لا يخفى على أحد أن كل شركة تسعى لتحقيق النجاح تحتاج إلى نوع من الذكاء في مجال الأعمال. ولا نعني بذلك أن يكون لديك معدل ذكاء عالٍ للغاية أو حدس تجاري خارق. فالأمر كله يتعلق بجمع المعلومات وتحليلها لاتخاذ قرارات ذكية يمكن أن تعزز نجاح مؤسستك وتحل المشكلات.
وهنا يأتي دور لوحات المعلومات. فهي تسمح لك بتصور جميع أنواع البيانات، وتكبير جوانب محددة، وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية، والحصول على فكرة واضحة عن صحة شركتك وتقدمها.
هناك أنواع مختلفة من لوحات التحكم، ولكن إذا كنت ترغب في مراقبة العمليات اليومية واكتشاف المشكلات قبل أن تصبح مشكلات كبيرة، فإن لوحة معلومات العمليات هي أفضل رهان لك. 🎛️
في هذه المقالة، سنعرفك في هذه المقالة على لوحات معلومات العمليات، وسنتعمق في فوائدها، وسنساعدك على إنشاء واحدة لمراقبة كل عملية مهمة تتعلق بمجال عمل معين في شركتك.
ما هي لوحة معلومات العمليات؟
لوحة معلومات العمليات (وتسمى أيضًا لوحة المعلومات التشغيلية) هي أداة تتعقب العمليات التشغيلية وتمنحك نظرة ثاقبة مفصلة عن أداء الأنشطة الجارية داخل شركتك.
على عكس لوحات المعلومات التحليلية التي تبحث في الماضي للتنبؤ بالمستقبل، فإن لوحات المعلومات التشغيلية تهتم أكثر بالحاضر. فهي تتعامل مع المعلومات الحالية للكشف عن أداء عملياتك وتحديد نقاط الضعف. وهذا يمكّنك من اتخاذ الإجراءات المناسبة وإعادة عملياتك إلى مسارها الصحيح.
فكّر في لوحات معلومات العمليات على أنها تفتح العيون. فبدلاً من التساؤل عن الخطأ في عملياتك الجارية، وتجربة الحلول، والتفاؤل على أمل أن تنجح، يمكنك اتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على مؤشرات الأداء الرئيسية التشغيلية المعروضة في لوحات المعلومات.
نظرًا لأنها تهتم في المقام الأول بالعمليات الجارية، فإن لوحات معلومات العمليات لديها رؤية قصيرة نسبيًا للواقع، لذا فهي غير مناسبة للتخطيط طويل الأجل.
لاحظ أن لوحات معلومات العمليات تتناول عادةً مجالات عمل محددة - لا يمكنك استخدام لوحة معلومات واحدة لتتبع كل عملية في شركتك. يجب أن يكون لديك لوحات معلومات منفصلة للمبيعات، والتسويق، والتصنيع، والتصنيع، والتوزيع، ومجالات أخرى، اعتمادًا على مجال عمل شركتك.
الميزات الرئيسية للوحة معلومات العمليات
لماذا تعتبر لوحة المعلومات التشغيلية مفيدة جداً في مراقبة عملياتك اليومية؟ دعنا نتحقق من بعض ميزاتها الأساسية:
- تصور البيانات: لا تقوم لوحات المعلومات هذه بإلقاء مجموعة من البيانات الأولية عليك. بدلاً من ذلك، فإنها تعرضها من خلال الرسوم البيانية والمخططات والرسوم البيانية وعناصر أخرى لتوفير الوقت والتأكد من سهولة الفهم 📊
- رؤية في الوقت الحقيقي: تعرض لوحات معلومات العمليات البيانات الحقيقية والتاريخية، مما يتيح لك الحصول على رؤى دقيقة حول الأداء الحالي لعملياتك
- إشعارات قابلة للتخصيص: تتيح لك لوحات المعلومات إنشاء إشعارات تحذرك من المشكلات المحتملة حتى تتمكن من التصرف بسرعة
- مؤشرات الأداء الرئيسية: تتيح لك لوحات المعلومات هذه تتبع المسار إلى أهدافك من خلال تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الصلة
- سهولة الاستخدام: لا يتطلب استخدام لوحات معلومات العمليات تدريباً مكثفاً. فهي تتميز بواجهة سهلة الاستخدام ستتعرف عليها في لمح البصر
- تتبع اتجاهات البيانات: تحتوي بعض لوحات معلومات العمليات على ميزات متقدمة تتيح لك البحث في التاريخ لفهم الاتجاهات الحالية. ضع في اعتبارك أن هذا ليس شائعًا في لوحات معلومات العمليات العادية
فوائد لوحة معلومات العمليات
يمكن أن تكون لوحة تحكّم العمليات الأداة التي تحتاجها لتتبع العمليات التشغيلية الجارية في مجال عمل محدد والقضاء على كل مشكلة في مهدها. إليك كيفية الاستفادة منها:
التحديد المباشر للمشكلات
تتمثل إحدى أهم فوائد لوحات معلومات العمليات في أنها تمنحك رؤية كاملة لعملياتك الجارية. وبفضل ذلك، يمكنك اكتشاف حتى أقل الانحرافات عن الأداء التشغيلي المعتاد وتحديدها كمشكلات محتملة.
ببساطة، تتيح لك لوحات معلومات العمليات اكتشاف عدم الكفاءة أو المشكلة في مراحلها المبكرة قبل أن تتسبب في أضرار أكبر وتعطيل عملياتك.
سهولة تتبع إنتاجية الموظفين
نظرًا لأن لوحات معلومات العمليات تتيح لك تتبع عملياتك اليومية، يمكن أن تكون أدوات ممتازة لمراقبة إنتاجية موظفيك. على سبيل المثال، إذا كان لديك لوحة معلومات للعمليات تدور حول دعم العملاء، يمكن أن تساعدك مؤشرات الأداء الرئيسية مثل عدد التذاكر المستلمة والتي تم حلها على فهم مدى نجاح وسرعة موظفيك في أي لحظة معينة.
تحسين عملية اتخاذ القرار
يسمح لك وجود مقاييس مفصلة تتعلق بعملياتك التشغيلية بما يلي اتخاذ قرارات مستنيرة بدلاً من الاعتماد على حدسك أو تقارير الأداء القديمة.
ومن هذا المنطلق، تُعد لوحات معلومات العمليات أمرًا حيويًا من أجل تخصيص الموارد وتخطيط الميزانية وتحسين الأداء.
تتبع الأهداف
كل مؤسسة لديها هدف تسير نحو تحقيقه. تتيح لك لوحات معلومات العمليات تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية ومراقبتها لإكمال هذا الهدف مع ضمان أن يكون كل أصحاب المصلحة على نفس الصفحة. إنها تبسط تتبع الهدف وتساعدك على القيام بخطوات صغيرة ولكن واثقة نحو خط النهاية بأقل قدر من العثرات.
تحسين التكلفة
تساعدك مراقبة العملية التشغيلية الخاصة بك من خلال لوحات المعلومات على تحديد مجالات التحسين وتعديل لعبة تخصيص الموارد الخاصة بك لتقليل التكاليف والقضاء على أوجه القصور.
تخطيط أسهل
نظرًا لأن لوحات معلومات العمليات تعطي نظرة ثاقبة في الوقت الفعلي لعملياتك، فهي جزء لا يتجزأ من التخطيط الناجح. استخدم المعلومات المعروضة على لوحات المعلومات الخاصة بك لتطوير الخطط الاستراتيجية بناءً على الوضع الحالي والسعي إلى التحسين المستمر.
تبسيط التواصل والتعاون
يمكنك الارتقاء تعاون الفريق والتواصل مع لوحات المعلومات التشغيلية. يمكنك مشاركة لوحات المعلومات مع أعضاء الفريق المعنيين والسماح لهم بالوصول إلى البيانات ذات الصلة لتعزيز الشفافية.
يمكن أن تكون البيانات المعروضة على لوحة التحكم أساسًا للمناقشات والاجتماعات البناءة حيث يمكنك تبادل الأفكار حول كيفية التحسين إدارة العمليات داخل مؤسستك.
كيفية إنشاء أفضل لوحة معلومات للعمليات: ثماني خطوات سهلة
هل تريد إنشاء لوحة معلومات شاملة للعمليات ولكن ليس لديك فكرة من أين تبدأ؟ لقد قمنا بتغطيتك!
سنرشدك خلال العملية بالتفصيل ونساعدك على تجميع لوحة معلومات من الدرجة الأولى تخدم احتياجاتك بشكل مثالي. لهذا الغرض، سنعتمد على ClickUp أحد أفضل منصات إدارة المشاريع التي تجعل بناء لوحات المعلومات أمرًا سهلاً للغاية. 😍
الخطوة 1: اختر أداة لوحة المعلومات الخاصة بك
لجعل عملية إنشاء لوحة معلومات للعمليات سهلة قدر الإمكان، من المهم اختيار أداة قادرة على تصور بياناتك وترتيبها. نظرًا لأنك ستجد العشرات من منصات لوحات التحكم، إليك بعض المعايير التي يجب التركيز عليها عند اختيار الأداة المناسبة:
- المرونة: يجب أن تحتوي المنصة على خيارات متنوعة لمساعدتك في إنشاء لوحة معلومات للعمليات تتوافق مع احتياجات فريقك وأهدافه العامة. يمكن أن تكون هذه الخيارات أي شيء بدءًا من سهولة المشاركة والتعاون إلى الرؤية التي لا مثيل لها وميزات التخصيص المتنوعة
- أدوات متعددة: يجب أن توفر أداة لوحة المعلومات الصحيحة مجموعة واسعة من الأدوات. يجب أن تتيح لك تصور أعباء العمل والتقدم المحرز واستخدام أنواع متعددة من المخططات والرسوم البيانية لتمثيل بياناتك
- سهولة الاستخدام: يجب أن تتمتع المنصة بواجهة بديهية وأن تكون سهلة الاستخدام لك ولفريقك. تتميز العديد من أدوات لوحة المعلومات بتصميم السحب والإفلات الذي يسمح لك بتنظيم وتعديل تخطيطك دون عناء
- التكاملات: يجب أن تكون منصة لوحة المعلومات قادرة على التكامل مع أدوات إدارة البيانات التي تستخدمها مؤسستك عادةً
- قابلية التوسع: يجب أن تكون الأداة قادرة على التعامل مع بيانات تاريخية أكبر وأكثر تعقيداً مع نمو شركتك
- خيارات التعاون: يجب أن تدعم المنصة المناسبة العمل الجماعي وتتيح لك وللمتعاونين معك العمل في الوقت الفعلي وترك التعليقات وإضافة الملاحظات
قسّم الأهداف والمهام والنقاط الرشيقة وحالات المشروع في لوحة معلومات ClickUp 3.0 القابلة للتخصيص بدرجة كبيرة
ClickUp هو، أولاً وقبل كل شيء، أداة إدارة المهام والمشاريع أداة مع الكثير من الخيارات لتحسين الإنتاجية والتنظيم والتعاون الجماعي. على هذا النحو، يمكن أن يكون ClickUp برنامجك المفضل لإدارة العمليات و إنشاء لوحات المعلومات .
عندما يتعلق الأمر بتصور البيانات، تقدم المنصة ميزة ستقع في حبها من النظرة الأولى، وهي ClickUp Dashboards . يتيح لك إنشاء لوحات معلومات تشغيلية شاملة وسهلة الفهم وممتعة من الناحية الجمالية ببضع نقرات فقط.
يمكنك الاختيار من بين أكثر من 50 عنصر واجهة مستخدم لإنشاء مخططات مخصصة، وتصور التقدم وأعباء العمل، وإجراء الحسابات، أو تتبع الوقت. يمكنك أيضًا توصيل تطبيقات خارجية بلوحات معلومات ClickUp Dashboards، مما يزيد من وظائفها.
من الأسباب الأخرى التي تجعل إنشاء لوحة معلومات للعمليات في ClickUp أمرًا بسيطًا هو بطاقات لوحة المعلومات . فكر في هذه البطاقات على أنها لبنات بناء للوحة المعلومات النهائية. يمكنك إضافة البطاقات واحدة تلو الأخرى لرسم صورة فريدة وتصور المعلومات المطلوبة. 🎨
قوالب ClickUp
لا تريد أو ليس لديك الوقت لبناء لوحات معلومات الأعمال من الصفر؟ ClickUp لديه الحل المناسب لك! استخدم الخطة التشغيلية أو قالب لوحة معلومات العمليات لـ توفير الوقت وإنشاء لوحات معلومات لحالات الاستخدام المختلفة .
تقدم مكتبة ClickUp أكثر من 1,000 قالب لمختلف الأغراض، من إدارة المشاريع والتسويق إلى التخطيط الاستراتيجي والمبيعات. تصفح المكتبة واعثر على ما يناسب احتياجات مؤسستك.
الخطوة 2: فكر في من سيستخدم لوحة التحكم
قبل إنشاء لوحة معلومات العمليات الخاصة بك، ضع في اعتبارك من سيستخدمها ولماذا. هل تحتاج إلى لوحة معلومات لقسم بأكمله أو لمشروع معين داخل هذا القسم؟ هل سيتمكن جميع أعضاء الفريق من الوصول إليها أم كبار الأعضاء فقط؟
ستساعدك الإجابة عن هذه الأسئلة على تصور لوحة معلومات يمكن للجميع فهمها والتنقل فيها.
بمجرد تحديد مستخدمي لوحة التحكم، اسألهم عن آرائهم حول الشكل الذي يجب أن تبدو عليه. تقدم ClickUp ميزة ممتازة تسمح للجميع بإبداء آرائهم والتواصل في الوقت الفعلي - في الوقت الحقيقي ClickUp Whiteboards .
استخدم ClickUp Whiteboards لتعيين المهام، ووضع علامات على المُعيَّنين، وأي شيء مطلوب لبدء تعاونك التالي
السبورات البيضاء هي لوحات رقمية مثالية للعصف الذهني والتعاون الجماعي. إنها المكان المثالي لمناقشة الاستراتيجيات ورسم خرائط لعملية إنشاء لوحة معلومات العمليات وتحويل الإجراءات إلى أفكار.
الخطوة 3: حدد أهدافك
الخطوة التالية هي تحديد أهداف العمل الواضحة والواقعية، أي الغرض من لوحة المعلومات الخاصة بك، وهو ما يمكنك القيام به في أهداف ClickUp . ضع في اعتبارك المقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية التي تهتم بها أكثر من غيرها، اعتمادًا على مجال العمل المحدد الذي تدور حوله لوحة المعلومات.
استخدم ميزة تتبُّع الأهداف في ClickUp للبقاء على المسار الصحيح لتحقيق أهدافك من خلال جداول زمنية واضحة وأهداف قابلة للقياس وتتبع التقدم المحرز تلقائيًا
على سبيل المثال، إذا كنت تنشئ لوحة معلومات عمليات للمبيعات، فيمكنك التفكير في مقاييس مثل أداء المبيعات أو رضا العملاء أو إنتاجية الموظفين.
إذا كنت بحاجة إلى مدخلات فريقك في هذا الشأن، فاستخدم نماذج ClickUp . إنها طريقة سهلة الاستخدام لجمع المعلومات من أعضاء الفريق المعنيين في لمح البصر. كل ما عليك فعله هو إنشاء نموذج (وهو سهل وبديهي للغاية) ومشاركته مع فريقك. سيقدمون إجاباتهم، وفويلا، سيجمع ClickUp المعلومات المقدمة ويعرضها لتسهيل تحليلها.
يمكنك تتبع هذه الخطوة بسرعة باستخدام قالب الخطة التشغيلية ClickUp . يتيح لك تحديد أهدافك وقياسها ووضع خطة عمل لتحقيقها. بالإضافة إلى أنه يعزز التعاون والتواصل، ويبسط العمليات، ويحفز الإنتاجية.
استخدم قالب خطة ClickUp التشغيلية لتحديد الأهداف وتصميم خطة لتحقيقها
الخطوة 4: اختر المقاييس الصحيحة
حان الوقت الآن لاختيار المقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية الأكثر ملاءمة للوحة معلومات العمليات الخاصة بك. فكر في تلك التي تتماشى مع عملك، أو قسمك، أو أهداف المشروع أكثر من غيرها وتسمح لك باتخاذ قرارات استراتيجية فيما يتعلق بعملياتك التجارية.
ضع في اعتبارك أن لوحة معلومات العمليات الخاصة بك يجب أن تكون بسيطة. في حين أنك قد ترغب في حشوها بجميع أنواع المقاييس التي تعكس الجوانب المختلفة لعملياتك، إلا أن هذه ليست أفضل فكرة. يمكن أن تكون لوحة المعلومات هذه مربكة ويصعب متابعتها، وهو ما يتعارض مع الغرض منها.
إن أفضل ممارسة لاختيار المقاييس المناسبة هي التركيز على عدد قليل من المقاييس الرئيسية التي تصور بدقة أداء عملياتك. تذكر أن وجود لوحات متابعة متعددة لمجال عمل واحد أفضل دائمًا من وجود لوحة متابعة واحدة تفيض بالبيانات التي يصعب متابعتها.
يجب أن يكون اختيار المقاييس الصحيحة دائمًا جهدًا جماعيًا. قم بتبادل الأفكار في لوحات ClickUp Whiteboards، واستخدم نماذج ClickUp لجمع الملاحظات، وتواصل في عرض ClickUp Chat ، وحدد المقاييس الرئيسية دون عناء! ✌️
الخطوة 5: تحديد مصادر البيانات
في هذه الخطوة، تحتاج في هذه الخطوة إلى تحديد مصادر البيانات التي تريد أن تراها في لوحة معلومات العمليات، مثل قواعد البيانات وواجهات برمجة التطبيقات وجداول البيانات.
بما أن ClickUp يتيح لك إنشاء قواعد البيانات، يمكنك استخدامها كمصدر للوحات المعلومات الخاصة بك. أدخل بياناتك كمهام، وقم بتصنيفها باستخدام الحقول المخصصة، وقم بالتبديل بين 15+ طريقة عرض ClickUp لترتيبها كما يحلو لك.
توفر طرق عرض ClickUp التي يزيد عددها عن 15 طريقة عرض للمؤسسات حلاً من الحائط إلى الحائط لكل فريق
وبدلاً من ذلك، يمكنك الاستفادة من إمكانيات التكامل القوية التي يوفرها ClickUp وتوصيله مع البرامج الأخرى التي تستخدمها لإدارة البيانات أو تخزينها. بالإضافة إلى 1,000+ تكامل أصلي مع أدوات مثل Slack و HubSpot و HubSpot و Everhour و Zendesk، يمكنك إنشاء عمليات تكامل مخصصة من خلال واجهة برمجة تطبيقات ClickUp واسحب بياناتك من أي مصدر تريده.
الخطوة 6: قم بتخطيط تخطيط لوحة التحكم الخاصة بك وإنشاء تصورات
الخطوة التالية هي تحديد مظهر لوحة التحكم الخاصة بك، مع مراعاة تجربة المستخدم المثلى والتنظيم والجاذبية البصرية.
تجعل ClickUp Dashboards هذه العملية سهلة للغاية. فبفضل تصميم السحب والإفلات، يمكنك تحريك بطاقاتك وتحديث التخطيط حسب رغبتك.
اختر العناصر التي تريدها في لوحة التحكم، وحدد الأدوات ومصادر البيانات المناسبة، وأنشئ تصورات بناءً على المقاييس المحددة.
الخطوة 7: قم بتحديث بياناتك بانتظام
تهانينا، لقد أنشأت لوحة معلومات العمليات الخاصة بك! 🥳
لكن ضع في اعتبارك أن مهمتك لا تنتهي هنا. الهدف الكامل من لوحة معلومات العمليات هو عرض البيانات في الوقت الفعلي. يجب أن تتأكد من أن لوحة المعلومات تعرض أحدث المعلومات - فالمعلومات القديمة تفسد إدراكك لأداء العمليات ويمكن أن تؤدي إلى قرارات خاطئة.
قم بتحديث مصدر بياناتك بانتظام لتجنب مثل هذه السيناريوهات. يمكنك استخدام أتمتة ClickUp لتقليل العمل اليدوي ومخاطر الأخطاء. تعتمد الأتمتة على المشغّلات والشروط والإجراءات، ويمكن أن تساعدك على ضمان أن تكون البيانات في لوحات المعلومات الخاصة بك حديثة وذات صلة دائمًا.
تقدم ClickUp أربعة أنواع من الأتمتة:
- مخصص: الأتمتة التي تنشئها بنفسك عندما يكون لديك سيناريو محدد في ذهنك
- النماذج: الأتمتة المعدة مسبقًا
- عمليات التكامل: قم بتوصيل تطبيق آخر ب ClickUp لإعداد الأتمتة الخاصة بك
- المعين والمراقب: تعيين مُعيِّن (مراقب) لجميع المهام الجديدة
استخدم وصفات الأتمتة المُنشأة مسبقًا في ClickUp أو قم بتخصيصها بناءً على احتياجاتك، حتى يتمكن فريقك من التركيز على ما هو أكثر أهمية
الخطوة 8: تحسين لوحة التحكم حسب الحاجة
قد تفي لوحات المعلومات التشغيلية الخاصة بك بالغرض منها اليوم، ولكنها ستتطلب تنقيحًا في مرحلة أو أخرى لاستيعاب عملياتك المحدثة أو البيانات الجديدة.
يجب عليك من حين لآخر مراجعة مقاييس الأداء ومؤشرات الأداء الرئيسية للتأكد من أنها لا تزال ذات صلة. أعد النظر في تخطيط لوحة المعلومات وانظر كيف يمكنك تحسينها لتعزيز الكفاءة.
جانب آخر مهم هنا هو جمع التعليقات من أعضاء فريقك. اسأل عما إذا كانوا يجدون لوحة المعلومات مفيدة وما الذي يرغبون في تغييره. يمكن أن تساعدك نماذج ClickUp Forms في ذلك - قم بإنشاء نماذج يمكن لفريقك تعبئتها بسرعة والحصول على ملخص مفصل للمعلومات التي تم جمعها.
ClickUp: المنزل المثالي للوحة معلومات العمليات الخاصة بك
تقدم ClickUp كل ما تحتاجه لإنشاء لوحة معلومات للعمليات. مع هذا منصة إدارة المشاريع المرئية ، يمكنك تحديد أهدافك واختيار المقاييس المناسبة وإعداد قواعد البيانات وتصور المعلومات المطلوبة والتعاون مع فريقك. اشترك في ClickUp اليوم وابدأ في بناء لوحة تحكم مثالية للتحكم في عملياتك! 🌹