مع وجود قائمة مهام لا تنتهي تحدق في وجهك، من الصعب معرفة من أين تبدأ. وهنا يأتي دور مستويات أولويات المهام.
عندما تقوم بتقسيم عبء عملك إلى مهام يمكن التحكم فيها - بناءً على ما هو أكثر أهمية - يمكنك وضع جهودك في المكان الأكثر أهمية. الخطة ذات الأولوية تعني ضغطًا أقل وإنتاجية أفضل وعقلية عمل أكثر سعادة. 🧘
تعرّف على المزيد حول مستويات الأولويات، بما في ذلك أفضل الطرق لتحديد مستويات الأولويات لك ولفريقك. ثم اكتشف خمسة قوالب لمستويات الأولويات لمساعدتك على إنجاز العمل بشكل أسرع.
ما هي مستويات الأولوية؟
تساعدك مستويات الأولوية على هيكلة المهام بناءً على عوامل مختلفة، بما في ذلك المواعيد النهائية والأهمية والإلحاح والقيمة. يُستخدم مقياس الأولويات عادةً لمشاريع أو أهداف أو مهام فردية محددة قوائم المهام ، ولكن يمكن أيضًا إنشاؤها كهيكل على مستوى الشركة.
الهدف من حالة الأولوية هو تسهيل الأمر على أعضاء الفريق لتقسيم وقتهم والتركيز على المهام ذات الأولوية القصوى. كما يضمن أيضًا تخصيص الموارد بشكل صحيح للمشاريع ومراحل العمل الصحيحة.
تستخدم فرق الدعم وأقسام تكنولوجيا المعلومات أيضًا مستويات الأولوية لمعالجة طلبات الخدمة. فهي تساعد في تبسيط إدارة الحوادث من خلال السماح للموظفين بالعمل على القضايا الأكثر إلحاحًا. ويمكنهم تقسيم العمل بناءً على أولوية الحادث، والتأثير المحتمل للحادث، ورضا العملاء بشكل عام.
ونتيجة لذلك، يصبح أعضاء الفريق أكثر إنتاجية وكفاءة وقدرة على التكيف. يتم تمكينهم من العمل على المهام الأكثر أهمية، وتصعيد المشكلات عند ظهورها، وأتمتة الأعمال الأقل أهمية. 💪
ما هي فوائد تحديد مستويات الأولوية للمهام؟
يؤدي تحديد مستويات الأولوية إلى تعزيز الكفاءة والصحة العامة لفريقك. من خلال معرفة العمل الأكثر إلحاحًا أو قيمة، يمكن لفريقك مراقبة المقاييس والوصول إلى الأهداف بشكل أسرع من ذي قبل.
بفضل أدوات تحديد الأولويات ، فلن يتورطوا في عمل ممل أو يضيعوا في قائمة مهام جبلية. فيما يلي أهم فوائد تحديد مستويات الأولوية لمهام فريقك. ✍️
إنتاجية أعلى
تؤدي الكفاءة الأفضل إلى زيادة الإنتاجية. من خلال تحديد مستويات الأولوية، تسير العمليات التجارية بسلاسة، ويمكن للفرق التخطيط للخطوات التالية. يمكنهم تصنيف أعمالهم بناءً على المهام ذات الأولوية العليا وإنشاء قوائم مهام يومية وأسبوعية وشهرية يمكن التحكم فيها.
ونظراً لوجود خطة محكمة قائمة على الأولويات، يمكن لأعضاء الفريق التعامل مع العقبات والتحديات غير المتوقعة عند ظهورها. ويمكنهم التخطيط للحلول البديلة وتعديل الجداول الزمنية لاستيعاب المشكلة بدلاً من الوقوع في الوحل.
تحسين الكفاءة
حدد أولويات عملك بناءً على المهام ذات التأثير الأكبر أو الأكثر إلحاحًا. يؤدي هذا بطبيعة الحال إلى تحسين الكفاءة نظرًا لأنك تعمل على المهام المهمة بدلاً من الضياع في العمل المزدحم.
بالإضافة إلى ذلك، فإن مستويات الأولوية و برنامج إدارة المهام دعم أفضل اتخاذ القرار المهارات
قم بتعيين الأولويات في ClickUp للتمييز بشكل أفضل بين ما يجب القيام به الآن وما يمكن تأجيله
إدارة أفضل للوقت
مع فرز المهام حسب مستوى الأولوية، يمكن للفرق إدارة وقتها بشكل أكثر كفاءة. فبدلاً من قضاء ساعة أو ساعتين في الصباح في التخبط في صندوق الوارد المكتظ، يبدأون يومهم بعمل عميق في مهمة موجهة نحو الهدف.
بفضل مستويات الأولوية، يمكن للأشخاص تهيئة يومهم حول العمل الذي يجب إنجازه. وهذا يعني تقليل الوقت الضائع في التساؤل من أين تبدأ. 🤷
تخصيص الموارد المحسّن
بالنسبة للمديرين، هناك اختلافات رئيسية بين إدارة المشروع مقابل إدارة المهام . لا يكفي إدارة المهام من خلال تخصيصها لأعضاء الفريق المختلفين. عند التعامل مع المشاريع الكبيرة، عليك أيضًا التفكير في كيفية تخصيص الموارد.
باستخدام مستويات الأولوية، يمكنك معرفة أين تكون الموارد أكثر قيمة. يتضمن ذلك تحديد مرحلة المشروع التي تحتاج إلى أكبر قدر من التمويل أو الموارد الخارجية. من خلال تحديد الاحتياجات والأولويات، يتم تخصيص الموارد واستخدامها بشكل أكثر كفاءة.
افهم في لمحة سريعة من في فريقك الذي يعاني من نقص أو زيادة في عبء العمل حتى تتمكن من إعادة تخصيص مواردك بسهولة
أنواع مستويات الأولوية
عندما يتعلق الأمر بمستويات الأولوية، هناك فروق بسيطة في الاسم أو الفئة. يتم تقسيم المستويات بشكل عام إلى مهام ذات أولوية عالية، وأولوية متوسطة، وأولوية منخفضة، وأولوية منخفضة، ومهام لا أولوية لها. وهذا يعتمد إلى حد كبير على عملك والمشروع الذي تعمل عليه.
| مستوى الأولوية | الوصف | أمثلة |
|---|---|---|
| أولوية عاجلة | - العمل الذي يجب إنجازه على الفور - العمل الذي يعدّ ضروريًا للوصول إلى الهدف - المهام التي من المحتمل أن تعرقل المشروع أو تتسبب في حدوث مشكلات إذا لم يتم إنجازها | - صياغة تقرير لتقديمه في اجتماع الغد /href/https://clickup.com/blog/client-meetings//client/%href/ - الاجتماع مع أصحاب المصلحة لمناقشة القضايا الحرجة التي تهدد نجاح المشروع - إصلاح خطأ في الموقع الإلكتروني يتسبب في تعطل الموقع الإلكتروني |
| أولوية عالية | - المهام المهمة الأقل إلحاحًا من المهام العاجلة - المهام التي غالبًا ما تكون أكثر مرونة في الموعد النهائي - العمل الذي من غير المرجح أن يعرقل المشروع ولكن لا يزال له عواقب إذا لم يتم الوفاء به | - إنشاء مواد تسويقية سيتم نشرها في غضون أسبوع أو أسبوعين - إجراء بحث للتقارير التي سيتم مشاركتها في اجتماع الشهر المقبل - إنشاء أزرار CTA للمدونات لزيادة التحويلات |
| أولوية عادية أو أولوية متوسطة - العمل الذي يساهم في تحقيق الهدف ولكن ليس له تأثير مباشر - المهام التي يمكن تفويضها لأعضاء الفريق الآخرين أو الاستعانة بمصادر خارجية أو مؤتمتة - كتابة المراجعات الأسبوعية للعمل المنجز - تنظيم وثائق الشركة أو كتيبات الفريق | ||
| أولوية منخفضة أو لا أولوية | - المهام التي لا علاقة لها بالهدف وذات طبيعة إجرائية أكثر - العمل الذي يمكن إنجازه خلال فترات التوقف | - مهام التدبير المنزلي مثل إضافة أفكار المشاريع المتراكمة - جدولة وقت الترابط أو اللعب مع أعضاء الفريق |
عند إنشاء مستويات أولوية المهمة الخاصة بك، ضع في اعتبارك مستوى التأثير والإلحاح والأهمية والقيمة لكل مهمة. لن تكون المهام ذات الأولوية المنخفضة بنفس أهمية أو قيمة أو إلحاح المهام الأخرى. قد لا يكون العمل الذي يتطلب جهدًا كبيرًا بنفس قيمة المهام التي يمكن إنجازها بسرعة أكبر أو بموارد أقل.
## 6 طرق لتحديد مستويات الأولوية لفريقك
هل أنت مستعد للاستفادة من مستويات الأولوية في فريقك؟ سنعرض لك هنا طرقاً مختلفة لتعيين مستويات الأولوية لزملائك. بمجرد الانتهاء من ذلك، ستحصل على سير عمل أكثر سلاسة وإنتاجية أفضل وموظفين سعداء. ✨
1. تنظيم المهام على أساس التأثير والاستعجال
قبل أن تبدأ في تحديد أولويات العمل، حدد المهام التي يجب إنجازها. اجمع الفريق معًا وقم بتبادل الأفكار حول العمل الذي يجب إنجازه للوصول إلى أهدافك. قسّمها إلى مهام يمكن إدارتها على أساس يومي وأسبوعي وشهري. 🎯
استخدم أداة برمجية لإدارة المشاريع مثل انقر فوق لإنشاء المهام. قم بتعيين كل انقر فوق المهمة إلى أحد أعضاء الفريق وأضف المواعيد النهائية. تأكد من جعل المواعيد النهائية واقعية وقابلة للتحقيق. من الجيد أيضًا أن تضع وقتًا احتياطيًا للسماح بالمرونة في حالة ظهور تحديات.
بعد ذلك، راجع كل مهمة وحدد المهام الأكثر أهمية. قسّم المهام إلى مجموعات بناءً على التأثير ومستوى العمل. حدد أولويات المهام الأقل جهدًا والأكثر تأثيرًا. أولويات المهام في ClickUp ميزة بسيطة وسهلة الاستخدام. هناك أربع علامات ملونة مختلفة، بحيث يعرف فريقك بالضبط ما هي المهام التي يجب إنجازها أولاً وما هي المهام التالية. تشمل الأعلام الأربعة: عاجل، وعالي، وعادي، ومنخفض. 🚩
يمكن لكل عضو من أعضاء الفريق فرز قائمة مهامه حسب الأولوية أو إسقاط المهام العاجلة في علبة المهام لرؤية هذه المهام دائمًا في أي مكان من مساحة العمل الخاصة به. تتيح لك الفلاتر المحفوظة المخصصة عرض قائمة المهام بناءً على الأولوية، بينما تبرز التبعيات المهام التي تعيق المهام الأخرى.
2. استخدم التقويم لتعيين مواعيد نهائية لإبقاء الفريق على المسار الصحيح والتكيف مع العوائق
أحد الجوانب الرئيسية لـ إدارة الأولويات هو وضع جدول زمني ومواعيد نهائية. وبهذه الطريقة، يمكنك معرفة المهام التي تؤثر بشكل مباشر على الجدول الزمني للمشروع - خاصة تلك التي لديها القدرة على عرقلة المشروع بأكمله. يعد وجود تقويم يسرد المهام ومستويات أولوياتها طريقة مؤكدة لتحقيق أهدافك. 🗓️
نظّم المشاريع، وخطط الجداول الزمنية، وتصور عمل فريقك على تقويم مرن يبقي الجميع على نفس الصفحة عرض تقويم ClickUp تبقيك على المسار الصحيح في مساحة عمل مبهجة بصريًا. تعامل بسهولة مع مشاريع متعددة في عرض واحد، بفضل خيارات الترميز اللوني المخصص لكل حالة مهمة.
تكوين التقويم كعرض يومي أو أسبوعي أو شهري ومشاركته بسهولة مع فريقك. قم بإدارة عملك عن طريق سحب المهام وإفلاتها في قائمة المهام اليومية بناءً على مستوى الأولوية.
تتيح لك خاصية المزامنة ثنائية الاتجاه رؤية مهامك مباشرةً في تقويم جوجل . وهذا يجعل من السهل بدء الاجتماعات مع العملاء لمناقشة القضايا الحرجة أو القفز في مكالمة جماعية لحل العقبات التي تعترض طريقهم.
3. أنشئ حواجز زمنية لتقسيم عملك إلى أجزاء يسهل التحكم فيها
في عالم اليوم، تكون المشتتات دائمًا على عتبة بابك - أو على مكتبك. من السهل أن تبتعد عن المسار الصحيح، بدءًا من الرغبة في تفقد وسائل التواصل الاجتماعي إلى زملاء العمل الذين يتوقفون للدردشة أو الأطفال الذين يدخلون ويخرجون من مكتبك المنزلي. ⌛️
كن استباقيًا وتجنب هذه الملهيات باستخدام تقنية حجب الوقت. تقسم هذه التقنية يومك إلى أقسام أو "كتل" من الوقت. يتم تخصيص كل جزء من الوقت لقائمة مهام مشروع معين أو مجموعة من المهام.
بهذه الطريقة، يمكنك التركيز على العمل العميق وإنجاز المهام ضمن إطار زمني مخصص. تتم إضافة أي مهام متبقية أو غير مكتملة إلى الكتلة الزمنية التالية لهذا النوع من العمل.
قم بتحسين تنظيم مهامك عن طريق إضافة علامات مخصصة واستخدام خيارات التصفية في ClickUp
في ClickUp، قم بإنشاء مهام وتعيين مستويات أولوية لكل منها. املأ التفاصيل مثل تقديرات الوقت، وتواريخ الاستحقاق، وقوائم التحقق من المهام، والعلامات. ✅
بعد ذلك، استخدم طريقة عرض القائمة لإنشاء كتلة زمنية يومية لعملك. أضف المهام إلى كتل زمنية مختلفة للعمل في الصباح وبعد الظهر. ابدأ يومك بفتح ورقة الكتلة الزمنية هذه وأكمل مهامك الأكثر إلحاحًا.
4. أنشئ مهام سير العمل باستخدام الخرائط الذهنية التي ترسم الروابط بين المهام وتبرز التبعيات
تحديد أولويات العمل هو أكثر من مجرد تحديد ما هو أكثر أهمية أو قيمة لأهدافك. أنت بحاجة إلى التخطيط ورسم الروابط بين المهام المتنوعة عبر الفرق. وهنا يأتي دور الخرائط الذهنية لـ ClickUp ادخل 🗺️
ابدأ بإنشاء مشروع أو هدف رئيسي وأضف فروعًا للمهام التي يجب إكمالها لتحقيق النجاح. ارسم الروابط والعلاقات بين المهام للتأكيد على العمل الذي يعوق المهام الأخرى.
أنشئ المهام على الفور وانقلها مباشرة في الخريطة الذهنية دون الحاجة إلى تبديل طرق العرض. المدمج في برنامج أتمتة المهام يتيح لك تعيين المهام تلقائيًا بسرعة إلى أعضاء الفريق المعنيين وإضافة تواريخ الاستحقاق.
5. تنظيم المهام على لوحة كانبان لتصور سريع لسير العمل الخاص بك إدارة المهام يمكن أن تكون مربكة ومخيفة. بالنسبة للكثيرين منا، من الصعب رؤية مجموعة مهامنا كجزء من صورة أكبر.
لوحات كانبان تساعد في تصور سير العمل والعمليات، بحيث يكون لديك رؤى أفضل حول كيفية ارتباط المهام. طرق عرض لوحة ClickUp تجعل من السهل تصور سير العمل، بدءًا من المهام الوضيعة إلى الأعمال الهامة. تتيح لك الأعمدة تنظيم مجموعات من المهام ذات الصلة، بينما توفر بطاقات المهام الفردية رؤية أعمق للعمل. 🔍
قسّم المهام إلى أعمدة المهام التي يجب القيام بها، والعمل قيد التنفيذ، والعمل المنجز، لمعرفة موقف كل فرد في الفريق بسهولة. أضف علامات الأولوية إلى العمل الذي يحتاج إلى الانتقال بسرعة وتسليط الضوء على المشكلات عند ظهورها.
تجميع المهام حسب الأهمية النسبية أو مستويات الخطورة على لوحة ClickUp
6. تبسيط الاتصالات لتحديد التوقعات وتخصيص وقت لمراجعات العمليات المنتظمة
سواء كنت تنشئ اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs) للعملاء أو تضع خطط اتصال لفريقك الداخلي، من المهم نقل المعلومات الحيوية. قم بتعيين الإشعارات في ClickUp لتنبيه الفريق عند تغيير الأولويات أو إضافتها إلى المهام.
قم بجدولة مهمة لمراجعة مستويات الأولوية بانتظام. في النهاية، فإن المواعيد النهائية والعقبات المفاجئة والتغييرات في متطلبات المشروع يمكن أن تؤثر على أولوية المهام المختلفة.
5 قوالب لتعيين مستويات الأولوية
إليك خمسة من النماذج المفضلة لدينا قوالب تحديد الأولويات لبدء إدارة جداول العمل بشكل أفضل وتحقيق أهدافك. 🛠️
1. قالب مصفوفة أولويات ClickUp
استخدم قالب مصفوفة أولويات ClickUp هذا لتحديد المهام الحرجة التي تم رسمها حسب مدى إلحاحها وتأثيرها وأهميتها قالب مصفوفة الأولويات في ClickUp يجعل من السهل تحديد العمل الأكثر أهمية. تتميز المصفوفة بأربع كتل مرمزة بالألوان بناءً على الأهمية والاستعجال. اجمع الفريق معًا وتحدث عن المهام الخاصة بالمشروع.
ارسم كل مهمة بناءً على أهميتها ومستوى الاستعجال. بمجرد الانتهاء، قم بتعيين علامات الأولوية لكل مهمة بناءً على مناقشتك. استخدم عوامل التصفية وطرق العرض لرؤية العمل الأكثر إلحاحًا في قائمة مهامك بسرعة.
2. قالب مصفوفة أولويات ClickUp
استخدم قالب مصفوفة تحديد الأولويات 3 × 3 ClickUp لتقييم المهام بناءً على مستويات تأثيرها وجهدها
للحصول على مستويات أولوية أكثر تعمقًا، استخدم نموذج مصفوفة أولويات نموذج مصفوفة تحديد الأولويات من ClickUp . وهو يقسم المهام إلى تسع مجموعات مختلفة. يتعلق المحور س بالجهد، ويقسم العمل إلى فئات منخفضة ومتوسطة وعالية. على المحور ص، ستجد تقسيم العمل على أساس التأثير.
باستخدام هذه المصفوفة، يحصل فريقك على رؤية سريعة للمهام التي تؤثر على أهدافك أكثر من غيرها وأيها يتطلب أكبر قدر من الجهد. وبهذه الطريقة، يمكنك السعي وراء الفاكهة المتدلية من خلال معالجة الأعمال ذات الجهد المنخفض والتأثير الكبير أولاً. 🍇
3. قالب مصفوفة الأولوية 2 × 2 ClickUp 2×2
استخدم قالب مصفوفة الأولويات 2 × 2 لمساعدتك في تنظيم مهامك في الوقت المناسب
الـ قالب مصفوفة الأولوية 2×2 من ClickUp هي شبكة أخرى مكونة من أربعة مربعات تساعدك على معرفة العمل الذي له الأولوية القصوى. وبتقسيمها حسب الأهمية والأولوية، يمكنك تصور المهام بسرعة وتحسين التواصل بين أعضاء الفريق.
قم بسحب وإسقاط المهام في القالب وإضافة حقول مخصصة لتقسيم العمل بشكل أكبر. استخدم عوامل التصفية وطرق العرض للوصول إلى المعلومات التي تحتاجها لتحديد أولويات المهام.
4. قالب مصفوفة أولوية الإجراء ClickUp Action Matrix Matrix
احصل على وضوح بشأن ما له الأولوية القصوى للمضي قدمًا باستخدام قالب مصفوفة أولويات العمل من ClickUp قالب مصفوفة أولويات العمل من ClickUp يتيح لك تقييم عبء عمل فريقك وتوجيهه إلى قائمة مهام تعالج العمل الأكثر أهمية أولاً. ابدأ بإجراء مكالمة تعاونية مع فريقك. ضع قائمة بجميع مهامك ورسمها في الكتل الأربع بناءً على التأثير والجهد.
بعد ذلك، أضف علامات الأولوية إلى المهام العاجلة أو ذات الأولوية القصوى. أضفها إلى علبة المهام الخاصة بك لفتح وعرض المهام ذات الأولوية القصوى أو المهام ذات القيمة العالية بسرعة.
5. قالب إدارة مهام ClickUp
تجميع المهام حسب مستويات أولوية الحوادث في قائمة ClickUp
استخدام قالب إدارة المهام في ClickUp لتصور سير العمل وتحسين التعاون عبر الفريق. يتميز القالب بست طرق عرض حتى تتمكن من تصور العمل بالطريقة الأكثر منطقية بالنسبة لك.
أضف الحقول المخصصة لمعرفة من تم تعيينه للمهمة والتقديرات الزمنية والميزانيات والملفات ذات الصلة. تعيين حالات مخصصة لتتبع التقدم المحرز ومعرفة مكان كل مهمة في سير العمل. تتيح لك إشارات الأولوية تقسيم العمل بناءً على الأهمية حتى يعرف الفريق ما هو الأهم أولاً.
تحديد أولويات المهام بفعالية باستخدام ClickUp
باستخدام مستويات الأولويات، سيعرف فريقك دائمًا ما هي الأعمال التي يجب التركيز عليها وإنشاء قوائم مهام أفضل والبقاء على المسار الصحيح. استخدم هذه النماذج والنصائح لتعيين مستويات الأولوية لعمل المشروع حتى تحقق أهدافك بشكل أسرع وأكثر كفاءة من ذي قبل. 🙌 اشترك في ClickUp اليوم وابدأ في إنشاء مهام سير عمل أفضل. من خلال طرق العرض المختلفة وعلامات الأولوية والقوالب، ستحصل على الأدوات اللازمة لتبسيط إجراءات العمل وتحديد الأماكن التي يجب أن يخصص أعضاء الفريق جهودهم فيها.