عندما تجلس لإرسال بريد إلكتروني فعال للدعوة إلى اجتماع، قد يكون مربع الرسالة الفارغ مخيفاً بعض الشيء. هناك الكثير من التفاصيل اللوجستية التي يجب أن تكون صحيحة، بدءاً من روابط الاجتماع بالفيديو وأوقات البدء إلى جدول أعمال الاجتماع المنظم جيداً.
ولكنك تريد أيضاً أن تضبط النغمة الصحيحة: ليس بشكل غير رسمي للغاية، وليس بشكل مشؤوم، ولكن أيضاً ليس تافهاً.
يضمن لك ضبطها بشكل صحيح حضور الجميع في الوقت المحدد والاستعداد لبدء العمل - وهذا يعني أيضًا أن الحضور أقل عرضة للتشويش على اجتماعك إذا كان هناك تعارض.
هذا الدليل هو خطة العمل الخاصة بك لإنشاء دعوة فعالة للاجتماع عبر البريد الإلكتروني في كل مرة. سنقدم لك بعض الأمثلة لتبدأ بها، وستحصل على قائمة مرجعية لما يجب تضمينه حتى تتمكن من تنقيح هذه الأمثلة لتشكل بالضبط ما تحتاجه لأي اجتماع عمل. 🏅
لماذا تعتبر الدعوة الجيدة للاجتماع مهمة؟
لا تدع دعوة الاجتماع تصبح فكرة ثانوية. فهي تحدد نغمة الاجتماع ويجب أن تكون مركزًا للموارد لكل ما يحتاجه الحاضرون للتحضير للاجتماع والمساهمة فيه أثناء الاجتماع. عندما تقوم بصياغة دعوة قوية للاجتماع عبر البريد الإلكتروني، يكون الأمر مربحًا لجميع المشاركين:
- من السهل على الأشخاص الحضور - في الوقت المحدد: قم بتضمين رابط الاجتماع عبر الفيديو أو الموقع الفعلي، والتاريخ والوقت، وأي كلمات مرور أو تفاصيل يحتاجها الأشخاص للدخول إلى القاعة - واجعلها سهلة الاطلاع عليها. هذا يقلل من الأسئلة والتأخير وعدم الحضور. بل والأفضل من ذلك، لن يكون لديك تلك الدقائق الخمس المحرجة من الدردشة التافهة بينما تنتظر حضور الجميع
- الجميع يعرف ما يدور حوله الاجتماع: سواء كان لديك هدف أو تنظيم جيدجدول أعمال الاجتماعفإن الدعوة الفعالة للاجتماع عبر البريد الإلكتروني تخبر الجميع بموضوع الاجتماع. هذا يجعل من السهل إبقاء الحدث بأكمله على المسار الصحيح وإيقاف خروج الاجتماع عن مساره. أيضًا، إذا كان الناس بحاجة إلى الحضور مع الأعمال التحضيرية للاجتماع، فإن الدعوة الواضحة تجعل الجميع مسؤولين عن ذلك
- ستظهر بمظهر المحترف الذي أنت عليه: سيعرف العملاء أنك محترف ومهتم بالأمور وسيعرف زملاؤك في العمل أنك جاد في عملك، وسيعرف الأشخاص على جميع مستويات الهيكل التنظيمي أن اجتماعاتك مهمة
لا يعني كون دعوات الاجتماعات أساسية أن عليك قضاء الكثير من الوقت في تنظيمها. الآن بعد أن أصبحنا على نفس الصفحة حول سبب أهمية صياغة دعوات فعالة للاجتماعات عبر البريد الإلكتروني، دعنا نستكشف الأمثلة وقوائم المراجعة وتغييرات سير العمل حتى تتمكن من البدء في إرسال أفضل دعوات البريد الإلكتروني التي رأيتها في بضع دقائق فقط.
أمثلة على دعوات الاجتماعات الداخلية
إنشاء قوالب في ClickUp لدعوات فعالة عبر البريد الإلكتروني للاجتماعات الداخلية
أنت بحاجة إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني لدعوة اجتماع داخلي الآن وتبحث عن مصدر إلهام. استخدم هذه الأمثلة لبدء بريدك الإلكتروني، ثم قم بتغيير التفاصيل أو ملء الفراغات.
مثال رقم 1: اجتماع الفيديو الجماعي
الاجتماعات الجماعية شائعة، خاصة مع العمل عن بُعد والعمل المختلط. أرسل رسالة دعوة لاجتماع الفريق عبر البريد الإلكتروني مع سطر موضوع موجز يوضح الغرض وجدول أعمال الاجتماع:
مساء الخير [الاسم]،
_آمل أن تجد هذه الرسالة الإلكترونية على خير ما يرام! سنجتمع في [التاريخ ] لمناقشة [الموضوع ] يرجى الانضمام إليّ في [الوقت مع تحديد المنطقة الزمنية] حتى نتمكن من [الهدف]
خلال هذا الاجتماع، سنناقش خلال هذا الاجتماع ما يلي:
- نقطة 1
- النقطة 2
- النقطة 3
_قبل اجتماعنا، يرجى إعلامي إذا كانت لديكم أي أسئلة أو تعتقدون أنه ينبغي إضافة أي شيء إلى جدول أعمال الاجتماع
تمنياتي لكم بالتوفيق،
[اسمك]
من الناحية المثالية، أرسل هذه الرسالة من خلال طلب الاجتماع نفسه بحيث يتضمن تلقائيًا عنوان URL الخاص بالاجتماع ويتزامن مع تقويم Google الخاص بالحضور.
مثال رقم 2: اجتماعات الفريق المتكررة
ملاحظات الاجتماع المتكرر في مستندات ClickUp
إذا كنت تدير فريق عمل، فأنت تعلم مدى أهمية الجمع بين الجميع بانتظام لتسجيل الوصول. تواصل الفريق من خلال الأدوات النصية والرسائل الفورية توفر لك 90% من الطريق، لكن الاجتماعات المتكررة توفر نسبة الـ 10% المتبقية. يمكن أن يكون البريد الإلكتروني الخاص بالدعوة للاجتماع المتكرر غير رسمي بعض الشيء، ولكن يجب أن يكون مليئًا بالمعلومات.
مرحباً [الاسم]،
حان وقت اجتماعنا القادم! في هذا [اليوم]، سنناقش هذا [الموضوع (المواضيع) ]. سيغطي جدول أعمالنا ما يلي:
- النقطة 1
- النقطة 2
- النقطة 3
_سيكون لدينا أيضًا وقت للأسئلة العامة وأي مواقف تريد مناقشتها مع الفريق. يرجى إلقاء نظرة على جدول أعمالنا، وأبلغوني إذا كان لديكم أي أسئلة في هذه الأثناء
نتحدث قريباً،
[اسمك]
نظرًا لأن هذه الاجتماعات تحدث بشكل روتيني، فهذه فرصة رائعة لحفظ قالب بحيث يمكنك فقط النقر والإرسال.
مثال رقم 3: اجتماع فردي
في بعض الأحيان، يمكن أن تكون الاجتماعات الفردية بين المديرين وأعضاء الفريق مرهقة للغاية بالنسبة لتقاريرك المباشرة. لذا، قبل كل شيء، اجعل الغرض من الاجتماع واضحًا، ولا تتركهم معلقين أبدًا. إذا كان الاجتماع مفاجئًا أو غير متوقع، طمئنهم أو أخبرهم عندما يكون الاجتماع مفاجئًا أو غير متوقع (إن استطعت).
_لقد وضعت اجتماعنا الفردي التالي في التقويم حتى نتمكن من مناقشة [الموضوع] والاطمئنان على بعضنا البعض. يرجى إحضار قائمة بأي أسئلة لديك حول [الموضوع] أو أي من أعمالك
_ أراك في ذلك الوقت
[اسمك]
مثال رقم 4: الاجتماعات مع مجموعة كبيرة أو اجتماعات العروض التقديمية
تستفيد الاجتماعات الكبيرة من إضافة مستندات وموارد الاجتماع إلى دعوة البريد الإلكتروني، وهو ما يمكن أن تساعدك فيه قوالب ClickUp العديدة الجاهزة للاستخدام
مع نمو حجم المجموعة، تزداد الحاجة إلى هيكلية صارمة ومضيف منظم بشكل جيد. يمكنك البناء على مثال البريد الإلكتروني الأول عن طريق إضافة المزيد من التفاصيل - وإزالة خيار إضافة الأشخاص إلى جدول الأعمال طوعاً أو كرهاً. ويستفيد اجتماع العرض التقديمي بشكل خاص من وجود خط سير واضح ومحدد زمنيًا.
مرحباً بالجميع،
_من المقرر عقد اجتماعنا لمناقشة [الموضوع] في [اليوم، التاريخ] في [الوقت مع تحديد المنطقة الزمنية]. يرجى الرد على دعوة الحضور، وسنقوم بتسجيل الاجتماع إذا لم تتمكنوا من الحضور
\ لدينا جدول أعمال كامل لهذا الاجتماع من أجل [الموضوع]، والجدول الزمني للاجتماع هو:\
- [الوقت]: النقطة 1
- [الوقت]: النقطة 2
- [الوقت]: النقطة 3
- [الوقت]: النقطة X...
_يرجى الاطلاع على جدول الأعمال/مجموعة الشرائح المرفقة والاستعداد بأي أسئلة تتعلق بـ [الموضوع
شكراً لكم،
[اسمك]
مثال #5: اجتماع ناقشه الجميع بالفعل
تحدث العديد من الاجتماعات بشكل تلقائي: يتم طرح موضوع جديد في اجتماع سابق للفريق، أو يتفق الجميع على تطبيق تواصل الفريق أن الاجتماع سيعمل بشكل أفضل. قد لا يبدو استخدام أحد الأمثلة الأخرى مناسبًا تمامًا، لذا جرب هذا المثال بدلاً من ذلك.
مرحباً [الاسم]،
_من المقرر عقد اجتماعنا لمناقشة [الموضوع] بمزيد من التعمق في [التاريخ]. سنناقش كيفية تأثيره على الفريق وسيكون لدينا وقت للإجابة على الأسئلة. يُرجى مراجعة هذا المورد السريع قبل أن ننتظر، وإحضار أي أسئلة أو تعليقات إلى الاجتماع
نتحدث قريبًا،
[اسمك]
أمثلة على دعوات الاجتماعات الخارجية
استخدام ClickUp AI لتنقيح دعوات البريد الإلكتروني للعملاء المحتملين
تعد دعوات الاجتماعات الخارجية أكثر تنوعًا - وهي تقوم بالكثير من المهام الثقيلة في العلاقة. ستستفيد الأقسام المختلفة من وجود نماذج مختلفة لدعوات الاجتماعات - وموارد مختلفة لإرفاقها بالدعوات.
عندما تقوم بجدولة اجتماعات خارجية، خاصةً مع العملاء، قدم المزيد من المرونة في البريد الإلكتروني لوقت الاجتماع. إذا كنت تستخدم هذه الأمثلة لدعوات الاجتماعات، فقم بتضمين زر أو رابط لأداة جدولة الاجتماعات حتى تحصلان على وقت الاجتماع المناسب لكما.
مثال رقم 1: اجتماع اللحاق بالعميل
أنت في برنامج تعاون العميل ، وتدرك أنه قد مرت دقيقة منذ آخر اجتماع مع العميل. ولكن هذا حل سهل مع دعوة مصممة بشكل جيد. تعمل رسائل البريد الإلكتروني هذه بشكل أفضل عندما تكون ودودة وودودة ولكن أيضًا رسمية بعض الشيء (ولكن بشكل بسيط).
مرحباً [الاسم]،
_أتمنى أن تكون هذه الرسالة الإلكترونية على خير ما يرام!
_حسابك هو [الحالة]، والآن فرصة رائعة لبدء التفكير في [الهدف طويل الأجل المحدد مسبقًا] للأسابيع القادمة. هل أنت متفرغ هذا الأسبوع للحاق ومناقشة [مشروع مستمر]؟ فقط أعلمني بالوقت المناسب لك، أو حدد موعدًا للاجتماع في التقويم الخاص بي في أي وقت يناسبك
_أتطلع إلى الدردشة حول [عميل مستفيد يتلقى]!
كل التوفيق,
[اسمك]
مثال رقم 2: التواصل مع عميل سابق
قد يكون أحد العملاء السابقين في شبكتك قد غيّر وظيفته، أو ربما تكون قد التقيته صدفة في إحدى الفعاليات في مجال عملك. اغتنم الفرصة لتقوية تلك العلاقة.
_ لقد كان من الرائع رؤيتك مرة أخرى في [المناسبة] والدردشة حول [التفاصيل ذات الصلة]
أو
_رأيت أنك تعمل الآن لصالح/في [شركة أو مشروع جديد]. تهانينا! هذا تغيير مثير، وهم محظوظون بوجودك معهم
_أود أن ألتقي بك أكثر وأدردش معك حول ما تعمل عليه حاليًا. كان فريقي يساعد الناس [الفائدة ذات الصلة]، وسيكون من الرائع أن نساعدك [هدف المتلقي المحتمل]
_ إذا كان لديك بعض الوقت الأسبوع المقبل، دعنا نلتقي! إليك رابط التقويم الخاص بي
_لنتحدث قريبًا!
[اسمك]
مثال ### ### مثال رقم 3: دعوة اجتماع توعية دافئ
يمكن للمسوقين ومندوبي المبيعات إنشاء مهام لإدارة الدعوات والاجتماعات عبر البريد الإلكتروني
هذا للمسوِّقين ومندوبي المبيعات الذين يرغبون في سد الفجوة بين نقطة الاتصال والاتصال المباشر. ابدأ بدعوة نموذجية، ولكن قم بتخصيصها وتخصيصها وتخصيصها وتخصيصها!
مرحباً [الاسم]،
_إنه وقت رائع لبدء الحديث عن [فائدة سيقدّرونها من شركتك/خدماتك]. شكرًا لك على [نوع معين من التفاعل مع شركتك]، ونأمل أن تكون لا تزال مهتمًا بكيفية [الموضوع] [إعادة صياغة الفائدة]
_ أريد أن أساعدك في استكشاف جميع الطرق التي يمكنك من خلالها رؤية النتائج مع [الخدمة]. هل لديك وقت لعرض توضيحي موجز أو دردشة؟ دعنا نتعمق في التفاصيل - ما عليك سوى تحديد موعد 15 اجتماعًا يناسب جدولك الزمني هنا
_في هذه الأثناء، إليك لمحة سريعة عما كنا نقوم به لـ [إعادة صياغة المنفعة]
_لنتحدث قريبًا!
[اسمك]
مثال رقم 4: توعية المبيعات مع الإحالة
بين التوعية الدافئة والباردة، يمكن للتوعية القائمة على الإحالة أن تزيل بعض الاحتكاك والإحراج الأولي. جرب هذا المثال لبدء الأمور.
مرحباً [الاسم]،
_أنا أتواصل معك لأنني تحدثت مؤخرًا مع [جهة اتصال/مُحيل متبادل]، واقترحوا أنني قد أكون قادرًا على مساعدتك في حل [نقطة الألم ذات الصلة بالمستلم]. أنا [العنوان مع الشركة]، ويمكننا مساعدتك في [المهمة أو الاهتمامات الرئيسية للمستلم]
_أود أن أتحدث أكثر عن [الغرض من الاجتماع] وأعطيك عرضًا توضيحيًا سريعًا. أعلمني بالوقت المناسب لك!
_ في هذه الأثناء، إليك لمحة سريعة عن كيفية قيامنا بـ[الاستفادة]
أتطلع لمقابلتك،
[اسمك]
مثال #5: البريد الإلكتروني للتواصل البارد
غالبًا ما يكون هذا هو أصعب أنواع طلبات الاجتماع. فأنت تريد مشاركة المعلومات الأساسية، ولكن يجب أن تكون قابلة للقشط. قبل كل شيء، قدم قيمة واضحة. بدءًا من سطر موضوع موجز، حدد ما تقدمه ولماذا يجب أن يقابلوك بأقل عدد ممكن من الكلمات.
مرحبًا [الاسم]،
_أنا أتواصل معك لأننا / أنا أتواصل معك لأننا / أنا [ما الذي يمكنك تقديمه لهم]. هذا يمكن أن [الفائدة أو القيمة بالنسبة للمتلقي]. [اختياري: في هذه المرحلة، اشرح من أنت ولماذا لديك معلوماتهم ]
_لنتقابل لمناقشة التفاصيل. [هل لديك 15 دقيقة في [تاريخ ووقت الاجتماع] للدردشة حول [الفائدة]؟ إليك جدولي الزمني إذا كان هناك وقت آخر يناسبك
شكراً على وقتك،
[اسمك]
ما يجب تضمينه في دعوة اجتماع عبر البريد الإلكتروني
غالبًا ما تكون الرسالة التي تدرجها في دعواتك عبر البريد الإلكتروني هي الجزء الأصعب في الحصول على ما هو صحيح تمامًا، ولكنها ليست الشيء الوحيد الذي تحتاج إلى تضمينه. حاول تضمين كل ما يحتاجه المستلمون للحصول على أكبر قدر ممكن من القيمة من الاجتماع. فيما يلي بعض العناصر التي يجب أن تتضمنها:
- سطر موضوع واضح: ادخل مباشرةً في صلب موضوع الاجتماع في الجزء الأول من العنوان. إذا تضاعف اسم الاجتماع في تقويماتهم، فقد لا يرون سوى أول 40 حرفًا أو نحو ذلك عندما يقومون بمسح جدولهم الزمني. في النصف الثاني، اذكر بإيجاز أي مهام أو امتيازات في الجزء الثاني كتذكير مفيد
- مرفق جدول الأعمال: حتى لو لم يكن جدول الأعمال منقوشًا بعد، فامنح الجميع رابطًا للوثيقة. بعد ذلك، يمكنك ملؤه بمرور الوقت دون الحاجة إلى إرسال بريد إلكتروني إضافي للجميع
- مستند فارغ لملاحظات الاجتماع: قم بتضمين هذا من البداية، واملأه بـقالب ملاحظات الاجتماعوأضف التفاصيل أثناء الاجتماع. سيعرف أي شخص يبحث عن الملاحظات المهمة أين يذهب بالضبط للعثور عليها
- رابط الاجتماع: إذا تم تحديد وقت الاجتماع، فقم بتضمين رابط حتى يتمكن الجميع من الانضمام بسرعة إلى الاجتماع. من الناحية المثالية، ستكون الرسالة ودعوة التقويم في رسالة بريد إلكتروني واحدة. ولكن إذا كنت ترسل رسالة تذكيرية أو بريداً إلكترونياً منفصلاً، تأكد من تضمين الرابط مرة أخرى
- الدعوة إلى اتخاذ إجراء: إذا كان الناس بحاجة إلى الرد على الدعوة فأخبرهم (وامنحهم موعدًا نهائيًا). إذا كانوا بحاجة إلى مراجعة أو إكمال شيء ما، فقم بتضمين تذكير ورابط للمهمة.
- مرفقات تسويقية مفيدة: بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني الخارجية، ضع في اعتبارك متى يكون من المناسب تضمين ملف PDF مجاني أو أي هدية ترويجية أخرى
مع مرور الوقت، ستتمكن من وضع قائمة مرجعية محددة للأشياء التي يجب أن يتضمنها كل نوع من أنواع رسائل البريد الإلكتروني الدعائية. ومن ثم يمكنك تجنب الإرسال المزدوج المخيف و تحسين سير عملك .
كيفية صياغة دعوة الاجتماع المثالية لفريقك
ستضعك هذه الأمثلة على دعوات البريد الإلكتروني هذه في طريقك لاستضافة اجتماعات داخلية وخارجية جيدة التنظيم. ولكن عندما تحتاج إلى ضبط رسائل البريد الإلكتروني أو الحصول على الرسائل المناسبة تمامًا للأحداث الفريدة، لا تعود إلى لوحة الرسم الفارغة لإنشاء بريد إلكتروني ناجح لدعوة اجتماع.
لقد قام فريق ClickUp ببناء مجموعة كبيرة من القوالب والأدوات ووظائف إدارة الاجتماعات المفيدة، بحيث يكون لديك كل ما تحتاجه لصياغة دعوة الاجتماع المثالية لفريقك.
استخدم مستندات ClickUp Docs لإنشاء (ونماذج!) دعواتك
قم بإنشاء دعوات بريدك الإلكتروني ومراجعتها والبناء عليها باستخدام ميزات ClickUp Doc سهلة الاستخدام
في مستندات ClickUp يمكنك كتابة وتنقيح ومراجعة النص الخاص بدعوات البريد الإلكتروني التي أرسلتها أنت وفريقك في الماضي. قم بإنشاء مكتبة من الرسائل الناجحة، واستعد لاختبار صياغة معينة A/B، واحصل على تعليقات عندما تكون الصياغة مهمة حقًا. (لقد كان لدينا جميعًا رفيق في الحجرة يقرأ رسالة بريد إلكتروني فوق أكتافنا حتى يتمكن من مساعدتنا في الحصول عليها بشكل صحيح. الآن يمكنك القيام بذلك دون الحاجة إلى مقصورة)
يتيح لك ClickUp Docs إنشاء مستندات وتجميعها، وإنشاء مستندات ويكي مع قوائم مراجعة وتذكيرات مفيدة، والربط بجميع موارد دليل الأنماط التي تحتاجها. يمكنك حتى ربط المستندات بالمهام كوثائق.
إرسال دعوات فيديو باستخدام ClickUp Clip
شارك الكثير من التفاصيل وأنشئ دعوات أكثر ديناميكية باستخدام ClickUp Clip
هل تريد تجميل دعوة اجتماعاتك عبر البريد الإلكتروني؟ أرسل رسالة فيديو لدعوة الأشخاص. كليك أب كليب هي أداة بسيطة لتسجيل الشاشة تتيح لك التقاط صورة لشاشتك أو مقطع فيديو لك. إنها مثالية لتضمين إرشادات موجزة أو إعلان تشويقي للاجتماع. كما أنها تضيف لمسة شخصية. يمكنك تحديد جدول الأعمال أو تقديم نفسك أو إعلام زملاء العمل إذا كان هناك تغيير في كيفية تسجيل الدخول إلى مكالمة الفيديو.
احصل على الصياغة والتفاصيل الصحيحة باستخدام ClickUp AI
استخدم ClickUp AI لإنشاء قوالب دعوة الاجتماعات - وجميع الموارد الأخرى التي تحتاجها لاجتماعك القادم
ارتقِ بإبداعاتك في مستندات ClickUp Docs ورسائل البريد الإلكتروني الناجحة لدعوات الاجتماعات إلى مستوى جديد مع ClickUp AI . الآن، لدينا مفيد أدوات الذكاء الاصطناعي مدمجة في المستندات لتسهيل العصف الذهني لدعوات الاجتماعات، واقتراحات الصياغة الدقيقة لدعوات الاجتماعات، وإدارة الاجتماعات.
استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي للاجتماعات قبل أن يبدأ الاجتماع - حتى قبل أن يبدأ الاجتماع - لبلورة جدول الأعمال، وملء جميع تفاصيل الاجتماع، وتلخيص ملاحظات الاجتماع أو إنشاء بنود العمل. أدواتنا المصممة مسبقاً أدوات كتابة الذكاء الاصطناعي لديها أيضًا الدراية الفنية الخاصة بالإدارة لإنشاء مكتبة كاملة من دعوات البريد الإلكتروني المخصصة لجميع مراحل التسويق والمبيعات والتوظيف وإدارة المشاريع الداخلية.
إرسال ملخص ما بعد الاجتماع مع ملاحظات وموارد
هذه نصيحة إضافية. بمجرد انتهاء الاجتماع، أرسل رسالة أخرى تشكر فيها الجميع على وقتهم. ناقش ما تم التوصل إليه في الاجتماع والقيمة المحددة التي قدمها الاجتماع. باستخدام ClickUp AI، يمكنك أيضاً إرسال روابط إلى روابط إلى ملاحظات محضر الاجتماع وملخص الاجتماع، وملخص الاجتماع، والمهام المتبقية لكل الحاضرين.
دع ClickUp يقوم بالمهام الثقيلة لدعوات الاجتماعات عبر البريد الإلكتروني لفريقك
إن القلق بشأن الصياغة المحددة والتردد بالماوس فوق زر الإرسال هو من العام الماضي. مع التعاون والإبداع و أدوات التوثيق من ClickUp، يمكنك إرسال دعوة مثالية للاجتماع عبر البريد الإلكتروني في كل مرة. والأفضل من ذلك، لن تضطر أنت وفريقك إلى الدفع مقابل ذلك. اشترك اليوم للحصول على حساب مجاني يتيح لك إدارة كل اجتماع كالمحترفين - قبل وأثناء وبعد الاجتماع.