Hepimiz müşteri kabul sürecinin ters gittiğini görmüşüzdür.
Dağınık başlangıç e-postaları. Bir konu dizisinde kaybolan sözleşme ayrıntıları. Müşterilerin aynı formunu iki kez doldurması. Güven oluşturması gereken şeyler, ilk haftada sürtüşmelere neden oluyor.
Girin: AI destekli müşteri onboarding.
Otomatik olarak başlangıç görevleri oluşturmaktan kişiselleştirilmiş karşılama belgeleri hazırlamaya ve müşteri verilerini araçlar arasında senkronizasyon yapmaya kadar, AI, müşteri onboarding sürecini yavaşlatan tekrarlayan görevleri otomasyon edebilir.
AI ile müşteri kabul sürecini nasıl otomasyonlayabileceğinizi merak ediyorsanız, bu yazı tam size göre.
Takımınıza saatler kazandıran, müşterileri ilk günden itibaren memnun eden ve işiniz büyüdükçe ölçeklenebilen yapay zeka destekli bir müşteri kabul akışını nasıl ayarlayacağınızı paylaşım. En iyi yanı ne mi? Tüm bunları tek bir çatı altında yapmanızı sağlayan bir araç tanıtacağız. Evet, bu araç ClickUp olacak!
⭐ Özellik Şablonu
ClickUp'ın Müşteri Kaydı Şablonunu kullanarak, her yeni müşteri kazandığınızda sıfırdan başlamak yerine hızlı kayıt iş akışları oluşturabilirsiniz. Bu şablon, önceden yapılandırılmış görev dizileri, otomatik atama kuralları, haritalanmış bağımlılıklar ve belirli müşteri gereksinimlerinize uyum sağlayan dönüm noktası izleme sunar.
Müşteri Kaydı Nedir ve Neden Otomasyona İhtiyaç Duyar?
Müşteri kazanımı, yeni müşterileri işinize davet etme ve ilk kayıt ol'larından başarıyla ürün benimseme sürecine kadar onlara rehberlik etme sürecidir. Bu süreç, müşteri verilerini toplama, hesaplarını ayar yapma, eğitim sağlama ve müşterilerin hizmetinizle istedikleri sonuçları elde etmelerini sağlamak için iletişim kanalları kurmayı içerir (sürekli gidip gelme olmadan).
Müşteri kabul süreciniz parçalıysa, bu durum sürtüşmelere yol açacak ve genel ürün veya hizmet deneyimini etkileyecektir. Otomatik bir müşteri kabul sürecine ihtiyacınız var çünkü:
- manuel süreçler ölçeklenebilir değildir*: Her yeni müşteri için aynı zaman alıcı kurulum gereklidir, bu da lansmanları geciktiren ve büyüyen işleri zorlayan darboğazlar yaratır
- görev sahipliği belirsiz olduğunda zaman çizelgeleri uzar*: Otomatik atama kuralları olmadan, görevler atanmamış olarak kalır ve takım üyeleri başka birinin bu görevleri üstlendiğini varsayar
- tekrarlanan veri girişi hataların sonucudur*: Müşteri bilgilerini sistemler arasında manuel olarak aktarmak, yazım hataları, eksik ayrıntılar ve eksik kayıtlar riskini artırır
- Geciken takipler müşteri güvenini sarsar: Tutarsız iletişim, müşterinin profesyonelliğinizi ve başarılarına gösterdiğiniz ilgiyi sorgulamasına neden olabilir
- Görünürlük eksikliği ilerlemeyi engeller: Müşteri yönetimi için merkezi bir sistem olmadan, hangi müşterilerin ilerleme kaydettiğini ve hangi adımların sorun yarattığını bilmek zordur
👀 Biliyor muydunuz? Kurumsal kuruluşların %74'ü artık özel bir onboarding takımı sahiptir. İşler artık onboarding'i sonradan akla gelen bir şey olarak değil, büyüme ve müşteri tutma stratejilerinin önemli bir parçası olarak görmektedir.
📚 Ayrıca okuyun: Müşteri Onboarding Kontrol Listesi Nasıl Oluşturulur (+ Şablonlar)
AI ile Onboarding'in Otomasyonunun Avantajları
En iyi müşteri kazanım deneyimleri, her şey sorunsuz gittiğinde ve müşteriler dinlendiklerini hissettiklerinde yaşanır. Ne yazık ki, çoğu müşteri bu deneyimi yaşamıyor. Araştırmalar, müşterilerin %90'ının şirketlerin yeni müşteri kazanımı konusunda daha iyi yapılabilecek olduğunu düşündüğünü gösteriyor.
AI ile onboarding süreçlerini otomatikleştirmek, bu beklenti açığını kapatır. Otomasyonun genel müşteri memnuniyetine nasıl katkıda bulunabileceğini aşağıda görebilirsiniz:
Daha hızlı dönüş süresi ve daha az manuel iş
AI destekli ş akışı otomasyonu (otomatik belge toplama, veri girdi ve doğrulama gibi), uzun e-posta yazışmaları zincirlerini ve tekrarlayan idari görevlere harcanan zamanı azaltarak, müşteri kabul sürecini haftalardan günlere indirir.
📌 Girişim yatırım şirketi Alumni Ventures, AI tabanlı fintech platformu iCapital ile iş birliği yaparak KYC/AML doğrulamalarını ve yatırımcı onboarding sürecinin akreditasyon aşamalarını otomasyon ile gerçekleştirdi. Otomasyon, yatırımcı onboarding süresini %66 oranında kısaltmakla kalmadı (yaklaşık 30 dakikadan 10 dakikaya), aynı zamanda iyileştirilmiş kullanıcı deneyimi sayesinde bırakma oranlarını da düşürdü.
Kişiselleştirilmiş müşteri deneyimi büyük ölçekte
AI, müşteri profillerini, sektörleri ve ihtiyaçları analiz ederek sorunsuz bir onboarding deneyimi için özel kaynaklar, hoş geldiniz kitleri veya eğitim modülleri önerebilir. "Herkese uyan tek bir süreç" yerine, müşteriler ilk günden itibaren kendilerini önemsendiğini hissederler.
Ariat International'ın BT başkan yardımcısı Ryan Bezenek'in sözleriyle
Bu, bir insan olarak yapamayacağınız bağlantıları veriler aracılığıyla kurmakla ilgilidir. AI, sizin asla düşünemeyeceğiniz tüketicilerle ilgili bilgileri ortaya çıkarma konusunda olağanüstü bir yeteneğe sahiptir.
Bu, bir insan olarak yapamayacağınız bağlantıları veriler aracılığıyla kurmakla ilgilidir. AI, sizin asla düşünemeyeceğiniz tüketicilerle ilgili bilgileri ortaya çıkarma konusunda olağanüstü bir yeteneğe sahiptir.
Daha az hata ve daha iyi uyumluluk
Manuel kayıt işlemi genellikle sözleşmelerde, KYC/AML kontrollerinde veya veri girdisinde hatalara yol açar. AI destekli doğrulama, belgelerin doğru, eksiksiz ve düzenlemelere uygun olmasını sağlayarak risk maruziyetini azaltır.
⚡ Şablon Arşivi: Word ve ClickUp'ta Ücretsiz Müşteri Kaydı Formu Şablonları
Proaktif etkileşim ve rehberlik
Sohbet robotları ve AI asistanları, sık sorulan soruları anında yanıtlayabilir, müşterileri portallarda yönlendirebilir ve insan müdahalesi olmadan sonraki adımları belirtebilir. Diğer bir deyişle, AI onboarding araçları, özel müşterilerin süreç boyunca ilgisini canlı tutmaya yardımcı olur.
💡 Profesyonel İpucu: ClickUp'ın Özel Otomatik Pilot Aracıları'nı kullanarak, müşteri sohbet kanallarında SSS'lere otomatik yanıt verme veya belirli Özel Alan güncellemelerine dayalı otomatik hatırlatıcı tetikleyici oluşturma gibi belirli müşteri onboarding görevlerini otomatikleştirin.
Sürekli iyileştirme
AI, onboarding sırasında bırakma noktalarını ve etkileşim modellerini izler. Müşteri başarı takımınız, müşterilerin nerede takıldığını bilir ve akışı iyileştirebilir. Bu, onboarding'i veriye dayalı, sürekli iyileştirilen bir sürece dönüştürür.
Sadece neyin otomasyona tabi tutulacağını değil, neyin otomasyona tabi tutulmayacağını da bilmelisiniz
📌 Örneğin, *müşteri yolculuğundaki anahtar etkileşimleri, örneğin başlangıç görüşmeleri, kişisel kontroller ve dönüm noktası değerlendirmeleri gibi, insan eliyle sürdürmek isteyebilirsiniz. Bu müşteri etkileşimlerini insancıllaştırmak, uzun süreli ilişkilerin temelini oluşturur.
Ayrıca, insan müdahalesi sınır durumları ve istisna durumlarının ele alınması için önemlidir. Onboarding yazılımınızdaki chatbotlar müşteriyi daha da sinirlendirecektir. Müşterinin belgeleri standart biçimlere uymuyorsa veya olağandışı onboarding gereksinimleri varsa, müşteri başarı yöneticiniz (CSM) müdahale etmelidir.
Mad Op'un Strateji Direktörü Jonathan Murray'in, AI'yı deneyim stratejinize nasıl entegre edebileceğiniz konusunda tavsiyeleri şunlardır:
AI, tekrarlayan görevleri yerine getirebilir, verileri analiz edebilir ve hızlı yanıtlar sağlayabilir, ancak müşteriler yine de özgün, kişiselleştirilmiş etkileşimler arzu eder. İnsan CSM'ler güven oluşturur, ince ihtiyaçları anlar ve duygusal bağlantılar kurar.
AI, tekrarlayan görevleri yerine getirebilir, verileri analiz edebilir ve hızlı yanıtlar sağlayabilir, ancak müşteriler yine de özgün, kişiselleştirilmiş etkileşimler arzu eder. İnsan CSM'ler güven oluşturur, ince ihtiyaçları anlar ve duygusal bağlantılar kurar.
AI Destekli Kaydolma ş Akışındaki Anahtar Adımlar
AI'yı müşteri onboarding iş akışınıza dahil etmenin avantajları açıktır. Şimdi teoriyi pratiğe dökme zamanı. AI destekli bir müşteri onboarding otomasyon ş Akışı oluşturmak için izleyebileceğiniz adımlar aşağıda belirtilmiştir.
Adım 1: Kayıt ve form toplama
Onboarding sürecinde belki de en çok göz ardı edilen sorun, müşteri kabul sürecidir. Yalnızca bilgi toplayan ancak bu bilgileri kullanmayı zorlaştıran formlar, tekrarlanan soru akışları ve manuel veri girişi, müşterileri rahatsız eder ve CSM'nin zamanını boşa harcar. Bu temel bir iştir, ancak müşteri deneyimine nadiren doğrudan değer katar.
🤖 AI İpucu: AI özellikli kayıt araçlarını kullanarak CRM veya sözleşmelerinizden müşteri bilgilerini önceden doldurun, yanıtları gerçek zamanlı olarak doğrulayın ve verilerinizi çalışma alanınıza otomatik senkronizasyon sağlayın. Bu, müşterilerin aynı bilgileri tekrar tekrar girmelerini önler ve ekibinize başlangıçtan itibaren yapılandırılmış, güvenilir veriler sağlar.
Pratikte bu süreç şu şekilde işler:
- Uyarlanabilir formlar: Dinamik formlar, müşteri türüne veya sektörüne göre soruları ayarlar, böylece farklı müşteri segmentleri yalnızca kendileriyle ilgili soruları görür
- Otomatik doldurma ve doğrulama: AI, bilinen alanları önceden doldurur ve e-postalar veya fatura bilgileri gibi girdileri kontrol ederek hataları azaltır
- Sorunsuz yönlendirme: Alınan veriler anında kategorilere ayrılır ve doğru takıma (finans, onboarding mühendisleri veya CSM gösterge paneli) yönlendirilir
- Müşteri dostu deneyim: Süreç müşteriler için zahmetsizdir ve ilk günden itibaren profesyonellik ve hazırlıklı olunduğunu gösterir
Buradaki soru, bunu ş akışlarınızda nasıl etkinleştireceğinizdir
İpucu: İş için her şeyi içeren uygulama ClickUp'ı kullanın.
ClickUp, formları, belge toplama ve görev atamalarını tek bir Converged AI Workspace'de merkezileştirerek müşteri onboarding sürecini otomasyon sağlar. Takımlar, sonsuz e-posta zincirlerinde zaman kaybetmek veya dağınık elektronik tablolarla uğraşmak yerine, tam çalışma bağlamına sahip, AI destekli, modern bir ş akışına sahip olurlar . Bunun etkisi nedir? Onboarding döngüleri haftalardan günlere kısalırken, müşteriler daha sorunsuz ve daha profesyonel bir ilk izlenim yaşarlar.
ClickUp nasıl yardımcı olur?
ClickUp Formları ile, yerleşik koşullu mantığı kullanarak soruları müşterinizin sektörüne, kullanım durumuna, kısıtlamalarına ve hedeflerine uyarlayabilirsiniz. Toplanan veriler bir elektronik tabloda saklanmaz. Bunun yerine, her form gönderimi, tüm bu bilgileri bir bakışta kaydeden ve görüntüleyen Özel Alanlar içeren bir ClickUp Görevi otomatik olarak oluşturabilir. Bu formlar özelleştirilebilir ve sezgisel bir sürükle ve bırak oluşturucu ile kolayca oluşturulabilir.
Ancak, sıfırdan bir form oluşturmak istiyorsanız, bu video size nasıl yapılacağını gösterecektir:
Ayrıca, ClickUp Otomasyonlarını kullanarak formlar aracılığıyla toplanan verilerin doğrudan ClickUp'ta tutulan müşteri veritabanınıza aktarılmasını sağlayabilirsiniz. Sistemler arasında müşteri bilgilerini manuel olarak aktarmanıza veya yönetmenize gerek kalmaz ve e-posta dizilerinde verilerin kaybolmasından endişelenmenize gerek kalmaz.
Form gönderildikten (ve bir Görev oluşturulduktan) sonra, aşağıdakiler gibi tetikleyici otomasyonları ayarlayabilirsiniz:
- Görev birine atama
- Özel Görev Durumunu Değiştirme. Örnek: Bir görev tamamlandı olarak işaretlendiğinde (ör. "Müşteri Erişimi Gönderildi"), Otomasyonlar anında bir sonraki görevi oluşturur veya kilidini açar, örneğin "Başlangıç Görüşmesi Planla"
- Gecikmeler durumunda iç takımınızı veya müşterilerinizi harekete geçmeye teşvik etmek için hatırlatıcı da dahil olmak üzere, paydaşlara bildirim e-postaları gönderme
- Görev etkinliği hakkında bildirim alan izleyiciler ekleme
🧠 İlginç Bilgi: ClickUp, otomatikleştirmek istediğiniz şeyi basit bir İngilizceyle tanımladığınızda, ClickUp'ın tetikleyicileri/eylemleri (form gönderme tetikleyicileri dahil) oluşturduğu bir AI Otomasyon Oluşturucu'ya sahiptir.
Form gönderimleri görevlere dönüştüğünde, bunları analiz etmek için dünyanın en eksiksiz ve bağlam farkında çalışan iş yapay zekası olan ClickUp Brain'i kullanabilirsiniz. Form yanıtlarından gelen eğilimleri veya metrikleri görselleştirmek için de yararlıdır.
🎺 ClickUp Avantajı: Müşteri onboarding formunuzdaki tüm giriş bilgileri ClickUp'ın CRM'ine akış gösterdiği için, Satış departmanından Başarı departmanına geçiş sorunsuz bir şekilde gerçekleşir. Müşteri bilgileri, sözleşmeler ve hedefler sadece bir formda kalmaz. Her paydaşın erişebileceği merkezi bir hub'da saklanır. Bu sayede, dağınık elektronik tabloların peşinde koşmak veya bağlamı kaçırmak zorunda kalmazsınız ve müşteriler, takımınızın onları ilk günden itibaren tanıdığını hisseder.
Adım 2: Görev ve zaman çizelgesi otomasyonu
Geleneksel olarak, kayıt formlarını inceler ve erişim bağlantıları gönderme, kayıt belgelerini hazırlama veya araçları ayar gibi sonraki adımları manuel olarak belirlerdiniz. Bu eylem öğeleri daha sonra görevlere dönüştürülmeli ve son tarihlerle birlikte doğru takım üyelerine atanmalıdır.
Tekrarlayan, tutarsız ve insan hatasına açık işler.
🤖 AI İpucu: AI, bu işi takımınızın yükünden alır. Nasıl mı? Müşteri verilerinden otomatik olarak görev listeleri oluşturmanıza, sahipler atamanıza ve zaman çizelgeleri eklemenize olanak tanır.
Bunun nasıl gerçekleştiğini şöyle görebiliriz:
- Otomatik olarak oluşturulan görev listeleri: AI ajanları, müşteri türü, sektör veya sözleşme boyutuna göre onboarding kontrol listeleri oluşturabilir ve hiçbir adımın atlanmamasını sağlar
- Akıllı atamalar: Görevler otomatik olarak doğru sahiplere (uygulama mühendisleri, faturalandırma uzmanları veya CSM'ler) yönlendirilir, böylece sorumluluk baştan sona net bir şekilde belirlenir
- *zaman çizelgesi otomasyonu: Son tarihler ve bağımlılıklar anında haritalanarak, takımlar manuel olarak program oluştururken sıklıkla yaşanan gecikmeler azaltılır
- Dinamik güncellemeler: Müşteriler dönüm noktalarını tamamladıktan sonra, AI zaman çizelgelerini ayarlayabilir ve öncelikleri gerçek zamanlı olarak yeniden atayabilir
Bunu uygulamaya koymak için, müşteri kabul sürecinde alımı doğrudan uygulamaya bağlayan otomasyon araçlarına ve ajans AI araçlarına ihtiyacınız vardır.
ClickUp nasıl yardımcı olur?
Şimdiye kadar, ClickUp'ın form yanıtlarını kullanarak onboarding iş akışlarını tetikleyici olduğunu öğrendiniz. Bir müşteri formunuzu gönderdiğinde, ClickUp otomasyonları alınan yanıtları eyleme geçirilebilir görevlere dönüştürür.
📌 Örneğin, tamamlandı bir kayıt form, gerekli tüm onboarding görevlerini içeren bir proje klasörü otomatik olarak oluşturabilir. Bir görevinin durumu değiştiğinde (ör. "Müşteri Erişimi Gönderildi"), "Başlangıç Planlaması" veya "Eğitim Belgeleri Gönder" gibi takip görevleri otomatik olarak oluşturulabilir.
Otomasyonların nasıl kullanıldığı hakkında daha fazla bilgi edinmek için bu videoyu izleyin.
Her müşteri onboarding sürecinde tutarlılığı sağlamak için görev yönetimi şablonlarınız vardır. Önceden tanımlanmış alt görevler, atanan kişiler, son teslim tarihi ve hatta bağımlılıklar içeren önceden oluşturulmuş onboarding kontrol listelerini yükleyebilirsiniz.
Böylece, bir SaaS müşterisi API kurulum, SSO yapılandırması ve sanal ortam test görevlerini içeren bir "Teknik Uygulama" şablonu alır. Danışmanlık müşterisi ise atölye planlaması, paydaş görüşmeleri ve kapsam uyumlaştırma görevlerini içeren bir "Başlangıç ve Keşif" şablonu alır.
Ayrıca, ClickUp Brain, otomasyonlar ve şablonlar üzerine bir zeka katmanı ekler. Yapabilecekleri:
- Giriş formu yanıtlarını analiz ederek hangi şablon veya görev listesinin uygulanacağını önerin
- İş yükü, uzmanlık veya müşteri türüne göre sahipleri otomatik olarak atayın
- CSM'lerin proaktif olarak müdahale edebilmesi için gecikmiş görevler, tekrarlanan engeller veya yavaş ilerleyen bağımlılıklar gibi riskleri ortaya çıkarın
ClickUp'taki AI alanları ve Autopilot Agents, eylem öğelerini kategorize eder, özetler ve çıkarır, böylece insanlar her yanıtı tam olarak okumak zorunda kalmazlar.
📌 Örneğin, bir form "müşteri türü" veya "istek karmaşıklığı" gibi bir alana göre sınıflandırıldıktan sonra, ClickUp'taki AI Atanan Kişi Alanda uygun bir atanana kişi seçebilir. Veya iş yükü görünümü (kim daha az meşgul) göre, kapasitesi olan birine atanana kişi yapabilir. Benzer şekilde, AI Önceliklendirme Alanı da hangi kabul görevlerinin önce eyleme geçirilmesi gerektiğini önceliklendirmeye yardımcı olur.
🤔 Biliyor muydunuz? Yeni kurumsal müşteriler için ortalama müşteri kazanım süreci 100 güne kadar sürebilir. Otomasyonlu ş Akışları sayesinde, önde gelen şirketler müşteri kazanım süresini en az %30 oranında kısaltmaktadır .
⚡ Şablon Arşivi: Excel ve ClickUp'ta Çalışan Kaydı Şablonları
Adım 3: Hoş geldiniz e-posta ve belge oluşturma
Çoğu takımın karşılaştığı müşteri kazanma otomasyonu sorunu, tek boyutlu bir şablona bağımlı olmak veya her müşteri için her mesajı manuel olarak özelleştirmek zorunda kalmaktır. Tamamlandı şekilde yapıldığında, bu müşterilere doğru seçimi yaptıklarına dair güvence verir.
Ancak CSM'lerin e-postaları kişiselleştirmek ve onboarding kılavuzlarını manuel olarak güncellemek için saatler harcama ihtimali yüksektir. Bu işlem yanlış yapıldığında, müşterinin ekibinizin ihtiyaçlarını anlayıp anlamadığını sorgulamasına neden olursunuz.
Daha da kötüsü, müşteriler mesajın aceleyle yazıldığını veya kopyalanıp yapıştırıldığını anlayabilirler.
🤖 AI İpucu: AI, kişiselleştirme ve tutarlılığı tüm belgelerde ölçeklenebilir hale getirerek bu dinamiği değiştirir. Müşteri başarı yöneticilerinizin e-postalar ve belgeler hazırlamak yerine müşteri ilişkilerine odaklanmalarını sağlar.
Bunun nasıl gerçekleştiğini görüyoruz:
- Kişiselleştirilmiş hoş geldiniz e-postaları: AI e-posta yazarları kullanılarak sektöre, müşteri boyutuna veya bölgeye uyarlanmış dil ile otomatik olarak taslak olarak hazırlanır
- Büyük ölçekli onboarding belgeleri: AI, bilgi tabanınızdan doğrudan çekerek kılavuzlar veya oyun kitapları oluşturur ve günceller — artık güncelliğini yitirmiş PDF'ler yok
- özel başarı planları: *AI, kayıt formundaki verilere dayanarak, dönüm noktalarını, sahiplerini ve beklenen sonuçları özetleyen müşteriye özel bir yol haritası oluşturur
- tutarlı marka sesi: *AI tarafından oluşturulan içeriklerde bile, takım ton ve stil konusunda modelleri eğitebilir, böylece her mesaj marka kimliğine uygun ve profesyonel bir izlenim bırakır
Bunu sorunsuz bir şekilde gerçekleştirmek için, müşteri kabul sürecini AI destekli içerik oluşturma ve dokümantasyon ile bağlantı kurmanız gerekir.
ClickUp nasıl yardımcı olur?
ClickUp Brain, ClickUp Belge ile sorunsuz bir şekilde entegre olarak içeriğinizi AI ile geliştirir. Onboarding içeriğinizi tek bir yerde oluşturabilir ve saklayabilirsiniz. Hoş geldiniz e-postaları, hizmet sözleşmeleri, onboarding kılavuzları, teknik belgeler ve daha fazlasını düşünün.
Görevleri doğrudan Dokümanlara da gömebilirsiniz, böylece müşterinin karşılama kılavuzu eyleme geçirilebilir hale gelir (örneğin, "Sandbox kurulumunu tamamla" doğrudan bir ClickUp Görevine bağlanır). Destek ekibi, mühendisler ve müşteriler dahil herkes birlikte yorum yapabilir, düzenleme yapabilir ve ilerlemeyi takip edebilir.
Yerleşik sürüm kontrolü sayesinde, belgeler tüm bağlantılı görünümlerde anında güncellenir. Diğer bir deyişle, iç takım bir süreci güncellediğinde, dosyalar yeniden gönderilmeden her müşteri en yeni kılavuzu görür.
ClickUp Brain, Docs ile iş birliği yaparak onboarding materyallerini statik şablonların ötesine taşır. Brain, kayıt form verilerine dayanarak müşteriye özel onboarding belge oluşturabilir.
Brain, bilgi tabanınızı kaynak olarak kullanarak müşteri için bir başarı planı veya eğitim kılavuzu da oluşturabilir. Karmaşık bilgileri müşteri dostu bir dille özetleyebilirsiniz. Örneğin, teknik kurulum talimatlarını iş kullanıcıları için açık ve teknik olmayan bir kontrol listesine sıkıştırabilir.
Adım 4: Başlangıç toplantısı planlama
Başlangıç görüşmesi, onboarding sürecinin planlamadan eyleme geçtiği noktadır. Bu, müşterinin tüm takımınızla toplantı yaptığı ve başarıyla dolu bir ortaklığın temellerini attığı zamandır. Ancak ironik bir şekilde, bu aynı zamanda doğru bir şekilde gerçekleştirilmesi en zor adımlardan biridir.
Zaman dilimleri arasında kaybolan e-posta, son dakika çatışmaları ve onboarding sürecini haftalarca geciktiren gecikmeler nedeniyle planlama süreci bir kabusa dönüşebilir.
🤖 AI İpucu: AI, rezervasyondan hazırlığa ve takibe kadar tüm süreci otomasyonla gerçekleştirerek bu darboğazları ortadan kaldırır.
Bunun nasıl gerçekleştiğini görüyoruz:
- AI planlama asistanları: Otomatik planlama araçları, farklı zaman dilimlerinde takvimleri tarayabilir ve herkes için en uygun zamanı önererek, e-posta alışverişini ortadan kaldırır
- Otomatik olarak oluşturulan gündemler: Kayıt form yanıtları doğrudan yapılandırılmış gündemlere aktarılır
- *görev listesi oluşturma: Başlangıç toplantısında tartışılan eylem öğeleri, sahipleri ve son teslim tarihi ile otomatik olarak görevlere dönüştürülür
- AI not alma : Gerçek zamanlı transkripsiyon ve özetleme ile her tartışma, ileride başvurmak üzere belgelenir
ClickUp nasıl yardımcı olur?
ClickUp, önceliklerinize uyum sağlayan ve görevlerinize ve etkinliklerinize göre mükemmel bir program planlayan AI destekli bir Takvim sunar. Bağımsız planlama araçlarının aksine, ClickUp Takvim doğrudan proje yönetimi ş Akışınızla entegre olur.
ClickUp Takvimlerinin özellikleri, müşteri onboarding otomasyonu sırasında şu şekilde yardımcı olabilir:
- Otomatik planlama bağlantıları: ClickUp Brain'den bir görüşme planlamasını isteyin, karşılıklı olarak uygun bir zaman bulur ve daveti gönderir
- Takvim arama: ClickUp Takvim içinde planlanmış herhangi bir toplantı, görev veya etkinliği anında bulun
- çapraz platform senkronizasyonu*: Zoom, Google Meet ve Microsoft Teams'den toplantı bağlantılarını ve arama bilgilerini otomatik olarak alın ve ClickUp'tan doğrudan toplantılara katılın
ClickUp'ın AI Notetaker özelliği ile toplantıların yürütülmesi daha da sorunsuz hale gelir. Bu özellik, başlangıç görüşmenize katılır, görüşmeyi kaydeder ve hızlı ve kolay referans için aranabilir bir transkript oluşturur.
Bu video, ClickUp AI Notetaker ve Calendar ile not alma ve tartışmaları eyleme geçirilebilir görevlere dönüştürmek için AI'yı nasıl kullanacağınızı gösterir.
ClickUp, toplantı notlarınızı diğer işlerinizle şu şekilde bağlantılandırır:
| Hedef | Notetaker ne olacak? |
| Toplantı notları + Belgeler | Tam transkript, toplantı özeti ve video'yu ClickUp Belge'de kaydeder |
| Toplantı notları + Görevler | Toplantınızdaki eylem öğelerini, son teslim tarihi olan atanmış görevlere dönüştürür |
| Toplantı notları + Sohbet | AI kullanarak çağrı özetlerini doğrudan ClickUp Sohbet 'e otomatik olarak gönderin |
🌟 Bonus: ClickUp'taki Talk to Metin özelliği ile basit transkripsiyonun ötesine geçebilirsiniz. Bu sesli asistan, yazmaya kıyasla 4 kat daha verimli olmanıza yardımcı olur.
Bu kılavuz, masaüstü AI Süper Uygulamanız Brain MAX'ta mevcuttur. Konuşulan tartışmaları anında yapılandırılmış metne dönüştürür: özetler, eylem öğeleri ve hatta tam kayıt belgeleri.
Adım 5: İlerleme izleme ve bildirimler
Müşteri onboarding süreci genellikle birden fazla takımın katılımını gerektirir. Satış ekibi müşteri bilgilerini aktarır, onboarding uzmanları araçları kurar, müşteri başarı yöneticileri benimsenme sürecini yönlendirir ve destek veya operasyon ekipleri istisnaları ele alır.
Ortak bir görünüm olmadan, bu devirler kolayca bozulur ve bu da hem müşterileri hem de iç takımları hayal kırıklığına uğratan yanlış beklentilere, kaçırılan bağımlılıklara ve gecikmelere yol açar.
🤖 AI İpucu: AI destekli müşteri onboarding araçları, tamamlanma oranlarını izlemenize ve uygulamaları yavaşlatan darboğazları belirlemenize yardımcı olur. Bu tür bir görünürlük, sürtüşmeler oluşmadan önce erken adım atmanızı sağlar.
ClickUp nasıl yardımcı olur?
ClickUp Gösterge Paneli, özelleştirilebilir kartlar (ör. ortalama tamamlanma süresi ve müşteri memnuniyeti puanları) ve müşteriler görevleri tamamlayıp ş Akışı aşamalarından geçerken gerçek zamanlı olarak güncellenen ilerleme göstergeleri aracılığıyla her müşterinin onboarding sürecine merkezi bir görünürlük sağlar.
📌 Örneğin, yöneticiler dönüm noktalarını izleme, gecikmiş görevleri görme ve darboğazları tespit etme yeteneğine sahiptir; CSM'ler ve destek ekipleri ise ne zaman müdahale etmeleri gerektiğini tam olarak bilir. Sonuç, müşterilerin bilgilendirildiği, takımların uyumlu çalıştığı ve projelerin olağan silolar veya raporlama yükü olmadan ilerlediği şeffaf bir onboarding süreci olur.
💡 Profesyonel İpucu: ClickUp'ın Önceden Oluşturulmuş Otomatik Pilot Ajanlarını kullanarak ilerleme izlemesini daha da ileriye taşıyın. Günlük Rapor veya Haftalık Rapor gibi ajanlar, tamamlanan görevleri, ulaşılan dönüm noktalarını ve işaretlenen riskleri özetleyen güncellemeleri otomatik olarak Sohbet'e veya e-postaya gönderebilir.
AI destekli onboarding ile ilgili gerçek hayattan kullanım örnekleri
Şimdi, AI ile kayıt ş akışlarını otomasyon haline getiren bazı gerçek iş örneklerine bakalım:
Otomasyonlu çalışan onboarding'inin pigment kullanım örneği
Bir iş planlama platformu olan Pigment, altı ayda çalışan sayısını üç katına çıkardıktan sonra ClickUp'ın otomatikleştirilmiş iş akışlarını kullanarak çalışanların işe alım sürecini dönüştürdü. Şirket, parçalı e-posta zincirlerini ve statik işe alım kontrol listelerini, yeni işe alınanların profillerine göre otomatik tetikleyici olan merkezi, yapay zeka destekli işe alım süreçleriyle değiştirdi.
ClickUp'ın otomasyonu, Salesforce, Outreach ve Gong gibi mevcut araçlarını birleşik ş akışlarına bağlantı kurarak departmanlar arasında sorunsuz bir işbirliği sağladı.
Sonuç:
Pigment'in müşteri kabul süresi 30 günden 2 güne indirildi ve müşteri kabul verimliliği %88 arttı. Takım arasındaki iletişim kopuklukları azaldı ve ölçeklendirme daha kolay hale geldi.
ClickUp CRM Şablonunu kullanarak, otomatik iş akışı tetikleyicileri ve raporlama panoları ile önceden yapılandırılmış bir müşteri yönetim sistemi elde edin. Bu şablon, aylarca süren kurulum süresini ortadan kaldırır ve satış boru hattı izleme ve müşteri iletişimi iş akışları ile birlikte kullanıma hazırdır.
CRM şablonu, tüm iletişim bilgilerini birbirine bağlı izleyicilerde merkezileştirmenizi sağlar, böylece bir potansiyel müşteri müşteriye dönüştüğünde, tüm bilgileri sistem değiştirmeden otomatik olarak onboarding ş akışınıza akış sağlar.
RBC Varlık Yönetimi
RBC'deki finans danışmanları, müşterileri sisteme kaydetmek için bir zamanlar 26 sisteme erişmek zorundaydı. Yeni bir hesap açmak üç ila yedi gün sürüyordu. Bu parçalı yaklaşım, kötü bir deneyim yaratıyor ve danışmanları hayal kırıklığına uğratıyordu. Öyle ki, şirket yeni çalışanlarının %25'ini daha iyi teknolojiye sahip firmalara kaptırdı.
Silo sorununu çözmek için RBC, müşteri kabul ş akışını tek bir platformda birleştiren, düşük kod, yapay zeka destekli bir otomasyon uyguladı.
Sonuç:
Hesap açma süreleri 7 günden sadece 24 dakikaya düşerek önemli ölçüde azaldı. Danışman memnuniyeti arttı, müşteri sadakati yükseldi ve müşteri kabul süreci bu şirket için rekabet avantajı haline geldi.
📮 ClickUp Insight: "Her zaman aynı kişilere düşüyor!" görünmez görevler söz konusu olduğunda çalışanların %65'inin paylaşımıdır.
(Örneğin, yeni işe alınan çalışanı ilk haftasında desteklemek veya kritik görevleri tamamlamak için hafta sonu mesaisi yapmak gibi. 👀)
Ancak bu dengesiz dağıtım, kısa sürede hoşnutsuzluk, tükenmişlik ve zayıf bir takım dinamiğinin ortaya çıkmasına neden olabilir.
Çözüm nedir? Takımınızı hızlı bir beyin fırtınası oturumu için bir araya getirin ve tüm destek görevlerini ClickUp görevleri aracılığıyla harita. Bunları, destek verebilecek kapasiteye sahip kişilerin açıkça belirtildiği bir listeye ekleyin ve hazırsınız!
Kaçınılması Gereken Yaygın Hatalar
En iyi niyetle bile olsa, çoğu takım müşteri kabul sürecini otomatikleştirirken öngörülebilir hatalar yapar. Bu hatalar (düzeltilmezse) zaman kazandıran otomasyonlarınızı müşteri memnuniyetsizliğine ve şirket içinde karışıklığa neden olabilir.
1. Aşırı otomasyon
Takımlar genellikle, daha basit sürümleri test etmeden veya beta testleri yapmadan, birden fazla tetikleyici ve koşul içeren karmaşık ş Akışları oluşturmaya çalışır. Tüm onboarding sürecinizi tek seferde otomasyonunuzla gerçekleştirdiğinizde (özellikle müşteri yolculuğunuzda birden fazla temas noktası varsa), bir sorun oluştuğunda sorunun kaynağını belirlemek imkansız hale gelir.
✅ Çözüm: Daha küçük görevleri otomasyonla başlayın, örneğin form gönderilerini görevlere dönüştürün ve kayıt e-postalarını otomasyonla otomatikleştirin. Her bir parçanın güvenilirliği kanıtlandıkça ş akışınızın karmaşıklığını kademeli olarak artırın.
2. Geri bildirim döngülerini ayarlamama
Otomasyonlar tek seferlik bir işlem değildir. Otomasyonları ayar edip, performansı izlemeden veya müşteri geri bildirimlerini toplamadan diğer projelere geçemezsiniz.
Çünkü müşterinin nerede sorun yaşadığını, hangi adımların gecikmelere neden olduğunu veya katılım aşamalarında potansiyel satış fırsatlarını kaçırıp kaçırmadığınızı asla bilemezsiniz.
✅ Çözüm: Onboarding ş akışını izleme amacıyla gösterge panelleri oluşturun. İzlenmesi gereken bazı önemli unsurlar arasında tamamlanma oranları, müşteri memnuniyeti puanları ve her adımda harcanan süre yer alır.
🧠 İlginç Bilgi: Sayılarla aranız pek iyi değil mi? Peki ya gösterge paneli sizinle sade bir İngilizceyle konuşabilseydi? ClickUp Gösterge Panellerindeki AI Kartlarını inceleyin. Bu kartlar en önemli trendleri vurgular, önemli noktaları özetler ve kafanızı yormadan size özetlenmiş içgörüler sunar!
3. Takımı eğitmemek
Otomasyonlar, onları yöneten kişiler kadar iyi çalışır. Takımınız AI araçlarını kullanmak, otomatikleştirilmiş iş akışlarını incelemek veya istisnai durumlarda adım atmak için eğitilmemişse, kayıt süreci hızla bozulur.
Sonuç? CSM'ler sisteme olan güvenlerini kaybeder, müşteriler tutarsız deneyimler yaşar ve hataları düzeltmek için değerli zaman harcanır.
✅ Çözüm: Takımınıza otomasyonların nasıl işlediğini değil, ne zaman geçersiz kılınacağını da öğretin. Beklentilerin yönetimi ve müşteri iletişimi konularını kapsayan, iç kullanım için müşteri kabul kılavuzları oluşturun. Ayrıca, otomasyonları nasıl izleyeceklerini de bilmeleri gerekir.
4. Süreçten insanları çıkarmak
Otomasyon zaman kazandırsa da, insanları tamamen ortadan kaldırmak, müşteri kabul sürecini robotik ve kişisel olmayan bir hale getirir. Müşteriler, sadece bir dizi otomatik mesaj değil, yolculuklarında onlara rehberlik eden bir uzman olduğunu bilmek isterler.
✅ Çözüm: AI'nın tekrarlayan işleri üstlendiği ve insanların önemli anlarda adım attığı hibrit bir iş akışı tasarlayın. Örneğin:
- AI, aramaları planlar, gündem taslakları hazırlar ve ilerleme raporları derler
- İnsanlar başlangıç toplantılarını yönetir, karmaşık kararları netleştirir ve ilişkiler kurar
- AI güncellemeleri yönetiyor olsa bile, müşterilerle kişisel bağlantı kurmak için düzenli kontroller planlayın
5. Genel kişiselleştirme
İronik olarak, birçok takım, müşteriye ait adın üzerine yapıştırılmış bir şablondan ibaret olan müşteri kabul sürecini "kişiselleştirilmiş" olarak adlandırma tuzağına düşer. Bu durumda, bunu yapmamak daha iyidir.
✅ Çözüm: CRM, formlar ve proje yönetimi sistemlerinizle bağlantılı bağlamsal yapay zeka kullanın. Bu şekilde, her iletişimde belirli proje zaman çizelgelerine, iş zorluklarına ve özel gereksinimlere başvurabilir.
📍 Unutmayın: Tüketicilerin %90'ı, müşteri kazanma süreci kişiselleştirilmiş hissettirdiğinde daha fazla ödeme yapmaya hazırdır. Bir iş olarak, artık herkese uyan tek boyutlu bir müşteri kazanma süreci yürütmeyi göze alamazsınız. Müşterilerle olan etkileşimlerinizi hiper kişiselleştirin.
📚 Ayrıca okuyun: ClickUp'ta CRM'inizi Nasıl Oluşturursunuz?
ClickUp ile Müşteri Kaydı Süreçlerini Otomasyonla İyileştirin
En önemli noktayı tekrar ederek özetleyelim: Müşteri kabul süreçlerini otomasyonlaştırırken, küçük adımlarla başlayın. Bu, kabul e-postalarını otomasyonlaştırmak kadar basit olabilir. İşin püf noktasını öğrendikten sonra bir sonraki adımı atlayın.
ClickUp, AI destekli müşteri onboarding sürecine adım adım, tek tek ş akışları ile başlamanıza yardımcı olan, yeni başlayanlar için uygun bir araçtır. Görevlerinizi, formlarınızı, müşteri verilerinizi, iletişiminizi ve proje yönetiminizi tek bir yerde bir araya getirerek, AI'nızın (ClickUp Brain) ihtiyaç duyduğu tüm bağlamı elde etmesini ve izole bir şekilde çalışmamasını sağlar.
ClickUp'a ücretsiz kaydolun ve müşteri onboarding süreçlerini otomasyonla başlatın.