كيفية إنشاء فرق عمل ذاتية الإدارة عالية الأداء

في حين أن أساليب الإدارة قد تختلف بشكل كبير، إلا أن معظم قادة الأعمال الناجحين يتفقون على أن أعظم أصول المؤسسة هم موظفوها. 🧑🏼‍🤝‍🧑🏽

ولكن إذا قمت بتوظيف الأفضل، فإن تمكينهم من تقديم أفضل ما لديهم في العمل أمر منطقي. وقد تحول معلمو الإدارة على نحو متزايد إلى الإدارة الذاتية لبناء فرق عمل مستقلة وذات دوافع ذاتية ومنتجة ومبدعة للغاية.

كما يوحي الاسم، على عكس الفرق التقليدية، تعمل فرق الإدارة الذاتية بشكل مستقل دون إشراف مباشر، على الرغم من أنها قد تظل مسؤولة أمام مشرف أو قائد فريق عند الحاجة. وتعتمد المنظمات على الأفراد الذين يديرون أنفسهم بأنفسهم للقيام بعملهم بشكل جيد دون إدارة دقيقة.

وبمساعدة أدوات مثل ClickUp للفرق ، يمكن لفرق العمل المدارة ذاتيًا أن تزدهر وهي تقود النمو المؤسسي.

في منشور المدونة هذا، سوف نتعمق في هذا الأسلوب الإداري لنرى كيف يمكنك بناء فرق عمل ذاتية الإدارة في مؤسستك.

فهم فرق العمل ذاتية الإدارة

على عكس المشروع التقليدي أو فريق رشيق يرأسه مدير أو مشرف تقليدي، عادةً ما يكون الفريق المُدار ذاتيًا وحدة صغيرة ذاتية التوجيه بدون هيكل تنظيمي تقليدي هرمي أو من أعلى إلى أسفل.

يمتلك جميع أعضاء الفريق أهدافهم ومهامهم ومسؤولياتهم لتحقيق النتائج.

لا يوجد تسلسل هرمي داخل الفريق المُدار ذاتيًا. وبدلاً من ذلك، يناقش أعضاء الفريق نطاق وحدود مسؤوليات بعضهم البعض ويتم تمكينهم من اتخاذ القرارات في تلك المجالات. ونتيجة لذلك, يمكن لكل شخص إدارة عبء العمل الخاص به بالطريقة التي يراها مناسبة.

نظرًا لأن كل عملية ومخرجات تتم مناقشتها داخل الفريق قبل أن يتوصلوا إلى توافق نهائي في الآراء، فإن الفرق ذاتية الإدارة تكون "شبه مستقلة" السلطة لا مركزية والمساءلة الشاملة مشتركة.

وتعتبر الإدارة الذاتية مفهوماً رئيسياً هنا. فكل فرد مُدار ذاتيًا مسؤول عن أدائه الفردي وعن الهدف العام للعمل. وعلى الرغم من أنهم يجب أن يعملوا ضمن المبادئ التوجيهية لمشروع معين، إلا أنهم أحرار في العمل بالطريقة التي تناسبهم.

وهذا يعني أيضًا أن بعض الفرق المدارة ذاتيًا تتمتع بإجازات غير محدودة. فيمكنهم أخذ أيام إجازة أو أيام عمل مختصرة طالما أن المشروع يسير وفق ما هو مخطط له. ومن المتوقع أن تكون الفرق الناجحة ذاتية الإدارة مبنية على أساس قوي من الثقة والملكية.

الخصائص الرئيسية لفرق العمل المدارة ذاتيًا

برزت فرق العمل المدارة ذاتيًا كقوة مؤثرة، حيث تقود الابتكار، وتعزز الإبداع، وتعزز الثقافة المؤسسية من خلال زيادة مشاركة الموظفين. لفهم جوهر فرق العمل المدارة ذاتيًا بشكل كامل، دعونا نلقي نظرة على الخصائص المميزة التي تميزها عن فرق الإدارة التقليدية.

1. الاستقلالية

في فريق الإدارة الذاتية، تحتل الاستقلالية مركز الصدارة. يمكن لأعضاء الفريق في هذه الفرق المستقلة تمامًا اتخاذ قرارات بشأن عملهم، وتحديد أولويات المهام، وحل المشاكل دون إشراف مستمر.

يتيح تفويض السلطة هذا الشعور بالملكية، ويوازن بين الاستقلالية والمسؤولية بين الفريق بأكمله، مما يدفعهم إلى أخذ زمام المبادرة وإيجاد حلول مبتكرة.

تتميز الاستقلالية أيضًا بـ

• سلطة اتخاذ القرارات المستنيرة: تزويد فريقك بالمعرفة والخبرة لاتخاذ قرارات مستنيرة تتماشى مع أهداف الفريق
• الإدارة الفعالة للوقت: امنح فريقك الاستقلالية في إدارة جداولهم الزمنية، مما يسمح لهم بتحسين الإنتاجية وتقليل التشتت
• حل المشكلات بطريقة إبداعية: تمكين أعضاء الفريق من طرح الحلول بشكل مستقل وتمكين ثقافة الابتكار وحل المشكلات بفعالية

2. التعاون

تتفوق فرق الإدارة الذاتية في التعاون. يتمتع الفريق بدافع ذاتي ويعمل معًا لتبادل الأفكار وحل المشاكل وتحقيق الأهداف المشتركة. يمكن أن يؤدي هذا النهج التعاوني لفريق الإدارة الذاتية إلى حلول أكثر إبداعًا وتواصلًا قويًا وكفاءة محسنة وإحساسًا أقوى بروح الفريق.

يؤدي التعاون الفعال إلى

• الاحترام المتبادل: تشجيع الفريق على تقدير واحترام مساهمات بعضهم البعض لتحقيق نتائج أفضل
• الإصغاء الفعال: ضمان الاستماع إلى أفكار الجميع وأخذها بعين الاعتبار من خلال الاستماع الفعال
• اتخاذ القرارات المشتركة: التعاون كفريق واحد لاتخاذ القرارات باستخدام الخبرات والرؤى الجماعية

3. الملكية

إن فرق العمل المدارة ذاتيًا مدفوعة بإحساس قوي بالملكية، حيث يفخر أعضاء الفريق بعملهم ويشعرون بأن لهم مصلحة شخصية في نجاح المشروع أو الفريق أو فشله. تزيد هذه الملكية من الحافز وتحسّن عملية اتخاذ القرار وتزيد من الالتزام بتحقيق نتائج عالية الجودة.

تشمل فوائد الملكية ما يلي:

• زيادة الإنتاجية والأداء: عندما يمتلك أعضاء الفريق الملكية الكاملة لعملهم، يكون لديهم الدافع الجوهري للأداء الجيد وزيادة الإنتاجية
• تقليل الاعتماد على المديرين: لا تحتاج هذه الفرق إلى مديرين للقيام بالمهام اليومية، حيث يديرون أنفسهم بأنفسهم.
• تحسين عملية صنع القرار: الفرق التي تتحمل مسؤولية نتائجها تجمع المعلومات بنشاط لاتخاذ قرارات أفضل، وتتبع نهجًا لحل المشاكل في العمل

4. المساءلة

المساءلة هي حجر الزاوية في الفرق ذاتية الإدارة. فأعضاء الفريق مسؤولون بشكل جماعي عن مساهماتهم وعن نجاح المشروع بشكل عام. وتدفع هذه المساءلة المشتركة الأفراد إلى تقديم أفضل ما لديهم وتضمن استمرار تركيز الفريق بأكمله على تحقيق أهدافه.

تؤدي المساءلة إلى:

• المسؤولية الفردية: يحمّل أعضاء الفريق أنفسهم المسؤولية عن أدائهم الفردي بالإضافة إلى نتائج الفريق
• تحسين أداء الفريق: يحمّل أعضاء الفريق بعضهم البعض المسؤولية لتحقيق نتائج أفضل
• تقليل النزاعات: المسؤوليات المشتركة تمنع تفاقم التوتر وتتيح حل النزاعات بفعالية

5. التحسين المستمر

تزدهر فرق العمل الناجحة ذاتية الإدارة على التحسين المستمر. يتم تشجيع أعضاء الفريق على التعلم والنمو والتكيف مع التحديات. يدفع هذا الالتزام بالتحسين فريق الإدارة الذاتية إلى البحث عن أساليب عمل جديدة، وتحسين العمليات، وتقديم نتائج استثنائية.

يؤدي التحسين المستمر إلى:

• زيادة الكفاءة: تحديد العمليات وسير العمل والمنتجات التي تؤدي إلى عدم الكفاءة وإزالتها باستمرار مما يحسن الإنتاجية
• تحسين رضا العملاء: التحسين المستمر للعمليات والممارسات يساعد المؤسسة على تقديم منتجات وخدمات أفضل للعملاء

إيجابيات وسلبيات فرق العمل المدارة ذاتيًا

كما أن لكل نموذج إداري جانبه الإيجابي، فإن للفرق المدارة ذاتيًا إيجابيات وسلبيات أيضًا.

إيجابيات فرق الإدارة الذاتية

يتمتع بناء فرق العمل المدارة ذاتيًا بالعديد من المزايا، مثل الإنتاجية العالية والتحفيز، وسرعة اتخاذ القرارات، وتوفير التكاليف. دعونا نفصل ذلك.

تحسين الإنتاجية والمهارات

عادةً ما تكون الفرق ذاتية الإدارة أكثر إنتاجية بكثير من الفرق التقليدية. نظرًا لأن الملكية والمساءلة عاملان مهمان جدًا في الوحدات المدارة ذاتيًا، فإنها عادةً ما تعمل بجدية أكبر من الفرق ذات التنظيم التقليدي. بل وقد يكتسبون مهارات جديدة لضمان بقائهم جديرين بعلامة "الإدارة الذاتية".

وبالتالي، يميل الأفراد الذين يديرون أنفسهم بأنفسهم إلى تطوير انضباط أقوى في وظائفهم.

تعزيز التحفيز والمشاركة

يعكس أداء الفريق جهوده، وبالتالي يشعر الموظفون بحافز أكبر لتقديم أفضل ما لديهم. كما أن العمل على تحقيق هدف مشترك مع امتلاك مهام محددة يحسّن من الروح المعنوية والتحفيز. إن التواجد في فريق ناجح يدار ذاتيًا يجعل الموظفين يشعرون بمزيد من التمكين ويدفعهم إلى تقديم أفضل ما لديهم للمشروع.

تحسين عملية اتخاذ القرار

تتميز فرق الإدارة الذاتية بالاعتماد على الذات. فتركيزهم الشديد على نتائج المشروع يعني أنهم يميلون إلى اتخاذ قرارات مستنيرة وتعاونية حتى في الأمور المعقدة.

زيادة الكفاءة

تعمل الفرق المدارة ذاتيًا في تسلسل هرمي بسيط، دون وجود طبقة إدارية وسطى بينها وبين القيادة. وهذا يقلل من احتمالية سوء التواصل، ويزيد من استقلالية اتخاذ القرارات، ويسمح بالعمل السريع والتعاوني.

فعالية أعلى من حيث التكلفة

مع فرق العمل ذاتية الإدارة، توفر المؤسسات تكلفة التوظيف والتدريب والاحتفاظ بالمديرين والمشرفين. بالإضافة إلى ذلك، حيث تميل هذه الفرق إلى أن تكون أكثر كفاءة وإنتاجية، فهي توفير الوقت والمال ومساعدة المؤسسة بأكملها على تحقيق أرباح أعلى.

سلبيات فرق الإدارة الذاتية

ليس الأمر مشمسًا دائمًا في عالم الإدارة الذاتية. فيما يلي بعض عيوب فرق الإدارة الذاتية.

النزاعات والاختلافات في الرأي

التنوع نعمة للمنظمات. ولكن عندما يأتي الأشخاص من خلفيات ومجالات خبرة مختلفة، فلا بد أن يكون لديهم وجهات نظر مختلفة. في العالم اللامركزي لفرق العمل ذاتية الإدارة، يمكن أن تؤدي الاختلافات في الرأي إلى إبطاء عملية صنع القرار وربما تخلق صراعات.

يجب تدريب الموظفين على التعامل مع هذه الاختلافات بلباقة وإنتاجية.

المساءلة مقابل الاستقلالية

يمكن للاستقلالية التامة، في الأيدي الخطأ، أن تترتب عليها تكلفة باهظة. لذا، يجب أن تكون الفرق المدارة ذاتيًا (والأعضاء الأفراد) مسؤولين بشكل كامل عن أدائهم ونتائجهم.

في مثل هذه الفرق الصغيرة والمركزة، إذا أساء عضو واحد من أعضاء الفريق استخدام استقلاليته الذاتية، فإن ذلك يؤثر على الفريق بأكمله. لا تسير المشاريع كما هو مخطط لها، وتتكبد المؤسسات خسائر. وهذا خطر كبير عندما يتعلق الأمر بالفرق ذاتية الإدارة.

احتمال فقدان الاتجاه

يتطلب بناء فرق ذاتية الإدارة وقتًا وتفكيرًا دقيقًا. قد لا يكون الموظفون المختارون مناسبين للإدارة الذاتية، مما قد يعيق أداء الفريق. أيضًا، إذا لم يتم توفير التوجيه الصحيح والتدريب المناسب لفريق الإدارة الذاتية في البداية، فقد يفقد الفريق توجيهه بسرعة.

بناء فريق ناجح ذاتي الإدارة: دليل خطوة بخطوة

يمكن لفرق الإدارة الذاتية أن تفتح أبواب الإنتاجية والابتكار لشركتك. ولكن يجب أن يتم ذلك بشكل صحيح.

إليك دليل تفصيلي خطوة بخطوة حول كيفية بناء فرق عمل عالية الأداء ومرنة وذاتية الإدارة.

تعريف فرق العمل ذاتية الإدارة

أولاً، حدد ما يعنيه "الفريق المُدار ذاتيًا" بالنسبة لك. هل تبحث عن فريق شبه مستقل أو مستقل تمامًا؟ هل يشمل أشخاصاً ذوي مهارات محددة، على سبيل المثال، مهارات حل المشاكل؟ هل تريد تطوير فرق ذاتية الإدارة لمنتجات أو خدمات أو مهمة محددة أخرى؟

حدد تعريف الفرق ذاتية التوجيه الأفضل لمؤسستك، سواء من الناحية الوظيفية أو الثقافية. ثم اتبع الخطوات التالية لإنشاء فريق عمل عالي الأداء وذاتي الإدارة.

ابحث عن العلامات

الخطوة المنطقية التالية في تنفيذ فرق العمل ذاتية الإدارة هي قياس ما إذا كان موظفوك يظهرون أيًا من الخصائص أو السمات المذكورة أعلاه. تذكّر أن فريق العمل المثالي المُدار ذاتيًا يتكون من أشخاص يتحلون بالاعتماد على الذات، وجديرين بالثقة، وواثقين في اتخاذ القرارات، وبارعين في إدارة الوقت، ومتواصلين أقوياء.

حدد أعضاء الفريق المهتمين

بمجرد تقييمك للمرشحين الذين سيكونون مثاليين في الأدوار المدارة ذاتيًا، اسألهم عما إذا كانوا مهتمين. قد لا يكون الجميع كذلك. بغض النظر عن القدرات، قد يفضل العديد من الموظفين وجود مدير لتوجيههم وإرشادهم.

من المهم البحث عن الأفراد الذين يحرصون على تطوير مهاراتهم وتحسينها باستمرار ويتمتعون بالثقة الكافية للتعامل مع المشاكل بشكل مستقل. كما يجب أن يتمتع أعضاء الفريق المحتملين بالمهارات الشخصية للعمل بشكل جيد في فريق من الأفراد ذوي التفكير المستقل المماثل.

يمكنك استخدام العديد من تقنيات بناء الفريق لضمان انسجام أعضاء فريقك الذي تديره بنفسك بشكل جيد.

وضع أهداف وغايات واضحة

بعد ذلك، حدد الأهداف والغايات التي تريد أن يحققها فريقك المُدار ذاتيًا. حدد المخرجات والنتائج المتوقعة بوضوح حتى يعرف الفريق ما الذي يعمل من أجله. اشرح أيضًا كيف ستقوم بقياس هذه النتائج.

وتتمثل أفضل الممارسات في وضع أهداف قابلة للتحقيق باستخدام أهداف ClickUp وتخصيصها للأشخاص المعنيين. يمكنك أيضًا إعداد قنوات لـ قياس الإنتاجية .

قم بقياس أهدافك وتتبع التقدم المحرز باستخدام ClickUp Goals

والآن بعد أن وضعت خارطة طريق واضحة لتوقعاتك واستراتيجية مهمتك، خطط لتقييم أداء فريقك أيضًا. نموذج مراجعات الأداء الخاص بـ ClickUp سيساعدك على القيام بذلك.

قم بإجراء التقييمات الذاتية وإبداء الملاحظات بمساعدة هذا القالب.

قم بتنزيل هذا القالب

تتبع أداء فريقك وقدم ملاحظاتك باستخدام قالب تقييمات الأداء من ClickUp

تطوير أدوار الفريق ومسؤولياته

قم بتعيين أدوار ومسؤوليات واضحة لفرق الإدارة الذاتية. اجعل من الواضح أن كل عضو في الفريق على مقياس التسلسل الهرمي الأفقي بدلاً من التسلسل الهرمي من أعلى إلى أسفل في هيكل الفريق التقليدي. وكإجراء احتياطي، قم بإنشاء آلية تسمح لقائد خارجي أو آخرين بالمشاركة عندما يفشل أحد الموظفين في إكمال عمله.

تخصيص المهام وتتبعها

الآن وبعد الانتهاء من العمل الأساسي، حان الوقت لتخصيص المهام لأعضاء الفريق الفرديين والفريق ككل. الكفاءة إدارة المهام باستخدام أدوات مثل مهام النقر فوق المهام تحسين إنتاجية الفريق بشكل كبير.

تفويض العمل بسهولة من خلال تعيين المهام مباشرةً إلى الفريق أو الإشارة إليها في تعليق لتحويل أفكارك إلى عناصر عمل

مرة أخرى، على الرغم من أن فريق المشروع سيعمل بشكل مستقل بمجرد أن يبدأوا العمل، لا يزال بإمكانك تتبع تقدمهم باستخدام أداة إدارة المشاريع في ClickUp . توفر هذه الأداة نظرة عامة على الأولويات، والعمل المشترك بين الفرق، والتقدم المحرز في المشروع.

احصل على طريقة عرض شاملة لتوقع وتنظيم عملك اليومي والتذكيرات وأحداث التقويم بشكل أفضل مع ClickUp Home

افتح قنوات للتواصل

أنشئ قنوات ثابتة للاتصال، مثل الاجتماعات الدائمة أو منتديات المناقشة أو مكالمات الفيديو الأسبوعية أو الشهرية أو أي شيء آخر يناسبك. ClickUp Chat تقدم طفرة في التواصل الجماعي الموثوق به وفي الوقت الفعلي. يمكنك دمج أكثر من 1,000 أداة وتطبيق على ClickUp لضمان التواصل السلس والدقيق.

جمع اتصالات الفريق معًا في مساحة واحدة مع ClickUp Chat ومشاركة التحديثات وربط الموارد والتعاون دون عناء

إنشاء آليات اتخاذ القرار

في فريق منضبط وذاتي التوجيه لا يتمتع أي موظف بسلطة أكثر من الآخر. هذا الابتعاد عن التسلسل الهرمي الإداري التقليدي يمكن أن يعيق أحيانًا عملية صنع القرار.

وللتغلب على هذه المشكلة، يمكنك تعيين شخص ما كـ "ميسر"، أو يمكن للفريق انتخاب ميسر. يعمل الميسر كوسيط يدير الاجتماعات ويدير النزاعات ويضمن التوافق العام في الآراء.

توفير الموارد

لا تبدأ عملك من الصفر - اختر خيارات معدة مسبقًا من مركز القوالب أو أنشئ قالبك الخاص الذي يمكن لفريقك استخدامه

قم بتوفير التدريب وتمكين فريقك بالأدوات التي يحتاجونها لتحقيق النجاح. قد يكون ذلك مبلغاً نقدياً يُصرف أثناء الإعداد الأولي, برنامج لإدارة العمل وتتبعه أو الوصول الكامل إلى مستودع الأدوات التي يمكنهم استخدامها حسب الحاجة. قوالب ClickUp رائعة للفرق التي تعتمد على نفسها في انتقاء واختيار ما تحتاج إليه للعمل. يمكنك العثور على قوالب لإدارة المشاريع من أطر عمل تحليل SWOT و SIPOC (الموردين والمدخلات والعمليات والمخرجات والعملاء). يمكن للفرق استخدام هذه القوالب للتخطيط ووضع الاستراتيجيات والتنفيذ والتخصيص وقياس العمل.

وضع جداول زمنية قائمة على النتائج

مقارنة أعباء عمل الفريق بصريًا وتتبع التقدم باستخدام طريقة عرض ClickUp Timeline

كشركات حديثة، نعمل جميعًا في سباق مع الزمن. حدّد مواعيد نهائية واضحة وواقعية تسمح بالطوارئ مع إبقاء أعضاء الفريق على أهبة الاستعداد لتحقيق الأهداف. نظرًا لأنك حددت بالفعل ما الذي يشكل النجاح بوضوح، تأكد من أن فريقك الذي يحركه ذاتيًا يحقق ما حدده ضمن الإطار الزمني المطلوب.

قم بتقييم فعالية فريقك الذي تديره ذاتيًا

أخيرًا، ألقِ نظرة فاحصة طويلة على البيانات بمجرد انتهاء مشروعك. سيساعدك التحليل الدقيق لمقاييس المشروع الذي ينفذه فريق ذاتي الإدارة على إجراء التغييرات المطلوبة، سواء كانت هذه التغييرات تتعلق بالفريق نفسه، أو طبيعة المهام، أو الموارد المقدمة، وما إلى ذلك.

استمر في التحسين مع كل تكرار.

ساعد فرقك المدارة ذاتيًا على الازدهار

قد يكون إنشاء فريق مُدار ذاتيًا أمرًا صعبًا. فهو يحتاج إلى تخطيط دقيق، وفهم قوي للمخاطر والمزايا، والأهم من ذلك، اختيار الأشخاص المناسبين.

يعمل تكامل ClickUp المريح مع أكثر من 1000 أداة وقوالب سهلة الاستخدام وسير العمل الآلي ولوحات المعلومات البديهية على تبسيط التخطيط والاستراتيجية والتنفيذ لفرقك المدارة ذاتيًا.

اقترب أكثر من أهدافك المتعلقة بالإنتاجية والكفاءة من خلال التحليلات التفصيلية وعناصر التحكم في الخصوصية وحرية ربط أدوات المشروع المفضلة لديك. اشترك مع ClickUp اليوم !