائه خلال الربع الأخير وما تحتاجه للربع القادم
• تحدث إلى فرق العمل لفهم كيفية مساعدة برامج تكنولوجيا المعلومات لهم
• أعد تخصيص الميزانيات بناءً على ما تعلمته وما تحتاجه
• حساب مخاطر تكنولوجيا المعلومات. إليك كيفية القيام بذلك

إدارة المخاطر وعوامل التخفيف من حدة المخاطر في وضع ميزانية تكنولوجيا المعلومات

مع الهجمات الإلكترونية وتعطل الخوادم وخروقات البيانات وتشديد الامتثال والأخطاء البشرية، فإن تكنولوجيا المعلومات مليئة بالمخاطر. يجب أن تعترف ميزانية تكنولوجيا المعلومات بالمخاطر وتضعها في الحسبان.

فيما يلي بعض المخاطر المحتملة وكيفية التخفيف من حدتها.

استخدم تخطيط السيناريو لإدارة المخاطر

عندما تتنبأ بالمتطلبات، ضع في اعتبارك السيناريوهات المختلفة. على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى نظام جديد لإدارة علاقات العملاء، فيمكنك بناءه، أو شراء أداة SaaS، أو تكييف جداول البيانات الحالية لخدمة هذا الغرض.

استكشف كل سيناريو من هذه السيناريوهات لمعرفة التكاليف والفوائد والمخاطر. خطط ميزانياتك للتخفيف من المخاطر الناشئة عن الخيارات التي تتخذها.

إذا اخترت طريقة جداول البيانات، فقد تحتاج إلى توظيف المزيد من الأشخاص أو قضاء المزيد من الوقت في إدارتها يدوياً. خصص ميزانيات للأشخاص الإضافيين.

استعد لمخاطر الاستعانة بمصادر خارجية

تستخدم فرق تكنولوجيا المعلومات فرق الاستعانة بمصادر خارجية لتوفير التكاليف في الرواتب والنفقات العامة. ومع ذلك، يمكن أن يؤدي الاعتماد على مقدمي الخدمات الخارجيين إلى مخاطر تتعلق باستقرار البائعين وجودة الخدمة واحتمال حدوث اضطرابات في الخدمة، مما قد يؤثر على العمليات التجارية.

• تقييم المورد الخاص بك من حيث الموثوقية
• قم بإعداد عقد قوي، مع تحديد المنجزات والجزاءات بوضوح
• حاول توزيع المخاطر من خلال إشراك عدة بائعين
• تصميم استراتيجية لإدارة التكاليف في حالة تعرضك للمخاطر
• إنشاء آليات احتياطية

تعزيز إدارة المخاطر والامتثال

يمكن أن تكون مخاطر تكنولوجيا المعلومات مكلفة. وجدت شركة IBM أن متوسط تكلفة اختراق البيانات يبلغ 4.45 مليون دولار أمريكي. عندما وُجد أن الخطوط الجوية البريطانية قد انتهكت اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، قام الاتحاد الأوروبي بتغريم شركة الطيران 20 مليون جنيه إسترليني!

الطريقة الوحيدة للبقاء في صدارة هذه المخاطر هي تعزيز تدابير الأمان الخاصة بك بشكل فعال. إدارة ميزانيات المشاريع لدعم التحسين المستمر لمبادرات الأمن وإدارة المخاطر.

قم بتقطيع ميزانيات تكنولوجيا المعلومات لديك باستخدام ClickUp

من الشائع أن تفكر الفرق في الميزانيات على أنها حدود لإنفاقها. على العكس من ذلك، يمكن أن تكون الميزانية المخططة جيدًا هي الحرية في تنفيذ المشاريع التي تريدها.

استخدم ClickUp لخلق الوضوح والشفافية في عملية وضع الميزانية. اجمع البيانات وقم بتشغيل مشاريعك على ClickUp لتحقيق قدر أكبر من الكفاءة والمراقبة الدقيقة. راجع الأداء بانتظام وقم بالتكيف مع تقدمك. وفّر المال على طول الطريق.

دع ميزانيات تكنولوجيا المعلومات تحررك لمتابعة أهدافك. جرّب ClickUp اليوم مجانًا !