قال المؤلف وعالم الكمبيوتر الشهير داميان كونواي ذات مرة: "التوثيق هو رسالة حب تكتبها لنفسك."

في حين أن عبارة كونواي تشير إلى مبادئ الترميز، فإن التوثيق النظيف والواضح هو جزء لا يحظى بالتقدير الكافي وغالباً ما يتم إهماله في إدارة الأعمال، وهو ما يوفر العديد من الفوائد.

يحتوي العمل التجاري الجاري على العديد من المستندات الهامة التي تساعد في سلاسة العمليات. أنت تعمل بجد لإنشاء مستندات مهمة، مثل العقود القانونية , ملفات الموظفين , إجراءات التشغيل الموحدة وخطط الطوارئ وغيرها

ولكن ماذا يحدث عندما يحتاج شخص ما إلى الوصول إليها أو تدقيقها؟ رقمنتها هي الخطوة الأولى.

ومع ذلك، عندما تحاول رقمنة سجلاتك الورقية، كيف يمكنك منع ضياعها أو تلفها في أنظمة إدارة المستندات غير المنظمة؟

كيف تضمن أن موظفيك يمكنهم العثور على السجلات التي يحتاجون إليها واستخدامها؟ وكيف تمتثل للقوانين واللوائح المتغيرة باستمرار التي تحكم حفظ السجلات؟

إذا كنت تعاني من هذه المشكلات أو ترغب في تحسين نظام إدارة السجلات الحالي لديك، فهذه المقالة لك. لقد قمنا بتجميع قائمة بأفضل 10 برامج وأنظمة لإدارة السجلات في عام 2024.

ستساعدك هذه الأدوات على تنظيم سجلاتك وإدارتها وحمايتها مع إتاحتها للأشخاص المناسبين في الوقت المناسب. تابع القراءة لمعرفة المزيد! 🚀

ما هو برنامج إدارة السجلات؟

برنامج إدارة السجلات هو حل تستفيد منه الشركات لتتبع الوثائق أو السجلات المتعلقة بالأعمال وتخزينها والوصول إليها ومشاركتها وتنظيمها. تدير برمجيات إدارة السجلات جميع السجلات منذ إنشائها وحتى وقت التخلص من الوثائق. تعد برامج إدارة السجلات ضرورية لضمان مشاركة المعرفة وتلبية متطلبات الامتثال التنظيمي وإدارة المخاطر.

ما الذي يجب أن تبحث عنه في برامج إدارة السجلات؟

إدارة السجلات الرقمية ضرورية لأي شركة تريد تخزين مستنداتها والوصول إليها وإدارتها بفعالية. يجب أن تجد البرنامج الذي يناسب احتياجاتك وأهدافك الخاصة.

فيما يلي بعض الميزات الرئيسية التي يجب البحث عنها عند اختيار برنامج إدارة السجلات:

• إمكانيات الاستيراد والمسح الضوئي: أنت تريد برنامجاً يستورد المستندات بسهولة من مصادر مختلفة، مثل البريد الإلكتروني أو التخزين السحابي أو التطبيقات الأخرى. يتيح لك ذلك دمج مستنداتك ومشاركتها مع فريقك. إذا كان لا يزال لديك سجلات ورقية، فأنت بحاجة إلى برنامج يمكنه مسحها ضوئيًا وتحويلها إلى ملفات رقمية
• التحكم في الوصول والأمان: ابحث عن برنامج يحمي البيانات الحساسة من الوصول غير المصرح به أو الاختراقات. يجب أن تكون قادراً على تعيين الأذونات والأدوار لمختلف المستخدمين أو المجموعات أو الأقسام. تأكد من أن برنامج إدارة السجلات الذي اخترته يشفر بياناتك ويتوافق مع القوانين واللوائح ذات الصلة
• الأتمتة وسير العمل: اختر برنامجًا لتبسيط عمليات عملك وتوفير الوقت والجهد. يجب أن تكون قادرًا على إنشاء مهام سير العمل وأتمتة المهام، مثل الموافقات أو الإشعارات أو التذكيرات أو التقارير. يجب عليك أيضًا البحث عن البرامج التي تتكامل مع أدواتك الأخرى، مثل CRM أو ERP أو برامج المحاسبة
• التخصيص وقابلية التوسّع: البرنامج الذي يتكيف مع احتياجاتك وتفضيلاتك المتغيرة من خلال السماح لك بتخصيص حقول البيانات أو التسميات أو الفئات أو طرق العرض هو البرنامج المثالي. اختر منتجًا برمجيًا يمكنه التوسع أو التكيف مع نمو عملك أو تغيره
• الموثوقية والجدارة بالثقة: أخيراً، أنت بحاجة إلى برنامج لإدارة السجلات يمكنك الاعتماد عليه والثقة به. ابحث عن البرامج ذات السمعة الجيدة والمراجعات الإيجابية والعملاء الراضين. يجب أن تبحث أيضاً عن برنامج يقدم الدعم والتحديثات والنسخ الاحتياطية

مع وضع هذه الميزات في الاعتبار، استعد للاختيار من قائمتنا المنسقة لأفضل 10 برامج وأنظمة لإدارة السجلات في عام 2024.

## أفضل 10 برامج لإدارة السجلات لاستخدامها في عام 2024

1. كليك أب

نظّم سجلاتك ومشاريعك بسرعة باستخدام أدوات قابلة للتخصيص بسهولة تقدمها ClickUp برنامج ClickUp القوي والمتعدد الاستخدامات لإدارة السجلات يتيح لك تنظيم بياناتك وإدارتها ومشاركتها عبر عملك. يمكنك إنشاء مساحات ومجلدات للأقسام أو المشاريع المختلفة وتعيين الأذونات والأدوار لكل منها.

يمكنك أيضًا إنشاء مستندات جديدة باستخدام مستندات ClickUp التي يمكن مشاركتها والوصول إليها من قبل الأعضاء الآخرين في مساحة العمل الخاصة بك. باستخدام ClickUp، يمكنك تعيين مهام مثل مراجعة المستندات أو التحقق منها أو تحديثها أثناء الإنشاء وبعده حتى لا يفوتك أي شيء.

أنشئ مستندات في مكان رقمي مركزي باستخدام ClickUp Docs وشاركها بسهولة

يمكنك أيضًا استخدام ميزات أخرى تبسط تنظيم البيانات وتصورها، مثل الحقول المخصصة في ClickUp , طرق العرض المخصصة لـ ClickUp و انقر فوق لوحات المعلومات .

تتيح لك بنية التسلسل الهرمي المفصّل في ClickUp تصور مشاريعك التسلسل الهرمي لمشروع ClickUp يساعدك على إنشاء مساحات عمل في مواضيع فرعية مختلفة لمختلف المشاريع التي قد يعمل عليها فريقك. على سبيل المثال، ضمن مساحة عمل "الفريق الإبداعي"، يمكنك إضافة فئات فرعية لمختلف الفرق والمشاريع.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام ClickUp's ClickUp's Book of Record Business قالب للاحتفاظ بسجلات المستندات الأساسية لمؤسستك. يسمح لك بالامتثال للوائح حفظ السجلات وتجميع جميع مستنداتك المهمة في مكان واحد.

قم بتنزيل هذا القالب

استخدم قالب دفتر سجلات الأعمال من ClickUp للاحتفاظ بالسجلات الحيوية لشركتك

تسمح لك هذه الميزات بتخصيص هيكل بياناتك وعرضها وتحليلها، مما يجعل ClickUp مثاليًا لإدارة البيانات والتعاون.

تتبع مشاريعك والتقدم الذي يحرزه فريقك على لوحات معلومات ClickUp Dashboards

أفضل ميزات ClickUp ClickUp:

• استخدم مستندات ClickUp لـمستند تعاوني الإنشاء والتحرير
• الاستفادة من الحقول المخصصة لتخزين المعلومات وعرضها مثل نوع المستند أو الحالة أو الأولوية أو المالك
• استخدم طرق العرض المخصصة لمراقبة المقاييس والمؤشرات الرئيسية
• تعيين الأذونات والتحكم في الوصول إلى المساحات والمجلدات والمزيد

قيود ClickUp:

• أبلغ بعض المستخدمين عن منحنى تعلم أكثر حدة للميزات المتقدمة

تسعير #### ClickUp:

• مجاني للأبد
• غير محدود: 7 دولارات شهريًا لكل مستخدم
• شركة: 12 دولارًا شهريًا لكل مستخدم
• المؤسسات: اتصل لمعرفة الأسعار
• ClickUp Brain: متوفر على جميع الخطط المدفوعة مقابل 5 دولارات/عضو في الشهر

ClickUp التقييمات والمراجعات:

• G2: 4.7/5 (أكثر من 9,000+ تقييم)
• Capterra: 4.7/5 (أكثر من 4,000 تقييم)

2. FileHold

عبر الملف DocSavy هو برنامج لإدارة السجلات قائم على السحابة يساعدك على تخزين المستندات وتنظيمها والوصول إليها بكفاءة. وهو يسمح لك بتحديد ماهية مستنداتك ومكانها باستخدام العلامات والبيانات الوصفية والارتباطات.

كما أنه يتميز بفعالية عالية في البحث عن النص الكامل والفلاتر التي تجعل من السهل والسريع العثور على المستندات التي تحتاج إليها. وفي الوقت نفسه، تحمي ميزات الأمان المتقدمة الخاصة به المعلومات الحساسة. إن ميزات DocSavy الخالية من الرتوش والسهلة الاستخدام تجعله أداة ذكية حقاً لإدارة السجلات.

أفضل ميزات DocSavy:

• تحميل مستنداتك أو مسحها ضوئياً أو إرسالها بالبريد الإلكتروني وتخزينها في السحابة
• تعيين علامات لسجلاتك، مثل نوع المستند أو الفئة أو الحالة أو المالك
• البحث عن المستندات باستخدام الكلمات المفتاحية أو العبارات أو المشغلين
• شارك مستنداتك مع أعضاء فريقك أو عملائك أو شركائك، باستخدام البريد الإلكتروني أو الروابط أو عمليات التكامل

قيود DocSavy:

• الافتقار إلى ميزات الأتمتة المتقدمة مقارنة بالحلول الأكثر قوة.
• قابلية توسع محدودة للمؤسسات الكبيرة ذات الحلول المعقدةإدارة المستندات الاحتياجات.

تسعير DocSavy:

• خطة البداية: 0.99 دولار شهريًا لكل مستخدم
• خطة 20: 9.99 دولار شهريًا لثلاثة مستخدمين
• الباقة 50: 49.00 دولارًا شهريًا لسبعة مستخدمين
• خطة 100 دولار: 99 دولارًا في الشهر
• خطة 200 دولار: 149.99 دولارًا/شهريًا
• خطة 300$: 199.99$/شهرياً
• خطة مخصصة

تقييمات ومراجعات DocSavy:

• G2: لا توجد مراجعات كافية
• Capterra: ليست هناك مراجعات كافية

4. فيفا فولت

عبر فيفا فولت Veeva Vault عبارة عن منصة سحابية مصممة خصيصًا للصناعات شديدة التنظيم، مثل علوم الحياة والرعاية الصحية. إنه حل شامل وآمن للغاية يتيح لك إدارة المحتوى والبيانات على منصة واحدة.

يمكنك استخدام Veeva Vault لإنشاء المستندات وتخزينها والوصول إليها ومشاركتها، مثل التجارب السريرية والتقديمات التنظيمية ووثائق الجودة والمزيد.

يضمن Veeva Vault سلامة البيانات المطلقة والامتثال التنظيمي. تلبي تدابيرها الأمنية القوية أعلى معايير الجودة وقابلية التوسع والأداء.

أفضل ميزات Veeva:

• إدارة دورة حياة مستنداتك بالكامل، من الإنشاء إلى الموافقة والتوزيع والأرشفة
• تأكد من أن مستنداتك تتوافق مع القوانين واللوائح ذات الصلة، مثل إدارة الغذاء والدواء الأمريكية أو الوكالة الأوروبية للأدوية أو المنظمة الدولية لتوحيد المقاييس
• استخدم التوقيعات الإلكترونية لتفويض مستنداتك بشكل آمن وفعال

قيود Veeva:

• أبلغ المستخدمون أن إصدار المؤسسة مرتفع الثمن نسبيًا عند مقارنته بالأدوات الأخرى
• قد تكون خيارات التخصيص محدودة لبعض المتطلبات الخاصة بمجال معين

تسعير فيفا:

• مجاني للأبد
• المؤسسات: تسعير مخصص

تقييمات ومراجعات Veeva:

• G2: 4.1/5 (أكثر من 40 تقييم)
• Capterra: 4.5/5 (أكثر من 20 مراجعة)

5. شير بوينت

عبر شير بوينت SharePoint هو نظام أساسي لإدارة المستندات والتعاون تم تطويره بواسطة Microsoft. يحظى SharePoint بشعبية واسعة بين الشركات من جميع الأحجام والصناعات، حيث يتيح لك SharePoint مراقبة وإنشاء تقارير حول التعامل مع السجلات وفقًا لسياسات وعمليات محددة.

يعد SharePoint مثاليًا لـ إدارة السجلات إذا كنت تستخدم مجموعة Microsoft، حيث تتكامل بسلاسة مع تطبيقات Office 365، مثل Word وExcel وPowerPoint وOneDrive.

تتيح لك الأداة تخزين المستندات وتنظيمها ومشاركتها بأمان، مما يعزز التعاون والإنتاجية.

أفضل ميزات SharePoint:

• إنشاء مكتبات مستندات لتخزين مستنداتك وإدارتها في موقع مركزي
• تتبع تغييرات المستندات واستعادتها باستخدام محفوظات الإصدار
• الوصول إلى مستنداتك وتحريرها باستخدام تطبيقات Office 365

قيود SharePoint:

• قيود مساحة البيانات لمكتبة المستندات
• خيارات التخصيص تتطلب خبرة فنية

تسعير SharePoint:

• SharePoint (الخطة 1): 5.00 دولارات شهريًا لكل مستخدم
• مايكروسوفت 365 للأعمال القياسية: 12.50 دولار/شهرًا لكل مستخدم

تقييمات ومراجعات SharePoint:

• G2: 4/5 (أكثر من 8,000 تقييم)
• Capterra: 4.3/5 (أكثر من 5000 تقييم)

6. فلويكس

عبر فلويكس Fluix هو حل برمجي بدون رموز يساعد الشركات على رقمنة المستندات وأتمتة المهام الروتينية، كل ذلك في مكان واحد. وهو مصمم لمساعدة الفرق على تبسيط العمليات المتعلقة بالمستندات، وتحسين الكفاءة، وضمان الامتثال، حتى أثناء التنقل.

يُعد Fluix مثاليًا للفرق المتنقلة، حيث يتيح لك توقيع المستندات وإدارتها بسهولة على أجهزتك المحمولة. يمكنك أيضًا العمل دون اتصال بالإنترنت ومزامنة بياناتك عندما تكون متصلاً بالإنترنت.

أفضل ميزات فلويكس:

• يمكنك الوصول إلى مستنداتك في أي وقت وفي أي مكان باستخدام أجهزة iOS أو Android
• إضافة تعليقات توضيحية وتحرير مستنداتك باستخدام علامات التمييز أو الملاحظات أو الطوابع أو الرسومات
• أتمتة سير عمل المستندات والعمليات الخاصة بك، مثل الموافقات أو الإشعارات أو التذكيرات

قيود فلويكس:

• تكاملات محدودة مع تطبيقات الطرف الثالث مقارنةً بالمنصات الأخرى

أسعار فلويكس:

• فلويكس الأساسية: 30 دولارًا شهريًا لكل مستخدم
• المؤسسات: اتصل بالمبيعات لمعرفة الأسعار

تقييمات ومراجعات فلويكس:

• G2: لا توجد تقييمات كافية
• Capterra: 4.8/5 (أكثر من 40 تقييم)

7. منصة الفريسكو

عبر منصة الفريسكو Alfresco عبارة عن واجهة ويب آمنة مفتوحة المصدر تساعد المؤسسات على إدارة وتأمين النسخ المطبوعة إلى السجلات الرقمية في موقع واحد.

مع Alfresco، يمكنك الحصول على حل شامل لإدارة دورة الحياة والحوكمة لجميع سجلاتك. ويضمن لك استخدامه أيضاً الحفاظ على امتثالك للقوانين واللوائح.

يستحق Alfresco أن تضعه في اعتبارك إذا كنت تبحث عن حل مرن وقابل للتطوير يمكنه التكيف مع احتياجات وتفضيلات المؤسسات من جميع الأحجام.

أفضل ميزات منصة ألفريسكو:

• تنظيم سجلاتك وتخزينها في مستودع مركزي باستخدام البيانات الوصفية والفئات والعلامات
• تبسيط العمليات وسير العمل لديك، مثل الموافقات أو المراجعات أو التدقيقات
• التواصل والتعاون مع أعضاء فريقك باستخدام الدردشة أو الفيديو أو وسائل التواصل الاجتماعي

قيود منصة ألفريسكو:

• يتطلب المساعدة في الإعداد والتخصيص، وهو ما قد يمثل تحديًا للمؤسسات الصغيرة
• قد لا تكون واجهة المستخدم بديهية مثل الحلول الأخرى

تسعير منصة ألفريسكو:

• مجتمع ألفريسكو: مجانًا
• الفريق الأساسي: 2 دولار/شهرياً لكل مستخدم
• المؤسسات: 22 دولارًا شهريًا لكل مستخدم

تقييمات ومراجعات منصة ألفريسكو:

• G2: 3.6/5 (40+ تقييم)
• Capterra: 4.1/5 (أكثر من 20 تقييم)

8. أوبن تكست

عبر النص المفتوح OpenText هو حل برمجيات لإدارة السجلات متكامل المزايا وقابل للتطوير بدرجة كبيرة على مستوى المؤسسات يساعد المؤسسات على تحسين الكفاءة والامتثال.

تتيح لك منصة OpenText الآمنة والموحدة تنظيم المحتوى الإلكتروني والمادي ومشاركته عبر المؤسسة.

إنه الحل المثالي إذا كنت ترغب في تسخير قوة الذكاء الاصطناعي التحويلية مع برنامج إدارة المستندات.

أفضل ميزات OpenText:

• رقمنة مستنداتك الورقية باستخدام الماسحات الضوئية أو الأجهزة المحمولة أو البريد الإلكتروني
• أرشفة سجلاتك للاحتفاظ بها على المدى الطويل والامتثال باستخدام خيارات تخزين آمنة وفعالة من حيث التكلفة
• ضمان امتثال سجلاتك للقوانين واللوائح التنظيمية ذات الصلة، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات أو قانون حماية خصوصية التأمين الصحي والمسؤولية المهنية للموظفين أو قانون سلامة الوثائق التأمينية (HIPAA) أو قانون SOX
• استخدام OpenText Magellan، وهو نظام أساسي مرن للذكاء الاصطناعي والتحليلات، لأتمتة مهام سير العمل

قيود OpenText:

• سعر أعلى من الكثير من المنافسين، خاصة للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم
• قد تتطلب الميزات المعقدة تدريباً إضافياً

تسعير OpenText:

• التسعير المخصص

تقييمات ومراجعات OpenText:

• G2: 4.3/5 (أكثر من 20 مراجعة)
• Capterra: لا توجد مراجعات كافية

9. أديميرو

عبر أديميرو Ademero هي أداة لإدارة المستندات مصممة لتبسيط تنظيم المستندات واسترجاعها. وهي تساعد المؤسسات على تبسيط عملياتها المتعلقة بالوثائق وتحسين الكفاءة العامة في حفظ السجلات.

إذا كنت تستخدم Quickbooks لتشغيل المحاسبة لعملك، فإن Ademero سيكون خيارًا مثاليًا بفضل تكامله المحكم وسير العمل الآلي.

أفضل ميزات Ademero:

• مسح مستنداتك الورقية ضوئيًا باستخدام الماسحات الضوئية أو الأجهزة المحمولة أو البريد الإلكتروني
• فهرسة مستنداتك باستخدام البيانات الوصفية
• ابحث عن مستنداتك باستخدام الكلمات المفتاحية أو العبارات أو المشغلين

قيود Ademero:

• عدد محدود من الميزات المتقدمة وواجهة مستخدم أقل سهولة مقارنةً بحلول المؤسسات الأخرى

تسعير Ademero:

• الاستضافة القياسية: 35 دولارًا شهريًا لكل مستخدم
• الاستضافة المميزة: 70 دولارًا شهريًا لكل مستخدم

تقييمات ومراجعات Ademero:

• G2: لا توجد تقييمات كافية
• Capterra: 4.3/5 (أكثر من 41 تقييم)

10. هايلاند

عبر هايلاند Hyland هي منصة رائدة في مجال إدارة المحتوى المؤسسي توفر إدارة المستندات وإدارة السجلات وأتمتة عمليات الأعمال.

تساعد Hyland المؤسسات في كل مجال على دمج المحتوى والبيانات والعمليات بسلاسة لتوفير المعلومات الصحيحة للأشخاص المناسبين في المكان والزمان المناسبين.

إنه خيار موثوق للمؤسسات ذات الاحتياجات المتنوعة لحفظ السجلات.

أفضل ميزات Hyland:

• مسح المستندات الورقية ضوئيًا باستخدام الماسحات الضوئية أو الأجهزة المحمولة أو البريد الإلكتروني
• تبسيط العمليات وسير العمل، مثل الموافقات أو المراجعات أو التدقيق، باستخدام أدوات السحب والإفلات والقوالب
• تأكد من أن سجلاتك تتوافق مع القوانين واللوائح ذات الصلة، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات أو قانون حماية خصوصية التأمين الصحي والمسؤولية المهنية للملكية الفكرية أو قانون SOX

قيود Hyland:

• قد يتطلب التنفيذ والتخصيص مساعدة من مستشاري Hyland، والتي تأتي بتكلفة إضافية

تسعير #### Hyland:

• اتصل بالمبيعات لمعرفة الأسعار

هايلاند التقييمات والمراجعات:

• G2: 4.3/5 (أكثر من 150 تقييم)
• Capterra: لا توجد مراجعات كافية

اختر أفضل نظام لإدارة السجلات لشركتك ## اختر أفضل نظام لإدارة السجلات لشركتك

السجلات التي يتم الاحتفاظ بها بجدية هي العمود الفقري لأي عمل تجاري. فهي تحتوي على معلومات قيمة، مثل العقود والفواتير والتقارير وما إلى ذلك. يمكن أن يساعدك نظام إدارة السجلات القوي على تحسين الكفاءة والتعاون وضمان أمن المستندات والامتثال.

يقدم كل برنامج في هذه القائمة ميزات وفوائد فريدة من نوعها. أيًا كان الخيار الذي تختاره، تأكد من أنه مصمم خصيصًا لتلبية متطلبات شركتك المتطورة ويضمن أمن المدققين.

وهنا، تبرز منصة ClickUp لإدارة المشاريع متعددة الاستخدامات من ClickUp عن البقية. فخصائصها المتقدمة، وتصميمها الذي يركز على المستخدم، وقدرتها على منحك خيارات قابلة للتخصيص لإدارة السجلات بكفاءة، تجعلها حلاً متكاملاً لمكان العمل يمكنك الوثوق به في مستنداتك وأعمالك. اشترك للحصول على حساب ClickUp المجاني اليوم!