أمثلة على تمرين البدء-التوقف-المتابعة لتحسين العمليات

عندما تتعامل عقول متعددة مع مشكلة واحدة، تحصل على حلول ناجحة.

في منظمة مزدحمة تتعامل مع العديد من المشاكل، فكر في مدى قوة الأمر إذا عمل الجميع معًا لإيجاد حلول.

من بين العديد من الطرق، فإن الطريقة التي تعمل بشكل جيد هي تمرين البدء-التوقف-المتابعة. لماذا هو مهم؟

حسنًا، هناك ثلاثة أسباب - يجب عليك البدء في تطبيق أساليب مبتكرة، و التوقف عن إهدار الموارد على عمليات غير فعالة، و الاستمرار في الممارسات الناجحة لتحقيق أهدافك التنظيمية.

سواء كنت تعاني في التخطيط والابتكار الكفاءة التشغيلية أو مشاركة الموظفين أو الاستجابة للأزمات، تكمن الإجابة في العصف الذهني والإجابة على هذه الأسئلة الثلاثة.

هل يبدو الأمر سهلاً بما فيه الكفاية؟ حسناً، الأمر أكثر من ذلك بقليل، وسندخل في تفاصيل المعنى والعناصر والفوائد والطرق الصحيحة لتنفيذ إطار عمل "ابدأ-توقف-استمر".

ما هو إطار عمل البدء - الإيقاف - المتابعة؟

إطار عمل البدء-التوقف-المواصلة (SSC) هو أداة بسيطة ولكنها فعالة تُستخدم في مجالات مختلفة مثل الأعمال التجارية، والتطوير الشخصي، وإدارة المشاريع، وتمارين بناء الفريق. تم تصميمه لمساعدة الأفراد أو الفرق على التفكير في أفعالهم أو سلوكياتهم أو عملياتهم أو استراتيجياتهم من خلال تصنيفها إلى ثلاثة مجالات رئيسية: أشياء يجب البدء في القيام بها، وأشياء يجب التوقف عن القيام بها، وأشياء يجب الاستمرار في القيام بها.

إن جمع الملاحظات الصادقة ليس مجرد إجراء شكلي - بل هو وسيلة لإظهار لموظفيك أنك تقدر آراءهم وأفكارهم. لكن أفضل النتائج تأتي من جعل ذلك جهدًا جماعيًا. وهنا يأتي دور إطار عمل "ابدأ - توقف - استمر". فهو يجمع فريقك معًا حيث يقدم الجميع مساهماتهم لمعالجة ثلاثة جوانب:

1. أولاً، ما الذي يجب أن تبدأ به؟ حدد الأنشطة التي تتوافق تمامًا مع أهدافك. هذا يمهد الطريق للمبادرات الاستباقية التي تساهم في تحقيق النجاح الشامل
2. بعد ذلك، ما الذي يجب أن يتوقف؟ توقف مؤقتًا عن الأنشطة التي لم تعد تحقق قيمة. هذا القرار الاستراتيجي يحرر مساحة للمساعي التي لها أهمية حقيقية
3. أخيرًا، ما الذي يجب أن تستمر فيه؟ حدد تلك الأعمال التي تفوز بصمت حتى في أصعب المهام. يتعلق الأمر بالتعرف على ما ينجح بالفعل وتضخيمه

إنشاء قوة عاملة مزدهرة وأكثر سعادة مع هذه الثلاثة. إنها لغة مشتركة، مما يجعل من السهل على القادة وأعضاء الفريق تحليل الأداء وتحسينه.

عناصر لاستعراض البداية-التوقف-المتابعة

الآن وقد أخبرناك لماذا يجب عليك البدء والتوقف والمتابعة، دعنا نجعل هذه العناصر أكثر وضوحًا:

ابدأ

ابدأ بتحديد المبادرات أو الممارسات أو العمليات الجديدة التي يجب عليك تقديمها لتعزيز الإنتاجية أو معالجة التحديات الناشئة. ويشمل ذلك الجوانب التقنية والسلوكية على حد سواء.

على سبيل المثال، يمكن أن يكون تفويض العمل أفضل في مؤسستك. هناك الكثير من الارتباك، وغالباً ما يتم تفويت المواعيد النهائية. هذه هي إشارتك لدمج برنامج إدارة المشاريع لتحسين التواصل وتتبع المهام. لنفترض أن العديد من أعضاء الفريق يعملون على جوانب مختلفة من المشروع. مهام النقر فوق المهام تساعدك على إنشاء مساحة مركزية للمشروع حيث تحدد كل مهمة بوضوح، وتخصصها للأعضاء المسؤولين، وتحدد موعدًا نهائيًا. ويثبت هذا النهج فائدته بشكل خاص عند إدارة مشاريع أكثر أهمية مثل حدث للشركة، حيث يكون التفويض أمرًا بالغ الأهمية.

الكفاءة في أفضل حالاتها مع مهام ClickUp Tasks - اعرض مهامك بالطريقة التي تريدها وانقلها لتنظيمها

خذ بعين الاعتبار المثال التالي، حيث تقوم بتعيين المهام للأعضاء المعنيين وتصنيف المشكلات بناءً على حالتها - تلك التي هي قيد المراجعة حاليًا، وتلك التي هي قيد التنفيذ، والمهام التي اكتملت وجاهزة للتنفيذ.

على الصعيد السلوكي، ابدأ بتمارين منتظمة لبناء الفريق التي تساعد على تنظيم قوة عاملة متعاونة مع رفع الروح المعنوية.

توقف

بعد ذلك، تخلص من الأنشطة أو العمليات التي تعتبر غير فعالة أو زائدة عن الحاجة أو تعيق التقدم. يسمح للفرق بالتخلص من العناصر التي قد تعيقهم.

على سبيل المثال، يتبع فريقك بأكمله عملية إنشاء التقارير اليدوية التي تستغرق وقتًا طويلاً. إن إيقافها تماماً والتحول إلى نظام آلي هو المفتاح هنا. ومع ذلك، لا يتطلب إنشاء التقارير فقط الأتمتة.

إن تبسيط كل مهمة روتينية في عملك تستهلك ساعات طويلة أمر بالغ الأهمية. على سبيل المثال، يصبح ضبط حالات المشروع يدويًا أو تعيين المهام أو تطبيق العلامات أمرًا مرهقًا، خاصة عند التعامل مع فريق كبير. أتمتة ClickUp على أتمتة هذه المهام والتكامل بسلاسة مع الأدوات الأساسية مثل Dropbox و Slack. كل ما عليك فعله هو تحديد الإجراءات/المهام التي تريد أتمتتها.

تتيح لك أتمتة ClickUp أتمتة المهام المتكررة حتى لا تضطر إلى متابعتها باستمرار

لضمان تقليل عبء العمل اليدوي إلى الحد الأدنى، لدينا أكثر من 100 عملية أتمتة لإنقاذك. نراهن أنك لن تعود إلى إضاعة ساعات في المهام الروتينية بعد الآن!

تابع

في هذه الخطوة من إطار عمل "ابدأ-توقف-واصل"، تقوم بإقرار وتعزيز الممارسات الناجحة والفعالة لجعل العملية أسهل. يتعلق الأمر باستدامة الأنشطة التي تساهم بشكل إيجابي في تحقيق أهداف مؤسستك ونتائجها.

على سبيل المثال، ساهمت قناة تواصل محددة بشكل كبير في إبقاء الجميع داخل الفريق على اطلاع دائم. فهي توفر رؤية في الوقت الفعلي للمشاريع وتبقي الجميع على اطلاع دائم. حتى الموظفون الجدد يجدونها سهلة الاستخدام بشكل لا يصدق.

تحديث حالات المهام، ومشاركة الملفات المهمة، وتقديم تعليقات مفصلة. وبالتالي، يتم إطلاع الجميع على الحالة الحالية للمهام والمعالم الرئيسية والعوائق.

تحتاج إلى الاستمرار في استخدامه لأنه يوفر مثل هذه الشفافية والتعاون. وبالمثل، إذا كانت هناك منهجيات إدارة العمليات أعطت نتائج ثابتة، يمكنك تطبيقها في المشاريع المستقبلية.

فوائد استخدام منهجيات البدء - الإيقاف -المتابعة -المتابعة

يتيح إجراء تقييمات البدء-التوقف-المواصلة بانتظام لفريقك الحفاظ على مرونة واستجابة فريقك للتطورات متطلبات المشروع وتغييرات الصناعة.

الاتساق هو المفتاح هنا، مما يؤدي إلى الفوائد التالية:

الفائدة رقم 1: استخراج خلاصة قابلة للتنفيذ

ما هو أفضل من التغذية الراجعة الجافة والباهتة والزائدة عن الحاجة؟

ملاحظات قابلة للتنفيذ تعمل على تحسين العمليات الأساسية

لنفكر في سيناريو تتصارع فيه شركتك مع ارتفاع معدل دوران الموظفين الجدد. في مثل هذه الحالة، من أفضل من أولئك الموظفين الذين اختاروا البقاء في الشركة؟

لنفترض أنهم يقترحون تحسين دليل التأهيل من خلال سلسلة من مقاطع الفيديو. أو يوصون بالاستعاضة عن الجلسات المسجلة ببرامج إرشادية وإعداد أهداف التواصل الصحيحة .

تقوم بتنفيذ هذه التغييرات وتلاحظ أن دمج الموظفين في ثقافة الشركة أصبح أسهل من أي وقت مضى. وإذا كان جمع الملاحظات غالبًا ما يكون أمرًا شاقًا بالنسبة لك، ففكر في استخدام قالب نموذج الملاحظات الخاص بـ ClickUp كما هو موضح أدناه.

تنزيل هذا القالب

قالب نموذج الملاحظات الخاص بـ ClickUp

يمكنك إنشاء القالب الخاص بك أو تخصيص قالب من مكتبة القوالب باستخدام قالب نموذج الملاحظات الخاص ب ClickUp

قم بتقييم عملية التهيئة الحالية وتقديم اقتراحات للتحسين باستخدام هذا القالب. هذا يجعل من السهل الحفاظ على الملاحظات سليمة واستخدامها لأغراض أخرى.

بمجرد جمع الملاحظات وتخزينها، قم بالأشياء التي ستساعدك على تحقيق أهدافك، واستبعد السلوكيات والإجراءات التي لا تساعدك، واستمر في القيام بالأشياء التي تقربك من أهدافك.

وبهذا، يمكنك تحقيق أهدافك الفورية وتكوين عقلية تقوم من خلالها الفرق بتحسين أساليبها باستمرار.

الفائدة رقم 2: تحديد مجالات التحسين والعمل على تحسينها

تزود تقييمات البدء-التوقف-المواصلة المنتظمة فريقك بعدسة حادة لتحديد مجالات التحسين المحددة في عملياتك.

على سبيل المثال، فكر في سيناريو يعتمد فيه فريقك بشكل كبير على التواصل عبر البريد الإلكتروني. من من منظور القيادة، قد ترى أن هذه طريقة فعالة لنشر المعلومات.

ومع ذلك، من خلال تقييم البدء-الإيقاف-المتابعة، قد يعبر أحد أعضاء الفريق عن مخاوفه بشأن التأخير وسوء الفهم المحتمل الناجم عن استخدام رسائل البريد الإلكتروني، خاصة في الأمور العاجلة. إليك كيف يمكن لعضو الفريق أن يشير إلى هذه الفجوة باستخدام إطار عمل "ابدأ-توقف-تابع":

• ابدأ باستخدام منصة تعاونية توفر تحديثات متكررة

التعليقات: "لقد لاحظت أن التحديثات المهمة والرسائل العاجلة غالبًا ما يتم دفنها في سلاسل رسائل البريد الإلكتروني. سيكون استخدام منصة تعاونية مثل ClickUp أو Slack أو Microsoft Teams أكثر فعالية. توفر هذه الأدوات موجزًا في الوقت الفعلي حيث لن يتم تفويت الرسائل العاجلة، ويبقى الفريق على اطلاع دائم دون الحاجة إلى غربلة العديد من رسائل البريد الإلكتروني."

• توقف عن استخدام رسائل البريد الإلكتروني لاحتياجات التواصل العاجلة

التعليقات: "رسائل البريد الإلكتروني ليست أفضل وسيلة للأمور العاجلة. من السهل إغفال الرسائل المهمة أو ضياعها في صندوق الوارد المزدحم. يجب أن نفكر في التوقف عن استخدام رسائل البريد الإلكتروني للاتصالات العاجلة وتشجيع الفريق على استخدام الرسائل الفورية على المنصة التعاونية للأمور الحساسة من حيث الوقت."

• المواصلة في عقد اجتماعات منتظمة للفريق من أجل وضوح أفضل في المشاريع

التعليقات: "أقدّر اجتماعات فريق العمل المنتظمة؛ فهي توفر مساحة لمناقشات المشروع والوضوح. دعونا نواصل هذه الممارسة لأنها تضمن أن يكون الجميع على نفس الصفحة. ومع ذلك، يمكننا استخدام هذه الاجتماعات لمعالجة التحديات التي تواجهنا بسبب التواصل عبر البريد الإلكتروني واستكشاف طرق لجعل الانتقال إلى منصة تعاونية أكثر سلاسة."

هذا مجرد مثال واحد على كيفية مساعدة إطار عمل "ابدأ - توقف - استمر تحسين سير العمل . من خلال هذا الإطار، يمكنك معالجة التقنيات القديمة أو غير المستغلة بشكل كافٍ، والثغرات في خدمة العملاء، واستراتيجيات تطوير المنتجات، وما إلى ذلك.

تحفيز الفرق والأفراد لتحسين سير العمل

يشجع نموذج البدء-التوقف-المواصلة الفرق على تحديد الممارسات أو السلوكيات الجديدة التي تعزز سير العمل. سواء باعتماد أدوات جديدة، أو تطبيق تقنيات مبتكرة، أو تقديم عمليات فعالة ، يحفز هذا النهج فريقك على إيجاد طرق أفضل لإنجاز المهام.

تصميم الخريطة الذهنية من الصفر في الوضع الفارغ وتحويل العقد إلى مهام في ClickUp

لننظر إلى سيناريو آخر لفهم ذلك بشكل أفضل:

_ فريق تسويق يواجه باستمرار تحديات في الوفاء بالمواعيد النهائية للمشاريع ويلاحظ انخفاضًا في فعالية حملاتهم على وسائل التواصل الاجتماعي

باستخدام عملية البدء-التوقف-المتابعة، يمكنك:

• دمج أداة لوسائل التواصل الاجتماعي لتحسين التخطيط والتنفيذ
• إدراك أن قضاء الوقت المفرط في تحليل البيانات يدويًا يعيق كفاءتهم، والتوقف عن هذه الممارسة
• اختيار أداة تحليلات آلية لـتوفير الوقت والتركيز على اتخاذ قرارات أكثر استراتيجية
• الاعتراف بنجاحها الأسبوعيجلسات العصف الذهني والالتزام بمواصلة هذا النهج التعاوني

نتيجة لهذه التعديلات، يشعر أعضاء الفريق بالحافز للبدء. إن أداة الجدولة الجديدة لوسائل التواصل الاجتماعي التي قرروا دمجها تخفف من عبء العمل وتتماشى مع أفضل الممارسات في هذا المجال.

## كيفية تنفيذ إطار عمل البدء-الإيقاف-المتابعة

لضمان أن يجني فريقك فوائد تمارين البدء-التوقف-المتابعة المذكورة أعلاه، إليك عملية مباشرة لتنفيذ إطار عمل البدء-التوقف-المتابعة.

الخطوة 1: ابدأ بتحديد الأهداف بوضوح

عند تنفيذ نموذج البدء-التوقف-الاستمرار تحتاج إلى اتجاه واضح لتحديد الممارسات الجديدة، ومعايير لتقييم الممارسات الحالية التي تحتاج إلى وقفها، وأساس لتعزيز الممارسات الناجحة.

وهنا تأتي أهمية وضع أهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنيًا (SMART).

بدلاً من هدف عام مثل زيادة المبيعات، ركز على منتج أو خدمة معينة. بعد ذلك، تعمق في تحديد هذه الأهداف من أجل إجراء تقييم دقيق. خلال هذه العملية، قم بإشراك جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين، مثل مندوبي المبيعات وفرق التسويق.

على سبيل المثال، إليك ما يمكن أن يبدو عليه الهدف المحدد جيدًا:

_تحديد الإجراءات التي يجب البدء أو التوقف أو الاستمرار في استراتيجية التسويق الرقمي الخاصة بنا لتحقيق زيادة بنسبة 25% في مبيعات المنتج X بحلول نهاية هذا الربع

ضع هدفًا محددًا أهداف الفريق لمساعدة فرقك على التحسين المستمر في تحقيقها. وإذا تتبع الأهداف هو أمر يعاني منه فريقك في كثير من الأحيان، فإن أهداف النقر تساعد الميزة.

استخدم المعالم القابلة للقياس الكمي في أهداف ClickUp لتتبع التقدم المحرز مع أهداف متنوعة تشمل الأرقام والموارد المالية والنتائج الثنائية والأهداف الموجهة نحو المهام عبر الفرق

بمجرد تحديد مجالات للتحسين (ابدأ)، والإجراءات التي يجب إيقافها (توقف)، والممارسات التي يجب مواصلتها (استمر)، تتيح لك أهداف ClickUp ترجمة هذه الرؤى إلى أهداف محددة للفريق.

على سبيل المثال، إذا تم تحديد "تحسين قنوات التواصل" كمبادرة للبدء، قم بتعيين هدف في ClickUp إلى تحسين تواصل الفريق فعالية الفريق.

كما يسمح لك بتصور وتتبع أهداف متعددة في لوحة تحكم واحدة. حافظ على جميع أهدافك المهمة من خلال أهداف قابلة للقياس وتتبع التقدم المحرز تلقائيًا.

الخطوة 2: اختيار قالب البدء - التوقف - المتابعة

الآن بعد أن قمت بتعيين أهداف محددة، حان الوقت لجمع ملاحظات فريقك بوضوح.

في حين يمكنك _بإمكانك استخدام أوراق Excel ومستندات Word، نقترح عليك استكشاف بعض أفضل قوالب البدء-التوقف-المتابعة لتصنيف المهام وتحليلها وتعيينها. ودعنا لا ننسى التمثيل المرئي الذي يسهل تقديم الملاحظات وفهم كل مجال.

تحميل هذا القالب

استخدم قالب SSC على Clickup لبدء جلسات الإيقاف-البدء-المتابعة

لكن الأساسي يكمن في اختيار قالب البدء-التوقف-المتابعة المناسب، مع التركيز على ما يلي:

• تمثيل واضح باستخدام صفوف وفئات وعناصر مثل الملاحظات اللاصقة
• تصميم سهل الاستخدام للمبتدئين لضمان سهولة تكيف فريقك مع نموذج التغذية الراجعة
• قابلية التكيف مع سيناريوهات العمل المختلفة، منالقضاء على الاختناقات إلى تعزيز التواصل وإعداد الموظفين الجدد
• التصميم البديهي الذي يسهل إنشاء خطط قابلة للتنفيذ وتعيين المهام
• القدرة على تحويل البيانات التي تم جمعها إلى موارد قيّمة، مثل الأدلة الإرشادية

بينما قد تجد العديد من الخيارات التي تفي بمجال أو آخر, قالب بدء-إيقاف-متابعة في Clickup يغطي كل ما ذكر أعلاه وأكثر!

فبنظرة واحدة فقط على اللوحة بأكملها، يمكنك الحصول على رؤى حول ما هو مفيد وما هو غير مفيد. يتجاوز هذا القالب الأساسيات، ويوفر رؤية شاملة للأنشطة الأساسية لفريقك من خلال البيانات القيمة.

لنأخذ سيناريو تخطط فيه لتعزيز استراتيجية إنشاء المحتوى والتسويق الخاصة بك. باستخدام القالب، حدد واذكر ما يلي:

• ابدأ في استكشاف إنشاء محتوى الفيديو: استجابةً للاتجاه المتزايد لاستهلاك الفيديو، ابدأ في تنفيذ محتوى الفيديو في استراتيجيتك. يؤدي هذا الاقتراح إلى أن يفكر شخص ما في بكرة أو فكرة محتوى فيديو قصير. وقبل أن تعرف ذلك، سيكون لديك العديد من الملاحظات اللاصقة التي تحتوي على أفكار إبداعية
• توقف عن استخدام كلمة رئيسية معينة: إذا لاحظت أن كلمة مفتاحية معينة لم تعد تلقى صدى لدى جمهورك المستهدف أو لم تعد تحقق أداءً جيدًا في نتائج محرك البحث، فقد يكون الوقت قد حان للتوقف عن التركيز عليها. وفي الوقت نفسه، ستظهر بعض العبارات أو الكلمات المفتاحية الأخرى التي لا تحظى بالاهتمام. عندما تجعلها تمرينًا جماعيًا، ستحصل على كل هذه النتائج بشكل أسرع.
• واصل الاستفادة من منشورات المدونة الجذابة: إذا كان فريقك قد أنتج باستمرار محتوى مدونة يتلقى ردود فعل إيجابية، فإن الاستمرار في هذه الاستراتيجية الناجحة أمر ضروري. وللاستفادة من ذلك، يمكن لأعضاء فريقك أيضًا اقتراح موضوعات تحظى بتفاعل مستمر. لذلك، تعرف ما الذي يجب إنتاجه ونشره أكثر من ذلك

كما نرى أعلاه، لا يقتصر دور القالب على نشر الأفكار فحسب، بل يمنح فريقك أيضًا مساحة للتفكير والبناء على أفكار الآخرين.

الخطوة 3: إجراء جلسة عصف ذهني لملء القالب

قالب البدء-التوقف-الاستمرار هو أكثر من مجرد استبيان يتم إجراؤه لجمع الملاحظات. يكمن بيت القصيد في جمع المدخلات من مناقشة جماعية وتحسين أداء فريقك

وهذا هو المكان الذي يساعد فيه إجراء جلسة عصف ذهني حيث تطرح الفرق المختلفة وجهة نظرها للتوصل إلى نتيجة مشتركة.

على سبيل المثال، قد يكون بعض الموظفين ذوي الخبرة راضين عن أدواتك الحالية، سواء من أجل إدارة المشاريع أو تحليلات البيانات، أو مهام أخرى. ومع ذلك، قد يواجه أعضاء الفريق الآخرون، وخاصة الموظفين الجدد، صعوبة في فهم هذه الأدوات بفعالية.

ماذا لو لم يتم لفت انتباهك مباشرة إلى هذه المخاوف؟ بدلاً من أن يترك الموظفون المؤسسة بهدوء، من الضروري تشجيعهم على التعبير عن أفكارهم. يساعدك جمع الملاحظات على استكشاف بدائل أفضل أو تنفيذ تدريب لتبسيط مهامك.

على الرغم من أن غرف الاجتماعات و Google Meets مناسبة لجمع الملاحظات، إلا أن وجود أداة تتواصل وتنسق وتربط بين فرقك الافتراضية وفرق العمل داخل المكتب أمر بالغ الأهمية، خاصةً عندما يستمر سيناريو العمل عن بُعد في النمو. ClickUp Whiteboard توفر لوحة مثالية لعرض سلس في الوقت الفعلي التعاون في المشروع ومناقشات الأفكار

لنفترض أن فريقك يعمل على تصميم حملة تسويقية جديدة. استخدم هذه المساحة لجمع الأفكار وتصور استراتيجية حملتك. ستحب كيف يمكن لأعضاء الفريق المختلفين رسم المفاهيم، وإضافة ملاحظات لاصقة بأفكارهم، والبناء بشكل تعاوني على أفكار بعضهم البعض.

ارسم اتصالات بين أي شكل أو وسائط على السبورة البيضاء لإنشاء مخطط انسيابي في ClickUp

لذلك، إذا كان أفضل خبراء التسويق لديك في منتصف الطريق في جميع أنحاء العالم، فلا داعي للقلق. اجمع أفضل أفكارك ونفذها بسرعة باستخدام الأدوات المناسبة.

الخطوة 4: خطة العمل بعد تحليل الملاحظات

الآن وبعد أن حصلت على النقاط الرئيسية، حان الوقت لوضع خطة عمل عملية خطة عمل لمعالجة هذه الملاحظات. للقيام بذلك بشكل فعال، دعنا نحدد بوضوح تلك النقاط المهمة من جلسة العصف الذهني - التحديات أو الفرص أو الاتجاهات.

إليك بعض الأمثلة لفهم ذلك بشكل أفضل:

البداية

التغذية المرتدة: يرغب أعضاء فريقك في بدء جلسات عصف ذهني منتظمة لتعزيز التعاون.

خطة العمل: قم بجدولة اجتماعات العصف الذهني الأسبوعية لتشجيع تبادل الأفكار والتعاون. ولضمان قيام فريقك بطرح أفضل الأفكار لديهم، عليك توفير أداة تسمح لهم بالعصف الذهني بفعالية من أي مكان يريدون. ClickUp Whiteboard هي مساحة تدعو للإبداع. فباستخدام الملاحظات اللاصقة والموصلات، تضمن حصول كل فكرة على المساحة والاهتمام الذي تحتاجه. عند تقديمها بشكل صحيح، يتم تنفيذ الأفكار كما ينبغي.

تعمل السبورة البيضاء الافتراضية من ClickUp على تحويل الأفكار التي تم العصف الذهني بها إلى خطط قابلة للتنفيذ، وتعزز السبورة البيضاء الافتراضية من ClickUp التعاون السلس لفرقك

ولنكن صادقين أيضًا: إنها طريقة ممتعة لمناقشة الأفكار مقارنةً بجلسات Google Meet الروتينية التي يحضرها فريقك بفتور. (تنبيه مفسد: الكاميرا مغلقة، وكذلك عقولهم)

توقف

التعليقات: استخدام أداة اتصال تسبب الارتباك وتعيق التعاون.

خطة العمل: أوقف استخدام أداة التواصل الحالية. ابحث عن منصة تساعدك على التواصل بشفافية. ضع علامة على الأفراد أو الفرق لضمان إعطاء التوجيهات الصحيحة باستخدام ميزات مثل @mention.

تفويض المهام والتعاون في الوقت الفعلي باستخدام ميزات الدردشة الديناميكية في ClickUp

بعد ذلك، على الرغم من أن مناقشات صندوق الدردشة مذهلة، إلا أنك تحتاج إلى تمثيل مرئي لعملك لضمان متابعة فريقك للمهام. ClickUp Dashboards عرضاً كاملاً لكل ما يحدث في مكان عملك.

كما تساعدك البطاقات القابلة للتخصيص على توفير نوع المعلومات التي تحتاجها هناك. عندما يتم تتبع التقدم المحرز بشكل صحيح، خمن ما يلي - التعاون.

تنقل في مشاريعك بسهولة باستخدام لوحات معلومات ClickUp القابلة للتخصيص - احصل على رؤى في الوقت الفعلي وتتبع تقدمك

ومع ذلك، قبل الانتقال إلى أداة أخرى، يجب عليك كقادة أعمال تنفيذ فترة تجريبية وجمع ملاحظات الفريق.

تابع

التعليقات: يقدّر أعضاء الفريق تحديثات التقدم الأسبوعية المعمول بها حاليًا.
خطة العمل: الحفاظ على ممارسة تقديم تحديثات أسبوعية للتقدم المحرز. النظر في تحسين الشكل بناءً على اقتراحات محددة لجعل التحديثات أكثر إفادة وجاذبية.

استخدام قالب التقرير الأسبوعي تسليط الضوء على المهمة والقسم ونوع المهمة. تذكر أنه من الأسهل دائمًا التحليل مع وجود صور أمام أعيننا. لذا، إليك ما يساعدنا:

نظّم مهامك الأسبوعية وحدد أولوياتها وقم بتوصيلها باستخدام قالب التقرير الأسبوعي الشامل من ClickUp

مع وضع ذلك في الاعتبار، إليك ما ستبدو عليه خطتك قصيرة الأجل ومتوسطة الأجل وطويلة الأجل:

• الإجراءات الفورية: ابدأ بجدولة جلسات العصف الذهني الأسبوعية وتوصيل التغيير في أدوات التواصل
• الإجراءات متوسطة المدى: جمع التعليقات على أداة التواصل الجديدة بعد شهر وإجراء التعديلات حسب الضرورة. تنفيذ تحسينات على شكل تحديثات التقدم المحرز
• الإجراءات طويلة الأجل: رصد تأثير التغييرات على مدى الربع القادم، والتماس الملاحظات المستمرة، وتعديل الاستراتيجيات وفقًا لذلك

تأكد من المراقبة المستمرة للتقدم المحرز أثناء المضي قدماً في خطط العمل الخاصة بك. لكن مجرد المراقبة لا يكفي. A قالب الدروس المستفادة سيساعدك على توثيق وتحليل نجاحات وإخفاقات مشروعك في كل مرحلة.

قم بتحسين المشاريع المستقبلية من خلال قالب الدروس المستفادة من إدارة المشاريع لتنظيم الأفكار بسهولة لتعزيز النتائج

## أمثلة على تمرين البدء-التوقف-المتابعة لحالات استخدام مختلفة

دعونا نفهم كيف يمكن لمختلف الصناعات والإدارات استخدام إطار عمل البدء-التوقف-المتابعة مع هذه الأمثلة العشرة:

1. فريق تطوير المنتجات:

البداية: دمج مقابلات العملاء لفهم الاحتياجات بشكل أفضل

التوقف: الاعتماد فقط على أبحاث السوق الثانوية لابتكار المنتجات

المواصلة: دورات اختبار المنتج الأسبوعية لضمان الجودة

2. إدارة الموارد البشرية

ابدأ: بناء عملية تأهيل أكثر قوة للموظفين الجدد

التوقف: عقد برامج تدريبية وتطويرية متقطعة

المواصلة: استضافة فعاليات المشاركة السنوية للموظفين

3. فريق التسويق

بدء: استخدام تحليلات البيانات لاستراتيجيات التسويق

التوقف: تشغيل حملات عامة على وسائل التواصل الاجتماعي

المتابعة: تسويق المحتوى من خلال منشورات المدونات والنشرات الإخبارية

4. خدمة العملاء:

بدء: تنفيذ خاصية الدردشة المباشرة لاستفسارات العملاء الفورية

التوقف: استخدام البريد الإلكتروني فقط كوسيلة للتواصل مع العملاء

المواصلة: عقد دورات تدريبية منتظمة لتعزيز مهارات خدمة العملاء

5. قسم تكنولوجيا المعلومات

بدء: دورات تدريبية متكررة في مجال الأمن السيبراني لجميع الموظفين

التوقف: النسخ الاحتياطي اليدوي للبيانات

المواصلة: الصيانة المنتظمة واستكشاف الأخطاء وإصلاحها

6. صناعة الرعاية الصحية:

ابدأ: خيارات الرعاية الصحية عن بُعد للمرضى

التوقف: أوقات انتظار المرضى الطويلة

الاستمرار: رعاية عالية الجودة للمرضى بناءً على الاحتياجات الفردية

7. وحدة التصنيع

ابدأ: تنفيذ ممارسات الصيانة التنبؤية

التوقف: التتبع اليدوي للمخزون

المواصلة: الحفاظ على معايير عالية لبروتوكولات السلامة

8. أعمال البيع بالتجزئة

بدء: إنشاء منصة تسوق عبر الإنترنت

التوقف: نظام جرد غير منظم

استمرار: برامج ولاء العملاء

9. المؤسسات التعليمية:

البدء: دمج المزيد من التعلم العملي والتعرض للصناعة

التوقف: الاعتماد بشكل كامل على الطرق التقليدية في التدريس

المواصلة: ورش العمل التفاعلية والحلقات الدراسية للطلاب

10. فرق تخطيط الفعاليات

بدء: استخدام المنصات الرقمية لحجز التذاكر والعروض الترويجية

التوقف: التخطيط والتنسيق في اللحظة الأخيرة

المواصلة: تخصيص الفعاليات حسب تفضيلات العميل

يوضح كل مثال من هذه الأمثلة كيف يمكن استخدام إطار عمل البدء والتوقف والاستمرار لتطوير استراتيجية تحسين. قم بتعديلها وفقًا لمعايير مجال عملك وهيكلك التنظيمي لتحقيق أقصى قدر من الفوائد.

قم بتشغيل تمارين البدء-التوقف-المتابعة باستخدام ClickUp

حسنًا، هناك شيء واحد واضح من المناقشة أعلاه، وهو أن هناك الكثير من الأمور التي ينطوي عليها تشغيل تمارين البدء-التوقف-المتابعة.

يجب عليك

1. تحديد الأهداف,
2. تبادل الأفكار مع فريقك
3. ملء نموذج البدء-التوقف-المتابعة,
4. وضع خطط عمل، و
5. واكب التقدم المحرز

هل يكفي نموذج واحد لإدارة هذه التمارين بنجاح؟ ربما. لكن عملك سينساب كما لم يحدث من قبل إذا طبقت حلاً متكاملاً مثل ClickUp الذي يساعدك في تحديد الأهداف، والعصف الذهني، وتتبع التقدم، ودعنا لا ننسى نموذج البدء - الإيقاف - المتابعة الأنيق.

1. سيساعدك ClickUp Goals على تحديد أهداف واضحة لتمارين البدء والتوقف والاستمرار. حيث يمكنك التأكد من أن الجميع على نفس الصفحة فيما يتعلق بالغرض والنتائج المرجوة من التقييم
2. ثم تأتي بعد ذلك لوحة ClickUp Whiteboard للعصف الذهني الإبداعي للمشروع
3. لمساعدتك على تلخيص كل ذلك بدقة، لدينا نموذج "ابدأ-توقف-تابع" لملء التفاصيل أثناء التمرين
4. استخدم السبورة البيضاء أثناء تمرين البدء-التوقف-الاستمرار لعرض الأفكار والملاحظات وخطط العمل بشكل مرئي
5. وفي النهاية، تتبع أداءك - كل ذلك داخل ClickUp

إذا كنت مهتمًا وترغب في معرفة المزيد حول كيفية مساعدة ClickUp لك في تبسيط عملياتك، اتصل بفريقنا اليوم!