Bir proje yöneticisi olarak, çalışma haftanızın önemli bir kısmını muhtemelen evrak işlerini halletmek ve bilgileri düzenlemekle geçiriyorsunuzdur. Bu idari işler, yüksek değerli görevlere ayırabileceğiniz değerli zamanınızı alabilir.
Belge yönetimi yazılımı, dosyaları düzenleyip kategorilere ayırarak, erişim izinleri atayarak ve onaylar ve revizyonlar için iş akışları oluşturarak manuel işlerin yükünü hafifletmek için tasarlanmıştır.
Bu kılavuzda, en iyi belge yönetim yazılımlarını ve bunları belge paylaşımı ve işbirliği için merkezi bir konum olarak nasıl kullanabileceğinizi inceleyeceğiz!
Bir belge yönetim yazılımında (DMS) nelere dikkat etmelisiniz?
Bir belge yönetim sistemi ararken, gizli bilgileri korumak, veri ihlallerini önlemek ve veri koruma düzenlemelerine uymak için en üst düzey güvenlik önlemlerine öncelik vermek çok önemlidir. Anahtar özellikler:
- Erişim kontrolleri
- Şifreleme
- Veri yedekleme ve kurtarma
- İzinler
- Arama özellikleri
- Bulut erişimi
İşbirliği de belge yönetim sisteminizde olmazsa olmaz bir özelliktir. Takımınızın belgeler üzerinde gerçek zamanlı olarak işbirliği yapabilmesini, görevler atayabilmesini, yorum bırakabilmesini ve dosyaları güvenli bir şekilde paylaşabilmesini istersiniz. Ve elbette, çok fazla komut girmeden içeriği bulabilmeniz gerekir!
Son olarak, görev yönetimi ve proje izleme gibi diğer proje yönetimi araçlarıyla entegrasyon, takımınızın işlevler arası iş akışlarını kolaylaştırmasına yardımcı olacaktır. Bu entegrasyon, işbirliğini ve bilgi paylaşımını teşvik eder ve karar vermeyi geliştirir.
En İyi 10 Belge Yönetim Yazılımı
1. ClickUp
ClickUp, her boyuttaki takımın güzel belgeler, wiki'ler ve diğer belgeler oluşturması için tasarlanmış hepsi bir arada bir verimlilik platformudur. Bu belgeler, takımınızla fikirleri hayata geçirmek için iş akışlarına bağlanabilir!
Eksiksiz özelleştirme seçenekleriyle ClickUp, iş yüklerini yönetmenize, ilerlemeyi izlemenize ve her yerden bağlantıda kalmanıza yardımcı olacak esnek bir deneyim sunar. İşbirliği, işlevler arası takımları güncel ve uyumlu tutmak için tasarlanmış çok sayıda araçla her özelliğin merkezinde yer alır.
Ayrıca, ClickUp 1.000'den fazla diğer iş aracıyla entegre olarak takımların tüm işlerini senkronize etmelerine ve tek bir platformda işlevler arası süreçleri kolaylaştırmalarına olanak tanır!
ClickUp'ın en iyi özellikleri
- Platformu en verimli şekilde kullanmanıza yardımcı olacak ayrıntılı bir çevrimiçi Yardım Merkezi, web seminerleri ve destek
- Takımı OKR'lere göre uyumlu hale getirmek ve ilerlemeyi çeşitli şekillerde izlemek için dinamik Hedefler özelliği
- Herhangi bir ClickUp Belgesinde, görevinde veya Beyaz Tahtada atanan ve konuya bağlı yorumlar
- Takımla birlikte gerçek zamanlı olarak fikirler geliştirmek için İşbirliğine Dayalı Beyaz Tahtalar
- İşlerinize anında genel bakış için raporlama ve gösterge panelleri
- Zengin bir Sonsuza Kadar Ücretsiz Plan ve her fiyatlandırma planında uygun fiyatlı seçenekler
- Tüm ilerlemelerde tam şeffaflık için görevlere birden fazla atanan kişi
- Görevleri her açıdan yönetmek için 15'in üzerinde özelleştirilebilir görünüm
- Çevrimiçi ve çevrimdışı mod ile kullanımı kolay kullanıcı arayüzü
- herhangi bir proje iş akışını kolaylaştırmak için 50'den fazla otomasyon
- Proje ihtiyaçlarınıza göre özelleştirilmiş görev durumları
- Not almaktan proje özetlerine kadar her kullanım durumu için geniş bir Şablon Kitaplığı
ClickUp sınırlamaları
- Zengin özellikleri, bazı kullanıcılar için bir öğrenme eğrisi oluşturabilir
- Mobil uygulamada henüz tüm görünümler mevcut değildir
ClickUp fiyatlandırması
- Sonsuza Kadar Ücretsiz Plan
- Sınırsız Plan: Kullanıcı başına aylık 5 ABD doları
- İş Planı: Kullanıcı başına aylık 12 ABD doları
- Business Plus Planı: Kullanıcı başına aylık 19 ABD doları
- Enterprise Planı: Fiyatlandırma için iletişime geçin
ClickUp puanları ve yorumları
- G2: 4,7/5 (6.500'den fazla yorum)
- Capterra: 4,7/5 (3.500'den fazla yorum)
2. Revver
Revver, eski adıyla Rubex, işletmelerin belgeleri güvenli bir şekilde düzenlemelerine, depolamalarına ve paylaşmalarına yardımcı olmak için tasarlanmış bir çevrimiçi belge yönetim sistemidir. Revver Docs, Google Drive, Dropbox, Box ve OneDrive gibi popüler bulut depolama uygulamalarıyla entegre edilmiştir.
Platform ayrıca, yalnızca yetkili kullanıcıların gizli bilgileri görüntüleyebilmesi veya düzenleyebilmesi için dosya sürüm kontrolü, belge arama özellikleri ve güvenli erişim kontrolü gibi bir dizi özellik sunar.
Revver'ın en iyi özellikleri
- Belgeleri önceden tanımlanmış konumlarına otomatik olarak dosyalayan Optik Karakter Tanıma (OCR)
- Önemli belgelerin eksik olduğu klasörleri belirlemek için Gelişmiş Arama
- Belgelere erişim için çok faktörlü kimlik doğrulama kontrolü
- Kağıt belgelerin yerini alacak özel e-İmza
- Çift ekranlı belge görüntüleyici
Revver sınırlamaları
- Diğer belge yönetim sistemlerine kıyasla görev yönetimi araçları eksiktir
- Revver Yardım Merkezi'ne erişmek için bir hesap gereklidir
Revver fiyatlandırması
- Fiyatlandırma ayrıntıları için Revver ile iletişime geçin
Revver puanları ve yorumları
- G2: 4,3/5 (330+ yorum)
- Capterra: 4,4/5 (880+ yorum)
3. Connecteam
Connecteam, çalışan bağlılığı ve takım yönetimi yazılımıdır. Belge özelliği, takımların belgeler, formlar ve anketler üzerinde kolayca işbirliği yapmasını sağlar.
Tüm çalışan dosyalarını, sertifikalarını ve iş belgelerini tek bir yerde bulundurmak, İK departmanları ve yöneticileri için oyunun kurallarını değiştirebilir. Merkezi bir sistem, belgelere kolay erişim sağlayarak, fiziksel depolama ihtiyacını ortadan kaldırarak ve kaybolan veya yanlış yere konulan dosyaların riskini azaltarak verimliliği ve üretkenliği artırabilir. Dijital bir çözümle, İK personeli uzaktan çalışsa bile belgeleri kolayca arayabilir, geri getirebilir ve iş arkadaşlarıyla paylaşabilir!
Connecteam'in en iyi özellikleri
- Tüm belgeleri etkileyen hızlı eylemler gerçekleştirmek için Hızlı Eylemler fonksiyonu
- Yalnızca Görünüm, Yükle, Onayla/Reddet ve Düzenle belge izinleri
- Bireysel kullanıcılara veya akıllı gruplara atanacak belge paketleri (klasörler)
- Çalışanların geçmesi gereken belirli süreçleri oluşturmak için kurslar
- Belge veya girdi türüne göre son kullanma tarihleri
Connecteam sınırlamaları
- Sınırlı gerçek zamanlı işbirliği özellikleri
- Ş Akışı otomasyon yetenekleri yoktur
Connecteam fiyatlandırması
- Küçük İşletmeler: 10 kullanıcıya kadar ücretsiz
- Temel: İlk 30 kullanıcı için aylık 29 ABD doları
- Gelişmiş: İlk 30 kullanıcı için aylık 49 $
- Uzman: İlk 30 kullanıcı için aylık 99 $
Connecteam puanları ve yorumları
- G2: 4,3/5 (30'dan fazla yorum)
- Capterra: 4,8/5 (260'dan fazla yorum)
4. Confluence
Confluence, her boyuttaki takımla işleri oluşturmak, paylaşmak, düzenlemek ve tartışmak için belge yönetimi yazılımı özelliklerine sahip bir takım çalışma alanı sistemidir. Kuruluş içindeki kişilerin işlerini tek bir merkezi konumda depolamasına ve paylaşmasına olanak tanıyarak projelerde daha etkili ve verimli bir şekilde işbirliği yapmasına yardımcı olur.
Confluence ile takımlar fikirler oluşturabilir ve paylaşabilir, belgeleri gerçek zamanlı olarak işbirliği içinde düzenleyebilir, projelerdeki ilerlemeyi takip edebilir, bildirimlerle herkesi değişikliklerden haberdar edebilir ve çok daha fazlasını yapabilir. Ayrıca raporlama, gösterge panelleri ve diğer araçlarla entegrasyon gibi güçlü özellikler, takımların projelerini kontrol altında tutmasına yardımcı olur!
Confluence ile Google Dokümanlar'ı karşılaştırın!
Confluence'ın en iyi özellikleri
- Bir kişinin son ziyaret ettiği alanları, ilerleme halindeki taslak sayfaları ve sayfa etkinliklerini görüntülemek için kişiselleştirilmiş besleme
- Uzak bir takım veya uzaktaki çalışanlarla gerçek zamanlı düzenleme
- Box, Dropbox ve Google Drive ile entegrasyonlar
- İçerik aramayı hızlandırmak için sayfa etiketleri
- Word belgesi içe aktarma fonksiyonu
Confluence sınırlamaları
- Yazılım geliştirme takımları olmayanlar bu aracı öğrenmekte zorlanacaktır
- Kurumsal düzeyde işbirliği için tasarlanmış ve fiyatlandırılmış ( Confluence alternatiflerine göz atın)
Confluence fiyatlandırması
- Ücretsiz: 10 kullanıcı için (sadece aylık abonelik)
- Standart: Kullanıcı başına 5,75 $ (tahmini)
- Premium: Kullanıcı başına 11 $ (tahmini)
- Enterprise: Ayrıntılar için Confluence ile iletişime geçin
Confluence puanları ve yorumları
- G2: 4. 1/5 (3.000'den fazla yorum)
- Capterra: 4,4/5 (2.000'den fazla yorum)
Confluence ile Notion'u karşılaştırın!
5. DocuPhase
DocuPhase, kuruluşların kağıt tabanlı süreçlerini kontrol altına almalarına yardımcı olan bir belge yönetim çözümüdür. Belgeleri yakalama ve yönetme, iş akışı süreçlerini kolaylaştırma ve işbirliğini geliştirme için bir platform sağlar. DocuPhase ile kullanıcılar, bulut veya şirket içi kurulumlar aracılığıyla dünyanın her yerinden tüm belge türlerini güvenli bir şekilde depolayabilir, yönetebilir ve erişebilir.
Platform, belge yakalama ve indeksleme, arama yetenekleri, belge yönlendirme ve onaylama, çevrimiçi işbirliği araçları, denetim izleri ve sürüm kontrolü gibi bir dizi özellik ile birlikte gelir!
DocuPhase'in en iyi özellikleri
- Belirtilen verileri okumak ve yorumlamak için Optik Karakter Tanıma (OCR)
- Farklı iş süreçleri için özel izinler
- Gelen dosyalara otomatik önceden ayarlanmış etiketler ve indeksleme terimleri
- Tam bilgiyi bulmak için gelişmiş arama fonksiyonları
- NetSuite, Dynamics, Sage ve daha fazlasıyla entegrasyonlar
DocuPhase sınırlamaları
- Yazılımı öğrenmek ve kullanmaya başlamak için sınırlı eğitim seçenekleri
- Muhasebe otomasyonuna yönelik
DocuPhase fiyatlandırması
- Fiyatlandırma için DocuPhase ile iletişime geçin
DocuPhase puanları ve yorumları
- G2: 4,2/5 (15+ yorum)
- Capterra: 4,5/5 (70+ yorum)
6. Bloomfire
Bloomfire, bir takım içinde işbirliğini ve verimliliği artırmaya yardımcı olan bir bilgi paylaşım yazılımıdır. Kullanıcılara, bilgileri, belgeleri, videoları, görüntüleri ve diğer içerikleri düzenli bir platformda güvenli bir şekilde depolama ve paylaşma olanağı sağlar. Dahili wiki, intranet veya hatta bir e-öğrenme platformu olarak kullanılabilir.
Platform, içeriği bulmayı ve yönetmeyi kolaylaştırarak takımların daha verimli bir şekilde birlikte çalışmasını sağlar. Ayrıca, kullanıcıların ihtiyaç duydukları bilgilere hızlı bir şekilde erişebilmeleri için güçlü arama yetenekleri sunar.
Bloomfire'ın en iyi özellikleri
- Grafikler, görüntüler, ses ve video işlevlerine sahip zengin metin düzenleyici
- İnceleme için İşaretleme ve Toplu İçe/Dışa Aktarma seçenekleri
- İş süreçlerini destekleyen geri bildirim döngüleri
- Daha iyi belge depolama için AI tarafından oluşturulan etiketler
- Aranabilir Soru-Cevap içeriği
Bloomfire sınırlamaları
- Diğer belge yönetim çözümlerine kıyasla entegrasyonların eksikliği
- İşbirliği özelliklerinin eksikliği
Bloomfire fiyatlandırması
- Bloomfire, kullanıcı başına aylık 25 dolardan başlar, hacim ve modele göre ölçeklenir
Bloomfire puanları ve yorumları
- G2: 4,6/5 (460+ yorum)
- Capterra: 4,3/5 (200'den fazla yorum)
7. SharePoint
Sharepoint, takımların Microsoft Office ekosisteminde içerik paylaşmasına ve yönetmesine yardımcı olan kurumsal bir belge yönetim sistemidir. Takımların herhangi bir cihazdan belge, veri ve kaynakları depolaması, düzenlemesi ve paylaşması için merkezi bir alan sağlar. Sharepoint ayrıca, takımların gerçek zamanlı olarak birlikte çalışmasını sağlayan işbirliği araçları ve içerikteki değişiklikleri izlemek için sürüm kontrolü özellikleri gibi güçlü özelliklere sahiptir.
Platform ayrıca, rol tabanlı izinler ve denetim yetenekleri gibi verilerin güvenliğini sağlamaya yardımcı olan çok sayıda güvenlik özelliği sunar. Bu güçlü platformla takımlar iş akışlarını kolaylaştırabilir, kurumsal verimliliği artırabilir ve daha işbirliğine dayalı bir ortam oluşturabilir.
SharePoint'in en iyi özellikleri
- İçeriği silinmekten veya düzenlenmekten korumak için programlı olarak yerinde tutma
- Sürüm kontrolü ve erişim denetimi özelliklerine sahip belge kitaplıkları
- Mac veya PC'de çevrimdışı görünüm ve düzenleme
- kullanıcı başına 1 TB OneDrive depolama alanı
- Gerçek zamanlı işbirliği
SharePoint sınırlamaları
- Sharepoint'in tüm potansiyelini kullanmak için ek Microsoft yazılımı satın almanız gerekir
- Microsoft dışındaki yazılımlarla sezgisel değildir
SharePoint fiyatlandırması
- SharePoint Online Plan 1: Kullanıcı başına aylık 5 ABD doları, yıllık abonelik
- SharePoint Online Plan 2: Kullanıcı başına aylık 10 ABD doları, yıllık abonelik
- Office 365 E3: Kullanıcı başına aylık 23 ABD doları, yıllık abonelik
SharePoint puanları ve yorumları
- G2: 4/5 (8.200+ yorum)
- Capterra: 4,3/5 (4.900+ yorum)
Bu SharePoint alternatiflerine göz atın!
8. Notion
Notion, belge yönetimi ve takım işbirliği için hepsi bir arada bir çalışma alanıdır. Takımların belgeleri merkezi bir konumda oluşturması, depolaması, düzenlemesi ve paylaşması için bir veritabanı aracı görevi görür.
Takımlar, belgeleri düzenlemek için bölümler ve alt bölümler oluşturabilir, sık kullanılan içeriğe hızlı erişim için özel şablonlar ayarlayabilir, önemli bilgileri takip etmek için etiketler ve yorumlar ekleyebilir ve işbirliğine dayalı proje yönetimi için görevler ve son teslim tarihleri atayabilir.
Notion'un en iyi özellikleri
- Bir belgenin önceki sürümlerine geri dönmenizi sağlayan sürüm geçmişi
- Kolay veri aktarımı için bulut depolama hizmetleriyle sorunsuz entegrasyon
- Tek bir belgede birden fazla kullanıcıyı destekleyen işbirliğine dayalı düzenleme
- Dosyalar ve sayfalar için ayrıntılı izinlere sahip erişim kontrolü
- Hareket halindeyken dosyaları açmak ve göndermek için mobil erişim
Notion sınırlamaları
- Yüksek esneklik, nereden başlayacağınızı veya bilgileri nasıl etkili bir şekilde organize edeceğinizi bilmeyi zorlaştırabilir ( Notion alternatiflerine göz atın)
- Enterprise planı kullanmıyorsanız, gelişmiş denetimlere sınırlı erişim
Notion fiyatlandırması
- Ücretsiz sürüm
- Standart: Kullanıcı başına aylık 8 ABD doları
- Premium: Kullanıcı başına aylık 15 ABD doları
- Enterprise: Ayrıntılar için Notion ile iletişime geçin
Notion puanları ve yorumları
- G2: 4,7/5 (1.700'den fazla yorum)
- Capterra: 4,7/5 (1.400'den fazla yorum)
9. Box
Box, bir belge yönetim yazılımı ve dosya paylaşım hizmetidir. Kuruluşların belgelerini, elektronik tablolarını ve diğer dijital dosyalarını bulutta depolamasına, paylaşmasına ve yönetmesine yardımcı olmak için güvenli depolama, işbirliği ve iletişim çözümleri sunar. Box ile kullanıcılar, depoladıkları dosyalara herhangi bir cihazdan erişebilir ve bunları iş arkadaşlarıyla veya dış ortaklarla kolayca paylaşabilir.
Platform ayrıca, zaman içindeki belge değişikliklerini takip etmek için sürüm oluşturma, hassas bilgilerin güvenliğini artırmak için şifreleme ve hangi verilere kimin erişebileceğini belirlemek için ayrıntılı izin kontrolleri gibi özellikler de sunar. Ek olarak, Box mevcut BT sistemleri ve güvenlik politikalarıyla entegrasyon, marka ve kullanıcı deneyimlerinin özelleştirilmesi ve güçlü analiz yetenekleri gibi kurumsal düzeyde özellikler de sağlar.
Box'ın en iyi özellikleri
- Gelişmiş makine öğrenimi araçlarıyla desteklenen yerel veri sızıntısı koruması ve siber tehdit algılama
- ClickUp, Microsoft Teams ve Oracle NetSuite gibi popüler iş uygulamalarıyla entegrasyon
- Büyük dosyaları kolaylıkla göndermek için tek tıklamayla dosya paylaşımı
- Proje planları ve programları oluşturmak için Box Notlar
- Sınırsız e-imza için Box Sign
Box sınırlamaları
- Box Drive arama arayüzünden birden fazla PDF dosyasını açmaya çalışmak hata neden olabilir
- Gizli anahtar şifreleme ücretli bir özelliktir
Box fiyatlandırması
- Ayrıntılar için Box ile iletişime geçin
Box derecelendirmeleri ve yorumları
- G2: 4,2/5 (4.800+ yorum)
- Capterra: 4,4/5 (5.000'den fazla yorum)
10. Brandfolder
Brandfolder, işletmelerin marka varlıklarını depolaması, düzenlemesi, paylaşması ve izlemesi için çevrimiçi bir dijital varlık yönetim platformudur. Platform, görüntüler, logolar, videolar, belgeler, pazarlama materyalleri, sunumlar ve daha fazlasını içeren bir şirketin tüm marka materyallerini yönetmek için merkezi bir hub görevi görür.
Brandfolder'ın sezgisel arayüzü ile kullanıcılar tüm marka varlıklarına tek bir yerden hızlı ve kolay bir şekilde erişebilir, bunları yönetebilir, paylaşabilir ve izleyebilir. Ayrıca, Brandfolder'ın güçlü araçları, varlıkların nasıl kullanıldığını ve dağıtıldığını kontrol etmeyi kolaylaştırır, böylece şirketinizin markası tüm kanallarda tutarlı kalır!
Brandfolder'ın en iyi özellikleri
- Önemli belgeler için genel ve gizli varlık ayarları
- Kullanıcı bilgilerine hızlı erişim ile kullanıcı yönetimi
- Belge oluşturma için çoklu dosya biçimi desteği
- Harici ortaklar için misafir yükleme fonksiyonu
- Sürükle ve bırak eylemleriyle toplu yüklemeler
Brandfolder sınırlamaları
- Onay için birden fazla belge göndermek desteklenen bir özellik değildir
- Kurumsal olmayan planlarda özelleştirme yetenekleri yoktur
Brandfolder fiyatlandırması
- Fiyatlandırma için Brandfolder ile iletişime geçin
Brandfolder puanları ve yorumları
- G2: 4,5/5 (1.100'den fazla yorum)
- Capterra: 4,7/5 (430+ yorum)
İşbirliğine Dayalı Belge Yönetimi için En Üst Düzey Araç: ClickUp Belgeleri
ClickUp, her türlü iç ve müşteriye yönelik içeriği yönetmek için kapsamlı bir belge yönetim sistemi arayan takımlar için ideal seçimdir.
Platformun çok yönlülüğü, geniş proje yönetimi ve işbirliği araçları dizisine kadar uzanır ve iş akışlarını optimize etmek isteyen takımlar için hepsi bir arada bir çözüm sunar. Bugün bir ClickUp Çalışma Alanı başlatın!