لا يضمن توظيف فريق من الخبراء النجاح إذا لم تقم بتحديد أدوار الفريق ومسؤولياته بدقة. 🧑🤝🧑
يمكن أن يؤدي سوء تعريفات الوظائف إلى سوء الفهم، وانخفاض التركيز، والتسليمات الفاشلة، وتداخل العمل، وعدم دقة تحديد الأدوار والمسؤوليات استخدام الموارد وعدم رضا الموظفين. وفقًا لدراسة استقصائية أجرتها الفعالية ، أفاد 75% من الموظفين الذين يتمتعون بوضوح الدور الوظيفي عن مستويات رضا أفضل في العمل.
يعد تحديد الأدوار والمسؤوليات وحتى الإجراءات جزءًا من قواعد اللعبة لكل قائد. لكن العملية يمكن أن تكون مرهقة وتستغرق وقتاً طويلاً، خاصة إذا كنت تدير فريقاً كبيراً. لحسن الحظ، ليس عليك البدء من الصفر، وذلك بفضل نماذج الأدوار والمسؤوليات.
سنناقش أفضل 10 قوالب لإنشاء الواجبات والتدفقات الهرمية داخل مؤسستك. ستساعدك مراجعاتنا الواضحة في العثور على القالب المناسب في أسرع وقت!
ما هو قالب الأدوار والمسؤوليات؟
يعتمد نجاح أي شركة، بغض النظر عن حجمها ومجال عملها، على مدى فهم موظفيها لواجباتهم وتنفيذها. القادة و مدراء الموارد البشرية يمكن استخدام قالب الأدوار والمسؤوليات لتقديم مجموعة كاملة من الواجبات والمسؤوليات الوظيفية وتوقعات الإنجاز للدور.
وعادةً ما تأتي أقسامه الافتراضية مصحوبة بإرشادات لمساعدتك على التوضيح:
- المسمى الوظيفي مع الكفاءات والمهارات المطلوبة
- إدارة (إدارات) التقارير أو مديري المشاريع التي يجب التوافق معها
- تدفقات التواصل الهرمي (أي الجهة التي يرفع الموظف تقاريره إليها)
- تفصيل المسؤوليات الرئيسية وأدوار أعضاء الفريق الآخرين
- مؤشرات الأداء الرئيسية ومقاييس التقييم
يساعدك نموذج المسؤوليات على تصميم الواجبات الوظيفية بما يتماشى مع أهداف الفريق وغاياته . إلى جانب منع سوء التواصل، فهي مفيدة في:
- تقييم الأداء: تساعدك مقاييس الأداء المحددة على قياس مدى جودة أداء أعضاء الفريق مقابل الأدوار المحددة لهم
- الموارد البشرية: تساعد التوصيفات الوظيفية الدقيقة قسم الموارد البشرية في العثور على الموظفين المناسبين
- تطوير الموظفين: تطوير الموظفين: من المرجح أن يطور أعضاء الفريق الواعيون بالواجبات مهاراتهم ويشاركون فيعمليات صنع القرار بثقة
- انخفاض معدل دوران الموظفين: تعمل الأدوار المحددة بوضوح على إزالة عنصر الارتباك من المعادلة، مما يعزز الشعور بالأمان الوظيفي ويقلل من دوران الموظفين
ما الذي يجعل قالب الأدوار والمسؤوليات جيداً؟
يجب أن يتسم نموذج الأدوار والمسؤوليات الجيد بالخصائص التالية:
- هيكل واضح: يجب أن يكون القالب سهل المتابعة وأن يحتوي على أقسام واضحة تناقش مختلف جوانب الدور الوظيفي، من المسؤوليات إلى التسلسل الهرمي المسبق
- مراقبة التقدم: تقدم العديد من القوالب العليا خيارات لـتتبع تقدم الموظفينمما يجعل الوثيقة مفيدة لتمارين التقييم
- ميزات التخصيص: نظرًا لأن الملف الشخصي للوظيفة قد يتغير بسبب أحداث التوسع أو إعادة الهيكلة، يجب أن يحتوي القالب على مساحة لتحديثات الأقسام دون عناء
- إمكانية الوصول: يجب أن يكون أعضاء الفريق المعنيين، مثل مقيّمي الأداء وقادة الفرق، قادرين على الوصول إلى المستند
- الدعم التعاوني: يجب أن يسمح القالب بمساهمات من مختلف رؤساء المشاريع، خاصةً إذا كانت الوظيفة تنطوي على مهام تشمل عدة أقسام
10 نماذج للأدوار والمسؤوليات لاستخدامها في عام 2024
لقد قمنا بفحص العشرات من قوالب الأدوار والمسؤوليات و اخترنا أفضل 10 خيارات يمكن تطبيقها على مجموعة متنوعة من الأدوار الحديثة. دعونا ندخل في صلب الموضوع! 🤩
1. قالب أدوار ومسؤوليات إدارة مشروع ClickUp لإدارة المشاريع
استخدم نموذج أدوار ومسؤوليات إدارة مشروع ClickUp لإدارة المشاريع لتنظيم فريقك وتحديد واجباتهم
يعتمد نجاح أي مشروع على التنظيم - يجب أن يكون هناك مخطط واضح لمن يقوم بماذا وكيف ومتى. يجب أن يكون هناك نموذج أدوار ومسؤوليات إدارة مشروع ClickUp لإدارة المشاريع يساعدك على إنشاء ملخص موجز موجز وشامل في نفس الوقت لكل موظف مشارك في المشروع وضمان أقصى قدر من الشفافية.
يكمن سحر القالب في تعدد استخداماته - يمكن استخدامه في جميع المجالات، من تطوير برامج الذكاء الاصطناعي إلى تصنيع دمى باربي. 💗
تساعدك أقسامه المصممة بعناية على تحديد الأدوار وتعيين المسؤوليات وتخطيط المشاريع. تبدأ بقسم اسم المشروع العام الذي يحدد الخطوط العريضة لمشروعك الأهداف والغايات .
تتضمن بعض الأقسام الجديرة بالملاحظة في المشروع ما يلي:
- تعرف على الفريق: هذا هو المكان الذي ستذكر فيه الأشخاص المشاركين في المشروع وتناقش مسؤولياتهم. يمكنك أن تكون مفصلاً كما تريد - لا يوجد حد أقصى لعدد الأحرف التي يجب أن تقلق بشأنها!
- الجدول الزمني للمشروع :تقسيم العمل إلى أجزاء أصغر يسهل إدارتها (مهام)، وتحديد الأهداف، وتمثيلها على جدول زمني
- الميزانية والموارد: قدّر تكلفة كل نشاط واترك مساحة لتقديم النفقات العامة الفعلية. يمكنك المقارنة بين الاثنين من أجلتخصيص الموارد في المستقبل
إرفاق القالب بالمهام وإنشاء مستودع مركزي لمعلومات المشروع لفريقك. يمكنك استخدام هذا القالب كمستند خارجي-مشاركته مع أصحاب المصلحة لديك والشركاء لإبلاغهم بأحدث مشاريعك، وتعريفهم بفريقك، وإبقائهم على اطلاع على آخر المستجدات.
2. قالب مصفوفة الأدوار والأذونات في ClickUp
يساعدك قالب ClickUp Roles and Permission Matrix Matrix على إنشاء تسلسل قيادي وتعيين المهام للأشخاص المناسبين ببضع نقرات
لا يكفي تحديد مسؤوليات كل فرد في فريقك - فأنت بحاجة إلى تحديد كيفية تفاعل الأدوار المختلفة مع بعضها البعض وتوضيح مستوى وصول كل موظف وصلاحياته.
قم بذلك باستخدام قالب مصفوفة أدوار ClickUp ومصفوفة الأذونات وضمان العمل الجماعي الفعال والتواصل من الدرجة الأولى الذي يسير في الاتجاه الصحيح. 🌊
يضمن القالب أن يعرف كل عضو من أعضاء الفريق الجهة التي يقدمون تقاريرهم إليها ويمنع الاختلاط من خلال وضع تسلسل هرمي شفاف للقيادة. يوفر عرضين للقائمة (المهام الداخلية والمهام الخارجية) و عرض اللوحة (مهام القسم).
تحدد طريقة عرض المهام الداخلية المهام إلى جانب الأدوار الداخلية اللازمة لـ سير العمل المستند إلى الموافقة . قم بتوفير معلومات حول القسم (مثل المبيعات أو العمليات أو التسويق) وضع علامة اختيار أسفل الأدوار المشاركة في مهمة ما. حدد الشخص المسؤول واترك تعليقات إضافية في حقل الملاحظات. عرض المهام الخارجية مشابه للعرض السابق، إلا أنه في هذه الحالة يكون التركيز على الأدوار الخارجية مثل تجار الجملة والمستقلين وتجار التجزئة.
طريقة عرض مهام القسم هي عبارة عن لوحة كانبان حيث يتم عرض المهام من طرق العرض السابقة كبطاقات وتجميعها حسب القسم المسؤول (مثل التسويق أو الموارد البشرية أو خدمة العملاء ). استخدمه لتصور أعباء عمل الفريق.
يقدم القالب أدوارًا وظيفية متعددة افتراضيًا، مثل الرئيس التنفيذي ونائب الرئيس وقائد الفريق ورئيس الموارد البشرية، ولكن يمكنك تحديث قاعدة البيانات لتتماشى مع هيكل شركتك.
3. قالب مصفوفة التحكم في الوصول المستند إلى الأدوار ClickUp
حدد أدوار المستخدم وحدد مستوى الوصول لكل موظف من موظفيك باستخدام قالب مصفوفة التحكم في الوصول المستند إلى الدور ClickUp
يعد تنفيذ بروتوكولات الأمان جزءًا مهمًا من حماية الأصول الرقمية للمؤسسة، ولكن قد يكون تحديد مستويات وصول الموظفين أمرًا متعبًا. إن قالب مصفوفة التحكم في الوصول المستند إلى الأدوار ClickUp يبسط عملية تعيين عناصر التحكم في الوصول المناسبة.
تم تصميم القالب مع الحفاظ على التحكم في الوصول المستند إلى الدور (RBAC) نهج في الاعتبار. يمكنك تحديد مستوى وصول كل موظف إلى المعلومات الحساسة لمنع الاختراقات الأمنية وتحسين عمليات اتخاذ القرارات المدعومة بالبيانات.
يساعد هذا النموذج بشكل أساسي في تعيين هذه البروتوكولات بمساعدة ثلاث طرق عرض.
العرض الأكثر فائدة هو عرض مصفوفة التحكم في الوصول. هذا هو المكان الذي تحدد فيه العناصر الخاصة بخط عملك وتخصيص مستويات الوصول لكل منها. يوفر ClickUp سبعة مستويات للتحكم في الوصول:
- تخويل
- إنشاء
- عرض
- تحديث
- العودة إلى الوراء
- حذف
- تهيئة
اختر ما يمكن لكل دور مستخدم القيام به مع عناصر محددة عن طريق تحديد مستوى أو أكثر من مستويات التحكم في الوصول من القائمة المنسدلة.
تتيح لك طريقتا العرض الأخريان (طريقة عرض المستخدمين الخارجيين وطريقة عرض المستخدمين الداخليين) رؤية المهام مجمعة وفقًا لنوع الدور. قم بتخصيص الأدوار بناءً على التسلسل الهرمي لمؤسستك.
4. قالب مصفوفة إسناد المسؤوليات في ClickUp
استخدم قالب مصفوفة إسناد المسؤوليات في ClickUp لتصور العمليات في شركتك وتحديد دور كل موظف
مصفوفة إسناد المسؤولية (RAM) هي عبارة عن مخطط إدارة المشروع الذي يحدد أدوار جميع الأشخاص المشاركين في المبادرة. إن قالب مصفوفة إسناد المسؤوليات في ClickUp يضع لك مخططًا جاهزًا يساعدك على تصور كيفية مساهمة كل موظف في المشروع.
هذا هو قالب السبورة. للمبتدئين, انقر فوق السبورة البيضاء هي أدوات رقمية قابلة للتخصيص بشكل كبير ومثالية لتصور الأفكار والعصف الذهني والعمل مع فريقك في الوقت الفعلي، بغض النظر عن موقعك.
يمنحك هذا القالب لوحة بيضاء مع مصفوفة مصفوفة مصممة من قبل خبراء. تمثل أعمدتها عمليات مختلفة، بينما تعرض الصفوف الموظفين الأفراد. ما عليك سوى تنزيل القالب المجاني وإعادة تسمية أسماء الأعمدة والصفوف وفقًا لاحتياجاتك.
أضف لمسة بصرية إلى ذاكرة الوصول العشوائي الخاصة بك بمساعدة الرموز التعبيرية. بشكل افتراضي، يقدم لك كليوك أب أربعة رموز تعبيرية لوصف من:
- مسؤول ⚒️
- مسؤول 🦾
- مُستشار 💼
- مستنيرة 🤳
بمجرد اكتمالها، تصبح الشبكة المرئية مصدراً مشتركاً لتحديد الموظفين الرئيسيين وتمارين التواصل.
5. قالب مصفوفة ClickUp RACI Matrix
استخدم قالب مصفوفة ClickUp RACI Matrix لتحديد أدوار موظفيك في المهام والأنشطة المختلفة
لقد خمنت ذلك نموذج مصفوفة ClickUp RACI Matrix يستند إلى مصفوفة RACI (مصفوفة المسؤول، والمسؤول، والمستشار، والمطلع). بشكل أساسي، إنه مشابه في جوهره للقالب السابق الذي ناقشناه. لكن هذا النموذج يحتوي على تصميم أكثر تعقيدًا لدعم مراقبة المهام.
باستخدام قالب RACI بسيط إلى حد ما، حتى لو كنت جديدًا على فلسفة RACI. نوصي بالبدء من طريقة عرض المصفوفة - هذا هو المكان الذي ستقوم فيه بتعيين أدوار الفريق لعناصر RACI الأربعة. قم بتحرير الأدوار الوظيفية لتتناسب مع هيكل شركتك.
يقدم القالب تكوينات عرض مختلفة لمراقبة المهام. على سبيل المثال، تُعد طريقة عرض حالة المشروع مثالية لتحديد مواعيد نهائية واقعية ومراقبة تقدم كل مهمة. يمكنك إنشاء المهام وتعيينها لكل دور وإضافة سمات الحالة مثل محظورة ومكتملة وقيد التنفيذ ومراجعة داخلية ومهمة قيد التنفيذ.
تعتبر طريقة عرض فريق المشروع أكثر ملاءمة لتتبع مهام المهام الفردية. توفر طريقة عرض قيادة المشروع لأعضاء فريقك نظرة سريعة على المسؤول عن مهمة أو مهمة فرعية معينة. أما طريقة عرض الموارد الخارجية، فهي تجمع جميع الأصول الخارجية التي تحتاجها لإنجاز عملك.
6. نموذج نموذج ClickUp DACI
يتيح لك قالب نموذج ClickUp DACI تحديد مشاركة كل عضو من أعضاء الفريق في المهام المختلفة وتحسين عمليات اتخاذ القرار
نموذج DACI هو إطار عمل لصنع القرار يعتمد على إسناد أدوار محددة لأعضاء الفريق لتسريع و تبسيط العمليات وتجنب الالتباس. "DACI" هو اختصار لـ السائق، والموافق، والمساهم والمطلع. و قالب نموذج ClickUp DACI يتبع هذا الإطار بحذافيره.
تتيح لك طرق عرضه المتعددة تعيين التسميات الصحيحة لفريقك وتحديد خط المساءلة. ابدأ بـ طريقة عرض قائمة DACI List لإضافة المهام إلى أعضاء الفريق وتحديد حالة الأولوية ومرحلة اتخاذ القرار. تشمل طرق العرض العملية الأخرى ما يلي:
- طريقة عرض الأولويات: لتحديد المهام التي يجب إكمالها أولاً. يمكنك إضافة ملاحظات للحصول على توضيحات إضافية أو نصائح قيمة
- عرض لوحة DACI Board: هذه لوحة كانبان تعرض المهام من طريقة عرض قائمة DACI كبطاقات. وهي تقوم بفرز بطاقات المهام بناءً على مرحلة اتخاذ القرار (مثل الخلفية و جمع البيانات و البدائل). قم بتغيير معايير الفرز بالضغط على زر مجموعة حسب في الزاوية العلوية اليمنى من الشاشة
- عرض اللوحة: تقوم لوحة كانبان هذه بفرز المهام بناءً على حالتها، والتي يمكن أن تكون لم تبدأ و قيد التنفيذ و مكتملة
مثل قوالب ClickUp الأخرى، هذه اللوحة قابلة للتخصيص 100% - قم بتخصيص الحقول المخصصة وإضافة طرق عرض جديدة وتعديل الأقسام لضمان توافق تمرين DACI مع عملك.
7. انقر فوق قالب تخطيط RACI
يساعدك قالب تخطيط ClickUp RACI على تصور أدوار فريقك لكل نشاط متعلق بالمشروع
إذا كنت تحب تخطيطات RACI لتحديد أدوار الفريق، فلدينا خيار ممتاز آخر لك! إن قالب تخطيط RACI ClickUp RACI يمكن أن يكون مرجعك المفضل لتوضيح الأدوار وتصورها و تحسين العمليات وتحديد الأشخاص المسؤولين عن إنجاز المهام أو تقديم المشورة أو اتخاذ القرارات.
هذا نموذج مستند ولا يأتي مع طرق عرض متعددة، ولكن هذا لا يجعله أقل قيمة. إنه أداة مثالية للقادة الذين يريدون إنشاء مخطط مرئي من مصدر واحد لأنشطة المشروع وأدوار المستخدمين. نظرًا لأنه يعتمد على نهج RACI، يمكنك تصنيف المستخدمين بناءً على الفئات التالية:
- المسؤول: هذا هو مالك المهمة، وهو الشخص المسؤول عن إنجازها
- المسؤول: بالنسبة للمستخدمين المتوقع مشاركتهم في اتخاذ القرارات الأساسية
- مستشار: استخدم هذا التصنيف للمستخدمين الذين يقدمون مدخلات ولكن لا يشاركون في صنع القرار. لن يكونوا مسؤولين عن إكمال المشروع أو نجاحه
- مطلعون: هذا التصنيف للمستخدمين الذين يبقون على اطلاع على آخر المستجدات فيما يتعلق بتقدم المشروع ولكنهم لا يشاركون عادةً في اتخاذ القرار
يقدم هذا القالب جدولاً بالمناصب الوظيفية وأنشطة المشروع. حدد دور كل شخص مشارك في المشروع عن طريق وضع R أو A أو C أو I في الحقل المقابل. قم بتلوين الحقول لتسهيل التمييز ومشاركة الجدول مع فريقك لإبقاء الجميع على نفس الصفحة.
8. انقر فوق قالب إجراءات التشغيل الموحدة للمسؤولية الوظيفية
قم بتبسيط عملية التدريب الخاصة بك وضمان الاتساق عبر مؤسستك باستخدام قالب إجراءات التشغيل الموحدة لتدريب الموظفين وتطويرهم من ClickUp
بالنسبة لمعظم الشركات، تُعد إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) بمثابة خرائط الكنز للنجاح. 🪙
إن قالب إجراءات التشغيل الموحدة لمسؤولية الوظيفة ClickUp يتيح لك إنشاء إجراءات تشغيل موحدة مفصلة قائمة على الأدوار. يمكن أن يحتوي على تعليمات حول كيفية إكمال المهام المختلفة والحفاظ على جودة العمل والكفاءة. يضمن القالب اعتماد موظفيك نهجًا موحدًا في أداء مهامهم، مما يقلل من مخاطر الأخطاء.
إن قالب إجراءات التشغيل الموحدة يقدم أقسامًا معدة مسبقًا بنصوص متوافقة مع معايير الصناعة لتعريف إجراءات التشغيل الموحدة بشكل واضح وصريح. املأ أقسام الغرض والنطاق والإجراءات وأضف موارد إضافية في أسفل المستند (إذا لزم الأمر).
إذا كنت جديدًا في كتابة إجراءات التشغيل الموحدة، اتبع الدليل المدمج في القالب للمتابعة. يمكنك بسهولة وضع الخطوط العريضة سلاسل التفويض وتضمين سلائف الاتصال التي تتوقع أن تتبعها.
لجعل إجراءات التشغيل الموحدة الخاصة بك أكثر توجهاً نحو العمل، قم بتعديل قسم الغرض من القالب واستخدمه كـ بيان العمل (SOW) . قم بتعريف SOW بشكل أكبر عن طريق إضافة نطاق المشروع والأهداف والجداول الزمنية والمشروع المنجزات وشرح من يقوم بماذا ومتى.
9. قالب الوصف الوظيفي لمايكروسوفت وورد بواسطة Betterteam
قم بإنشاء وصف وظيفي مثالي للوثائق الداخلية أو إعلانات الوظائف باستخدام قالب الوصف الوظيفي لمايكروسوفت وورد من Betterteam
هل لديك وظيفة شاغرة لشغلها؟ مايكروسوفت وورد نموذج الوصف الوظيفي من Betterteam يساعدك على وصف الوظيفة بالتفصيل من خلال هيكل منظم.
لديك أربعة أقسام - التقارير إلى، ونظرة عامة على الوظيفة، والمسؤوليات والواجبات، والمؤهلات. يأتي كل قسم مع إرشادات حول ما يجب كتابته وكيفية كتابته. على سبيل المثال، في جزء المؤهلات، يرشدك النموذج إلى تضمين نقاط مثل المستوى التعليمي أو الخبرة أو المهارات المحددة التي تبحث عنها لجذب المرشحين المناسبين.
تنسيق القالب في Microsoft Word يجعله قابلاً للتخصيص 100%. يمكنك إضافة أقسام إضافية، وتغيير الخطوط، وتعديل القالب ليتناسب مع العلامة التجارية لشركتك.
10. قالب الأدوار والمسؤوليات الوظيفية في Microsoft Word بواسطة Template.net
يساعدك قالب الأدوار والمسؤوليات الوظيفية في Microsoft Word من Template.net على تحديد الواجبات التي تأتي مع الوظيفة في مؤسستك
قم بتوضيح المناصب الوظيفية داخل شركتك وتسهيل شفافية الأدوار باستخدام قالب الأدوار والمسؤوليات الوظيفية في Microsoft Word من Template.net.
يوفر القالب إطارًا مثاليًا لإنشاء إعلانات الوظائف - فهو يحدد المسمى الوظيفي، ونوع الوظيفة، والقسم، والتسلسل القيادي. يركز الجزء الأساسي من القالب على تحديد الوصف التفصيلي للوظيفة. هذا هو المكان الذي تقوم فيه بتضمين كل معلومة عن الوظيفة التي ستساعدك على جذب المرشحين المناسبين.
قالب مستند الأدوار والمسؤوليات متوفر بصيغة Microsoft Word ومحرّر مستندات Google، لذا يمكنك اختيار الصيغة التي تفضلها. على الرغم من أنه قد لا يتميز بخيارات تعاون وتصور متقدمة، إلا أن القالب مثالي لأولئك الذين يريدون حلاً بدون أجراس وصفارات. 🔔
يمكنك تعديل أقسامه للحصول على النتائج المرجوة. على سبيل المثال، قم بتضمين قسم حول المهارات الخاصة التي تتطلبها الوظيفة، سواء كان ذلك من خلال حمل شهادة معينة أو التحدث بلغة أجنبية.
قم ببناء فريقك المثالي مع قوالب الأدوار والمسؤوليات هذه
لا يتم تجميع الفرق المثالية بشكل عشوائي - بل يتم تجميعها بعناية.
بدون أدوار ومسؤوليات محددة للموظفين، فإن شركتك تشبه سفينة في البحر بدون بوصلة وسطح السفينة مليء بالبحارة غير المدربين. مهما حاولوا جاهدين، لن تصل السفينة أبدًا إلى وجهتها. ⛴️
استخدم النماذج المدرجة لدينا لتوفير التوجيه لفريقك والاستفادة القصوى من مهاراتهم. استكشف أكثر من 1,000 نموذج آخر في مكتبة ClickUp والعثور على أدوات لدعم العمليات التجارية المختلفة في لمح البصر!