تشبه إدارة الأعمال التجارية ركوب الأفعوانية. إنها رحلة مستمرة من الارتفاعات والانخفاضات. أنت حتماً ستواجه تحديات، ويحدث الكثير منها بسبب غموض العمليات، وعدم الكفاءة، وسوء التواصل، وارتباك الأدوار.
لحسن الحظ أدوات تخطيط العمليات القضاء على أوجه القصور هذه. إحدى هذه الأدوات هي SIPOC.
ما هي SIPOC؟
SIPOC هو اختصار لـ مدخلات الموردين مخرجات عملية الموردين والعملاء. إنها أداة مرئية تستخدم في ستة سيجما لتصور وتخطيط العناصر الرئيسية ذات الصلة بالعملية.
يلخّص مخطط SIPOC المدخلات والمخرجات والعمليات الهامة والرفيعة المستوى عبر جميع أصحاب المصلحة لمختلف المشاريع، بما في ذلك العمليات في التصنيع والمعاملات والدعم وتكنولوجيا المعلومات وغيرها.
وبمجرد إنشائه، يوفر مخطط SIPOC التركيز على تحديد مقاييس العمليات وخطوط الأساس وأهداف المشروع والمخاطر. وهو يضع الأساس والرؤية عالية المستوى لمشروع التحسين.
يعد إنشاء مخطط SIPOC بسيطًا ومباشرًا ولكنه يتطلب وقتًا وجهدًا وفهمًا شاملاً لجميع عمليات الأعمال. ولحسن الحظ، فإن قوالب SIPOC المعدة مسبقًا تجعل الأمر أسهل.
ما هي قوالب SIPOC؟
قوالب SIPOC هي أدوات مرئية موحدة تساعد على توثيق وتحليل المعلومات الأساسية المتعلقة بالمدخلات والمخرجات والموردين والعمليات والعملاء المشاركين في عملية تجارية. فهي تمنحك نهجًا منهجيًا لتحسين العملية.
يمكنك إما استخدام مخطط SIPOC مخصص أو الحصول على مخطط مُعد مسبقًا. لكل منهما إيجابياته وسلبياته.
يتيح لك مخطط SIPOC المخصص استيعاب الطبيعة المحددة لعملك وسير العمل الخاص بك. ومع ذلك ، فإن إنشاء واحد يستغرق وقتًا طويلاً لأنه يتطلب جهدًا وفهمًا جيدًا لجميع العمليات اللازمة للتنفيذ والوفاء أهداف المشروع .
يمكنك بدلاً من ذلك استخدام قالب مخطط SIPOC مُعد مسبقاً لتوفير الجهد والوقت. تتوفر العديد من قوالب المخططات البيانية SIPOC على الإنترنت للمشروع و إدارة العمليات . يمكنك استخدامها لفهم نطاق العمل للمشاريع المعقدة.
تساعد نماذج SIPOC في تصور العملية المطلوبة لتخطيط وإطلاق منتجات أو خدمات جديدة. أو يمكنك استخدامها لتحديد التحديات والثغرات في العملية الحالية وتحسينها.
## ما الذي يجعل قالب SIPOC جيدًا؟
يستوعب نموذج SIPOC الجيد العمليات الجديدة وينفذ التحسينات التي تساعد على تقليل نطاق الأخطاء والارتباك وسوء التواصل بين أصحاب المصلحة. ويؤدي في النهاية إلى إرضاء العملاء.
فيما يلي صفات قالب SIPOC الجيد:
- الجاذبية البصرية: بما أن قوالب SIPOC هي تمثيلات مرئية للعمليات، يجب أن يكون لها هيكل واضح. كما يجب أن تستخدم ألوانًا وخطوطًا وتنسيقًا متناسقًا مع وجود مساحة بيضاء كافية للمساعدة في الفهم.
- سهولة الاستخدام: يجب أن يكون أعضاء الفريق قادرين على العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها، والعمليات التي يجب القيام بها، والخطوات الرئيسية، والمخرجات لإنجاز المهام دون أي متاعب
- الوضوح: يجب أن يقدم النموذج الجيد المعلومات بوضوح وإيجاز. يجب أن يجدها جميع أصحاب المصلحة سهلة الفهم
- القابلية للتخصيص: إن تدفقات العمل والعمليات المختلفة لها احتياجات وتعقيدات وفروق دقيقة مختلفة. يجب أن يكون نموذج SIPOC الجيد قابلاً للتخصيص وقابلاً للتكيف مع هذه المتطلبات
- الاكتمال: يجب أن يحتوي على جميع المعلومات ذات الصلة التي يحتاجها أعضاء الفريق. كلمة تحذير: تجنب محاولة التقاط كل التفاصيل الدقيقة. التزم برؤية عالية المستوى لتجنب ازدحام القالب ذهابًا وإيابًا
- إمكانية الوصول: يجب أن يكون قالب مخطط SIPOC الجيد متاحًا ومتاحًا لجميع أصحاب المصلحة
- التحديثات المنتظمة: يجب أن يستوعب قالب مخطط SIPOC التحديثات المنتظمة مع تطور العمليات. سيساعدك هذا على تحديد الثغرات وفرص التحسين
سيؤدي اتباع هذه الإرشادات إلى مخطط SIPOC الذي يوصل العناصر الرئيسية للعملية بشكل فعال في مخطط واضح ومنطقي وقابل للتخصيص.
نصيحة للمحترفين: جرب هذه أفضل تطبيقات جداول العمل إلى جانب قوالب SIPOC لتحسين جهودك في إدارة المشاريع والعمليات.
## 10 قوالب SIPOC لاستخدامها في عام 2024
إليك قائمة منسقة من 10 قوالب SIPOC التي يجب عليك استخدامها لتحسين العمليات وتبسيطها.
1. قالب ClickUp SIPOC
عرض الوظائف من المورد إلى المواد الخام باستخدام عمليات مختلفة من خلال قالب SIPOC الخاص بـ ClickUp
قالب ClickUp SIPOC سيساعدك هذا النموذج على فهم العلاقات بين الموردين والمدخلات والعمليات والمخرجات والعملاء بشكل مرئي لجميع مشاريعك. ارجع إليه قبل بدء مشروع أو تنقيح عملية حالية.
يمنحك القالب إمكانية الوصول إلى ثمانية حقول مخصصة، حيث يمكنك إضافة وحفظ سمات مهمة مثل البريد الإلكتروني والعنوان والسعر لكل كمية و SIPOC وجهات الاتصال والمزيد.
من خلال تقديم العمليات في طرق عرض مخصصة، يسهّل القالب فهم حتى المشاريع المعقدة وإيجاد فرص لتحسين العملية لتحقيق عوائد أفضل.
إنشاء مخططات SIPOC البيانية لجمع المعلومات عن استخدام الموارد والمساعدة في تحسين كل جانب من جوانب سير العمل. فهو يجمع جميع الأقسام والفرق على نفس الصفحة، مما يقضي على الارتباك والأخطاء والأخطاء.
استخدم القالب للتعاون في مساحة عمل مشتركة مع أصحاب المصلحة الآخرين أثناء تتبع التقدم والعلامات والتبعيات ذات الصلة.
2. قالب عملية وإجراءات ClickUp
مثال على جميع العمليات التي تخضع حاليًا لمراحل مختلفة من مشروع التحليل المُدار على ClickUp
هل تمنيت يومًا أن تعرف كيف تعمل عملية معينة في مؤسستك؟ كيف تقوم الموارد البشرية بتعيين موظفين جدد؟ كيف تتأكد المشتريات من الحصول على أفضل الصفقات؟ كيف يحدث إطلاق المنتج؟
إذا كانت مؤسستك تستخدم قالب العمليات والإجراءات الخاص ب ClickUp يمكنك العثور عليها كلها في مكان واحد!
يساعدك قالب SIPOC هذا على تحديد العمليات والإجراءات، وربطها بأصحاب المصلحة المعنيين. استخدمه لتركيز جميع عملياتك في مكان واحد للوصول السريع وإنشاء نهج متسق لجميع المهام ذات الصلة.
يمكنك بعد ذلك إدارة عملية واحدة أو أكثر من لوحة تحكم واحدة، والحصول على جميع بيانات المشروع من خلال لوحات كانبان المفيدة.
من خلال منحك إمكانية الوصول إلى تفاصيل المشروع، يتيح لك تتبع المهام المتكررة وقياس الأداء في كل خطوة على الطريق. كما يساعدك أيضاً في العثور على الأخطاء المحتملة لحلها في الوقت المناسب.
3. قالب إجراءات التشغيل الموحدة للنقر
إنشاء إجراءات التشغيل الموحدة وتنظيمها وإدارتها باستخدام قالب إجراءات التشغيل الموحدة من ClickUp
تمثل إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) بالنسبة للأعمال ما يمثله الزيت بالنسبة للمحرك - فهي تحافظ على سير العمل بسلاسة دون حدوث مطبات أو اهتزازات. تضع إجراءات التشغيل القياسية مبادئ توجيهية لتوحيد الوظائف الروتينية، مما يضمن أداء المهام بشكل متسق عبر الفرق.
فهي تحدد الغرض من الإجراء والخطوات المتبعة في تنفيذه ونطاقه وحدوده. كما أنها تحدد أدوار ومسؤوليات الأشخاص المشاركين في هذه الإجراءات. وفي النهاية، تضمن أن المنتج أو الخدمة النهائية تلبي متطلبات العملاء.
الاستخدام قالب إجراءات التشغيل الموحدة ل ClickUp لإنشاء إجراءات التشغيل الموحدة وتنظيمها وإدارتها وتكرارها لأعمالك.
يسمح لك هذا القالب بإعداد عمليات وإجراءات موحدة في مؤسستك لتقليل التكاليف وزيادة الاستفادة من الموارد.
الجمع بين إجراءات التشغيل الموحدة مع SIPOC خرائط العمليات يجعل من السهل إدارة مشاريع وبرامج متعددة معًا.
يساعد القالب أيضًا في تحديد مجالات التحسين والتعاون متعدد الوظائف داخل الشركة. يمكنك إنشاء مهام سير العمل الخاصة بك في ClickUp باستخدام طرق العرض المخصصة مثل عبء العمل والتقويم وغيرهما.
إنشاء فهم مشترك للعملية بأكملها باستخدام هذا القالب للحفاظ على الدقة والجودة والاتساق.
4. قالب قائمة مراجعة إدارة البائعين ClickUp
قم بتقييم البائعين وتتبع المقاييس باستخدام قالب قائمة مراجعة إدارة البائعين من ClickUp
إذا كنت تتعامل مع العديد من البائعين بانتظام، فمن المحتمل أنك بحاجة إلى حل لإدارة البائعين.
تضمن إدارة البائعين التحكم في التكاليف والكفاءة ومعايير الجودة للمنتجات والخدمات. كما أنها تساعد المؤسسات على إدارة المخاطر - المالية وسلسلة التوريد والقانونية.
استخدام قالب قائمة مراجعة إدارة الموردين ClickUp لإدارة البائعين لتسجيل الخطوات رفيعة المستوى لإدارة البائعين بفعالية والحفاظ على علاقات قوية مع البائعين.
يتيح لك هذا القالب SIPOC تقييم مختلف البائعين لمنتجاتك أو خدماتك، ومراقبة أداء البائعين، وجمع الملاحظات، وتحديد مجالات التحسين.
يساعدك النموذج على ضمان امتثال البائعين لجميع القواعد واللوائح المطلوبة. استخدمه لتبسيط عملية تأهيل البائعين الجدد وتتبع جميع تفاعلات البائعين.
العناصر الأساسية في هذا إدارة البائعين يتضمن قالب قائمة المراجعة
- 16 سمة مخصصة لحفظ تفاصيل البائع الحيوية وتصورها
- العلامات وتحذيرات التبعية ورسائل البريد الإلكتروني والمزيد لتتبع إدارة الموردين بكفاءة
- أربع طرق عرض مخصصة لمساعدتك على تبسيط ارتباطات الموردين الجدد وتقييم أداء الموردين
5. قالب اتفاقية البائعين ClickUp
تبسيط مفاوضاتك مع البائعين باستخدام نموذج اتفاقية قياسي
يعمل عالم الأعمال التجارية على العقود. يجب أن يكون لديك اتفاقية بائعين لكل بائع تتعامل معه، لضمان أن يكون الجميع على نفس الصفحة فيما يتعلق بحقوقهم والتزاماتهم وعواقب الإخلال بها.
فالاتفاقية الموثقة جيداً تحمي كلاً من البائعين والعملاء من المخاطر المحتملة.
توضح الاتفاقية بالتفصيل مسؤوليات كل طرف وتحدد التوقعات الخاصة بمدة العقد والتسعير والتسليم والشروط الأخرى.
نظراً لأن اتفاقية البائع هي وثيقة قانونية، فإن صياغتها قد تكون مرهقة. نموذج اتفاقية البائعين الخاص ب ClickUp يبسط عملية انضمام البائعين إلى شركتك.
استخدم الحقول المخصصة في ClickUp لإدارة تفاصيل البائعين والحالات المخصصة لتتبع التقدم المحرز في عملية التأهيل.
تشمل الميزات الإضافية تحسين تتبُّع العقود باستخدام الذكاء الاصطناعي والأتمتة وطرق العرض المخصصة للمتعاونين.
6. انقر فوق قالب إنشاء عملية بكفاءة
إنشاء عمليات سير عمل متسقة باستخدام قالب إنشاء عملية بكفاءة من ClickUp
سواء كنت تقوم بتحسين عملية حالية أو إنشاء عملية جديدة وفعالة, قالب إنشاء عملية بكفاءة من ClickUp في متناول يديك. فهو يتيح لك إنشاء العمليات والمسؤوليات والمواعيد النهائية وتصورها بوضوح.
إنها واحدة من أفضل قوالب العمليات المجانية لتوحيد العمليات عبر مختلف الأقسام وإنشاء سير عمل متسق . يوفر لك وقتًا ثمينًا تقضيه في إنشاء العمليات يدويًا.
إنشاء سير عمل موحد باستخدام هذا القالب سهل نسبيًا:
- قم بتحليل العملية الحالية واكتشف مواطن النقص فيها
- يمكنك إضافة زملائك في الفريق كمتعاونين واستخداماللوحات البيضاء لـ ClickUp لتبادل الأفكار من أجل التحسين.
- بعد ذلك، يمكنك تصميم عملية جديدة وتقسيمها إلى خطوات باستخدامانقر فوق المهام
- أثناء تنفيذها ومراقبة تقدمها,الأتمتة في ClickUp ستساعدك على البقاء على المسار الصحيح
7. قالب قائمة البائعين الرئيسية ClickUp
تتبع جميع البائعين والموردين الحاليين والمحتملين باستخدام قالب قائمة البائعين الرئيسية ClickUp
غالبًا ما تتعامل الشركة مع العديد من البائعين والموردين مثل العاملين لحسابهم الخاص والمتعاقدين المستقلين ومقدمي الخدمات التكنولوجية وشركاء الخدمات اللوجستية و مخططو الإنتاج . يمكن أن تصبح إدارتها كلها صعبة.
إذا لم تقم بتتبعها، فقد تواجه شركتك تحديات غير متوقعة في عمليات الشراء أو التوريد والتسليم أو الشؤون المالية. وفي النهاية يعرض العملاء للخطر. قالب قائمة البائعين الرئيسية في ClickUp يتيح لكل شركة تتبع البائعين الحاليين والمحتملين. فكّر في الأمر كدليل مركزي للموردين - مكتمل بمعلومات البائعين، بما في ذلك العناوين والاتفاقيات والشؤون المالية والجداول الزمنية ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs).
فهو يساعدك في العثور على البائعين حسب المجال أو النوع، وتبسيط إدارة البائعين، ووضع قائمة مختصرة بالبائعين الجدد حسب الحاجة، وضمان التزام جميع الأطراف بعقود البائعين الموقعة.
كما أنه يحمي الشركات من الإنفاق الزائد ويحميها من المخاطر القانونية أو المالية أو مخاطر الامتثال المحتملة. علاوةً على ذلك، يضمن لك تتبع بيانات أداء الموردين باستخدام نموذج SIPOC هذا الحصول على رؤية كافية لاتخاذ قرارات سليمة.
يمكنك استخدام عرض الجدول في ClickUp لإنشاء جدول بيانات مخصص بتفاصيل البائعين، ثم تتبع نقاط البيانات الرئيسية لكل بائع بمساعدة الحقول المخصصة. نصيحة احترافية: لا تنسَ تعيين مهمة متكررة في ClickUp لمراجعة قائمة البائعين وتحديثها بانتظام.
8. قالب إدارة خدمة العملاء ClickUp
قم بإنشاء عملية فعالة تلبي متطلبات العملاء باستخدام قالب إدارة خدمة العملاء من ClickUp
كيف تعطي الأولوية لخدمة العملاء الاستثنائية؟ من خلال تحديد متطلبات العملاء وتلبيتها. و... باستخدام قالب إدارة خدمة العملاء في ClickUp .
استخدم هذا القالب الفعال للقيام بكل شيء تنظيم العملاء حسب السمات، وجمع ملاحظاتهم، والوصول إلى مراجعاتهم وتقييماتهم، وتحديد أولويات التعليقات، وتبسيط المساعدة في التذاكر، والمحادثات، والتفاعلات.
هذا قالب مصمم بشكل جيد يمكنك توصيله وتشغيله. يساعدك على إضافة المعلومات ذات الصلة بعملائك والتي تستخدمها للتفاعل معهم لتقديم أفضل خدمة عملاء.
كما يتيح لك التفاعل مع التذاكر والحلول عبر الفرق والأقسام. مع وجود هذا القالب بين يديك، لن تواجه أي مشكلة في تحويلهم إلى عملاء مخلصين وعائدين!
تحقق من القالب، حيث أنه يوفر العديد من طرق العرض التكوينية، والأتمتة، وإصدار التذاكر، وميزات التخصيص، على سبيل المثال لا الحصر. يحتوي القالب على كل ما تحتاجه شركتك لتقديم خدمة عملاء ممتازة، وذلك أيضًا على لوحة تحكم واحدة.
9. قالب Excel SIPOC من Systems2Win
عبر Systems2Win قالب SIPOC لـ Excel من Systems2win هو قالب سهل الفهم وسهل الاستخدام يحدد الموردين والمدخلات والعمليات والمخرجات والعملاء من البداية إلى النهاية.
ويساعد القالب على توضيح العلاقات بين كل صاحب مصلحة للقضاء على عدم الدقة والتناقضات وعدم الكفاءة والهدر في جميع أنواع العمليات.
يمكنك تنزيل القالب واستيراده إلى Excel عبر شريط Excel > Systems2win > فتح ورقة فارغة أو إدراج هذه الورقة في مصنف Excel الخاص بك.
10. قالب تعقب قاعدة اللمس في Excel
عبر مايكروسوفت هل تبحث عن حل غير مكلف لإدارة جهات الاتصال الخاصة بك أثناء التواصل؟ إن قالب تعقب قاعدة اللمس للإكسل هو قالب تعقب الشبكات الذي سيحافظ على تنظيم جهات الاتصال الخاصة بك ويساعدك على التخطيط عندما يحين وقت التواصل معهم.
يمكنك تصنيف جهات الاتصال الخاصة بك إلى ثلاث مجموعات:
- المعتادون الروتينيون: الأشخاص الذين ترغب في التواصل معهم بانتظام
- المعارف العرضيين: الأشخاص الذين ترغب في التواصل معهم عدة مرات في السنة
- الأشخاص المحتملين: الأشخاص/الشركات الذين ترغب في الاحتفاظ بتفاصيلهم في الوقت المناسب
يحتوي النموذج أيضاً على أقسام لتخطيط أنشطة التواصل واستراتيجية التواصل لكل ربع سنة. استخدمه لتحسين عملية التواصل من البداية إلى النهاية، ولا تفوّت صداقات وعلاقات عمل محتملة.
اختر القوالب الخاصة بك لتخطيط وتحسين العمليات
في نهاية المطاف، لا تكون العملية قوية إلا بقدر قوة تصميمها.
تمنحك الأدوات المرئية مثل قوالب SIPOC النظرة الشاملة التي تحتاجها لتصميم عمليات سلسة وفعالة. إن رسم خريطة مرئية لكل جزء متحرك يبني الفهم والمواءمة لجميع أعضاء الفريق.
سواء أكنت تدير سير عمل العملاء أو العمليات الداخلية، جرّب مخططات SIPOC ل توفير الوقت والمال. الجزء الأفضل؟ مع انقر فوق لديك جميع الأدوات التي تحتاجها للبدء - في مكان واحد.
اختر من بين العديد من قوالب SIPOC في ClickUp، واحصل على فريقك، وابدأ مستند ClickUp التعاوني ، أو ارسم خطواتك من البداية إلى النهاية على داخل ClickUp ومعرفة أوجه القصور أو الثغرات التي تظهر لإصلاحها.
ستندهش مما يمكن لصفحة واحدة مرئية بسيطة من صفحة واحدة أن تفعل لإحداث تحسينات في العملية. وسيلاحظ العملاء الفوائد.
فقط اشترك في ClickUp لإلقاء التحية على إدارة العمليات ذات المستوى العالمي!