Đó là tối Chủ nhật, và bạn đang xem xét báo cáo hàng tuần của nhóm. Trên giấy tờ, mọi người đều bận rộn. Các dự án đang "tiến độ". Các nhóm đang làm việc chăm chỉ. Tuy nhiên, bằng cách nào đó, những sáng kiến quan trọng nhất — những sáng kiến liên quan đến mục tiêu quý của bạn — dường như bị mắc kẹt trong cát lún.
Nghe quen quen?
Nếu bạn đang gật đầu, bạn đang trải nghiệm cái mà tôi gọi là "thuế vô hình" của việc thực thi dự án kém. Đó là chi phí ẩn khiến các tổ chức thành công khác biệt với những tổ chức cũng làm việc chăm chỉ nhưng luôn thất bại.
Chi phí thực sự của sự hỗn loạn trong thực thi
Là Giám đốc điều hành của ClickUp, tôi quản lý gần 700 nhân viên thuộc nhiều nhóm khác nhau, từ tiếp thị và bán hàng đến dữ liệu và hệ thống. Tại bất kỳ thời điểm nào, nhóm của tôi cũng đang thực hiện 30 đến 40 sáng kiến rất quan trọng trên toàn cầu. Thông qua kinh nghiệm này và vô số cuộc hội thoại với các đồng nghiệp cấp cao, tôi đã học được rằng thất bại trong quản lý dự án hiếm khi xảy ra chỉ trong một sớm một chiều.
Thay vào đó, các dự án chết một cách "chết vì vết thương nhỏ"
Đó là sự phê duyệt lẽ ra phải diễn ra ở bước một nhưng lại không xuất hiện cho đến bước năm. Đó là các nhóm phải làm lại từ đầu vì quy trình kinh doanh không được chuẩn hóa. Đó là những nhân viên xuất sắc bị kiệt sức vì phải tham gia các cuộc họp về trạng thái thay vì tạo ra giá trị.
Đây không phải là những thất bại nghiêm trọng làm tiêu đề báo chí. Đây là những sự suy giảm âm thầm của động lực, tích tụ theo thời gian, tạo ra những gì tôi gọi là "dự án zombie" — những sáng kiến có vẻ sống động trên bề mặt nhưng thực chất đã bị đình trệ từ bên trong.
Tác động đối với lãnh đạo là rõ ràng:
- Các sáng kiến cần thúc đẩy tăng trưởng trong tương lai bị đình trệ
- Các nhóm phải trả một khoản thuế vô hình là công việc dư thừa
- Những nhân viên có hiệu suất cao thường kiệt sức vì sự hỗn loạn trong hoạt động hơn là công việc có ý nghĩa
- Các tổ chức đang đánh mất động lực quan trọng cho lợi thế cạnh tranh
Tại sao các công cụ truyền thống tạo ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết?
Hầu hết các tổ chức vẫn quản lý các dự án phức tạp, liên chức năng bằng cách sử dụng bảng tính và email làm công cụ điều phối chính. Trước khi gia nhập ClickUp, đây cũng là thực tế của chúng tôi — thực hiện các dự án trên bảng tính, nơi cách tốt nhất để thu hẹp khoảng cách giao tiếp là gửi email cho nhau trong các chủ đề email. Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng điều phối một dàn nhạc giao hưởng, trong đó mỗi phần đọc một bản nhạc khác nhau và nhạc trưởng chỉ có thể nghe một nhạc cụ tại một thời điểm.
Cách tiếp cận phân mảnh này tạo ra ba điểm thất bại quan trọng:
1. Hỗn loạn trong giao tiếp: Khi các cập nhật dự án được gửi qua email, thông tin quan trọng sẽ bị chôn vùi. Ai đó quên gửi email cho một bên liên quan quan trọng, tạo ra một chủ đề hoàn toàn mới mà không có đầy đủ bối cảnh. Chẳng mấy chốc, bạn sẽ có nhiều phiên bản sự thật và các quyết định được đưa ra dựa trên thông tin không đầy đủ.
2. Điểm mù hiển thị: Nếu không có khả năng hiển thị chỉ số hiệu suất và chỉ số hiệu suất chính theo thời gian thực, các nhà quản lý sẽ phải hoạt động dựa trên thông tin lỗi thời. Khi vấn đề xuất hiện trong các cuộc đánh giá chính thức, chúng đã gây ra sự chậm trễ dây chuyền cho các sáng kiến phụ thuộc.
3. Thuế thủ công Các nhóm dành quá nhiều thời gian cho các công việc hành chính — cập nhật bảng tính, viết báo cáo trạng thái và tìm kiếm thông tin lẽ ra phải có sẵn tự động. “Thuế” này làm giảm thời gian dành cho công việc có giá trị cao, thực sự mang lại kết quả.
Cách AI chuyển đổi thực thi từ phản ứng sang dự đoán
Trí tuệ nhân tạo không chỉ tự động hóa công việc, mà còn thay đổi cách các tổ chức thành công tiếp cận việc thực hiện dự án. Dưới đây là cách các công cụ và hệ thống AI tạo ra một mô hình mới:
Trí tuệ tập trung
Thay vì tìm kiếm trạng thái dự án trên nhiều công cụ khác nhau, AI tạo ra một chế độ xem thống nhất, nơi tất cả công việc, giao tiếp và quyết định đều được tập trung tại một nơi. Các nhóm hợp tác trực tiếp trong các công việc và các nhà quản lý có thể hiển thị thông tin theo thời gian thực mà không cần phải liên tục kiểm tra.
Giải quyết vấn đề dự đoán
Quản lý dự án truyền thống là phản ứng — bạn phát hiện ra vấn đề sau khi chúng đã gây ra sự chậm trễ. AI phân tích dữ liệu lịch sử để xác định các mẫu trong tất cả các dự án của bạn và xác định rủi ro trước khi chúng xảy ra. Nó đánh dấu các phụ thuộc có rủi ro, các nguồn lực trở thành tắc nghẽn và các sáng kiến mất đà. Điều này đặc biệt có giá trị khi quản lý dữ liệu phức tạp giữa các bộ phận. Đó là sức mạnh của việc thực thi dự án dự đoán bằng cách sử dụng thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu.
Điều phối tự động
AI loại bỏ công việc thủ công bằng cách tự động hóa các công việc thường ngày:
- Tạo bản tóm tắt điều hành từ hoạt động dự án
- Tạo báo cáo và bảng điều khiển tiêu chuẩn hóa
- Định tuyến quyết định đến các bên liên quan phù hợp
- Đang theo dõi các phụ thuộc và tự động đánh dấu xung đột
Điều này giúp giải phóng thời gian để tập trung vào việc cải thiện hiểu biết về hành vi của khách hàng và đạt được các mục tiêu chiến lược.
Tăng tốc dựa trên ngữ cảnh
AI không chỉ tự động hóa mà còn đẩy nhanh quá trình ra quyết định bằng cách cung cấp bối cảnh liên quan chính xác khi cần thiết. AI có thể tìm ra các quyết định tương tự trong quá khứ, xác định các chuyên gia về chủ đề và thậm chí soạn thảo các đề xuất ban đầu dựa trên dữ liệu dự án trong quá khứ.
Sổ tay lãnh đạo: Dẫn dắt trong kỷ nguyên trí tuệ nhân tạo
Dựa trên kinh nghiệm mở rộng quy mô thực thi tại ClickUp, đây là cách các nhà lãnh đạo có thể tận dụng AI để chuyển đổi thực thi trong tổ chức của mình:
1. Kiểm tra chi phí thực thi
Như tôi đã đề cập, các nhóm thường phải trả một khoản thuế vô hình vì họ liên tục làm lại những việc đã làm. Các quy trình đánh giá bị phá vỡ, các quy trình phê duyệt bị phá vỡ. Những điều mà họ nên thảo luận ở bước một, giờ họ lại thảo luận ở bước năm. Khoản thuế này thường quyết định sự thành công hay thất bại.
2. Yêu cầu hiển thị thời gian thực
Đừng chấp nhận báo cáo trạng thái hàng tuần làm nguồn thông tin chính về dự án. Triển khai các hệ thống cho phép bạn hiển thị liên tục tình trạng dự án, phân bổ nguồn lực và rủi ro mới phát sinh. Bảng điều khiển dựa trên AI sẽ cung cấp thông tin chi tiết có thể hành động để giúp bạn lãnh đạo chủ động, không bị động.
- Những sáng kiến nào có nguy cơ không đạt được thời hạn?
- Nguồn lực nào đang trở thành điểm nghẽn?
- Những yếu tố phụ thuộc nào có thể làm trật bánh nhiều dự án?
3. Loại bỏ nợ quyết định
Nợ quyết định — những quyết định bị trì hoãn hoặc tránh né — thường là nguyên nhân gốc rễ dẫn đến sự chậm trễ của dự án. Sử dụng AI để hợp lý hóa quá trình ra quyết định trong quản lý dự án: tự động chuyển quyết định đến các bên liên quan phù hợp, cung cấp bối cảnh liên quan và tiền lệ trong quá khứ, đồng thời theo dõi tốc độ ra quyết định như một chỉ số khóa.
4. Đầu tư vào việc xây dựng động lực
Thực thi xuất sắc không chỉ là hoàn thành công việc, mà còn là tạo ra động lực không thể ngăn cản. AI giúp bạn bằng cách:
- Tạo ra một lễ kỷ niệm tự động cho những thành công để nâng cao tinh thần
- Xác định và nhân rộng các mô hình thực thi thành công
- Cung cấp cho các nhóm khả năng hiển thị rõ ràng về cách công việc của họ kết nối với kết quả
5. Mở rộng tầm ảnh hưởng lãnh đạo của bạn
Là một nhà quản lý, khả năng giải phóng các nhóm và cung cấp định hướng là hoạt động có tác động lớn nhất của bạn. AI tăng cường khả năng này bằng cách:
- Tự động phát hiện các vấn đề cần sự chú ý của cấp quản lý
- Cung cấp bối cảnh tóm tắt để bạn có thể nhanh chóng hiểu các tình huống phức tạp
- Cho phép bạn gia tăng giá trị trong thời gian thực thay vì chờ đợi các cuộc đánh giá theo lịch trình
Yêu cầu cấp thiết của lãnh đạo: Tôn trọng sức chứa của con người
Đây là điều khiến tôi mất ngủ: những người tài năng làm việc cực kỳ chăm chỉ nhưng không thành công vì khung thực thi bị hỏng.
Tôi đã từng ở trong tình huống các thành viên trong nhóm làm việc thâu đêm suốt sáng, chỉ để rồi phải liên tục chỉnh sửa và chỉnh sửa lại vì quy trình xem xét và phê duyệt không rõ ràng ngay từ đầu. Cuối cùng, họ làm việc trong tình trạng hỗn loạn và hoảng loạn, không phải vì họ thiếu năng lực, mà vì hệ thống đã làm họ thất vọng.
Các nhà lãnh đạo có nghĩa vụ khai phá sức chứa của con người, không gánh nặng cho họ bằng những phức tạp không cần thiết.
Khi triển khai hệ thống thực thi dự án dựa trên AI, chúng tôi không chỉ cải thiện hiệu quả mà còn thể hiện sự tôn trọng thời gian, tài năng và chuyên môn của các nhóm. Chúng tôi mang lại kết quả dự án tốt hơn bằng cách loại bỏ mâu thuẫn và tạo sự rõ ràng.
Thực tế cạnh tranh: Thực thi là yếu tố phân biệt mới
Trong thị trường hiện nay, có ý tưởng tốt là chưa đủ. Những tổ chức thành công là những tổ chức có thể thực thi nhanh hơn, thích ứng nhanh hơn và học hỏi từ các mô hình thực thi của mình. AI mang lại cho bạn ba lợi thế cạnh tranh:
Tốc độ: Quy trình làm việc tự động và ra quyết định thời gian thực giúp rút ngắn dòng thời gian thực thi.
Agility: Nhận định dự báo giúp bạn điều chỉnh chiến lược trước khi vấn đề trở thành khủng hoảng.
Mở rộng: AI giúp bạn duy trì chất lượng thực thi khi quy mô phát triển mà không cần tăng chi phí quản lý tương ứng.
Các tổ chức vẫn phụ thuộc vào các quy trình thực thi thủ công, không liên kết với nhau về cơ bản đang cạnh tranh với máy đánh chữ trong thế giới công nghệ.
Bước tiếp theo của bạn: Trải nghiệm AI trong thực tế
Nếu điều này phù hợp với kinh nghiệm của bạn với tư cách là một nhà lãnh đạo, tôi mời bạn tham gia sự kiện ảo sắp tới của chúng tôi: Thực thi dự án trong thời đại AI vào ngày 23 tháng 7 lúc 12:00 PM PST.
Trong phiên này, chúng tôi sẽ cho bạn thấy chính xác cách thực thi dự án dựa trên AI có thể tập trung, tự động hóa và đẩy nhanh các sáng kiến của bạn. Bạn sẽ thấy các ví dụ thực tế về cách sử dụng AI để:
- Tự động hóa lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực
- Theo dõi thời gian thực và xác định rủi ro
- Báo cáo thông minh và bảng điều khiển dành cho giám đốc điều hành
- Phối hợp và giao tiếp liên chức năng
Bạn sẽ nhận được:
- Trình diễn trực tiếp việc thực thi dự án dựa trên AI
- Hướng dẫn toàn diện để chuyển từ quản lý thủ công sang tự động hóa thông minh
- Ghi lại toàn bộ sự kiện cho nhóm của bạn
- Tư vấn và kiểm tra miễn phí các quy trình hiện tại của bạn
Khoảng cách giữa thành công và thất bại của tổ chức chưa bao giờ nhỏ như vậy. Theo kinh nghiệm của tôi, khoảng cách đó thường phụ thuộc vào sự xuất sắc trong thực thi.
Đừng để một quý nữa trôi qua trong băn khoăn tại sao công việc chăm chỉ không mang lại kết quả đột phá. Hãy tham gia cùng chúng tôi và khám phá cách các công cụ hỗ trợ AI có thể biến đổi sức chứa của nhóm bạn để mang lại kết quả dự án thực sự với ít sự chậm trễ hơn và rõ ràng hơn.
Gaurav Agarwal là Giám đốc điều hành tại ClickUp, nơi ông giám sát tất cả các hoạt động doanh thu và lãnh đạo gần 700 nhân viên trong các nhóm trên toàn cầu. Ông đã mở rộng quy mô hoạt động tại nhiều công ty công nghệ tăng trưởng cao và đam mê khai phá tiềm năng con người thông qua các hệ thống thông minh.