كيفية كتابة المتطلبات الفنية في إدارة المشاريع؟ (مع أمثلة)

بصفتك مدير مشروع، يجب عليك تقدير وإدارة العديد من المتغيرات التي ينطوي عليها المشروع. ويشمل ذلك تحديد متطلبات العمل بحيث يمكن ترجمتها إلى مهام محددة للمشروع.

تحدد متطلبات المشروع المعيار «الحد الأدنى» الذي يجب أن يحققه المنتج لحل مشكلات المستخدم النهائي بشكل فعال. وتُسمى المتطلبات المتعلقة بالميزات والجوانب التقنية للمشروع — أي ميزات المنتج النهائي ووظائفه وقدراته — بالمتطلبات التقنية في مصطلحات إدارة المشاريع.

في هذا الدليل الشامل للمتطلبات الفنية في إدارة المشاريع، سنتناول الأنواع المختلفة من المتطلبات الفنية التي قد تواجهها، وكيفية جمعها وإدارتها بكفاءة.

ما هي المتطلبات الفنية؟

في إدارة المشاريع، تُعد المتطلبات الفنية بمثابة المخطط الذي يحدد الوظائف والميزات والجوانب الفنية التي يجب أن يفي بها المشروع.

وتشمل هذه المتطلبات أيضًا أي قيود تقنية يجب التغلب عليها لضمان نجاح تنفيذ المشروع.

من منظور منتج البرمجيات، تشير المتطلبات الفنية للمشروع إلى كيفية بناء المنتج. وبالتالي، ستشمل هذه المتطلبات جوانب الأجهزة والبرمجيات والأداء والموثوقية والأمان.

لنفترض أنك ترغب في إنشاء أداة مؤسسية تعتمد على العمل عن بُعد في المقام الأول، تتيح لفريقك العمل من المنزل.

تشمل الاعتبارات الرئيسية التي يجب أن تفكر فيها كيفية مصادقة المستخدمين، وكيفية منحهم حق الوصول إلى البيانات، ونوع ميزات الاتصال التي يجب أن تتوفر لديهم (خدمات مثل الدردشة، والبريد الإلكتروني، ومؤتمرات الفيديو، وما إلى ذلك)، وما إلى ذلك.

ستركز متطلباتك الفنية على ضمان التواصل والتعاون وسهولة الوصول بشكل سلس، بالإضافة إلى تلبية متطلباتك الأمنية.

ابدأ في استخدام القالب

ستشكل المتطلبات والميزات التالية الأساس التقني لهذا المشروع:

قد تختلف مصادر المتطلبات الفنية، بما في ذلك الإرشادات التنظيمية واتجاهات السوق الحالية، وما إلى ذلك.

تتناول المتطلبات الفنية الأسئلة الأساسية في عملية إدارة المشاريع، مثل:

ابدأ في استخدام القالب

لا توجد متطلبات تقنية متشابهة تمامًا — فكل ذلك يعتمد على منتجك والأهداف النهائية لمشروعك.

أهمية المتطلبات الفنية في إدارة المشاريع

71% من المشاريع إما تفشل تمامًا أو تواجه «تحديات» — والسبب الرئيسي في ذلك هو أنها لا توفر الميزات والوظائف التي يتوقعها العميل.

يعد وضع ميثاق مشروع مفصل إحدى الطرق التي يمكنك اتباعها.

ومع ذلك، بالنسبة لمنتجات البرمجيات، فإن قائمة المتطلبات الفنية تعزز التفاهم المتبادل بين فرقك والعملاء، بحيث يعرف الجميع ما يمكن توقعه.

كما يضمن ذلك ألا تعيق المشكلات الفنية والأعطال تقدم المشروع.

يعد التركيز على تخطيط إدارة المتطلبات الفنية خطوة ذكية، وذلك لأنها:

1. يوفر نهجًا منهجيًا لتخطيط المشاريع

قد تصبح المتطلبات في المشاريع المعقدة متعددة المستويات. تساعد وثيقة المواصفات الفنية في إنشاء قائمة أولويات للمهام الفرعية، وتعامل كل مهمة فرعية على أنها مشروع أصغر. وهذا يضفي مزيدًا من الكفاءة والوضوح والتنظيم على عملية تخطيط المشروع

2. يمنع توسع نطاق المشروع

إن تحديد نطاق المشروع المتعلق بميزات المنتج ووظائفه في مرحلة مبكرة يمكن أن يوفر على الفريق الكثير من الجهد والوقت. يسلط مستند المتطلبات الفنية الضوء على جميع ميزات المنتج المطلوبة من الناحية الفنية

3. يعمل أيضًا كنقطة مرجعية لاستخدام الموارد التقنية

يُبرز مستند المواصفات الفنية القابل للمشاركة حجم ونوع الموارد الفنية التي سيتم استخدامها. وهذا يسهل على مديري المشاريع تقدير التكاليف والالتزام بالميزانية

4. وضع الفرق في «وضع التركيز»

فالتأخيرات غير المتوقعة، وعدم توفر الموارد، وتغير توقعات العملاء، وما إلى ذلك، كلها عوامل تعيق زخم الفريق. ووجود وثيقة سهلة الاستخدام يساعد الفريق على الحفاظ على تركيزه الشديد على المنتج النهائي المطلوب مع الحفاظ على جميع الميزات والوظائف المتوقعة سليمة كما هي

5. يدعم اتخاذ قرارات مستنيرة

بفضل الرؤى الموثوقة حول أداء منتجك، يصبح تخصيص التكاليف والموارد والبنية التحتية وما إلى ذلك أمراً في غاية السهولة

6. يتيح إجراء اختبارات المستخدم بسلاسة

يجب أن تخضع كل ميزة من ميزات منتجك لاختبارات مستخدم صارمة لضمان تلبية توقعات العميل، ويضمن مستند المواصفات الفنية عدم إغفال أي شيء في مرحلة الاختبار

أمثلة مختلفة على المتطلبات الفنية

تختلف المتطلبات الفنية باختلاف طبيعة المنتج قيد التطوير.

1. المتطلبات الوظيفية

تحدد هذه المتطلبات ما يجب أن يحققه المنتج لتلبية سلوك مستخدم معين. كما تسلط الضوء على الوظائف التي يجب أن يؤديها المنتج باستخدام حالات الاستخدام وقصص المستخدمين وما إلى ذلك.

2. المتطلبات غير الوظيفية

وتحدد هذه المتطلبات المعايير الرئيسية مثل الأداء والأمان والموثوقية وسهولة الاستخدام، وما إلى ذلك، لتقييم أداء المنتج

3. متطلبات النظام

تحدد هذه المتطلبات المواصفات التقنية التي يجب أن يتوفر بها المنتج لتلبية احتياجات مستخدميه، وتشمل متطلبات الأجهزة ومتطلبات البرامج وما إلى ذلك

4. متطلبات المستخدم

تتضمن هذه القائمة ما يحتاجه المستخدمون من المنتج والأوصاف المقابلة للميزات المحددة المطلوبة

5. متطلبات العمل

تمثل هذه المتطلبات أهدافًا عالية المستوى يجب أن يحققها المنتج لتلبية احتياجات المؤسسة وتبرير الاستثمار.

ابدأ في استخدام القالب

6. متطلبات الواجهة

تحدد هذه المتطلبات كيفية تفاعل المنتج مع الأنظمة والمكونات الحالية، وتشمل متطلبات واجهات برمجة التطبيقات (API) وتنسيقات البيانات وبروتوكولات الاتصال وما إلى ذلك

7. المتطلبات القانونية ومتطلبات الامتثال

هذه هي المتطلبات الأساسية للامتثال للقوانين واللوائح ومعايير القطاع ذات الصلة فيما يتعلق بخصوصية البيانات وأمنها وإمكانية الوصول إليها، وما إلى ذلك.

هناك طريقة أخرى للتمييز بين الجوانب المختلفة للمتطلبات الفنية.

نظرة عامة على الأنواع العشرة للمتطلبات الفنية التي يجب أخذها في الاعتبار عند تطوير البرمجيات

بغض النظر عن نوع المتطلبات الفنية التي تحتاج إلى جمعها، اتبع عملية محددة لضمان دقة متطلباتك (المزيد حول هذا الموضوع أدناه).

كيفية جمع المتطلبات الفنية في إدارة المشاريع؟

يُعد جمع المتطلبات الفنية عملية بسيطة وخطية. وقد قمنا بتقسيمها إلى خمس خطوات بسيطة من أجلك.

الخطوة 1: جمع المدخلات من جميع المصادر ذات الصلة

أثناء جمع المدخلات، تأكد من عدم إغفال أي جهة معنية أو مجموعة مستخدمين مهمة. وفي الوقت نفسه، احرص على أخذ المدخلات فقط من المصادر ذات الصلة التي تتمتع بفهم وخبرة بالمنتج.

نصائح يجب اتباعها:

الخطوة 2: قم بتحليل الاستخدام

يتطلب تحديد متطلبات أداء منتجك الخروج من منطقة الراحة الخاصة بك.

ويشمل ذلك إجراء استطلاعات الرأي مع الأطراف المعنية الخارجية، والتشاور مع الخبراء الميدانيين، والتواصل مع عملائك بأي وسيلة ممكنة.

نصائح يجب اتباعها:

اجمع النتائج لتتعرف على مدى جودة أداء منتجك ومدى تحقيقه لرضا العملاء.

الخطوة 3: إنشاء حالات الاستخدام والتركيز على إنشاء النماذج الأولية

بمجرد الانتهاء من وضع إطار عمل مرجعي، حان الوقت للبدء في العمل الفعلي وبناء نموذج أولي.

نصائح يجب اتباعها:

الخطوة 4: تضمين المواصفات الفنية

من المهم تحديد مكونات الأجهزة والبرامج كمياً.

تشمل المعايير القياسية التي يجب قياسها الأداء، وقابلية التوسع، وتوافر الموارد، وزمن استجابة النظام، والأمان، وغير ذلك.

استمر في إجراء جلسات متابعة واجتماعات مع الفريق لتحديد الخصائص التقنية المطلوبة بدقة.

على سبيل المثال، تشمل المتطلبات الفنية لتطوير تطبيق ما وقت التشغيل، وسرعة استجابة التطبيق، وبروتوكول الأمان، وسهولة الاستخدام، وتكرار النسخ الاحتياطي، وقابلية التوسع، والصيانة، وما إلى ذلك.

الخطوة 5: التحقق من صحة وثيقة المتطلبات الفنية

وبعد الانتهاء من الأعمال الأساسية، يمكنك إنشاء وثيقة المتطلبات الفنية.

أنت تريد تبرير كل متطلب وظيفي وتقني تضعه على الورق.

للقيام بذلك، قم بتضمين العناصر التالية واجعل العملية مضمونة النجاح:

نصائح يجب اتباعها:

كيفية كتابة متطلبات تقنية دقيقة ومفصلة باستخدام ClickUp

أثناء تخطيط أي مشروع، يتعين على مديري المشاريع تقييم عوامل متعددة لضمان أن خطة المشروع النهائية تلبي جميع الاحتياجات التجارية والتقنية. واعتمادًا على نوع المشروع، قد تصل المتطلبات التقنية وحدها إلى عشرات النقاط.

لست بحاجة إلى تدوين ملاحظات كثيرة لمتابعة هذه المتطلبات — ما عليك سوى استخدام قوالب الوثائق الفنية المجانية المتوفرة في ClickUp.

ClickUp هي أداة قوية لإدارة المشاريع تمنحك السيطرة الكاملة، مما يتيح لك جمع المتطلبات الفنية وإدارتها بنقرة زر واحدة.

فيما يلي عرض موجز للميزات المفيدة التي يوفرها ClickUp لإدارة متطلباتك الفنية:

1. عرض النماذج في ClickUp لإدارة الاستطلاعات في الوقت الفعلي

ماذا تفعل إذا أردت إجراء مقابلة في اللحظة الأخيرة مع الرئيس التنفيذي للترويج لمنتجك الجديد في مجلة رقمية مرموقة، لكنه يعاني من ضيق الوقت؟

استخدم النماذج لتمكين الرئيس التنفيذي من الإجابة على الأسئلة في الوقت الذي يناسبه وبالطريقة التي يفضلها.

استفد من «عرض النماذج» في ClickUp لإجراء الاستبيانات والمقابلات واستطلاعات الرأي وغيرها مع أصحاب المصلحة والمديرين والمطورين وغيرهم.

تعد «نماذج ClickUp» إحدى الميزات الأكثر طلبًا لدينا، وهي تتميز بمنطق شرطي يتيح لك إنشاء نماذج ذكية وديناميكية للحصول على تعليقات حول المنتج، ومعالجة الطلبات الإبداعية، وتوجيه العملاء المحتملين، وغير ذلك الكثير.

لن تفوتك أبدًا أي فرصة للحصول على المعلومات العاجلة وتعليقات المستخدمين المهمة.

تتيح لك هذه الوظيفة ما يلي:

إليك كيف تتكيف نماذج ClickUp مع سيناريوهات الحياة اليومية:

وثائق ClickUp والذكاء الاصطناعي لتحليل جودة البيانات واستخلاص الرؤى

على الرغم من أن جمع ملاحظات العملاء أمر رائع، إلا أن هذه المعلومات لا فائدة منها إذا لم تتمكن من استخلاص رؤى منها واستخدامها لتحسين الأداء.

تعرّف على ClickUp Docs و ClickUp AI.

تعد مستندات ClickUp أداة رائعة لإنشاء وثيقة المتطلبات الفنية وتحريرها في الوقت الفعلي مع فريقك. قم بتمييز الآخرين بالتعليقات، وقم بتعيين بنود العمل، وحوّل النص إلى مهام قابلة للتتبع.

قم بإنشاء مواصفات تقنية شاملة تحدد بوضوح نطاق المشروع وأهدافه.

قم بتوثيق متطلبات المنتج والتواصل بشأنها، مثل الميزات التي لا غنى عنها، والوظائف الأساسية، وتجربة المستخدم المتوقعة.

حوّل الأهداف والمتطلبات إلى مهام ومهام فرعية، وتابعها في مكان واحد.

لتحسين الدقة والسرعة، قم بإنشاء وثائق المتطلبات الفنية باستخدام الذكاء الاصطناعي في ClickUp، الذي يوفر أكثر من 100 نموذج موجه جاهز ومصمم خصيصًا لتلبية احتياجاتك. إليك مثال على نموذج صفحة غلاف التقرير الفني في ClickUp الجاهز للاستخدام.

ابدأ في استخدام القالب

تعد أداة «مولد وثائق المواصفات الفنية» إحدى أدوات الذكاء الاصطناعي الشهيرة القائمة على الأدوار في ClickUp، والتي تساعد في إنشاء وثائق المواصفات الفنية، وتحليل بيانات العملاء لتحديد عوامل مثل ملامح المستخدمين النهائيين وأنماط سلوكهم وما إلى ذلك، وتبسيط العمليات، وتحسين الإنتاجية.

وفر وقتًا ثمينًا كان سيُهدر لولا ذلك في تنسيق وثيقة المتطلبات الفنية وتنظيمها. أضف المعلومات الضرورية (مثل: اعتبارات التصميم، وتفاصيل التنفيذ، وغير ذلك) ودع أداة الإنشاء تتولى المهمة!

متطلبات تقنية محددة بوضوح لسد الفجوة في الوظائف والأداء

لا ينبغي التعامل مع المتطلبات الفنية على أنها أمر ثانوي — فهي لا تقل أهمية عن الملكة في لعبة الشطرنج بالنسبة لمشروعك!

المتطلبات الفنية هي أوصاف محددة للمواصفات الفنية للمشروع، بما في ذلك متطلبات الأجهزة والبرامج، ومعايير البرمجة، وتوحيد العمليات، وإجراءات الاختبار، وما إلى ذلك.

فهي، بفضل صياغتها الواضحة والمفصلة، ترشد المشروع نحو النجاح.

ومع ذلك، فإن السمة الحقيقية لوثيقة المتطلبات الفنية الجيدة هي أن تكون قائمة على العناصر المرئية، وصحيحة من الناحية الواقعية، ومُعدة بشكل تعاوني، وسهلة الفهم.

توفر أداة إدارة المشاريع مثل ClickUp كل ما تحتاجه في مجال الإدارة الفنية وتخطيط المشاريع — بدءًا من تحديد المتطلبات الفنية لمشروعك وصولًا إلى إدارة توقعات العملاء ومعالجة كل ما بينهما. اشترك مجانًا اليوم!