كيفية الترحيب بأعضاء الفريق الجدد عن بُعد، وفقًا لموظف جديد

_حقيقة ممتعة: حوالي 12% فقط من المؤسسات توفر عملية تأهيل للموظفين الجدد لا تكون سيئة بشكل أو بآخر

_إليك كيفية التأكد من أن عملية التأهيل عن بُعد الخاصة بك عن بُعد متينة، لأنه كما سترى، فإن التأهيل المناسب يُحدث فرقاً كبيراً في مكان عملك (وفي أرباحك النهائية)

مرحبًا، أنا ماندي، وهنا حقيقتان وكذبة:

• لقد بدأت مؤخرًا في التأهيل فيClickUp.
• أنا، مثل العديد من الموظفين الجدد، أود ألا أضطر مرة أخرى إلى القيام بـ "حقيقتان وكذبة" في أول يوم لي.
• أنا حقًا دودة فضائية من زحل.

لحسن الحظ بالنسبة لي ولزملائي الجدد في ClickUp، تمكنا من تخطي فقدان الذاكرة المفاجئ الذي يأتي بعد أن يُطلب منك مشاركة "حقيقة ممتعة" عن نفسك في العمل إلى جانب التوتر الذي يصيبك عند تحديد الخط الفاصل بين "الحقيقة" و"التباهي المتواضع" عندما تفعل ذلك. وبدلاً من ذلك، طُلب مني ببساطة أن أذكر اسمي ولقبي الوظيفي وفيلمي المفضل من أفلام ديزني. لقد كان حقًا عالمًا جديدًا بالكامل.

لكن مطالبات شخصية خالية من الإجهاد هي مجرد غيض من فيض. دع الموظف الجديد الذي يعمل عن بُعد خبرة في التعيين عن بُعد يأخذك إلى كيفية جعل أعضاء فريقك الجدد يشعرون حقًا بأنهم في المنزل (أثناء العمل من المنزل!)

1. إعادة النظر في عملية تأهيل الموظفين الحالية

وفقًا لدراسة أجراها غالوب ، فإن 88% من المؤسسات لا تقوم بالتأهيل بشكل جيد، وهو أمر سيء للغاية بالنسبة لهم لأن المؤسسات التي تقوم بالتأهيل بشكل جيد تحسين الاحتفاظ بالموظفين الجدد بنسبة 82% (ولدينا دليل أن الاحتفاظ الأعلى يساوي أقصى قدر من الأرباح)!

إذن كيف يمكن لشركة تكنولوجية سريعة النمو تحب أيضاً تعظيم الأرباح (مثل شركة ClickUp مثلاً) أن تتعامل مع عملية التأهيل؟ من واقع خبرتي العملية، فهم يتعاملون مع الأمر بنفس الطريقة التي يجب أن يتعامل بها أي شخص في إدارة الأعمال: يجب أن تتطور مع نموك وإلا ستصبح في خبر كان.

وفقاً لكاثرين ريتشيا، مديرة التدريب والتطوير في ClickUp، وهي مديرة التدريب والتطوير المتفانية والمحبة للأشخاص، فإن هذه هي أهم أجزاء قائمة مراجعة التأهيل لإبقاء كل موظف جديد سعيدًا وواثقًا ومتحمسًا:

• النصيحة 1: تأكد من أن كل شيء مؤتمت ومبسط. 🗃️

يجب أن تكون هناك عمليات مطبقة لأشياء مثل كيفية الحصول على معدات جديدة للتأجير عن بُعد أو ما الذي يجب وضعه في رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية قبل يومهم الأول، أو متى يجب منح عضو جديد في الفريق إمكانية الوصول إلى أدوات التأهيل التي يحتاجون إليها. كلما زاد عدد الأشخاص الذين تقوم بتأهيلهم في وقت واحد، كلما احتجت إلى متابعة كل التفاصيل.

• النصيحة 2: كن عملياً! 👋

لا يكفي إعطاء الموظف الجديد مجموعة من مواد القراءة وبضع ساعات لاستكشاف شركته الجديدة أو الأدوات التي سيستخدمها! قم بتضمين مهام ممتعة في عملية التهيئة تتيح للموظفين الجدد إظهار فهمهم للعمليات والبرامج الجديدة وغيرها.

• نصيحة 3: قم بإجراء استبيان من الموظفين الحاليين

تحتاج إلى معرفة نقاط الألم التي يعاني منها معظم الناس في عملية التأهيل قبل أن تتمكن من معالجتها، لذا دع الناس يتحدثون! هل معظم الناس مرتبكون بشأن التكنولوجيا والأدوات؟ هل يحتاجون إلى أن تكون جميع الموارد الجديدة في مكان واحد بدلاً من أن تكون في عدد كبير من رسائل البريد الإلكتروني؟ اسألهم! ألقِ نظرة على التقويم للأسبوع الأول من التدريب على متن الطائرة. لاحظ كيف أن الأمور متباعدة مع وجود متسع من الوقت بين الاجتماعات للسماح لنا بالاستكشاف وبدء المهام، والأهم من ذلك التنفس:

الدرس: مع تطور الشركة، يجب أن تتطور عملية التأهيل الخاصة بها.

2. تشجيع 1:1

يمكن أن يكون الانتقال إلى منصب جديد وثقافة جديدة أمرًا مربكًا (على أقل تقدير) عندما تتعامل مع عدد كبير من الأشخاص الجدد في وقت واحد - خاصة عندما تحاول مقابلة زملائك الجدد عن بعد في الواقع تظهر الدراسات أن زيادة وقت العمل الفردي من خلال برامج الأصدقاء أو محادثات الفيديو بين شخصين هي ممارسة تأهيلية تقول 87% من المؤسسات أنها تعزز كفاءة الموظفين الجدد.

كانت إحدى مهامي في ClickUp هي ببساطة التواصل مع كل واحد من زملائي في الفريق من أجل إعداد لقاءات سريعة 1:1 لإلقاء التحية وطرح بعض الأسئلة. على الرغم من أن هذا أمر مفروغ منه عندما تكون في المكتب، إلا أنه من السهل ترك مقدمات شخصية تسقط على جانب الطريق عند الإعداد عن بُعد، الأمر الذي يمكن أن يتراكم بشكل خبيث إلى مشاعر الانفصال. وانتهى بي الأمر بأن تكليفك بإجراء محادثات 1:1 مع فريقي عن بُعد كان بمثابة مقدمة مثالية للغوص في العمل الجماعي الفعلي: لقد تمكنت الآن من الدخول بفهم أفضل لشخصية كل شخص وأسلوب تواصله ومسؤولياته، الأمر الذي وضعني في أفضل وضع ممكن لبدء المساهمة.

بالإضافة إلى ذلك، كونت بعض الصداقات الجديدة التي ساعدتني كثيرًا في التأقلم مع الوظيفة الجديدة!

درس: لا تفترض أن الموظفين الجدد جميعهم منفتحين.

3. ركز على التثقيف بشأن الشركة أولاً، والأدوار ثانيًا

بالنظر إلى تجربتي في التهيئة للوظائف الأخرى (بما في ذلك التهيئة الافتراضية) شعرت كما لو أنني تلقيت عرض شرائح سريع يرسم رؤية الشركة التي لدى الرئيس التنفيذي لأصحاب المصلحة المخضرمين، وليس لعضو جديد في الفريق. مثلًا، نحن نحب أن نسمع عن كيف بدأتم جميعًا في مرآب للسيارات وكيف كنتم تمشون عشرة أميال يوميًا لشراء المواد الغذائية، ولكننا نحب أيضًا معرفة ما الذي يجعلكم الشركة التي أنتم عليها اليوم ولماذا تم توظيفنا لدعم ذلك!

استنادًا إلى عام 2020 دراسة التي أجراها روبرت والترز أن 69% من الموظفين من المرجح أن يبقوا مع الشركة لمدة ثلاث سنوات إذا كانوا قد اختبروا عملية تأهيل رائعة. وبمعرفة ذلك، من المنطقي أن تقوم الشركات الأخرى بما فعلته شركة ClickUp معي كموظف جديد عن بُعد: مساعدتي في فهم المداخل والمخارج الحقيقية للشركة بأكملها حتى يكون لديّ سياق وإلهام لكيفية أداء واجباتي ليس فقط في أداء واجباتي، ولكن أيضًا لأكون قادرًا على أخذ زمام المبادرة إلى ما هو أبعد من ذلك عملي اليومي عن بُعد .

ألقِ نظرة على إحدى مهامي للتعرف على منصة ClickUp:

قامت كاثرين كاثرين بتجديد عملية الإعداد في ClickUp من خلال التأكد من أن معظمها يعيش بالكامل في ClickUp نفسه، لذلك كان الموظفون الجدد مثلي يتعرفون في الوقت نفسه على المنتج بينما أتعلم تاريخها وحاضرها بالكامل. لقد أعادني ذلك إلى أيام عملي في وكالات الإعلان، حيث كنت أشعر في كثير من الأحيان أن الوكالة نفسها تبدو ككتلة عملاقة وأنا مجرد واحد من القرود التي تحاول معرفة ما يجب القيام به. وهذا جزء من سبب قفزي من وظيفة وكالة إلى أخرى في المقام الأول: إذا كنت قد تم توظيفي على الإطلاق، لم يتم إرشادي أبداً إلى ما يجعل هذا المكان المحدد فريداً من نوعه أو إعطائي الأدوات اللازمة لفهم ما يبدو عليه الذهاب إلى أبعد الحدود في واجباتي المحددة في هذا المكان المحدد. لذلك هربت.

درس: يحتاج الناس إلى معرفة العمل قبل أن يتمكنوا من معرفة كيف يكونون أصلاً للعمل.

3. أعطه أكثر من أسبوع.

أصدقائنا في معهد رأس المال البشري أجرى دراسة لاحظت أن معظم الشركات تركز فقط على الأسبوع الأول من التأهيل، وهو ما يعيدني إلى ذكريات الماضي عندما كنت أعمل في وظائف كان أسبوع من التدريب يعتبر أسبوعًا سخيًا. ما زلت أشعر بمتلازمة الدجال التي تسللت إليّ بحلول الأسبوع الثاني بسبب انخراطي في ثقافة وفريق عمل شعرتُ بأنني دخلت إلى الفصل الدراسي الخطأ في أول يوم دراسي أكثر من دخولي إلى العمل (RIP عندما كان بإمكاننا الدخول إلى العمل).

ولستُ الوحيد الذي يقول ذلك: فغالبية الموظفين الذين يحصلون على أسبوع واحد مكثف من التدريب التأهيلي يشعرون بالارتباك والإحباط والخروج عن ثقافة الشركة. ويساهم هذا الانطباع الأول المتسرع للموظفين الجدد في أن تلك الشركات نفسها التي تقدم أسبوعًا واحدًا من التدريب تخسر 20% من الموظفين الجدد في أول 45 يومًا.

فما الحل إذن؟ سألت كاثرين عن رأيها الساخن: 🔥

"في المتوسط، نقضي حوالي 3 أسابيع في تأهيل شخص واحد. لقد كان لدي أدوار كنت أقوم فيها بالتأهيل لمدة ساعة! إن التأهيل هو جزء حاسم من نجاح الموظف لضمان حصوله على جميع الأدوات التي يحتاجها للقيام بعمله بشكل صحيح وفعال؛ فإذا خصصنا الوقت الكافي الآن لمنح الموظف الدعم والمكان الآمن لطرح الأسئلة، فسوف ينجح مع الشركة."

وبحلول الأسبوع الثالث من التهيئة في ClickUp، كنت أكثر من مستعد لسحقها - وقد فعلت كل ذلك دون أن تطأ قدماي مكتبي الجديد. 💅

الدرس المستفاد: خصص وقتًا في التأهيل وسيعطيك موظفوك وقتًا مضاعفًا.

4. خطط لزوال الحداثة

مثل متعة اللعبة الجديدة في صباح عيد الميلاد التي تزول بحلول العام الجديد، نرى مرارًا وتكرارًا أن الجدة ليست شعورًا مستدامًا. فكّر في التهيئة كخطة ليس فقط لتدريب الموظفين الجدد في الوقت الحالي، ولكن لإظهار الاتساق الفوري وإمكانية النمو والنجاح على المدى الطويل. سيصبح موظفوك أكثر سعادة، وكذلك ستكون النتيجة النهائية.

في اليوم الرابع من عملية تهيئتي للعمل، في اليوم الرابع من عملية التهيئة التي استغرقت ساعات بين تسجيل الدخول الجماعي الودي والاجتماع مع مدير التوظيف الجديد، الرئيس التنفيذي لشركة ClickUp زيب إيفانز قدم عرضًا تقديميًا شخصيًا بتقنية Zoom للموظفين الجدد حول القيم الأساسية من ClickUp. وقد مهد لكل هذا بتذكيرنا بأن أقل من 10% من المتقدمين ينتقلون إلى مرحلة العرض من عملية التوظيف في هذه الشركة؛ كانت إحصائية بسيطة غيرت على الفور الطريقة التي رأيت بها نفسي في ClickUp: _ أنا هنا لأنني أمتلك ما لا يمتلكه الآخرون، وسأثبت أنني أمتلكه بكل ما أوتيت من قوة

لا تخف من فكرة أن يكون الموظفون الجدد أقل إنتاجية أثناء التعيين من المنزل: إذا كانوا مستعدين للعمل من المنزل، فلا يهم المكان الذي يوقعون فيه على العمل.

الدرس: يجب أن يشعر الموظفون الجدد بأن عملية التهيئة يجب أن تبدو وكأنها مرحلة مهنية هامة، وليس مجرد تدريب.

5. تعزيز ثقافة اللطف

في نهاية المطاف، ما يجعل الناس يشعرون بالترحيب في مكان جديد هو أن يكونوا محاطين بأشخاص متواضعين وودودين وداعمين - ولا ينبغي أن يكون مكان العمل استثناءً من ذلك. في الواقع, فوربس تشير التقارير إلى أن 96% من الموظفين يعتقدون أن إظهار التعاطف هو وسيلة مهمة لتعزيز الاحتفاظ بالموظفين. عظ يا فوربس!

خلال ذلك العرض التقديمي نفسه مع زيب، ذكر أن إحدى القيم الأساسية التسع لشركة ClickUp كشركة هي "أعمال اللطف العشوائية"، وشاركنا أمثلة محددة أظهرت فيها ClickUp ذلك لعملائها وموظفيها والعالم بأسره. كان من الرائع أن أرى ذلك نظرياً، ولكن ما أدهشني سريعاً هو مدى لطف مدرائي وزملائي خلال برنامجي التأهيلي. وكان الدليل على ذلك هو اللطف الشديد.

لقد أصبحت الآن فتاة محترفة ومتمرسة للغاية لدرجة أنني نسيت أن العمل في نهاية المطاف هو عمل وليس عائلة. ولا بأس بذلك. لكن هذا لا يعني أن ينسى الأشخاص الذين يديرون هذا العمل أن الاحترام واللطف والدعم في كثير من الأحيان هو الفرق بين بقاء الموظفين الجدد عن بُعد أو مغادرتهم.

درس: لا تنسى شعور أن تكون الطفل الجديد.

TLDR؛ إذا كنت تستمتع بتخفيض التكاليف وكسب المزيد من المال، فلا تنسى أن تكون على متن الطائرة بشكل صحيح.

التهيئة هي الانطباع الأول للموظف الجديد عن وظيفته في المؤسسة الجديدة، وأنت تعرف ما يقال عن الانطباعات الأولى: إنها مهمة وتبقى. تأكد من أن قسم الموارد البشرية يأخذ هذه العملية على محمل الجد

من أول الأشياء التي يقوم بها ClickUp للموظفين الجدد هو إرسال حقيبة هدايا كبيرة إلى عتبة بابنا مليئة بجميع أنواع البضائع والسلع - وهي لفتة جعلتني أشعر على الفور بالحماس والامتنان وكأنني مرحب بي حقاً في مكان عملي الجديد. انظروا إلى غنيمتي:

أنا لا أقول أن كل شركة تحتاج إلى أن تتصرف بهذه القوة عندما يتعلق الأمر باستعراض قدراتها في تقديم الهدايا، ولكن كل شركة _يجب أن تفكر في الفرق الكبير الذي تحدثه لفتات الكرم الصغيرة في رفع معنويات الموظفين. بالإضافة إلى ذلك، فإن وجود مجموعة من الأشخاص السعداء الذين يتجولون في الأرجاء وهم يرفعون شعار شركتك هو استراتيجية ذكية .

أخيراً، سأترككم مع بعض الكلمات الحكيمة من كاثرين، مجيبةً عن سؤالي الأخير "ما الذي تتمنى أن تعرفه كل شركة عن التأهيل الناجح؟

"عليك أن تخصص وقتًا في عملية التأهيل، وسيعطيك موظفوك الوقت مضاعفًا! التحقق اليومي. اسألهم عما إذا كانوا يشعرون بالدعم، واسألهم عما يحتاجونه منك للنجاح، وأعطهم أولوياتهم القصوى لما يجب أن يعملوا عليه. ضع القواعد والإرشادات والنتائج! كيف كان ذلك؟ كثير الكلام؟ "هل كان كلاماً مبالغاً فيه؟

كان مثاليًا يا كاثرين. التسجيل في ClickUp _اليوم واكتشف كيف يمكنك أن تجعل مؤسستك (ونفسك) أكثر إنتاجية!