حتى مع وجود خطة مشتريات قوية، هل تتعثر صفقاتك؟ هل لا يفي الموردون بالتزاماتهم أو يتراجعون عن تخفيضات الكمية الموعودة؟

مثل هذه العوائق الشائعة يمكن أن تقوض كل الجهود التي تبذلها لتبسيط عملية الشراء. حتى مع قضاء ساعات في إدارة عروض الأسعار ومقارنات التكاليف، وأوامر الشراء، غالبًا ما نغفل تفصيلًا مهمًا: عقد الشراء - يمكن القول إنه الجزء الأكثر حيوية في العملية.

يمكن للموردين التراجع عن الوعود المنطوقة بسهولة، ولكن مع وجود عقد شراء، يجب عليهم الالتزام بتعهداتهم.

دعنا نطلعك على تفاصيل عقد الشراء وفوائده وأنواعه لتعزيز إبرام الصفقات وتحقيق أقصى قدر من الفوائد! تعرّف أيضًا على منصة ClickUp - فهي تبسّط إدارة العقود مع التجديد التلقائي لتجربة خالية من المتاعب.

ما هو عقد المشتريات؟

عقد المشتريات هو اتفاق مُلزِم قانوناً بين المشتري والبائع، يحدد شروط وأحكام الحصول على السلع أو الخدمات أو الأعمال. ويعمل هذا الترتيب التعاقدي كإطار عمل يحكم عملية الشراء بأكملها عملية الشراء تفاصيل مواصفات المنتج والكمية والتسعير وجداول التسليم وشروط الدفع وأي شروط أخرى ذات صلة يتفق عليها الطرفان.

فكّر في الأمر على أنه ورقة بيضاء تدوّن فيها النقاط الرئيسية لاتفاقيتك مع البائع - والتي تغطي جودة المواد ومواعيد التسليم والتكاليف وغير ذلك. بمجرد توقيع الطرفين على العقد، يصبح البائعون ملزمون قانوناً بالوفاء بوعودهم.

يعمل عقد الشراء في كلا الاتجاهين - كما أنه يربطك أنت، المشتري، قانونًا باستلام التسليم وتسديد فاتورة المستلزمات أو تكاليف المشروع . عقد الشراء يلغي التخمينات ويزيل الشكوك من كلا الجانبين، ويعزز من قوة العلاقة بين العميل والبائع . كما أنه يجعل الحياة أسهل بالنسبة لفريق المشتريات من خلال منع متاعب اللحظة الأخيرة أو فشل الالتزام.

فوائد استخدام عقود المشتريات ## فوائد استخدام عقود المشتريات

تجلب لك عقود المشتريات فوائد طويلة الأجل. إليك السبب الذي يجعلنا نوصي بشدة باستخدامها:

1. الوضوح واليقين

في عالم يشهد تحولات جغرافية وسياسية وتغييرات في السياسات وديناميكيات السوق، يجب على الشركات الاستفادة من أي شيء يساعد على تقليل حالة عدم اليقين.

يمكن أن تساعد عقود المشتريات في توجيه عملياتك التجارية بوضوح. يوفر العقد المتين شروطاً واضحة، ويتجنب سوء الفهم، ويوفر الوقت والمال لجميع المعنيين.

2. الحماية من المخاطر المحتملة

يمكن لعقد الشراء أن يحميك من حالات عدم اليقين في السوق، مثل تقلبات الأسعار، من خلال منح توريد السلع بسعر محدد مسبقاً.

تسمح العقود للمشترين والبائعين بالتعاون من موقع ثقة. فهي تحمي مصالح كليهما وتساعدهما على العمل معاً بثقة. ومن خلال توضيح جميع شروط وأحكام الصفقة بوضوح، فهي تساعد الشركات على تجنب أي مخاطر غير ضرورية.

3. توفر المعلومات التجارية

من خلال سرد جميع التفاصيل المتفق عليها - الأسعار، وجودة المواد، ومعايير الخدمة، والتواريخ، وما إلى ذلك، فإن عقود المشتريات أو عقود الشراء تخلق الشفافية وتساعد في اتخاذ قرارات مستنيرة.

خذ العقود طويلة الأجل مع الموردين كمثال. فهي تضمن تسعير المشتريات في المستقبل. يتيح لك ذلك التنبؤ بالنفقات المستقبلية، وبناء أسعار أكثر دقة، وتقييم ما إذا كنت تحصل على قيمة كافية مقابل أموالك من المورد.

3 أنواع من عقود المشتريات

هناك اتفاقيات موردين مختلفة لتتناسب مع مقدار المخاطرة التي أنت مستعد لتحملها، وأهداف شركتك، وما إلى ذلك.

يمكن تصنيف عقود المشتريات بشكل أساسي إلى ثلاثة أنواع. دعنا نلقي نظرة على كل منها بشيء من التفصيل

1. عقد السعر الثابت

كما يوحي الاسم، تحدد عقود السعر الثابت سعرًا ثابتًا للسلع أو الخدمات المتعاقد عليها.

ويسمى هذا العقد أيضاً بعقد السعر الثابت. فهو يحدد سعر المشتري للمواد أو الخدمات المشتراة، بغض النظر عن تقلبات السوق أو العوامل الأخرى. وقد يكون هذا النوع من العقود هو النوع المثالي للإمدادات الأساسية اللازمة لـ سير العمل . هذه العقود مفيدة من ناحيتين:

• أولاً، إنها تقلل من جميع فرص تجاوز التكلفة لأنك تعرف السعر المحدد الذي ستدفعه مقابل كمية محددة
• ثانيًا، تساعد البائع على تقدير أرباحه بدقة، طالما أنه يستطيع توفير المنتجات المتعاقد عليها بالكمية المتوقعة

الشيء الوحيد الذي يجب أن تتذكره هو أنه يجب عليك تقييم الجودة بانتظام، خاصةً أثناء تقلبات أسعار السوق. يمكن تقسيم عقود الأسعار الثابتة إلى ثلاث فئات. وتشمل هذه الفئات

السعر الثابت الثابت الثابت

يضمن هذا العقد الأساسي التزام المورد بالسعر والشروط المحددة مسبقًا. لفهمه بشكل أفضل، فكر في كيفية عمل العقود الحكومية.

فهم يحددون سعر المشروع النهائي مسبقاً.

السعر الثابت والرسوم التحفيزية (FPIF)

هذا الترتيب هو شكل من أشكال رفع المستوى حيث تمنح البائع حافزاً عندما يتجاوز التوقعات المعتادة.

إنه نظام قائم على المكافأة مع تحديد سعر ثابت للخدمات المقدمة ولكن مع حافز محدد مسبقًا كلما تفوق المورد في الأداء. ويعمل هذا الشكل من العقود لصالح المورد وعادةً ما يُستخدم في الحالات التي تكون فيها السلع المعنية نادرة.

السعر الثابت مع تعديل السعر الاقتصادي (FPEPA)

يحدد عقد السعر الثابت مع تعديل السعر الاقتصادي مسبقاً نطاق العمل والسعر الواجب دفعه، ولكن مع وجود بند لتغيرات أسعار السوق والتضخم. وهذا يعني أنه يمكن تعديل السعر النهائي في حالة ارتفاع تكاليف الإنتاج بسبب عوامل خارجة عن سيطرة المورد.

وهو العقد الأكثر استخدامًا للصفقات متعددة السنوات حيث يحتاج المورد إلى احتياطي لظروف السوق غير المتوقعة. كما أنه يُستخدم عادةً عندما يرغب المشترون في تأمين مخزون لمنتج يتوقعون أن يكون هناك طلب عليه على مدار سنوات.

2. عقود استرداد التكاليف

في عقد استرداد التكاليف، يتعهد البائع بتغطية تكلفة تطوير المنتج وإنتاجه وتسليمه على أساس أن المشتري سيسددها عند إتمام العقد بنجاح.

في حين أن هناك مجالاً للتغييرات، يتفق المشتري والبائع على ميزانية محتملة ويحددان الحد الأقصى للسعر المقبول. وتشمل الأنواع المختلفة لعقود سداد التكاليف ما يلي:

التكلفة زائد السعر الثابت (CPFF)

هل يتردد موردو المشروع في اللمس بسبب المخاطر المتصورة؟ لا مشكلة - فقط قم بتغطية جميع مخاطرهم.

في هذا النوع من العقود، يحصل البائع على مدفوعات مقابل جميع تكاليفه بالإضافة إلى مبلغ ثابت، مما يضمن له الأمان من أي مخاطر أو شكوك في الدفع. يمكن أن يكون المبلغ الثابت نسبة مئوية من السعر الإجمالي.

إذا لم يتمكن البائع من الوفاء بشروط العقد، يمكن أن يصبح مسؤولاً أيضاً بموجب هذا العقد عن تحمل بعض التكاليف.

التكلفة بالإضافة إلى رسوم الحوافز (CPIF)

يختلف هذا العقد عن العقد السابق، حيث يتضمن هذا العقد تكلفة ثابتة، ويغطي المخاطر من جانب المشتري، ويطرح نظام حوافز بناءً على أداء البائع.

يعتمد الحافز هنا على مقدار ما يمكن أن يوفره لك أداء البائع. كل ذلك محدد مسبقاً في العقد، لذا لا داعي للقلق بشأن المبالغ المتقلبة.

إذا لم يتمكن البائع من الوفاء بشروط العقد، فيجب تقاسم تكلفة المشروع غير الناجح بين البائع والمشتري.

التكلفة بالإضافة إلى رسوم الترسية (CPAF)

في هذا النوع من العقود، يسدد المشتري للبائع تكلفة الإنتاج بالإضافة إلى رسوم ترسية إضافية. يمكن أن تكون الرسوم مرتفعة أو منخفضة حسب ما يقرره المشتري.

التكلفة زائد النسبة المئوية للتكلفة (CPPC)

في هذا النوع الأخير من العقود القابلة للسداد من حيث التكلفة، يحصل البائع على أجره بالكامل - يغطي تكلفة الخدمة بالإضافة إلى نسبة مئوية من التكلفة كأرباح.

وهذا يشجع البائع على زيادة مبيعاته لزيادة نسبة الربح. فقط راقب الخدمة والجودة للحصول على أفضل النتائج.

3. عقد الوقت والمواد

إذا كنت لا تزال على الحياد بشأن اختيار عقد التكلفة الثابتة أو عقد استرداد التكلفة، وتريد التمتع بكلا المزايا على حد سواء، فيمكنك التفكير في عقد الوقت والمواد.

فهو يمزج بين أفضل ما في العالمين - عقود التكلفة الثابتة والعقود القابلة للسداد - ليقدم لك حلاً مثالياً. بموجب هذه العقود، يوافق المشتري على أن يدفع للبائع مقابل الوقت والمواد المستثمرة في الخدمة أو المنتج. وللإبقاء على النفقات تحت السيطرة، يحدد العقد سعرًا ثابتًا للمواد والعمالة ويضع سقفًا لمقدار الوقت والمواد التي يمكن إنفاقها. هذه هي أفضل طريقة للمشاريع التي لا يمكنك تحديد نطاقها أو متطلباتها بدقة.

يمنح عقد الوقت والمواد البائعين والمشترين راحة البال من خلال تقسيم المخاطر بالتساوي على كلا الجانبين.

عند اختيار هذا العقد، ضع حداً أعلى لحماية نفسك من التجاوزات المحتملة.

عملية عقد المشتريات: نظرة عامة مفصّلة

الآن بعد أن تعرفت على عقود الشراء المختلفة، يمكنك أن تختار بثقة الخيار الأفضل لاحتياجاتك. فيما يلي نظرة عامة مفصلة عن عملية الشراء لمساعدتك على البدء.

الخطوة 1: تحديد نطاق العمل

الخطوة الأولى هي في الواقع ليست لك. فهي تأتي من إدارة المشروع فريق يحدد متطلبات العمل ويرسل لك طلب شراء.

قبل إشراك فريق المشتريات، يجب على الجهة الطالبة إجراء تقييم شامل لنطاق العمل ومتطلبات السلع والخدمات. عند استلام الطلب، ستبحث في احتياجات الفريق ومواصفات المنتج.

2. التماس العطاءات من البائعين

بعد أن تكون قد فهمت نطاق المهمة، تواصل مع البائعين المحتملين واجمع العروض. إذا كانت المتطلبات مشابهة لشيء تم شراؤه سابقًا، يمكنك التواصل مع الموردين السابقين و طلب عرض أسعار .

ومع ذلك، بالنسبة للمتطلبات الجديدة، اطلب من الموردين المحتملين اقتراح خطة عمل وتقديم طلب عرض أسعار بدلاً من ذلك.

3. اختيار عرض الموردين

مع وجود جميع مقترحات وعروض أسعار الموردين تحت تصرفك، يمكنك الآن اختيار المورد الذي يناسب متطلباتك على أفضل وجه.

عند مراجعة العروض، ابحث عن تلك التي تلبي متطلبات عملك بشكل وثيق وتقدم أكبر قيمة لاستثمارك. ابحث عن التوازن بين تلبية احتياجاتك بفعالية وتوفير حلول فعالة من حيث التكلفة. وهذا يضمن لك تحقيق أهداف عملك وتحقيق أقصى استفادة من مواردك المالية.

4. صياغة عقد مشتريات

والآن بعد أن اخترت البائع، دعنا ننتقل إلى الخطوة الحاسمة التي كنا نناقشها - صياغة عقد الشراء.

بالنسبة للعقود القياسية، استخدم قوالب العقود وملء التفاصيل الخاصة بك. ومع ذلك، إذا كانت حالة فريدة، فقد تحتاج إلى إنشاء عقد من الصفر وطلب المشورة من القسم القانوني.

5. الموافقة على العقد

بعد إعداد العقد، يخضع العقد لمراجعة أخرى من قبل قسم المشتريات قبل إرساله إلى البائع.

وتجري أي مفاوضات بشأن شروط العقد في هذه المرحلة، وبمجرد موافقة الطرفين، يوقعان على العقد. وهذا يضمن أن يكون الجميع على وفاق، ويتم توثيق الشروط المتفق عليها رسمياً في العقد الموقع.

6. تقديم العقد

بمجرد أن ينتهي الطرفان من وضع اللمسات الأخيرة على العقد وتوقيعه، قم بتخزينه في مستودع مخصص لذلك. يتيح لك القيام بذلك سهولة الوصول إلى العقد والرجوع إليه في حال ظهور مشاكل أو نزاعات مستقبلية.

كما أن الاحتفاظ بجميع العقود في مكان واحد يجعل من السهل العثور عليها والاحتفاظ بسجل كامل للرجوع إليه في المستقبل، مما يضمن الشفافية والمساءلة.

7. المضي قدماً في عملية الشراء

الآن بعد أن تم إعداد كل شيء، حان الوقت لتقديم طلب شراء البضائع باستخدام أمر شراء.

بمجرد تسليم المنتجات أو الخدمات المتعاقد عليها، تأكد من مطابقتها لمواصفات العقد. قد ترغب في مطابقة أمر الشراء وإيصال التسليم وفاتورة المورد.

بمجرد التحقق من كل شيء، قم بالإفراج عن الدفع ضمن الإطار الزمني المتفق عليه. تضمن هذه الخطوة الأخيرة اكتمال عملية الشراء بأكملها، بدءاً من تقديم الطلب وحتى الدفع، واتباع الشروط التي وافقت عليها.

8. إغلاق العقد

بعد استيفاء جميع شروط العقد، حان الوقت للنظر في إنهاء العقد.

إذا أثبتت خدمات البائع أنها مُرضية، فيمكنك الاحتفاظ بها في سجلاتك، مما يؤسس لعلاقة عمل طويلة الأجل وموثوقة.

من خلال القيام بذلك، يمكنك الحفاظ على التعاون الناجح، مما يزيد من استقرار وكفاءة عمليات الشراء الخاصة بك على المدى الطويل.

تنفيذ عقود المشتريات

قد تبدو إدارة عقود المشتريات بفعالية مهمة صعبة، ولكن مع وجود أداة إدارة المشتريات فيمكنك أن تتخطى ذلك.

تزوّدك ClickUp بجميع الأدوات التي تحتاجها لبدء العمل. فيما يلي بعض الطرق التي يمكن ل ClickUp من خلالها جعل عمليات الشراء الخاصة بك أكثر سلاسة وتنظيمًا.

ClickUp إدارة العقود

استخدام نموذج إدارة العقود الخاص ب ClickUp لتبسيط إدارة عقود الشراء.

بمساعدته، يمكنك مراقبة وإدارة جميع عقود المشتريات الخاصة بك من خلال كل مرحلة من مراحلها بدءًا من التطوير وحتى الموافقة والتقديم النهائي. لا داعي لأن تجعل نفسك أدوات إضافية لتتبع عملية الشراء؛ يمكن أن يحدث كل ذلك داخل ClickUp.

تحميل القالب

تتبع جميع عقودك بسلاسة خلال كل مرحلة من مراحلها، بدءًا من التطوير والموافقة وحتى التقديم!

انقر فوق قوالب مشتريات ClickUp قالب المشتريات الخاص ب ClickUp هو حل شامل لجميع احتياجاتك في مجال المشتريات. فهو يساعدك على توحيد العمليات، مما يضمن لك الشفافية وإدارة أبسط.

قم بإدارة عمليات الشراء الخاصة بك بسهولة باستخدام الحالات المخصصة والحقول المخصصة. تتبع أنشطة المشتريات باستخدام تصنيفات الأولويات، والمهام، والمكلفين، والعلامات. استخدم تحديثات الحالة لإبقاء أصحاب المصلحة على علم بالتقدم المحرز تلقائياً.

تتبع المهام في طريقة عرض القائمة؛ وحلل علاقات الموردين باستخدام طريقة عرض فئة الموردين؛ وأنشئ عمليات موحدة باستخدام طريقة عرض إجراءات التشغيل القياسية للمشتريات؛ وراقب الجداول الزمنية باستخدام طريقة عرض التقويم.

باستخدام ClickUp، يمكنك التخلص من عمليات التحقق من التقويم اليومي حيث يرسل لك إشعارات في الوقت المناسب. تضمن لك هذه الميزة البقاء على اطلاع على مهامك ومواعيدك النهائية دون الحاجة إلى المراقبة اليدوية المستمرة، مما يؤدي إلى تبسيط سير عملك وتعزيز كفاءة عملية الشراء.

تحميل القالب

تنقّل في عملية الشراء بأكملها بفعالية من خلال الجداول والقوائم والمستندات لمختلف الأغراض باستخدام قالب ClickUp للمشتريات

انقر فوق المهام

هل تشعر بالإرهاق في التعامل مع العديد من العمليات وعقود المشتريات في وقت واحد؟ مهام ClickUp يخفف العبء عن طريق تسهيل إنجاز المهام. باستخدام المهام، يمكنك تقسيم عملياتك إلى خطوات ومهام فرعية يمكن إدارتها وتعيينها إلى مالكين مختلفين.

أنشئ قوائم مراجعة لتتبع جميع العناصر التي عليك القيام بها وتنظيم المهام حسب الأولوية. يعمل ClickUp أيضًا على تبسيط التعاون مع فريقك في المهام المختلفة من خلال سلاسل التعليقات وتسجيلات الشاشة القابلة للمشاركة ومشاركة الملفات. يعزز هذا التعزيز للكفاءة الإنتاجية، مما يتيح لك تحقيق المزيد من الإنجازات.

_التخطيط والتنظيم والتعاون في أي مشروع من خلال إدارة المهام التي يمكن تخصيصها لكل احتياجاتك

ClickUp Automations

تعمل أتمتة ClickUp Automations على إحداث ثورة في عمليات عقود المشتريات من خلال تشغيل المهام المتكررة تلقائيًا، مثل تجديد العقود.

تضمن هذه الميزة إدارة عقود المشتريات بسلاسة وفي الوقت المناسب دون الحاجة إلى التدخل اليدوي.

أتمتة المهام المتكررة باستخدام ClickUp AI

## تبسيط عقود المشتريات الخاصة بك باستخدام ClickUp

الآن بعد أن أصبحت على دراية بأنواع عقود المشتريات الثلاثة وخصائصها المميزة، يمكنك التخطيط لاستراتيجية المشتريات الخاصة بك بثقة.

إن قوالب ClickUp للمشتريات، وإدارة العقود، و إدارة المهام يمكن أن تساعدك الميزات في بناء مهام سير عمل المشتريات بكفاءة وفعالية. اشترك مع ClickUp اليوم واجعل إدارة عقود المشتريات أمرًا سهلاً للغاية