عملية الشراء: خطوات واستراتيجيات الإدارة السلسة

تتطلب إدارة عمليات الشراء التعامل مع سلاسل التوريد الصعبة، والتعامل مع الموردين، واتباع القواعد، والتوفيق بين المصادر العالمية، وهي ليست بالمهمة السهلة!

التواصل الفعال والشفافية أمران حاسمان عند تحسين أداء سلسلة التوريد.

يتطلب تأمين أفضل الشروط مع مورديك وتعظيم المكاسب استراتيجية مدروسة جيداً. وبالطبع، فإن امتلاك أدوات المشتريات المناسبة أمر بالغ الأهمية للريادة في هذا المجال.

استعد للحصول على بعض النصائح المفيدة ومقدمة لمنصة ClickUp للمشتريات - أداتك المفضلة لتعزيز أهداف عملك. سيساعدك هذا الحل على تسريع العملية بأكملها بشكل لم يسبق له مثيل.

ما هي المشتريات؟

تشير المشتريات إلى الحصول على السلع أو الخدمات أو الأعمال من مصادر خارجية. إنها عملية متعددة الخطوات تشمل التوريد، والشراء، والتفاوض، والخدمات اللوجستية. والهدف منها هو تأمين الموارد اللازمة لدعم عمليات مؤسستك أو مشاريعها.

تعتبر المشتريات أمرًا بالغ الأهمية للتعامل مع التكاليف، وضمان الجودة، وتنمية العلاقات مع الموردين - لتحقيق الأهداف الاستراتيجية لشركتك. تغطي المشتريات الأساسية هذه الخطوات الأولية، ولكن المستوى المتقدم يتعمق أكثر - تحليل بيانات المشتريات، والتعامل مع التسويات، وصياغة خطط المشتريات المستقبلية.

يمكن أن تتضمن استراتيجية المشتريات الخاصة بك دراسة متطلبات العمل، وتتبع الإيصالات، وتحديث شروط الدفع. ومع ذلك، في جوهر عملية المشتريات، يشترك كل قسم مشتريات في نفس الهدف: الحصول على الإمدادات بأسعار تنافسية في الوقت المحدد وتعظيم القيمة.

في المشتريات، تشمل الخطوات الرئيسية التعرف على الطلب، والتفاوض على العقود وإدارتها، والتعامل مع عروض الأسعار، والحصول على الموافقة على الميزانية، وإعداد الفواتير، والاحتفاظ بالسجلات. سنتحدث أكثر عن هذه الأمور في أقسام لاحقة.

أنواع عمليات الشراء

لفهم عملية الشراء بشكل أفضل، دعنا نقسمها إلى أنواع مختلفة:

1. عملية الشراء المباشر

تتضمن عملية الشراء المباشر الحصول على السلع أو الخدمات أو المواد الخام لمنتجك النهائي. وهي تتضمن الحصول على المواد الضرورية لإنتاج أو تصنيع المنتجات أو الخدمات الأساسية لشركتك.

يهدف الشراء المباشر للخدمات إلى تأمين مدخلات عالية الجودة بكفاءة، والتفاوض مع الموردين، وإدارة العقود، وضمان التسليم في الوقت المناسب لدعم دورة الإنتاج.

بالنسبة لشركات التصنيع، يتعلق الأمر بالحصول على المواد الخام والخدمات اللازمة لإنشاء المنتج النهائي. وبالمثل، بالنسبة لبائعي التجزئة، فهي تتضمن شراء المنتجات من تجار الجملة لبيعها للعميل النهائي.

ويُعد هذا النوع من المشتريات أمرًا بالغ الأهمية في صناعات مثل التصنيع، حيث تؤثر جودة المواد وتوافرها في الوقت المناسب بشكل كبير على المنتج النهائي.

2. عملية الشراء غير المباشر

المشتريات غير المباشرة هي الحصول على السلع والخدمات غير المرتبطة مباشرة بإنتاج المنتج النهائي. وهي تنطوي على شراء السلع والخدمات التي تدعم التشغيل والوظائف العامة لعملك ولكنها لا تصبح جزءًا من المنتج النهائي.

فكّر في اللوازم المكتبية، والمساعدة في تكنولوجيا المعلومات، وخدمات التسويق، والخدمات الاستشارية، وصيانة المرافق، وغيرها من الأشياء التي تحافظ على عمل المؤسسة - هذه تندرج تحت المشتريات غير المباشرة.

تضمن المشتريات غير المباشرة توفر الموارد اللازمة لدعم عملياتك الداخلية وأنشطتك التجارية.

3. عملية الشراء الاستراتيجي

المشتريات الاستراتيجية هي عملية تنطوي على تطوير وتنفيذ استراتيجية مشتريات تتماشى مع الأهداف والغايات لمؤسستك. وهو يتجاوز الجوانب المتعلقة بالمعاملات الخاصة بشراء السلع والخدمات ويركز على خلق قيمة طويلة الأجل للمؤسسة.

وهو يتضمن التعاون من مختلف الإدارات في جميع أنحاء الشركة لضمان الحصول على السلع ذات الجودة الصحيحة في الوقت المناسب.

في المشتريات الاستراتيجية، نناقش إدارة علاقات الموردين وتقييم المخاطر وتحليل السوق والتعاون مع أصحاب المصلحة الرئيسيين. والهدف من ذلك؟ خفض التكاليف، وتعزيز الكفاءة، ومساعدة مؤسستك على النجاح من خلال اتخاذ قرارات ذكية وبناء شراكات قوية ومستدامة مع الموردين.

4. عملية المشتريات التشغيلية

المشتريات التشغيلية هي العملية اليومية للحصول على السلع والخدمات اللازمة لسير العمل المنتظم لمؤسستك. وهي تنطوي على تنفيذ المهام الروتينية مثل طلب وطلب واستلام المنتجات أو الخدمات.

تتمحور عملية الشراء التشغيلي حول تلبية الاحتياجات الفورية والحفاظ على سلاسة الأمور - إدارة المعاملات، وضمان التسليم في الوقت المحدد، والحفاظ على مستويات المخزون المناسبة.

وهي تتضمن مهام مثل معالجة طلبات الشراء، وإدارة الموردين في المعاملات، والتعامل مع إدارة المشتريات الروتينية.

5. عملية المشتريات التكتيكية

في إطار عملية الشراء هذه، يقوم الفريق بتنفيذ إجراءات واستراتيجيات محددة ضمن عملية الشراء الأوسع نطاقاً. وهي تركز على تحقيق أهداف قصيرة إلى متوسطة الأجل تتعلق بتحقيق وفورات في التكاليف وتحسين الكفاءة وتحسين العمليات.

في المشتريات التكتيكية، تقوم باختيار الموردين والتفاوض على العقود وتنفيذ تدابير توفير التكاليف.

إنه نهج تفاعلي وأكثر تركيزاً على المعاملات مقارنةً بأنواع المشتريات الأخرى. وهذا أيضاً مثالي لتلبية متطلبات عملك الطارئة.

الخطوات في عملية الشراء

لكل شركة طريقتها في القيام بالأمور المتعلقة بالمشتريات. لتبسيط الأمر، دعنا نقسم العملية إلى تسع خطوات عامة تنطبق عالمياً:

الخطوة 1: تحديد احتياجاتك

تحديد ما تحتاج إليه هو عملية. أولاً، تحدث إلى أصحاب المصلحة المعنيين - المستخدمين ورؤساء الأقسام وصناع القرار - لفهم متطلباتهم وتوقعاتهم.

بعد ذلك، قم بإجراء تقييم شامل للاحتياجات من خلال تحليل مستويات المخزون الحالية أو تقييم ثغرات الأداء أو النظر في الأهداف التنظيمية المستقبلية.

حدد بوضوح مواصفات ومتطلبات السلع أو الخدمات التي تحتاجها من خلال إضافة تفاصيل مثل الكمية ومعايير الجودة والمواصفات الفنية والجداول الزمنية للتسليم وغيرها من المعايير ذات الصلة.

بعد ذلك، قم بتقييم وفهم القيود المفروضة على ميزانيتك لتحديد توقعات واقعية. وأخيراً، قم بإجراء تقييم للمخاطر لتحديد التحديات أو المخاطر المحتملة المرتبطة بعملية الشراء.

قم بتوثيق جميع هذه التفاصيل في مستند رسمي ليكون بمثابة أساس لإنشاء طلبات تقديم العروض أو عروض الأسعار عند التواصل مع الموردين المحتملين.

الخطوة 2: إنشاء وتقديم طلب الشراء (PR)

بعد تحديد احتياجاتك، حان الوقت لتقديم طلب شراء.

طلب الشراء (PR)، أو طلب الشراء، هو مستند أو نموذج رسمي يُستخدم داخل المؤسسة لبدء عملية الشراء.

يتضمن طلب الشراء تفاصيل مهمة مثل وصف واضح للأصناف أو الخدمات المطلوبة، ومواصفات الكمية، ومعلومات الميزانية، ومتطلبات التسليم، وتفضيلات الموردين، وتوقيعات الموافقة.

وبمجرد الموافقة على طلب الشراء، استخدمه كأساس لإصدار أمر الشراء للمورد الذي تم اختياره. يضمن هذا المستند التواصل السلس بين الأقسام ويجعل عمليات الاستحواذ متوافقة مع احتياجات مؤسستك وميزانيتها.

الخطوة 3: اختر المورِّد (المورِّدين)

الآن بعد أن حصلت على طلب الشراء، حان الوقت للبدء في البحث عن الموردين الذين يقدمون خدمات فعالة من حيث التكلفة مع أقصى قيمة.

بعد وضع القائمة المختصرة للبائعين, طلب عرض أسعار من كل منهما. كلما زادت تفاصيل طلب المعلومات ، كلما كان من الأسهل مقارنة وتحليل الأسعار والخدمات المختلفة.

عند اختيار البائع، ضع في اعتبارك عوامل التسعير والخدمة والجودة والسمعة والسرعة والموثوقية. الشخص المثالي هو الذي يحدد كل هذه المربعات. إذا كانت مؤسستك تقدّر المسؤولية الاجتماعية، فضع في اعتبارك التزام المورد وأخلاقياته البيئية.

إن تحليل هذه العوامل سيوجهك نحو أنسب البائعين وإنشاء إدارة سلسلة توريد لاحتياجاتك من المشتريات.

الخطوة 4: التفاوض للحصول على أفضل صفقة

الآن، يتعلق الأمر بالحصول على أفضل صفقة من خياراتك المختصرة. تحدث مع بائعين مختلفين، واطلع على ما لديهم، وتفاوض للحصول على أفضل منتج في حدود ميزانيتك.

هذه هي الخطوة التي تختار فيها البائع النهائي من خلال عملية مزايدة تنافسية.

نقترح وضع قائمة مختصرة بثلاثة بائعين على الأقل والتفاوض معهم للحصول على أفضل صفقة ممكنة. بعد أن تفاوضت مع كل بائع على حدة، حان الوقت لمقارنة عروضهم.

قم بتقييم أفضل العروض التي يقدمونها، وتوقف لحظة للتفكير، وقم بإجراء مقارنة شاملة، واحصل على اتفاقية مكتوبة من البائع الذي وقع عليه الاختيار بمجرد أن تقوم بالاختيار.

تعمل هذه الخطوة على ترسيخ الالتزام وتجنب أي سوء تفاهم محتمل.

الخطوة 5: بدء أمر الشراء (PO)

بمجرد حصولك على أفضل صفقة قدم طلبك .

ما عليك سوى ملء طلب شراء وإرساله إلى المورد. اجعل الأمور واضحة وتجنب الالتباس من خلال تقديم تفاصيل دقيقة أثناء الشراء.

اذكر الأسعار والمواصفات المتفق عليها، وتحقق مرة أخرى من كل شيء، وقم بتدوين كل شيء كتابيًا. هذا النهج الدقيق يجعل المعاملة أكثر سلاسة ويقلل من فرص سوء الفهم.

الخطوة 6: استلام البضاعة ومعاينتها

بمجرد استلامك للبضاعة، تحين لحظة الحقيقة. فقد حان الوقت للتحقق مما إذا كان المورد قد أوفى بوعوده.

افحص المستلزمات لتقييم الجودة واكتشف أي أخطاء أو عيوب. إنها فرصتك لمراجعة الطلب والتأكد من أن الجودة تتوافق مع معايير شركتك.

يجب أن تؤتي جهودك في اختيار المورد المناسب ثمارها في جودة المستلزمات التي تم تسليمها.

الخطوة 7: إجراء المطابقة الثلاثية

بعد التحقق من البضائع، حان وقت التحقق من الفاتورة قبل أن تقوم بالدفع النهائي للمورد.

اتبع أسلوب المطابقة الثلاثية للتحقق من الذمم الدائنة من خلال مقارنة أمر الشراء وإيصال الطلب والفاتورة مع بعضها البعض. سيؤدي ذلك إلى كشف أي تناقضات أو فواتير غير دقيقة.

تأتي مركزية هذه الخطوة في دورة المشتريات من ضرورة التحقق مرة أخرى من المدفوعات التي تم إجراؤها بحثًا عن أي أخطاء أو إضافات غير صحيحة. إنها إحدى مسؤولياتك الرئيسية.

الخطوة 8: دفع الفاتورة

لقد حان الوقت لمكافأة مورديك من خلال دفع المبلغ المستحق لهم في الوقت المحدد وإبرام علاقات ودية للمستقبل.

فكما أن الجودة الجيدة والأسعار الرخيصة تجعل المورد يتفوق على الكثير من الموردين الآخرين، فإن الدفع في الوقت المحدد هو أساس جاذبية المشتري. إذا كانت عملية المطابقة الثلاثية خالية من الأخطاء، فباشر الموافقة على الفواتير والدفع عن طريق الحسابات المستحقة الدفع.

وبالتالي، فإن إجراء المدفوعات في الوقت المحدد هو أحد العوامل الحاسمة في إقامة علاقات جيدة مع الموردين، والحصول على خصومات للدفع في الوقت المحدد، وتعزيز سمعة شركتك. كما أنه يمنع طلبات الرسوم المتأخرة ويشجع الموردين الجدد على التواصل مع الشركة.

الخطوة 9: الاحتفاظ بالسجلات

الخطوة الأخيرة والأكثر أهمية في عملية الشراء هي الاحتفاظ بالسجلات.

ويعني الاحتفاظ بالسجلات تدوين كل خطوة من خطوات عملية الشراء، بدءاً من عروض الأسعار الأولية والمفاوضات إلى أوامر الشراء والفواتير.

يعد الاحتفاظ بالسجلات أمراً بالغ الأهمية لتخطيط عمليات الشراء المستقبلية وعمليات التدقيق وحسابات الضرائب. وهو ليس مجرد فائدة داخلية؛ بل هو أيضاً أحد الأصول القيّمة لحل المنازعات.

التحديات في مجال المشتريات

حتى مع وجود عملية مشتريات دؤوبة، لا تزال هناك تحديات في العملية ككل. تتضمن بعض نقاط الألم الشائعة لمعظم فرق المشتريات في إدارة سلسلة التوريد ما يلي:

1. تجزئة الموردين

هل هناك ببساطة الكثير من المنتجات والخدمات المتنوعة التي يجب عليك ملاحظتها؟

غالبًا ما تصبح قاعدة بيانات الموردين مجزأة مع وجود العديد من الموردين عبر الفئات، مما يجعل من الصعب التفاوض على خصومات الحجم ويؤدي إلى تعقيد إدارة العقود .

يمكن أن يتطلب التصنيف وصيانة الحساب الفردي وقتًا واهتمامًا لا يُحصى من فريق المشتريات.

الحل: وضع مبادئ توجيهية لتقييم الموردين ومواصلة تحديث قاعدة بيانات الموردين لتحديثها باستمرار استخدام حل لإدارة المشتريات مثل ClickUp لتبسيط التعامل مع الموردين وتوحيد البيانات وتعزيز التعاون

2. إنفاق مافريك

يتم تصنيف عمليات الشراء غير المصرح بها أو غير المتوافقة التي يقوم بها أفراد داخل المؤسسة دون الالتزام بسياسات وإجراءات الشراء المعمول بها على أنها إنفاق متهور.

قد يقوم الموظفون رفيعو المستوى والإدارة في مختلف الأقسام بإجراء عمليات الشراء بشكل مستقل، متجاوزين بذلك الإجراءات القياسية. قد يؤثر ذلك على شركتك بمشتريات مكلفة، وفرص توفير ضائعة، وجودة غير متسقة.

إنها خسارة للشركة وتخلق تحديات في حفظ السجلات لفريق المشتريات. قد تتعثر الميزانية، أو قد تضيع المشتريات من السجلات تمامًا.

الحل: تجنب ذلك من خلال وضع قواعد شراء واضحة المعالم لجميع الموظفين. استخداماستخدام برامج إدارة المشتريات _مثل برنامج ClickUp الذي يساعد على إدارة جميع جوانب استراتيجية المشتريات الخاصة بك بشكل مركزي

3. وضع الاستراتيجيات المحدودة

قد تنشغل فرق المشتريات بالاحتياجات اليومية للأعمال، وتركز فقط على توفير متطلبات الشراء على الفور.

مع التركيز الأساسي على الاحتياجات التشغيلية ، فإن وضع الاستراتيجيات مثل دمج الموردين، وتوفير التكاليف، والشراكات قد يتراجع. قد يخدم ذلك الأهداف قصيرة الأجل، لكنه يضع الدور الأساسي لإدارة المشتريات على المحك.

الحل: _استخدم ClickUp لإنشاء عملية الشراء ومراقبتها وإدارتها بشكل استراتيجي من خلال التعاون بين فريق العمل وطريقة العرض المبسطة وغير ذلك الكثير

4. الامتثال وإدارة المخاطر

يمثل ضمان الامتثال وإدارة المخاطر في مجال المشتريات تحديًا كبيرًا. فهو يتطلب الالتزام الدقيق باللوائح، والنظر في الآثار القانونية، وتنفيذ إجراءات استباقية استراتيجيات استباقية لتخفيف المخاطر للحماية من المضاعفات غير المتوقعة.

إن العمل وفقًا لهذه الالتزامات وتخفيف المخاطر الناجمة عن انتهاكات البيانات أو عدم امتثال البائعين هو أمر في غاية الأهمية بالنسبة للفريق. ومرة أخرى، هذه عملية تستغرق وقتاً طويلاً وتستغرق وقتاً طويلاً.

الحل: _استخدم ClickUp لتتبع الامتثال، ونسج بروتوكولات إدارة المخاطر، وإضفاء الطابع المركزي على عمليات الشراء الخاصة بك. إنه نهج منهجي يقلل من الأخطاء، ويزيد من وضوح الرؤية، ويشجع على التعاون السلس - مما يجعل الامتثال وإدارة المخاطر في المشتريات أمرًا بسيطًا

5. التحديات اليدوية

يمكن أن يكون التعامل مع طلبات الشراء والفواتير والموافقات على الدفع تحديًا لفرق المشتريات التي لا تزال تعتمد على العمليات اليدوية. هذه العملية كثيفة العمالة وعرضة للأخطاء وتستغرق وقتًا طويلاً وغير فعالة.

يؤدي الاعتماد على العمليات اليدوية إلى إبطاء السرعة وتقليل الدقة وإعاقة الإنتاجية الإجمالية، مما يجعل من الصعب مواكبة متطلبات المشتريات سريعة الوتيرة.

الحل:* الحل:* _ تعمل أتمتةClickUp على تبسيط إدخال البيانات والموافقات والاتصالات، مما يتيح لفريقك التركيز على الاستراتيجية بينما يتولى المهام الروتينية، مما يعزز الدقة والإنتاجية في المشتريات

## كيفية تحسين عملية المشتريات

هل تحتاج إلى نظام أساسي للتعامل مع أكثر من نصف مهام المشتريات اليدوية وتعزيز الكفاءة الإجمالية؟ الحل هنا.

ClickUp هو الحل الأمثل لتلبية احتياجاتك في مجال المشتريات، حيث يتميز ببرنامج مشتريات مخصص يجمع بين المهام والمستندات واللوحات البيضاء والتحليلات والدردشة والمزيد في منصة واحدة متكاملة.

فمع وجود كل شيء في مكان واحد، يمكنك الاسترخاء والتوقف عن التنقل بين المنصات حتى في أبسط المهام.

تحميل القالب

تنزيل القالب

انقر فوق عرض مخطط جانت البياني عرض مخطط جانت البياني ClickUp Gantt يتيح لك تصور وإدارة المراحل المختلفة لعملية الشراء بشكل لم يسبق له مثيل.

تتبع التبعيات وإدارة الأولويات مع فريقك من خلال جدول زمني مرئي مشترك. يمكنك جدولة المهام بسهولة، وعرض التقدم المحرز، وإدارة المواعيد النهائية، وتحديد الاختناقات، كل ذلك ضمن عرض مخطط ديناميكي واحد.

تعاون مع فريقك لتتبع سير عمل المشروع وإدارة الأولويات باستخدام ClickUp Gantt Charts

ClickUp Mind Maps الخرائط الذهنية ClickUp تساعدك على تصور الخطوات المختلفة لتدفق عملية الشراء من خلال تخطيط سير العمل باستخدام عقد السحب والإفلات ورسم الروابط بين المهام المختلفة.

يوفر ClickUp خرائط ذهنية قائمة على المهام والعقد لتبسيط العمل وتخطيطه بشكل أفضل. يمكنك أيضًا مشاركة هذه الخريطة الذهنية مع فريقك لجعل الجميع يعمل على تحقيق أهداف متشابهة في وقت واحد.

ارسم الروابط بين المهام والأفكار، وخطط سير العمل باستخدام عقد السحب والإفلات، والمزيد

ClickUp Automation

السماح ClickUp Automatio n للقيام بالأعمال الشاقة بينما تركز أنت على المطالب الأكثر إلحاحًا. توفر المنصة أكثر من 100 فرصة للتشغيل الآلي لإنجاز المهام الروتينية وتبسيط سير العمل.

يمكنك أيضًا استخدام خيارات الأتمتة المبنية مسبقًا لتخصيصها حسب متطلباتك. يمكنك تغيير الأولويات، وتطبيق العلامات، وتغيير الحالة لإبقاء فريقك على اطلاع دائم على العمليات التجارية محدثة

انقر فوق قوالب مشتريات ClickUp قوالب ClickUp للمشتريات تقديم المساعدة في توحيد عمليات الشراء وتبسيطها وترشيدها وتوفير الوقت والمال. وتتمثل الميزة الأساسية للتنسيق الواضح والمتسق في تقليل الأخطاء. بعض العناصر الأساسية في ClickUp

قالب المشتريات هي:

• الحالات المخصصة: تحديد المراحل المختلفة أثناء عملية الشراء مع 21 علامة حالة مثل مفتوح، مطلوب توضيح، قيد التقدم، إلخ.
• طريقة عرض مخصصة: اجمع رؤى من 8 طرق عرض مختلفة، بما في ذلك القائمة، وفئة الموردين، ومخاطر الموردين، والموردين ذوي المهام الحرجة من المستوى الأول، وما إلى ذلك، لمساعدتك على أداء المهام بسرعة
• الحقول المخصصة: صنف السمات وأضف سمات إلى مهامك من خلال إضافة عناصر مرئية مثل اسم جهة اتصال المورد، والمشتريات المعتمدة، والبريد الإلكتروني لجهة الاتصال، والمورد، والطالب، وما إلى ذلك.
• إدارة المشاريع: مع جميع الميزات الموضحة أعلاه، يمكنك تبسيط إدارة المشروع وتحقيق أهدافك بشكل أسرع

نأمل أن تتمكن من إدارة العملية بشكل أفضل من خلال فهم أنواع المشتريات والخطوات المختلفة والقيود. في حين أن احتياجات جميع الشركات تختلف، فإن الفهم العام يمكن أن يساعدك على تحليل متطلباتك الخاصة والاستفادة من الموارد القيمة.

علاوةً على ذلك، يمكن أن تساعدك عمليات الشراء من ClickUp على الإبحار فوراً من خلال ميزاتها الشاملة. مع المزايا المتعددة التي تدق بابك، اشترك في ClickUp إدارة المشتريات اليوم وانطلق نحو عمليات فعالة بسرعة!