الفضول حول إدارة مهام البريد الإلكتروني_؟
تخيل هذا
أنت تبحث عن رسالة بريد إلكتروني قديمة أرسلها لك زميلك منذ بضعة أشهر. تمر 10 دقائق، ثم 20، ثم 30...؟
الآن يبدو الأمر وكأنه دهر، لذا تنجرف بعيدًا في محيط لا نهاية له من رسائل البريد الإلكتروني المفقودة .
في المرة الأخيرة التي تحققنا فيها من أن هذه ليست طريقة إنجاز المهام !
ولكن لا تقلق، فقد وجدنا حلاً لهذه المعضلة.
في هذه المقالة، سوف نلقي نظرة على ماهية إدارة مهام البريد الإلكتروني، وميزاتها الرئيسية، وفوائدها، و أفضل أداة يمكنك استخدامها لإدارة المهام من صندوق الوارد الخاص بك.
_هل أنت مستعد للإبحار بعيداً عن سلاسل البريد الإلكتروني التي لا تنتهي؟
عظيم، لنبدأ!
ما هي إدارة مهام البريد الإلكتروني؟
البريد الإلكتروني إدارة المهام تتضمن استخدام صندوق الوارد الخاص بك لفرز المهام وتنظيمها وإنشاء المهام. ويتضمن ذلك تعيين المهام للأشخاص، وتحديد المواعيد النهائية، وإدارة المشاريع من خلال بريدك الإلكتروني.
ولكن بطبيعة الحال، يتم تنظيم رسائل البريد الإلكتروني بشكل منهجي حسب المرسل والموضوع والتاريخ، و ليس حسب المهمة والأولوية والموعد النهائي. كما تمتلئ رسائل البريد الإلكتروني أيضًا بالمحادثات التي ليست ذات صلة بتفويض المهام.
_إذن لماذا نستخدمها أصلاً؟
لا تفهمنا بشكل خاطئ، فالبريد الإلكتروني ليس ميتًا، خاصة وأن الموظفين بدوام كامل يقضون ما يصل إلى 2.5 ساعات العمل خلال يوم واحد من رسائل البريد الإلكتروني.
_فجأة لم تعد تلك الـ30 دقيقة التي فقدتها تبدو سيئة للغاية، أليس كذلك؟
ولكن، هناك هناك طريقة لكي تصبح رسائل البريد الإلكتروني أدوات فعالة لإدارة المهام ؛ كل ما تحتاجه هو بريد إلكتروني برنامج إدارة المشاريع .
باستخدام أداة إدارة المهام عبر البريد الإلكتروني، يمكنك جدولة وتخطيط مشاريع متعددة وتعيين المهام وتتبع التقدم المحرز. انقر هنا لمزيد من النصائح حول جدولة المهام!
الميزات التي يجب أن تتمتع بها أداة إدارة مهام البريد الإلكتروني الخاصة بك
نحن نعلم أنك تريد أن يكون فريقك أقوى من سفينة التايتانيك حتى لا ينهار هكذا:
لمساعدتك، إليك قائمة بالميزات الأساسية التي يجب أن تتمتع بها أداة إدارة مهام البريد الإلكتروني:
1. تكامل البريد الإلكتروني
يعد تكامل البريد الإلكتروني ميزة لا غنى عنها، خاصةً لأنك حرفياً لا يمكن أن يكون لديك أداة لإدارة مهام البريد الإلكتروني بدون رسائل البريد الإلكتروني.
مع تكامل البريد الإلكتروني، يمكن لفريقك إدارة المستندات داخل وخارج صندوق الوارد الخاص بهم. يمكنهم أيضًا تخزين رسائل البريد الإلكتروني ومشاركتها وإنشاء مهام بإشعارات تلقائية.
لا مزيد من الجري ذهاباً وإياباً بين التطبيقات هكذا:
2. إنشاء المهام وتفويضها
إنشاء المهام هي ميزة أساسية تتيح لك تخطيط المهام وإرسالها إلى فريق مشروعك باستخدام بريدك الإلكتروني. يتم إرسال المهام مع تاريخ الاستحقاق ووصف المهمة والمرفقات.
سيساعدك تفويض المهام الفعال أيضًا في تخطيط القدرات . بهذه الطريقة، يمكنك الاستفادة القصوى مما هو متاح.
ففي النهاية، نعلم جميعًا أن جاك وروز لم يستخدما هذا الباب العائم بأقصى طاقته! 🙄
3. جدولة المهام
إرسال المهام شيء، وإدارة فريق العمل شيء آخر.
يجب أن تحتوي أداة إدارة مشروعك على ميزات إدارة الفريق التي تضمن أن كل عضو في الفريق لديه مهام يومية.
إذا تأخرت إحدى المهام، فيجب أن يكون مدير المهام قادرًا على إعادة جدولة المهام التابعة تلقائيًا. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون هناك تقويم مدمج وتقديرات للوقت وأدوات تتبع المهام.
4. إشارات المهام
استخدم الرمز @ القوي للغاية للإشارة إلى مستخدم أو فريق أو مهمة أو مستند للإشارة إلى الأعضاء في مساحة العمل الخاصة بك. تكون إشارات المهام مرئية دائمًا ويتم إرسالها عبر البريد الإلكتروني أيضًا.
هذا يعني أن أعضاء فريقك لن يفوتهم أي مهمة، ولكن ما سيفوتهم هو عذر "لم أرَ المهمة_"!
5. انسيابية التواصل
يجب أن يحتوي مدير المهام الذي تختاره على منصة مركزية للمراسلة الفورية حيث يمكن لأعضاء الفريق التواصل.
بهذه الطريقة، سيظل بإمكان فريقك الحصول على جميع المزايا التي تأتي مع رسائل البريد الإلكتروني، ولكن لن تضطر إلى الاعتماد عليها في التواصل (البطيء).
ذات صلة:_
_/مرجع/ https://clickup.com/blog/drip-campaign-templates// تنقيط حملات البريد الإلكتروني %/%href/
أفضل أداة لإدارة مهام البريد الإلكتروني: ClickUp
يشغل البريد الإلكتروني 23% من متوسط يوم عمل الموظف العادي وفي المتوسط، يتفقد الموظفون بريدهم الإلكتروني 36 مرة في اليوم. أعني، لقد مررنا جميعًا بهذه التجربة... تحديث رسائلنا الإلكترونية... 36 مرة
لذا، ليس من المستغرب أن يبحث مديرو المشاريع عن أدوات إدارة المهام من أجل تعزيز الإنتاجية في العمل. كما أنه ليس من المستغرب أيضًا أن الالتزام بالتسويق عبر البريد الإلكتروني و البريد الإلكتروني البارد أفضل الممارسات تؤدي إلى نتائج حقيقية.
لحسن الحظ، هذا ما تم تصميم ClickUp من أجله.
ما هو ClickUp؟
انقر فوق
هو
أداة إدارة المشاريع الرائدة في العالم.
من مساعدتك في إدارة فريقك عن بُعد إلى تحسين تعاون الفريق، يوفر ClickUp للفرق كل ما يحتاجون إليه للعمل بشكل منتج.
بالحديث عن ذلك، إليك مقالة عن بعض النصائح لـ حافظ على إنتاجيتك في العمل! الآن، العودة إلى إدارة مهام البريد الإلكتروني...
إليك كيف يمكن لإدارة مهام البريد الإلكتروني في ClickUp المساعدة في إدارة مهام البريد الإلكتروني:
يشجع نظام إدارة مهام البريد الإلكتروني الخاص بـ ClickUp فرق العمل على اتباع نهج أكثر شمولية في التعامل مع مهامهم حتى يتمكنوا من التخطيط وفقًا لذلك.
نحن لا نريد وضعًا مثل تيتانيك حيث لم يخططوا للحصول على قوارب نجاة كافية!
_مرتبك؟
دعنا نلقي نظرة على كيف يمكن لـ ClickUp ضمان الإبحار السلس لفريقك:
1. إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني مباشرة من المهام
ما مقدار الوقت الذي ستوفره إذا كان بإمكانك إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو الرد عليها مباشرةً إلى جانب العمل ذي الصلة - دون الحاجة إلى تغيير علامات التبويب؟
مع البريد الإلكتروني في ClickUp يمكنك القيام بذلك بالضبط!
- إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني مباشرةً من مهام ClickUp
- إضافة مرفقات,النماذجوالردود النموذجية والمزيد
- نظّم محادثات بريدك الإلكتروني كتعليقات أوتعليقات مترابطة
- إعداد أتمتة البريد الإلكتروني استنادًا إلى الأحداث داخل ClickUp
على سبيل المثال، يمكنك تعيين رسائل بريد إلكتروني لأعضاء الفريق، والتعاون في عمليات الإرسال والردود، وتشغيل الأتمتة بناءً على الحقول المخصصة وأحداث العملاء وحتى تتبع الأخطاء. الاحتمالات لا حدود لها تقريبًا!
يساعدك دمج رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مع ClickUp على:
- توفير الوقت (لا مزيد من التبويب ذهاباً وإياباً)
- الحفاظ على تنظيم الاتصالات
- الحفاظ على وضوح الرؤية عبر محادثات البريد الإلكتروني
بالنسبة لهذه الميزة، يدعم ClickUp حاليًا Outlook و IMAP و Office 365 و Gmail. ستبدو جميع رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها من ClickUp كما لو أنها أُرسلت مباشرةً من بريدك الإلكتروني - لا عناوين إعادة توجيه غريبة!
2. إنشاء المهام عبر البريد الإلكتروني
تحتوي أداة إدارة المهام عبر البريد الإلكتروني في ClickUp على تعيين مهمة ميزة تتيح لك إنشاء المهام عن طريق إرسال أو إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني إلى ClickUp.
إليك تفاصيل المهام التي يمكنك تضمينها:
- اسم المهمة: سيكون سطر الموضوع في البريد الإلكتروني هو اسم مهمتك
- أوصاف المهمة: يحتوي نص البريد الإلكتروني على وصف المهمة
- تعيين المهام: استخدم <<تعييني>، <تعيين example@email.com>، <تعيين example@email.com>، <تعيين العلامةالاسم> في سطر الموضوع لإضافة عدة مكلفين بالمهمة
- تاريخ الاستحقاق استخدم <تاريخ ووقت الاستحقاق> في سطر الموضوع لإضافة موعد نهائي
- المرفقات: أضف الصور والروابط والملفات إلى بريدك الإلكتروني، وستظهر على الفور كمرفقات للمهمة
3. إضافة تعليقات
يمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى مهام ClickUp, وستظهر كـ التعليق لتلك المهمة، بما في ذلك جميع المرفقات.
_التساؤل حول التصميم؟
لا تقلق، فإن ClickUp يلتقط البريد الإلكتروني بتنسيق HTML بالكامل، لذا ستبدو صورك وتصميماتك مذهلة مثل رسم جاك لروز.
4. الرد على الإشعارات
يمكنك الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإشعارات من ClickUp عن طريق إرسال رسالة بريد إلكتروني ستتم إضافتها كتعليق جديد على المهمة. لا حاجة للتبديل بين التطبيقات!
5. أتمتة المهام
استخدم قواعد إعادة توجيه البريد في ClickUp لإنشاء المهام تلقائياً نيابةً عنك. وإذا قمت بحفظ مهمتك و قائمة عناوين إلى دفتر جهات الاتصال الخاص بك، يمكنك إضافة مهام إلى قائمة مهامك أثناء التنقل!
وبدلاً من ذلك، يمكنك أتمتة مهامك باستخدام خاصية ClickUp ميزة المهام المتكررة . يمكنك تخصيص تكرار المهام إما باستخدام جدول التكرار أو مشغل التكرار.
6. جدولة المهام
استخدم تفاصيل مهمة ClickUp لإضافة تاريخ استحقاق في سطر الموضوع الذي سيجدول تلقائيًا موعدًا نهائيًا لتلك المهمة المحددة.
يمكنك أيضًا استخدام السحب والإفلات ميزة جدولة الوقت لإدارة جدول فريقك الزمني على أساس يومي أو أسبوعي أو شهري.
إذا تأخر أحد أعضاء الفريق (نعلم جميعًا كيف يمكن أن تتأخر الحياة في بعض الأحيان)، فإن ClickUp يقوم تلقائيًا بتغيير تواريخ الاستحقاق لجميع المهام التابعة.
المكافأة:_
_/مرجع/ https://clickup.com/blog/best-email-alternatives// بدائل البريد الإلكتروني %/%href/_
7. تكامل Gmail و Microsoft Outlook
يتيح لك ClickUp الاتصال جيميل و التوقعات مع مهام ClickUp الخاصة بك. بهذه الطريقة، أي مهمة تضيفها في ClickUp ستتم مزامنتها في مهام Gmail أو مهام Outlook.
_هل تريد توفير بعض الوقت؟
قم بتحويل رسائل البريد الإلكتروني المهمة في صندوق بريد Gmail إلى مهام ClickUp بإضافة نجوم إليها. ⭐
يمكنك أيضاً مزامنة مهام ClickUp الخاصة بك مع تقويم جوجل .
الآن، إذا قمت بتحديث مهمة في ClickUp، سترى التغيير في تطبيق Google.
_تحدث عن الراحة!
لكن هذا ليس كل ما يخبئه لك تطبيق ClickUp! 🎁
يقدم برنامج إدارة المشاريع الرائع هذا أيضًا ميزات أخرى مثل:
- أكثر من 50+ أتمتة المهام : أتمتة المهام المتكررة وتبسيط سير عملك
- طرق عرض قابلة للتخصيص : اختر كيف تريد عرض المشروع باستخدام طرق عرض مثلمخطط جانت,عبء العمل، وغيرها الكثير
- حالات المهام إضافة تحديثات لحالة مشروعك
- قوائم تدقيق المهام: استخدام بسيطقوائم المهام للاطلاع على إنجازاتك اليومية
- تبعيات المهام مساعدة فريقك على إكمال المهام بالترتيب الصحيح
- أولويات المهام: استخدام الأعلام للإشارة إلى المهام التي يجب إنجازها بشكل عاجل
- عمليات تكامل الطرف الثالث: يتكامل ClickUp معإيفرنوت,تايم دكتوروالمزيد
- لوحات المعلومات الرشيقة: استخدامأدوات سبرينتفيلوحات المعلومات للحصول على رؤية عالية المستوى لأي مشروع رشيق
- مفاتيح الاختصار واختصارات لوحة المفاتيح : استخدام اختصار لوحة المفاتيح لتحسين تجربتك وتبسيطها
لماذا تحتاج إلى أدوات إدارة مهام البريد الإلكتروني
تساعد أدوات إدارة المهام عبر البريد الإلكتروني مديري المشاريع وفرق العمل على زيادة إنتاجية البريد الإلكتروني في العمل
باستخدام تطبيق مدير المهام، يمكن لفريقك الوصول إلى صندوق الوارد صفر بكل سهولة و الحصول على مزيد من الوقت للتركيز على المهام الفردية.
إليك كيفية قيام برنامج إدارة المهام بذلك:
1. يحول رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام
من خلال استخدام أداة تتكامل مع عميل البريد الإلكتروني الخاص بك، يمكنك تحويل صندوق الوارد الخاص بك إلى قائمة مهام .
لذا انسَ أمر تنزيل تطبيق تدوين الملاحظات أو تطبيق المهام باستخدام إدارة المهام عبر البريد الإلكتروني، يمكنك إنشاء المهام وإضافة تفاصيل المهام مباشرةً من بريدك الإلكتروني.
وداعاً لتكرار المهام والتبديل بين التطبيقات والصفحات!
2. لإرسال عدد أقل من رسائل البريد الإلكتروني وتوفير الوقت
مع مدير المهام، يتم تخزين جميع أعضاء فريقك والمستندات المتعلقة بالمشروع والمحادثات المتعلقة بالمشروع في منطقة مركزية واحدة.
هذا يعني أنك لم تعد مضطرًا إلى إرسال سؤال بالبريد الإلكتروني إلى أحد أعضاء الفريق فقط لتتلقى إجابة غامضة تتطلب منك إرسال بريد إلكتروني آخر.
استمر في ذلك لفترة كافية وفجأة..
ومع ذلك، عند استخدام تطبيق المهام، تحتوي رسائلك الإلكترونية على كل التفاصيل المتعلقة بالمهمة مع تاريخ الاستحقاق. وإذا كان لدى شخص ما سؤال، يمكنه فقط إرسال رسالة في غرفة الدردشة المدمجة. ها نحن ذا!
الإجابات في غضون ثوانٍ.
3. يزيد من كفاءة الفريق
تزود أدوات إدارة المهام عبر البريد الإلكتروني فرق المشروع بتوصيفات مفصلة للمهام حتى لا ترتبك الفرق بشأن مسؤولياتها. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك ببساطة مشاركة مهمة مع أحد أعضاء الفريق عن طريق ذكر لهم
تساعد تطبيقات إدارة المشاريع أيضًا فرق العمل على العمل بشكل تعاوني. فمن خلال استخدام ميزات تتبع المهام والمراسلة الفورية، يمكن للفرق ومديري المشاريع الحصول على رؤية أفضل لتقدم المشروع للجميع.
4. يجعل سير العمل مركزياً
_أي شيء أسوأ من إدارة مهام متعددة في وقت واحد؟
إدارة مهام متعددة على منصات متعددة!
بينما نحب جميعًا أن نعتقد أننا جميعًا نحب أن نعتبر أنفسنا بارعين في تعدد المهام، إلا أن الحقيقة هي أننا أكثر ملاءمة للعمل على منصات مركزية موحدة.
فهي تُبقي الأمور مرتبة ومنظمة وتساعدك على فهم الأمور بنظرة واحدة.
وهذا بالضبط ما ستساعدك عليه منصة إدارة مهام البريد الإلكتروني. بما أنه يمكنك التعامل مع تخصيص أعباء العمل واتصالات الفريق وجدولة المهام من نفس الواجهة، فلن تنتقل من منصة إلى أخرى في محاولة لفهم الأمور!
الخلاصة
تتيح إدارة المهام عبر البريد الإلكتروني للفرق استخدام صندوق الوارد كمنصة رئيسية لإدارة المشاريع. على الرغم من أنه بإمكانك التمسك بصندوق الوارد العادي، إلا أنه لا يوفر لك مساحة عمل تحتوي على إمكانات تعاونية وغرف دردشة مدمجة وأتمتة المهام.
يوفر ClickUp للفرق مجموعة واسعة من ميزات إدارة المهام الفعالة وميزات سير العمل عبر البريد الإلكتروني لمساعدتهم على أن يكونوا منتجين قدر الإمكان.
مع ميزات تتراوح بين جدولة المهام والبريد الإلكتروني تفويض المهام ، ClickUp كل ما تحتاجه لإدارة المهام من صندوق بريدك الإلكتروني. احصل على ClickUp اليوم وشاهد صندوق الوارد الخاص بك وهو يتحول إلى أداة فعالة لإدارة المهام، لأن الحياة أقصر من أن تضيعها في سلاسل البريد الإلكتروني المزعجة التي لا تنتهي.
فقط اسأل جاك:
