Ngày nay, mọi nhóm chuyên nghiệp đều nhận thức được tầm quan trọng của dữ liệu. Dù đó là bảng tính tài chính, tệp đồ họa vector, tài liệu cộng tác, bản trình bày hay bất kỳ loại dữ liệu nào khác, dữ liệu chính là yếu tố giúp nhóm của bạn hoàn thành công việc hàng ngày. Do đó, việc quản trị dữ liệu cần được nhóm của bạn quan tâm ở mọi bước của quy trình.
Việc bảo mật dữ liệu của nhóm không nhất thiết phải phức tạp. Chúng tôi đã tổng hợp danh sách 5 công cụ và chiến lược mà mọi nhóm chuyên nghiệp đều có thể (và nên!) áp dụng để bảo mật thông tin của mình.
Dưới đây là những nội dung trong Danh sách công việc:
- Hãy sao lưu sớm và sao lưu thường xuyên
- Hãy chọn một nền tảng lưu trữ đám mây có tính năng xóa dữ liệu từ xa
- Luôn kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập vào tệp và thư mục
- Mật khẩu vẫn là một phần quan trọng của bảo mật dữ liệu
- Đừng để bất kỳ thiết bị nào không có người trông coi
Sao lưu dữ liệu của nhóm lên các máy chủ bảo mật của nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây là một cách tuyệt vời để phòng ngừa mất dữ liệu.
Sao lưu sớm, sao lưu thường xuyên
Khi nói đến việc bảo vệ dữ liệu, thế giới bên ngoài thực sự đầy rẫy rủi ro. Rất nhiều sự cố có thể xảy ra. Nếu phần cứng thiết bị của bạn gặp sự cố và bạn mất các tệp tin được lưu trữ cục bộ thì sao? Nếu dữ liệu của bạn bị hỏng do virus thì sao? Nếu thiết bị của bạn bị đánh cắp hoặc hư hỏng thì sao? Nếu không có sao lưu dữ liệu của nhóm, bất kỳ tình huống nào trong số này cũng có thể khiến dữ liệu của bạn biến mất vĩnh viễn.
Cách đơn giản nhất để ngăn ngừa mất dữ liệu là sao lưu dữ liệu lên đám mây. Khi bạn sao lưu dữ liệu lên đám mây, một bản sao của thông tin sẽ được tạo ra và lưu trữ trên máy chủ bảo mật của nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây.
Rõ ràng, bạn sao lưu dữ liệu càng thường xuyên thì càng ít mất thông tin trong trường hợp khẩn cấp. Tần suất nhóm của bạn cần sao lưu dữ liệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố, chẳng hạn như bản chất công việc của nhóm.
Hãy chọn một nền tảng lưu trữ đám mây có tính năng xóa dữ liệu từ xa
Nếu thiết bị của bạn bị mất hoặc bị đánh cắp, việc có bản sao lưu dữ liệu được cập nhật thường xuyên sẽ giúp nhóm của bạn tiếp tục thực hiện công việc mà không bị gián đoạn. Tuy nhiên, điều gì sẽ xảy ra nếu thiết bị của bạn rơi vào tay kẻ xấu? Bất kỳ dữ liệu nhạy cảm nào mà nhóm của bạn có thể đang xử lý – số tài khoản, tên khách hàng, v.v. – đều có nguy cơ bị lộ.
May mắn thay, một số nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây cung cấp tính năng xóa dữ liệu từ xa như một biện pháp bảo mật. Điều đó có nghĩa là nếu thiết bị bị mất hoặc bị đánh cắp, bạn vẫn có thể xóa các tệp liên quan đến ứng dụng của nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây ngay cả khi không còn giữ thiết bị đó trong tay.
Vì dữ liệu của bạn đã được sao lưu lên đám mây, bạn vẫn có thể truy cập dữ liệu từ các thiết bị khác và không cần lo lắng về rủi ro bảo mật do nhân viên không được ủy quyền truy cập vào dữ liệu của bạn.
Nếu bạn làm mất thiết bị, bạn sẽ không bao giờ biết ai có thể đang truy cập dữ liệu của bạn. Tính năng xóa dữ liệu từ xa giúp bạn bảo vệ dữ liệu của mình trong mọi tình huống.
Luôn kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập vào tệp và thư mục
Nói đến vấn đề này, việc theo dõi ai đang truy cập dữ liệu của bạn và họ đang làm gì với dữ liệu đó cũng rất quan trọng. Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây đều giúp việc hợp tác trở nên dễ dàng – và do đó, việc chia sẻ quyền truy cập vào các tệp và thư mục cũng trở nên thuận tiện – điều này giúp bạn luôn đi trước một bước. Các công cụ hợp tác an toàn cũng cấp các mức quyền truy cập khác nhau tùy thuộc vào vai trò của từng thành viên trong nhóm.
Theo nguyên tắc chung, chỉ cấp quyền truy cập tệp và thư mục cho những người thực sự cần thiết. Mặc dù khả năng các thành viên từ các nhóm khác cố ý thực hiện việc cần làm nào đó có thể gây rủi ro cho dữ liệu của bạn là rất thấp, nhưng việc giới hạn quyền truy cập tệp và thư mục sẽ giúp giảm thiểu nguy cơ xảy ra các sự cố ngoài ý muốn.
Việc huy động nhiều người tham gia vào một dự án chắc chắn là rất quan trọng, nhưng việc theo dõi ai có quyền truy cập vào dữ liệu nào cũng không kém phần quan trọng.
Mật khẩu vẫn là một phần quan trọng của bảo mật dữ liệu
Đây là kiến thức cơ bản về bảo mật dữ liệu, nhưng vẫn có rất nhiều người chưa biến các nguyên tắc tốt nhất về mật khẩu thành thói quen. Với tất cả các tài khoản cá nhân và công việc mà chúng ta truy cập hàng ngày, việc nhớ một mật khẩu duy nhất cho từng tài khoản có thể rất khó khăn, và ý nghĩ phải thay đổi từng mật khẩu duy nhất đó mỗi 6 tháng (như hầu hết các chuyên gia an ninh mạng khuyến nghị) thực sự khiến người ta e ngại.
Thêm: Tìm hiểu cách triển khai khung quản lý rủi ro an ninh mạng
Nhưng đừng lo! Hiện nay có rất nhiều công cụ bảo mật mật khẩu có thể giúp bạn quản lý mọi thứ một cách trơn tru.
Không để bất kỳ thiết bị nào không có người trông coi
Nếu một thiết bị bị mất hoặc bị đánh cắp, chúng ta sẽ ngay lập tức lo lắng về tính bảo mật của dữ liệu. Rốt cuộc, ai biết được ai có thể đang truy cập dữ liệu của chúng ta từ thiết bị đó khi nó không còn trong tầm mắt?
Nhưng nếu bạn để chiếc điện thoại di động dùng để truy cập email công việc nằm trên bảng tại quán cà phê khi đứng dậy đi lấy thêm kem sữa thì sao? Còn nếu bạn rời khỏi máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn tại nơi làm việc mà không đăng xuất khỏi tài khoản thì sao?
Dù bạn đang ở đâu hay dự kiến sẽ quay lại sử dụng thiết bị của mình trong bao lâu, cách tốt nhất để duy trì bảo mật dữ liệu là đăng xuất trước khi rời đi hoặc mang theo thiết bị bên mình, nếu có thể.
Ngoài ra, hãy kích hoạt xác thực hai yếu tố để khiến việc truy cập thông tin của bạn trở nên khó khăn hơn đối với bất kỳ ai.
Bằng cách sử dụng các công cụ bảo mật dữ liệu đơn giản và các phương pháp hay nhất này, nhóm của bạn có thể góp phần rất lớn vào việc giữ an toàn cho dữ liệu.
Bảo mật dữ liệu cực kỳ quan trọng đối với các nhóm chuyên nghiệp ngày nay, nhưng việc áp dụng các phương pháp hay nhất về bảo mật dữ liệu không nhất thiết phải khó khăn. 5 công cụ và chiến lược này là một số cách yêu thích của chúng tôi để giữ an toàn cho dữ liệu của bất kỳ nhóm nào và giúp nhóm của bạn hoạt động trơn tru. Nhóm của bạn đang thực hiện những biện pháp phòng ngừa bảo mật nào? Chúng tôi rất mong nhận được ý kiến của bạn trong phần bình luận!
Đây là bài viết được tài trợ bởi Dropbox. Tất cả ý kiến trong bài đều là của riêng tôi. Dropbox không có liên kết cũng như không ủng hộ bất kỳ sản phẩm hay dịch vụ nào khác được đề cập trong bài viết.
*
Melissa Pallotti là một nhà văn chuyên nghiệp, người đam mê công nghệ và là fan hâm mộ môn khúc côn cầu, hiện đang sinh sống tại Pittsburgh, PA. Bạn có thể kết nối với Melissa trên Twitter hoặc LinkedIn.
