الدليل الشامل لإدارة مشاريع البريد الإلكتروني

هل تريد معرفة المزيد عن إدارة مشاريع البريد الإلكتروني_؟

إدارة مشاريع البريد الإلكتروني تساعد مديري المشاريع وفرق العمل على العمل بكفاءة أكبر من خلال السماح لهم بالتواصل والعمل ضمن صندوق البريد الإلكتروني الخاص بهم.

ومع ذلك، فإن فرز أطنان من رسائل البريد الإلكتروني لإدارة مشروعك يبدو وكأنه شيء يجعلك ترغب في شد شعرك. 🤯

لو أن هناك فقط أداة يمكن أن تنقضك من هذا البؤس..

هل هو طائر؟ هل هي طائرة؟ لا، إنهاأداة إدارة مشاريع البريد الإلكتروني أداة! أدوات إدارة مشاريع البريد الإلكتروني تحويل البريد الوارد إلى مساحات عمل تعاونية، مما يوفر وقتًا ثمينًا ويعزز كفاءة الفريق.

ولكن ما هي أفضل أداة لإدارة مشاريع البريد الإلكتروني بالنسبة لك؟

لا تقلق، فنحن نتدخل لمساعدتك. 🦸

في هذه المقالة، سنغطي ما هي إدارة مشاريع البريد الإلكتروني ، فإن أفضل أداة لإدارة المشاريع في Gmail و Outlook بالإضافة إلى فوائد إدارة مشاريع البريد الإلكتروني.

دعنا نذهب

ما هي إدارة مشاريع البريد الإلكتروني؟

البريد الإلكتروني تتضمن إدارة المشاريع استخدام صندوق بريدك الإلكتروني لإدارة المشاريع. ويشمل ذلك استخدامه لإنشاء المهام وتعيينها، وإدارة المواعيد النهائية، والتواصل الخاص بالمهام.

لكن عملاء البريد الإلكتروني _مثل Gmail و Outlook ليسا مصممين لإدارة المشاريع، أليس كذلك؟

لا، ليست كذلك. لهذا السبب لديك أدوات إدارة المشاريع القائمة على البريد الإلكتروني!

مع البريد الإلكتروني برنامج إدارة المشاريع ، يمكنك تتبع المهام والتواصل مع أعضاء الفريق و أصحاب المصلحة الخارجيين ، وحتى إضافة قوائم المهام من خلال بريدك الإلكتروني.

_في النهاية، إلى أي مدى يمكن أن يوصلك البريد العادي؟

وعلى الرغم من أن صديقينا العزيزين Gmail و Outlook ليسا فعليًا مصممين لإدارة المشاريع، إلا أن برامج إدارة المشاريع عبر البريد الإلكتروني تساعد في سد هذه الفجوة.

لنكتشف كيف..

أ. إدارة مشروع Gmail

يمكن أن يتيح لك Gmail تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام، ولكن فقط بمساعدة أداة إدارة المشاريع التي تتكامل مع تطبيقات جوجل.

إليك ما يمكنك فعله مع إدارة مشروع جيميل :

• إضافة أعضاء الفريق إلى قائمة البريد الإلكتروني للمجموعات، بحيث يتلقى جميع أعضاء الفريق التحديثات من خلال عنوان بريد إلكتروني واحد
• استخدمالتقويمات المشتركة لتحديثات المشروع وجداول الاجتماعات
  • تخزين مستنداتك في محرك أقراص مشترك آمن
• تصنيف رسائل البريد الإلكتروني المهمة تلقائيًا باستخدام صندوق الوارد ذي الأولوية من Google
• استخدام مشاركة الشاشة المدمجة في Google Meet
• استخداممستندات جوجل &جداول بيانات جوجل للتعاون في الوقت الفعلي والدردشة داخل الملفات
• استخدمنماذج جوجل لإنشاء ومشاركة الاستبيانات والنماذج عبر الإنترنت
• استخدام التحكم في الإصدار للعودة إلى إصدارات المستند السابقة دون فقدان المعلومات
• تتبع المهام والتعاون بشأنها باستخداممخطط جانت في جداول بيانات جوجل
• يمكنك حتى توصيل Alexa &مساعد جوجل والتحدث بقائمة مهامك!

ب. إدارة مشاريع Outlook

مع أدوات إدارة المشاريع المدمجة في Outlook، سيكون لدى فريقك بفضل أدوات إدارة المشاريع المدمجة في Outlook نظرة أفضل على مسؤولياتهم. يتيح لك Microsoft Outlook إنشاء المهام مع التذكيرات وتواريخ الاستحقاق وقوائم المهام بدون برامج إضافية.

ومع ذلك، باستخدام أداة إدارة مشاريع Outlook المخصصة، يمكنك أيضًا:

• إضافة مهام المشروع إلى تقويم مشترك لتتبع المهام
• استخدام خاصية الدمج لتجميع رسائل البريد الإلكتروني ومعلومات الاتصال والمواعيد
• تجميع رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا وفقًا للمشروع الذي تنتمي إليه
• استخدام دفتر اليومية لتخطيط المشروع
• تعيين المهام لأعضاء فريق المشروع
• تتبع الوقت المدفوع وإجمالي الوقت المستغرق في المشروع
• تصدير البيانات إلى تنسيقات ملفات مختلفة
• عقد اجتماعات المشروع معمايكروسوفت تيمز باختصار، كأداة مستقلة لإدارة المشاريع، فإن Outlook بالكاد يفي بالغرض.

_سيكون الأمر أشبه بخبز كعكة بمحمصة خبز. يمكنك المحاولة، لكن هذه ليست الطريقة الأفضل، أليس كذلك؟

من الأفضل أن تختار أداة إدارة المشاريع المدعومة من Outlook التي يمكن أن تقدم لك وظائف أكثر بكثير.

مكافأة:_%

_/مرجع/ https://clickup.com/blog/best-email-alternatives// بدائل البريد الإلكتروني %/%href/_

!

ما الذي تبحث عنه في أداة إدارة مشروع البريد الإلكتروني؟

هناك العديد من أدوات إدارة مشاريع البريد الإلكتروني للاختيار من بينها، ولكن للعثور على أفضلها لفريقك، ضع في اعتبارك ما هي الميزات التي تحتاجها، و مؤشرات الأداء الرئيسية للتسويق عبر البريد الإلكتروني التي تريد تتبعها.

تتضمن بعض الميزات الأساسية لتطبيق إدارة مشروع البريد الإلكتروني ما يلي:

1. تكامل البريد الإلكتروني
   2. التخطيط والجدولة
      3. تعاون الفريق
         4. إنشاء المهام_

!

3. تعاون الفريق

يجب أن يتيح لك برنامج إدارة المشاريع عبر البريد الإلكتروني المثالي إضافة تعليقات عبر البريد الإلكتروني إلى مهمة ما. أيًا كان ما تكتبه أو ترفقه في البريد الإلكتروني تتم إضافته تلقائيًا كتعليق لتلك المهمة المحددة.

بالإضافة إلى ذلك، توفر غرف الدردشة المدمجة مساحة مخصصة لفريقك لإجراء مناقشات خاصة بالمهمة. التعليقات هي أيضًا ميزة لا غنى عنها في أي أداة لإدارة المشاريع عبر البريد الإلكتروني لأنها تساعدك على إخطار أعضاء فريق محددين بسرعة لاتخاذ إجراء ما.

لا تقلق، ستتلقى تنبيهات عبر البريد الإلكتروني لكل هذه التحديثات وأكثر!

_للاطلاع على بعض النصائح المفيدة _للتعاون مع الفريق _نصائح، راجع هذا المنشور!

4. إنشاء المهمة

يجب أن يتيح لك تطبيق إدارة المشاريع عبر البريد الإلكتروني إنشاء المهام من خلال بريدك الإلكتروني. يجب أن تكون قادراً على إضافة المرفقات وتواريخ الاستحقاق وأوصاف المهام في آن واحد.

أجل، هذا صحيح، قل وداعًا لردود "لم يصلني بريدك الإلكتروني" و"نسيت بريدك الإلكتروني"!

أفضل أداة لإدارة مشاريع البريد الإلكتروني: كليك أب

تبدأ معظم الفرق أيامها وتنتهي برسائل البريد الإلكتروني، لذلك ليس من المستغرب أن يحتاج مديرو المشاريع إلى حل ممتاز لإدارة المشاريع عبر البريد الإلكتروني.

ولهذا السبب يجب عليك استخدام انقر فوق ، برنامج إدارة مشاريع البريد الإلكتروني المثالي لأي فريق.

النقر فوق هو أداة إدارة المشاريع الرائدة في العالم. من إنشاء مشاريع غير محدودة للتتبع الداخلي أو فريق العمل عن بُعد الإنتاجية، يوفر ClickUp للفرق كل شيء يحتاجون إليهلإدارة حتى أكثر المشاريع تعقيدًا.

إليك سبب كون ClickUp أفضل برنامج لإدارة المشاريع عبر البريد الإلكتروني ##### (###)

تخيل ClickUp كروبن ورسائلك الإلكترونية كرجل الوطواط.

روبن، الملقب بـ ClickUp، يحمي بريدك الإلكتروني من المغامرة إلى الجانب المظلم:

(يُسمع صوت باتمان)

"جانب رسائل البريد الإلكتروني الضائعة و فريق التشويش."

وإليك كيف يحدث ذلك

1. إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني مباشرة من المهام

ما مقدار الوقت الذي ستوفره إذا كان بإمكانك إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو الرد عليها مباشرةً إلى جانب العمل ذي الصلة - دون الحاجة إلى تغيير علامات التبويب؟

مع البريد الإلكتروني في ClickUp يمكنك القيام بذلك بالضبط!

• إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني مباشرةً من مهام ClickUp
• إضافة مرفقات,النماذجوالردود النموذجية والمزيد
• نظّم محادثات بريدك الإلكتروني كتعليقات أوتعليقات مترابطة
  • إعداد البريد الإلكترونيالأتمتة لـحملات التنقيط والنشرات الإخبارية بناءً على الأحداث داخل ClickUp

على سبيل المثال، يمكنك تعيين رسائل بريد إلكتروني لأعضاء الفريق، والتعاون في عمليات الإرسال والردود، وتشغيل الأتمتة بناءً على الحقول المخصصة وأحداث العملاء وحتى تتبع الأخطاء. الاحتمالات لا حدود لها تقريباً!

يساعدك دمج رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مع ClickUp على:

• توفير الوقت (لا مزيد من التبويب ذهاباً وإياباً)
• الحفاظ على تنظيم الاتصالات
• الحفاظ على وضوح الرؤية عبر محادثات البريد الإلكتروني

يدعم ClickUp حاليًا Outlook و IMAP و Office 365 و Gmail. ستبدو جميع رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها من ClickUp كما لو أنها أُرسلت مباشرةً من بريدك الإلكتروني - لا توجد عناوين إعادة توجيه غريبة!

2. إنشاء مهام من البريد الإلكتروني

ClickUp ميزات إدارة مشروع البريد الإلكتروني تتيح لك إنشاء المهام عن طريق إرسال أو إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني إلى القوائم في ClickUp.

سيتم إنشاء المهمة بتفاصيل مثل:

• ستتم إضافة المهمة الاسم كعنوان لموضوع البريد الإلكتروني
• سيُضاف نص البريد الإلكتروني ك مهمة وصف المهمة
• تعيين المهام باستخدام علامات مثل _<<تعيين لي>، <تعيين example@email.com>، <تعيين العلامةالاسم>> في سطر الموضوع. أضف أي عدد تريده من المُعيّنين أو العلامات!
• سيتم تضمين المرفقات داخل البريد الإلكتروني (بما في ذلك الصور) تلقائيًا كمرفقات للمهمة
• استخدم العلامة <تاريخ ووقت الاستحقاق> في سطر الموضوع لإضافة المهمة الموعد النهائي

3. التعليق وإرفاق الملفات

تريد إضافة معلومات إضافية أو مرفق لـ مهمة موجودة؟

إرسال أو إعادة توجيه رسالة بريد إلكتروني إلى تلك المهمة و تعليق سيظهر داخل المهمة مع مرفق .

إذا كنت تتساءل عن الصور والتصاميم، فإن ClickUp يلتقط البريد الإلكتروني بتنسيق HTML بالكامل، لذا سيبدو المحتوى الخاص بك جيدًا كما لو كان جديدًا.

_لا تقلقوا، يا مصممي الجرافيك، نحن ندعمكم!

4. الرد على الإشعارات

يتيح لك برنامج إدارة المشاريع عبر البريد الإلكتروني من ClickUp الرد على الإشعارات حول مهام ClickUp.

ما عليك سوى الرد على رسالة الإشعار بالبريد الإلكتروني باستخدام معرّف البريد الإلكتروني المرتبط بحساب ClickUp الخاص بك، وستتم إضافة الرد كتعليق مع أي مرفقات.

5. أتمتة إعادة توجيه البريد الإلكتروني

إذا كنت السيد المشهور وتتلقى الكثير من رسائل البريد الإلكتروني، يمكنك إدارة مشاريع متعددة من خلال إنشاء إعادة توجيه البريد الإلكتروني الأتمتة القاعدة.

تقوم الميزة تلقائيًا بإنشاء مهام لك عندما يظهر بريد إلكتروني جديد في صندوق الوارد الخاص بك.

_في النهاية، لدى باتمان أشياء أفضل من التعامل مع عدد لا يحصى من رسائل البريد الإلكتروني، أليس كذلك؟

6. تكامل Gmail و Outlook

تذكر أنه بدون تكامل Gmail و Outlook، فإن تطبيق إدارة مشاريع البريد الإلكتروني يكون ببساطة عديم الفائدة.

_مثلما لا يستطيع باتمان وروبن محاربة الأشرار بدون أدواتهما (وبدلاتهما المميزة بالطبع)

لهذا السبب يقدم ClickUp تطبيقًا قويًا Gmail و النظرة المستقبلية التكاملات، مما يجعل إدارة مشروع البريد الإلكتروني أمرًا سهلاً للغاية.

يمكنك ذلك:

• إنشاء المهام من حسابك في Gmail أو Outlook براحة تامة
• تحويل رسائل البريد الإلكتروني على الفور إلى مهام
• إرفاق رسائل البريد الإلكتروني بالمهام
• تحميل مرفقات البريد الإلكتروني إلى المهمة تلقائياً

7. إضافة مهام أثناء التنقل

يتيح لك ClickUp حفظ المهام وعناوين القوائم في دفتر جهات الاتصال بسهولة. وبهذه الطريقة، يمكنك إضافة المهام والتعليقات من رسائل البريد الإلكتروني إلى قائمة مهامك بنقرة واحدة أثناء استراحة القهوة. 🍵

8. امتداد قوي لمتصفح كروم

_هل تريد التحكم في صندوق الوارد الخاص بك؟

استخدم إضافة ClickUp القوية امتداد كروم !

الـ التمديد يتيح لك إنشاء مهام من رسائل البريد الإلكتروني وحتى إرفاق رسائل بريد إلكتروني كاملة بالمهام.

اعرض رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، أو ارجع إليها، أو قم بتنزيلها بسهولة!

لإدارة المشاريع والمهام بكفاءة، يتيح لك ملحق ClickUp Chrome أيضًا:

• تتبع المدة التي تستغرقها المهام
• التقاط لقطات الشاشة وتحريرها وإرفاقها
• قص مواقع الويب وإضافتها إلى مهام ClickUp أوالمستندات ولكن هذا ليس كل ما يخبئه لك ClickUp!

بالإضافة إلى خطة مجانية رائعة ، يقدم برنامج إدارة مشروع البريد الإلكتروني هذا أيضًا العديد من الميزات الأخرى مثل:

• أكثر من 50+ أتمتة المهام :: أتمتة المهام المتكررة وتبسيط سير عملك
• لوحة التحكم: بناء خاص بكلوحة تحكم المشروع مع تخصيصات مثلالسرعة,الاحتراق,حرقومخططات التدفق التراكمي ومشاركتها مع فريقك بالكامل
• الخرائط الذهنية :: تصور المهام وتخطيط المشاريع والأفكار بكل سهولة
• الحقول المخصصة: قم بإنشاء حقل مخصص لإنشاء المحتوى والتوظيف والمبيعات والمزيد
• القوالب: استخدم قالبًا جاهزًا للمضي قدمًا في أي مشروع محدد
• طرق عرض متعددة :: اختر كيف تريد عرض المشاريع باستخدام طرق عرض مثلالجدول الزمني,عبء العمل، والمزيد
• حالات المهام المخصصة: إنشاء حالة المشروع وفقًا لاحتياجاتك
• أولويات المهام: إنشاء أولويات المهام بناءً على الحاجة الملحة
• تبعيات المهام: مساعدة فريقك على إكمال المهام بالترتيب الصحيح
• حقوق الوصول المخصصة :: مشاركة مساحة عمل ClickUp مع أحد أصحاب المصلحة دون المساس بالخصوصية

الأمر يشبه أن تكون طفلاً في متجر حلوى؛ هناك الكثير من الحلوى الميزات لتجربتها!

ما هي فوائد إدارة مشاريع البريد الإلكتروني؟

بصرف النظر عن مساعدة الفرق على التواصل والعمل في مساحة مركزية، فإن الفوائد الأخرى لبرنامج إدارة مشاريع البريد الإلكتروني هي

• مركز المعلومات المركزي
• منحنى التعلم الأدنى
• /مرجع/ #21-3-تبسيط الاتصالات #21-3-تبسيط الاتصالات تبسيط التواصل /%المرجع/
• /مرجع/ #22-4-التفويض الفعال للمهام التفويض الفعال للمهام /%المرجع/
• /المرجع/ #23-5-توفير الوقت توفير الوقت /%مراجع/

1. مركز معلومات مركزي

توفر أدوات إدارة المشاريع عبر البريد الإلكتروني للفرق مساحة يمكنهم من خلالها الوصول بسهولة إلى معلومات المشروع وتخزينها. أعضاء الفريق، ومهام المشروع، والتقدم المحرز... كلها مخزنة في مساحة مركزية واحدة.

_تعرف ماذا يعني هذا؟

لم تعد مضطرًا للتبديل بين مليون علامة تبويب فقط للعثور على شيء تحتاجه! 😍

2. الحد الأدنى من منحنى التعلم

أدوات إدارة المشاريع المستندة إلى البريد الإلكتروني سهلة التصفح لأنها تضيف بشكل أساسي طبقة إضافية فوق صندوق الوارد الأصلي.

يمكن لأعضاء الفريق التكيف بسرعة ولن يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لدمج الأداة في سير عملك المعتاد.

_هل تريد أن تتعلم كيفية إدارة سير العمل بشكل أفضل؟ اقرأ دليلنا المتعمق هنا .

3. تبسيط الاتصال

مع برنامج إدارة المشاريع عبر البريد الإلكتروني، سيكون لدى كل عضو في الفريق ومدير المشروع طريقة مبسطة للتواصل مع بعضهم البعض.

وعلاوة على ذلك، تحتوي معظم أدوات إدارة المشاريع على غرف دردشة توفر للفرق مساحة أكثر تخصيصًا لـ التواصل الفعال.

من المرجح أن يتفاعل أعضاء الفريق ويستجيبوا في هذه البيئة، ومن منا لا يحب الرموز التعبيرية الجيدة للمساعدة في إيصال نقاطك؟ 😁

4. التفويض الفعال للمهام

أنت تحصل على مهمة، وأنت تحصل على مهمة، والجميع يحصل على مهمة!

مع إنشاء المهام وإسنادها عبر البريد الإلكتروني، سيكون هناك ارتباك أقل في الفريق لأن مهام كل شخص محددة لهم بشكل مثالي.

لا داعي لإرسال بريد إلكتروني إلى أحد أعضاء الفريق وإرسال نسخة إلى نصف أعضاء الشركة للحصول على تحديثات بشأن مهمة ما.

ما عليك سوى فتح تطبيق إدارة المشروع للاطلاع على تقدم المشروع!

5. توفير الوقت

مع برنامج إدارة مشروع البريد الإلكتروني، لن تضطر بعد الآن إلى توجيه د. الشر الكامن بداخلك، في محاولة لاكتشاف طرق لتدمير سلسلة البريد الإلكتروني الطويلة تلك!

_كيف؟

تساعدك أدوات إدارة المشاريع على توفير الوقت من خلال التخلص من سلاسل البريد الإلكتروني الطويلة والمسارات الورقية وفرز المستندات.

نظرًا لأنه يتم تخزين جميع مستندات الشركة والمستندات المتعلقة بالمشروع في مكان واحد، فلن يضطر فريق مشروعك إلى قضاء ساعات في إكمال المهام الإدارية بعد الآن؛ مرحى! 🥳

خاتمة

بينما يمكنك دائمًا التمسك بصندوق البريد الوارد القديم، إلا أنه لا يمنحك مركزًا مركزيًا للبيانات أو القدرة على تتبع المهام والتقدم المحرز والمواعيد النهائية.

ومع ذلك، مع أداة إدارة المشاريع عبر البريد الإلكتروني المناسبة، ستتمكن من القيام بذلك وأكثر من ذلك بكثير.

إذا كنت تبحث عن الأداة المثلى لإدارة مشاريع البريد الإلكتروني لتتمكن من القيام بذلك وأكثر من ذلك إدارة المهام إلى المستوى التالي، فلا تنظر إلى أبعد من ClickUp.

بفضل الميزات التي تتراوح بين تكامل البريد الإلكتروني وإنشاء المهام تلقائياً، يساعد ClickUp فرق العمل على إدارة أصعب المشاريع بسهولة. احصل على ClickUp مجاناً اليوم واستفد من قوة إدارة مشروع البريد الإلكتروني!