سواء كنت نحلة عاملة أو مديرة فريق عمل، فأنت تريد زيادة وقتك في العمل إلى أقصى حد. ولكن حتى مع وجود أفضل فريق عمل وأدوات ومعدات، قد تشعر أنه لا توجد ساعات كافية في اليوم لإكمال قائمة مهامك.
وهنا تأتي أهمية مهارات إدارة المهام. على عكس إدارة الوقت، تركز إدارة المهام بشكل أقل على _كمية الوقت المستغرق في مهمة ما وأكثر على طرق جعل المهمة أكثر كفاءة - وهو ما يوفر الوقت أيضًا! ⏰
من خلال الإدارة السليمة للمهام، ستعرف كيف
- جدولة المهام
- تحديد أولويات المهام
- تنظيم المهام
ليس من السهل التحقق من كل شيء في قائمة مهامك، ولكننا نعلم أنك على مستوى التحدي. سنشرح في هذا الدليل ما هي مهارات إدارة المهام وسبب أهميتها. كما سنقدم بعض الأمثلة على مهارات إدارة المهام الفعالة وسنشارك خمس نصائح لإدارة المهام لتبسيط سير عملك. 🙌
ما هي مهارات إدارة المهام؟
إدارة المهام هي مهارة تبنيها بمرور الوقت لإدارة وقتك وواجباتك بشكل أفضل. إنها القدرة على إدارة وتنظيم وترتيب أولوياتك وإكمال أهم أولوياتك دون عناء. لا يحاول المحترفون في إدارة المهام القيام بكل شيء في وقت واحد، بل ينجزون المهام الأكثر أهمية في الوقت المتاح لهم. 🕑
تتطلب مهارات إدارة المهام مزيجًا من الرؤى المستندة إلى البيانات والتفكير الإبداعي غير التقليدي. تشتمل إدارة المهام على العديد من المهارات المختلفة وغالبًا ما تتطلب برنامج إدارة المشاريع القابلة للتكيف مع احتياجاتك. ولكن لإعطائك فكرة أفضل عن بعض المهارات الأساسية لإدارة المهام، ابدأ بهذه المهارات القليلة:
- تحديد الأولويات المهام: يمكن للأشخاص الذين يتمتعون بمهارات قوية في إدارة المهام التمييز بين المهام العاجلة والمهام الأقل إلحاحًا
- تحديد الأهداف: من خلال مهارات إدارة المهام، ستعرف كيفية وضع أهداف كبيرة طويلة الأجل وتقسيمها إلى مهام صغيرة قابلة للتنفيذ
- إدارة الوقت: مهارات إدارة الوقت جزء من إدارة المهام. عندما تصبح أكثر كفاءة في سير العمل الخاص بك، ستتمكن منتوفير الوقت وتحسين جودة عمل فريقك. ما الذي لا يعجبك؟
- اتباع منهجيات مجربة: لا تحاول إعادة اختراع العجلة. منهجيات إدارة المهام مثل لوحات كانبان ومصفوفات أيزنهاور تدعم إدارة المهام بشكل متين
زيادة شفافية المشروع وتحسين كفاءة سير العمل باستخدام لوحات كانبان في ClickUp
لماذا تعتبر مهارات إدارة المهام مهمة؟
ربما يعجبك سير عملك بالطريقة التي هو عليها الآن. أو ربما تبدو لك فكرة تحسين إدارة المهام وكأنها مهمة أخرى في قائمتك المتزايدة باستمرار.
نحن نفهم ذلك - الجميع مشغول! لكن القدرة على إكمال المهام بسرعة وكفاءة أمر يستحق وقتك. خذ الوقت الكافي لتحسين إدارة المهام وسترى العديد من الفوائد.
منع الإرهاق أو التغلب عليه
انظر، نحن نعلم أن الإرهاق أمر معقد، ولكن أن تصبح أكثر كفاءة في العمل هو وسيلة رائعة للتوقف عن الشعور بالإرهاق وعدم التحفيز. إذا كنت تقود فريق عمل، فإن إدارة المهام بشكل صحيح تقلل من الإنهاك من خلال إزالة الخطوات الصعبة والعمليات المرهقة التي ترهق فريقك.
مع المزيج الصحيح من أداة إدارة المهام متعددة الاستخدامات والمهارات، سيتوقف الجميع عن الدوران حول أنفسهم ويجدون الطاقة اللازمة للبقاء متحمسين. 🏃
اتخاذ قرارات أفضل
هل تشعر أنك بحاجة إلى القيام _بكل الأشياء الآن؟ ربما لا تحتاج إلى ذلك: أنت تحتاج فقط إلى المساعدة في تحديد المهام الأكثر أهمية أولاً.
تتيح لك طريقة عرض القائمة في ClickUp إمكانية التصفية حسب الحالة أو الأولوية أو المُعيَّن أو أي حقل مخصص حتى تعرف مكان كل مهمة وما الذي يحتاج إلى الاهتمام أولاً
باستخدام مجموعة المهارات المناسبة، يمكنك اتخاذ قرارات عالية الجودة على الطيار الآلي لإكمال المهام بشكل أفضل. بالنسبة للمهام الأكثر تعقيدًا، يمكنك استخدام طريقة تحديد الأولويات (المزيد عن ذلك بعد قليل) لمعالجة المهام بالترتيب الصحيح.
إدارة المهام مهمة لأنها تساعدك على تحديد الجداول الزمنية، وتفويض المهام لأعضاء الفريق المناسبين، وتحديد أهداف واقعية للمشروع.
تنفيذ مشاريع أكثر سلاسة
تنفيذ خطة المشروع ليست لضعاف القلوب بغض النظر عن مدى جودة إدارة الفريق المشاريع، فإن العثور على الكفاءات التي تساعد جميع أصحاب المصلحة على توفير الوقت والمتاعب يمكن أن يساعد فقط. إدارة المهام تدعم الإدارة السليمة للمشروع من خلال تقسيم أفكارك الكبيرة إلى عمليات صغيرة قابلة للتنفيذ. إنها المفتاح لإنجاز المهام بشكل أسرع وأكثر دقة على نطاق واسع.
احصل على نتائج قابلة للقياس
كمدير، أنت بحاجة إلى نتائج قابلة للقياس الكمي. الاستثمار في مهارات إدارة مهام فريقك يعزز أداء قسمك ويسهل عليك قياس مساهمات الجميع.
اعثر على البيانات التي تحتاجها على الفور باستخدام الأدوات في لوحات معلومات ClickUp Dashboards
لا يمكن إدارة المهام بدون بيانات. لحسن الحظ برنامج تتبع المعالم الرئيسية يجعل من السهل البقاء على المسار الصحيح والوفاء بالمواعيد النهائية. حتى في حالة فشل مهمة ما، ستخبرك البيانات بالضبط أين سارت الأمور بشكل خاطئ حتى تتمكن من تحديد ما يجب القيام به بشكل مختلف في المرة القادمة.
أنجز المزيد في يوم عملك
لا يوجد سوى 24 ساعة في اليوم، ونأمل ألا تقضي سوى 8 إلى 10 ساعات منها في العمل. أنت مجرد بشر، لذا من الطبيعي ألا تتمكن من إنجاز جميع مهامك في إطار زمني محدود.
لا تتعلق الإدارة الفعالة للمهام بإيجاد طريقة سحرية للقيام بكل شيء في وقت واحد. بل تتضمن تحديد أولويات المهام حسب تاريخ الاستحقاق، وتفويض فريقك، واختيار جزء من الوقت للعمل العميق.
لا داعي لإرهاق نفسك - فمع مهارات إدارة المهام، ستنجز المزيد من المهام أثناء وجودك في العمل وستستمتع بتوازن أفضل بين العمل والحياة.
أمثلة على مهارات إدارة المهام
إن مهارات إدارة المهام هي العنصر السري للنجاح في مكان العمل الذي يتسم اليوم بكثرة العمل.
هل أنت مستعد لتبني إدارة المهام بنفسك؟ إليك بعض الأمثلة على مهارات إدارة المهام للعمل عليها مع فريقك.
تحديد أولويات المهام
تحديد أولويات المهام هو أحد أهم مهارات إدارة المهام. عندما تعرف كيفية تحديد المهام ذات الأولوية، فإنك تعطي الأمور الأكثر إلحاحًا اهتمامك الفوري - وتضع الأعمال ذات الأولوية المنخفضة في الخلف.
قم بفرز قوائم المهام الضخمة بسهولة باستخدام قالب مصفوفة أيزنهاور من ClickUp
لكن تحديد أولويات المهام لا يأتي بشكل طبيعي للجميع. إذا كنت تشعر أن كل شيء متساوٍ في الأهمية ولا تعرف كيف تمضي قدمًا، فاستخدم أسلوب تحديد أولويات المهام من أجل الوضوح. على سبيل المثال، فإن قالب مصفوفة كليك أب أيزنهاور يساعدك على تقسيم المهام إلى أرباع "تنفيذ" و"جدولة" و"تفويض" و"حذف".
استخدام برنامج إدارة المهام
تتبع مهام فريقك على السبورة البيضاء أو مذكرة لاصقة هي وصفة للفوضى. تتطلب إدارة المهام الحديثة رقمنة سير عملك ومشاريعك ومهامك من أجل رؤية ومساءلة أكبر. 👩💻
قم بإدارة المهام والمشاريع، وتعاون بكفاءة مع فريقك باستخدام ClickUp مهام ClickUp يجمع كل مهام فريقك ومستنداته ولوحاته البيضاء ومحادثاته وتقويماته في منصة واحدة. ما عليك سوى فتح برنامج جدولة المهام لـ
- إنشاء المهام
- تعيين مهام فرعية لعناصر الإجراءات الأكثر تعقيدًا
- إعداد مهام متكررة وفق جدول زمني مخصص
- إضافة تبعيات المهام
قم بتخصيص لوحة معلومات ClickUp الخاصة بك مع ميزات المراقبة والتحليل القوية التي تحتاجها لفريقك
والأفضل من ذلك كله أن ClickUp يصور تقدم مهام الجميع في لوحة تحكم في الوقت الفعلي . ليست هناك حاجة لإلقاء نظرة على كل مهمة أو موظف أو مشروع: قم بإنشاء لوحة معلومات مخصصة وستنطلق في السباقات.
مهمة واحدة
يشيد الناس بتعدد المهام باعتباره كل شيء ونهاية الإنتاجية، ولكن هذا ليس صحيحًا. تعدد المهام يوزع انتباهك على عدة مهام في وقت واحد، لذلك لا تعطي سوى جزء بسيط لكل مهمة. يستحق عملك تركيزًا بنسبة 100%، لذا حاول أن تقوم بمهمة واحدة بدلاً من ذلك.
عند القيام بمهمة واحدة، فإنك تركز على مهمة واحدة فقط في كل مرة. قد يبدو ذلك غير فعال، لكنك ستندهش من مدى سرعة (وأفضل) عملك عندما تكرس كل تركيزك على شيء واحد.
لجعل هذا الأمر أكثر سهولة، رتِّب مهامك في برنامج إدارة المهام حسب الأولوية. من الأسهل بكثير وضع علامة على المهام في قائمتك عندما يكون لديك قائمة رئيسية واضحة وقابلة للتنفيذ.
إدارة التغيير
الكثير من مديري المشاريع يقودون فرقهم من خلال إدارة التغيير، ومن المؤكد أن وجود مجموعة أدوات قوية لإدارة المهام يجعل هذا الأمر أسهل.
على سبيل المثال، إذا كان فريقك يستخدم منتجات مايكروسوفت وويندوز 10 ولكنه يريد الانتقال إلى أجهزة Apple و MacOS، فستحتاج إلى قيادة فريقك خلال هذا التغيير الكبير.
تضمين مستندات ClickUp وقوائم وبطاقات وبطاقات والمزيد على السبورة البيضاء بسهولة
بدلاً من أن تترك فريقك يتدبر أموره بنفسه، خطط لكل شيء في ClickUp Whiteboard . يمنحك هذا مساحة رقمية مرنة لتطوير عمليات جديدة وتثبيت التفاصيل. والأفضل من ذلك كله، تتحول اللوحات البيضاء إلى مشاريع ومهام بنقرة واحدة فقط، لذا فإن التنفيذ سهل للغاية.
تحديد الأهداف
من الأسهل بكثير معالجة المهام ذات القيمة العالية عندما يكون لديك أهداف. المشكلة هي أن الكثير من المديرين يضعون أهدافًا وينسونها على الفور.
أنت بحاجة إلى تحقيق أهدافك، لذلك قم بتوصيلها في تطبيق تتبع الأهداف للمساءلة. تتبع هذه التطبيقات الأهداف قصيرة الأجل وطويلة الأجل، مما يساعدك على قياس التقدم المحرز في كل مرحلة من مراحل المشروع.
قسّم الأهداف والمهام والنقاط الرشيقة وحالات المشروع في لوحة معلومات ClickUp 3.0 القابلة للتخصيص بدرجة كبيرة أهداف ClickUp يأخذ هذا الأمر خطوةً أخرى إلى الأمام من خلال ربط أهدافك بمهامك، مما يوضح العلاقة المباشرة بين مهامك اليومية وخططك طويلة المدى.
كيفية تحسين مهاراتك في إدارة المهام
هل تحتاج إلى بعض النصائح لإدارة المهام؟ جرّب هذه النصائح لإدارة المهام وشاهد إنتاجية فريقك ترتفع بشكل كبير.
1. التحق بالتدريب
يمكننا التحدث عن إدارة المهام طوال اليوم، ولكن في نهاية المطاف، تحتاج إلى الاستثمار في معرفتك الخاصة. على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم منتجات Microsoft، فيمكنك الاشتراك في برنامج تعليمي عبر الإنترنت حول استكشاف أخطاء PowerShell وإصلاحها.
فكلما زادت معرفتك بمهامك ومشاريعك وأدواتك ومجال عملك، كلما كنت أكثر دراية بمهامك ومشاريعك وأدواتك ومجال عملك، كلما كنت أفضل تجهيزًا للعمل من خلال قائمة مهامك. لا تخجل: اشترك في ورش العمل والمؤتمرات والندوات حول إدارة الوقت والإنتاجية والتنظيم.
2. جرّب تنظيم الوقت
إن حظر الوقت هو مهارة إدارة المهام حيث تخصص وقتًا محددًا أو يومًا معينًا من الأسبوع لمهمة معينة. 📅
تتبع الوقت، ووضع التقديرات، وإضافة الملاحظات، وعرض تقارير عن وقتك من أي مكان باستخدام المؤقت العالمي في ClickUp
إذا لم تكن متأكدًا من المهام التي تتطلب كتلة زمنية خاصة بها، فاستخدم برنامج تتبع الوقت لمعرفة كيف تقضي وقتك. على سبيل المثال، إذا كنت تشعر بأنك مشغول جداً برسائل البريد الإلكتروني، حاول أن تتفقد بريدك الإلكتروني مرتين فقط يومياً، من الساعة 8 صباحاً إلى 9 صباحاً ومن الساعة 4 عصراً إلى 5 مساءً.
إن إكمال المهام في وقت محدد يحررك للتركيز على العمل الفعلي في الساعات الست الأخرى من يوم عملك.
جرّب تقنية بومودورو لزيادة الإنتاجية. باستخدام هذه التقنية، تقوم بضبط مؤقت لمدة 25 دقيقة من العمل العميق مع استراحة لمدة خمس دقائق ثم تكرر العملية حتى تنتهي الكتلة الزمنية.
قم بتوصيل ClickUp بأدوات أخرى لتتبع الوقت من أجل سير عمل أكثر انسيابية
إذا كنت قلقًا بشأن مقاطعة فريقك لك، فاحجز هذا الوقت في تقويمك حتى لا تكون متاحًا للاجتماعات. تكامل ClickUp تجعل من السهل دمج Outlook أو Apple أو تقويم Google في نفس النظام الأساسي الذي تدير فيه مهامك.
3. تبنَّ تقنية إدارة المهام
لقد قلناها من قبل، وسنقولها مرة أخرى: لا يمكنك إدارة المهام إذا لم تكن تتبعها. إن قائمة المهام الرقمية تبقي فريقك على نفس الصفحة وتوفر درجة من المساءلة لا يمكنك الحصول عليها باستخدام الملاحظات اللاصقة أو المخططات الورقية.
ابحث عن حلول إدارة المهام مثل ClickUp مع تطبيق للهاتف المحمول حتى تظل على رأس مهامك أثناء التنقل. كما أن عمليات تكامل واجهة برمجة التطبيقات مفيدة أيضاً لجلب جميع أعمالك وأدواتك إلى منصة واحدة.
إنشاء عمليات تلقائية مخصصة تُنشئ إجراءات استنادًا إلى مشغلات وشروط من اختيارك في ClickUp
لست بحاجة إلى القيام بكل شيء يدويًا أيضًا. ابحث عن ميزات أتمتة المهام والتي ستجدها في معظم تطبيقات الإنتاجية القوية. أتمتة ClickUp تقدم أكثر من 100 قاعدة جاهزة لتوفير الوقت في تعيين المهام وتغيير الحالات والمزيد - أو إنشاء قواعدك الخاصة.
4. استخدام القوالب
أنجز المهام في وقت قياسي مع قوالب إدارة المهام . سواء كنت بحاجة إلى تقرير يومي أو التنسيق الجاهز لطلب تقديم العروض، فإن القوالب توفر الكثير من الوقت.
يحتوي قالب إدارة المهام من ClickUp على جميع الأدوات المضمنة لإبقائك منظمًا وعلى المسار الصحيح
القالب مثالي لتنظيم المهام وتحديد أولوياتها أيضاً. إن قالب إدارة المهام ClickUp تصور جميع المهام، والحالات، وأعضاء الفريق، ومستويات الأولوية لـ مراقبة تقدم مشروعك.
5. المندوب
إن مبدأ باريتو ينص على أن 80% من نتائجك تأتي من 20% من مدخلاتك. وبعبارة أخرى، ربما تأتي معظم نتائجك من مشروع أو مهمة واحدة.
من الصعب أن تركز طاقتك على الجهود التي تحرك الإبرة أكثر من غيرها إذا كنت مشتتًا للغاية. قم بتطبيق قاعدة 80/20 من خلال تفويض المهام الأقل قيمة لفريقك. على سبيل المثال، ربما تقوم بتعيين موظف مسؤول عن تدوين الملاحظات أو إيجاد تطبيق لقائمة المهام للفريق.
إنهاء المزيد من العمل باستخدام النقر فوق
لا ينبغي أن تكون المهام مخيفة. إذا كان فريقك مرهقًا أو يكافح ضد العمليات الصعبة، استثمر في مهارات إدارة المهام لإدارة قسم أكثر كفاءة ينجز المزيد من المهام في وقت أقل. ✨
مهارات إدارة المهام هي المفتاح، ولكنك تحتاج إلى نظام لإدارة مهامك أيضاً. يعمل ClickUp على تبسيط سير عملك من خلال جمع كل المهام والمستندات والأهداف والمحادثات والتقويمات وغيرها في نظام أساسي موحد.
تعامل مع مهامك وارفع مستوى إنتاجيتك من خلال الإدارة الفعالة للمهام وبرنامج إدارة المهام القابل للتخصيص. أنشئ مساحة عمل ClickUp المجانية الخاصة بك الآن.