مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات: دليل لتتبع مقاييس مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات

إن استراتيجية المشتريات السليمة تعني أكثر من مجرد توفير التكاليف.

يبحث مديرو المشتريات باستمرار عن أدوات ومقاييس لتحسين استراتيجيتهم وقياس أداء الموردين. هل أنت عالق في حلقة مماثلة؟ لقد قمنا بتغطيتك مع هذا الدليل لتتبع المشتريات مقاييس مؤشرات الأداء الرئيسية. وفقًا لتقرير أبحاث السوق، سيزدهر سوق المشتريات كخدمة (PaaS) بمعدل معدل النمو السنوي المركب 6.4% بين عامي 2020 و2027. مع تزايد تعقيد أنشطة المشتريات، تصبح البيانات محركًا مهمًا للكفاءة.

لهذا السبب، تتبع الشركات بنشاط مقاييس المشتريات (المعروفة أيضًا باسم مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات).

لقد قمنا بإدراج بعض أهم مؤشرات الأداء الرئيسية التي يستخدمها قادة المشتريات لقياس فعالية قسم المشتريات. اكسر الحلقة وحسِّن أداء المشتريات من خلال هذا الدليل.

فهم مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات

تغطي عملية الشراء كل ما يقوم به قسم المشتريات الخاص بك للحصول على السلع والخدمات ومصادرها.

مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات (KPIs) هي مقاييس قياس تساعد في فهم إدارة المشتريات الفعالية. تحلل مؤشرات الأداء الرئيسية هذه كيفية تنظيم الشركة للوقت والتكلفة والجودة.

عندما يتعلق الأمر بتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات هذه، عليك التفكير في بعض الأمور مثل

• نموذج عملك
• حجم مؤسستك
• موقع المؤسسة
• متطلبات الامتثال
• ميزانيتك

يمكن أن يختلف اختيارك لمؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات بناءً على موقفك من هذه المعايير الخمسة.

تذكر أنه لا توجد مجموعة مثالية من مقاييس المشتريات. فهي ليست حلاً واحداً يناسب الجميع، بل تحتاج إلى نهج مخصص.

لماذا تحتاج إلى مقاييس المشتريات

هناك ثلاثة عوامل رئيسية تجعل مقاييس المشتريات مهمة وهي

• قياس الأداء: لتعزيز الأداء، عليك أن تبدأ بالقياس. مقاييس الأداء هي بيانات حاسمة يمكن أن تساعدك في العثور على ما يحتاج إلى إصلاح في عملية الشراء الخاصة بك
• مشاركة البيانات الموضوعية: تساعدك مقاييس المشتريات على تحديد ومشاركة رؤى المشتريات بموضوعية مع أصحاب المصلحة. تتبع هذه الأهداف لفترة محددة ووضع الاستراتيجيات بالتوازي مع متطلبات عملك
• العثور على إجابات للأسئلة: استخدم مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات لمعرفة ما هو مفقود، وكيف تتفوق على المنافسين، وما إذا كان أداؤك يرتفع أو ينخفض

اقرأ أيضًا:_ 20 من مؤشرات الأداء الرئيسية للتسويق التي تحتاج إلى تتبعها

أهمية قياس كفاءة المشتريات ## أهمية قياس كفاءة المشتريات

لقياس كفاءة المشتريات فوائد عديدة لعملك:

تحديد فرص تحقيق الوفورات: من خلال تتبع مقاييس مثل الإنفاق تحت الإدارة، والعائد على الاستثمار في المشتريات، وتكلفة كل فاتورة، يمكن لفرق المشتريات إيجاد طرق لتوفير التكاليف وتحسين الربحية الإجمالية للمؤسسة.

إدارة مخاطر الموردين: تعد مخاطر الموردين مصدر قلق حقيقي لقادة المشتريات في كل مكان. يمكن أن تكون المخاطر من الموردين مالية أو قانونية أو تشغيلية أو حتى متعلقة بالسمعة. يمكن أن تساعدك مقاييس مثل معدل عيوب الموردين ودقة أوامر الشراء ومعدل توافر الموردين على تجنب أي سلبيات للعمل مع مورد دون المستوى.

تبسيط أنشطة المشتريات: يمكن أن تصبح عمليات الشراء لا مركزية في المؤسسات الكبيرة التي تضم وحدات أعمال متعددة. في مثل هذه الحالات، يمكن أن يساعدك تتبع مقاييس المشتريات مثل تنافسية الأسعار ومعدل دورة طلبات الشراء ومعدلات الامتثال على ضمان اتباع أنشطة المشتريات في جميع أنحاء المؤسسة لعمليات محددة وأفضل الممارسات.

المواءمة مع الأهداف المؤسسية: يجب على القادة أيضًا تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات لضمان توافق جهود الفريق مع التوجه الاستراتيجي العام للمؤسسة. على سبيل المثال، إذا كان هدف المنظمة يتضمن الحصول على أعلى جودة للمنتجات، فيجب أن تعكس مؤشرات الأداء الرئيسية لفرق المشتريات التركيز على الجودة، حتى لو كان ذلك يعني وفورات أقل في التكاليف.

مؤشرات الأداء الرئيسية الأساسية للمشتريات التي يجب على كل فريق قياسها

في حين أن استراتيجية المشتريات المثالية هي استراتيجية ذاتية، فقد حددنا بعضًا منها مؤشرات الأداء الرئيسية الأساسية يمكن لكل فريق مشتريات الاستفادة منها.

1. عدد الموردين

قم بقياس عدد الموردين لديك والموردين الذين تعتمد عليهم أكثر من غيرهم باستخدام هذا المقياس. تمتلك الشركات في بعض الأحيان العديد من نقاط بيع لمنتجات مختلفة أو حتى موردين متعددين لمنتج واحد.

تم تصميم قالب مؤشرات الأداء الرئيسية للمبيعات من ClickUp لمساعدتك في تتبع وقياس أداء فريق المبيعات لديك.

في حين أن وجود عدد محدود من الموردين يثبت فائدته في شكل خصومات وأفضل إدارة عروض الأسعار قد تزيد من التبعية. ومن ناحية أخرى، فإن وجود موردين متعددين قد يقلل من التبعية ولكنه يزيد من التكاليف.

يمكن أن تساعد زيادة الموردين، خاصة بالنسبة للمنتجات المهمة، في تقليل المخاطر وتلبية متطلبات السوق الجديدة.

2. تصنيف جودة الموردين

فكّر في مؤشر الأداء الرئيسي هذا كمقياس لتقييم الموردين. يساعدك تصنيف جودة الموردين على تحديد المخاطر أو المشاكل، وتحسين جودة الموردين بمرور الوقت. فهو ينظر إلى سرعة التسليم، واستجابة المورد، والتكلفة، وجودة الخدمة. بصرف النظر عن المقاييس الكمية، يمكن للمؤسسات أيضًا استخدام مقاييس نوعية مثل عمليات تدقيق الموردين وتقييمات الإدارة.

إن تحديد أهداف واضحة لجودة الموردين ومراقبة بيانات الموردين يمكن أن يساعد فرق المشتريات على تحسين جودة الموردين وكفاءة المشتريات بمرور الوقت.

3. معدل الامتثال

معدل الامتثال هو مقياس حيوي للمشتريات يتماشى مع أداء الموردين. فهو يساعدك على معرفة ما إذا كان الموردون يلتزمون بمتطلبات الامتثال ويتماشون مع احتياجات العمل.

يعد مؤشر الأداء الرئيسي لمعدل الامتثال أمرًا بالغ الأهمية لإدارته لأن الانخفاض هنا يؤدي تلقائيًا إلى زيادة المشتريات غير المباشرة. يعد الامتثال التعاقدي والقانوني أمرًا بالغ الأهمية أيضًا للأمن القانوني. لحساب هذا المقياس، حدد نسبة الفواتير المتنازع عليها بين إجمالي الفواتير وتتبع الفجوات بين السعر المعروض والسعر المدفوع.

في البداية، يعتبر مؤشر الأداء الرئيسي للامتثال بنسبة 50% هدفًا معقولاً لشركة متوسطة الحجم.

4. توافر الموردين

حتى مع التخطيط الأكثر تفصيلاً، لا بد أن تكون هناك حالات طوارئ عرضية عندما تحتاج إلى إمدادات بشكل عاجل. يشير مؤشر الأداء الرئيسي هذا إلى مدى موثوقية مورد معين، بحيث يمكنك أن تشعر بالثقة في اللجوء إليه في حالات الطوارئ. يتم حساب مؤشر الأداء الرئيسي لتوافر الموردين كنسبة عدد المرات التي قام فيها المورد بالتوريد بشكل عاجل إلى إجمالي عدد المرات التي تم فيها تقديم طلب عاجل.

يشير توفر المورد بنسبة 90% وما فوق إلى مورد موثوق به وسلسلة توريد تعمل بكفاءة.

5. معدل عيوب الموردين

يعد معدل عيوب الموردين مقياسًا لتقييم جودة المورد الفردي. يصبح هذا المقياس عاملاً حاسمًا لقسم المشتريات في تقييم الجودة الشاملة للمنتج. حساب معدل عيوب الموردين عن طريق قسمة إجمالي عدد المنتجات دون المستوى المطلوب على إجمالي الوحدات التي تم فحصها، وغالبًا ما يتم التعبير عنها كمعدل عيوب لكل مليون وحدة. يعمل هذا المقياس على تقييم جودة المنتج بفعالية ويُبقي الموردين مسؤولين. للحصول على رؤى أعمق، قم بتقسيم معدل عيوب الموردين حسب نوع العيب، مما يعزز فهمك لجودة الموردين الفردية.

بطبيعة الحال، تُعد معدلات عيوب الموردين مقاييس مهمة في صناعات مثل الطيران أو السيارات، حيث يمكن أن تؤدي العيوب إلى خسائر في الأرواح. اعتمد على هذا المقياس الرئيسي لتصنيف البائعين وضمان أعلى جودة في تسليم منتجاتك.

6. دورة طلب الشراء

طلب الشراء وقت الدورة هو مؤشر أداء رئيسي لا يمكنك تجاهله. فهو يحدد المورد المثالي عندما تكون في عجلة من أمرك.

يغطي هذا المقياس رحلة الشراء بدءًا من تقديم الطلب والموافقة عليه وحتى التسليم والفاتورة والدفع. وتختلف نتائج دورة دورة دورة طلب الشراء من ساعات إلى أيام تمامًا.

قم بتصنيف مورديك حسب دورة طلبات الشراء الخاصة بهم وقم بوضع الطلبات معهم وفقًا لذلك.

قم بتخصيص الطلبات العاجلة للموردين، مما يضمن دورة طلبات شراء أقصر والطلبات المريحة لأولئك الذين لديهم دورة أكبر نسبيًا. تتبع هذا المقياس يحافظ على قوة ودقة عملية الشراء لديك.

7. المهلة الزمنية

يشير مصطلح المهلة الزمنية إلى الوقت الذي يستغرقه بائع معين لتنفيذ طلب الشراء. ويمكنك قياس ذلك من خلال التحقق من الوقت المنقضي بين لحظة تقديم الطلب إلى الشركة ووقت تسليم المنتج.

العملية الحسابية وراء ذلك بسيطة للغاية: ما عليك سوى طرح الوقت الذي يستغرقه قبول طلب الشراء من إجمالي وقت التسليم، وها أنت ذا! هذه هي مهلة المورد باختصار.

مهلة المورد = وقت التسليم - وقت الطلب (قبول أمر الشراء)

يمكن أن يساعد تحقيق مهل زمنية أقصر دون المساس بالجودة في الحفاظ على رضا العملاء.

8. المشتريات التي تتم في حدود الميزانية والوقت

يسجل هذا المقياس عدد المشتريات التي تمت في الوقت المناسب ضمن الميزانيات المحددة. ويوفر التقرير المستند إلى البيانات عن مؤشر الأداء الرئيسي هذا نظرة ثاقبة لفريق المشتريات حول ما إذا كانت موارد المؤسسة مستخدمة على النحو الأمثل. وهو مؤشر أداء رئيسي تشغيلي ينعكس مباشرةً على كفاءة قسم المشتريات.

إذا كانت معظم عمليات الشراء تتطابق مع التكلفة والوقت المستهدفين، فإن كفاءة المشتريات تكون في محلها. وعلى العكس من ذلك، فإن التجاوز المتكرر للوقت والتكاليف المدرجة في الميزانية من شأنه أن يدق أجراس الإنذار بين فرق المشتريات.

سيساعدك تتبع هذا المقياس بعناية، وتحسينه حسب الحاجة، على تحقيق ميزانية الشراء والوقت المستهدف.

9. تكلفة طلب الشراء

إلى جانب تحليل تكلفة الموردين والجودة، يجب على قادة المشتريات أيضًا تتبع مختلف المقاييس المتعلقة بالتكلفة مثل التكلفة الداخلية لأمر الشراء. وهي التكلفة الإجمالية لأمر الشراء، بدءًا من الشراء والإنشاء وحتى إغلاق الفاتورة.

تختلف العوامل المكونة لتكلفة الشراء من شركة إلى أخرى. فبينما قد تأخذ بعض الشركات في الحسبان كلاً من التكاليف المباشرة وغير المباشرة، قد تأخذ شركات أخرى التكاليف المباشرة فقط.

إذا كنت ترغب في صيغة عامة واحدة لمؤشر الأداء الرئيسي هذا، فيمكن حسابه كمجموع تكاليف الشراء والطلب والاحتفاظ.

يساعد حساب مؤشر الأداء الرئيسي هذا على تعزيز كفاءة دورة حياة الشراء إلى الدفع ويضمن تقليل التكلفة والأخطاء إلى الحد الأدنى.

10. الإنفاق تحت الإدارة

يشير الإنفاق تحت الإدارة إلى النسبة المئوية للإنفاق على المشتريات التي تنظمها الإدارة. يؤدي ارتفاع إنفاق الشركة تحت الإدارة إلى تحسين القدرة على تحسين التكاليف والتنبؤ بالنفقات. هذا المقياس مؤثر بشكل خاص في الاستفادة من وفورات التكاليف غير المحققة.

تقييم الإنفاق باستمرار، ومراقبة عقود البائعين لتحديد نطاق التحسين. تضيف المشتريات الموحدة وخصومات الحجم في نهاية المطاف إلى صافي أرباح المؤسسة.

11. عائد الاستثمار في المشتريات

مقياس مشتريات بالغ الأهمية، يتتبع هذا المقياس ربحية الاستثمارات - وهو الهدف النهائي لجميع الشركات. فهو يمنحك نظرة ثاقبة على ربحية استراتيجية المشتريات وفعالية تكلفتها. احسب عائد الاستثمار في المشتريات بقسمة الوفورات السنوية في التكاليف على تكاليف المشتريات السنوية.

تذكر أنه على الرغم من كونه عاملاً رئيسيًا يجب أخذه في الاعتبار، إلا أن عائد الاستثمار في المشتريات وحده لن يعطيك صورة صحيحة. للحصول على أفضل النتائج، ادمج هذا المقياس مع مقاييس أخرى، مثل تجنب تكاليف المشتريات، للحصول على صورة كاملة.

حدد هدف العائد على الاستثمار في المشتريات بـ 10 أضعاف الاستثمارات الداخلية لإطلاق استراتيجية جيدة للمشتريات.

12. نسبة الشراء في حالات الطوارئ

هل تريد تتبع عدد المرات التي تحتاج فيها شركتك إلى مشتريات طارئة؟ هذا هو المقياس الذي تحتاجه.

لا مفر من بعض الطلبات الطارئة لجميع الشركات. ومع ذلك، فإن تقديم طلبات الطوارئ مراراً وتكراراً ينعكس سلباً على عملياتك. تؤثر المشتريات الطارئة على عملك من خلال تضخيم تكاليف المشتريات الإجمالية.

إن انخفاض نسبة المشتريات الطارئة يساعد الشركات على توفير التكاليف، وتبسيط خطط المشتريات، وتمكين الخدمات دون انقطاع، وتقليل مخاطر التوريد. ينعكس هذا المقياس على أداء المشتريات ويشكل أساساً لإدارة العمليات المستقبلية. الإدارة الفعالة تقضي على أوجه القصور في عملية الشراء وتمنع نقص المنتجات. احسب نسبة المشتريات الطارئة بقسمة عدد المشتريات الطارئة على إجمالي عدد المشتريات خلال فترة محددة.

13. معدلات رفض البائعين والتكلفة

يقيس مقياس معدل رفض البائعين والتكلفة إدارة الجودة الداخلية. وهو يعكس مدى تواتر وتكلفة رفض البائعين للمنتجات المرفوضة بسبب رداءة الجودة أو غيرها من المشكلات. وتستدعي الزيادة في أي من هذين العاملين اتخاذ إجراء من المشتري.

يساعد تحديد الانحرافات وتنفيذ حلول الاسترداد على تجنب الاختناقات والحفاظ على علاقة سليمة بين المشتري والبائع.

تحقق من هذه

/ href/ https://clickup.com/blog/vendor-management-software// أدوات إدارة البائعين /%href/

!

14. تخفيض تكاليف المشتريات

لا تزال الوفورات الملموسة في التكاليف هدفًا أساسيًا لفرق المشتريات. ويعد خفض تكاليف المشتريات مقياسًا فعالاً لدراسة كفاءة وظيفة المشتريات. وهو يقيس النسبة المئوية للوفورات في التكاليف في كل طلبية يتم إجراؤها من خلال مفاوضات الأسعار.

ويبرز إجمالي وفورات التكلفة المحققة على مدار العام من خلال التفاوض على الأسعار والخصومات كفاءة إدارة التكاليف.

من الطرق الفعالة لقياس خفض التكلفة مقارنة الأسعار القديمة والجديدة لنفس المنتج أو الخدمة. يساعدك هذا الحساب على تحسين إدارة دورة حياة الموردين وتدريب الموظفين على تدابير توفير التكاليف. وفي النهاية، يساعدك في بناء استراتيجيات إدارة التكاليف.

يعد تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات بانتظام أمرًا ضروريًا لتحسين عمليات الشراء الخاصة بك. على الرغم من أننا ذكرنا مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات التي يتم اختيارها بشكل شائع، إلا أن حجم عملك وفئته وطريقة عمله ستحدد المقاييس الأكثر ملاءمة لك.

يساعد تتبع أداء المشتريات على توفير التكاليف، وتحسين أداء الأعمال، وتحديد الاختناقات، ووضع استراتيجية للتغلب عليها. اختر مجموعة من هذه المقاييس واجمعها مع مقاييس أخرى لتعزيز أعمالك وتحسين الأداء العام.

كيفية تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات

بالإضافة إلى تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية المناسبة للمشتريات لتتبعها، تحتاج المؤسسات أيضًا إلى اختيار برنامج مخصص لإدارة المشتريات لإدارة المشتريات بفعالية.

لقد وضع فريقنا في ClickUp جميع مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات في الاعتبار عند تصميم قالب تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات من ClickUp . وهو مجهز بالكامل لتسهيل تتبع مقاييس مؤشرات الأداء الرئيسية. تمكّنك ميزاته القوية مثل الأهداف، واللوحات البيضاء، والمستندات، والحقول القابلة للتخصيص، ولوحات المعلومات من تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية بفعالية في مكان واحد.

تم تصميم قالب المشتريات من ClickUp لمساعدتك في تتبع عمليات الشراء وإدارتها.

تتبع أهداف المشتريات الخاصة بك وحققها باستخدام ClickUp

مع أهداف النقر يمكنك تنظيم مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات وتتبعها ومشاركتها بسهولة. لكل مؤشر أداء رئيسي، حدد الهدف ضمن الهدف وحدد الإنجاز ضمن الإطار الزمني. الآن قم بتخصيص مقاييسك لتتبع أهدافك:

تتبع التقدم باستخدام الأهداف العددية والنقدية والصواب/الخطأ وأهداف المهام. أنشئ أهدافًا سريعة وأهداف مبيعات أسبوعية والمزيد من خلال إضافة مهام من فرق مختلفة إلى هدف.

• رقم: قم بإعداد نطاق رقمي وراقب الزيادة أو النقصان في القيمة
• صواب/خطأ: قم بإنشاء خانة اختيار لوضع علامة عند اكتمال هدف معين
• عملة: قم بإعداد هدف نقدي: قم بإعداد هدف نقدي وتتبع الزيادة والنقصان في القيمة
• مهمة: مهمة: الإشراف على إكمال مهمة فردية أو قائمة كاملة من المهام

باستخدام ClickUp، يمكنك أيضًا تمثيل إكمال المهمة والتقدم المحرز بصريًا عبر أشرطة التقدم والرسوم البيانية والمخططات.

بالإضافة إلى ذلك، استخدم ClickUp Dashboards لدمج أهداف مختلفة في نظرة عامة واحدة. تمكّنك ميزات ClickUp للوحة المعلومات من:

أنشئ مركز تحكم مثالي للمهام لأي مشروع. اعرض رؤى أعمق واحصل على رؤى أعمق واحصل على لمحات عامة عالية المستوى عن عملك باستخدام لوحات المعلومات القابلة للتخصيص بالكامل في ClickUp.

• استعرض نظرة عامة: استخدم طريقة عرض الملخص للحصول على نظرة عامة على مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات والتقدم المحرز فيها
• تعزيز مواءمة أهداف العمل: استكشف طريقة عرض OKR الإدارية لمواءمة مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات مع الأهداف العامة
• تتبع التقدم المحرز: استخدم عرض التقدم المحرز لتحديد تقدم الفريق وتضييق مجالات التحسين
• تصور الجدول الزمني: ألقِ نظرة سريعة على طريقة عرض الجدول الزمني لتصور الجدول الزمني المحتمل ومعالم مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات

تقدم طرق العرض هذه تحليلاً للمخرجات في لمحة سريعة لمساعدتك في تحديد الفجوات وسدها. إن نموذج ClickUp للمشتريات يصنف مؤشرات الأداء الرئيسية إلى خمس فئات: مكتمل، على المسار الصحيح، على المسار الصحيح، لم يبدأ، على المحك، على المحك لتتبع التقدم المحرز.

أصبح تخصيص القوالب في ClickUp سهلاً.

ليس هذا فحسب، بل إن ميزة إعداد تقارير ClickUp تزودك برؤى قيمة لاتخاذ قرارات قائمة على البيانات.

احصل على نظرة عامة رفيعة المستوى لمؤشرات الأداء الرئيسية المكتملة أو التي تسير على المسار الصحيح أو المعرضة للخطر باستخدام هذا القالب المفيد من ClickUp

قم بإدارة وتحليل مقاييس المشتريات الخاصة بك باستخدام ClickUp لتحقيق أعلى كفاءة. يصبح حساب البيانات وتحليلها واستخدام النتائج لتحسين إدارة المشتريات أمرًا سهلاً مع ClickUp.

اختر ClickUp على الفور لجعل قياس مقاييس مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات أمرًا في غاية السهولة!