"إن الطريقة التي نقضي بها أيامنا هي بالطبع الطريقة التي نقضي بها حياتنا"، هذه المقولة الشهيرة للكاتبة آني ديلارد. وعندما تقرأ هذه المقولة إلى جانب مقولة "الأيام طويلة، لكن السنوات قصيرة"، تشعر بالرهبة.
هل أستفيد من وقتي على أفضل وجه؟ هل أيامي منظمة بطريقة تتماشى مع أهدافي الشخصية والمهنية؟
هذا هو المكان الذي إدارة الوقت يمكن أن يساعد، ويمكن أن يوفر تحديد أهداف إدارة الوقت إطارًا منظمًا وطريقة جديدة للنظر إلى الوقت المتاح لك والأهداف التي تريد تحقيقها.
ما هي أهداف إدارة الوقت؟
أهداف إدارة الوقت هي أهداف محددة تضعها لإدارة وقتك بشكل أكثر فعالية. تساعد هذه الأهداف على تحديد أولويات المهام وتحديد مواعيد نهائية واضحة، والتخلص من الأنشطة المهدرة من أعمالك اليومية.
على سبيل المثال، فإن صاحب العمل المهام الأسبوعية قد تتضمن جدولة المكالمات مع العملاء المحتملين، وتفويض المهام، وقياس التقدم المحرز في المشاريع. مع الدقة أهداف إدارة الوقت ، يعرف صاحب العمل بالضبط عدد الساعات التي يحتاج إلى تخصيصها لكل مهمة وبأي ترتيب يجب إنجازها.
الطريقة الأكثر شيوعًا لتحديد أهداف إدارة الوقت هي نموذج SMART:
- محددة: هدف محدد بشكل جيد يجيب على من هو المعني، وما هي النتيجة التي يجب أن تكون، وما الذي يجب إنجازه، وما إلى ذلك.
- قابلة للقياس: هدف قابل للقياس الكمي ويمكن تتبعه. "كم عدد الساعات التي يجب أن تستغرقها هذه المهمة؟
- قابل للتحقيق: هدف واقعي وقابل للتحقيق
- ذي صلة بالموضوع: هدف عملي، مثل هدف يتماشى مع أهدافك الشخصية أو المهنية
- محدد بوقت محدد: هدف ذو جدول زمني واضح وموعد نهائي محدد
ما هي فوائد تحديد أهداف إدارة الوقت؟
لديك قائمة واضحة بالأشياء التي عليك القيام بها. فلماذا يجب أن تهتم بتحديد أهداف إدارة الوقت أيضًا؟
دعنا نلقي نظرة على بعض فوائد أهداف إدارة الوقت :
### ✅ توازن أكثر صحة بين العمل والحياة
الإدارة السليمة للوقت تعني المزيد من الوقت لأحبائك ونفسك.
يمكنك جدولة الوقت للمهام ذات الأولوية القصوى خلال ساعات العمل مع الحصول على وقت للترفيه والراحة.
## ✅ أنت تسوّف أقل
لا تحتاج إلى التنقل بين المهام عندما يكون لديك قائمة مهام ذات أولوية.
يمكنك توجيه طاقتك نحو العمل العميق دون التفكير فيما ستفعله بعد ذلك.
## ✅ زيادة الإنتاجية
عندما تركز على إنجاز المهام الحرجة، دون الحاجة إلى قضاء الوقت في التفكير في "ماذا بعد"، يمكنك بناء روتين. يركز هذا الروتين على مساعدتك على إنجاز المهام الأكثر أهمية في أكثر الأوقات إنتاجية.
## ✅ لا مزيد من الإرهاق
يمكن أن يكون سوء إدارة العمل مرهقًا نفسيًا وجسديًا. أضف إلى ذلك المواعيد النهائية الفائتة وفريق العمل الذي لا يركز على المهام، ومن المحتمل أن تتعرض للإرهاق الوظيفي.
يمكن أن تقلل الإدارة الذكية للوقت من الإجهاد الناجم عن الإحباط وضغط العمل.
## 15 مثالاً لأهداف إدارة الوقت يمكنك تحديدها
يمكن أن يكون تحديد إدارة الوقت أمراً مربكاً. ولكن إليك بعض الأمثلة على استراتيجيات إدارة الوقت التي يمكنك أن تستلهم منها:
1. ضع أهدافًا رقمية محددة
الهدف الواضح هو الهدف ذو الجداول الزمنية الواقعية والنتائج القابلة للقياس، والذي يتم التواصل معه بشكل جيد.
لنفترض أنك طالب تصميم. قد يكون هدفك هو إنهاء مشروع جماعي في الوقت المحدد والعمل كفريق. لكن تدوين الأهداف المتعددة وتتبعها مع المواعيد النهائية والمكلفين بها أمر صعب.
إذا كنت تستخدم أداة مثل ClickUp، مع أهداف ClickUp ، يمكنك البقاء في الموعد المحدد عن طريق تعيين أهداف ذكية وتتبع انتصاراتك كمجموعة
استخدم ClickUp لتتبع التقدم المحرز باستخدام الأهداف العددية والنقدية والصواب/الخطأ وأهداف المهام
إليك الطريقة:
- حدد أهدافًا ملموسة، مثل الأهداف العددية ونعم/لا والأهداف النقدية لتسهيل التتبع. على سبيل المثال، قم بإنشاء خمسة إطارات شبكية للموقع الإلكتروني أسبوعيًا (هدف رقمي)
- نظّم عدة أهداف فردية وأهداف الفريق في مجلدات
- الوصول إلى صور مرئية غنية لأهدافك وغاياتك من خلال إنشاء لوحات تعريفية للمراجع السريعة
- تحديد مواعيد نهائية لفريقك/مجموعتك ومراقبة تقدمهم باستخدام بطاقات الأداء الأسبوعية
2. تتبع وقتك يوميًا
هل تعرف ما هي المهام الأكثر استهلاكاً للوقت؟
إذا لم يكن الأمر كذلك، فهذه دعوة للاستيقاظ لتتبع الوقت والكشف عن الأنشطة المهدرة وغير المنتجة التي تستهلك وقتك. وهذا يشمل أنشطتك الشخصية أيضاً.
كم من الوقت قضيت على وسائل التواصل الاجتماعي اليوم؟
لكن تذكر أن هذا لتقدير الأنشطة التي تشكل الجزء الأكبر من يومك وليس لاستبدالها. تتبع الوقت سهل للغاية باستخدام ClickUp.
يمكنك تسجيل الوقت من أي جهاز باستخدام ClickUp's ClickUp امتداد كروم المجاني . يجعل تتبع الوقت المتعلق بالمهام بسيطًا قدر الإمكان.
سجل الوقت أثناء التنقل أو أدخله يدويًا باستخدام تتبع الوقت في ClickUp
هل تعمل على تقرير على جهاز iPad؟ ما عليك سوى الضغط على "ابدأ" باستخدام مؤقت ClickUp العام والتوقف إذا كنت تأخذ استراحة أو تنتقل بين المهام.
يمكنك أيضًا إضافة تقديرات الوقت إلى مهامك اليومية الفردية ومهام فريقك اليومية لتوضيح المدة التي يجب أن تستغرقها المهمة.
3. تحديد أولويات مهامك
"أكل الضفدع" هي طريقة شائعة لإدارة الوقت لأن "أكل الضفدع"، أي إنهاء المهمة الأكثر أهمية وتحديًا قبل البدء في المهام الأخرى، هي أفضل طريقة لإنجاز المهام.
بعبارة أخرى, تحديد أولويات المهام أمر بالغ الأهمية لإكمال المهام ذات القيمة العالية والمهمة في الوقت المحدد بحيث تحرز تقدمًا نحو أهداف SMART الأكبر. اترك المهام الأسهل أو ذات الأولوية المنخفضة للأخير.
قم بتحسين تنظيم مهامك عن طريق إضافة علامات مخصصة واستخدام خيارات التصفية في طريقة عرض القائمة واللوحة لتحديد مهامك ذات الأولوية القصوى بدقة
قم بإنشاء قائمة مهام ذات أولوية قصوى كل صباح أو أسبوع، متبوعة بقائمة مهام ذات أولوية أقل، كحيلة بسيطة للتعرف على المهام العاجلة والعمل عليها. سيضمن ذلك عدم تهميش المهام الأساسية بسبب الطلبات المخصصة.
4. استخدم تقنيات تخطيط الوقت
تحديد الوقت هو عندما تقسم يومك إلى أجزاء زمنية متعددة للأنشطة المتعلقة بالعمل أو الأنشطة الشخصية.
يتم تخصيص كل جزء لإكمال المهمة التي بين يديك دون تشتيت الانتباه.
فيما يلي بعض الأمثلة على تقنيات تحديد الوقت:
- قاعدة 3/3/3/3: تخصيص ثلاث ساعات يوميًا لثلاث مهام عاجلة وثلاث مهام غير عاجلة. على سبيل المثال، إكمال ثلاثة اجتماعات والرد على ثلاث رسائل بريد إلكتروني في غضون ثلاث ساعات يوم الثلاثاء
- أسلوب بومودورو: قسّم يوم عملك إلى أجزاء عمل مركزة مدتها 25 دقيقة تليها استراحة لمدة 5 دقائق في كل مرة. قم بذلك لأربع دورات على الأقل
- أسلوب إنجاز المهام (GTD): يشبه هذا الأسلوب أسلوب بومودورو. مع GTD، تهاجم مهمة ما مباشرةً وتضبط مؤقتًا لمدة 25 دقيقة، وتأخذ استراحة لمدة 5 دقائق، وتستمر حتى الانتهاء منها
- قاعدة الأربع ساعات: قاعدة الأربع ساعات هي تقنية لحصر الوقت في مهمة واحدة حيث تقوم بإعداد نافذة محددة مدتها 4 ساعات لإنهاء نشاط ما
تتبع الاجتماعات أو الأحداث الحالية والماضية والمستقبلية باستخدام قالب حظر الجدول الزمني الخاص ب ClickUp
5. تفويض بعض مهامك
ليس عليك القيام بكل شيء. القليل من التفويض يمكن أن يساعدك على التحكم في يومك بشكل أفضل.
ابدأ بمهام صغيرة عن طريق تكليف فريقك بمهام منخفضة القيمة، أو قم بتعيين مساعد افتراضي إذا كنت من أصحاب الأعمال الفردية. ضع توقعات الجدول الزمني وتواصل مع المتطلبات حتى لا يكون هناك أي تداخل في المهام.
في نهاية المطاف، ستلاحظ في النهاية مكسبين مهمين: المزيد من الوقت المتاح لك لإنجاز المهام ذات القيمة العالية والمهام الهامة، وسيصبح فريقك أكثر ثقة، ويمكنك تفويض المزيد من المهام.
تذكر، لا بأس بطلب المساعدة. يتطلب التفويض تحولاً في العقلية وهو جزء مهم من إدارة الوقت اليومي.
6. تخلص من كل ما يشتت انتباهك
إن تجنب المشتتات أسهل قولاً من فعله. وعلاوة على ذلك، فإن العمل على الإنترنت أو ضمن مجموعة من الزملاء المقربين يجعل التركيز أكثر صعوبة.
إليك بعض الطرق التي يمكنك من خلالها التخلص من التشتت أثناء العمل:
- قم بتثبيت أداة حظر الإشعارات على حاسوبك المحمول أو هاتفك الذكي، حتى تعمل دون انقطاع
- ضع هاتفك وقنوات الاتصال الأخرى على وضع "عدم الإزعاج"
- قم مؤقتاً بإلغاء تثبيت التطبيقات المشتتة للانتباه مثل وسائل التواصل الاجتماعي والألعاب من هاتفك أو سطح المكتب
- قم بإيقاف تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني حتى لا تنجذب للرد على رسائل البريد الإلكتروني الجديدة أثناء العمل على المهام الحرجة
- إذا كنت تعمل من مكتبك، احجز غرفة اجتماعات للعمل بمفردك حتى تكمل عملك
7. ودّع المماطلة والتسويف
أن التجربة تدعي أن المماطلة تكون أكثر ما تكون عندما تكون المهمة أكثر تعقيدًا.
لذا إليك شيئًا يمكنك القيام به بوعي لتقليل المماطلة:
- قم بتقسيم المهمة الصعبة إلى مهام فرعية بجداول زمنية قابلة للتحقيق بدلاً من القيام بها كلها. على سبيل المثال، يمكن لمالك المنتج تقسيم إطلاق منتج جديد إلى مهام فرعية أصغر مثل تحديثات الموقع الإلكتروني في اليومين 1 و3، واستراتيجية التسعير في اليومين 4 و5، والتوزيع في الأيام من 6 إلى 10، وأتمتة التسويق في الأيام من 11 إلى 15، إلخ.
- ضع حدًا زمنيًا وتتبعه باستخدام ClickUp's ملحق كروم لتعقب الوقت أثناء انتقالك من مهمة إلى أخرى
8. استخدم الأدوات المرئية لتعدد المهام
إذا كنت تدير مشاريع متعددة ولديك تقارير مباشرة، فليس لديك خيار سوى تعدد المهام في كثير من الأحيان.
تعمل الأدوات المرئية على تبسيط تعدد المهام وتجعل كل مهمة تبدو قابلة للتنفيذ.
على سبيل المثال, مخططات جانت إظهار التبعيات والتداخلات بين المهام, لوحات كانبان يمكن أن تساعدك على تصور التقدم المحرز في المهام، و يمكن أن تعرض مخططات التدفق تبعيات المهام، و الخرائط الذهنية يمكن أن تساعدك في العصف الذهني للأفكار.
استخدم طريقة عرض مخطط جانت في ClickUp لجدولة المهام، ومواكبة تقدم المشروع، وإدارة المواعيد النهائية، والتعامل مع الاختناقات.
9. تبسيط الاجتماعات
تتبع ساعات الاجتماعات الخاصة بك، وستندهش عندما تكتشف مدى استهلاك بعض الاجتماعات للوقت وأقلها إنتاجية.
قم بإعداد تحديثات غير متزامنة باستخدام أداة إدارة المهام لتخطيط تقدم المشروع وتحديد مدة الاجتماع بجدول أعمال واضح.
وهذا يعني أنه لا مزيد من التنقل في "مكالمات سريعة" أو الاضطرار إلى الجلوس في مناقشات مدتها 15 دقيقة تحولت إلى ساعات. مقطع كليك أب تساعدك ميزة التواصل الفعال من خلال تسجيلات الشاشة وتلغي الحاجة إلى الاجتماعات. سجّل مقاطع الفيديو (الشاشة + الكاميرا) من متصفحك وشاركها مع زملائك في الفريق.
شارك رسالة الفيديو الخاصة بك من خلال رابط متصفح مباشر لا يتطلب أي تنزيلات ويمكن مشاهدته على الفور بعد التسجيل
10. إدارة المواعيد النهائية للمشروع
إدارة المواعيد النهائية لا تتعلق فقط بالوفاء بها. بل تتعلق أيضًا بمدى كفاءة تخطيطك لعملك للوفاء بالموعد النهائي.
يتضمن ذلك تحديد تواريخ واضحة لكل مهمة تؤدي إلى إنجاز المشروع.
هذا هو المكان الذي يتم فيه استخدام عرض التقويم الخاص بـ ClickUp في إعطاء نظرة شاملة لجميع الأحداث والجداول الزمنية التي يجب وضعها في الاعتبار للمشروع المذكور.
11. وضع روتين
هل الروتين ممل؟ في الحقيقة لا. الحقيقة هي أنك تتبع بالفعل روتينًا لا شعوريًا. فأنت تستخدم نفس التطبيقات، وتتناول الطعام في نفس الوقت كل يوم، وتسلك نفس الطريق إلى العمل، وما إلى ذلك.
فلماذا لا تضع روتينًا ثابتًا واعيًا ثابتًا لعملك أيضًا؟
إليك بعض تقنيات إدارة الوقت لاستخدامها لتطوير روتين
- ضع جدولاً زمنيًا محددًا للاجتماعات الداخلية ومناقشات الفريق
- تحديد فترة زمنية محددة لمعالجة المهام ذات الأولوية القصوى قبل أي شيء آخر؛ تناول ذلك الضفدع!
- الانتهاء من العمل في وقت محدد يوميًا، حتى لا تتأثر حياتك الشخصية
- خصص ساعة كل يوم للرد على رسائل البريد الإلكتروني، على سبيل المثال، كل يوم بين الساعة 2 و3 مساءً
12. أتمتة المهام المتكررة
المهام المتكررة مثل إدارة المستندات، أو تحديثات المهام، أو إعداد التقارير هي مهام منخفضة القيمة وتستغرق وقتاً طويلاً.
اجعل مهمتك التخلص منها من عبء العمل اليومي من خلال الأتمتة. إنها واحدة من أهم مهارات إدارة الوقت التي يجب تطويرها.
ألست متأكدًا من أين وكيف تبدأ في الأتمتة؟ جرّب أتمتة ClickUp .
قم بتعيين مهام جديدة، ونقل حالات المهام، وإضافة تعليقات، وتطبيق العلامات، والمزيد على التشغيل التلقائي.
استخدم وصفات الأتمتة المُنشأة مسبقًا في ClickUp أو قم بتخصيصها بناءً على احتياجاتك حتى يتمكن فريقك من التركيز على ما هو أكثر أهمية
13. لا تتخطى الفواصل
افصل نفسك عن العمل وخذ فترات راحة متكررة لمنع الإرهاق. أظهرت دراسات متعددة أن فترات الراحة تؤدي إلى زيادة الإنتاجية والرضا الوظيفي.
إن إدارة الوقت تتعلق بإدارة طاقتك - بقدر ما تتمتع بالحيوية والاستعداد للتعامل مع الأولويات اليومية المختلفة. كقاعدة عامة، خذ فترات راحة قصيرة كل 25 إلى 90 دقيقة من العمل.
يمكنك جدولة استراحة عمل أو ضبط مؤقت لتتبع عملك وتنبيهك عندما يحين وقت الاستراحة. سيشكرك ظهرك أيضًا على ذلك.
14. تعلم أن تقول لا
تعلّم قول لا يعني وضع الحدود. فهو يحمي وقتك وحريتك وطاقتك وصحتك النفسية.
ستغرقك الأعمال الإضافية والأولويات المتناقصة دون وضع حدود محددة. لذا، حدّد ما هو أقل أهمية حتى تتمكن من التعامل مع المهام الأساسية أولاً قبل أن تقول نعم لعمل جديد.
ضع توقعات واضحة المعالم داخل مكان عملك وخارجه حتى يعرف أصدقاؤك وعائلتك وزملاؤك متى يتوقعون منك الاستجابة.
15. انظر إلى الصورة الأكبر
هل أنت غارق في التغيير أو غارق في قوائم المهام؟ قد يكون التراجع إلى الوراء هو الحل لرؤية الصورة الأكبر.
تراجع إلى الوراء وانظر إلى ما يمكن أن تكون أكبر انتصاراتك بعد أسابيع أو أشهر من اليوم. دوّنها.
ستكون أفضل استعدادًا للمشاريع المستقبلية، وستتقبل التغيير، وتخطط للوقت بفعالية، وستفهم متى يكون جدول أعمالك ممتلئًا.
على سبيل المثال، كفرد، ستحتاج إلى التحقق من التقدم الذي تحرزه كل شهر، بينما بالنسبة لفريقك، ستضع دورة مراجعة ربع سنوية.
حدد أولويات أهدافك في إدارة الوقت للتقدم إلى الأمام
إن الاتساق هو أحد مهارات إدارة الوقت التي يسهل قولها أكثر من فعلها. تذكر أنه لا بأس من عدم القيام بذلك بشكل صحيح كل يوم. فنحن بشر في النهاية.
إذا كنت تشعر بالإرهاق، فابدأ بالحد الأدنى - ضع أهدافًا صغيرة قابلة للتتبع، وحدد أولويات المهام، وفوض العمل، وخصص فترات زمنية محددة.
ولكن إذا كنت ترغب في تفعيل هذه التكتيكات وجعلها جزءًا من روتينك، فيمكنك مساعدة ClickUp!
هل تريد أن تصبح محترفاً في إدارة الوقت؟ جرب ClickUp مجاناً اليوم!