Làm thế nào để trở thành một nhà quản lý hướng nội [+4 cách ứng xử trong các tình huống khác nhau]

Trong năm qua, bạn đã dành thời gian, nỗ lực và năng lượng cho vai trò của mình. Những đêm mất ngủ, cảm giác kiệt sức, làm việc quá sức—nhưng tất cả đều xứng đáng. Cuối cùng, bạn cũng được thăng chức lên vị trí trưởng nhóm. Một cảm giác hân hoan tràn ngập trong lòng bạn. Rồi thực tế ập đến.

Làm thế nào để tôi có thể quản lý một nhóm 10 người nếu tôi là người hướng nội?

Bạn không thích các cuộc họp nhóm. Bạn phải mất hàng giờ để bình tĩnh lại sau một cuộc gặp riêng với sếp. Giờ đây, bạn sẽ là người chủ trì các cuộc gặp riêng và các cuộc họp nhóm. Nếu trước đây bạn nghĩ mình đã từng trải qua cảm giác “mệt mỏi vì tiếp xúc với người khác”, thì hãy chuẩn bị tinh thần đi. Giờ đây, bạn là người đứng đầu nhóm của mình. Bạn sẽ phải đạt được kết quả đồng thời giữ cho mọi người đều hài lòng.

Làm thế nào để bạn vượt qua được những áp lực dồn dập? Bạn có thể hoàn thành các công việc quản lý mà không phải đánh đổi sự bình tĩnh của mình không?

Chắc chắn rồi.

Con đường phía trước sẽ đầy thách thức. Nhưng bạn là người hướng nội — suy nghĩ trước là việc cần làm. Bạn sẽ xử lý mọi việc một cách suôn sẻ. Tuy nhiên, bạn sẽ cần phải đối phó với bốn khía cạnh khác nhau của vai trò người quản lý:

Đây là cẩm nang không thể thiếu dành cho các nhà quản lý hướng nội. Hãy tiếp tục đọc để thấy việc dẫn dắt nhóm của bạn đến thành công thực sự dễ dàng như thế nào.

Hãy thử phong cách quản lý Laissez-Faire

Vậy là—bạn đang dẫn dắt một nhóm với nhiều tính cách khác nhau. Công việc của bạn là tạo ra một môi trường làm việc có năng suất và không căng thẳng. Bạn phải tìm hiểu tất cả các thành viên trong nhóm. Và bạn biết điều đó sẽ tốn bao nhiêu công sức. Tệ hơn nữa, mỗi người lại tiếp cận công việc theo những cách khác nhau. Bạn có dành thời gian để tìm hiểu từng người, hay có cách tiếp cận tốt hơn thông qua phong cách quản lý?

Hãy chọn phương án thứ hai. Bạn chỉ có thể cống hiến một phần năng lượng nhất định mỗi ngày. Bạn còn có những công việc cần làm khác mà không liên quan đến việc quản lý các mối quan hệ và tính cách của từng cá nhân. Tuy nhiên, phong cách quản lý của bạn có thể giải quyết một số vấn đề này — nếu bạn chọn đúng phong cách. Phong cách quản lý tốt nhất: phong cách tự do (laissez-faire). Nghiên cứu cho thấy sự hài lòng của nhân viên tăng lên khi họ được trao quyền tự do và trách nhiệm đối với chất lượng công việc của mình. Tất cả đều xoay quanh sự tự chủ. Và điều này giúp bạn tránh phải quản lý chi tiết từng người một đối với 20 nhân viên cùng lúc.

Hãy để mọi người tự quyết định nhiều hơn. Nếu ai đó nêu ra một vấn đề, hãy hỏi: Bạn nghĩ việc cần làm là gì? Việc đặt câu hỏi ngược lại cho họ sẽ buộc mỗi nhân viên phải suy nghĩ — và họ cũng sẽ đưa ra những giải pháp hay. Phân công công việc và giữ khoảng cách. Bạn sẽ không cảm thấy bị cuốn vào những thăng trầm của công việc hàng ngày.

Hoàn thiện phong cách cuộc họp riêng của bạn

Tuần này, bạn có 10 cuộc gặp riêng đã được lên lịch. Những cuộc gặp này đóng vai trò then chốt trong việc giúp bạn hiểu rõ phong cách giao tiếp của nhân viên. Đây là cách tốt nhất để nhận phản hồi về tiến độ công việc của họ. Tuy nhiên, điều này khiến bạn cảm thấy căng thẳng. Là một người có khả năng đồng cảm, bạn cảm nhận mọi thứ rất sâu sắc. Trong một không gian riêng tư như vậy, bạn chắc chắn sẽ cống hiến hết mình — và năng lượng của bạn sẽ được phục hồi.

Đừng để hàng loạt các cuộc họp cá nhân làm bạn choáng ngợp. Bạn cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng. Đối với nhân viên của bạn, một cuộc họp riêng có thể là cuộc họp quan trọng nhất trong tuần. Họ là người đề ra chương trình nghị sự. Đây là lúc bạn cần lắng nghe và thấu hiểu họ. Tuy nhiên, bạn nên đưa ra lời khuyên khi họ yêu cầu.

Thời điểm hiệu quả nhất để lên lịch các cuộc họp nhỏ là vào cuối buổi sáng. Như vậy, bạn có thể nạp lại năng lượng trong giờ nghỉ trưa. Hãy đặt những câu hỏi mở:

Việc cần làm là không giỏi trong việc trò chuyện xã giao hay những cuộc trò chuyện không liên quan. Và bạn muốn đảm bảo rằng mình sẽ tận dụng tối đa những cuộc họp này. Chuẩn bị sẵn một loạt câu hỏi sâu sắc hơn sẽ giúp bạn đạt được điều đó.

Áp dụng phong cách cuộc họp phù hợp nhất cho người hướng nội

Hôm nay có một cuộc họp quan trọng của nhóm. Những vấn đề lớn đã nảy sinh trong tuần này. Nhóm cần tìm ra giải pháp. Bạn được giao công việc chủ trì cuộc thảo luận. Mọi ánh mắt đều đổ dồn vào bạn. Chào mừng đến với cơn ác mộng tồi tệ nhất của những người hướng nội. Làm thế nào để bạn vượt qua tình huống này?

Câu trả lời hiển nhiên là gì? Hãy chuẩn bị sẵn sàng. Nhóm của bạn sẽ trông cậy vào bạn để dẫn dắt, vì vậy bạn cần biết mình sẽ nói gì. Nhưng lãnh đạo không có nghĩa là áp đặt. Với tư cách là một người hướng nội, đó vốn không phải là phong cách của bạn. Những nhà quản lý xuất sắc luôn hướng dẫn mọi người. Trách nhiệm của bạn là tạo điều kiện để nhóm tham gia. Hãy khuyến khích họ chia sẻ ý kiến và quan điểm. Nếu bạn cảm thấy ai đó đang mất tập trung, hãy gọi tên họ và đặt một câu hỏi đơn giản. Sự tương tác là yếu tố then chốt.

Nếu bạn cảm thấy khó khăn khi nói chuyện trước đám đông, hãy tập trung vào một người bạn trong phòng. Hãy cố gắng trò chuyện với họ trong khi vẫn hướng lời nói đến cả phòng hoặc nhóm. Việc tập trung vào một người bạn thân thiết có thể giúp giảm bớt áp lực.

Cuối cùng, hãy xem xét việc lập lịch trình. Hãy cố gắng sắp xếp các cuộc họp lớn chỉ một lần mỗi ngày. Bạn có thể tránh bị kiệt sức bằng cách lên lịch các cuộc họp lớn vào cuối buổi chiều. Như vậy, cuộc họp sẽ diễn ra ngay trước khi bạn và các thành viên khác về nhà.

Các cuộc họp cấp C: Cơ hội để bạn tỏa sáng!

Các cuộc họp một đối một và họp nhóm chỉ là chuyện nhỏ so với các cuộc họp cấp lãnh đạo. Khi đối mặt với cấp trên, bạn phải thể hiện hết khả năng của mình. Bạn chuẩn bị quá kỹ lưỡng. Bạn lo lắng khi phải phát biểu. Và bạn sợ mình sẽ bị đánh giá là thiếu nhiệt tình vì không thích những cuộc trò chuyện xã giao. Liệu bạn có phải giả vờ là người hướng ngoại trong khi phải tiêu hao hết năng lượng của mình không?

Số.

Các cuộc họp cấp cao (C-level) chính là nơi để những người hướng nội tỏa sáng. Hãy nghĩ xem. Đối với các nhà điều hành, thời gian chính là tiền bạc. Họ không muốn phải lặp lại những điều đã nói. Họ muốn mọi người lắng nghe một cách chủ động. Họ không muốn ai đó chỉ làm việc vì lợi ích riêng của nhóm mình. Họ muốn những nhà lãnh đạo có tầm nhìn tổng thể. Với tư cách là một người hướng nội, bạn chính là nhân viên lý tưởng.

Hãy tận dụng tính cách hướng nội của bạn trong các cuộc họp này. Chỉ nên phát biểu khi bạn có đóng góp đáng giá. Đừng đi theo lối mòn của người hướng ngoại, nói chỉ vì cảm thấy mình phải nói. Khi bạn thực sự lên tiếng, các lãnh đạo sẽ chú ý đến bạn. Điều này sẽ làm cho những gì bạn nói trở nên có trọng lượng hơn.

Những suy ngẫm cuối cùng

Trở thành một nhà quản lý hướng nội xuất sắc là điều không dễ dàng.

Bạn biết rằng môi trường làm việc được thiết kế dành cho những người hướng ngoại. Tệ hơn nữa, giờ đây công việc của bạn là phải quản lý họ.

Tuy nhiên, nếu bạn áp dụng một số thay đổi được liệt kê trong danh sách công việc, bạn chắc chắn sẽ gặt hái thành công. Hãy chọn phong cách quản lý theo kiểu “laissez-faire”, chuẩn bị kỹ lưỡng cho các cuộc họp riêng tư và tỏa sáng trong các cuộc họp cấp cao.

Việc tuân theo hướng dẫn này sẽ là kết quả của một nhóm hạnh phúc và có năng suất cao hơn. Đồng thời, nó cũng sẽ giúp bạn, với tư cách là một người hướng nội, đối phó với áp lực từ các tương tác với nhân viên.

Vì vậy, hãy phát huy những điểm mạnh của bản thân với tư cách là một người hướng nội và thực hiện một số thay đổi để khắc phục những điểm yếu của mình—

Và bạn sẽ không bị mất bình tĩnh trong quá trình đó.

Roger Maftean