عادة ما يُنظر إلى اجتماع الموظف مع مدير مديره - المعروف أيضًا باسم اجتماع تخطي المستوى - على أنه آلية تصعيد. الفهم الشائع هو أنك تشرك القائد عندما تكون هناك مشكلة. ومع ذلك، لا ينبغي أن يكون كذلك.
تساعد اجتماعات تخطي المستوى، عند عقدها بانتظام، الموظفين والقادة على تبادل المعرفة. فهي تسمح لهم بمشاركة الرؤى التي يكتسبونها من موقعهم ومنظورهم الفريد.
على سبيل المثال، قد يكون لدى موظف خدمة العملاء، لكونه قريبًا من العميل، رؤى حول نقاط الألم التي يعاني منها. قد يعرف مدير العمليات، كونه قريبًا من الرئيس التنفيذي، المزيد عن الاستراتيجية وخارطة الطريق للمستقبل. عندما يلتقي هذان الشخصان، فإن ذلك يساعد على تبادل سياق العمل.
في منشور المدونة هذا، نستكشف كيف يمكنك الاستفادة من الاجتماعات على مستوى التخطي لصالح المؤسسة بصفتك مديرًا للمديرين.
ما هو اجتماع تخطي المستوى؟
اجتماع تخطي المستوى هو عبارة عن محادثة بين موظف ومشرف مشرفه دون حضور المدير الأوسط. وهو يتخطى مستوى واحد في التسلسل الهرمي التنظيمي، ومن هنا جاءت التسمية.
على سبيل المثال، لنفترض أنك رئيس المبيعات في المدينة الذي تكون تقاريره المباشرة لمديري المجموعات. قد يكون لدى كل مدير عميل ممثلو تطوير المبيعات (SDRs) يقدمون تقاريرهم إليه.
يتم عقد اجتماع على مستوى التخطي بينك وبين ممثلي تطوير المبيعات دون حضور مدير المجموعة.
فوائد الاجتماعات على مستوى التخطي
في أي أسبوع معين، يمكن للمديرين الاجتماع بفرقهم في كثير من الأحيان - في الاجتماعات التحضيرية والمراجعات واجتماعات العملاء وما إلى ذلك. وكلما واجه أحد الموظفين تحديًا، يتواصل مع مديره المباشر، مما يحافظ على علاقة تعاونية.
ومع ذلك، بالنسبة لمدير المستوى التالي، ليس هذا هو الحال بالنسبة لمدير المستوى التالي. فهم غالبًا ما يكونون بعيدين عن فرق تقاريرهم المباشرة وعملهم. تعمل اجتماعات تخطي المستوى التالي على سد هذه الفجوة.
فوائد اجتماعات تخطي المستوى للموظفين
إسماع أصواتهم: في كثير من الأحيان، قد يواجه الموظفون تحديات لا يستطيع المشرفون المباشرون عليهم حلها. ومن الأمثلة على ذلك شراء أداة جديدة باهظة الثمن، والتي قد لا يملك المشرف المباشر سلطة الموافقة عليها.
في مثل هذه الحالات، تتيح لهم الاجتماعات على مستوى التخطي رفع مخاوفهم إلى شخص يتمتع بسلطة أكبر.
الشعور بأنهم مرئيون: يشعر الموظفون، خاصة أولئك الذين يعملون في الميدان أو بعيدًا عن المكتب، وكأنهم يعملون في عزلة. حتى لو تعاونوا مع أقرانهم أو المشرفين المباشرين، فقد لا يشعرون بأنهم جزء من الهدف الأكبر لعملهم.
تساعد الاجتماعات على مستوى التخطي - تمامًا مثل اجتماعات جميع الموظفين أو خارج الشركة - على شعور الموظفين بأنهم مرئيون، مما يرفع من معنوياتهم.
مشاركة الرؤى: الموظفون على أرض الواقع لديهم نبض العملاء، وهو أمر ذو قيمة هائلة للمؤسسة. قد يجد موظفو البحث والتطوير الذين يبيعون أداة لتتبع الوقت أن العملاء يريدون القدرة على تحويل هذه الإدخالات تلقائيًا إلى جدول زمني.
قد لا تصل مثل هذه الأفكار إلى فريق المنتج في زحمة الأنشطة اليومية. يوفر الاجتماع على مستوى التخطي المكان والوقت لمشاركة الرؤى التي يمكن تفعيلها على الفور.
فهم الاستراتيجية التنظيمية: ليس كل موظف لديه رؤية واضحة لاستراتيجية الشركة. فقد يعرف مهندس البرمجيات كل شيء عن الميزة التي يعمل على تطويرها ولكن ليس سبب إضافتها إلى خارطة طريق المنتج.
تساعد الاجتماعات على مستوى التخطي القادة على إيصال رؤيتهم واستراتيجيتهم إلى المؤسسة بأكملها.
فوائد اجتماعات تخطي المستوى للقادة
تحديد الفرص غير المرئية: يمكن للقادة الحصول على ملاحظات مباشرة ومحددة من أولئك الموجودين على أرض الواقع. قد يلاحظ المساعد المالي الذي يدفع الفواتير أن المنظمة تنفق الكثير على الأدوات المكررة.
في يوم عادي، قد يتجاهلون هذا الأمر. أما خلال اجتماع على مستوى التخطي، فقد يشيرون إلى ذلك للمدير المالي، وهو ما قد يساوي آلاف الدولارات من الوفورات.
حل المشاكل بفعالية: عندما التواصل الجماعي يتم تصفيته من قبل مستويات متعددة من المديرين، فقد يضيع السبب الجذري. يمكن للاجتماعات على مستوى التخطي أن تأخذ القيادة إلى أسفل المشكلات الحرجة. يمكن أن تساعد في تحسين سير العمل من من منظور المستخدم النهائي.
الوصول إلى رؤى العملاء: نادرًا ما يتحدث القادة مباشرةً إلى العملاء إلا إذا كان حسابًا كبيرًا/ أساسيًا. ويُعد الاجتماع على مستوى التخطي فرصة لجمع ملاحظات صادقة حول جميع العملاء دون مقابلة كل منهم على حدة. هذه طريقة رائعة لجمع المعرفة التنظيمية.
رفع معنويات الموظفين: تضمن الاجتماعات على مستوى التخطي أن يرى القادة التنظيميون الموظفين ويسمعون آراءهم. وهذا يجعل الموظفين يشعرون بمزيد من المشاركة والتقدير. فالموظفون الذين يشعرون بأن عملهم مهم سيكون لديهم الدافع لبذل المزيد من الجهد.
التعامل مع قضايا الموظفين: يتحمّل الناس المدراء السيئين لأنهم لا يريدون أن يبدوا كمثيري المشاكل. تسهّل اجتماعات تخطي المستوى مراجعة 360 درجة للمدراء المتوسطين. وبهذه الطريقة، يمكن للقادة معالجة مخاوف الموظفين وتدريب المشرفين على القيام بعمل أفضل.
في جوهرها، تمكّن اجتماعات تخطي المستوى القادة من تغيير الأمور. فهي تمنحهم رؤية أوضح. وتساعدهم على إجراء التحسينات بسرعة وفعالية. ونتيجة لذلك، يرى الموظفون أن ملاحظاتهم تحظى بالتقدير والاحترام.
وبمرور الوقت، يؤدي ذلك إلى خلق ولاء الموظفين، مما يؤدي إلى تحسين الاحتفاظ بهم وتحسين الأداء المالي للمؤسسة.
كيفية التحضير لاجتماعات تخطي المستوى وجدولتها
بصفتك مديراً للمدراء، تقع مسؤولية جدولة الاجتماعات المنتظمة على مستوى التخطي على عاتقك. فيما يلي كيفية التحضير للاجتماعات على مستوى التخطي وجدولة الاجتماعات على مستوى التخطي لصالحك.
1. أبلغ مدير التقارير
عندما يرى عضو فريقك طلب اجتماع من مدير مديره، سوف يتساءل: "هل سيسمحون لي بالرحيل؟ عندما يسمع تقاريرك المباشرة أنك تتحدث إلى فريقهم، فمن المؤكد أنهم سيشعرون بعدم الأمان.
لذلك، يمكن أن يكون الاجتماع على مستوى التخطي مستنزفاً عاطفياً لفرقك. لتجنب وضع فرقك تحت ضغط لا داعي له، فكر في كيفية التعامل مع اجتماعاتك على مستوى التخطي.
استخدم أداة رسم خرائط العمليات لتحديد جميع المهام التي تحتاج إلى إكمالها قبل الدخول في اجتماع على مستوى التخطي. إليك بعض الخطوات التي يجب مراعاتها.
- كن شفافاً مع الجميع
- أنشئ إيقاعًا للاجتماعات المنتظمة على مستوى التخطي حتى لا ينزعج أحد عندما يتلقى طلب اجتماع
- قم بعقد اجتماعات ربع سنوية فردية مع تقاريرك المباشرة قبل اجتماعات مستوى التخطي
- أبلغ تقاريرك المباشرة بجدول اجتماعاتك على مستوى التخطي
- شجع تقاريرك المباشرين على إبلاغ فرقهم بتوقع دعوة اجتماع منك
2. اعرف مع من ستجتمع
لنفترض أن لديك خمسة تقارير مباشرة، وكل واحد منهم يدير فريقًا مكونًا من 5 أفراد. إذًا، سيكون عليك مقابلة 25 فردًا بشخصياتهم وأساليب عملهم وأولوياتهم ومهاراتهم. قبل أن تدخل في اجتماع معهم، افهمهم.
اجمع تفاصيل عنهم مسبقاً. ستتمكن من معرفة دورهم ومسؤولياتهم وأهدافهم وأدائهم حتى الآن من نظام إدارة الموارد البشرية الخاص بك [HRMS].
لفهمهمهم كشخص، يمكنك استخدام شيء مثل قالب كليك آب عنّي . ادعهم للإجابة عن الأسئلة المتعلقة بقيمهم ونقاط قوتهم وخبراتهم وغير ذلك.
قابل للتخصيص قوالب نبذة عني للمديرين لمعرفة فرقهم بشكل أفضل
استخدم هذه البيانات لتوقع مشاكلهم والنظر في استجاباتك مسبقاً.
3. جدولة الاجتماعات على مستوى التخطي بشكل مدروس
أفضل إيقاع للاجتماعات على مستوى التخطي هو مرة كل ثلاثة أشهر. إذا تركتها لفترة أطول من ذلك، فقد تبدو مخادعًا ومجرد وضع علامة في خانة ما. وأي تكرار أكثر من ذلك قد يشكل عبئًا على جدولك الزمني.
ليس من السهل مقابلة 25 فردًا كل ثلاثة أشهر. لذا، فإن جدولة اجتماعاتك على مستوى التخطي بشكل صحيح أمر بالغ الأهمية. نوصي بإحدى الطريقتين التاليتين.
الجدولة على دفعات: خمسة اجتماعات لمدة 20 دقيقة في اليوم لمدة أسبوع كل ثلاثة أشهر. في حين أن هذا سيشغلك لمدة أسبوع كامل، إلا أنه سيساعدك على جمع كل المعلومات بشكل شامل وسياقي. كما أنه سيمنحك بقية الربع من العام لاتخاذ إجراءات بشأن الملاحظات التي جمعتها.
جدولة متواصلة: بدلاً من ذلك، يمكنك مقابلة شخصين أسبوعيًا طوال الربع. يساعدك ذلك على توزيع الاجتماعات على مدار الوقت ومراقبة التقدم المحرز عن كثب.
اعتمادًا على مدى سيطرتك، قم بجدولة الاجتماعات بطريقة تناسبك. تأكد من عدم تجميع 2-3 أشخاص في جلسة واحدة أو عقد اجتماعات جماعية. دائمًا ما يكون الاجتماع الجيد على مستوى التخطي هو اجتماع واحد لواحد.
4. ضع عرض النطاق الترددي في الاعتبار أثناء جدولة الاجتماعات على مستوى التخطي
تذكر أنك لست الوحيد المشغول في المؤسسة. لذا، ضع في اعتبارك عبء عمل فريقك على مستوى التخطي قبل جدولة الاجتماع. أنت أداة إدارة المشروع يجب أن تكون قادرة على إخبارك بمدى انشغال أعضاء الفريق. عرض عبء العمل في Clickup عرضًا موحّدًا في الوقت الفعلي لما يقوم به كل عضو من أعضاء الفريق وما إذا كان بإمكانه تخصيص 20 دقيقة للتحدث معك.
عرض عبء العمل في ClickUp لجدولة الاجتماعات مع أعضاء فريق العمل على مستوى التخطي
من ناحية أخرى، يحتاج عرض النطاق الترددي أيضًا إلى الاهتمام. عرض التقويم الخاص بـ ClickUp يساعدك على رؤية جميع مواعيدك في مكان واحد، بحيث يمكنك التأكد من أنك لن تكون غارقاً في الكثير من الاجتماعات.
5. إنشاء جدول أعمال اجتماع على مستوى التخطي
لا يوجد شيء أكثر إهدارًا من اجتماع بدون جدول أعمال. وبالنظر إلى أن الاجتماع على مستوى التخطي لا يكاد يستغرق عشرين دقيقة، فأنت بحاجة إلى خطة واضحة. قالب جدول أعمال الاجتماع على مستوى التخطي في Clickup نقطة انطلاق رائعة.
قالب خطة عمل ClickUp للاجتماعات على مستوى التخطي
أثناء التخطيط لجدول الأعمال، فكر أيضًا في أسئلة الاجتماع على مستوى التخطي التي قد تطرحها. إليك بعض الأمثلة.
إذا كنت مديراً مالياً في اجتماع مع موظف حسابات القبض، يمكنك أن تسأل
- كم عدد عملائنا الذين يتأخرون في الدفع بعد الوقت المتفق عليه؟
- كم عدد التأخيرات التي نحن مسؤولون عنها، وكيف يمكننا إصلاحها؟
- ما هي قناة الدفع التي يفضلها العملاء؟
إذا كنت رئيس مبيعات في المدينة تتحدث مع مسؤولي المبيعات في المدينة، فقد تسأل
- ما هي الشكوى التي تسمعها من العملاء بشكل متكرر؟
- ما هي الميزات التي يحبونها؟
- لماذا يفضل بعض العملاء المحتملين منافسنا علينا؟
في كل اجتماع، ضع في اعتبارك أن تسأل
- هل أنت راضٍ عن دورك ورئيسك ووظيفتك؟
- هل لديك جميع الأدوات التي تحتاجها للقيام بعملك بشكل جيد؟
- إذا أتيحت لك الفرصة، ما هو الشيء الوحيد الذي ستغيره في عملك؟
شارك هذا جدول أعمال الاجتماع على مستوى التخطي مع موظفيك قبل أسبوعين مقدمًا حتى يتمكنوا من التفكير في الأمر والاستعداد له.
6. جهز نفسك للإجابة عن الأسئلة الصعبة
يمكن أن تكون اجتماعات التخطي صعبة عليك أيضًا. سيستغل أعضاء فريقك هذه الفرصة لمناقشة مخاوفهم (وهو ما تريده أنت أيضًا!). لذا، كن مستعدًا للإجابة عليها. اجمع كل الحقائق والأرقام الخاصة بك. حدد المعلومات التي أنت مستعد لمشاركتها معهم.
مهما كان مقدار استعدادك، فإن فعالية الاجتماع على مستوى التخطي تعتمد بشكل كبير على كيفية مشاركتك في المحادثة. إليك كيف يمكنك تحسين ذلك.
كيف تحصل على اجتماع تخطي المستوى الناجح
ابدأ قبل الاجتماع بوقت كافٍ
عندما ترسل جدول أعمال الاجتماع على مستوى التخطي إلى فريقك، شجعهم على مراجعته وإضافة بنودهم. وعندما يفعلون ذلك، كن استباقيًا في الاعتراف بمدخلاتهم.
هذه إحدى أبسط الطرق التي يمكنك من خلالها بناء الثقة. إن استجابتك تظهر لهم أنك تهتم حقًا بالاجتماع على مستوى التخطي وبهم كشخص.
اجمع الأدوات التي تحتاجها لإدارة اجتماعات ناجحة على مستوى التخطي. قد يكون هذا أداة الذكاء الاصطناعي لمحاضر الاجتماعات أو الملخصات، أ تطبيق تتبع الأهداف أو برنامج تسجيل المكالمات، أو برنامج تسجيل المكالمات، أو الورقة والقلم المفضل لديك.
تعال بأهداف واضحة
ادخل إلى الاجتماع وأنت تعرف ما الذي تريد أنت وعضو فريقك على مستوى التخطي تحقيقه من هذه المحادثة. تساعد أداة مثل ClickUp في تتبع الأهداف ووضع هيكل للاجتماع.
متابعة من اجتماعات مستوى التخطي السابقة
إذا كنت قد عقدت اجتماعات على مستوى التخطي مع هذا الشخص من قبل، تابع من هناك. أقر بما يلي عناصر العمل والتقدم المحرز منذ ذلك الحين. إذا لم تتمكن من حل مشكلة ما، اشرح السبب.
عندما يشعر الموظف بأن الاجتماع السابق لم يسفر عن أي شيء، فمن غير المرجح أن يشارك بحماس هذه المرة. أعد التأكيد على أهمية وتأثير الاجتماع على مستوى التخطي.
تحلى بذهن منفتح
بينما تكون قد أعددت لهذا الاجتماع وتعرفت على هذا الشخص، تذكر أن هذا الاجتماع يتعلق به أكثر مما يتعلق بك. لذا، اطرح الأسئلة واستمع بصبر دون مقاطعة.
كن منفتحاً. لا تحمل أفكارًا مسبقة أو أفكارًا سمعتها من الآخرين. أثناء الاجتماع، لا تصدر أحكامًا.
قدم ملاحظاتك
يريد الموظفون أن يسمعوا منك عن أدائهم وما يمكنهم القيام به بشكل أفضل. قدم ملاحظاتهم حول عملهم ومدخلاتهم في هذا الاجتماع. وثق ذلك وشاركه معهم حتى تتمكن من البناء عليه خلال الجلسة التالية.
تلخيص ملاحظات الاجتماع في ثوانٍ باستخدام ميزة ClickUp AI
هل يبدو إنشاء مستند ملاحظات ممل؟ اطّلع على مساعد Clickup المدعوم بالذكاء الاصطناعي لتلخيص ملاحظات اجتماعك وتحديد عناصر العمل واقتراح الجداول الزمنية.
الخروج بعناصر عمل واضحة
لا يكون الاجتماع على مستوى التخطي جيدًا إلا بقدر جودة عملك على نقاط المناقشة. للتأكد من مشاركتك واهتمامك، تأكد من توثيق محضر الاجتماع . دوّن ملاحظات كافية. إذا كنت غير متأكد، جرّب أحد قوالب ملاحظات الاجتماع الخاصة ب ClickUp . قم بعمل نسخة منها وخصصها لغرض وهيكل اجتماعاتك على مستوى التخطي.
انتقل باجتماعاتك على مستوى التخطي خطوة أخرى إلى الأمام, اجتماعات ClickUp يسمح لك بتدوين الملاحظات، وإدارة جدول الأعمال، وتعيين عناصر العمل . تحمل المسؤولية عن بنود العمل وأضفها إلى نظام إدارة المهام . قم بتعيين الجداول الزمنية وعمليات التحقق الأخرى، إذا لزم الأمر.
حافظ على التواصل المفتوح بعد الاجتماع
لا تنتظر الاجتماع التالي على مستوى التخطي. احصل على قناة اتصال مفتوحة مع موظفيك لمناقشة بنود العمل واستكمالها. استخدم عرض الدردشة في Clickup للتعاون في مهامك في الوقت الفعلي.
- تعيين المهام لأعضاء الفريق الآخرين إذا كنت تقوم بالتفويض
- مشاركة الأصول والروابط والمزيد
- التعليق على التقدم الذي تحرزه أو التحديات التي تواجهها
يمكنك أيضًا إنشاء نافذة منفصلة للمحادثات المتعلقة بالاجتماعات على مستوى التخطي حتى لا تقاطع مشاريعك.
تفوّق في اجتماعك التالي على مستوى التخطي باستخدام ClickUp
توفر اجتماعات تخطي المستوى التخطي رؤية لما لا يتم ملاحظته خلال العمل اليومي. يساعد القادة على فهم القضايا بشكل أعمق. وتساعد الموظفين على المشاركة بشكل أفضل. عندما تتم الاجتماعات على المستوى التخطي بشكل صحيح، فإن الاجتماعات على المستوى التخطي لديها القدرة على تعزيز معنويات الموظفين وزيادة الإنتاجية وخلق ثقافة الانفتاح والشفافية.
على الرغم من الفوائد الهائلة للاجتماعات على مستوى التخطي إلا أنه ليس من السهل التخطيط للاجتماع على مستوى التخطي وجدولته والتحضير له وتنفيذه. ClickUp هنا لمساعدتك.
ClickUp برنامج إدارة المشاريع ميزات تساعدك على إدارة اجتماعات فعالة على مستوى التخطي. سواءً كان التحقق من عبء عمل الأشخاص، أو إنشاء جداول أعمال الاجتماعات، أو تدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات، أو تلخيصها تلقائياً، يمكن لبرنامج ClickUp القيام بكل ذلك.
قم بإدارة الاجتماعات على مستوى التخطي كالمحترفين باستخدام ClickUp. اشترك مجاناً اليوم !