هل تساءلت يوماً كيف يبدو اليوم في حياة مدير المشتريات؟ إنه دور قد يبدو غامضاً ومربكاً إذا لم تكن تعيشه بنفسك، ولكننا اليوم نرفع الغطاء عن كيف تبدو حياة مدير المشتريات وما تتضمنه.
في هذا الدليل المتعمق، سنغطي في هذا الدليل المتعمق ماهية مدير المشتريات، وما تنطوي عليه عملياتهم اليومية، ومهاراتهم وتقنياتهم، وكيف يمكنك بناء حياة مهنية ناجحة في مجال المشتريات. 💼
ما هو مدير المشتريات؟
يتمثل دور مدير المشتريات في الإشراف على إدارة سلسلة التوريد وكيفية شراء الشركة للمواد أو الخدمات أو الإمدادات. وتشمل وظيفته العثور على الموردين المناسبين، والتفاوض على تكاليف العقود أو أوامر الشراء، والحصول على أفضل الخدمات أو المواد بأفضل قيمة.
على الرغم من أننا سنتحدث عن مديري المشتريات في هذه المقالة، إلا أنك قد تسمع أيضًا وصف هذا الدور بأنه مدير مشتريات أو أخصائي مشتريات. سيعتمد المسمى الوظيفي المحدد على سياسات الشركة، ولكن الدور هو نفسه - توفير مصادر الإمدادات للمؤسسة بكفاءة.
## اليوم النموذجي لمدير المشتريات
دعنا ننتقل مباشرةً إلى ما يقوم به مدير المشتريات فعلياً بشكل يومي. غالباً ما يتم ذكر هذه المهام في التوصيف الوظيفي ولكن بشكل مبهم، لذا إليك نظرة فاحصة على ما ينطوي عليه هذا الدور حتى تتمكن من تحديد ما إذا كان هذا الدور مناسباً لك.
العمل على اتفاقيات الشراء
ينطوي جزء كبير من دور مدير المشتريات على توفير مصادر كبيرة للشركة. ويشمل ذلك العمل على اتفاقيات الشراء - وهي العقود التي توافق فيها على شراء كمية معينة من منتج أو خدمة مقابل خصم. 🤝
تستغرق إدارة اتفاقيات الشراء والعقود وقتًا طويلاً، مما يعني أن العديد من المديرين يقضون جزءًا من كل يوم في التفاوض ومراجعة العقود ووضع اللمسات الأخيرة على الاتفاقيات، ومع ذلك، يمكن القيام بهذه المهام على أساس أسبوعي أو شهري.
وبمجرد الاتفاق على هذه الاتفاقيات، تضمن هذه الصفقات الحصول على أسعار مخفضة على الخدمات أو الإمدادات بمرور الوقت - مما يسهل على الجميع التنبؤ بالتكاليف والحفاظ على الميزانيات.
استخدم اتفاقية البيع والشراء ClickUp لبناء عقدك الخاص من البداية
ضمان الامتثال
بصفتك مدير مشتريات تحتاج إلى فهم جيد للعمليات والإجراءات للتأكد من الحفاظ على الامتثال. يتضمن جزء من الدور إنشاء سياسات وإجراءات المشتريات والالتزام بها، وإدارة المخاطر، وإجراء عمليات التدقيق لضمان الامتثال. ⚖️
من الضروري الالتزام بسياسات المشتريات الداخلية الخاصة بك، لأن القيام بخلاف ذلك يجعلك عرضة للطعن من الموردين المحتملين أو اتهامات بالمحاباة أو الرشوة. بالإضافة إلى الحفاظ على سياساتك الخاصة، يجب أن تتحقق من أن مورديك لديهم سياسات ملائمة - خاصةً إذا كنت مستفيداً من أي تمويل أو منحة حكومية تتطلب منك ذلك.
استخدم هذا قالب النقر فوق لتخطيط وإدارة الامتثال، بما في ذلك تقييم المتطلبات وقياس التقدم المحرز والإجراءات التصحيحية
تقييم الموردين
قبل أن تتمكن من توقيع اتفاقية شراء مع أحد الموردين، عليك أولاً العثور على المورد المناسب. ويشمل دور أخصائي المشتريات استكشاف الموردين المحتملين، وإنشاء قائمة، ثم تقييمهم للعثور على أفضل الموردين المناسبين.
ما لم تكن في مؤسسة صغيرة، فإن هذه المهمة ستشمل أعضاء آخرين في الفريق وقد تحتاج إلى رفعها إلى مستوى مجلس الإدارة لاتخاذ قرار نهائي. سيعمل فريق المشتريات معًا للعثور على الموردين، والتحقق من أوراق الاعتماد، والحصول على عروض الأسعار مع نماذج طلب عروض الأسعار واستخدام إطار عمل أو طريقة تقييم لتسجيلها مقابل بعضها البعض أو عبر سلسلة التوريد.
تتبع جميع البائعين والموردين الحاليين والمحتملين والموردين المحتملين باستخدام قالب قائمة البائعين الرئيسية ClickUp
إدارة وتنسيق الموظفين
إذا كنت تشغل منصب مدير المشتريات أو مدير المشتريات، فغالبًا ما يكون لديك فريق مشتريات يمكنه دعمك في جهودك للحصول على أفضل صفقة لمؤسستك. يتضمن دور المدير تنسيق الموظفين وتمكينهم من العمل بأفضل ما لديهم. 🎉
في مؤسسة أكبر، قد تتولى إدارة مجموعة من أدوار الدعم للمبتدئين ومسؤولي المشتريات. اعتمادًا على هيكل فريقك، قد يتمثل دورك في تعيين المهام، والإشراف على التدريب، وتقديم الدعم، والعمل كقائد لتوجيه فريقك نحو النجاح.
تتبع موظفيك وحجم عملهم ومرتباتهم باستخدام قالب قائمة موظفي ClickUp
الاحتفاظ ببيانات محدثة
يتضمن عالم الشراء والمشتريات الكثير من البيانات. هناك كل شيء من قائمة البائعين للتسعير الدقيق لكل وحدة لكل مادة أو مستلزمات قد ترغب في شرائها. 📝
إذا كنت تعمل منفرداً أو كجزء من فريق صغير، فإن جزءاً من أنشطتك اليومية سيتضمن الحفاظ على هذه البيانات والتأكد من تحديثها ودقتها. في فريق أكبر، قد يتولى مسؤول المشتريات أو مساعده هذا الدور بدلاً من ذلك.
المهارات الأساسية لمدير مشتريات ناجح ## المهارات الأساسية لمدير المشتريات الناجح
الآن وبعد أن أصبحنا على دراية ببعض المهام اليومية أو الأسبوعية لمدير المشتريات، دعنا نلقي نظرة فاحصة على المهارات والمعرفة التي تحتاجها لتكون ناجحاً.
مهارات التفاوض
محترفو المشتريات المتميزون هم مفاوضون بارعون. إنها مهارة ستعتمد عليها مرارًا وتكرارًا للحصول على خصومات مواتية وإبرام اتفاقيات شراء مع الموردين الأكثر طلبًا.
إذا لم تكن هذه المهارة من أقوى مهاراتك في الوقت الحالي، فاحرص على الالتحاق بدورة في مهارات التفاوض أو حاول اكتساب بعض الخبرة العملية في بيئة تستخدم هذه المهارات بكثافة، مثل المبيعات. لكي تنجح في مجال المشتريات، يجب أن تكون قادراً على التعبير عن وجهة نظرك، والتفاوض، والحصول على صفقة أفضل مما يمكنك الحصول عليه في مكان آخر - لذا يجب أن يكون هذا على رأس قائمة مهاراتك. 💡
المهارات التحليلية
يتخذ مديرو المشتريات الكثير من القرارات، مما يعني أنك بحاجة إلى معرفة كيفية تحليل البيانات لاتخاذ أفضل قرار مستنير يمكنك اتخاذه في تلك اللحظة.
يعرف قادة المشتريات كيف يفسرون البيانات، وماذا يفعلون بها، وكيف يستخدمونها للاسترشاد بها في اختياراتهم. ويمكنهم استخدام البيانات التي لديهم، ويعرفون أين يسألون عن الرؤى التي لا يملكونها، ويجمعون كل معارفهم لاختيار المورد المناسب. ✅
مهارات إدارة علاقات الموردين
قد يبدو الأمر وكأن المشتريات تتعلق بالبيانات والإمدادات، ولكنها في الواقع تنطوي على الكثير من مهارات إدارة العلاقات والتواصل. إذا لم تتمكن من بناء علاقات قوية، فمن غير المرجح أن تقيم شراكات طويلة الأجل مع الآخرين.
يحتاج مديرو المشتريات المحتملون إلى التركيز على مهارات التواصل والإصغاء ومهارات التواصل مع الناس إذا كانوا يريدون النجاح في هذا المجال. أنت بحاجة إلى معرفة كيفية التعرف على الناس، وفهم رغباتهم واحتياجاتهم، والقدرة على التواصل بفعالية في جميع مراحل عملية الشراء. 💬
مهارات مراقبة المخزون
لا يمكنك معرفة ما تحتاج إلى تقديم طلب شراء إذا لم تكن متأكدًا من مستويات المخزون لديك. ولهذا السبب، فإن مهارات مراقبة المخزون القوية أمر لا بد منه في مجال المشتريات.
يعرف مديرو المشتريات الجيدون كيف تبدو مستويات المخزون والمخزون لديهم في جميع الأوقات. أنت تفكر في المستقبل، وتطلب بما يكفي من مهلة زمنية كافية التي يمكنك من خلالها الحفاظ على التوريد، والتكيف مع أي تغييرات في حالة توليك مشروعًا أو عقدًا جديدًا. 📋
معرفة تخطيط موارد المؤسسات
لحسن الحظ، لا يُتوقع منك أن تعرف عن ظهر قلب ما إذا كان لديك نقص في إمدادات معينة أو تحتاج إلى زيادة الإمدادات في مجال معين. هناك أدوات إدارة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لذلك.
يعتمد عدد الموارد التي تحتاج إلى إدارتها والموارد التي تحتاج إلى إدارتها على دورك داخل فريق المشتريات. على المستوى الأساسي، يجب أن تعرف كيفية إدارة المخزون وجدولة توافر فريقك، ولكن قد يُتوقع منك أيضًا التعامل مع الميزانيات أو المقاولين أيضًا. 📊
الفهم الاقتصادي
بينما تركز على تأمين أفضل الصفقات على الإمدادات والعقود لشركتك، لا يمكنك تجاهل الصورة الاقتصادية الأوسع نطاقاً.
يجب أن يكون مديرو المشتريات على دراية بالتفاصيل المالية لشركاتهم وخطط النمو من الداخل والخارج، ولكن يجب أن يكونوا على دراية بما يحدث في العالم من حولهم. يمكن لعوامل مثل الركود والاضطرابات السياسية وتحديات سلسلة التوريد أن تؤثر على مدى سهولة الحصول على الإمدادات وبأي تكلفة - لذا يجدر الانتباه عن كثب للصورة الاقتصادية الأكبر. 🌍
مهارات إدارة المخاطر
من الناحية المثالية يمكن لمورديك تلبية احتياجاتك، ويمكنك تلبية طلبات العملاء في الوقت المحدد، وتسير مشاريعك بسلاسة. ولكن هذا ليس هو الحال دائماً، ولهذا السبب يجب أن يكون قادة المشتريات بارعين في إدارة المخاطر وتحديد العوائق قبل أن تصبح مشكلة.
يعرف أفضل مديري المشتريات كيفية حساب المخاطر، ومراقبة التغييرات، وتوقع المشاكل الصغيرة قبل أن تؤدي إلى تحديات أكبر. إدارة المخاطر هي جزء متأصل من عملك اليومي، بدلاً من أن تكون شيئًا تفكر فيه عندما تسوء الأمور. ❌
الأدوات والتقنيات التي يستخدمها مدراء المشتريات
إن عملية المشتريات طويلة ومفصلة، وإدارة الكثير من التوقعات والميزانيات والمواعيد النهائية والمتطلبات قد يشعرك بالتوتر في بعض الأحيان. ولكن هذا ليس بالأمر الذي يجب عليك العمل عليه بمفردك. هناك الكثير من أدوات وتقنيات المشتريات التي يمكنها تسريع العمليات وتبسيط المهام وتقديم طرق أسهل لإدارة سير العمل من البداية إلى النهاية.
إليك بعضًا من أكثرها شيوعًا أدوات برامج إدارة المشتريات والتقنيات التي يستخدمها مديرو المشتريات للعمل بشكل أكثر فعالية. 🤖
أطر إدارة المشتريات ### أطر إدارة المشتريات
إن إجراء عملية شراء طويلة لكل مشروع أو حاجة للتوريد ليس أمراً واقعياً، ويستغرق وقتاً طويلاً بعيداً عن المهام الأخرى القيّمة. تتمثل إحدى الطرق للتغلب على ذلك في إعداد إطار عمل قائم لإدارة المشتريات أو الانضمام إليه.
تعمل هذه الأطر كطريق جاهز للحصول على موردين وخدمات عالية الجودة، دون إجراء عملية مناقصة أو عملية شراء كاملة. تحتاج إلى أحجام كبيرة من الطلبيات أو الكميات الكبيرة حتى تكون هذه الأطر منطقية لجميع المعنيين، لذلك عادةً ما تستخدمها المؤسسات الكبيرة والوكالات الحكومية.
أدوات إدارة المشاريع
على الرغم من أن مديري المشتريات ليسوا مسؤولين عن إدارة المشاريع بشكل مباشر، إلا أن امتلاكهم لفهم قوي لإدارة المشاريع واستخدام أدوات فريقهم يمكن أن يمنحهم ميزة ويجعل العملية أسهل.
يمكنك البحث عن حالات المهام أو تعيينها أو فرزها في عرض قائمة ClickUp لمعرفة التقدم المحرز في جميع الأعمال
أدوات مثل انقر فوق تبسيط إدارة المشروع وجعل كل شيء في متناول المؤسسة بأكملها. مع التسلسل الهرمي لمشروع ClickUp ، والاطلاع بسرعة على التقدم المحرز في المشروع في لمحة سريعة وتحديد العوائق والتواصل مع مديري المشاريع حول احتياجاتهم من التوريد، وبناء نظام داخلي يساعد الجميع على البقاء أكثر تنظيماً عندما يتعلق الأمر بالمشتريات.
على عكس العديد من أدوات إدارة المشاريع العامة، يحتوي ClickUp على ميزات مخصصة تجعل من السهل تكييفه لإدارة المشتريات. على سبيل المثال، فإن قالب المشتريات من ClickUp يتيح لك تشغيل العملية بأكملها من البداية إلى النهاية، مع جميع مشاريعك ومهامك ومعلوماتك في مكان واحد.
أدوات إشراك الموردين
يتضمن جزء كبير من عملك اليومي التحدث إلى الموردين والحفاظ على علاقة جيدة معهم. المشاركة الصحيحة و أدوات برامج إدارة الموردين يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا هنا، حيث تحول ما يمكن أن يكون مهمة تستغرق وقتًا طويلاً إلى شيء يصبح جزءًا من عملية أسرع بكثير.
تحافظ سلاسل التعليقات على تنظيم المحادثات داخل المهمة حتى لا يضطر المستخدمون إلى التمرير خلال كل تعليق
يعمل ClickUp على تبسيط عملية مشاركة الموردين من خلال الاحتفاظ بكل شيء في مكان واحد. لا يمكنك التواصل مع أعضاء الفريق من خلال المهام والتعليقات والتحرير في الوقت الفعلي فحسب، بل يمكنك أيضاً إدارة البريد الإلكتروني الخارجي أيضاً، وكل ذلك دون مغادرة منصة إدارة المشروع.
اعثر على المعلومات التي تحتاجها باستخدام أحد الخيارات العديدة طرق عرض ClickUp ، ثم تحقق مع مورديك بطريقة أكثر فعالية.
أدوات إدارة المخاطر
إدارة المخاطر جزء لا يتجزأ من دور مدير المشتريات. من التأكد من أن مورديك يمكنهم بالفعل مواكبة أوامر الشراء إلى إدارة الميزانيات حتى تتمكن من الدفع للموردين في الوقت المحدد، هناك الكثير من الفرص لحدوث أخطاء.
قم بتبسيط العملية برمتها باستخدام الأدوات والميزات لإنشاء نظام إدارة المخاطر الخاص بك. استخدم قالب سجل مخاطر إدارة المخاطر من ClickUp للبدء في بناء قاعدة بيانات داخلية خاصة بك تجعل تحديد المخاطر وتخفيفها والتفكير فيها أسهل، وجرب أداة تخطيط العمليات لإنشاء سير عمل لكيفية إدارة المخاطر.
قم بإقران ذلك مع أداة ClickUp إدارة المهام وميزات إدارة المشاريع للحفاظ على جميع أعمالك اليومية في مكان واحد.
أدوات تخطيط موارد المؤسسة
يكاد يكون من المستحيل إدارة المشتريات بفعالية إذا كنت لا تعرف كيف يبدو مخزونك، وكيف يقارن مخزونك بما يقوله نظام نقاط البيع (POS)، وعدد أعضاء الفريق المتاح لديك، وقيود الميزانية التي تعمل بها. لهذا السبب فإن تخطيط موارد المؤسسة و البرامج اللوجستية مفيد للغاية.
يفهم أفضل مديري المشتريات كيف أدوات برمجيات تخطيط موارد المؤسسات العمل وكيفية استخدامها لصالحها. تغطي أدوات تخطيط موارد المؤسسات كل شيء بدءًا من جدولة الموظفين إلى شراء المخزون، وتعتمد المجالات التي تكون مسؤولاً عنها على حجم مؤسستك.
خصص سير عملك، واعرض جميع تفاصيل المشروع مع أعضاء الفريق المعينين في منصة واحدة، وشارك الموارد مع إدارة المشروع في ClickUp
شجع مؤسستك على البدء في استخدام أداة مثل ClickUp لتبسيط إدارة العمليات حتى تتمكن من الإشراف ليس فقط على المواد والإمدادات ولكن على توافر أعضاء الفريق أيضًا.
مع كل ما لديك من استراتيجية العمليات التخطيط وإدارة الموارد التي تحدث في نظام واحد، فمن الأسهل التحقق بسرعة للتأكد من أن لديك كل ما تحتاجه - أو اتخاذ قرارات بناءً على ما ستحتاجه في المستقبل.
الدروس والنصائح الرئيسية من محترفي المشتريات ذوي الخبرة
أن تكون محترفاً ناجحاً في مجال المشتريات لا يتعلق فقط بتحليل البيانات والتفاوض على الصفقات مع الموردين المحتملين. إذا كنت ترغب في تحقيق النجاح في هذا المجال، فكر في هذه النصائح من الخبراء الذين حققوا بالفعل نجاحاً في هذا المجال.
حضور فعاليات الصناعة
من المفيد أن تكرس نفسك لمعرفة مؤسستك من الداخل والخارج، ولكن من المفيد أيضاً أن تخرج من المكتب وتنغمس في الصناعة الأوسع نطاقاً.
يقدم حضور فعاليات الصناعة فوائد متعددة. حيث تتاح لك الفرصة لمقابلة آخرين في نفس منصبك، أو في مرحلة متقدمة من حياتهم المهنية، والتعلم منهم. يمكنك مقابلة جهات اتصال محتملة، أو موردين، أو حتى مسؤولي التوظيف لوظيفة مستقبلية. يمكنك حضور الندوات وورش العمل لتحديث مهاراتك أو تعلم مهارات جديدة.
حضور فعاليات الصناعة أمر لا بد منه إذا كنت تريد أن تفعل أكثر من مجرد أن تكون جيداً في عملك. 💻
قم بتنمية شبكة علاقاتك
إحدى المهارات الأساسية التي ستحتاجها كمحترف مشتريات هي القدرة على التواصل الجيد. وهناك طريقة رائعة لممارسة ذلك من خلال التواصل وتنمية مجتمعك الشخصي.
ابدأ في بناء حضور لنفسك على منصة مثل LinkedIn، وقم بتنمية قائمة متابعيك من خلال أن تصبح قائدًا فكريًا أو عضوًا داعمًا في المجتمع. تواصل مع الموردين المحتملين أو أصحاب المصلحة المحتملين إما رقميًا أو شخصيًا، باستخدام اللقاءات والفعاليات الصناعية كجسر مثالي نحو بناء علاقات قوية ودائمة. 📣
ابحث عن مرشد
هناك طريقة أخرى يمكنك من خلالها الاستفادة من تجارب وخبرات الآخرين وهي البحث عن مرشد. فهناك الكثير من الأشخاص الذين مهدوا طريقهم بالفعل في مجال المشتريات ويسعدهم مساعدة الآخرين على النجاح أيضاً.
اسأل في مؤسستك أولاً لمعرفة ما إذا كان هناك شخص ما في الاعتبار، أو تواصل مع شبكة علاقاتك. إذا لم يكن هناك شخص ما داخل شبكتك، فحاول توسيعها - أو تواصل مع الأشخاص الذين تعجبك لسؤالهم عما إذا كان هذا شيء يقدمونه. 🏆
ابدأ أو عزّز مسيرتك المهنية كمدير مشتريات
أن تكون مدير مشتريات ينطوي على المهارة والخبرة، ولكنه ينطوي أيضاً على معرفة متى يجب تفويض المهام أو العمليات إلى الأدوات والبرامج. يمكن أن يساعدك اختيار البرنامج المناسب على تبسيط سير العمل، وأتمتة المهام البسيطة، والحصول على صورة أوضح حتى تتمكن من اتخاذ قرارات أكثر استراتيجية.
إذا كنت تبحث عن أداة واحدة تتفوق عليهم جميعاً, جرّب ClickUp مجانًا اليوم واختبر طريقة أفضل لإدارة كل ما يتعلق بالمشتريات. ✨